ÔN THI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHƯƠNG 1 1. So sánh lưu đồ và sơ đồ Lưu đồ Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) Nhấn mạnh khía cạnh vật lý của xử lý và luân chuyển thông tin Nhấn mạnh tính logic của xử lý và luân chuyển thông tin. Mô tả luân chuyển thông tin giữa các xử lí, lưu trữ và đối tượng bên ngoài hệ thống Mô tả luân chuyển thông tin giữa các xử lí, lưu trữ và đối tượng bên ngoài và bên trong hệ thống Mô tả phương tiện lưu trữ, xử lí, và luân chuyển dữ liệu. không mô tả phương tiện lưu trữ, xử lí, và luân chuyển dữ liệu. Trình bày người tham gia trong quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu Không trình bày người tham gia trong quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống hiện hành Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới Sử dụng nhiều kí hiệu Sử dụng ít ký hiệu 2. Ký hiệu Sơ đô dòng dữ liệu Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng bên ngoài Lưu trữ Lưu đồ Ký hiệu AIS thủ công AIS bằng máy KH đầu vào Hóa đơn, PT Nhập liệu PT KH xử lý Lập PT Cập nhật KH đầu ra Sổ Chứng từ, báo cáo Sổ Chứng từ, báo cáo KH lưu D: theo ngày N: theo STT A: theo chữ cái KH khác KH, NCC Gọi điện thoại A Ký hiệu nối Đối tượng bên ngoài 3. Cách vẽ 3.1. Sơ đồ dòng dữ liệu B1: Xác dịnh đối tượng: người, vật, nơi diễn ra hoạt động B2: Mô tả hoạt động theo trình tự thời gian của các đối tượng B3: Xác định đối tượng bên ngoài, bên trong hệ thống Đối tượng bên ngoài HĐ chuyển/nhận thông tin, chứng từ, báo cáo Đối tượng bên trong Đối tượng bên ngoài HĐ chức năng: nhận hàng, nhập kho, xuất kho, giao hàng HĐ xử lý: bằng tay, bằng máy Đối tượng B4: Nhóm đối tượng cùng thời điểm cùng đối tượng or cùng thời điểm khác đối tượng Luôn bắt đầu bằng động từ cho ký hiệu hđộng xử lý 3.2. Lưu đồ B1: Xác định đối tượng bên trong, bên ngoài B2: vẽ Lưu đồ Có bao nhiêu đối tượng bên trong vẽ bấy nhiêu cột (nhưng loại đối tượng vật) Vẽ thông tin theo chiều từ trên xuống, từ trái qua phải Đầu vào của ký hiệu xử lý là gì thì đầu ra sẽ là cái đó B3: Kiểm tra Chứng từ không thể là điểm đầu cũng như điểm cuối của dòng thông tin CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HTTTKT 1. So sánh mô hình tổ chức dữ liệu theo từng hệ thống riêng lẻ và tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu Theo kế toán truyền thống Theo từng ứng dụng- XL bằng máy Theo hệ QTCSDL Chỉ quan tâm dữ liệu tài chính và được lưu ở nhiều loại sổ DL được lưu phục vụ cho 1 ứng dụng (1 loại hoạt động) Tất cả dữ liệu được lưu chung, được quản lý bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu DL trùng lắp, không chia sẻ và dùng chung DL được, có sự mâu thuẫn DL Tránh trùng lắp, mâu thuẫn DL, tăng tính kịp thời của DL 2. Trình bày ưu và nhược điểm của phương thức nhập dữ liệu theo thời gian thực và theo lô Nội dung Theo thơi gian thực Theo lô Ưu điểm - Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh. Các tập tin chính được cập nhật ngay. - Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan.Đảm bảo thông tin chính xác. - Phản ánh kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh và tài chính theo thời gian thực - Sự kiện được ghi nhận định kỳ theo một lô nghiệp vụ nên giảm thời gian nhập liệu. - Hạn chế nhập liệu trùng lắp nghiệp vụ. - Dễ kiểm tra được việc nhập số tiền dựa trên đối chiếu số tổng của lô do chương trinh tính với số tính trước khi nhập. Nhược điểm - Dữ liệu phải được cập nhật ngay sau khi phát sinh nên tốn nhiều thời gian. - Khó phát hiện nhập liệu trùng lắp nghiệp vụ. - Khó kiểm tra được việc nhập số tiền do không có số tổng cộng do chương trình tính. - DL đưa vào hệ thống và cập nhật vào tập tin chính chậm hơn so với thời gian thực xảy ra nghiệp vụ. - Sai sót dữ liệu dữ liệu thu thập trên chứng từ khong được phát hiện kịp thời và sửa chữa và Thông tin không đảm bảo tính chính xác - KHông phản ánh kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh và tài chính theo thời gian thực 3. Tại sao phải mã hóa thực thực thể mang dữ liệu? - Các thực thể mang dữ liệu sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau. - Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể. - Tổ chức các hoạt động đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lí, yêu cầu thông tin. 4. Các bước thực hiện mã hóa: - Xác định đối tượng cần mã hóa - Liệt kê các yêu cầu mã hóa của đối tượng - cân nhắc các yêu cầu mã hóa: tính duy nhất, tính đại diện (1 bộ mã đại diện cho 1 đối tượng) - Với mỗi yêu cầu mã hóa lần lượt xác định: + Số lương phát sinh mỗi yêu cầu + Loại mã để thực hiện: mã trình tự hay mã gợi nhớ (mã phân cấp khi đề yêu cầu) + Số lượng ký tự để thực hiện yêu cầu Lưu ý: Vi phạm tính đại diện: Khách hàng – hàng hóa; Vi phạm tính duy nhất: Kho - HH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Nguyễn Thị Ngọc QuỳnhTrang 5