Trường Đ Ọ H c Bách Khoa Tp.HCM
Hệ Đào T o Từ Xa
Khoa Khoa H c và Kỹ Thuật Máy Tính
TIN H C QU N LÝ
Chương 1
Tổng quan về
hệ thống thông tin quản lý
Trần Quang
quangt@cse.hcmut.edu.vn
NộỌ dung
Tìm hiểu một số khái niệm: hệ thống là gì? hệ thống thông
tin là gì?
Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin
Tổ ch c quản lý trong công ty
Các loại hệ thống thông tin
Kinh nghiệm về sự thành công và thất bại khi xây dựng hệ
thống thông tin
Phân tích viên hệ thống
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
2
Một số kháỌ nỌệm
Dữ liệu (Data)
Thông tin (Information)
Thông tin (Information): là dữ liệu đã được xử lý, đặt
trong ngữ cảnh phù hợp, có ích cho người sử dụng
Một số đặc trưng c a thông tin:
Tính chính xác: yêu cầu thông tin không bị lỗi, phản
ánh chính xác rõ ràng
Tính đầy đ : không được bỏ sót các tình huống
Tính kịp thời: đòi hỏi thông tin phải đến kịp thời ngay
lúc người sử dụng cần và không bị lạc hậu
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
3
Một số kháỌ nỌệm
Hệ thống (System): là tập hợp các phần tử (components)
tác động lẫn nhau, phối hợp hoạt động (work together) để
đạt được các mục tiêu (objectives) xác định
Boundary
Environment
Feedback
Input
Sub system 1
Sub system 2
Output
Sub system 3
Sơ đồ tổng quát hệ thống
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
4
Một số kháỌ nỌệm
Hệ thống thông tin (Information System - IS):
Là tập hợp các thiết bị phần c ng, phần mềm, hệ thống truyền
thông, được tổ ch c lại để xử lý dữ liệu và phân bố thông tin phục
vụ cho các mục tiêu c a một đơn vị
Đặc trưng c a việc kinh doanh trong thời đại hiện nay:
Áp lực về cạnh tranh toàn cầu
Áp lực về việc nâng cao chất lượng
Thông tin ngày nay đã được xem như một trong các nguồn
lực (resource) c a công ty giống như tài chánh, nhân sự,
vật tư, …
phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ như quản
lý tài chánh, quản lý nhân sự, quản lý vật tư, …
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
5
Các thành phần của một HTTT
Các thành phần cấu thành một HTTT:
Phần c ng (Hardware)
Phần mềm (Software)
Dữ liệu (Data)
Th tục xử lý (Procedures)
Con người (People)
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
6
Các thành phần của một HTTT
Phần c ng (hardware):
Là lớp vật lý c a HTTT, bao gồm: máy tính, các thiết bị truyền
thông, các thiết bị I/O, …
Phần mềm (software):
Phần mềm hệ thống (system software): dùng để điều khiển phần
c ng và các phần mềm khác, như: hệ điều hành, trình điều khiển
thiết bị, …
Phần mềm ng dụng (application software): là các chương trình
nhằm phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ
ng dụng do công ty tự thực hiện (in-house application)
Gói sản phẩm phần mềm (software package) được mua từ các
nhà cung cấp
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
7
Các thành phần của một HTTT
Dữ liệu (data):
Được lưu trữ trong các tập tin và CSDL
Là thành phần rất quan trọng c a mọi hệ thống
Cần phải tổ ch c một cách thật khoa học
Th tục xử lý (procedures):
Thuật ngữ khác: quá trình xử lý (processes)
Là các công việc mà người sử dụng, người quản lý và các nhân
viên phải thực hiện
Các quy trình nghiệp vụ (business process) cần phải được mô hình
hóa một cách rõ ràng
Trước khi tiến hành tin học hóa, người ta thường phải chuẩn hóa
các quy trình nghiệp vụ
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
8
Các thành phần của một HTTT
Con người (people):
Đây là thành phần quyết định sự thành công hay thất bại c a mọi
hệ thống
End user: là người sử dụng sử dụng hệ thống, có thể nhập thông tin
vào hệ thống, và (hoặc) sử dụng thông tin từ hệ thống đưa ra
Internal user: là những người trong nội bộ hệ thống như: các nhà
quản lý, nhân viên nghiệp vụ, …
External user: là những người sử dụng bên ngoài như khách hàng,
nhà cung cấp, …
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
9
Tổ chức qu n lý trong công ty
QL chiến lược
(strategical)
Quản trị viên cấp cao
QL chiến thuật
(tactical)
Quản trị viên cấp trung
QL tác nghiệp
(Operational)
Quản trị viên cấp thấp
Thực hiện nghiệp vụ
Nhân viên thừa hành
Mô hình tổ chức quản lý trong công ty
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
10
Các lo Ọ quyết định
Ra quyết định là hành động nhằm thay đổi trạng thái hiện
tại để đạt tới một trạng thái mong muốn
Phân loại quyết định dựa vào 2 yếu tố:
Tiêu chuẩn ra quyết định
Dữ liệu cần thu thập và quy trình xử lý
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
11
Các lo Ọ quyết định
Quyết định có cấu trúc:
Khi cả 2 yếu tố trên đều rõ ràng
Ví dụ: việc xử lý đơn đặt hàng quy định rõ là dựa vào trị
giá đơn đặt hàng và hạn m c tín dụng c a khách để
chấp nhận hay không đơn đặt hàng c a khách
Loại quyết định này có thể lập trình trên máy tính để hỗ
trợ ở m c tự động hóa cao
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
12
Các lo Ọ quyết định
Quyết định phi cấu trúc:
Khi cả 2 yếu tố đều không rõ ràng
Ví dụ: quyết định bỏ phiếu bình chọn bàn thắng đẹp nhất.
Rất nhiều quyết định phi cấu trúc được quyết định dựa
vào cảm tính và kinh nghiệm ng xử c a người ra quyết
định, cũng như tác động c a môi trường xung quanh
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
13
Các lo Ọ quyết định
Quyết định bán cấu trúc:
Khi 1 trong 2 yếu tố là không rõ ràng, như dữ liệu không
thể lượng hóa được, hoặc không có th tục chặt chẽ,
hoặc các tiêu chuẩn ra quyết định không đầy đ .
Ví dụ: quyết định tung sản phẩm mới ra thị trường là
quyết định bán cấu trúc, vì để ra quyết định này giám
đốc phải căn c vào lợi nhuận ước tính, đồng thời cũng
phải xem xét đến m c độ r i ro, số liệu về dự báo nhu
cầu thị trường.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
14
Qu n trị vỌên cấp cao
Nhà quản lý ở cấp này vạch ra các kế hoạch dài hạn, mang
tính chiến lược (strategic), các kế hoạch này ảnh hưởng
đến sự tồn tại và phát triển c a công ty. Họ thường quan
tâm đến tổng thể c a công ty.
Ví dụ: Xác định thị trường để thâm nhập, cấu trúc vốn thế
nào? (bao nhiêu vốn vay, vốn cổ phần, …).
Các quyết định c a cấp này thường là phi cấu trúc hoặc
bán cấu trúc. Đa số thông tin được thu thập từ bên ngoài
vượt khỏi tầm kiểm soát c a công ty; và thường là các
thông tin dự báo cho tương lai, như dự báo thị trường, dự
báo về sự đổi mới công nghệ.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
15
Qu n trị vỌên cấp trung
Nhà quản lý ở cấp này vạch ra các kế hoạch trung hạn
(thường vài tháng đến một năm), mang tính chiến thuật
(Tactical), nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã
hoạch định.
Ví dụ: phân phối nguồn tài nguyên trong công ty.
Các quyết định c a cấp này thường là bán cấu trúc hoặc có
cấu trúc. Các thông tin thường thu thập từ bên trong hệ
thống và đôi khi cần một ít thông tin ngoài. Do thu thập từ
bên trong hệ thống và tương lai gần, nên các thông tin chắc
chắn và cụ thể hơn.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
16
Qu n trị vỌên cấp thấp
Liên quan đến các hoạt động hàng ngày c a công ty. Các
quyết định mang tính tác nghiệp (Operational) nhằm đảm
bảo sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên hiện có để hoàn
thành các mục tiêu đã đặt ra.
Ví dụ: kiểm soát tồn kho, tín dụng, thuê xe, …
Thông tin hầu như có nguồn gốc từ bên trong công ty. Đặc
điểm thông tin ở cấp này là chi tiết và chắc chắn.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
17
Nhân vỌên tác nghỌệp, thừa hành
Thực hiện các công việc được giao, như tiếp nhận và nhập
số liệu vào hệ thống.
Họ thường chỉ yêu cầu HTTT phải vận hành dễ dàng,
nhanh chóng và thật chính xác.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
18
Phân lo Ọ hệ thống thông tỌn
ESS
GDSS
ES - DSS
MIS - KWS - OAS
TPS
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
19
Phân lo Ọ HTTT: TPS
1. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
Transaction Processing System – TPS
Là hệ thống được xây dựng để xử lý các giao dịch, các
công việc hàng ngày
Thường khối lượng dữ liệu xử lý lớn
Tuân theo quy trình nghiệp vụ với độ chính xác và an
toàn cao
Các hệ thống này thường yêu cầu m c độ chi tiết cao
và dễ vận hành
VD: Hệ thống bán hàng ở các siêu thị, …
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
20
Phân lo Ọ HTTT: OAS - KWS
2. Hệ thống tự động hóa công việc văn phòng (OAS) và hệ
thống tri th c (KWS)
OAS (Office Automatic System): hỗ trợ cho việc tự động
hóa các công việc văn phòng như: thư tín điện tử, lập
lịch biểu, nhắc việc, quản lý thông tin cá nhân, …
KWS (Knowledge Work System): giúp tạo ra và phát
triển những thông tin, kiến th c mới. Hệ thống quản lý tri
th c và know-how về kinh doanh, tổ ch c lại các kiến
th c này, giúp các nhân viên có thể chia sẻ kiến th c
bất c nơi nào và khi nào. VD: hệ trợ giúp đào tạo công
nhân, …
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
21
Phân lo Ọ HTTT: MIS
3. Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
Management Information System – MIS
Cung cấp những công cụ hỗ trợ cho nhà quản lý lấy
được các thông tin, phục vụ cho nhu cầu ra quyết định
hàng ngày c a họ.
Các thông tin cung cấp cho nhà quản lý có thể thực
hiện: (1) theo định kỳ, (2) bất c lúc nào khi có yêu cầu
hoặc tình huống đặc biệt
Hệ thống này không tồn tại độc lập mà thường bao hàm
cả hệ thống TPS, nó phân tích các dữ liệu từ hệ thống
TPS đưa lên
VD: Hệ thống quản lý khách sạn, quản lý kho, …
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
22
Phân lo Ọ HTTT: DSS - ES
4. Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System–DSS)
Sử dụng các mô hình ra quyết định và cơ sở dữ liệu
chuyên môn hóa để đưa ra các phương án khác nhau,
các mô hình phân tích, mô phỏng cho nhà quản lý.
Nguồn dữ liệu lấy từ TPS và các nguồn dữ liệu khác bên
ngoài công ty. Câu hỏi thường ở dạng WHAT – IF và
nhận được câu trả lời kiểu tương tác (khác với câu trả
lới dạng quy định trước trong hệ MIS)
Quyết định cuối cùng vẫn là con người
VD: Hệ thống dự báo kinh tế, chẩn đoán bệnh từ xa, …
5. Hệ chuyên gia (Expert System - ES) và trí tuệ nhân tạo
(Artificial Intelligence - AI)
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
23
Phân lo Ọ HTTT: GDSS - EIS
6. Hệ hỗ trợ ra quyết định nhóm (Group Decision Support
System – GDSS)
Cho phép một nhóm các nhà quản lý có thể phối hợp
với nhau, cùng nhau làm việc để xây dựng các quyết
định mang tính chiến lược.
7. Hệ trợ giúp điều hành (Executive Support System–ESS)
Còn gọi là EIS - executive information system
Mục đích nhằm cung cấp cho giám đốc khả năng truy
cập dễ dàng và t c thời thông tin có chọn lọc (tình trạng
hiện thời và xu hướng), có tính quyết định đến việc hoàn
thành mục tiêu chiến lược c a công ty.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
24
Vấn đề tích hợp hệ thống
Các HTTT trong đơn vị phải được phối hợp hoạt động với
nhau
Lý tưởng là hệ thống được xây dựng theo cách tiếp cận
top-down cần có CIO hoạch định chiến lược xây dựng
HTTT ngay từ đầu
Một số HTTT được xây dựng theo tiếp cận bottom-up
tạo thành các ốc đảo thông tin nhiều công nghệ mới
đang được giới thiệu để giải quyết tình trạng khá phổ biến
này
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
25
Sự thành công của hệ thống
Mục tiêu chính phải đạt được là hệ thống sau khi xây dựng
phải mang lại các lợi ích cho nơi sử dụng nó.
Sự thành công c a hệ thống phụ thuộc vào việc:
HT có thỏa mãn các yêu cầu c a người dùng
Sự nỗ lực c a những nhà chuyên môn có kinh nghiệm
Phân tích viên hệ thống
Lập trình viên
Người quản lý dự án
…
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
26
Nguyên nhân thất b Ọ thường gặp của hệ thống
Trên thực tế, số lượng dự án xây dựng hệ thống thông tin
rất nhiều, nhưng tỉ lệ thất bại (ch yếu là lãnh vực phần
mềm) thường rất cao
Qua khảo sát, người ta thấy được một số nguyên nhân
chính gây ra thất bại:
Hiểu không đúng yêu cầu c a người dùng
Không thể thích
ng khi yêu cầu thay đổi
Khó bảo trì, nâng cấp, mở rộng
Phát hiện trễ các lỗi
Các thành viên không phối hợp tốt
…
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
27
Một số vấn đề cần quan tâm
Để tránh các thất bại nêu trên, khi phát triển hệ thống cần
chú ý một số vấn đề sau:
Phát triển hệ thống theo một quy trình đã được chọn lựa
thích hợp (VD: RUP, …)
Quản lý tốt các yêu cầu c a người dùng
Mô hình hóa hệ thống đầy đ , rõ ràng ngoài việc đảm
bảo xây dựng hệ thống hiện tại, còn giúp dễ nâng cấp
mở rộng sau này
Thiết lập hệ thống kiểm định chất lượng
…
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
28
Phân tích vỌên hệ thống
Phân tích viên hệ thống (System analyst) là người chịu
trách nhiệm chính trong việc phân tích các nghiệp vụ, nhận
ra các cơ hội để cải tiến, thiết kế và cài đặt hệ thống thông
tin (HTTT) đạt được mục tiêu trên.
Để xây dựng hệ thống thành công, PTV cần hiểu rõ
phương pháp luận, nắm vững kỹ thuật và thực hiện một
cách sáng tạo các bước trong quy trình phát triển hệ thống.
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
29
Vị trí của phân tích vỌên
có yêu cầu
biết lập trình
người
dùng
khoảng trống
giao tiếp
lập trình
viên
Có yêu cầu
phân tích và thiết kế
biết lập trình
người
dùng
yêu cầu
tư vấn
phân tích
viên
thiết kế
phản hồi
lập trình
viên
Vị trí của PTV
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
30
Nhóm phân tích dự án
Các vai trò trong nhóm phân tích dự án
Quản lý dự án (Project manager)
Phân tích viên nghiệp vụ (Business analyst)
Phân tích viên hệ thống (System analyst)
Phân tích viên về cơ sở hạ tầng (Infrastructure analyst)
Phân tích viên quản lý các thay đổi hệ thống (Change
management analyst)
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
31
Tóm tắt
Tìm hiểu một số khái niệm về hệ thống
Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin
Tổ ch c quản lý trong công ty
Các loại hệ thống thông tin
Kinh nghiệm về sự thành công và thất bại khi xây dựng hệ
thống thông tin
Vai trò, vị trí c a phân tích viên hệ thống
Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính
© 2012
2011
Tin học Quản lý
Tin
lý
Chương
Chương 1:
0: Tổng
Giới thiệu
quan Môn
về HTTT
học
32