- QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC Căn cứ Luật Viên chức ngày 15 tháng 11 năm 2010;. - Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.. - Thông tư này quy định chế độ báo cáo thống kê về đội ngũ viên chức. - biểu mẫu báo cáo thống kê viên chức. - thành phần hồ sơ viên chức. - Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. - Đối với đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ là cơ quan quản lý hồ sơ viên chức.. - Đối với đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ thì cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập là cơ quan quản lý hồ sơ viên chức.. - CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ VIÊN CHỨC Điều 6. - Quy định chung về chế độ báo cáo thống kê viên chức. - a) Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng đội ngũ viên chức.. - b) Báo cáo danh sách và tiền lương viên chức.. - Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng viên chức. - Báo cáo thống kê danh sách và tiền lương viên chức. - QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC Điều 9. - Nguyên tắc quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức. - Hồ sơ viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật;. - chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. - Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.. - Những thông tin do viên chức kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý.. - Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức 1. - Đối với viên chức tuyển dụng lần đầu. - Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. - Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.. - b) "Sơ yếu lý lịch viên chức". - Đối với viên chức đang công tác. - a) "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức". - "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức". - là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. - phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;. - Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.. - Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức. - Các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức ban hành kèm theo Thông tư này, bao gồm:. - Phiếu giao nhận hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS04-VC/BNV.. - Phiếu chuyển hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS05-VC/BNV.. - Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS06-VC/BNV.. - Phiếu theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS07- VC/BNV.. - Sổ đăng ký hồ sơ, sổ giao nhận hồ sơ và sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức.. - a) Sổ đăng ký hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08a- VC/BNV;. - b) Sổ giao nhận hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08b- VC/BNV;. - c) Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08c-VC/BNV.9. - Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ viên chức 1. - Chế độ bổ sung hồ sơ viên chức. - "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức". - Trường hợp lập mới hồ sơ viên chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thực hiện như sau:. - Sau thời gian kiểm tra, xác minh không kết luận được việc kiểm tra, xác minh thì đơn vị sử dụng viên chức báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định.. - Trong trường hợp này, viên chức thực hiện chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều này;. - Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định. - Đơn vị sử dụng viên chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ viên chức như quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này. - Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện như sau:. - Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức 1. - Cách thức tiếp nhận hồ sơ viên chức. - đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.. - "Sơ yếu lý lịch viên chức". - Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc. - Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". - khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;. - Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.. - Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. - Khi nghiên cứu hồ sơ viên chức phải tuân thủ các quy định sau đây:. - Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức". - b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ viên chức;. - đ) Nếu muốn sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ viên chức thì phải báo cáo và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức. - Việc sao chụp tài liệu do người trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức tiến hành và bàn giao lại.. - Nhiệm vụ của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức:. - đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận;. - đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận.. - Lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức. - Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:. - a) Lập sổ hồ sơ;. - Lưu giữ hồ sơ viên chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:. - Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:. - Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. - Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.. - giá, kệ hồ sơ. - bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;. - Người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm về việc bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của Điều này.. - Trình tự, thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức. - Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức như sau:. - b) Số lượng hồ sơ viên chức được giải quyết nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng hoặc từ trần;. - a) Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ viên chức;. - b) Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ viên chức;. - c) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ viên chức;. - Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ viên chức. - Chế độ hiện đại hoá trong công tác quản lý hồ sơ viên chức. - Thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. - Người đứng đầu cơ quan Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định phân cấp việc quản lý hồ sơ viên chức đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình.. - Người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định những nội dung sau:. - a) Quyết định lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức;. - b) Tổ chức cho viên chức kê khai. - đ) Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ viên chức;. - Quyền và trách nhiệm của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức. - Tổ chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ viên chức bảo đảm kịp thời, chính xác.. - Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.. - Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 Thông tư này.. - Thường xuyên học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức.. - Trách nhiệm và quyền của viên chức đối với hồ sơ cá nhân. - quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức về các thông tin mình kê khai. - Viên chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, trừ các tài liệu quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 10 Thông tư này.. - Thực hiện quản lý nhà nước về công tác quản lý hồ sơ viên chức thống nhất trong phạm vi toàn quốc.