Professional Documents
Culture Documents
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán
Nhập
NhËpdữ liệu Thông
Th«ngtin
tin ra
d÷ liÖu ra
Xử
Xölýlýdữ liệu
d÷ liÖu
6
CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG
Hồ sơ Hệ TPS
yêu cầu bán hàng Dữ liệu
bán hàng Báo cáo
Phân
tích,
Hồ sơ Hệ TPS Dữ liệu
sản phẩm kho vật tƣ sản phẩm tổng
Truy vấn
hợp
th.ti
Hồ sơ Hệ TPS Dữ liệu n
chứng từ thu chi thu chi
Phân loại hệ thống thông tin
Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin
sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ
trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp
chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thông tin dạng
này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và
marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ
thống thông tin kế toán tài chính,…
Các loại thông tin trong doanh nghiệp
Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
- Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát
được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa
chữa cho bất kỳ mục đích nào khác.
- Thông tin cần phải được phân biệt như một sản
phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ
liệu
Các đặc tính của thông tin
Độ tin cậy
Tính đầy đủ
Tính thích hợp và tính dễ hiểu
Tính an toàn
Tính kịp thời
Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người
ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau và
do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các
dạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng
và những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm,
cũng như về người sử dụng và người điều hành.
3.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Bản chất hệ thống thông tin kế toán
Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán
phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này
(chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có
yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi
chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các
báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng
thông tin.
Bản chất hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống tệp
Phòng nhân sự Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ khách hàng
Số Tên KH Số điện thoại Địa chỉ Sản phẩm Số tiền Ngày mua
TT
1 Lê Văn Tiến 453456 12 Lê Lợi ĐTDĐ Nokia 2500000 23/6/09
3 Trần Quốc Hinh 342357 61 Lê Văn Lương TV LCD Sony 12500000 01/3/09
MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
Một số khái niệm
- Thực thể (Entity)
- Cá thể (Instance)
- Thuộc tính (Attribute)
- Quan hệ (Relation)
Một số khái niệm
Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể A&B
♦ Quan hệ Một – Một:
Ví dụ: Mỗi độc giả tại một thời điểm chỉ được đọc một
quyển sách và mỗi cuốn sách có thể không có ai đọc
hoặc có người đọc thì chỉ có một người đọc mà thôi
A B A
R
1 N
Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể A&B
♦ Quan hệ Một – Nhiều:
Ví dụ: Xét mối quan hệ giữa 2 thực thể Khách hàng và
Hóa đơn. Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn
mua hàng, nhưng trong mỗi hóa đơn chỉ ghi tên của
một khách hàng.
Khách
Khách hàng Có Hóa đơn hàng
1 N
B A
A R
N N
X A R3 B
A R1 N N
Y
Quan hệ bậc 1 N
C
A R2 B Quan hệ bậc 3
X Y
Quan hệ bậc 2
Mô hình thực hiện
- Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc
Tầng gốc
A
Nhƣợc điểm:
- Khó thiết kế và khó sử dụng
- Khó có thể thay đổi trong CSDL. Mô hình này độc lập về dữ
liệu nhưng không thể tạo ra sự độc lập về cấu trúc.
- Khó trong việc lập trình
- Môi trường truy cập dữ liệu theo một dòng thống nhất
Mô hình cơ sở dữ liệu mạng
Đơn
Sản phẩm Chi trả
đặt hàng
Chuỗi đơn
đặt hàng
Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ
Ƣu điểm
- Tăng tính linh hoạt
Nhƣợc điểm
- Yêu cầu hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo
- Yêu cầu hệ thống máy tính mạnh, CSDL hoạt
động chậm hơn so với các dạng CSDL khác.
MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG CÓ QUAN HỆ
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin
Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông
tin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữ
liệu, hoặc dựa trên các báo cáo chi tiết,
hoặc dựa trên các số liệu thống kê phức
tạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụng
phương pháp nào thì việc tạo quyết định
vẫn chính là dựa trên một vài dạng chuyển
đổi dữ liệu.
Chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu
Nghiên cứu ban đầu về cơ sở dữ liệu
Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu
Thực hiện
Kiểm tra và đánh giá
Vận hành cơ sở dữ liệu
Duy trì và phát triển cơ sở dữ liệu
Các yêu cầu đối với các nhà quản trị CSDL
Hoạt động kiểm soát Vay ngân hàng Phát hành trái phiếu Phát hành cổ phiếu
Ủy quyền thực hiện nhiệm vụ Phân cấp thực hiện theo giá trị Ban giám đốc công ty Ban giám đốc công ty thực
và thời hạn vay hiện
Bảo quản tài sản và sổ sách Đơn vị được ủy thác độc lập Đại lý chuyển nhượng giữ các
giữ chứng nhận trái phiếu chứng nhận cổ phiếu
Phân chia trách nhiệm Phân chia giữa người vay Sử dụng người ủy thác độc lập Phân chia giữa bộ phận độc lập
ngân hàng và người ghi chép, giữ sổ và đại lý chuyển
giữ sổ nhượng cổ phiếu. Phân chia
giữa chức năng bảo quản
chứng nhận cổ phiếu chưa phát
hành, chức năng ký các chứng
nhận, và chức năng giữ sổ cổ
đông. Phân chia giữa chức
năng ký check thanh toán cổ
tức và giữ sổ cổ đông.
Chứng từ và sổ sách Việc ủy quyền phải được thực Ban giám đốc công ty chấp Ban giám đốc công ty chấp
hiện bằng giấy tờ. thuận việc trả lãi. Các chứng thuận việc trả cổ tức.
chỉ trái phiếu phải được đánh
Phải có sự chấp thuận của cấp Các chứng chỉ cổ phiếu phải
số trước
cao hơn với các khoản vay lớn được đánh số trước
hoặc dài hạn
Hệ thống tài sản cố định (TSCĐ)
Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn tại trong thời gian nhất định
Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc được bằng mắt Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên máy
Các sai sót dễ phát hiện trong quá trình Các sai sót khó phát hiện trong quá trình
Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao
Trách nhiệm cáo cho kế toán viên Có thể làm giảm trách nhiệm của kế toán viên
Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin quản trị Ngược lại
2 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
Các dạng kiểm soát bao gồm: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm
soát phát hiện và kiểm soát sửa sai.
Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Sai
sót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức.
Sai sót đa phần là không cố ý.
Có hai dạng gian lận thường thấy:
Gian lận quản lý: Người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành
chỉ đạo sai lệch thông tin tài chính như báo cáo doanh thu
hoặc báo cáo lợi nhuận cao hơn thực tế nhằm hưởng thêm
tiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếu
mà họ đang nắm giữ.
Tham ô – biển thủ: Tài sản của doanh nghiệp bị lấy một cách
bất hợp pháp vì mục đích cá nhân. Tham ô, biển thủ thường
sẽ che đậy bằng cách làm sai lệch các số liệu kế toán.
Kiểm soát phát hiện là kiểm soát tìm ra các sai sót và
gian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đối
chiếu các sổ chi tiết và sổ cái giữa bộ phận kế toán chi
tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các số chi
tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu các sổ
chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho; các hoạt
động kiểm kê…là các ví dụ về kiểm soát phát hiện.
Kiểm soát sửa sai là kiểm soát các sai sót và gian lận
đã phát hiện nhằm sữa chữa, giới hạn các ảnh hưởng
sai lệch của các sai sót và gian lận này đối với mức độ
chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.
Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung
Mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán
Mục đích
Xác định bản chất thực sự của vấn đề đang biểu hiện nhờ đó nhà
lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề
thay vì xử lý các hiện tượng.
Phân tích hệ thống thông tin kế toán nhằm xác định mục tiêu của hệ
thống xử lý cần đạt được là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu
cầu nào. Mục tiêu của hệ thống con có thoả mãn mục tiêu chung của
hệ thống thông tin kế toán hay không.
Xác định các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán
cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tích hệ thống
ở các doanh nghiệp.
Sự cần thiết của phân tích hệ thống
thông tin kế toán
Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống
thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không
đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi
thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác,
không kịp thời và không đáng tin cậy.
Các yêu cầu mới từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp
đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ
biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh
doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng.
Nhiệm vụ
Thu nhập đầy đủ các yêu cầu của thông tin đầu ra
mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các
yêu cầu từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý bên
dưới. Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống. Yêu
cầu của thông tin đầu ra cần thu nhập bao gồm nội
dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình
bày và công bố thông tin, đối tượng nhận thông tin,
yêu cầu về kiểm soát thông tin…
Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống
thông tin
Phương pháp tiếp cận hệ thống
Đi từ phân tích chức năng đến mô hình hoá
Phân tích hệ thống có cấu trúc
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ
của môi trường vi mô
Môi trường vi mô
Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…
Các Phòng
chức năng Các trường
Trung tâm Đại học
Thông tin
Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và
kỹ thuật để mô tả hệ thống.
Một số các mô hình được sử dụng:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion
Diagrams – BFD)
- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)
c/ Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất
hiệu quả và thông dụng.
Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa
người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn
(Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào
đó.
Sơ đồ ngữ cảnh
(Process 0)
Mức 0
DFD-0
(process 1.0, 2.0, …)
Mức 1
DFD-1.0 DFD-2.0
(process 1.1, 1.2, 1.3,…) (process 2.1, 2.2, …)
Xử lý i ở level n
A X X
Level n Level n
A, B
A
A Level X
Level X
n+1 n+1
B
B
a) Balancing (cân bằng) b) Splitting (chia nhỏ)
Đơn đã duyệt
1.4 Hóa đơn 1.3
Ghi sổ nợ tiền vay Trả lời
Thông tin Nội dung Tiền vay
tiền vay trả lời
D1 Sổ nợ Khách hàng
- Mục tiêu
Việc khai thác và sử dụng một hệ thống mới là
mục tiêu đương nhiên của kế toán viên, cũng
như những người sử dụng gián tiếp khác.
Thế nhưng cũng như các hệ thống khác, hệ
thống thông tin kế toán mới cũng sẽ trở nên
kém hiệu quả tỉ lệ thuận với thời gian sử dụng
hệ thống. Vì vậy, vận hành hệ thống cũng
nhắm đến mục tiêu duy trì hoạt động hiệu quả
của hệ thống.
Kiểm soát
Kiểm soát thực hiện thủ tục và các thay đổi hệ thống.
Kiểm soát thực hiện thủ tục bao gồm kiểm soát tuân
thủ các thủ tục vận hành hệ thống, thực hiện các thao
tác nghiệp vụ theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ. Ngoài
ra kiểm soát còn bao gồm các thủ tục nhằm bảo vệ, bảo
mật và bảo dưỡng hệ thống. Kiểm soát bảo vệ được
thực hiện nhằm ngăn chặn các rủi ro liên quan đến việc
hệ thống bị phá huỷ, bị đánh cắp.
Câu hỏi ôn tập chƣơng 6
1. Trình bày các bước tạo lập phần mềm?
2. Trình bày các phương pháp chuyển đổi hệ thống? ưu
nhược điểm của từng phương pháp?
3. Trình bày mục tiêu và kiểm soát vận hành hệ thống?