Ch ng trình t v n qu n tr doanh nghi p Chuyên T NG QUAN V H TH NG QU N LÝ DOANH NGHI P Tham kh o tài li u Tác gi : Nguy n T t Th nh Trân tr ng cám n tác gi ! M c tiêu chuyên Sau khi hoàn t t chuyên này, chúng ta có th : - Hi u t ng quan v các ph ng pháp qu n lý doanh nghi p ph bi n. - Bi t cách th c ti p c n và phát tri n h th ng qu n lý doanh nghi p. - N m v ng t duy thi t l p c c u t ch c. - Nh n th c y vai trò và n ng l c c b n c a ng i qu n lý c p trung. - Bi t cách th c so n l p chính sách công ty và quy ch t ch c và ho t ng c a b ph n. N i dung chuyên Ph n I. nghi p. Ph n II. Ph n III. qu n Ph n IV. Khái ni m h th ng qu n lý doanh C c u t ch c. Vai trò và n ng l c c b n c a ng i lý c p trung. Ph ng pháp so n l p chính sách và quy ch t ch c ho t ng b ph n. 1 PH N I. KHÁI NI M H TH NG QU N LÝ DOANH NGHI P 1. Các ph ng pháp qu n lý doanh nghi p ph bi n. 2. Khái ni m h th ng qu n lý doanh nghi p. 3. Ph ng pháp qu n lý ph i h p. PH NG PHÁP QU N LÝ DOANH NGHI P PH BI N Các ph ng pháp qu n lý doanh nghi p ph bi n - Có th phân lo i các ph ng pháp qu n lý doanh nghi p ph bi n hi n nay: a. Theo cách th c áp d ng t duy qu n tr doanh nghi p: (1) qu n lý theo tình hu ng (thu n ti n), (2) qu n lý theo s h p lý/hi u qu , và (3) qu n lý theo h th ng/quá trình. b. Theo “t m nhìn” qu n lý: (1) qu n lý theo chi u d c (ch c n ng/nghi p v ), và (2) qu n lý theo chi u ngang (qui trình). Th c ch t ch có hai phư ng pháp là ………………. …………………………………………. khoa h c qu n tr doanh nghi p. 2 Qu n lý theo tình hu"ng - Qu n lý theo tình hu ng áp d ng các nguyên t c qu n lý …………………………………… v i ng !i qu n lý cao nh t c a doanh nghi p. - Các c tr ng c b n bao g m: (1) m c tiêu doanh nghi p do ngư i qu n lý cao nh t c a doanh nghi p ưa ra, (2) c c u t ch c phát tri n theo s thu n ti n và phù h p v i ngư i qu n lý cao nh t c a doanh nghi p, (3) các c p qu n lý thư ng ư c b nhi m d a vào lòng tin, và (4) phong cách qu n lý t p quy n. ang ư c áp d ng r ng rãi trong h u h t các doanh nghi p v a và nh c a Vi t Nam. Qu n lý theo s$ h#p lý - Qu n lý theo s h p lý/hi u qu là áp d ng các nguyên t c và ph ng pháp qu n lý (c a khoa h c qu n tr ) phù h#p v i ……………………………….. c a doanh nghi p. - Tài li u qu n lý ph bi n bao g m: (1) S c c u t ch c và phân nhi m, (2) Th th c i u hành tiêu chu n (SOP) ho c Chính sách và Th t c/C m nang chuyên môn, (4) C m nang nhân viên và B n mô t công vi c, và (5) Th t c ki m soát. T o s th ng nh t, chuyên môn hoá, tiêu chu n hoá, h p lý hoá và hi u qu cao trong t t c các ho t ng c a doanh nghi p. Qu n lý theo h th"ng - Qu n lý theo h th ng áp d ng quan i m “doanh nghi p là h th"ng làm gia t%ng giá tr ” và “ph ng pháp qu n lý h th"ng”. Doanh nghi p là h th ng xã h i m , bao g m các cá nhân cùng nhau h p tác trong m t cơ c u chính th c, s d ng ngu n l c t môi trư ng bên ngoài c a h th ng và chuy n tr l i môi trư ng ó các s n ph m và d ch v c a h th ng. Doanh nghi p có các h th ng ph bên trong và là m t ph n c a h th ng l n hơn bên ngoài. 3 Qu n lý theo h th"ng - Doanh nghi p làm gia t%ng giá tr (t ng hi u qu / hi u n ng) thông qua vi c th$c hi n các qui trình chuy n i u vào thành u ra”. & u vào Qui trình & u ra Gia t%ng giá tr Qu n lý theo h th ng phát tri n trên n n t ng c a qu n lý theo s h p lý. Qu n lý doanh nghi p là chuy n i có hi u qu và hi u n ng các u vào thành các u ra. Qu n lý theo h th"ng - ISO 9000 là m t trong nh ng ph ng pháp qu n lý theo h th ng. M c tiêu c a ISO 9000 là phòng ng'a và gi m thi u các r i ro v ch t l #ng, t o s$ (ng nh t v ch t l #ng s n ph)m/d ch v tho mãn khách hàng. Tài li u qu n lý bao g m: (1) S tay ch t lư ng, (2) Các th t c, qui nh chung, và (3) Các qui trình, hư ng d n, m u bi u, qui nh k thu t…. ISO 9000 áp d ng cho m t công o n (s n xu t, bán hàng…) không c i ti n qu n lý doanh nghi p m t cách toàn di n. Th o lu n PH NG PHÁP QU N LÝ DOANH NGHI P HI N NAY C*A CÁC DOANH NGHI P CHÚNG TA? 4 “T m nhìn” qu n lý theo ch c n%ng (nghi p v ) và qu n lý theo qui trình Qu n lý theo chi u d c - Qu n lý theo chi u d c là tri n khai c th c a qu n lý theo s h p lý; tr ng tâm là thi t l p c c u t phân chia quy n h n và nhi m v cho các ch c b ph n, cá nhân c a doanh nghi p. Doanh nghi p ư c t ch c và qu n lý theo các nhi m v th c hi n m c tiêu c a doanh nghi p. Các ch c n ng (nghi p v ) d n d t ho t ng kinh doanh c a doanh nghi p. - M c tiêu và ho t ng c a doanh nghi p c qu n lý theo ba c p : (1) doanh nghi p, (2) b ph n, và (3) v trí công vi c/cá nhân. Qu n lý theo chi u d c Doanh nghi p B ph n V trí công vi c/cá nhân M c tiêu, chi n l c C ch v n hành C ch qu n lý 5 Qu n lý theo chi u d c - M i c p c a doanh nghi p thông th ng u h ng n vi c hoàn thành ch c n%ng và nhi m v c phân chia. Ngư i lãnh o/qu n lý doanh nghi p/b ph n ph i thư ng xuyên quan tâm !n ………………………. gi"a các b ph n và các cá nhân. - Tài li u qu n lý ph bi n bao g m: (1) S c c u t ch c và phân nhi m, (2) Th th c i u hành tiêu chu n (SOP) ho c Chính sách và Th t c/C m nang chuyên môn, (3) Quy ch! t ch c ho t ng b ph n, và (4) B n mô t công vi c cá nhân. Qu n lý theo chi u ngang - Qu n lý theo chi u ngang là tri n khai c th c a qu n lý theo h th ng; tr ng tâm là thi t l p qui trình ho t ng ph"i h#p gi a các b ph n/cá nhân c a doanh nghi p. Doanh nghi p ư c t ch c và qu n lý theo các qui trình th c hi n m c tiêu c a doanh nghi p. Các qui trình d n d t ho t ng kinh doanh c a doanh nghi p. - M c tiêu và ho t ng c a doanh nghi p c qu n lý theo ba c p : (1) doanh nghi p, (2) qui trình, và (3) v trí công vi c/cá nhân. Qu n lý theo chi u ngang Doanh nghi p Qui trình V trí công vi c/cá nhân M c tiêu, chi n l c C ch v n hành C ch qu n lý 6 Qu n lý theo chi u ngang - M ic p ho t ng c a doanh nghi p u h ng n vi c cung c p s n ph)m/d ch v tho mãn các yêu c u c a khách hàng (bên trong và bên ngoài). Ngư i lãnh o/qu n lý doanh nghi p/b ph n quan tâm !n …………………………………… gi"a các b ph n và các cá nhân. - Tài li u qu n lý ph bi n bao g m: (1) S c c u t ch c/S quan h và phân nhi m, (2) Chính sách, (3) Quy trình ho t ng, (4) B n mô t công vi c b ph n, và (5) B n mô t công vi c cá nhân. Ch n l$a ph ng pháp qu n lý doanh nghi p - Tu thu c m c tiêu, ho t ng và các y u t" bi n ng (môi trư ng) c a doanh nghi p ch n l a ph ng pháp qu n lý doanh nghi p. Phư ng pháp qu n lý doanh nghi p th ng xuyên thay i. Doanh nghi p nào c#ng có phư ng pháp qu n lý doanh nghi p; v n là phư ng pháp ó có phù h p v i doanh nghi p không và có c vi t thành các tài li u qu n lý không. KHÁI NI M H TH NG QU N LÝ DOANH NGHI P 7 H th"ng qu n lý doanh nghi p - Các ph ng pháp qu n lý doanh nghi p khác nhau có th d n n các t duy/nh n th c khác nhau v h th ng qu n lý doanh nghi p. H th ng qu n lý ch t l ng theo ISO 9000 ( t và n nh ch t lư ng s n ph m/d ch v ). H th ng ki m soát n i b (gi m thi u các r i ro). H th ng s n xu t tinh g n (lean manufacturing) (gi m chi phí, rút ng$n th i gian, t ng s n lư ng s n xu t). H th ng ho ch nh ngu n l c doanh nghi p (ERP) (thông l qu n tr t t nh t, x% lý nhanh chóng, k p th i, gi m chi phí…). H th"ng qu n lý doanh nghi p - H th ng qu n lý doanh nghi p là gì?. H th ng qu n lý doanh nghi p ư c hi u là ph ơng pháp qu n lý doanh nghi p phù h p (toàn b các nguyên t$c qu n lý, chu n m c qu n lý, c ch! v n hành, và c ch! qu n lý) ư c vi!t thành các tài li u qu n lý do các c p qu n lý có th m quy n ban t hành mà toàn doanh nghi p ph i tuân theo ư c các m c tiêu c a doanh nghi p. PH NG PHÁP QU N LÝ PH I H+P 8 Quá trình chuy n i t' qu n lý theo ch c n%ng thành qu n lý theo qui trình Giai o n 2 Giai o n 1 M u a s m T h a n h N h n h à n g t o á n Ch c n ng d n d t kinh doanh Ph M u a s m N h n h à n g Giai o n 3 T h a n h K h á c h h à n g t o á n Qui trình c th a nh!n nh ng Ch c n ng là ch o Qui trình d n d t kinh doanh ng pháp qu n lý ph"i h#p - Ph ng pháp qu n lý doanh nghi p #c ngh cho các doanh nghi p v a và nh c a Vi t Nam là ph"i h#p c qu n lý theo chi u d c (ch c n ng) l,n qu n lý theo chi u ngang (qui trình). - Tài li u qu n lý bao g m: (1) i u l doanh nghi p, (2) M c tiêu, các giá tr và chi!n lư c, (3) S c c u t ch c/S quan h và phân nhi m, (4) Chính sách ho c C m nang chuyên môn, (5) Quy ch! t ch c ho t ng b ph n, (6) Qui trình ho t ng, và (7) B n mô t công vi c cá nhân. Tài li u qu n lý ư c xây d ng và ban hành theo trình t logic (xem s ). V n c n quan tâm NH H -NG C*A V.N HOÁ DOANH NGHI P & I V/I H TH NG QU N LÝ 9 PH N II. C C0U T CH1C 1. Khái ni m c c u t ch c và thi t l p c c u t ch c. 2. M t s y u t bi n ng nh h ng vi c thi t l p c c u t ch c c a doanh nghi p. 3. M t s c c u t ch c ph bi n. 4. Thi t l p c c u t ch c phù h p. Khái ni m c c u t ch c - C c u t ch c là “khung, s !n” c a doanh nghi p nh!m: ki m soát v quy n l c, 1. K t n"i các cá nhân trách nhi m và truy n thông. 2. Phân công các nhi m v phù h p cho các b ph n/cá nhân. th c hi n 3. Trao quy n l$c cho b ph n/cá nhân các nhi m v trong khi v n ki m soát hành vi và vi c x" d ng ngu n l c c a doanh nghi p. 4. &i u ph"i m c tiêu và ho t ng c a các b ph n hoàn thành m c tiêu doanh nghi p. Thi t l p c c u t ch c - Có nhi u quan i m khác nhau v nguyên t c thi t l p c c u t ch c c a doanh nghi p. Trư ng phái c i n nh n m nh !n: (1) chuyên môn hoá và tiêu chu n hoá công vi c, và (2) t p trung quy n l c và giám sát ch t ch&. Trư ng phái hi n i nh n m nh !n: (1) a k n ng, (2) linh ho t, và (3) vi c u' quy n. Trư ng phái ng bi!n cho r(ng c c u t ch c ph thu c vào các y u t bi n ng c a doanh nghi p. Thi!t l p c c u t ch c là quá trình xác nh và ph i h p các thành ph n c a cơ c u sao cho phù h p nh t v i m c tiêu/ho t ng c a doanh nghi p. 10 M t s" y u t" bi n ng nh h 2ng vi c thi t l p c c u t ch c - Các y u t bi n ng nh h 2ng quan tr ng n vi c thi t l p c c u t ch c c a doanh nghi p: (1) Vòng i (các giai o n) doanh nghi p. C c u t ch c có th thay i trong m)i giai o n khác nhau c a doanh nghi p. C c u t ch c ph c t p nh t khi doanh nghi p trong giai o n trư*ng thành. (2) B n ch t ho t ng kinh doanh/ u t c a doanh nghi p. Có th t n t i nh"ng c c u t ch c tư ng i ph bi!n trong m)i ngành, ngh . M t s" y u t" bi n ng nh h 2ng vi c thi t l p c c u t ch c (3) S a d ng tr ng ho t ng kinh doanh/ u t c a doanh nghi p. C c u t ch c ph c t p khi doanh nghi p có nhi u s n ph m ho c c i m s n ph m ph c t p. C c u t ch c thay i khi doanh nghi p ho t ng trong nhi u khu v c khác nhau. (4) Tính ch t công vi c trong doanh nghi p. Công vi c c n qu n lý nhi u làm gia t ng m c ph c t p c a c c u t ch c. Công vi c có m c chuyên môn hóa cao làm c c u t ch c mang n ng tính hành chính? M t s" y u t" bi n ng nh h 2ng vi c thi t l p c c u t ch c (5) Công ngh s d ng trong doanh nghi p. S% d ng nhi u công ngh hay công ngh ph c t p d n !n c c u t ch c ph c t p do gia t ng m c tiêu chu n hoá/chuyên môn hoá. (6) Chi n l c công ty. C c u t ch c nh h ng n vi c ho ch nh/th c hi n chi!n lư c công ty. “C c u t ch c là th c hi n các m c tiêu c a chi!n lư c vì th! cơ c u ph i ph c v chi n l c” (Alfred Chandler, 1962). 11 M t s" y u t" bi n ng nh h 2ng vi c thi t l p c c u t ch c (7) Phong cách lãnh o trong doanh nghi p. C c u t ch c ít ph c t p và tính n ng ng cao khi m c u' quy n/trao quy n càng l n. (8) T m h n qu n lý. T m h n qu n lý b nh hư*ng b*i: (1) kh n ng c a ng i qu n lý, (2) công vi c c a c p d i, và (3) s h" tr c a doanh nghi p. T m h n qu n lý r ng làm gi m m c ph c t p c a c c u t ch c (s lư ng c p qu n lý, nhân s qu n lý v.v…) nhưng c#ng có th làm gi m hi u qu qu n lý. (9) V n hoá doanh nghi p. M3T S C C0U T PH BI N CH1C C c u t ch c theo nghi p v - C c u t ch c theo nghi p v nhóm công vi c và con ng !i trong doanh nghi p d a vào: 1. Ch c n%ng phân chia và qu n lý ho t ng doanh nghi p theo các công vi c t ơng t . phân chia và qu n lý ho t ng doanh 2. & a lý nghi p theo khu v c. phân chia và qu n lý ho t 3. S n ph)m/nhãn hi u ng doanh nghi p theo s n ph m/nhãn hi u. 4. Khách hàng phân chia và qu n lý ho t ng doanh nghi p theo khách hàng/phân khúc th tr ng. 12 C c u t ch c theo b ph n - C c u t ch c theo b ph n chia doanh nghi p thành các s n ph)m/th tr !ng c l p và n #nh b ph n qu n lý cho m i s n ph$m/th# tr ng ó. - M i b ph n qu n lý s n ph$m/th# tr ng có th là m t trung tâm l#i nhu n hay trung tâm u t . #i u ki n cơ b n c a b ph n có th thi!t l p c c u t ch c theo b ph n: (1) ư c u' quy n thích h p và t ch qu n lý; (2) Có kh n ng phát tri n trong l+nh v c ho t ng; và (3) Giao d ch gi"a các b ph n là bình ,ng. C c u t ch c t ng h#p - C c u t ch c t ng h#p là s ph"i h#p c c u t ch c theo ch c n%ng v%i c c u t ch c theo a lý/s n ph)m/nhãn hi u/khách hàng. m b o s quan tâm $c bi t !n m t s ch c n ng quan tr ng (nghiên c u phát tri n, thi t k , ti p th , th ơng hi u, phân ph i, tài chính…). Vi c ph i h p ph thu c vào m c tiêu/chi n l c/chính sách c a công ty i v i các ho t ng/ch c n ng c a doanh nghi p. C c u t ch c theo ma tr n - C c u t ch c theo ma tr n có s giao thoa gi a c c u t ch c theo ch c n%ng và c c u t ch c theo s n ph)m/d$ án/khách hàng. m b o xu h ng quan tâm n k t qu /khách i/ i u ch%nh c c u t hàng và linh ho t thay ch c. T n t i h th ng quy n l c tay ôi bao g m quy n l c theo ch c n ng và quy n l c theo s n ph m/d án/khách hàng. 13 Thi t l p c c u t ch c phù h#p - K t lu n t vi c nghiên c u thi t l p c c u t ch c doanh nghi p? M)i c c u t ch c ph bi!n u có các ưu, như c i m; không t n t i c c u t ch c …………………….. ………………… cho t t c các doanh nghi p. C c u t ch c c a doanh nghi p ph thu c ……… ……………… c a doanh nghi p. Thi!t l p c c u t ch c phù h p òi h-i ph i phân tích/ ánh giá t ng th v doanh nghi p t lo i hình, m c tiêu, chi!n lư c cho !n các y!u t khác c a môi tr ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p. PH N III. VAI TRÒ VÀ N.NG L4C C*A NG 5I QU N LÝ C0P TRUNG 1. 2. 3. 4. 5. Khái ni m qu n lý, quy n l c và quy n h n. Các vai trò c a ng i qu n lý c p trung. Các nhóm k& n ng c a ng i qu n lý c p trung. Phong cách lãnh o c a ng i qu n lý c p trung. Qu n lý b n thân. V n c n quan tâm CÁC &I U KI N “C&N VÀ #'” &6 LÀM VÀ GI(I NGH QU N LÝ 14 KHÁI NI M QU N LÝ, QUY N L4C VÀ QUY N H7N Khái ni m qu n lý (management) - Qu n lý là gì? Qu n lý là làm cho công vi c c a b ph!n c th c hi n thông qua ho t ng c a ng i khác. Qu n lý v a mang tính khoa h c v a mang tính ngh thu!t. - Qu n lý c a ng i qu n lý c p trung bao g m b"n ch c n%ng: (1) Ho ch nh (planning), (2) T ch c th c hi n (executing), (3) Lãnh o (leading), và (4) Ki m soát (controlling); và b"n n i dung: (1) Công vi c (work), (2) Con ngư i (people), (3) B n thân (self), và (4) S thay i (change). Khái ni m quy n l$c (power) - Quy n l c là gì? Quy n l c là kh n ng yêu c u ng i khác th c hi n công vi c ho c kh n ng nh h ng !n ngư i khác. Quy n l c bao g m: (1) quy n l c v trí/ch c v (position), (2) quy n l c m i quan h (relationship), và (3) quy n l c cá nhân (personal power). - Quan h gi a qu n lý và quy n l c? Qu n lý là s d ng quy n l c theo nguyên t c, chu n m c nh t nh th c hi n công vi c/m c tiêu c a b ph n. 15 Khái ni m quy n h n (authority) - Quy n h n là gì? Quy n h n liên quan !n quy n l c v trí/ch c v . Trong c c u t ch c, quy n h n c a m t v trí/ ch c danh có th hi u là kh n ng ra quy t nh c giao h p pháp/chính th c cho v trí/ch c danh. - Quan h gi a qu n lý và quy n h n? Qu n lý là s d ng quy n h n c giao h p pháp/chính th c c a v trí/ch c danh qu n lý th c hi n công vi c/m c tiêu c a b ph n. Quy n h n c a ng !i qu n lý - Quy n h n c a ng i qu n lý trong c c u t ch c có th c chia thành ba lo i: (1) Quy n h n tr c tuy n (line authority) là quy n h n mà ng i qu n lý có th th c hi n v%i c p d i trong cùng tuy n. Ngư i qu n lý tr c tuy!n (line manager) t o thành m t t ng qu n lý trong c c u t ch c. (2) Quy n h n tham m u (staff authority) là quy n h n mà ng i qu n lý có th có trong vi c a ra các khuy n cáo nh ng không có quy n nh h 2ng hay a ra các quy t nh i v%i b ph n/cá nhân khác. Ngư i tham mưu không t o thành m t t ng qu n lý trong c c u t ch c. Quy n h n c a ng !i qu n lý (3) Quy n h n ch c n ng (functional authority) là t h#p c a quy n h n tr$c ti p và gián ti p, theo ó ng i qu n lý ho c b ph n nh t #nh trong nh ng i u ki n nh t nh có th ch8 o ho9c ki m soát các ho t ng hay th t c c a các b ph n khác. Ngư i qu n lý ch c n ng (functional manager) gi) quy n a ra các tiêu chu n, ph ơng pháp, th t c v.v…. các b ph n/cá nhân trong doanh nghi p ph i tuân th . Trong c c u t ch c ma tr n có th thay th! quy n h n tr c tuy n tay ôi (dual line authority) thành quy n h n tr c tuy!n và quy n h n ch c n ng. 16 Nhi m v (responsibility) và trách nhi m gi i trình (accountability) c a ng !i qu n lý - Nhi m v c a ng i qu n lý là ngh:a v ph i th$c hi n công vi c #c giao. Nhi m v và quy n h n c a ngư i qu n lý ph i tư ng ng v i nhau vì ngư i th c hi n nhi m v ph i có kh n ng huy ng, s% d ng ngu n l c và con ngư i th c thi công vi c ư c giao. - Trách nhi m gi i trình c a ng i qu n lý là trách nhi m pháp lý #c yêu c u gi i thích v vi c th c hi n quy n h n và nhi m v c giao. Quy n h n + Nhi m v = Trách nhi m gi i trình U; quy n (delegation) và trao quy n (empowerment) - Trong th c t ng i qu n lý có th có nhi u h n ho9c ít h n quy n h n c giao chính th c. U' quy n là giao cho c p d i m t ph n quy n h n và nhi m v c p dư i ra quy!t nh. Ngư i qu n lý v n ph i ch u trách nhi m v i c p trên c a mình v vi c m b o công vi c ư c th c hi n. Trao quy n là giao cho c p dư i quy n h n thi t l!p và th c hi n công vi c, t do ra quy t nh t ư c công vi c. .y quy n và trao quy n là ngh thu!t; ph i th c hi n có trình t và d a vào nguyên t c, ni m tin và ki m soát thích h p. Ng !i qu n lý c p trung (middle-level manager) - Theo quan i m qu n tr hi n i, ng i qu n lý c p trung trong c c u t ch c là ng i #c giao quy n h n, nhi m v và có trách nhi m gi i trình tr$c ti p v i Giám "c i u hành (CEO). Ngư i qu n lý c p trung t o thành t ng qu n lý th hai trong c c u t ch c. Khi CEO u* quy n ho c trao quy n m t s quy n h n quy t nh c a CEO cho ngư i qu n lý c p trung thì ngư i qu n lý c p trung óng vai trò Giám c ch c n ng/b ph!n. 17 Ho ch n%ng nh c a Giám "c ch c - Ho ch #nh (l p k! ho ch) là gì? Ho ch nh là quá trình xác nh và ch n l a m c tiêu công vi c; và xác nh và ch n l a ho t ng t t nh t t ư c m c tiêu ã ch n. K!t qu c a vi c ho ch nh là b n k ho ch. - Giám c ch c n ng thông th ng ph i ho ch #nh: (1) K! ho ch ch c n ng (functional strategy), và (4) K! ho ch hành ng (action plan). ho ch nh ph i có ki n th c chuyên môn, ph ơng pháp và k+ n ng ho ch nh, và kinh nghi m ho ch nh. T ch c th$c hi n c a Giám "c ch c n%ng - T ch c th c hi n là gì? T ch c th c hi n là quá trình huy ng, i u ph i con ng i và các ngu n l c tri n khai thành công k ho ch ã ch n. K!t qu c a t ch c th c hi n là công vi c c hoàn thành. - Giám c ch c n ng ph i ra quy t nh khi t ch c th c hi n. òi h-i ph i có k+ n ng, t ch t, kinh nghi m và n" l c phù h p. Lãnh o c a Giám "c ch c n%ng - Lãnh o là gì? Lãnh o là quá trình t o giá tr , thái , hành vi tác ng !n nhân viên làm vi c v i s cam k t và nhi t tình cao. Lãnh o là quá trình t o nh h ng và thuy t ph c nhân viên thay i hành vi. - Giám c ch c n ng khi lãnh o ph i bi t s< d ng quy n l$c phù h#p v%i nhân viên và tình hu ng công vi c. tr* thành ng i qu n lý hi u qu tr c h t ph i là ng i có kh n ng lãnh o hi u qu . 18 Khác bi t gi a ng !i lãnh ng !i qu n lý NG 5I LÃNH &7O - Làm cho m i ng i nh t trí v vi c c n làm. - Quan tâm n ni m tin, giá tr# và t m nhìn. - '#nh h %ng quá trình (như th! nào). - H óng n s i m%i. - T o d ng ng l c, kích thích và s h p l c (2+2=5). o và NG 5I QU N LÝ - Làm cho m i ng i làm vi c hi u qu h n. - Quan tâm n vi c hoàn thành nhi m v . - '#nh h %ng v t ch t c th (cái gì). - H %ng n s n #nh. - T o k t qu chính xác (2+2=4). Ki m soát c a Giám "c ch c n%ng - Ki m soát là gì? Ki m soát là quá trình g m b n b c: (1) thi!t l p tiêu chu n công vi c, (2) theo dõi, ki m tra, o lư ng k!t qu , (3) so sánh, ánh giá gi"a k!t qu v i tiêu chu n, và (4) ưa ra các bi n pháp i u ch nh. Ki m soát b t u t ho ch nh và giúp i u ch%nh c t ch c th c hi n l n ho ch nh. - Giám c ch c n ng ph i t p trung ch y u vào các b c (3) và (4) thay vì ch( th c hi n b %c (2). òi h-i ph i hi u bi!t v các th t c ki m soát và có kinh nghi m ki m soát. CÁC VAI TRÒ C*A NG 5I QU N LÝ C0P TRUNG 19 Vai trò c a ng !i qu n lý c p trung - Các nhóm vai trò c a ng i qu n lý c p trung bao g m: (1) quan h v i con ngư i, (2) x% lý thông tin, và (3) ra quy!t nh. th c hi n các vai trò khác nhau, ngư i qu n lý c p trung c n ph i có các k+ n ng khác nhau. M)i ngư i qu n lý c p trung có th n i b!t trong m t s vai trò. Ngư i qu n lý c p trung hi u qu là ngư i th c hi n t t c ba nhóm vai trò. Ng !i quan h v i con ng !i - Vai trò quan h v%i con ng i bao g m: (1) Ng i ng u ( i di n) b ph n, (2) Ng i liên l c gi a các nhân viên trong b ph n, liên l c v%i khách hàng (bên trong và bên ngoài). (3) Ng i trung gian gi i quy t xung t, b t ng gi a các nhân viên trong công vi c. (4) Ng i lãnh o (h) tr /giúp // ng viên) nhân viên gi i quy t công vi c. th c hi n các vai trò này, ngư i qu n lý c p trung c n ph i có nh)ng k+ n ng gì, m c nào? Ng !i x< lý thông tin - Vai trò x" lý thông tin bao g m: (1) Ng i ti p nh n thông tin t nhân viên và c p trên (t bên trong và bên ngoài). (1) Ng i chuy n i/truy n t thông tin ã ti p nh n v%i m i ng i liên quan. (2) Ng i phát ngôn chính th c c a b ph n. th c hi n các vai trò này ngư i qu n lý c p trung c n ph i có nh)ng k+ n ng gì, m c nào? 20 Ng !i ra quy t nh - Vai trò ra quy t #nh bao g m: (1) Ng i i u ph"i con ng i và ngu n l c c a b ph n, (2) Ng i i u khi n/gi i quy t các xáo tr n/thay i trong b ph n, c a b ph n v%i (3) Ng i àm phán các v n doanh nghi p. th c hi n các vai trò này ngư i qu n lý c p trung c n ph i có nh)ng k+ n ng gì, m c nào? CÁC K= N.NG C*A NG 5I QU N LÝ C0P TRUNG Các nhóm k> n%ng c a ng !i qu n lý - ' th c hi n các vai trò, ng i qu n lý c p trung ph i có các nhóm k> n%ng bao g m: (1) k n ng chuyên môn, (2) k n ng nhân s , và (3) k n ng tư duy. Ph n l n ngư i qu n lý c p trung bư c vào v trí qu n lý nh k+ n ng chuyên môn; nhưng k n ng c n thi!t gi" ngư i qu n lý * v trí ó là k+ n ng nhân s và k+ n ng t duy. Ngư i qu n lý c p trung mu n qu n lý hi u qu thì ph i phát tri n y các nhóm k+ n ng. 21 Các nhóm k> n%ng c a ng !i qu n lý - N i dung các nhóm k& n ng bao g m: 1. K> n%ng chuyên môn (hi u phư ng pháp, qui trình và công c liên quan !n l+nh v c chuyên môn qu n lý). 2. K> n%ng nhân s$ (hi u hành vi con ngư i, giao ti!p hi u qu , thi!t l p các m i quan h , t o nh hư*ng và thuy!t ph c….). 3. K> n%ng t duy (nh n bi!t, phân tích và gi i quy!t v n ph c t p, nh n ra các m i quan h gi"a các s ki n, tư duy chi!n lư c, tư duy sáng t o…). Các yêu c u k> n%ng "i v i các c p qu n lý Phát tri n các nhóm k> n%ng - Thông th ng có hai cách ng i qu n lý c o trung phát tri n các nhóm k& n ng: 1. Tham gia các ho t ng ào t o/ho t ng phát tri n k> n%ng do doanh nghi p t ch c. 2. T$ phát tri n các k& n ng. K n ng qu n lý không bao gi là thành ph m. Không th “m t s m, m t chi u” có k n ng qu n lý vư t tr i, mà là m t quá trình liên t c c n c nuôi d ,ng và hoàn thi n hàng ngày. 22 Ho t ng ào t o/ho t tri n k> n%ng qu n lý ng phát - Các ho t ng ào t o k& n ng qu n lý có th áp d ng t i doanh nghi p: (1) Th o lu n tình hu ng, và (2) S$m vai. - Các ho t ng phát tri n k& n ng qu n lý có th bao g m: (1) Có c p trên ho c ng nghi p hư ng d n, / u, (2) C p trên giao nhi m v c bi t liên quan !n công vi c ang làm, (3) C p trên giao nhi m v c bi t ngoài công vi c ang làm, (4) Luân phiên công vi c, (5) Thuyên chuy n sang công vi c m i, và (6) C p trên giao nhi m v v i v trí/ch c v cao h n. #i u ki n nào các ho t ng tr* nên hi u qu ? T$ phát tri n k> n%ng qu n lý - T phát tri n k& n ng qu n lý có th thông qua công vi c ho9c t$ ào t o m t cách ch ng (có m c ích) bao g m: (1) H c h-i t ngư i khác, (2) H c h-i thông qua vi c tham gia các nhóm d án, (3) Chuy n sang công vi c m i, (4) Tham gia các khoá ào t o k n ng qu n lý, và (5) Thư ng xuyên c sách, báo, c p nh t ki!n th c. M)i cá nhân ph i tìm ra “cách h c” phù h p c a b n thân ( c sách, nghe gi ng, xem hình nh, tr i nghi m…). PHONG CÁCH LÃNH &7O C*A NG 5I QU N LÝ C0P TRUNG 23 Ph ng pháp lãnh o tình hu"ng - D a vào “s$ s?n sàng” c a c p d %i ( ánh giá b(ng kh n ng và nhi t tình) khi th c hi n công vi c chia thành b"n tình hu"ng: (1) Có kh n ng và có nhi t tình, (2) Có kh n ng nhưng không có nhi t tình, (3) Không có kh n ng nhưng có nhi t tình, và (4) Không có kh n ng và không có nhi t tình. Kh n ng bao g m h c v n, kinh nghi m, k n ng, hi u bi!t…. Nhi t tình bao g m t tin th c hi n công vi c, ch p nh n trách nhi m, khao khát hoàn thành công vi c… ! '() Ph ng pháp lãnh H+P TÁC Chia s+ quy n l c, ng viên và t o thu n l i cho vi c ra quy t #nh o tình hu"ng U@ QUY N Chuy n vi c quy t #nh cho c p d %i, quan sát và nh)c nh (* ! '() CHUYÊN CH ' a ra các ch( d n c th và giám sát ch t ch* vi c th c hi n (* ! '() ÔN HOÀ Gi i thích quy t #nh, thuy t ph c và t o c h i ph n h i "#$% %& Phong cách lãnh '() o phù h#p nh t? - S phù h#p và hi u qu c a phong cách lãnh o tu thu c vào m t s" y u t" khác (tính cách và uy tín c a ngư i qu n lý, quan h gi"a ngư i qu n lý và c p dư i, c m xúc c a c p dư i, tính ch t công vi c, môi trư ng làm vi c…). Ngư i qu n lý c p trung ph i rèn luy n và có th s d ng c b n phong cách lãnh o. Ngư i qu n lý c p trung ph i phân tích, ánh giá ba nhóm y!u t : (1) b n thân ng i qu n lý, (2) nhân viên, và (3) hoàn c nh/tình hu ng có th s% d ng phong cách lãnh o phù h p. 24 Qu n lý b n thân - Qu n lý là m t ngh ph c t p. Ngư i qu n lý c p trung c n có ki n th c, kinh nghi m qu n lý và t ch t cá nhân (tính cách, nh n th c, nhu c u…) phù h p. Ngư i qu n lý c p trung c n ph i thư ng xuyên duy trì tình tr ng t i u c a trí não và s c kho- (th ch t và tinh th n) gi) th ch ng trong qu n lý. - Qu n lý b n thân là i m m u ch"t t o s c m nh c a ng i qu n lý c p trung. “Tu thân, t gia, tr qu c, bình thiên h ”. PH N IV. PH NG PHÁP SO7N LAP CHÍNH SÁCH VÀ QUY CH B3 PHAN 1. M t s khái ni m v các tài li u qu n lý. 2. Ph ng pháp so n l p chính sách. 3. Ph ng pháp so n l p quy ch b ph n (Phòng, Ban). M3T S KHÁI NI M V CÁC TÀI LI U QU N LÝ 25 S tay (handbook/manual) - Các tài li u qu n lý trong h th ng qu n lý th ng c g i là các quy ch qu n lý n i b (do H QT ho c T ng giám c ban hành). - S tay là m t h th"ng các chính sách c phê chu$n, các h ng d,n th t c t ng ng và các i u khi n doanh nghi p h %ng bi u m,u hB tr# n các m c tiêu v n hành c a doanh nghi p. N i dung s tay ph thu c vào ho t ng mà s tay ó c p. Chính sách (policies) - Chính sách trình bày các nguyên t c, chu)n m$c th$c hi n ho t ng v%i m c ích và ph m v xác h ng d,n vi c ra quy t nh trong hoàn nh c nh c th nCm trong chu)n m$c qu n lý và m c tiêu c a doanh nghi p. Cách h ng d n b máy i u hành làm th! nào b máy i u gi i quy!t v n ; mô t th ng nh t hành suy ngh+, ra quy!t nh m b o quy!t nh n.m trong ph m vi m c tiêu, k ho ch c a doanh nghi p. N i dung chính sách ph thu c vào m c tiêu và chi n l c c a doanh nghi p; và có th ch ư c áp d ng trong m t giai o n nh t nh. Th t c (procedures) - Th t c là m t lo t các b c công vi c theo trình t$ m b o s g)n k t gi a các h %ng d n nh t nh trình bày trong chính sách mà theo ó th t c c áp d ng. - Ho t ng (activity) là hành ng, y u t" ho9c quy t nh i di n cho m t b c công vi c trong th t c. - Công vi c (task) là thành ph n chi ti t c a ho t ng quy #nh hành vi c n thi t hoàn thành ho t ng. - Bi u m u (form/template) là tài li u nh d ng tr c có các ch8 d,n và v trí nh p li u nh!m theo dõi ti n tri n c a m t th t c c th và m b o ghi chép h s thích h p. 26 & nh d ng tài li u (document format) và thông tin l u tr (reference information) - Các công vi c c n ph i th c hi n tr %c khi so n l p tài li u qu n lý: (1) Xây d$ng th t c v nh d ng tài li u. Trình bày chu n m c, nguyên t$c, và qui nh v nh d ng tài li u như kh gi y, ki u ch", canh l , tiêu trang, nh d ng o n v n, thu t ng", ngôn ng"…. (2) Xây d$ng th t c v thông tin l u tr . Trình bày chu n m c, nguyên t$c, và qui nh v thông tin lưu tr" tài li u như l+nh v c, tên tài li u, mã s tài li u, b ph n so n l p, ngư i ki m tra, ngư i phê duy t, ngày so n l p, ngày phê duy t, ngày hi u l c, l n hi u ch nh…. PH NG PHÁP SO7N LAP CHÍNH SÁCH Xác nh các ho t chính sách ng c n so n l p - Các b c c b n trong qui trình so n l p chính sách: (1) Xác nh ho t ng c n so n l p chính sách. D a vào phân nhi m cơ c u t ch c xác nh các ch c n ng c a doanh nghi p. Ví d , bao g m ti!p th , mua hàng, kho v n, bán hàng, h u mãi, nhân s , tài chính, k! toán, hành chính…. D a vào ph ơng pháp/k+ thu!t th c hi n ch c n ng c a doanh nghi p xác nh các ho t ng c th c n vi t chính sách trong m)i ch c n ng. Ví d , mua hàng g m k! ho ch mua hàng, th c hi n mua hàng (chào giá, u th u...), ch n l a nhà cung ng, qu n lý h p ng..... 27 Xác nh th t$ u tiên c a các ho t ng c n so n l p chính sách (2) Xác nh th t$ u tiên c a các ho t ng c n so n l p chính sách. D a vào ph ơng pháp/k+ thu!t th c hi n ch c n ng (ho t ng), logic ho t ng, và m c quan tr ng c a các ho t ng xác nh th t u tiên (t ng th !n chi ti!t, trư c và sau, quan tr ng !n ít quan tr ng…) c a các ho t ng c n so n l p chính sách. Ví d , có th ph i so n l p chính sách th c hi n mua hàng tr c khi so n l p chính sách ch n l a nhà cung ng…. Phân công nhi m v so n l p chính sách (3) Phân công nhi m v so n l p chính sách. D a vào phân nhi m cơ c u t ch c xác nh b ph!n ch trì so n l p. Ví d , b ph n nhân s ch trì so n l p chính sách cho các ho t ng tuy n d ng, ti n lư ng, ào t o… D a vào ph ơng pháp/k+ thu!t th c hi n ho t ng xác nh b ph!n ph i h p so n l p. Ví d , b ph n k! toán ph i h p v i b ph n nhân s so n l p chính sách cho ho t ng ti n lư ng… Xây d$ng k ho ch so n l p chính sách (4) Xây d$ng k ho ch so n l p chính sách. D a vào các ho t ng c th c n vi t chính sách, phân công nhi m v so n l!p chính sách, kh n ng/trình qu n lý c a các b ph!n, kh n ng ph i h p gi)a các b ph!n, yêu c u ch t l ng tài li u... xác nh k ho ch so n l!p chính sách. K! ho ch ph i g m t i thi u các n i dung: (1) tên ho t ng c n so n l!p chính sách, (2) tên b ph!n liên quan, (3) th i gian th c hi n, (4) ngu n l c c n thi t (chi phí, tư v n...), và (5) k t qu công vi c. 28 Xây d$ng qui trình so n l p chính sách (5) Xây d$ng qui trình so n l p chính sách. D a vào k ho ch so n l!p xác nh các b c và yêu c u c th c a m"i b c trong qui trình. Ví d , b n th o l n 1, th o lu n trong b ph n ch trì, b n th o l n 2, th o lu n v i các b ph n liên quan, b n th o l n 3, ph n bi n c a tư v n, b n th o l n 4, phê duy t c a H QT… Qui trình có th khác nhau cho các ho t ng khác nhau ph thu c vào th t ưu tiên. K! ho ch và qui trình có s tác ng l n nhau. Có th i u ch%nh k! ho ch sau khi xây d ng qui trình; ho c xây d ng qui trình tr c khi xây d ng k! ho ch. N i dung tài li u chính sách - Tài li u chính sách thông th ng bao g m các n i dung c b n nh sau: (1) Ph n thông tin l u tr . D a vào qui nh v thông tin lưu tr" và luôn ph i có thông tin v ngư i so n l p và phê duy t. (2) Ph n c s2 pháp lý (n!u có). Tham chi!u !n m c tiêu, chi!n lư c c a công ty; s c c u t ch c, phân nhi m; nguyên t$c qu n lý (n!u có), các qui nh pháp lu t (n!u có)…. N i dung tài li u chính sách (3) Ph n n i dung. Trình bày m t s n i dung theo th t như tư ng trình chính sách; các m c tiêu; ph m vi áp d ng; các nguyên t$c, hư ng d n, và trao quy n quy!t nh; cá nhân ch u trách nhi m tri n khai; các tài li u qu n lý liên quan; vi c phê chu n/thay i…. N i dung c a m)i chính sách có th khác nhau tu0 thu c vào quan i m qu n lý c a doanh nghi p. 29 PH NG PHÁP SO7N LAP QUY CH B3 PHAN Qui trình so n l p quy ch b ph n - Các b c c b n trong qui trình so n l p quy ch b ph n: (1) Xác nh các b ph n c n so n l p quy ch . (2) Phân công b ph n so n l p quy ch . D a vào phân nhi m cơ c u t ch c th c hi n bư c (1) và (2). (3) Xây d$ng k ho ch so n l p quy ch . K! ho ch ph i g m t i thi u các n i dung: (1) tên quy ch b ph!n c n so n l!p, (2) tên b ph!n so n l!p, (3) th i gian th c hi n, (4) ngu n l c c n thi t (chi phí, tư v n...), và (5) k t qu công vi c. Qui trình so n l p quy ch b ph n (4) Xây d$ng qui trình so n l p quy ch . D a vào k ho ch so n l!p xác nh các b c và yêu c u c th c a m"i b c trong qui trình. Ví d , b n th o l n 1, th o lu n trong b ph n so n l p, b n th o l n 2, ph n bi n c a tư v n, b n th o l n 3, phê duy t c a Giám c i u hành… K! ho ch và qui trình có s tác ng l n nhau. Có th i u ch%nh k! ho ch sau khi xây d ng qui trình; ho c xây d ng qui trình tr c khi xây d ng k! ho ch. 30 N i dung quy ch b ph n - Quy ch b ph n thông th ng bao g m các n i dung c b n nh sau: (1) Ph n thông tin l u tr . D a vào qui nh v thông tin lưu tr" và luôn ph i có thông tin v ngư i so n l p và phê duy t. (2) Ph n c s2 pháp lý (n!u có). Tham chi!u !n m c tiêu, chi!n lư c c a công ty; s c c u t ch c, phân nhi m; nguyên t$c qu n lý (n!u có), các qui nh pháp lu t (n!u có)…. N i dung quy ch b ph n (3) Ph n n i dung. Trình bày m t s n i dung cơ b n theo th t : (1) Ch c n ng (function), (2) Nhi m v (responsibility), (3) M c tiêu (objective), (4) Quy n h n (authority), (5) C c u t ch c (department structure), (6) Các b ph n tr c thu c (n!u có), và (7) T ch c th c hi n. N i dung quy ch! b ph n c a m)i b ph n có th khác nhau. So n l p m t s" n i dung c th - M t s n i dung c th c so n l p nh sau: (1) Ch c n%ng. Trình bày vai trò và các trách nhi m ư c giao cho b ph n, và ng i i u hành ( ng u) b ph n. D a vào phân nhi m c c u t ch c xác nh các trách nhi m ư c giao. (2) Nhi m v . Trình bày các công vi c b ph n ph i th c hi n hoàn thành ch c n ng ư c giao. M)i nhi m v bao g m m t lo t ho t ng, có th ư c vi!t thành th t c ho c quy trình ho t ng. 31 So n l p m t s" n i dung c th (3) M c tiêu. Trình bày “cái ích” c a b ph n ó khi th c hi n các nhi m v m b o óng góp vào vi c hoàn thành m c tiêu c a doanh nghi p. M c tiêu có th nh tính ho$c nh l ng ph thu c vào kh n ng o l ng c a doanh nghi p. (4) Quy n h n. Trình bày “kh n ng” c a b ph n c làm gì, c quy t nh cái gì, c quy n hành ng nh th nào th c hi n các nhi m v . Quy n h n ph i tư ng ng v i nhi m v ư c giao. So n l p m t s" n i dung c th (5) C c u t ch c. Trình bày cơ c u, các ch c danh, vi c b nhi m các ch c danh và cách th c phân chia nhi m v và quy n h n cho các ch c danh. (6) Các b ph n tr$c thu c. Trình bày cơ c u, nhi m v và quy n h n c a các t , nhóm tr c thu c Phòng, Ban. (7) T ch c th$c hi n. Trình bày th t c s a i/b sung, ng i t ch c thi hành và hi u l c thi hành. Th o lu n k t thúc chuyên CHÚNG TA &Ã &7T & +C NHDNG GÌ SAU KHI NGHIÊN C1U CHUYÊN & NÀY? 32 K t thúc chuyên 1. Các ý t ng c b n và quan tr ng c a chuyên này là gì? H th ng qu n lý doanh nghi p là ph ơng pháp qu n lý doanh nghi p phù h p v i m c tiêu và ho t ng c a doanh nghi p c l!p thành tài li u qu n toàn b doanh lý do các c p qu n lý ban hành nghi p ph i tuân theo nh(m t c các m c tiêu c a doanh nghi p. H th ng qu n lý doanh nghi p ph i ư c phát tri n d n d n và c i ti n liên t c phù h p v i các thay i c a doanh nghi p. K t thúc chuyên Không t n t i c c u t ch c “hoàn h o” ph bi n cho các doanh nghi p; c c u t ch c ph i ư c thi!t l p phù h p v i “hoàn c nh” c a doanh nghi p. Ngư i qu n lý c p trung th c hi n các ch c n ng, n i dung qu n lý và các nhóm vai trò c a ngư i qu n lý b(ng các nhóm k+ n ng qu n lý. Giám c ch c n ng là ngư i qu n lý c p trung có m t ph n quy n h n và nhi m v c a Giám c i u hành. 2. Chúng ta có t c các m c tiêu h c t p c a chuyên ? K t thúc chuyên 2. Nh ng v n chúng ta c n ph i ti p t c nghiên c u sau chuyên này? Quan h gi"a h th ng qu n lý và môi trư ng qu n lý (lãnh o, qu n lý con ngư i, v n hoá doanh nghi p…). Phư ng pháp xây d ng các tài li u qu n lý. Các n i dung qu n lý và k n ng qu n lý c a ngư i qu n lý c p trung. B n quy n Tác gi : Nguy n T t Th nh Trân tr ng cám n tác gi ! 33