- 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT. - Tài liệu địa chất. - 11 1.1.1 Sơ lược sự hình thành tài liệu địa chất. - 11 1.1.2 Các loại tài liệu địa chất. - 1.1.3 Đặc điểm của tài liệu địa chất. - 1.2 Cơ quan lƣu trữ địa chất. - 1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất Error! Bookmark not defined.. - 2.1 Nguồn và thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Thông tin, Lƣu trữ Địa chất. - 2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chấtError! Bookmark not defined.. - 2.1.2 Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung và Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất. - 2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lƣu trữ Địa chất. - 3.1 Sự cần thiết phải xây dựng quy trình Thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất. - 3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất. - 3.4 Xây dựng quy trình Thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất. - 3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu tại Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất. - Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc bởi trong đó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau. - Đây là những thông tin có tính chính xác cao vì nó là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. - Do đó người ta có thể sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như:. - Hệ quả tất yếu của quá trình này, tài liệu hình thành ra không ngừng tăng lên về khối lượng, đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung.. - Bởi vậy, nếu không có chỉ đạo chung về công tác lưu trữ và những hướng dẫn cụ thể về các nghiệp vụ lưu trữ thì sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị và việc tổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng được nhu cầu thực tế của xã hội.. - Nhận thức được những giá trị của tài liệu lưu trữ, ngay từ rất sớm, nhà nước ta đã có những chủ trương, biện pháp quản lý để thu thập vào bảo quản và tạo điều kiện cho việc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ . - Tuy nhiên, những văn bản chỉ đạo này mới chỉ dừng lại chủ yếu ở đối tượng là tài liệu hành chính, ngoài ra còn khối lượng lớn tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu chuyên môn khác hầu như chưa được quan tâm thích đáng.. - Tài liệu địa chất thuộc nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật, hình thành trong quá trình thực thi chức năng, nhiệm vụ của các đoàn địa chất trong việc điều tra, thăm dò tài nguyên, khoáng sản. - Lưu trữ cố định chuyên ngành tài liệu địa chất được thiết lập tại Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản (thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường).. - Trong những năm qua, được sự chỉ đạo của Nhà nước, cơ quan chủ quản cấp trên, Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất đã tiến hành thu thập bổ sung tài liệu và hiện đang bảo quản được khối lượng tài liệu lớn từ trước năm 1945 cho đến nay.. - Bên cạnh những ưu điểm, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất còn bộc lộ hạn chế là chưa chủ động trong công tác thu thập báo cáo địa chất (thụ động chờ các cơ quan, đơn vị, cá nhân có tài liệu mang đến nộp), chỉ tiến hành thu thập những tài liệu hình thành từ các hoạt động địa chất được điểu chỉnh bởi Luật số 60/2010/QH12 của Quốc hội về khoáng sản. - … và chưa xây dựng được quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm là cơ sở, căn cứ cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trên.. - Từ thực trạng này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất và Khoáng sảnt". - Thông qua đề tài này, chúng tôi mong muốn đóng góp một vài ý kiến của mình để công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm được tốt hơn góp phần tạo thuận lợi cho công việc chung của Trung tâm cũng như việc quản lý khối tài sản quý của quốc gia, dân tộc.. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài luận văn giới hạn trong việc thu thập các báo cáo địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.. - Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu tất cả các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đối với loại hình tài liệu báo cáo địa chất của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.. - Đề tài luận văn khoa học của chúng tôi hướng tới mục tiêu là nghiên cứu xây dựng quy trình bao gồm các bước trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm.. - Giới thiệu những kiến thức tổng quan về tài liệu địa chất;. - Nghiên cứu nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản;. - Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản;. - Xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ địa chất.. - Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu, chúng tôi thấy thu thập và bổ sung tài liệu là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu.. - Trước hết về lý luận chung về nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình ngành Lưu trữ học như "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ". - "Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan". - Tiếp đó là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khái cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu.. - "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh". - Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn thạc sĩ của Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp". - luận văn thạc sỹ của Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ Giao thông vận tải - Thực trạng và giải pháp".. - Một số khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây"- Trịnh Ngọc Hùng - Khóa luận tốt nghiệp năm 1998. - "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III". - "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III". - "Thu thập và quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thực trạng và kiến nghị". - "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương". - Các vấn đề liên quan đến loại hình tài liệu khoa học công nghệ. - Trước hết là các đề tài nghiên cứu đã đề cập đến các vấn đề của tài liệu khoa học kỹ thuật như: “Tổ chức lưu trữ tài liệu chuyên môn hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường” (đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2005). - “Nghiên cứu xây dựng các phương án phân loại tài liệu khoa học công nghệ” (đề tài cấp Đại học Quốc gia của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2013);…. - Một số ý kiến bước đầu về công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật ở các Bộ và cơ quan Trung ương". - "Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ địa chất công trình". - "Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ địa chất". - Trần Hồng Hải, Kỷ yếu hội thảo khoa học "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H. - “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường. - “Vấn đề cấp bách trong phân loại và tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ ở Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, năm 2010, số 4.. - Tuy nhiên những đề tài, những bài viết trên chủ yếu tập trung ở một số vấn đề mang tính lý luận hay chỉ nêu ra thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở một cơ quan hoặc một số cơ quan và đặc biệt là chủ yếu mới tập trung vào loại hình tài liệu hành chính. - Một số bài viết trên tạp chí Văn thư lưu trữ đã bước đầu đề cập đến tài liệu khoa học công nghệ và tài liệu lưu trữ địa chất tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở các vấn đề chung về thành phần, nội dung, ý nghĩa hay bàn về phương pháp quản lý loại hình tài liệu này. - Với đề tài của mình, trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi muốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng công tác thu thập, bố sung tài liệu của một cơ quan cụ thể và tài liệu mang tính chất đặc thù (tài liệu địa chất) của Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất và Khoáng sản, qua đó đề xuất quy trình thu thập bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm.. - khảo sát và quan sát quá trình thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu tại Trung tâm để có thể xây dựng quy trình thu thập tài liệu mang tính khả thi cao.. - Phương pháp so sánh: So sánh quá trình thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất trong thực tế với các quy định của Nhà nước để có thể xác định được quy trình phù hợp.. - Phương pháp sơ đồ hóa: Phương pháp này được sử dụng để mô tả các bước thực hiện quy trình thu thập tài liệu địa chất bằng lưu đồ.. - Nguồn tài liệu tham khảo. - Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau:. - Giáo trình, bài giảng liên quan công tác lưu trữ cũng như nghiệp vụ thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ;. - Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ;. - Các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và lưu trữ tài liệu địa chất;. - Nhóm tài liệu về lịch sử, chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và hoạt động của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản;. - Các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ có liên quan đến công tác thu thập tài liệu, quản lý tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu địa chất.. - Chƣơng 1: Tổng quan về tài liệu địa chất: Tại chương này chúng tôi khái quát giới thiệu sự hình thành của tài liệu địa chất, các loại tài liệu địa chất, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu địa chất.. - Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin lƣu trữ địa chất: Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chúng tôi giới thiệu những vấn đề liên quan đến sự hình thành ra Trung tâm, chức năng nhiệm vụ và thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất.. - Chƣơng 3: Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ địa chất: Trên cơ sở những kết quả khảo sát thực tế tình hình công tác thu thập tài liệu của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất, vấn đề xây dựng quy trình thu thập tài liệu do Nhà nước ban hành chúng tôi tiến hành các bước xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm thông tin Lưu trữ Địa chất.. - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 1.1. - 1.1.1 Sơ lược sự hình thành tài liệu địa chất. - 1, Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;. - 2, Báo cáo tổng kết công tác năm 2011 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;. - 3, Báo cáo tổng kết công tác năm 2012 của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất;. - 4, Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 của Trung tâm Thông tin Lưu giữ Địa chất;. - 6, Bảo Chánh: Vài nét về sự hình thành tài liệu kỹ thuật, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2/1975, tr26-27;. - 7, Bảo Chánh: Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ Địa chất công trình, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 4/1975, tr20-24;. - 8, Công văn số 319/VTLNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.. - 9, Công văn số 881/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý bản gốc tài liệu Mộc bản. - 11, Nguyễn Hữu Danh: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính, Thực trạng và giải pháp - Luận văn Thạc sĩ, H.2009. - 12, Nguyễn Cảnh Đương: Một số biện pháp trong việc thu thập tài liệu (n/c) khoa học, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3/1978, tr10-13;. - 13, Trần Hồng Hải, Thành phần: Nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ địa chất, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong Nghiên cứu khoa học Xã hội và Nhân văn”, H.2009, tr85-89;. - 14, Nguyễn Mai Hương: Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng, Luận văn Thạc sĩ, H.2008. - Nguyễn Cảnh Đương: Tập bài giảng lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, H.2005;. - 23, Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp ngày 28 tháng 8 năm 2002 về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản;. - 24, Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam ngày 17 tháng 9 năm 2003 về việc ban hành Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất;. - 25, Quyết định số 242/QĐ-VTLTNN ngày 19 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình biên mục và hiệu đính phiếu mô tả tài liệu Địa bạ.. - 26, Quyết định số 341/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý khối tài liệu Sổ bộ.. - 27, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000. - 32, Nguyễn Phú Thành: Bàn về tài liệu Khoa học kỹ thuật và tài liệu Khoa học công nghệ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2008, tr18 – 20;. - 33, Thông tư số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. - 38, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Intergeo;. - 39, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Tây bắc;. - 40, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Vật lý;. - 41, Khảo sát tài liệu tại Liên đoàn địa chất Xạ hiếm;. - 42, Khảo sát tài liệu tại Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất.