- TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI. - LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ. - Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01. - Trong quá trình học tập và nghiên cứu chƣơng trình đào tạo sau đại học chuyên ngành Lƣu trữ học của Khoa Lƣu trữ và Quản trị Văn phòng Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội, tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình của quý thầy, cô và anh chị học viên trong lớp. - Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội, Khoa Sau đại học, quý thầy, cô trong Khoa Lƣu trữ và Quản trị văn phòng đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện đề tài này.. - Tôi gửi lời cảm ơn tới Ban Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Lãnh đạo Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cùng các anh, chị trong cơ quan đã quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi đƣợc tham gia khảo sát, nghiên cứu, thu thập tƣ liệu để hoàn thành luận văn của mình.. - Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. - Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung thực./.. - CTLT Công tác lƣu trữ TLLT Tài liệu lƣu trữ. - CCVTLT Chi cục văn thƣ và lƣu trữ VTLT Văn thƣ và lƣu trữ. - TTLT Trung tâm lƣu trữ LTLS Lƣu trữ lịch sử UBND Ủy ban nhân dân CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu. - TCSD Tổ chức sử dụng. - TCSDTLLT Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ PGS.TS Phó Giáo sƣ -Tiến sĩ. - CHƢƠNG 1: GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI. - Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ. - Tài liệu lưu trữ. - Khái quát về Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. - Thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ. - Về số lượng, thành phần, nội dung của tài liệu. - Giá trị thông tin của tài liệu lưu trữ. - CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI – THÀNH QUẢ VÀ HẠN CHẾ. - Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại LTLS tỉnh Đồng Nai. - Công tác phục vụ và hiệu quả của công tác phục vụ sử dụng tài liệu ở LTLS tỉnh Đồng Nai đối với hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học. - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LTLS TỈNH ĐỒNG NAI. - Tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến, quản lý về công tác lƣu trữ của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và ban hành những văn bản mới về tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý CTLT và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Tăng cƣờng đầu tƣ về con ngƣời, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của công tác tổ chức sử dụng tài liệu. - Đẩy mạnh công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Công tác lƣu trữ đƣợc hiểu là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ liên quan đến việc bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ (viết tắt là TLLT) để phục vụ cho nhiều yêu cầu khác nhau của đời sống xã hội. - Quy trình quản lý nghiệp vụ lƣu trữ bao gồm các nội dung nghiệp vụ chủ yếu nhƣ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Trong quy trình đó, nếu thu thập, bổ sung đƣợc coi là “đầu vào” thì tổ chức sử dụng chính là phần “đầu ra” của tài liệu lƣu trữ. - Làm tốt công tác này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng nhằm phát huy giá trị và nâng cao vai trò của tài liệu lƣu trữ trong xã hội. - Do vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ giữ vai trò hết sức quan trọng trong công tác lƣu trữ, là mục đích cuối cùng của toàn bộ hoạt động lƣu trữ ở mọi ngành, mọi cấp và là biểu hiện cao nhất của tính chất chính trị của công tác lƣu trữ.. - Trong thời đại thông tin nhƣ hiện nay, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng thông tin từ tài liệu lƣu trữ, nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh tế - xã hội cũng nhƣ nghiên cứu khoa học ngày càng lớn.. - Để tài liệu có thể phát huy đƣợc giá trị của mình, vấn đề cấp thiết đặt ra là phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ở các ngành và các cấp. - Vấn đề đó đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải có phƣơng pháp tổ chức sử dụng tài liệu khoa học, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu đơn giản, rõ ràng và áp dụng khoa học - kỹ thuật để việc tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả thiết thực.. - Tuy nhiên, hiện nay trong phạm vi cả nƣớc nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng, việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ còn nhiều mặt yếu kém. - Ví dụ, tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, trong cả năm 2012 tổng số lƣợt ngƣời khai. - thác là 50 lƣợt ngƣời/120 lƣợt tài liệu. - năm 2013 là 53 lƣợt ngƣời/143lƣợt tài liệu. - Hình thức sử dụng tài liệu còn nghèo, công cụ tra tìm còn thiếu thốn, chất lƣợng thấp, ứng dụng công nghệ thông tin còn ít, dẫn đến việc tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai còn nhiều hạn chế.. - Mặc dù còn nhiều hạn chế nhất định, song Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai trong những năm gần đây đang đƣợc chú ý quan tâm và đã có những bƣớc khắc phục. - Vậy công tác lƣu trữ của một tỉnh có nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ tại khu vực phía Nam nhƣ hiện nay thì vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội ở tỉnh Đồng Nai nhƣ thế nào? Ngoài những gì Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đã làm đƣợc thì còn những hạn chế gì cần khắc phục? Công tác lƣu trữ, trong đó có hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu cần đƣợc hoàn chỉnh, phục vụ có hiệu quả đối với công cuộc phát triển kinh tế - xã hội nhƣ thế nào?. - Chính vì vậy, tôi đã tiến hành khảo sát thực tế công tác lƣu trữ, đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ của tỉnh để từ đó lựa chọn vấn đề: “Tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai”. - Thông qua việc khảo sát thực tế khối tài liệu và tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, Luận văn đƣa ra những đánh giá sơ bộ về những mặt đƣợc và chƣa đƣợc trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại tỉnh Đồng Nai nhằm khắc phục tình trạng này trong thời gian tới.. - Từ hƣớng nghiên cứu này, tác giả kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.. - Luận văn chọn đối tƣợng nghiên cứu là toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ với vị trí, tính chất là một Lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh, trong đó trọng tâm là nghiên cứu sâu về quá trình triển khai nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT do Chi cục ngày nay và các tổ chức lƣu trữ trƣớc đó nhƣ Phòng Lƣu trữ Văn phòng UBND, TTLT tỉnh thuộc Văn phòng UBND hoặc thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Đồng Nai đã thực hiện từ sau ngày thống nhất đất nƣớc (30-4-1975) đến tháng 9/2014.. - a) Thời gian: hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại CCVTLT từ năm 2001 đến tháng 9/2014. - b) Không gian: Là họat động tổ chức sử dụng tài liệu tại một lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh, cụ thể là tại CCVTLT. - không bao gồm lƣu trữ tỉnh ủy Đồng Nai.. - Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị thông tin trong tài liệu lƣu trữ.. - Sử dụng phƣơng pháp luận của lƣu trữ học thông qua việc áp dụng các nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp vào việc xem xét giá trị của TLLT và nêu lên những giải pháp nhằm sử dụng những TLLT đó có hiệu quả cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nƣớc nói chung và công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai nói riêng.. - Nguyễn Trọng Biên (dịch) (1990), Việc sử dụng tài liệu đọc bằng máy ở các nước trên thế giới, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. - Bộ Nội vụ (2012), Thông tƣ số 08/2012/TT-BNV của Bộ Nội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2012, qui định mức kinh tế kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc.. - Cục văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc (2004), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia”, Kỷ yếu Khoa học.. - Đào Thị Diến, Hà Văn Huề (2004), “Thực trạng và giải pháp tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I”, Kỷ yếu Khoa học.. - Trần Thùy Dƣơng, Tạ Thị Liễu (2010), Tổ chức phòng đọc trực tuyến để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. - Nguyễn Văn Thâm (1967), Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu lưu trư để nghiên cứu lịch sử dân tộc, Tập san Công tác lƣu trữ, số 2, Tr. - Nguyễn Văn Hàm (2003), Công bố, giới thiệu tài liệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam – Những đóng góp quan trọng về mặt sử liệu, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. - Nguyễn Văn Hàm (2005), Trao đổi một số nguyên tắc chung trong công bố tài liệu, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. - Nguyễn Văn Hàm (2010), Bàn về sự giao thoa giữa công tác lưu trữ và công tác bảo tàng trong vấn đề phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. - Nguyễn Văn Hàm (2011), Trách nhiệm, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. - Ngô Thiếu Hiệu (2001), Mấy việc phải làm để thúc đẩy việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. - Trần Phƣơng Hoa (2007), Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.. - Dƣơng Thị Hòa (2009), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung tâm khí tượng thủy văn Quốc gia – Bộ tài nguyên môi trường, Luận văn Thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.. - Nghiêm Kỳ Hồng (1999), Sử dụng tài liệu phục vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 01, Tr. - Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Những chỉ đạo quan trọng đối với công tác lưu trữ ở nước ta trong 20 năm đổi mới, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. - Hà Văn Huề (2002), Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung uơng, Luận văn Thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và Quản trị văn phòng.. - Phạm Thị Huệ (2006), Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia II trong 30 năm qua, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. - Nguyễn Liên Hƣơng, Cao Thị Thanh Hiền (2010), Quá trình thiết kế thi công cầu Long Biên qua các tư liệu và tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. - Dƣơng Văn Khảm (2003), Quyền khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thể hiện trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Tạp chí lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr.. - Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng (2013), Hội thảo khoa học quốc tế: “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân. - Hà Yến Lâm (2012), 20 năm sử dụng nguồn tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia phục vụ công tác nghiên cứu – Thực trạng và giải pháp (1992-2012), Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 12, Tr. - Phạm Thị Diệu Linh, Trƣơng Thị Mai Anh (2010), Áp dụng một số hình thức marketing vào tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 7, Tr. - Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải và những giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.. - Đinh Kim Ngân (sƣu tầm và biên dịch) (2012), Các nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. - Phan Đình Nham (1994), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. - Pedorova (1971), Kinh nghiệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu văn kiện của phân viện lưu trữ Thành phố Crasnovosk thuộc viện lưu trữ Nhà nước Trung ương nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Tuyêc – Mê – Ni, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ, số 1, Tr. - Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu ở nước ta, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. - Vũ Thị Phụng (1990), Tổ chức sử dụng để nghiên cứu lịch sử nhà nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 3, Tr. - Vũ Thị Phụng (2008), Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu Hội nghị koa học quốc tế và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội tháng 4-2008.. - Vũ Thị Phụng (2010), Quy hoạch đô thị từ năm 1959 đến 2009 qua nguồn thông tin tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam số 9, Tr. - Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và những vấn đề cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. - HCM, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. - Hà Quảng (1998), Một vài đặc điểm về công tác tổ chức sử dụng ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. - Hà Quảng (2001), Triển vọng tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. - Quyết đinh số 948/QĐ-UBND ngày 07/4/2011 của chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai v/v thành lập Chi cụ Văn thƣ thƣ, Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.. - Quyết định số 45/2011/QĐ-UBND ngày 15/7/2011 của chủ tích UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quy định về khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.. - Quyết định 3314/QĐ-UBND ngày 12/11/2012 cuả chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai v/v phê duyệt Đề án quy hoạch ngành văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm 2012 đến năm 2020).. - Trần Quang San (2013), Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ thực tiễn tại Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, Luận văn Thạc sĩ, Tƣ liệu Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.. - Hà Huy Tạo (1991), Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ở viện khoa học Việt Nam, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 3, Tr. - Nguyễn Văn Thâm (2004), Khai thác sử dụng tài liệu từ nhân dân, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 3, Tr. - Đào Đức Thuận- Đinh Thị Hải Yến (2010), Nguồn sử liệu về chủ trương chính sách của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đối với Việt kiều giai đoạn 1954-1964, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 8, Tr. - Đào Đức Thuận – Hạnh Dung (2011), Vài nét về lịch sử tổ chức và hoạt động của Lƣu trữ Cộng hòa liên bang Đức, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. - Đào Đức Thuận (2013), Về mối quan hệ giữa lưu trữ và nghiên cứu lịch sử, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. - Đặng Thị Thu Trang (2009), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội – Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.. - Thủ tƣớng Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 về tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.. - Minh Văn (1991), Mối quan hệ giữa bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. - Phạm Hải Yến (2010), Vài nét về công tác triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr