CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI ………….. 0…………. SINH VIÊN: TRẦN THN THÚY NGÂN LỚP: LTDH7_TM1 – KHÓA: 7 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: QUY TRÌNH SOẠN THẢO, LẬP BỘ CHỨNG TỪ VÀ KIỂM TRA CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TỶ HÙNG – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN :Th.S MAI XUÂN ĐÀO Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 05 năm 2013 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào LỜI CẢM ƠN Với nền tảng lý thuyết đã được trao dồi trên giảng đường Đại học. Sau 12 tuần thực tập tại công ty TNHH Tỷ Hùng, được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong công ty và sự hướng dẫn của giáo viên. Tôi thấy mình đã hiểu biết thêm rất nhiều kiến thức về nghiệp vụ quy trình soạn thảo, lập bộ chứng và kiểm tra chứng từ tại công ty, được làm quen với môi trường làm việc đầy năng động, và học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu. Nhân đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban Giám hiệu, các thầy cô trường Đại học Tài chính – Marketing Giảng viên hướng dẫn: Th.S Mai Xuân Đào Ban Giám đốc công ty TNHH Tỷ Hùng Đặc biệt tôi xin cảm ơn: Ông Dương Phương Thảo – Phó Tổng Giám đốc công ty Chị Thiệu Bội Hoà – Trưởng phòng Xuất nhập khNu Cùng toàn thể các anh chị phòng chứng từ xuất nhập khNu, giao nhận và kế toán đã tạo điều kiện, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập để tôi hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp này. Cuối cùng tôi xin kính chúc cho công ty TNHH Tỷ Hùng ngày càng phát triển, và thành công hơn nữa trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất khNu của mình, kính chúc toàn thể các nhân viên trong công ty dồi dào sức khoẻ và đạt được nhiều thành công trong cuộc sống cũng như trong sự nghiệp. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 2 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Tp. HCM, ngày SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 tháng năm 2013 Trang 3 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 4 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH TRONG BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Danh mục hình ảnh 1 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty.................................................... Trang 21 2 Hình 2.2 Mẫu hóa đơn thương mại ........................................................... Trang 38 3 Hình 2.3 Mẫu phiếu đóng gói ................................................................... Trang 41 4 Hình 2.4 Mẫu thông báo đòi tiền ( Credit Note) ....................................... Trang 44 5 Hình 2.5 Mẫu vận đơn đường biển ........................................................... Trang 45 6 Hình 2.6 Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ được làm từ công ty ................... Trang 48 7 Hình 2.7 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A ............................................... Trang 50 8 Hình 2.8 Mẫu EC ..................................................................................... Trang 51 9 Hình 2.9 Cách đăng nhập vào VCCI - giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B.... Trang 54 10 Hình 2.10 Cách ghi thông tin dữ liệu cho giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B trong VCCI ........................................................................................................ Trang 55 11 Hình 2.11 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B ............................................... Trang 57 12 Hình 2.12 Mặt sau của giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B được được dán tem thị thực tại Hà Nội.......................................................................................... Trang 58 13 Hình 2.13 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D .............................................. Trang 62 14 Hình 2.14 Thông tin chi tiết về dữ liệu truyền qua hệ thống Ecus của giấy chứng nhận xuất xứ các mẫu ưu đãi .......................................................... Trang 63 15 Hình 2.15 Thông tin chi tiết Verification order do khách hàng cung cấp ... Trang 64 16 Hình 2.16 Cách điền vào RFI của SGS...................................................... Trang 67 17 Hình 2.17 Xác nhận thông tin của SGS ..................................................... Trang 68 18 Hình 2.18 Báo cáo kiểm tra hàng hóa của SGS ......................................... Trang 70 Danh mục bảng biểu 19 Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Tỷ Hùng ............ Trang 24 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 5 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào 20 Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 5 gần đây của công ty TNHH Tỷ Hùng ........................................................................... Trang 25 21 Bảng 2.3 Bảng so sánh các chỉ tiêu qua các năm 2008- 2012 ................... Trang 26 22 Bảng 2.4 Kim ngạch xuất khNu của công ty giai đoạn 2008- 2012............ Trang 27 23 Bảng 2.5 Phân loại giày xuất khNu từ năm 2008- 2012 ............................. Trang 28 24 Bảng 2.6 Cơ cấu đơn hàng giày qua các năm ........................................... Trang 31 25 Bảng 2.7 Kim ngạch xuất khNu theo thị trường ........................................ Trang 34 Danh mục biểu đồ 26 Biểu đồ 2.1 Tăng trưởng sản lượng xuất khNu theo nhóm sản phNm giai đoạn từ năm 2008 - 2012 ...................................................................................... Trang 30 27 Biểu đồ 2.1 Tình hình xuất khNu theo thị trường của công ty TNHH Tỷ Hùng giai đoạn từ năm 2008- 2012 ..................................................................... Trang 35 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 6 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào MỤC LỤC Chương 1: Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập kh)u tại công ty 1.1 Một số khái niệm ....................................................................................... Trang 1 1.1.1 Phương thức thanh toán quốc tế ............................................................. Trang 1 1.1.2 Chứng từ và phân loại chứng từ ............................................................. Trang 1 1.2 Vai trò của chứng từ trong thanh toán xuất nhập khNu ................................ Trang 3 1.2.1 Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khNuTrang 3 1.2.2 Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàngTrang 4 1.2.3 Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ ................................................................................. Trang 5 1.3 Cơ sở pháp lý của việc kiểm tra bộ chứng từ .............................................. Trang 5 1.4 Các chứng từ trong thanh toán xuất nhập khNu ........................................... Trang 7 1.4.1 Chứng từ tài chính.................................................................................... Trang 7 a) Hối phiếu thương mại .................................................................. Trang 7 b) Kỳ phiếu ...................................................................................... Trang 8 c) Séc ............................................................................................... Trang 8 1.4.2 Chứng từ hàng hóa ................................................................................... Trang 9 a) Hóa đơn thương mại .................................................................... Trang 9 b) Phiếu đóng gói ............................................................................. Trang 9 c) Chứng từ bảo hiểm....................................................................... Trang 9 d) Giấy chứng nhận xuất xứ ............................................................. Trang 9 e) Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng ....................................... Trang 10 f) Giấy chứng nhận vệ sinh ............................................................ Trang 10 g) Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật .......................................... Trang 10 h) Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật ......................................... Trang 10 1.4.3 Chứng từ vận tải ................................................................................... Trang 10 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 7 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào a) Vận đơn đường biển................................................................... Trang 10 b) Vận đơn đường hàng không ....................................................... Trang 13 c) Vận đơn vận tải đa phương thức ................................................ Trang 14 1.5 Cách lập và kiểm tra chứng từ .................................................................. Trang 14 Chương 2: Thực trạng về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh)u tại công ty TNHH Tỷ Hùng 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty TNHH Tỷ Hùng ........................................... Trang 18 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ......................................... Trang 18 2.1.2 Chức năng – nhiệm vụ .......................................................................... Trang 20 2.1.3 Mục tiêu hoạt động ............................................................................... Trang 20 2.1.4 Bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp ............................................ Trang 21 2.1.5 Tình hình nhân sự ................................................................................. Trang 23 2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ......................................... Trang 25 2.1.6.1 Kết quả kinh doanh: ..................................................................... Trang 25 2.1.6.2 Hoạt động xuất khNu ..................................................................... Trang 27 a) Kim ngạch xuất khNu ................................................................... Trang 27 b) Mặt hàng xuất khNu ..................................................................... Trang 28 c) Thị trường xuất khNu ................................................................... Trang 34 2.2 Thực trạng về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng .................................... Trang 36 2.2.1 Các phương thức thanh toán của công ty ............................................... Trang 36 2.2.2 Quy trình soạn thảo và lập bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng .................................................................................... Trang 37 a) Hóa đơn thương mại ................................................................... Trang 37 b) Phiếu đóng gói ............................................................................ Trang 39 c) Vận đơn đường biển ................................................................... Trang 43 d) Giấy chứng nhận xuất xứ ............................................................ Trang 47 2.3 Nhân tố ảnh hưởng đến quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng ....................... Trang 72 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 8 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào 2.3.1 Nhân tố trong công ty............................................................................. Trang 72 2.3.1.1 Trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên .......................................... Trang 72 2.3.1.2 Máy móc thiết bị phục vụ công tác tạo lập chứng từ ...................... Trang 72 2.3.1.3 Uy tín của công ty .......................................................................... Trang 73 2.3.2 Nhân tố ngoài công ty ............................................................................ Trang 73 2.3.2.1 Chính sách pháp luật của Nhà nước .............................................. Trang 73 2.3.21.2 Tính chất cạnh tranh của môi trường ............................................ Trang 74 2.3.2.3 Yếu tố kỹ thuật – công nghệ .......................................................... Trang 74 2.4 Đánh giá chung về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng .......................................................................... Trang 74 2.4.1 Mặt tích cực .......................................................................................... Trang 74 2.4.2 Mặt tiêu cực .......................................................................................... Trang 75 Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh)u tại công ty TNHH Tỷ Hùng 3.1 Cơ sở đề xuất, giải pháp ............................................................................ Trang 76 3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng ............. Trang 76 3.2.1 Một số sai sót trong công tác tạo lập chứng từ ....................................... Trang 76 3.2.2 Một số giải pháp trong công tác tạo lập chứng từ ................................... Trang 77 3.3 Kiến nghị .................................................................................................. Trang 82 Kết luận .......................................................................................................... Trang 84 Tài liệu tham khảo ......................................................................................... Trang 85 Phụ lục chứng từ đính kèm ........................................................................... Trang 86 SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 9 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam một quốc gia đang trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa, thì thương mại quốc tế giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển đất nước, tạo điều kiện thuận lợi để đNy nhanh quá trình hiện đại hóa công nghiệp hóa đất nước được thành công. Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Xu hướng này ngày càng hình thành rõ rệt mà nét nổi bật là nền kinh tế thị trường đang dần trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước. Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa kinh tế đã từng bước hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đNy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất khNu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo… xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khNu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng- người trung gian giữa người mua và người bán. Để được hiểu rõ hơn về quá trình soạn thảo, thành lập bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu nên em đã chọn để tài: “Quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại doanh nghiệp XNK – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện ” làm chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình. Mục đích nghiên cứu: Hiểu rõ về quy trình soạn thảo và lập bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng, từ đó đưa ra một số gợi ý về giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán này. Đối tượng, phạm vi nghiêm cứu: - Đối tượng nghiên cứu: tập trung chủ yếu việc lập bộ chứng từ phù hợp cho việc thanh toán hàng xuất khNu tại của công ty TNHH Tỷ Hùng. - Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Tỷ Hùng từ năm 2008 đến nay. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 10 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Phương pháp nghiên cứu: - Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp từ cấp lãnh đạo, phụ trách bộ phận, nhân viên của đơn vị, doanh nghiệp. - Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp hoặc sử dụng hình thức quan sát, khảo sát, phỏng vấn bằng bảng câu hỏi các đối tượng có liên quan đến đề tài. - Thu thập thông tin qua các tài liệu, sổ sách, báo cáo, ấn phNm của đơn vị, doanh nghiệp. - Thu thập thông tin qua mạng internet; báo – tạp chí; các tài liệu, ấn phNm của các cơ quan chính phủ, cơ quan nghiên cứu , các hiệp hội, các Viện nghiên cứu..... Kết cấu chuyên đề gồm 03 phần: - Chương 1: Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khNu tại công ty - Chương 2: Thực trạng về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng - Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty TNHH Tỷ Hùng Do hạn chế về khả năng bản thân và thời gian nghiên cứu nên chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo góp ý và giúp đỡ của Qúy thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 11 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY 1.5 Một số khái niệm 1.5.1 Phương thức thanh toán quốc tế Trong ngoại thương, việc thanh toán giữa các nhà xuất khNu và các nhà nhập khNu giữa hai quốc gia khác nhau phải được tiến hành thông qua ngân hàng bằng những phương thức thanh toán nhất định. Một khoản chi phí chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nước được diễn ra thông qua một quy định xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, được gọi là phương thức thanh toán. Như vậy, phương thức thanh toán quốc tế là cách thức thực hiện chi trả một hợp đồng xuất khNu thông qua trung gian ngân hàng bằng cách trích tiền từ tài khoản của người nhập chuyển sang tài khoản của người xuất khNu căn cứ vào hợp đồng xuất khNu và chứng từ do hai bên cung cấp cho ngân hàng. Việc lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế tùy thuộc vào sự thương lượng giữa hai bên và phù hợp với tập quán cũng như luật lệ trong thanh toán và buôn bán quốc tế. Ngày nay, người ta thường sử dụng các phương thức thanh toán như phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu với hai hình thức là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ và phương thức tín dụng chứng từ. 1.5.2 Chứng từ và phân loại chứng từ - Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường... Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan. Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khNu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 12 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá. ⌦ Phân loại chứng từ: Chứng từ hàng hoá: có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng và các chứng từ khác. Chứng từ tài chính: gồm hối phiếu, kỳ phiếu, séc Chứng từ vận tải là chứng từ được thành lập bởi người có trách nhiệm sau khi người bán giao hàng cho người chuyên chở tại địa điểm giao hàng qui định. Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là: Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; giấy gửi hàng đường biển, v.v... Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt; Vận đơn đường không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay. Chứng từ vận tải đa phương thức. Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở. Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng gồm: - Đơn bảo hiểm (Insurance policy) - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate) - Hợp đồng bảo hiểm - Phiếu bảo hiểm SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 13 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Chứng từ kho hàng: là chứng từ do cơ sở kho hàng cung cấp cho người chủ hàng ( nếu hàng hóa phải lưu kho là của người chủ hàng trước khi hàng hóa được xuất khNu). Chứng từ hải quan: là các chứng từ theo quy định của pháp lệnh hải quan, liên quan đến đối tượng phải làm thủ tục hải quan. Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước quy định một số thủ tục hành chính – kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh xuất nhập khNu phải thực hiện khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng hóa ra vào nước ta qua biên giới quốc. Thực hiện thủ tục của chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập và xuất trình cho hải quan, khi giao hàng hoặc nhận hàng xuất khNu ( hoặc nhập khNu ). 1.6 Vai trò của chứng từ trong thanh toán xuất nhập kh)u 1.6.1 khNu Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập Trong giao dịch thương mại quốc tế, việc thực hiện hợp đồng, và việc thanh toán được tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, cơ sở tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khNu. Chứng từ có thể xác nhận người bán đã giao hàng, đủ hàng hay chưa và giao có đúng thời hạn hay không. Còn người mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận hàng và tiến hành thanh toán. Trong trường hợp có sự xuất hiện của ngân hàng – với tư cách là người trung gian giữa người xuất khNu và người nhập khNu – thì quan hệ giữa các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ ngân hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người xuất khNu để tiến hành việc trả tiền cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền chưa. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau: - Tùy từng phương thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác nhau. Trong một số trường hợp chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hóa. Điều quan trọng là các chứng từ hợp lệ phải được lập đúng chỗ, đúng lúc và để đNy nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải được điền đầy đủ một cách hợp lệ. Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu xuất trình chứng từ, số lượng, số loại, cách thức lập chứng từ SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 14 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào cũng như việc quy định thanh toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ như L/C, A/P… - Tùy từng điều kiện giao hàng mà phương thức thanh toán cũng cần phải xác định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, CIF, CFR… ví dụ, đối với điều kiện DAF ( giao hàng tại biên giới ) ta vẫn có thể sử dụng phương thức thanh toán kèm chứng từ ( như phương thức thanh toán sử dụng chứng từ ). 1.6.2 Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng Thông thường thì người mua , hoặc người bán ( hoặc người sản xuất ) luôn cần tài chính để thực hiện một thương vụ. Thí dụ, một người nhập khNu ( người mua ) chỉ muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán một số hàng. Mặt khác, người xuất khNu ( người bán ) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục vụ cho sản xuất hàng hóa mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hóa. Thay vì hàng hóa, người ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng. Bộ chứng từ có thể được mua đi hay bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa. Trong trường hợp hàng hóa vẫn còn trên đường vận chuyển nhưng người mua lại tìm ngay một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ chứng từ cho người thứ ba đó. Khi đó, người mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ chứng từ để nhận hàng, và vấn đề thanh toán sẽ được tiến hành giữa người bán và người thứ ba này. Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể dùng để cầm cố: người chủ bộ chứng từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu như người chủ hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức này, người cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu như sau: Bộ chứng từ cũng có thể được sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng. Trong trường hợp nhà nhập khNu phải thanh toán toàn bộ khi gửi hàng trong khi hàng lại chưa cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân hàng ứng trước một khoản tín dụng. Sau khi giải phóng hàng hóa và thu hồi vốn, nhà nhập khNu sẽ hoàn trả tiền cho ngân hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng đương đầu và các rủi ro mất vốn cho vay, vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trước. Các chứng từ về quyển sở hữu SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 15 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào hàng hóa như vận đơn đường biển, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường không, hóa đơn tiết kiệm phiếu nhận hàng, biên lai chấp nhận gửi hàng… hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể dùng làm vật thế chấp. Các chứng từ này phải được lập dưới dạng có thể chuyển nhượng được ( ký hậu để trắng hoặc ký hậu chuyển nhượng cho ngân hàng ). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển nhượng được ( ví dụ vận đơn đích danh ) thì nhà nhập khNu phải sử dụng hình thức thế chấp khác. 1.6.3 Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ: Ngày nay, thương mại điện tử ( TMĐT ) không chỉ được các quốc gia coi là một giải pháp hữu hiệu nhất cho việc toàn cầu hóa mà còn là một trong những cơ hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và toàn cầu lên một bước mới. Để tham gia TMĐT là việc thiết lập một cơ sở hạ tầng về thanh toán điện tử, đưa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt được như vậy, các phương thức thanh toán quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng hóa. Bộ chứng từ sẽ dần dần được chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang hình thức mã hóa điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền đề cho phương thức kinh doanh qua mạng thương mại điện tử phát triển. 1.7 Cơ sở pháp lý của việc tạo lập bộ chứng từ Trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, thu chi tiền hàng là quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của hai bên mua (nhập khNu) và bán (xuất khNu). Vì vậy, khi đàm phán về phương thức thanh toán, các bên đều nỗ lực thỏa thuận điều kiện thanh toán có lợi cho mình. Không đề cập đến đồng tiền thanh toán, công cụ thanh toán, hay các thủ tục và quy trình thanh toán, mà chỉ tập trung đến lợi ích khi tạo lập một bộ chứng từ cho việc thanh toán quốc tế. Trên cơ sở pháp lý, việc tạo lập bộ chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là văn bản tự chứng minh sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Nó chính là bằng chứng chủ yếu bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Nó là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán. Trên phương diện thông tin, bộ chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó, con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hóa thông tin cố định theo một hình thức hợp lý. Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp đồng thời cũng là phương tiện thông tin SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 16 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào về sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ, đồng thời cũng là căn cứ để cơ quan pháp lý giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại khi xảy ra trường hợp tranh chấp, cũng như là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước của đơn vị. Bản chất pháp lý của bộ chứng từ theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Thực chất trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, phương thức thanh toán thư tín dụng đã chuyển trách nhiệm thanh toán từ nhà nhập khNu sang ngân hàng bảo đảm nhà xuất khNu giao hàng và nhận tiền hàng an toàn, nhanh chóng, nhà nhập khNu nhận được hóa đơn vận chuyển hàng đúng hạn. Vì vậy, ở một mức độ nhất định, L/C là phương thức thanh toán cân bằng được lợi ích của cả hai bên xuất khNu và nhập khNu và giải quyết được mâu thuẫn không tín nhiệm nhau của cả hai bên. Vì vậy, phương thức này được sử dụng phổ biến trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đây là một phương thức thanh toán khá an toàn, tuy nhiên, trong quá trình áp dụng các bên cần lưu ý các đặc điểm pháp lý sau đây của thư tín dụng để tránh áp dụng sai, gây thiệt hại cho chính bản thân mình. - L/C là một khế ước độc lập với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (hợp đồng cơ sở) L/C được hình thành trên cơ sở hợp đồng cơ sở (hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ,…) nhưng khi được phát hành nó hoàn toàn độc lập với hợp đồng cơ sở. Ngân hàng mở thư tín dụng và các ngân hàng khác tham dự vào nghiệp vụ thư tín dụng chỉ làm theo quy định của thư tín dụng. - Thư tín dụng là một “kiểu mua bán chứng từ” Theo Điều 5 của UPC600 thì: “Các ngân hàng giao dịch trên cơ sở các chứng từ chứ không phải bằng hàng hóa, dịch vụ hoặc các thực hiện khác mà các chứng từ có liên quan”. Như vậy Ngân hàng có nghĩa vụ thanh toán cho nhà xuất khNu khi họ xuất trình được các chứng từ phù hợp với các điều kiện và điều khoản qui định trong L/C. Ngân hàng không được phép lấy lý do bên mua chưa nhận hàng để từ chối thanh toán nếu chứng từ mà bên bán xuất trình phù hợp với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 17 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào 1.8 Các chứng từ trong thanh toán xuất nhập kh)u 1.8.1 Chứng từ tài chính a) Hối phiếu thương mại ( Bill of exchange draff ): là mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện dưới dạng văn bản do một người ký phát ( gọi là người ký phát hối phiếu: drawer ) cho một người khác ( gọi là người thụ tạo: drawee ), yêu cầu người này ngay khi nhìn thấy hối phiếu hoặc vào một ngày cụ thể nhất định hoặc vào một ngày có thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho người đó hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác hoặc trả tiền cho người cầm phiếu ( gọi chung là người được trả tiền: payee). ⌦ Phân loại hối phiếu: Căn cứ vào thời hạn thanh toán - Hối phiếu trả ngay: là hối phiếu mà người trả tiền phải thanh toán ngay khi nhìn thấy hối phiếu ( thường là sau hai ngày làm việc). - Hối phiếu trả sau, hối phiếu có kỳ hạn ( usance bill ) quy định sau một thời gian nhất định ( có thể là sau một thời hạn nhất định kể từ ngày ký phát hối phiếu, sau ngày chấp nhận hối phiếu, người ta chia hối phiếu thành hai loại: Hối phiếu trơn: là hối phiếu mà việc thanh toán tiền trên hối phiếu này không kèm theo chứng từ thương mại. Thường được sử dụng để thu cước vận tải, đòi nợ cũ… Hối phiếu kèm chứng từ: là loại hối phiếu được gửi kèm chứng từ thương mại đến người có nghĩa vụ trả tiền. Thường được sử dụng trong hình thức D/P ( nhờ thu kèm chứng từ ) để thu tiền người mua giùm người bán. Căn cứ vào tính chất chuyển nhượng của hối phiếu, người ta chia hối phiếu làm hai loại: - Hối phiếu đích danh: là loại hối phiếu ghi rõ tên người thụ hưởng, loại hối phiếu này không thể chuyển nhượng bằng nguyên tắc ký hậu. - Hối phiếu theo lệnh: là loại hối phiếu yêu cầu người thanh toán trả tiền theo lệnh của người thụ hưởng hối phiếu. Hối phiếu theo lệnh được chuyển nhượng bằng hình thức ký hậu theo luật quy định. Căn cứ vào chủ thể ký phát hối phiếu, chia làm hai loại: SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 18 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hối phiếu thương mại: là hối phiếu do người xuất khNu ký phát đòi tiền người nhập khNu, liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, hàng hóa xuất khNu hoặc cung ứng dịch vụ - Hối phiếu Ngân hàng: là loại hối phiếu do Ngân hàng phát hành theo lệnh cho Ngân hàng đại lý của mình thanh toán tiền nhất định cho người thụ hưởng được chỉ định trên hối phiếu ( loại hối phiếu này không thể chuyển nhượng). b) Kỳ phiếu: là một loại chứng khoán, trong đó người ký phát cam kết sẽ trả một số tiền nhất định vào một ngày nhất định cho người hưởng lợi được chỉ định trên lệnh phiếu hoặc theo lệnh của người hưởng lợi trả cho một người khác. Nội dung của kỳ phiếu gồm: - Cam kết trả một số tiền nhất định một cách vô điều kiện - Thời hạn trả tiền - Địa điểm trả tiền - Tên họ người thụ hưởng - Địa điểm, ngày ký phát hối phiếu - Chữ ký người ký phát lệnh phiếu Nếu xét về bản chất kỳ phiếu là một loại trái phiếu ngắn hạn với thời gian đáo hạn là khoảng trên dưới 1 năm nhưng không quá 7, 8 năm và thường do các ngân hàng thương mại phát hành. Thời hạn thanh toán ngắn hơn là điểm khác biệt chính giữa kỳ phiếu và trái phiếu. Kỳ phiếu và hối phiếu dùng để thanh toán cho các bên xuất nhập khNu. c) Séc hay chi phiếu là một văn kiện mệnh lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích ra tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản. Ngoài ra séc cũng có thể được định nghĩa là một hối phiếu ký phát đòi tiền một ngân hàng thanh toán ngay khi có yêu cầu. Các bên liên quan đến séc: - Bên ký phát ( bên phát hành ): là người ký tờ séc để ra lệnh cho ngân hàng. - Bên thanh toán là ngân hàng có nghĩa vụ trả tiền theo lệnh của bên ký phát. - Bên hưởng thụ: bên nhận tiền từ ngân hàng. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 19 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Luật pháp đa số các quốc gia cho phép séc có thể chuyển nhượng cho nhiều người liên tiếp bằng thủ tục ký hậu trong thời hạn hiệu lực của séc. 1.8.2 Chứng từ hàng hóa a) Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice ): Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải. Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế… ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoice) mà ta thường gặp, trong thực tế còn có các loại hóa đơn: - Hóa đơn tạm thời ( Provisional invoice ) là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hóa ( trong trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần). - Hóa đơn chính thức ( Final invoice ) là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng. - Hóa đơn chi tiết ( Detailed invoice ) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng. - Hóa đơn chiếu lệ ( Proforma invoice ) là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Hóa đơn chiếu lệ giống như một hình thức hóa đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khNu ( đối với hàng xuất nhập khNu có điều kiện). b) Phiếu đóng gói ( Packing List ): là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. c) Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy/ Insurance Certificate ): là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm trong quá trình chuyên chở hàng hóa. d) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin ): là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do Nhà xuất khNu, hoặc Phòng thương mại của SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 20 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào nước xuất khNu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam ( VCCI ) phát hành. e) Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng ( Certificate of Quanlity/ Quality): là chứng từ xác nhận chất lượng và số lượng ( hoặc trọng lượng ) của hàng thực giao, chứng minh phNm chất, số lượng hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. giấy chứng nhận phNm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khNu cấp, tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mua bán. Phân loại giấy chứng nhận số lượng, chất lượng: - Trường hợp C/Q do một cơ quan Nhà nước có trách nhiệm lập: Ở Việt Nam, cơ quan giám định số lượng, chất lượng thường do Trung tâm giám định hoặc Vina Control cấp. Khi đó, trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau: Tên người giao hàng ( Shipper) Tên người nhận hàng (Consignee) Tên người được thông báo (Notify party) Loại hàng hóa giao (Commodity) Số lượng, khối lượng, trọng lượng hàng hóa. Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến Kết quả kiểm tra (Results of Inspection) phải thể hiện đầy đủ những kết quả và nội dung mà L/C yêu cầu ( nếu có ) như: o Chất lượng hàng hóa kiểm tra: các chỉ tiêu chất lượng hàng hóa. o Nơi kiểm tra. o Ngày kiểm tra. Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra. - Trường hợp C/Q do người bán lập: trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau Tên người bán, địa chỉ. Loại hàng, ký mã hiệu. Số lượng, khối lượng, trọng lượng của hàng hóa. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 21 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Chất lượng hàng hóa: người bán phải nêu rõ chất lượng hàng hóa, những thông số kỹ thuật, tiêu chuNn hàng hóa.. Lời cam kết của người bán về loại hàng này. f) Giấy chứng nhận vệ sinh ( Sanitary Certificate): là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám định hàng hóa cấp. g) Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate): là chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc… có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc nơi hàng đến. h) Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật ( Veterinary Certificate): là chứng từ do Cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh. 1.8.3 Chứng từ vận tải a) Vận đơn đường biển ( B/L – Bill of Lading ): thường được viết tắt là B/L (từ các chữ cái đầu của Bill of Lading), là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của người gửi hàng, ba chức năng cơ bản sau: - Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở. - Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển. - Là một chứng từ sở hữu hàng hóa. ⌦ Phân loại vận đơn đường biển Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hàng hóa: - Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on board B/L): là loại vận đơn mà chủ tàu, thuyền trưởng hoặc người làm công cho chủ tàu cấp cho người gửi hàng khi đã hoàn thành việc bốc hàng lên tàu. - Vận đơn nhận hàng để chở (Received for shipment B/L): là vận đơn nhận hàng để chở được ký phát cho người gửi hàng đẻ cam kết hàng sẽ được bốc lên tàu và chở bằng con tàu như đã ghi trên vận đơn. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 22 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Căn cứ vào phê chú trên vận đơn: - Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vận đơn không có ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa hay bao bì. - Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L hay Dirty B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì Căn cứ vào tính pháp lý của hàng hóa - Vận đơn gốc (Original B/L) : là vận đơn được ký bằng tay có thể không có dấu "Original" và có thể giao dịch, chuyển nhượng được. - Vận đơn bản sao (Copy B/L): là vận đơn bản phụ của vận đơn gốc, không có chữ ký tay, thường có dấu " Copy" và không giao dịch chuyển nhượng được. Căn cứ vào tính lưu thông của vận đơn - Vận đơn đích danh (Straight B/L) là vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận hàng. - Vận đơn theo lệnh (To order B/L): là vận đơn mà trên đó ghi rõ hàng được giao theo lệnh của một người nào đó. - Vận đơn vô danh (To bearer B/L): là loại vận đơn không ghi tên của người nhận hàng mà hàng sẽ được giao trực tiếp cho người cầm vận đơn gốc Căn cứ vào phương thức thuê tàu - Vận đơn tàu chợ (Liner B/L): là vân đơn được ký phát cho người gửi hàng khi sử dụng tàu chợ để vận chuyển hàng, vận đơn này ngoài giá trị là chứng từ sở hữu hàng hoá mà còn có giá trị pháp lý như một hợp đồng chuyên chở. - Vận đơn tàu chuyến (Voyage Charter B/L): là loại vận đơn được ký phát cho người gửi hàng khi sư dụng phương thức thuê tàu chuyến, và thường có câu " sử dụng với hợp đồng thuê tàu - tobe used with charter party". Căn cứ vào hành trình và phương thức chuyên chở - Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): là vận đơn được cấp trong trường hợp hàng hoá được chỏ thẳng từ cảng bốc đến cảng dỡ mà không chuyển tải dọc đường. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 23 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Vận đơn chở suốt (Through B/L): là loại vận đơn được ký phát cho người gửi hàng và dùng cho người nhận đi nhận hàng ở cảng đến mà không quan tâm đến việc hàng có được chuyển tải hay không và có bao nhiêu vận đơn khác đã được phát hành trong quá trình vận chuyển. - Vận đơn đa phương thức (Multimodal B/L, Intermodal B/L or Combined B/L): là loại vận đơn phát hành cho việc cho việc chuyên chở hàng hoá bằng container theo phương thức "door to door" mà theo đó hàng được vận chuyển bằng nhiều tàu hay nhiều phương thức khác nhau (máy bay, tàu biển, đường sắt, đường bộ...) Các loại vận đơn khác: - Surrendered B/L - Seaway Bill - Express B/L - Custom's B/L - Master B/L - FIATA B/L - House B/L Và rất nhiều loại khác nữa... b) Vận đơn đường hàng không ( Airwaybill – AWB ): là chứng từ vận chuyển hàng hóa và bằng chứng của việc ký kết hợp đồng và vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển. ⌦ Phân loại vận đơn hàng không: Căn cứ vào người phát hành, vận đơn được chia làm hai loại: - Vận đơn của hãnghàng không (Airline airway bill): Vận đơn này do hãng hàng không phát hành, trên vận đơn có ghi biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở ( issuing carrier indentification). - Vận đơn trung lập ( Neutral airway bill): Loại vận đơn này do người khác chứ không phải do người chuyên chở phát hành hành, trên vậnđơn không có biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở. Vận đơn này thường do đại lý của người chuyên chở hay người giao nhận phát hành. Căn cứ vào việc gomhàng, vận đơn được chia làm hai loại: - Vận đơn chủ (Master Airway bill-MAWB): Là vận đơn do người chuyên chở hàng không cấp cho người gom hàng có vận đơn nhậnhàng ở sân bay đích. Vận đơn này dùng điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở hàng không và người gom hàng và làm chứng từ giao nhận hàng giữa người chuyên chở và người gom hàng. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 24 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Vận đơn của người gomhàng (House airway bill-HAWB): Là vận đơn do người gom hàng cấp cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng từ họ để các chủ hàng lẻ có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến. Vận đơn này dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ và dùng để nhận hàng hoá giữa người gom hàng với các chủ hàng lẻ. c) Vận đơn đa phương thức: là loại vận đơn phát hành cho việc cho việc chuyên chở hàng hoá bằng container theo phương thức "door to door" mà theo đó hàng được vận chuyển bằng nhiều tàu hay nhiều phương thức khác nhau (máy bay, tàu biển, đường sắt, đường bộ...) ⌦ Một số mẫu chứng từ vận tải đa phương thức thường gặp : - Vận đơn FIATA (FIATA Negotiable Multimodal transpot Bill Lading – FB/L): Ðây là loại vận đơn đi suốt do Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận soạn thảo để cho các hội viên của Liên đoàn sử dụng trong kinh doanh vận tải đa phương thức. Vận đơn FIATA hiện nay đang được sử dụng rộng rãi. FB/L là chứng từ có thể lưu thông và được các ngân hàng chấp nhận thanh toán. FB/L có thể dùng trong vận tải đường biển. - Chứng từ vận tải liên hợp (COMBIDOC-Conbined transport document) COMBIDOC do BIMCO soạn thảo để cho người kinh doanh vận tải đa phương thức có tầu biển sử dụng (VO.MTO). Chứng từ này đã được phòng thương mại quốc tế chấp nhận, thông qua. - Chứng từ vận tải đa phương thức (MULTIDOC – Multimodal transport document):MULTIDOC do Hội nghị của LHQ về buôn bán và phát triển soạn thảo trên cơ sở công ước của LHQ về vận tải đa phương thức. Do công ước chưa có hiệu lực nên chứng từ này ít được sử dụng. - Chứng từ vừa dùng cho vận tải liên hợp vừa dùng cho vận tải đường biển (Bill of Lading for Conbined transport Shipment or port to port Shipment): Ðây là loại chứng từ do các hãng tầu phát hành để mở rộng kinh doanh sang các phương thức vận tải khác nếu khách hàng cần. 1.9 Cách lập và kiểm tra chứng từ a) Cách lập bộ chứng từ: bộ chứng từ trong xuất nhập khNu được thành lập theo một quy trình như sau: Khi xuất khNu hàng hoá bằng đường biển, nhà xuất khNu phải chuNn bị chứng từ cho hàng hoá từ lúc hàng có tại kho cho đến khi hàng được xếp lên tàu. Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau: SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 14 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hóa đơn thương mại: dựa vào thông tin về đơn đặt hàng mà người nhập khNu đã thỏa thuận với người xuất khNu đã ký kết trong hợp đồng: chi tiết về đơn hàng, số lượng, tên hàng, cách thức đóng gói mà người xuất khNu lập thành hóa đơn thương mại. Ðây là chứng từ yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Trên hóa đơn thương mại, sẽ thể hiện rõ số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, thông tin về người nhập khNu, người xuất khNu, điều kiện xuất khNu, phương tiện xuất khNu, tên đơn hàng, đơn đặt hàng số, số lượng , giá cả, thành tiền và có ký xác nhận, con dấu của phía người xuất khNu. - Phiếu đóng gói: được lập từ đơn đặt hàng, nó là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Nội dung của nó chỉ ra số hóa đơn, tên người bán, thông tin người nhập khNu, mô tả chi tiết về đơn hàng như đơn hàng, tên hàng, quy cách thùng, hộp…, cách đóng gói hàng hóa, ký mã hiệu hàng hóa và tổng số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bì và thể tích của đơn hàng được thể hiện rõ trên phiếu đóng gói, giúp người mua có thể dễ dàng tìm thấy cũng như kiểm tra thông tin về đơn hàng đó. - Chứng nhận xuất xứ (C/O): là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khNu kê khai, ký và được người của cơ quan có thNm quyền của nước người xuất khNu xác nhận. Giấy chứng nhận xuất xứ tùy thuộc vào nước nhập khNu mà người xuất khNu áp dụng giấy chứng nhận này cho phù hợp. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tùy theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Đồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phNm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá. Các mẫu C/O được áp dụng tại Việt Nam C/O cấp theo qui tắc xuất xứ không ưu đãi: √ C/O mẫu B (cấp cho hàng XK) √ C/O cho hàng cà phê (theo qui định của Tổ chức cà phê thế giới)... C/O cấp theo qui tắc xuất xứ ưu đãi: √ C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP) √ C/O mẫu D (thực hiện Hiệp định ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung CEPT giữa các nước ASEAN); SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 15 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào √ C/O mẫu E (ASEAN – Trung quốc); √ C/O mẫu AK (ASEAN – Hàn quốc); √ C/O mẫu S (VN-Lào; VN-Campuchia) √ C/O hàng dệt thủ công mỹ nghệ (VN-EU)… - Vận đơn đường biển/ vận đơn đường hàng không: được phát hàng sau ngày tàu chạy và được gửi đến cho khách hàng bởi nhà xuất khNu. b) Kiểm tra bộ chứng từ Bộ chứng từ là cơ sở pháp lý đầu tiên về tính đúng đắn của hàng hóa, nếu nhà nhập khNu không chú ý kiểm tra kỹ bộ chứng từ ( từ lỗi, câu chữ, số lượng các loại chứng từ, cơ quan có thNm quyền cấp các loại..) thì sẽ gây khó khăn trong việc làm thủ tục nhận hàng hóa, dẫn đến phát sinh chi phí nếu hàng hóa bị lưu kho. Vì thế, để đảm bảo tính chính xác của chứng từ, sau khi tạo lập một bản nháp chứng từ gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận người hưởng lợi, và các thông tin khác…, nhà xuất khNu nên gửi toàn bộ bản nháp này thông qua email cho người nhập khNu kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của chứng từ. Nếu chứng từ đã được xác nhận đã là đúng, người xuất khNu sẽ tiến hành làm các thủ tục liên quan đến hoạt động giao hàng và xin các chứng từ cần thiết để gửi theo hàng cho người nhập khNu. Để sử dụng hiệu quả L/C, đồng thời để bảo đảm lợi ích của mình khi sử dụng L/C như là một phương thức thanh toán, phía nhà nhập khNu và nhà xuất khNu nên lưu ý một số vấn đề như: Đối với nhà nhập khNu thì phải làm thủ tục soạn và nộp đơn yêu cầu phát hành thư tín dụng. Thực ra đơn yêu cầu phát hành thư tín dụng theo mẫu chuNn quốc tế (Standafo, Standaci) nên nhà nhập khNu chỉ phải điền nội dung cần thiết vào chỗ trống và xóa đi những thông tin không cần thiết. Để bảo đảm tính chính xác của đơn và sau này là thư tín dụng (L/C), nhà nhập khNu phải dựa trên cơ sở các nội dung của Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế để lập đơn, tránh mọi sự sai khác. Đặc biệt lưu ý đối với nhà xuất khNu (người thụ hưởng trong L/C), cần phải kiểm tra kỹ lưỡng thư tín dụng. Bởi vì nếu có sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà nhà xuất khNu không phát hiện ra được mà cứ tiếp tục giao hàng thì nhà xuất khNu sẽ khó đòi được tiền hoặc ngược lại nếu từ chối giao hàng thì vi phạm hợp đồng. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (hợp đồng cơ sở). L/C phải phù hợp với hợp đồng cơ sở và không được trái với các nội dung của hợp đồng cơ SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 16 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào sở. Đối với các hợp đồng có các sửa đổi, bổ sung thì cần cNn trọng kiểm tra nội dung của hợp đồng gốc và hợp đồng sửa đổi, bổ sung. Ngoài ra cơ sở pháp lý điều chỉnh L/C thông thường là UCP 600, ISBP 681, eUCP 1.1 và URR 725 2008. Do vậy cần đánh giá hình thức và nội dung của L/C trên cơ sở luật áp dụng. Về mặt nội dung của L/C, cần kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung sau: số tiền của L/C; ngày hết hạn hiệu lực của L/C; địa điểm hết hạn hiệu lực của L/C; loại L/C (thông thường là thư tín dụng không hủy ngang (Đối với nhà xuất khNu thì nên chọn L/C không hủy ngang cùng với điều kiện miễn truy đòi và nếu được xác nhận thì càng tốt)); thời hạn giao hàng; cách thức giao hàng; cách vận tải; chứng từ thương mại; hóa đơn; vận đơn; đơn bảo hiểm. Khi phát hiện ra nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng cơ sở hoặc trái với luật áp dụng hoặc không có khả năng thực hiện, nhà xuất khNu phải yêu cầu nhà nhập khNu làm thủ tục sửa đổi, bổ sung L/C. Trong trường hợp sự sai sót trong L/C không quá nghiêm trọng thì nhà xuất khNu và ngân hàng có thể phối hợp tìm hướng giải quyết như nhà xuất khNu soạn thư bảo đảm chịu trách nhiệm về bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng phát hành L/C, hoặc thông qua đại diện của nhà nhập khNu xin chấp nhận thanh toán và gửi ngân hàng phát hành L/C… hoặc chuyển sang phương thức thanh toán khác như phương thức nhờ thu hoặc đòi và hoàn trả tiền bằng điện… Nói tóm lại L/C với nội dung phù hợp với hợp đồng cơ sở và không trái luật áp dụng sẽ bảo đảm quyền lợi cho cả nhà nhập khNu và nhà xuất khNu. c) Thủ tục xin bộ chứng từ Là nhà sản xuất nên hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói không cần phải có thủ tục đi xin, vì chúng được lập ngay tại công ty dựa trên đơn đặt hàng và hợp đồng. Nhưng đối với các chứng từ khác thì bắt buộc phải chuNn bị 01 bộ chứng từ đầy đủ và được cấp theo một trình tự thời gian nhất định. - Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng: sẽ được gửi đến phía nhà xuất khNu khi cơ quan được nhà nhập khNu chỉ định để kiểm tra hàng hóa tại nhà máy nhà xuất khNu. - Vận đơn đường biển/ vận đơn đường hàng không: phía hãng tàu sẽ phát hành vận đơn ngay sau khi tàu chạy. - Giấy chứng nhận xuất xứ: ngay sau khi nhận được vận đơn gốc, nhà xuất khNu sẽ lập 01 bộ chứng từ hoàn chỉnh cần thiết phải có cho quá trình xin giấy chứng nhận xuất xứ. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chính xác, giấy này sẽ được cấp sau 03 ngày kể từ khi bộ chứng từ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ được gửi lên Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam hay Bộ Công thương. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 17 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO, LẬP BỘ CHỨNG TỪ VÀ KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TỶ HÙNG 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty TNHH Tỷ Hùng 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng tăng trưởng, phát triển và từng bước hòa nhập vào nền kinh tế khu vực cũng như thế giới của Việt Nam. Sự phát triển của hoạt động kinh doanh xuất nhập khNu ngày càng mở rộng. Đất nước trong giai đoạn khởi động việc thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia sản xuất hàng tiêu dùng và hàng xuất khNu, công ty TNHH Tỷ Hùng ra đời nhằm đáp úng một phần yêu cầu trên. Công ty TNHH Tỷ Hùng được thành lập vào năm 1998 theo giấy phép hoạt động kinh doanh số 32/GP-HCM cấp ngày 5 tháng 5 năm 1998 và bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 9 năm 1998, công ty được thành lập do sự liên doanh giữa hai bên đầu tư: Phía Việt Nam: Công ty TNHH TM – SX Tiến Hùng - Trụ sở số: 150 – 152 đường ngô quyền, phường 5, quận 10, tp. Hồ chí minh - Giấy phép thành lập số: 262/GP-UB của UBND Tp. Hồ chí minh cấp ngày 9 tháng 3 năm 1994. - Giấy phép đăng ký kinh doanh số 052887 do Trọng tài kinh tế Tp. Hồ Chí Minh cấp ngày 12 tháng 3 năm 1994. - Điện thoại: (84) 8552137 – Fax: (84) 8553137 - Đại diện: bà Châu Nhật Sinh Phía nước ngoài: Công ty Cổ ph)n Hữu hạn Footgear Lai Tỷ ( Lai Yih ) - Đài Loan - Trụ sở: 298 – 18 Ya Tan Road, San Ho Village, Ta Ya Hsiang, Taichung, Hsien, Taiwan. - Giấy phép thành lập, số hồ sơ: 00274018 ( số thống nhất công ty: 22694791 ) do Bộ Kinh Tế Đài Loan cấp ngày 09 tháng 12 năm 1987. SV Lớp Điện thoại: (04) 5688746-8 - Fax : (04) 5689884 : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 18 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Đại diện: ông Hsu Sung Chu Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Tỷ Hùng - Tên giao dịch: Footgearmex Footwear Co.,Ltd - Địa chỉ: 162A đường Hồ Học Lãm, phường An Lạc, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh. - Mã số thuế: 0301466972-1 do cục thuế tp. Hồ Chí Minh cấp. - Điện thoại: 08-7508523/7 - Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH - Fax : 08-8754978 - Ngành nghề sản xuất kinh doanh: chuyên sản xuất giày thể thao cao cấp và bán thành phNm giày để xuất khNu 100%. - Tổng vốn đầu tư đăng ký là 6.325.000 USD. - Vốn pháp định: 4.363.232 USD tương đương 61.067.778.069 VND, trong đó: Bên Việt Nam: 1.090.808 USD, chiếm 25% vốn pháp định Bên nước ngoài: 3.272.424 USD, chiếm 75% vốn pháp định. Quy mô: - Nhân sự: từ lực lượng lao động ban đầu là 250 công nhân sản xuất trên dây chuyền với công suất 500.000 đôi giày thể thao mỗi năm. Đến nay công ty đã có đến 3.155 công nhân viên với 07 dây chuyền sản xuất có công suất đạt được bình quân 3.500.000 đôi mỗi năm. - Cơ sở vật chất: máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất được chú trọng đầu tư như các loại máy chặt, in, ép, máy may và dây chuyền sản xuất giày đảm bảo tiêu chuNn về chất lượng theo ISSO 9000. - Với diện tích nhà xưởng đến hàng ngàn m2 , xây dựng các kho chứa hàng thành phNm và hệ thống băng chuyền đảm bảo cho quá trình xuất hàng nhanh chóng và an toàn. Cho đến nay, với thời gian hoạt động 14 năm, công ty TNHH Tỷ Hùng đã dần khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Thị trường xuất khNu của công ty ngày càng được mở rộng, khách hàng của công ty không chỉ có Châu Á mà còn cả các nước Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Phi. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 19 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào - Hiện tại công ty đang sản xuất những đơn hàng có nhãn hiệu nổi tiếng trên thế giới để xuất khNu như: √ Puma √ Merrell, Cat, G-Star Raw √ K2- Eider, Vado √ K-Swiss, Paladium 2.1.2 Chức năng – nhiệm vụ 2.1.2.1 Chức năng: - Sản xuất giày thể thao, bán thành phNm giày xuất khNu. - Nhập khNu thiết bị máy móc, công cụ dụng cụ, vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa thiết yếu để phục vụ cho sản xuất hàng xuât khNu. 2.1.2.2 Nhiệm vụ: - Tự tạo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở nguồn vốn tự có và các nguồn vốn khác, nhằm đảm bảo tự trang bị và đổi mới trang thiết bị, xây dựng nâng cấp và mở rộng cơ sở sản xuất kinh doanh của công ty. - Bảo đảm việc hạch toán kinh tế, tự chịu trách nhiệm, tự hoàn vốn, tự bù đắp chi phí, bảo toàn và phát triển vốn đem lại hiệu quả cao nhất của đồng vốn đầu tư và làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà Nước. - Nghiên cứu và tổ chức các loại hình thức sản xuất kinh doanh phù hợp với luật pháp Việt Nam và quốc tế, phổ biến và ứng dụng nhanh chóng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng, gia tăng khối lượng và chủng loại sản phNm đáp ứng mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. - Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động tiền lương do công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, tay nghề cũng như nâng cao mức sống cán bộ công nhân viên. 2.1.3 Mục tiêu hoạt động Với các chức năng nêu trên, mục tiêu kinh doanh của công ty là không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh để tạo ra lợi nhuận và gia tăng các khoản nộp ngân sách Nhà nước thông qua các loại thuế, mặt khác góp phần vào sự phát triển kinh tế của cả nước SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 20 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào nói chung và của thành phố hồ chí minh nói riêng, và thiết thực giải quyết việc làm, cải thiện đời sống người lao động trong công ty. 2.1.4 Bộ máy tổ chức Quản lý của công ty 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức của công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG GIÁM ĐỐC II PHÓ GIÁM ĐỐC I Giám đốc xưởng Phòng Kế toán – tài vụ Phòng KD – XNK Phòng Nhân sự Phòng Kế hoạch Xưởng sản xuất Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng nhiệm vụ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tỷ Hùng 2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban: - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cấp cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị này do hai bên góp vốn liên doanh chỉ định gồm 07 người ( phía công ty Cổ phNn Hữu hạn Footgear Lai Yih - Đài Loan: 04 người và phía công ty TNHH SX – TM Tiến Hùng – Việt Nam: 03 thành viên), nhiệm kỳ của các thành viên hội đồng quản trị là 02 năm. Quy chế hoạt động kinh doanh mà hội đồng quản trị đưa ra luôn phù hợp với luật pháp và lợi ích của công ty. - Tổng Giám đốc: là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm cao nhất trước hội đồng quản trị tình hình hoạt động của công ty. - Phó Tổng Giám đốc: có quyền điều hành công việc khi tổng giám đốc vắng mặt. Ngoài ra giúp việc cho phó tổng giám đốc còn có các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp phó tổng giám đốc điều hành, quản lý công việc. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 21 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào - Phó Tổng Giám đốc I: quản lý khối văn phòng và hoạt động hành chính văn phòng. Phòng kế toán – tài vụ: giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý tình hình tài chính, ghi chép, hạch toán và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả kinh tế đạt được của công ty. Phòng xuất nhập kh u: chịu trách nhiệm về hoạt động xuất nhập khNu hàng hóa. Thống kê và tổng hợp số liệu xuất nhập khNu trong kỳ, cung cấp các phòng ban liên quan và trình ban lãnh đạo. Phòng xuất nhập khNu là khâu đầu của quy trình sản xuất – cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và cũng là khâu cuối cùng hoàn thành việc xuất khNu thành phNm sang nước ngoài. Phòng nhân sự: có trách nhiệm quản lý tình hình nhân công tại xưởng sản xuất, giám sát, tham mưu cho giám đốc xưởng về các luật lao động, nhân quyền, tuyển dụng lao động. Ngoài ra, trong bộ phận này còn bao gồm cả bộ phận cơ điện, bộ phận y tế, bộ phận IT và đội ngũ chuyên gia quản lý các khâu sản xuất. Bộ phận cơ điện chịu trách nhiệm về toàn bộ vấn đề kỹ thuật cơ, điện tại công ty bao gồm cả bảo trì, sửa chữa hay tự thiết kế mới các dụng cụ phục vụ nhu cầu sản xuất và phúc lợi công cộng CB – CNV. Bộ phận y tế có nhiệm vụ quan tâm và chăm lo sức khỏe cho công nhân tại công ty, bộ phận IT quản lý hệ thống mạng vi tính toàn công ty. - Phó tổng giám đốc II: điều hành hoạt động sản xuất Giám dốc xưởng: là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động sản xuất tại công ty. Giám đốc xưởng quản lý từng khâu sản xuất, nắm vững tiến độ sản xuất của công ty để góp phần tham mưu cho ban lãnh đạo trong chiến lược kinh doanh. Xưởng sản xuất: o Phòng mẫu: là nơi thiết kế các dạng giày mẫu, đưa ra các định mức sản xuất để khâu điều độ căn cứ vào bảng tính định mức này đưa ra tiến độ sản xuất hàng đại trà trong kỳ. Đây cũng là phòng thiết kế các dạng giày mới theo yêu cầu khách hàng và cung cấp mẫu giày chào hàng. o Điều độ: là đơn vị chịu trách nhiệm lên kế hoạch sản xuất và thống kê sản lượng sản xuất công ty. Tiến độ sản xuất đưa ra SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 22 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào luôn phù hợp với lịch xuất hàng va năng lực sản xuất của công ty. Đồng thời đơn vị điều độ cũng đảm nhận cung cấp vật tư cho khâu may, gò, ráp đế sử dụng như lạn da, in hoa văn lên vật tư, dán nhãn, kẻ đường định vị.. o Kho: bộ phận kho gồm bộ phận kho vật tư, kho thành phNm. kho vật tư là bộ phận dự trữ, phân phát vật tư. Cuối mỗi tuần bộ phận kho phải lập báo cáo gửi về phòng kinh doanh để phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng phục vụ sản xuất để tránh tình trạng thiếu vật tư để sản xuất hay tồn kho vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Kho thành phNm bảo quản, và chứa thành phNm để xuất hàng. o Chặt: là bộ phận chặt ( cắt ) vật tư thành từng chi tiết nhỏ, cung cấp cho các bộ phận may, ráp đế, điều độ sử dụng như: vật tư may mũ giày, đế trung tháo, lưỡi gà… o May: là bộ phận lắp ráp các chi tiết vật tư thành mũ giày, rồi chuyển mũ giày xuống đơn vị gò. o Ráp đế: nhiệm vụ của ráp đế là cà nhám các loại đế tạo độ bám chắc cho keo, dán từng bộ phận rời của đế để tạo thành đế giày hoàn chỉnh cung cấp cho gò. o Gò: là bộ phận gò ráp mũ giày và đế giày, đây cũng là khâu hoàn tất sản phNm. Ở bộ phận này còn bao gồm cả bao bì, đóng gói thành phNm. o Kiểm ph m: có thể nói đây là bộ phận quan trọng. Phòng kiểm phNm có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng từng sản phNm hoàn thành trong từng công đoạn để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời đảm bảo chất lượng sản phNm đạt tiêu chuNn, phù hợp với yêu cầu của từng khách hàng. 2.1.5 Tình hình nhân sự: Tính đến tháng 12 năm 2011, công ty hiện có tổng cộng 3,155 cán bộ công nhân viên được phân chia như sau: Lực lượng lao động trực tiếp: 3,003 người Lực lượng lao động gián tiếp: 152 người SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 23 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Bảng 2.1: Tình hình cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Tỷ Hùng năm 2012 Đơn vị tính: Người Trình độ Bộ phận Tổng Sau số đại học Đại Cao Trung học đẳng cấp PTTH PTCS Ban lãnh đạo 4 1 3 - - - - Phòng kế toán – tài vụ 10 - 6 3 1 - - Phòng kinh doanh XNK 17 - 14 2 1 - - Phòng nhân sự 75 2 52 5 16 - - Phòng kế hoạch 8 - 4 3 1 - - Phòng mẫu 134 - 2 4 12 116 - Điều độ 49 - - 2 19 28 - Kho 58 - 1 1 4 52 - Chặt 391 - - - 4 307 80 May 1.350 - - - 2 805 545 Ráp đế 192 - - - - 72 120 Gò 690 - - - - 177 513 Kiểm ph)m 177 - 1 - 80 96 - 3.155 3 83 20 140 1.653 1.258 Cộng: ( Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Tỷ Hùng ) - Trong bộ phận nhân sự có 27 chuyên gia nước ngoài, trong đó có 03 người đạt trình độ sau đại học. Các chuyên gia nước ngoài đều được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn vững chắc sẵn sàng đảm bảo truyền đạt kỹ thuật lại cho cán bộ công nhân viên công ty. - Phần lớn đội ngũ cán bộ, công nhân của công ty đều trong độ tuổi lao động, trẻ và năng động. Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức tuyển dụng đội ngũ công nhân có đủ năng lực và trình độ đáp ứng cho quá trình sản xuất. Không những vậy công ty còn chú trọng việc đào tạo những công nhân có trình độ chuyên môn cao và thực hiện SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 24 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào tốt công tác nhằm đảm bảo đời sống cho anh chị em công nhân cũng như các chính sách về bảo hiểm và quyền lợi của nhân viên. - Qua bảng trên ta nhận thấy đội ngũ nhân sự tại công ty tương đối ổn định, trình độ chuyên môn cao nhằm đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất, cũng như hoạt động kinh doanh của công ty. Đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, cần cù, nhiệt tình quyết tâm trong công tác góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. 2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Kết quả kinh doanh 2.1.6.1 Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 5 năm gần đây Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2008 Doanh thu (DT) Chi phí Lợi nhuận trước thuế Năm 2010 Năm 2011 Qúy 3-năm 2012 495,156,982,256 302,096,593,910 330,862,699,255 404,295,186,015 450,545,154,945 399,562,186,519 291,362,044,300 312,382,928,307 350,011,765,985 365,241,725,275 95,594,795,737 10,734,549,610 18,479,770,948 54,283,420,030 85,303,429,670 - - - - - 95,594,795,737 10,734,549,610 18,479,770,948 54,283,420,030 85,303,429,670 3.62 2.21 2.42 2.96 3.30 19.31% 3.55% 5.59% 13.43% 18.93% 69.96% 7.86% 13.52% 39.73% 62.43% Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuế Năm 2009 Hiệu suất sử dụng vốn = DT/ Vốn Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trên vốn (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – Phòng kế toán công ty TNHH Tỷ Hùng) - Nhìn chung, năm 2008 là năm có tốc độ tăng trưởng tốt, hiệu suất sử dụng vốn của công ty ngày càng đạt kết quả tốt tăng 3,62 cao hơn nhiều so với giai đoạn năm 2009 - 2012. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu chiếm 19.31%, tỷ suất lợi nhuận trên vốn chiếm 69.96% cho thấy được tình hình khả quan của công ty. Tuy nhiên sau những ảnh hưởng không nhỏ của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, mặt dù những năm về sau ( giai đoạn từ năm 2009 – 2011) tỷ suất lợi nhuận giảm mạnh, nhưng nhìn chung vẫn có chiều hướng tăng dần, cụ thể tỷ suất lợi nhuận năm 2012 đã được phục hồi, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu chiếm 18.93%, và chiếm 62.43% đối với tỷ suất lợi nhuận trên vốn. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 25 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Bảng 2.3: Bảng so sánh các chỉ tiêu qua các năm 2008-2012 Đơn vị tính : tỷ đồng Chỉ tiêu/ năm So sánh số năm So sánh năm So sánh năm So sánh năm 2009 / 2008 2010/ 2009 2011/ 2010 2012/ 2011 (VND) Tỷ lệ tăng, giảm (193,060,388,346.00) -38.99% 28,766,105,345 9.52% 73,432,486,760 (108,200,142,219) -27.08% 21,020,884,007 7.21% (84,860,246,127) -88.77% 7,745,221,338 72.15% Số tiền Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thuế Số tiền (VND) Tỷ lệ tăng, giảm (VND) Tỷ lệ tăng, giảm 22.19% 46,249,968,930 11.44% 37,628,837,678 12.05% 15,229,959,290 4.35% 35,803,649,082 193.75% 31,020,009,640 57.14% Số tiền (VND) Tỷ lệ tăng, giảm Số tiền Nhận xét: - Trong 05 năm qua, tuy công ty gặp khá nhiều khó khăn đó là sự khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008, sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cùng ngành trên thương trường ( công ty cổ phần giày An Lạc, công ty Pouyen…), giá cả hàng hóa biến động nhưng doanh thu nhìn chung qua các năm đều tăng. Đặc biệt năm 2008 là năm tăng trưởng vượt bậc của công ty. Năm 2008 cùng với việc tăng chi phí là việc tăng doanh thu làm cho lợi nhuận tăng lên 95,594,795,737 đồng, do công ty đầu tư mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thêm những dạng giày chất lượng cao với giá bán tương đối cao làm cho doanh thu của công ty tăng lên đáng kể. - Năm 2009 sản lượng mặt hàng giày xuất khNu giảm mạnh, dẫn đến doanh thu cũng giảm, giảm 0,61 lần so với doanh thu năm 2008, tương ứng giảm 193,060,388,346 đồng so với năm 2008, làm cho lợi nhuận cũng giảm 84,860,246,127 đồng ( tương đương giảm 88,77%), sản lượng giảm một cách đáng ngại. Bước qua khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008, doanh thu năm 2010 đã tăng 28,766,105,345 đồng so với năm 2009, nhưng vẫn chênh lệch 164,294,283,001 đồng so với năm 2008 tương đương giảm 0,67 lần. - Năm 2011 sản lượng giày có dấu hiệu tăng dần, doanh thu năm 2011 đã tăng lên 73,432,486,760 đồng chiếm 22,19% so với năm 2010. Đạt được kết quả khả quan như thế là do sản lượng hàng xuất khNu tăng qua các năm và mặt bằng chi phí ở Việt Nam tương đối rẻ, và công ty giảm được chi phí khi nhập khNu nguyên vật liệu tại Việt Nam theo loại hình nhập khNu tại chỗ thuận lợi hơn nhiều so với việc nhập khNu từ nước ngoài. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 26 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Năm 2012, doanh thu có chiều hướng tăng theo hướng tốt, tăng 46,249,968,930 đồng và chiếm tỉ lệ 11,44% so với năm 2011. Tuy rằng sản lượng năm 2012 có xu hướng giảm hơn so với các năm trước, nhưng đổi lại giá mỗi đôi giày lại tăng lên, nên cũng góp phần làm doanh thu tăng lên nhiều. Liên tiếp gặp khó khăn với sự biến động của thị trường thế giới, đặc biệt là thị trường EU đang bị suy thoái đồng euro nên sản lượng giày xuất vào thị trường này có xu hướng giảm, dẫn đến doanh thu cũng giảm mạnh, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của công ty, nhất là các khoản chi phí mỗi năm đều tăng. - Định hướng chiến lược kinh doanh của Công ty TNHH Tỷ Hùng trong thời gian qua cũng nhu trong tương lai gần là: tập trung nhiều vào thị trường xuất khNu, hơn 90% sản lượng sản xuất ra là để xuất khNu. Do đó nếu nhìn vào bảng báo cáo doanh thu trong 5 năm qua của Công ty TNHH Tỷ Hùng, chúng ta có thể thấy được sự phát triển vượt bậc về cả doanh thu. Để đạt được điều đó Công ty TNHH Tỷ Hùng không ngừng cải tiến từ khâu sản xuất (đầu tư máy móc trang thiết bị) đến các hoạt động chăm sóc khác hàng. - Nhìn chung cùng với chính sách ưu đãi của Nhà nước là miễn thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế suất thế GTGT của hàng suất khNu là 0%, và hàng xuất khNu được miễn thuế xuất khNu đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khNu của công ty, góp phần nâng cao lợi nhuận ngoại thương. 2.1.6.2 Hoạt động xuất khNu a) Phân loại theo kim ngạch xuất khNu Nhìn chung từ năm 2008 – 2012, tổng kim ngạch xuất nhập khNu của công ty qua 5 năm có xu hướng tăng dần, ta có thể thấy được qua bảng sau: Bảng 2.4. : Kim ngạch xuất kh u của công ty giai đoạn 2008 – 2012 Đơn vị tính : USD Xuất kh)u Số lượng (Đôi) 2008 2009 2010 2011 2012 2,479,585.52 1,305,065.00 1,471,146.00 1,410,692.34 1,335,345.50 26,399,155.16 15,581,159.87 16,342,225.34 19,898,179.04 21,513,083.68 Mức tăng tuyệt đối qua các năm - (10,817,995.29) 2,032,709.64 3,555,953.70 1,614,904.64 Mức tăng tương đối qua các năm - -41% 14% 22% 8% Kim ngạch (USD) (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Kh u) Công ty TNHH Tỷ Hùng đang và đã khắc phục những khó khăn trong giai đoạn khũng hoảng kinh tế toàn cầu và đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ, tìm kiếm thị trường SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 27 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào mới, xây dựng mặt hàng....từ những năm 2005 trở lại đây, xuất khNu sản phNm giày dép của công ty có tốc độ tăng trưởng tương đối cao. Đặc điểm của nghành sản xuất giày dép là đầu tư ít vốn, thu hồi vốn nhanh và sử dụng nhiều lao động. Công ty TNHH Tỷ Hùng đã tận dụng lợi thế của nước Việt Nam là nước có lực lượng lao đồng dồi dào, cùng với xu hướng chuyển dịch sản xuất giày dép từ các nước phát triển sang các nước đang phát triển, nghành sản xuất giày dép của Việt Nam ngày càng phát triển và trở thành một trong mười mặt hàng xuất khNu chủ lực của nước ta trong mấy năm qua. Vì vậy kim nghạch xuất khNu các mặt hàng giày dép của công ty vào thị trường EU cũng được tăng lên rất nhanh. Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình xuất khNu của công ty từ năm 2008-2012 tiến triển khá tốt đẹp, tuy rằng có sự diễn biến không đồng bộ giữa các năm, tốc độ tăng kim ngạch khá chậm qua các năm, tuy nhiên kim ngạch vẫn tăng dần qua các năm, giai đoạn 2011-2012 chậm hơn so với giai đoạn 2009-2011. Cụ thể 2008-2009 tổng kim ngạch xuất khNu giảm đi 10,817,995.29 USD tương đương 41%. Nhưng từ 2010 trở đi tổng kim ngạch xuất khNu đã có xu hướng tăng trở lại và mức tăng thấp, tăng 2,032,709.64 USD với tốc độ tăng trưởng là 14%. Từ năm 2011-2012 tổng kim ngạch xuất khNu vẫn tăng nhưng chậm hơn nhiều, nguyên nhân là do đồng tiền Euro rơi vào suy thoái do khủng hoảng nợ, đã làm giảm đi sản lượng xuất khNu vào EU, vì thị trường châu Âu được công ty dốc sức xem như là thị trường trọng điểm. Điều này cho thấy dù bị ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nặng nề nhưng công ty đã đưa ra những chính sách phù hợp cho việc xuất khNu nên kim ngạch xuất khNu của công ty đều phát triển tốt. b) Phân loại theo mặt hàng xuất khNu Phân loại theo công dụng giày xuất khNu Đơn vị tính: USD Bảng 2.5: Phân loại giày xuất kh u từ năm 2008 – 2012 2008 Loại giày/ Năm Giày thể thao Giày vải Giày cao cổ Giày scandal và dép trong nhà Tổng Kim ngạch ( USD) 2009 Tỉ trọng % Kim ngạch ( USD) 2010 2011 Tỉ trọng % Kim ngạch ( USD) Tỉ trọng % Kim ngạch ( USD) 2012 Tỉ trọng % Kim ngạch ( USD) Tỉ trọng % 1,983,668.4 80% 769,988 59% 809,130 55% 756,247 54% 681,026 51% 272,754.4 11% 326,266 25% 294,229 20% 290,864 21% 307,129 23% - 0% 182,709 14% 220,672 15% 218,148 15% 200,302 15% 223,162.7 9% 26,101 2% 147,115 10% 145,432 10% 146,888 11% 2,479,585.5 1,305,065 1,471,146 1,410,69 2 1,335,346 ( Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất nhập kh u) SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 28 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào - Loại giày thể thao: Dành cho các hoạt động thể thao như chạy, đi bộ, bóng đá, thể dục thNm mỹ. Tuy nhiên một số khách hàng cũng mua những loại giày thể thao này cho các hoạt động đi lại thường ngày. Đây là mặt hàng giày xuất khNu lớn nhất của công ty, mặt hàng này chủ yếu là của hãng Puma, chiếm tới 80% tổng doanh thu xuất khNu giày năm 2008 (1,9 triệu USD) và có mức tăng trưởng bình quân hàng năm cao hơn toàn ngành (25%) về số lượng và chiếm 62,49% sản lượng toàn ngành từ năm 2008- 2012. Tuy nhiên giá trị xuất khNu lại giảm mạnh năm 2009 và tăng nhẹ trở về sau, với đơn giá xuất khNu trung bình là 11.30 USD/đôi/năm 2008. Giai đoạn 2009-2012 sản lượng có xu hướng giảm dần, nhưng đổi lại giá xuất khNu trung bình tăng lên 14,30 USD/ đôi. - Loại giày vải: Dành cho các hoạt động thường ngày như dã ngoại, shopping hay dạo phố, ưu điểm là sự tiện dụng, năng động và khỏe khoắn. Xu hướng hiện nay là một số loại giày này cũng được dùng trong môi trường công sở, văn phòng. Đứng thứ hai về doanh số và số lượng xuất khNu đạt gần 3 triệu USD với 272,754 đôi năm 2008, đây là nhóm xuất khNu tăng trưởng nhanh nhất, với tốc độ tăng trưởng bình quân 11% năm từ 2008 với và chiếm 18,64% sản lượng toàn ngành từ năm 2008 – 2012. Đơn giá sản phNm cũng tăng gần gấp đôi, từ 8.15 USD năm 2008 lên 10.83 USD/đôi trong thời kỳ này, năm 2012. - Loại giày cao cổ cao cổ, bốt: Các loại giày thường cao đến mắt cá chân, dùng cho hoạt động ngoài trời, có tác dụng giữ chắc cổ chân và bảo vệ da. Phổ biến nhất là các loại ủng, bốt, giày leo núi. Nhóm mặt hàng này tuy có doanh thu xuất khNu đạt gần kề loại giày vải với 182.709 đôi năm 2009. Nhóm hàng này có mức tăng trưởng rất cao về giá trị xuất khNu, với mức tăng đơn giá từ 12,49 USD/đôi năm 2009 lên 14.28 USD/đôi năm 2012. Công ty thường cung ứng các loại giày cao cổ dành cho mùa đông , giày dành hoạt động ngoài trời dưới nhãn hiệu của các nhà bán lẻ lớn ở châu Âu và Mỹ. - Loại giày xăng đan và dép đi trong nhà: Dành cho các hoạt động thường ngày, ưu điểm là thoáng mát và thoải mái . Nhóm giày này có doanh thu ít nhất trong các nhóm giày dép xuất khNu, đạt 1.76 triệu USD năm 2008 với 223,162 đôi năm 2008 và có xu hướng giảm nhẹ qua các năm về sau. Mức tăng trưởng bình quân về số lượng cũng khá thấp, và chiếm 8,61% giai đoạn 2008-2012. Đơn giá sản phNm trung bình tăng đều hàng năm, đạt 7.89USD/đôi năm 2008 và lên đến 9.25 USD/ đôi năm 2012. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 29 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Biểu đồ 2.1: Tăng trưởng sản lượng xuất kh u theo nhóm sản ph m (2008-2012) Đơn vị tính: Nghìn đôi 2,500,000 2,000,000 1,500,000 1,000,000 500,000 Nghìn đôi - 2008 Giày thể thao Giày cao cổ 2009 2010 2011 2012 Giày vải Giày scandal và dép trong nhà Nhìn chung, giày thể thao vẫn chiếm ưu thế, tuy nhiên sản lượng có xu hướng biến động lớn qua các năm. Sự sụt giảm rõ rệt sản lượng giày thể thao năm 2009 , do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh của công ty như: sản lượng giảm, thị trường xuất khNu có nguy cơ bị thu nhỏ, doanh thu của công ty giảm đi. Có thể nói, cuộc khủng khoảng kinh tế trên đã ảnh hưởng không ít đến các công ty giày nói chung và công ty TNHH Tỷ Hùng nói riêng trong tương lai. Việc ổn định lại thị trường cũng cần có thời gian, nên việc tăng sản lượng giày xuất khNu vào thị trường EU vẫn là không đạt cao trào như năm 2008. Bên cạnh đó, cũng có sự gia tăng sản lượng của các loại giày khác cũng chiếm tỷ lệ không nhỏ, chiếm 37,51% tương đương 3,001,75 đôi góp phần làm phong phú đơn hàng sản xuất của công ty, góp phần làm tăng sự đa dạng về loại sản phNm giày. Nếu trước kia, công ty chỉ chú trọng vào sản xuất giày thể thao, thì cho đến nay năm 2012, công ty đã sản xuất thêm nhiều loại giày khác như:giày cao cổ, giày vải, giày scandal và dép đi trong nhà. Theo báo cáo gần đây của công ty những tháng đầu năm 2013, đơn hàng sản xuất rất ít, do ảnh hưởng sự mất giá đồng tiền Euro năm 2012, nhưng từ tháng 5/ 2013 công ty đã nhận được nhiều đơn hàng trở lại, đây là điều đáng vui mừng của công ty. Không chỉ riêng phía công ty mà hầu hết các công ty xuất khNu giày dép ở Việt Nam cũng có chung tình trạng này. Thông tin mới công ty , năm 2013 công ty sẽ tiếp tục nhận đơn hàng, là mặt hàng giày, dép trẻ em như: giày cao cổ, giày thể thao…tuy mặt hàng giày trẻ em khó sản SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 30 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào xuất hơn giày người lớn, đòi hỏi chi tiết, tỉ mỉ , biết vậy nhưng công ty muốn mở rộng mặt hàng sản xuất đa dạng chứ không chỉ chú trọng 4 loại mặt hàng trên. Phân loại theo nhãn hiệu giày xuất khNu Với thị hiếu ngày càng cao của người tiêu dùng và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc đa dạng mẫu mã là điều rất quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Trước những thách thức trên, công ty TNHH Tỷ Hùng tập trung vào nghiên cứu thị trường và khai thác các dạng giày thể thao từ đơn giản đến phức tạp, cải tiến mẫu mã cũng như chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Công ty chủ yếu sản xuất các loại giày thể thao để xuất khNu với các nhãn hiệu như Puma, G-Star, Cat, Merrell, Seer.. gần đây công ty còn nhận thêm một số khách hàng mới của các nhãn hiệu như: K-Swiss , Palldium ; K2 -Eider. Mỗi dạng giày có nhiều size, nhiều màu sắc khác nhau nhằm đáp ứng cho từng nhóm khách hàng như trẻ em, trung niên và người lớn ( nam, nữ ). Bảng 2.6: Cơ cấu đơn hàng giày qua các năm 2008-2012 Đơn vị tính: Đôi Năm 2008 Nhãn hiệu giày Puma Số lượng ( Đôi ) 1,813,382 Lacoste 666,203 Năm 2009 Tỷ trọng % Số lượng ( Đôi ) 73% 27% 1,083,582 101,951 Năm 2010 Tỷ trọng % Số lượng ( Đôi ) 83% 1,058,245 8% - 3% - Năm 2011 Tỷ trọng % Số lượng ( Đôi ) 72% - Angle - - Cat - - Seer - - G-Star - - - - Merrell - - - - K2-Eider - - - - - - Palladium - - - - - - K-Swiss - - - - - Tổng cộng: 2,479,585 100% 32,821 68,353 18,358 1,305,065 5% 1% 100% 125,884 88,523 103,218 95,276 1,471,146 9% 6% 7% 6% 100% 902,523 Năm 2012 Tỷ trọng % Số lượng ( Đôi ) 64% 829,242 Tỷ trọng % 62.10% - - - - - - - - 153,815 65,048 142,082 105,904 9,240 17,069 15,011 1,410,692 11% 5% 10% 8% 1% 1% 1% 100% 126,249 70,365 151,215 107,328 15,711 18,231 17,005 1,335,346 9.45% 5.27% 11.32% 8.04% 1.18% 1.37% 1.27% 100% (Nguồn: Trích báo cáo xuất kh u – phòng KD XNK công ty TNHH Tỷ Hùng) - Năm 2008, công ty chỉ sản xuất cho hai khách hàng lớn như: Puma và Lacoste Sản lượng đơn hàng Puma trong năm chiếm 73% tương ứng 1,813,382 đôi tổng sản SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 31 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào lượng năm 2008. Đây là nhãn hiệu công ty chú trọng khai thác ngay từ những năm đầu thành lập nên được khách hàng tin tưởng và đặt nhiều đơn hàng, còn đơn hàng Lacoste cũng chiếm 27% tương đương với 666.203 đôi - Năm 2009, sản lượng giày Puma chiếm 83 %, vẫn giữ vững là đơn hàng chủ lực của công ty. Tuy nhiên, sản lượng đã giảm xuống đáng kể ( giảm 729,800 đôi so với năm 2008 ), nguyên nhân là do ảnh hưởng nghiêm trọng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, nên sản lượng đơn hàng xuất khNu đã giảm đi nhiều. Bên cạnh đó, đơn hàng Lacoste cũng giảm nhanh xuống ( giảm 524,252 đôi so với năm 2008 ). Điều đáng vui, công ty đã nhận thêm đơn hàng mới của khách hàng Angle ( 32,821 đôi chiếm 3% trong tổng sản lượng năm 2009 ), Seer ( 18,358 đôi chiếm 1%, chiếm số lượng không đáng kể), và Cat ( 68,353 đôi chiếm 5% trong tổng sản lượng năm 2009, hứa hẹn đây sẽ là khách hàng tiềm năng của công ty trong tương lai ). - Năm 2010, sản lượng đơn hàng Cat có diễn biến tốt, tăng 57,531 đôi so với năm 2009, đơn hàng Seer cũng tăng lên đáng kể , tăng 70,165 đôi so với năm 2009, đã đáp ứng lại sự mong đợi của công ty,. Qua 2 năm, Puma vẫn giữ vị trí là đơn hàng chủ lực khi chiếm tỉ trọng 72% nhưng sản lượng năm này của Puma lại giảm ( giảm 755,137 đôi so với năm 2008 và giảm 25,337 đôi so với năm 2009), đây là điều mà công ty đáng lo ngại, nếu tiếp tục giảm nữa công ty sẽ nhanh chóng mất khách hàng, vì đây là mặt hàng chủ lực của công ty từ lúc thành lập cho đến nay. Tuy nhiên, trong năm này đã có sự biến đổi lớn, đó là sự biến mất của đơn hàng Angle & Lacoste mà thay vào đó là sự xuất hiện của 2 nhãn hàng khác là G-Star ( 103,218 đôi chiếm 7% tổng sản lượng năm 2010), điều này cũng đã cho thấy có khả năng G-Star sẽ là nhãn hàng chiếm vị trí quan trọng của công ty trong những năm tới. Sự xuất hiện của nhãn hàng Merrell, với 95,276 đôi và chiếm 6% tổng sản lượng năm 2010, đã góp phần làm phong phú các nhãn hàng sản xuất trong công ty. Với những yêu cầu về sản phNm với chất lượng cao, vì đang trong giai đoạn sản xuất những sản phNm mẫu đầu tiên cho khách hàng và tìm hiểu độ thích ứng của những sản phNm này trên thị trường nên đơn hàng chưa nhiều, nên nếu mẫu mã hàng và chất lượng đáp ứng được yêu cầu khách hàng thì đây sẽ là nhãn hàng tiếp SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 32 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào theo được công ty sản xuất trong những năm sau và những năm kế tiếp là điều có thể thấy được. - Trong năm 2011, đơn hàng Seer tăng lên 113,747 đôi, tăng rất nhiều so với năm 2009. Bước đầu cho thấy sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng sản phNm giày dép của công ty, dự kiến tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo. Vì vậy, có thể dự đoán việc sản xuất các dạng giày cho những nhãn hiệu này rất khả quan. - Năm 2011, đánh dấu sự đa dạng trong sản xuất của công ty, khi xuất hiện thêm 3 nhãn hàng mới K2- Eider ( 9,240 đôi chiếm tỷ trọng nhỏ chỉ 0,65% tổng sản lượng năm 2011), Palladium ( 51,027 đôi chiếm 2,07% tổng sản lượng giày xuất khNu năm 2011), và K-Swiss ( 17,069 đôi chiếm 1,21% tổng sản lượng năm 2011). Tuy nhiên, sản lượng của nhãn hàng Seer lại sụt giảm ( giảm 23,475 đôi, giảm 0,73 lần so với năm 2010), đây là nhãn hàng mà công ty đã dự kiến sẽ tăng mạnh trong tương lai, năm 2011 sản lượng nhãn hàng chiếm 5% tương đương 65,048 đôi, tuy có giảm sản lượng nhưng không giảm đến mức thấp nhất. Điều đáng mừng là sự tăng đột ngột sản lượng của nhãn hàng Cat, tăng 27,931 đôi tăng 1,22 lần so với năm 2010. Đây là kết quả hết sức khả quan đối với công ty. Bên cạnh đó, nhãn hàng G-Star cũng tăng nhanh về sản lượng ( với 142,082 đôi chiếm 10% và tăng lên 38,864 đôi). Vẫn là Puma giữ vị trí chủ lực ( 902,532 đôi chiếm 64%, tuy nhiên sản lượng lại sụt giảm, giảm 155,722 đôi), nhìn chung nhãn hàng này là tương đối ổn định, tăng dần qua các năm. - Năm 2012, vẫn giữ ổn định các nhãn hàng mà công ty đang sản xuất, nhãn hàng Puma vẫn giữ vị trí then chốt trong tổng đơn hàng sản xuất chiếm 62.1% tương đương 829,242 đôi và lại giảm 73,281 đôi so với năm 2011. Nhìn từ 4 năm trở lại đây, nhãn hàng Puma được cho là ổn định nhất, nhưng lại có diễn biến giảm dần qua các năm, đây là điều đáng lo ngại cho công ty. Mặt khác, sản lượng G-Star năm 2012 có chuyển biến tốt ( 151,215 đôi chiếm 11,32% và tăng lên 9,133 đôi), điều này hứa hẹn G-Star sẽ là mặt hàng chủ lực thứ hai chỉ sau Puma. Bên cạnh đó, Palladium & K-Swiss có xu hướng tốt, sản lượng tăng lên 1,162 đôi đối với Palladium và 1,994 đôi cho nhãn hàng K-Swiss và hứa hẹn trong tương lai sẽ tăng dần sản lượng xuất khNu. Tuy nhiên, sự sụt giảm sản lượng của đơn hàng Cat ( giảm 27,566 đôi), năm 2012 nhãn hàng Cat chỉ có 126,815 đôi chiếm 9,45% dự báo thấy SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 33 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào được tình hình bấp bênh của nhãn hàng, phía công ty cũng không có kết luận chắc chắn được Cat có là nhãn hàng chủ lực chỉ sau Puma và G-Star hay không. Những đơn hàng nhỏ như nhãn hàng Seer tăng 5,317 đôi so với năm 2011, chiếm 5,27% tương đương 70,365 đôi, và K2-Eider tăng 15,711 đôi, và chiếm tỷ trọng 1,18% so với tổng tỷ trọng năm 2012. Nhãn hàng Merrell cũng tăng nhẹ, tăng 1,424 đôi so với năm 2011, mong rằng trong năm 2013 các nhãn hàng này sẽ tiếp tục tăng lên. Theo thông tin từ phía công ty, Merrell được nhận định là nhãn hàng sản xuất đại trà của công ty, cho nên việc giảm sản lượng của công ty cũng gây ảnh hưởng không ít cho công ty, nhất là thời buổi cạnh tranh gay gắt. Nhìn chung 5 năm trở lại đây, tổng sản lượng giày xuất khNu tăng dần qua các năm, đây xem như là dấu hiệu tốt từ phía công ty nói chung và tạo được công ăn việc làm cho công nhân viên nói riêng và thu được doanh thu về cho công ty nói chung. c) Phân loại theo thị trường xuất khNu Thị trường giữ vị trí rất quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh doanh xuất nhập khNu. Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam có điều kiện sản xuất còn thấp, nghèo về chủng loại, chưa có đủ kinh nghiệm cũng như khả năng tài chính để nghiên cứu thị trường nước ngoài. Mặc dù vậy, trong những năm qua công ty đã tích cực tìm hiểu thị trường, tìm kiếm thị trường mới cũng như duy trì thị trường cũ, nhằm đảm bảo khả năng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Bảng 2.7 : Kim ngạch xuất kh u theo thị trường. Đơn vị tính: USD Năm 2008 Thị trường Xuất kh)u 1.Châu Âu 2.Châu Mỹ 3.Châu Á 4.Châu Úc 5.Châu Phi Tổng cộng: Năm 2009 Tỷ trọng % Giá trị USD Giá trị USD Năm 2010 Tỷ trọng % Giá trị USD Năm 2011 Tỷ trọng % Giá trị USD Năm 2012 Tỷ trọng % Giá trị USD Tỷ trọng % 18,061,252.10 68.42 10,694,236.8 68.64 11,378,476.03 69.63 13,308,672.91 66.88 14,652,891.87 68.11 1,025,201.22 3.88 764,489.80 4.91 997,319.72 6.10 1,312,651.09 6.60 1,372,258.63 6.38 1,314,205.89 4.98 984,143.40 6.32 1,977,619.73 12.10 3,091,508.33 15.54 3,111,024.88 14.46 5,601,530.14 21.22 2,834,579.30 18.19 1,391,047.89 8.51 1,402,443.20 7.05 1,552,444.22 7.22 396,965.80 1.50 303,709.57 1.95 597,761.97 3.66 782,903.51 3.93 824,464.08 3.83 26,399,155.16 100% 15,581,159.87 100% 16,342,225.34 100% 19,898,179.08 100% 21,513,083.68 100% (Nguồn: Trích báo cáo xuất kh u – phòng KD XNK Công ty TNHH Tỷ Hùng ) SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 34 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Biểu đồ 2.2: Tình hình xuất kh u theo thị trường của công ty TNHH Tỷ Hùng Đơn vị tính: Triệu USD Triệu USD 60 57.74 54.26 52.09 53.89 50 40 28.93 29.24 30 28.73 Châu Mỹ 26.2 20 10 4.92 4.89 3.98 6.46 1.86 4.3 1.86 4.47 1.92 0 Châu Âu 37.69 Châu Á 23.45 13.76 3.95 2.2 17.42 15.35 6.08 Năm Năm Năm Năm Năm 2008 2009 2010 2011 2012 Châu Úc Châu Phi Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình xuất khNu của công ty qua các thị trường có chiều hướng tăng giảm không đều nhau. Trong đó 03 thị trường chủ lực của công ty là Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Á. Thị trường xuất khNu lớn nhất của công ty là các nước Châu Âu với các nước xuất khNu chính là Anh, Đức, Áo, Bỉ… Đây là một thị trường tiêu thụ lớn đầy tiềm năng, nhưng là một thị trường phức tạp, đòi hỏi sản phNm phải có chất lượng cao và có khả năng cạnh tranh, đặc biệt là về giá cả, uy tín, chất lượng và thương hiệu. Tỷ trọng xuất khNu sang thị trường này có xu hướng giảm dần và vào năm 2012 chỉ chiếm 37,69% so với các năm 2008- 2011. Nguyên nhân do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tác động và do thị trường Châu Âu xuất hiện nhiều biến động về bán phá giá nên lượng hàng xuất khNu sang thị trường các nước này bị biến động. Trong khi đó, Châu Mỹ là thị trường có tỷ trọng tăng khá nhanh. Năm 2008, kim ngạch xuất khNu chỉ đạt 925,201.22 USD, chiếm 4,83% trong các thị trường, nhưng đến năm 2012 đã tăng lên 12,542,258.63 USD chiếm đến 23,45% thị phần của công ty. Nguyên nhân do mối quan hệ giữa Việt Nam và Hoa Kỳ ngày càng cải thiện và tốt đẹp tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp xuất nhập khNu nói chung và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty nói riêng. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 35 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Châu Á là thị trường chiến lược của công ty sau Châu Âu và Châu Mỹ, tỷ trọng tăng đều qua các năm, đến năm 2012 chiếm 15,35% trong tổng thị phần của công ty. Đây là thị trường có lợi thế về địa lý, phong tục tập quán tương đồng và là thị trường có tiềm năng tiêu thụ rộng lớn. nước xuất khNu chính cùa công ty là Nhật Bản, Hong Kong, Đài Loan, Indonesia và Philippin. Thị phần xuất khNu của công ty sang các nước Châu Úc giảm mạnh. Từ mức tỉ trọng 29,24% năm 2008 giảm còn 28,93% vào năm 2009 và dao động ở mức từ 4% -6% từ năm 2010- 2012. Nguyên nhân là do sự cạnh tranh mạnh mẽ của thị trường giày dép xuất khNu và công ty chú trọng mở rộng xuất khNu sang các thị trường khác. Châu Phi là thị trường mới chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng thị phần của công ty nhưng cũng góp phần làm đa dạng hóa thị trường xuất khNu và làm gia tăng tổng kim ngạch xuất khNu của công ty. 2.2 Thực trạng về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại công ty TNHH Tỷ Hùng 2.2.1 Phương thức thanh toán tại công ty: Đối tác chính của công ty TNHH Tỷ Hùng là công ty Aquarius Corporation (Taiwan). Công ty TNHH Tỷ Hùng kinh doanh theo hình thức tự doanh với sự giúp đỡ của công ty Aquarius Corporation ( Đài Loan ) – công ty mẹ của công ty và là đối tác về cung cấp nguồn nguyên liệu sản xuất mà thị trường trong nước chưa đáp ứng được về số lượng, chất lượng và chủng loại, đồng thời cũng là đối tác tìm nguồn kinh doanh đầu ra cho sản phNm. Như tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, công ty chủ yếu áp dụng điều kiện thương mại FOB khi xuất khNu và nhập khNu theo điều kiện CIF – Ho Chi Minh City ( incoterm 2010 ). Hàng xuất nhập khNu chủ yếu công ty ký kết với công ty Aquarius Corporation theo từng năm, hợp đồng xuất khNu sẽ ký kết một năm một lần, và mỗi lô hàng sẽ ký kết phụ lục kèm theo. Vì thế phương thức thanh toán chủ yếu ở đây sử dụng cho cả hàng xuất và nhập là phương thức chuyển tiền TT ( Telegraphic Transfer ) thông qua ngân hàng Mega International Commercial, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh. Vì có mối quan hệ công ty mẹ - công ty con với nhau, nên việc thanh toán theo phương thức chuyển tiền này được thực hiện theo tháng đối với cả hai hình thức nhập và xuất, và sẽ thanh toán theo từng lô ứng với từng số tờ khai, nên công ty TNHH Tỷ Hùng sẽ không gặp rủi ro khi hàng đã giao đúng thời hạn mà vẫn không nhận SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 36 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào được thanh toán, cũng như về phía công ty Aquarius Corporation cũng sẽ không gặp khó khăn khi buộc phải giao tiền trước hoặc đặt cọc, tạm ứng trước khi nhận hàng. 2.2.1.1 Quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại công ty TNHH Tỷ Hùng b) Quy trình soạn thảo và lập bộ chứng từ: trong hoạt động kinh doanh xuất khNu, việc tạo lập bộ chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng, vừa là căn cứ để thanh toán tiền hàng với phía nhà nhập khNu, vừa là bằng chứng đã bán hàng của nhà xuất khNu, cũng như thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước. Vì thế, trình tự tạo lập một bộ chứng từ xuất khNu trong thanh toán quốc tế gồm: - Hóa đơn thương mại: được lập thành đơn đặt hàng ( Purchase Order). Trên hóa đơn thương mại sẽ thể hiện một cách chi tiết về hóa đơn theo một thứ tự nhất định như theo yêu cầu của khách hàng. Minh họa mẫu hóa đơn thương mại được làm tại công ty như bên dưới. FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO.,LTD 162A HO HOC LAM STREET, AN LAC WARD, BINH TAN DIST, HO CHI MINH CITY TEL: 84-8-37508523 - FAX: 84 -8-38754978 COMMERCIAL INVOICE Invoice No.: G122/TH/2013 (2) Goods of 950 PRS OF FOOTWEAR (3) For account and risk of messers. (4) OVERLAND SHOES LTD 6A THE COURTYARD 44 GLOUCESTER AVENUE LONDON NEW 18JD UNITED KINGDOM SHIPPED BY SEA (5) SHIPPING ON OR ABOUT From: HO CHI MINH CITY VIETNAM (6) PACK Description of goods NO (7) (8) (1) DATE : Mar-01-2013 (2) Vessel Name : To: SIZE (9) CANADA Q'ty (PAIRS) (10) (6) UNIT PRICE AMOUNT @USD/PRS (11) USD (12) FOB VIETNAM ORDER GZ3AQCFS02 , 950 PAIRS OF SHOES LG1212-122B SHOE NAME: P.O.# TRACK Futura GZ3AQCFS02 ARTICLE.: GS51115 7A7 Navy Suede & Canvas w/Dk Grey COLOR: MERCHAND AMOUNT TOTAL 7.0-13.0 950 950 USD 15.51 14,734.50 14,734.50 SAY TOTAL US DOLLARS FOURTEEN THOUSANDS SEVEN HUNDRED THIRTY FOUR AND CENTS FIFTY ONLY (13) SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 37 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Seller : AQUARIUS CORPORATION CO LTD (14) Address : NO.13,ALLEY 282, YA TAN ROAD,ER HO VILLAGE, TA YA HSIANG,TAICHUNG HSIEN,TAIWAN,R.O.C (14) Manufacturer : FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO., LTD. Address : NO.162A HO HOC LAM STR, AN LAC WARD, BINH TAN DIST, HO CHI MINH CITY, VIETNAM. PAYMENT TERM: T/T ADVISING BANK: MEGA INTERNATIONAL COMMERCIAL BANK CO.,LTD.NORTH TAICHUNG BRANCH 80-8, TAICHUNG KANG RD., SEC. 2, TAICHUNG (14) BENEFICIARY: AQUARIUS CORP. (14) NO. 13 ALLEY 282 YA TAN ROAD, ER HO VILLAGE TA YA HSIANG, TAICHUNG HSIEN, TAIWAN A/C NO. : 3758127769 SWIFT CODE: ICBCTWTP037 SHIPPING MARKS: (15) FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO.,LTD. VICE GENERAL MANAGER GS51115 7A7 6S Hình 2.2 Mẫu hóa đơn thương mại (1) Tên công ty và địa chỉ công ty phát hành phiếu đóng gói (2) Số và ngày hóa đơn thương mại (3) Số lượng đôi giày (4) Địa chỉ nhà nhập khNu (5) Hình thức vận chuyển (6) Cảng bốc hàng và nơi hàng đến (7) Tên đơn đặt hàng: Sẽ được ký hiệu như thỏa thuận của khách hàng và phía công ty. Ví dụ: Y1303-001 nghĩa là Y là thể hiện cho nhãn hiệu giày Puma, 13 là năm 2013; 03 là tháng, -001: là số đơn đặt hàng. (8) Mô tả chi tiết về hàng hóa: gồm số hợp đồng đặt hàng của khách hàng, tên giày, kiểu dáng của giày và màu sắc. (9) Kích cỡ giày: đối với nam, kích cỡ giày từ 40-46 ( hay 7 – 13 ), còn đối với nữ kích cỡ giày từ 36 -41 ( hay 5-10). Lưu ý, cỡ giày 36- 41 & 40- 46: sử dụng cho kích cỡ UK, còn kích cỡ 5- 10 & 7-13: sử dụng cho cỡ US. Tùy vào quy định của khách hàng mà kích cỡ giày sẽ được thể hiện như thế nào trên hóa đơn thương mại. (10) Số lượng ( đôi ): Ứng với số lượng đôi trên từng đơn đặt hàng, có đôi khi khách hàng sẽ không yêu cầu xuất hết số lượng đã đặt, mà sẽ yêu cầu xuất trước 1 phần, phần còn lại sẽ xuất sau. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 38 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP (11) GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Đồng tiền thanh toán: nói chung là tùy theo hợp đồng mà công ty ký đồng tiền thanh toán sẽ được sử dụng là gì, cơ quan Hải quan Việt Nam không bắt buộc chỉ dùng đồng đô- la Mỹ, nhưng nhìn chung là khách hàng yêu cầu đồng tiền thanh toán phải thể hiện trên hóa đơn thương mại đô-la Mỹ ( USD ). Đối với khách hàng Trung Quốc, các chứng từ khi gửi khách hàng toàn bộ đều quy đổi ra đồng Euro, nhưng khi khai hải quan Việt Nam không nhất thiết phải sử dụng đồng Euro, mà có thể sử dụng đồng đô- la Mỹ để khai báo ( áp dụng này cho hàng G-Star Raw xuất đi Trung Quốc ). Đơn giá nguyên tệ là giá trị của một đôi giày sẽ bán đi sau khi đã thành phNm. (12) Thành tiền: Là tổng số tiền của đơn hàng đó sẽ được bán đi sau khi đã thành phNm. kết thúc đơn hàng là tổng số lượng đôi và tổng thành tiền. Tổng thành tiền được viết bằng chữ giúp người xem dễ dàng đọc, hơn nữa nó nhằm thể hiển tính chính xác của hóa đơn và để tránh bôi xóa, cạo sửa khi có mục đích khác. (13) Tổng số tiền viết bằng chữ của một lô hàng (14) Địa chỉ người bán, địa chỉ nhà sản xuất, phương thức thanh toán, địa chỉ người thụ hưởng (15) Ký mã hiệu hàng hóa Hóa đơn thương mại từ 02 trang trở lên sẽ được đóng dấu giáp lai của công ty. Trong hóa đơn thương mại các chi tiết được thể hiện một cách rõ ràng, mạch lạc giúp người xem sẽ dễ dàng xem và hiểu rõ về chi tiết lô hàng đó. - Phiếu đóng gói: cũng sẽ dựa trên đơn đặt hàng để lập thành, vì trên đơn đặt hàng sẽ thể hiện chi tiết về số lượng từng cỡ giày, cách đóng giày cho đơn hàng đó. Tùy theo từng đơn đặt hàng mà sẽ có cách đóng đơn 06 đôi hoặc 10 đôi hoặc 12 đôi/ thùng theo từng kích cỡ. Đây là cách đóng thông dụng nhất, và sẽ đặc trưng cho từng khách hàng. Chẳng hạn như Puma: 06 đôi/ thùng, Paladium: 12 đôi/ thùng, G-Star Raw: 06 đôi đôi hoặc 10 đôi/ thùng… Ngoài ra còn có đóng ghép, nghĩa là các kích cỡ sẽ đóng chung lại 1 thùng với nhau, và cỡ thùng sẽ lấy cỡ lớn nhất ứng với cỡ lớn nhất của giày. Nếu như hóa đơn thương mại chỉ thể hiện số lượng tổng của một đơn hàng thì phiếu đóng gói sẽ thể hiện chi tiết về cách đóng của đơn hàng đó. Dẫn chứng cho đơn hàng G-Star Raw như bên dưới về cách thể hiện chi tiết đóng cách đóng gói giày trên phiếu đóng gói. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 39 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO.,LTD 162A HO HOC LAM STREET, AN LAC WARD, BINH TAN DIST, HO CHI MINH CITY TEL: 84-8-37508523 - FAX: 84 -8-38754978 PACKING LIST G125/TH/2013 (2) Invoice No.: Date: Goods of 30 PRS OF FOOTWEAR For account and risk of messers. (4) OVERLAND SHOES LTD 6A THE COURTYARD 44 GLOUCESTER AVENUE LONDON NEW 18JD UNITED KINGDOM Shipped by.: AQUARIUS CORPORATION CO LTD SHIPPED BY SEA (5) SHIPPING ON OR ABOUT LG1303-072 Q'ty Q'ty (CTN) (10) (CT NS) (11) 1 S7774 2 - 3 S7774 42.0 2 4 - 5 S7774 43.0 2 6 - 6 S7774 44.0 1 @ (KGS.) (12) 1 TOTAL 4 6 L W H @ 4.69 4.69 @ 0.04 0.04 440 270 350 3.28 6.56 @ 4.85 9.7 @ 0.04 0.08 440 270 350 @ 3.4 6.8 @ 5.2 10.4 @ 0.05 0.09 460 270 380 @ 3.52 3.52 @ 5.25 5.25 @ 0.05 0.05 460 270 380 @ 5.27 @ 7.83 @ 0.07 460 385 380 4 @ 2 4 '(KGS.) (13) (6) Volume CBM/CTN TTL CBM (14) @ 8 @ 40.0 44.0 45.0 4 8 @ MIXED 6 NETHERLANDS N.W. G.W. SHOE NAME: PRECINCT Baisley Suede Mix P.O.# 000681 ARTICLE.:GS21012 777 COLOR:Dark Grey Suede & Canvas CARTON:4 PRS SIZE: 40-45 @ 4 @ 3.17 41.0 1 4 3.17 - 7 (2) (3) To: 1 - Mar-01-2013 Vessel Name : From: HO CHI MINH CITY VIETNAM (6) PACK Description of Order goods No. (7) (9) (8) 7 (1) 1 6 5.27 7.83 0.07 7 30 25.3 2 37.87 0.33 3 SAY TOTAL: THREE ( 3 ) CARTONS ONLY (15) Seller : AQUARIUS CORPORATION CO LTD (16) Address : NO.13,ALLEY 282, YA TAN ROAD,ER HO VILLAGE, TA YA HSIANG,TAICHUNG HSIEN,TAIWAN,R.O.C Manufacturer : FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO., LTD. (16) Address : NO.162A HO HOC LAM STR, AN LAC WARD, BINH TAN DIST, HO CHI MINH CITY, VIETNAM. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 40 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào PAYMENT TERM: T/T (16) ADVISING BANK: MEGA INTERNATIONAL COMMERCIAL BANK CO.,LTD.NORTH TAICHUNG BRANCH 80-8, TAICHUNG KANG RD., SEC. 2, TAICHUNG BENEFICIARY: AQUARIUS CORP. (16) NO. 13 ALLEY 282 YA TAN ROAD, ER HO VILLAGE TA YA HSIANG, TAICHUNG HSIEN, TAIWAN A/C NO. : 3758127769 SWIFT CODE: ICBCTWTP037 SHIPPING MARKS (17) FOOTGEARMEX FOOTWEAR CO.,LTD. VICE GENERAL MANAGER GS21011 9AA 10S Hình 2.3 Mẫu phiếu đóng gói (1) Tên công ty và địa chỉ công ty phát hành phiếu đóng gói (2) Số và ngày hóa đơn thương mại (3) Số lượng đôi giày (4) Địa chỉ nhà nhập khNu (5) Hình thức vận chuyển (6) Cảng bốc hàng và nơi hàng đến (7) Đơn hàng ( order ) thể hiện đơn hàng đang làm phiếu đóng gói, phía dưới là dãy số chạy theo thứ tự tăng dần thể hiện cho số thùng tăng dần của đơn hàng đó. Một phiếu đóng gói chính xác về số thùng khi dãy số thứ tự ở cột đơn hàng cuối cùng sẽ giống với cột tổng cộng của thùng, nghĩa là số thùng cuối cùng …-7 nghĩa là đơn hàng này có 7 thùng và thùng cuối cùng là thùng số 7, nếu tổng cộng ở cột số lượng thùng là 7 thì cách đóng thùng chính xác, nếu hai số không khớp nhau thì phiếu đóng gói đã bị sai, người làm chứng từ nên kiểm tra lại. (8) Cách đóng gói được thể hiện là S7774 nghĩa là đây là cách đóng đơn, 4 đôi/ thùng, với S – Solic: đóng đơn, 777 nghĩa là mã màu của đơn hàng, 4 là số lượng đôi trong 01 thùng, tương tự cách đóng đó áp dụng cho từng kích cỡ. Ký hiệu Mixed 6 nghĩa là ở đây sử dụng cách đóng ghép với nhau, việc đóng ghép này sẽ đóng khi các kích cỡ đã đóng đủ số lượng đôi/ thùng theo yêu cầu của khách hàng, còn lại những đôi dư ra sẽ được đóng ghép với nhau, đây là cách đóng tự do nghĩa là khách hàng gửi đến đơn đặt hàng và yêu cầu SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 41 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào đóng đơn 4 đôi hoặc 6 đôi/ thùng hay hơn nữa. Cũng có một số đơn hàng hoàn toàn đóng ghép, khi đó khách hàng sẽ yêu cầu phía nhà máy đóng theo tỷ lệ yêu cầu của họ. Như đã nói ở trên, nếu đóng ghép thì sẽ sử dụng thùng lớn nhất để đựng kích cỡ giày lớn nhất, vì nếu sử dụng thùng nhỏ sẽ làm giày biến dạng khi đến tay nhà nhập khNu. (9) Mô tả hàng hóa ( Description of goods ) sẽ thể hiện tên giày, số hợp đồng đặt hàng, mã sản phNm mà mã sản phNm sẽ có đôi lúc giống nhau nhưng sẽ khác nhau 03 số cuối để phân biệt dạng giày này với dạng giày khác. Cột màu sắc, bao nhiêu đôi được đóng trong thùng và kích cỡ cũng sẽ được thể hiện trong cột này (10) Số lượng thùng ( Q’ty ) thể hiện số lượng thùng từng kích cỡ, và của cả tổng đơn hàng. (11) Số lượng đôi giày ( Q’ty ) thể hiện cách đóng bao nhiêu đôi trong thùng, ứng với cột số lượng thùng là bao nhiêu thùng thì sẽ thể hiện có tất cả bao nhiêu đôi trong kích cỡ này. Cột này số lượng đôi của từng kích cỡ sẽ được tính bằng số lượng thùng * với số đôi đóng trong 01 thùng. (12) Khối lượng tịnh ( N.W ) được tính bằng đơn vị kgs, sẽ thể hiện trọng lượng của một kích cỡ trước khi chưa đóng thùng trong 01 thùng và toàn bộ khối lượng kích cỡ đó được tính bằng khối lượng tịnh * số thùng. (13) Khối lượng cả bao bì ( G.W ) giống như khối lượng tịnh, nhưng khác nhau là trọng lượng được tính luôn cả thùng trong 01 thùng và toàn bộ khối lượng kích cỡ đó được tính bằng khối lượng cả thùng * số thùng. (14) Quy cách sẽ thể hiện: dài * rộng * cao, và được quy đổi ra diện tích ( số khối ), đây là một khâu hết sức quan trọng, vì diện tích của đơn hàng nhiều hay ít sẽ quyết định đơn hàng sẽ đóng hàng lẻ hay đi hàng container và phí vận đơn sẽ cao hay thấp phụ thuộc vào số khối này khi hãng tàu phát hành vận đơn. Cách quy đổi ra số khối như sau: ( dài* rộng* cao)* 0,000000001*số thùng. Việc lập phiếu đóng gói phải chính xác, và kiểm tra một cách kỹ lưỡng vì hàng có thể sẽ bị cân lại số ký, hoặc đo lại quy cách khi bị kiểm hóa. 10% là mức chênh lệch số ký và số khối được chấp nhận. Trên phiếu đóng gói sẽ được thể hiện tổng số thùng, tổng số lượng đôi, tổng trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng cả thùng và tổng số khối. Tổng số thùng sẽ được viết ra bằng chữ nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh cạo sửa trên phiếu đóng gói. Ký mã hiệu SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 42 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào hàng hóa cũng sẽ được thể hiện ở đây, ký mã hiệu hàng hóa phải phù hợp với thông tin đơn hàng. Thông thường ký mã hiệu hàng hóa sẽ gồm các thông tin như: tên giày, cách đóng gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả thùng và phải thể hiện hàng được sản xuất tại Việt Nam. Ký mã hiệu hàng hóa trên chứng từ phải khớp với trên thùng hàng, để đảm bảo cho việc nhận hàng không gặp bất kỳ khó khăn nào. Nếu khác nhau, sẽ dẫn đến hàng sẽ không nhận được và việc lưu kho lưu bãi sẽ xảy ra. (15) Viết bằng chữ tổng số thùng giày (16) Địa chỉ người bán, địa chỉ nhà sản xuất, phương thức thanh toán, địa chỉ người thụ hưởng (17) Ký mã hiệu hàng hóa - Vận đơn đường biển: sau khi xuất hàng, nhân viên chứng từ sẽ gửi những chi tiết về bản nháp vận đơn cho hãng tàu để họ làm vận đơn. Sau khi kiểm tra với đại lý ở đầu nước ngoài, hãng tàu sẽ gửi lại bản nháp vận đơn để cho nhân viên chứng từ công ty kiểm tra và đối chiếu. Nếu những chi tiết trên vận đơn nháp hãng tàu khớp với bản nháp đã gửi thì nhân viên chứng từ sẽ xác nhận lại tính chính xác của vận đơn nháp với hãng tàu. Khi đó, ngay ngày tàu chạy thì hãng tàu sẽ phát hành vận đơn gốc sau khi đã gửi thông báo đòi tiền. Ngày tàu chạy có thể là 3 ngày hay hơn nữa so với thời gian closing time ( thời gian không nhận hàng của hàng tàu – thời gian này được thông báo trên booking note – thông báo đặt chỗ mà hãng tàu đã gửi cho công ty). Trên thông báo đòi tiền sẽ thể hiện rõ các phí khi phát hành vận đơn như: phí xếp dỡ hàng hóa, phí xếp dỡ container tại cảng, phí phát hành vận đơn và phí quản lý chứng từ. Phí phát hành vận đơn được thông báo gồm nhiều phụ phí và sẽ cao hay thấp phụ thuộc vào thể tích của lô hàng đó. Sở dĩ hãng tàu phát hành thông báo đòi nợ là để nhân viên công ty biết rõ được số tiền phải trả để lấy vận đơn. Công ty thường xuất hàng qua các hãng tàu như K&N, Damco, Real Co, … Thông tin về thông báo đòi tiền từ hãng tàu Damco cho vận đơn đường biển gồm các phụ phí đi kèm như bên dưới. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 43 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.4 Mẫu thông báo đòi tiền ( Crebit Note) SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 44 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Minh họa một mẫu vận đơn gốc của hãng tàu Damco với những thông tin sau: Hình 2.5 Mẫu vận đơn đường biển (1) (2) SV Lớp Tên, địa chỉ của hãng tàu, đại lý tàu biển Shipper: tên, địa chỉ người giao hàng, cụ thể ở đây sẽ thể hiện tên và địa chỉ công ty TNHH Tỷ Hùng : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 45 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Consignee: tên, địa chỉ người nhận hàng hoặc theo lệnh “to order”, người (3) nhận ở đây không phải là công ty Aquarius Corporation, mà là bên thứ 3. Tùy theo những thông tin đơn đặt hàng mà việc xuất hàng sẽ đi đến những nước khác nhau Notify party: tên, địa chỉ người được thông báo. Dựa vào thông tin xác nhận (4) của khách hàng mà phần tên người hưởng lợi sẽ để trống hay có địa chỉ cụ thể. (5) Vessel & voyage: tên tàu và số chuyến (6) Port of loading: tên cảng xếp hàng, hàng hóa sẽ được lên tàu ở cảng Việt Nam, hàng được bốc lên tàu thông thường là Cát Lái, ICD Phước Long… (7) (8) Port of discharge: tên cảng dỡ hàng Place of delivery: tên cảng dỡ cuối cùng ( khi hàng có chuyển tải), sẽ thể hiện như thông tin hướng dẫn của khách hàng. (9) Mark and Number: ký mã hiệu ghi trên bao bì ( nếu có ), thông tin như trên phiếu đóng gói và không sửa chữa gì thêm. (10) Number of Containers or pkgs: số lượng container hoặc số lượng kiện. (11) Kind of packages; description of goods: hình thức đóng gói và mô tả hàng hóa. (12) Gross weight: trọng lượng cả bì ( MT hoặc KG ) (13) Measurement: thể tích lô hàng (M3) (14) Freight collect/ Prepaid: cước phí trả sau/ trả trước (15) Số lượng vận đơn gốc phát hành. (16) Date: ngày tháng phát hành vận đơn Trước mỗi đợt xuất hàng, khách hàng thường gửi những hướng dẫn chung về xuất hàng cho phía công ty, nhân viên chứng từ sẽ dựa vào thông tin đó để làm chứng từ tránh sai sót. Không phải tất cả khách hàng sẽ sử dụng chung một hướng dẫn xuất hàng, mà những khách hàng khác nhau sẽ có những hướng dẫn xuất hàng khác nhau. Ví dụ cụ thể đối với hướng dẫn chung về thông tin xuất hàng của khách hàng Puma, gọi tắt là GSI – General Shipping Instruction. Trên GSI sẽ thể hiện những thông tin như: Loại vận đơn đường biển: Bill of Lading or FCR – Forwarder’s Cargo Receipt, số lượng bản chính và bản phụ, thường là 01 bản chính và 02 bản copy. Cảng cảng đến ( Port of Destionation ) SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 46 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Tên người nhận ( Consignee ). Tên người hưởng lợi (Notify Party ). Tên hãng tàu được chỉ định cho lô hàng này. Số lượng phiếu đóng gói Số lượng hóa đơn thương mại Yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào những chỉ dẫn xuất hàng mà đặt chỗ với hàng tàu, cũng như làm vận đơn nháp gửi cho hãng tàu. Đối với việc đi nhận vận đơn đường biển, nhân viên giao nhận sẽ chuNn bị các chứng từ gồm: 01 bản vận đơn nháp của hãng tàu ( là vận đơn sau cùng mà nhân viên chứng từ xác nhận tính xác thực với hãng tàu ) + 01 bản nháp vận đơn của công ty + giấy giới thiệu nhân viên công ty + 01 thông báo đòi tiền đi đến hãng tàu và nhận vận đơn gốc. Hiện nay, các hãng tàu yêu cầu công ty trước khi đi nhận vận đơn gốc, phải scan giấy giới thiệu nhân viên trước cho họ, cũng như sẽ chuyển tiền trước vào tài khoản nếu số tiền đó vượt quá 20 triệu đồng ( đối với hãng tàu Damco), nhằm giảm thời gian chờ của nhân viên giao nhận để nhận vận đơn gốc. Một số địa chỉ hãng tàu mà công ty hiện nay đang làm việc như Hãng tàu Damco – địa chỉ: 28 Phùng Khắc Khoan, Quận 1 Hãng tàu Real Co Logistics – địa chỉ: 51 Yên Thế, Phường 2, Quận Tân Bình. Hãng tàu Interfracht Overseas – địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1 - Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin – C/O ): Mặc dù là ký hợp đồng mua bán với Aquarius Corporation, nhưng trên thực tế là hình thức mua đi, bán lại của Aquarius Corporation, tức là Công ty Tỷ Hùng sẽ thanh toán với Aquarius Corporation với một mức giá và Aquarius Corporation sẽ thanh toán với khách hàng với một mức giá khác với cùng một lô hàng. Có thể nói Công ty Tỷ Hùng là công ty trung gian, chỉ chịu trách nhiệm sản xuất và xuất khNu, còn Aquarius Corporation sẽ tìm kiếm thị trường và khách hàng, chính vì thế nên giấy chứng nhận xuất xứ không chỉ xin mỗi mẫu B ( Đài Loan xin mẫu B), mà giấy chứng nhận xuất xứ phong phú về các mẫu. Vì thế công ty thường sử dụng các mẫu A, B, D,E… để gửi theo hàng hóa phù hợp với nước nhập khNu. Chính vì sự đa dạng này nên việc xin mẫu giấy chứng nhận xuất xứ cũng khác nhau, cho nên tùy vào nước nhập khNu mà công ty cần chuNn bị chứng từ thích hợp để xin đúng loại C/O. Sau khi đã lấy vận đơn từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O. C/O sẽ được cấp từ 1-3 ngày kể từ ngày nộp C/O. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 47 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Đối với nước không yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ được cấp từ cơ quan có thNm quyền thì giấy chứng nhận xuất xứ này được cấp từ phía nhà máy gồm 01 bản chính và 02 bản sao y, cho nên sẽ không có thủ tục rườm ra cho việc cấp giấy chứng nhận xuất xứ này. C/O được cấp tại nhà máy cũng sẽ đơn giản hơn. Đó là mẫu trên excel, được nhân viên chứng từ điền đầy đủ thông tin về lô hàng, địa chỉ khách hàng, tên tàu, ngày tàu chạy … và được ký tại công ty, đóng dấu Original và copy và sẽ được gửi kèm với bộ chứng từ gửi đến khách hàng. Ví dụ mẫu giấy chứng nhận xuất xứ được làm tại nhà máy cho đơn hàng đi Mỹ. Hình 2.6 Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ được làm từ nhà máy SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 48 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Ngoài mẫu giấy chứng nhận xuất xứ trên được cấp tại nhà máy thì công ty thường xin các giấy chứng xuất xứ khác tại các cơ quan có thNm quyền. các loại C/O khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A: Chỉ được cấp khi hàng hóa được xuất khNu sang một trong những nước được ghi ở mặt sau mẫu A và nước này đã cho Việt Nam được hưởng ưu đãi từ GSP. Chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập (GSPGeneralized System of Preferences) là chế độ ưu đãi miễn, giảm thuế nhập khNu của các nước phát triển dành cho các nước đang phát triển và kém phát triển nhằm giúp cho sản phNm của các nước này tiêu thụ được trên thị trường quốc tế; và khi hàng hóa đáp ứng các tiêu chuNn xuất xứ do nước này quy định. Một số nước xin C/O mẫu A như: Austria ( Áo), Denmark ( Đan Mạch ), Netherlands ( Hà Lan ), Sweden ( Thụy Điển)… Bộ chứng từ xin cấp C/O mẫu A gồm có: Đơn xin cấp C/O mẫu A. C/O mẫu A. Mẫu EC (Export Certificate), trên mẫu này thể hiện trị giá lô hàng theo giá FOB Hợp đồng (Agreement): 1 bản gốc. Invoice: 1 bản gốc. Tờ khai xuất hàng: tờ khai gốc và một bản copy có dấu sao y bản chính Bill of Lading: một bản copy có dấu sao y bản chính. Đính kèm giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A và EC. Cũng như các mẫu C/O khác, các thông tin về bộ C/O mẫu A cũng được truyền qua hệ thống Ecus, Bộ công thương sẽ tiếp nhận dữ liệu, xác nhận và cấp số thứ tự cho C/O mẫu A. Việc cấp các loại mẫu C/O sẽ không mất phí, chỉ mất phí khi bắt buộc phải mua các mẫu C/O khi công ty có ý định xin C/O cho các nước nhập khNu có liên quan. Chẳng hạn như: C/O mẫu A :40.000đ/ bộ ( gồm C/O mẫu A và EC), C/O các mẫu ưu đãi: 40.000đ/ bộ ( gồm 3 liên – original, duplicate và triplicate)… Dưới đây là mẫu C/O mẫu A và EC: SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 49 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.7 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 50 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.8 Mẫu EC SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 51 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Diễn giải cho giấy chứng nhận xuất xứ mẫu Avà EC như ảnh minh họa trên: Ô trên cùng bên phải của mẫu A: Reference No - Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi như sau ( áp dụng cho C/O mẫu A và các mẫu ưu đãi như mẫu D, E, AK, AJ….): Nhóm 1: 02 ký tự VN ( Viết in ) là viết tắt của hai chữ Việt Nam Nhóm 2: 02 ký tự ( Viết in ) là viết tắt tên nước nhập khNu, quy định các chữ viết tắt như sau: BR: Bruney IN: Indonesia ML: Malaysia PL: Philippines SG: Singapore TL: Thailand Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận Nhóm 4: 01 ký tự thể hiện tên phòng quản lý xuất nhập khNu khu vực cấp giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D theo quy định như sau Số 1: Hà Nội Số 2: Tp. Hồ Chí Minh Số 4: Đồng Nai Số 5: H ải Ph òng Số 6: Bình Dương Số 7: Vũng Tàu Số 3: Đà nẵng − Nhóm 5: gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của giấy chứng nhận mẫu A Giữa nhóm 3 và nhóm 4 cũng như giữa nhóm 4 và nhóm 5 có dấu gạch chéo “/” Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A EC (1) Tên giao dịch của người xuất hàng, địa chỉ, tên nước (Việt Nam ) (2) Tên người nhận hàng, địa chỉ, tên nước ( phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản ) (3) Tên phương tiện vận tải ( nếu gửi bằng máy bay thì ghi “ by air”, nếu gửi bằng đường biển thì đánh tên tàu và từ cảng nào đến cảng nào?) (4) Nếu vận đơn được xin vào ngày tàu chạy Ký hiệu mã nước xin giấy chứng hoặc sau ngày tàu chạy thì sẽ đóng dấu nhận xuất xứ, năm cấp giấy chứng ISSUED RETROSPECTIVELY, nếu xin nhận và số thứ tự giấy chứng nhận trước ngày tàu chạy thì sẽ không đóng dấu xuất xứ. Số thứ tự này có được khi thông tin được truyền qua mạng điện này. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 52 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào tử Ecus. (6) Ký mã hiệu và đóng gói: ô này sẽ thể hiện Mô tả hàng hóa ký mã hiệu hàng hóa như thông tin khách hàng yêu cầu (7) Mô tả hàng hóa, số hợp đồng, tên hàng Số lượng đôi giày hóa. (8) Mã hàng hóa: thể hiện mã hàng của giày Trị giá lô hàng bán theo giá FOB phù hợp với dạng giày xuất đi, mã số này được lấy từ quyển biểu thuế xuất nhập khNu do Bộ Tài Chính ban hành. (9) Số lượng đôi giày Vị trí cán bộ đại diện cơ quan có thNm quyền ký giấy chứng nhận xuất xứ (10) Số hóa đơn thương mại và ngày lập hóa Địa chỉ cơ quan có thNm quyền ký đơn thương mại. giấy chứng nhận xuất xứ (11) Vị trí cán bộ đại diện cơ quan có thNm quyền ký giấy chứng nhận xuất xứ. (12) - Dòng thứ 1: ghi chữ Việt Nam - Dòng thứ 2: ghi đầy đủ tên nước nhập khNu - Dòng thứ 3: ghi địa điểm, ngày tháng năm và chữ ký Đối với hàng hóa đi bằng đường hàng không, quy định C/O sẽ được xin trước 02 ngày là tối đa, vì giấy chứng nhận xuất xứ sẽ đi kèm với chứng từ cùng chuyến bay, nên vận đơn hàng không sẽ được cấp trước khi bay. Vì thế ô “for official use” sẽ để trống, không đóng dấu ISSUED RETROSPECTIVELY. Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B: Loại C/O cấp cho hàng hóa xuất xứ tại Việt Nam xuất khNu sang các nước khác trên thế giới trong các trường hợp sau: Nước nhập khNu có chế độ GSP nhưng không cho Việt Nam hưởng. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 53 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Nước nhập khNu có chế độ ưu đãi GSP và cho Việt Nam hưởng ưu đãi từ chế độ này nhưng hàng hóa xuất khNu không đáp ứng các tiêu chuNn do chế độ này đặt ra. Bộ chứng từ xin cấp C/O mẫu B gồm có: Đơn xin cấp C/O mẫu B: đơn này sau khi đã nhập dữ liệu và đăng ký C/O trên mạng qua địa chỉ www.covcci.com.vn . Công ty sẽ đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế và một mật khNu. Hình 2.9 Cách đăng nhập vào VCCI cho giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B Công ty sẽ nhập thông tin về nước nhập khNu, thông tin về lô hàng như mã HS code, số lượng, đơn giá, số Invoice, số B/L, số tờ khai xuất, …. Sau đó sẽ truyền dữ liệu để đăng ký đơn xin cấp C/O bằng cách chọn vào ô xác nhận ở cuối trang. Khi đăng kí thành công thì công ty sẽ in đơn này ra. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 54 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.10 Cách truyền dữ liệu cho giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B trong VCCI Phiếu ghi chép hồ sơ: thể hiện những chứng từ có trong bộ chứng từ xin cấp C/O, thông tin về lô hàng (mã hàng, số lượng, nước xuất,…) C/O theo mẫu: một bản gốc, bốn bản copy. Invoice: một bản gốc. Tờ khai hải quan xuất khNu: tờ khai gốc và một bản copy. Bill of Lading (B/L): một copy. Bản kê khai nguyên phụ liệu sử dụng trong sản xuất. Bảng kê định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhập khNu của một đơn vị sản phNm: một bảng copy cho mỗi mã sản phNm. Công ty thường xin cấp mẫu C/O này cho các nước nhập khNu như Argentina, South Africa, UAE, Chile, Israel,…Những thông tin điền vào C/O mẫu B cũng tương tự như SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 55 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào C/O mẫu A ở trên, tuy nhiên có một số nước nhập khNu đặc biệt, đòi hỏi giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B sau khi xin ở Phòng thương mại còn phải được thị thực. Một số nước đặc biệt có C/O thị thực như: Brasil, Argentina, Venezuela. Việc thị thực này mất một khoảng thời gian khá dài, khoảng từ 10-15 ngày, cho nên khi nhận C/O mẫu B được cấp từ Phòng thương mại, nhân viên chứng từ sẽ gửi kèm bản gốc C/O này cùng với hóa đơn thương mại gửi ra Hà Nội để thị thực C/O. Dưới đây là ví dụ một trường hợp C/O mẫu B đặc biệt có thị thực. Mặt sau C/O sẽ được dán tem phù hợp với C/O của nước thị thực cùng với chữ ký xác nhận do Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam cấp. Tùy vào nước thị thực mà phí thị thực sẽ khác nhau: Venezuela : 116 USD, thị thực trong vòng 07 ngày Argentina: 85 USD, thị thực trong vòng 05 ngày Brasil: 71 USD, thị thực trong vòng 07 ngày SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 56 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.11 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 57 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.12 Mặt sau của giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B được thị thực tại Hà NộI Cách điền vào giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B cũng tương đối đơn giản, những thông tin điền vào mẫu B cũng giống như ô (1), (2), (3) của mẫu A. Tuy nhiên có một số ô có thay đổi như: (4) Tên và địa chỉ cơ quan cấp C/O mẫu B tại Việt Nam (5) For official use: sẽ được đóng khi xin C/O mẫu B ngay hoặc sau ngày tàu chạy. (6) Ký mã hiệu hàng hóa, mô tả hàng hóa. (7) Số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa (8) Số và ngày của hóa đơn thương mại (9) Chữ ký, con dấu của đơn vị cấp C/O SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 58 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào (10) Dòng thứ 1: tên nước nhập khNu Dòng thứ 2: tên, chức vụ và chữ ký nhà xuất khNu Dòng thứ 3: ngày đi xin C/O mẫu B. Trường hợp đối với C/O mẫu B xuất đi Brasil này có tính chất đặc biệt, ở ô thứ ( 3 ) sẽ không phải thể hiện tên tàu, ngày tàu chạy, mà chỉ thể hiện hình thức vận chuyển, và vận chuyển từ cảng nào đến cảng nào mà thôi, bởi vì hàng xuất đi Brasil thông thường sẽ phải 1.5 tháng kể từ ngày đưa hàng vào kho của hãng tàu thì mới được phép xuất đi, đây là quy định của nước nhập khNu Brasil, và tất nhiên phí lưu hàng hóa này phía nhà máy sẽ không phải chịu, còn việc thu phí như thế nào thì hãng tàu sẽ tự thu xếp với khách hàng Brasil. Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D ( Do Bộ Công Thương cấp): Công ty xin cấp C/O mẫu D khi xuất hàng sang một nước thành viên ASEAN khác. Bộ chứng từ xin cấp C/O mẫu D gồm có: Đơn xin cấp C/O mẫu D. C/O mẫu D bản gốc. Hợp đồng (Agreement): một bản gốc. Invoice: 1 bản gốc. Tờ khai xuất hàng: tờ khai gốc và một bản copy sao y bản chính. Bill of Lading: một bản copy có sao y bản chính. Bảng kê định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhập khNu của một đơn vị sản phNm. Bảng kê nguyên phụ liệu nhập khNu. Chứng từ kèm theo: Tờ khai nhập khNu nguyên phụ liệu có trên bảng kê hay hóa đơn mua hàng trong nước. Ngoài ra thì công ty cũng có xin cấp C/O cho các mẫu khác như: mẫu AK (khi xuất đi Hàn Quốc), mẫu AJ (khi xuất đi Nhật), mẫu M (khi xuất đi Mexico),… Việc thể hiện nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D cũng khá giống như mẫu A, tuy nhiên có một vài điểm khác nhau như: - Ô số 4 – For official use: Để trống ( sau khi nhập khNu hàng hóa, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khNu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại phòng quản lý xuất nhập khNu khu vực đã cấp giấy chứng nhận mẫu D này). SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 59 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Ô số 8: thường ghi là “CTH” tức là tiêu chí chuyển đổi mã H.S ( chuyển đổi dòng thuế ) ở cấp độ 4 số. Từ bảng định mức sản phNm sẽ liệt kê ra nguyên phụ liệu và mã nguyên phụ liệu dùng để sản xuất sản phNm đó ( trường hợp này, sản phNm ở đây là giày), nếu như mã nguyên phụ liệu không trùng khớp với mã sản phNm ( mã sản phNm này được thể hiện trên tờ khai và bảng định mức, được lấy từ biểu thuế xuất nhập khNu do Bộ Tài chính ban hành), thì có nghĩa là sản phNm có nguồn gốc tại Việt Nam. Trong quá trình chuyển đổi, ngoài việc liệt kê nguyên liệu sản phNm và mã nguyên liệu thì còn phải liệt kê xuất xứ của từng nguyên liệu, nếu nguyên liệu được sản xuất tại Việt Nam thì phải chứng minh được công ty có chức năng sản xuất nguyên liệu đó tại Việt Nam, nếu không chứng minh được thì nguyên liệu đó được sản xuất tại nước ngoài, vì có nhiều công ty không sản xuất nguyên liệu được mà sẽ buôn bán theo hình thức mua đi bán lại, cho nên việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của nguyên liệu là điều thiết yếu. Bên cạnh đó, đi cùng việc chuyển đổi mã H.S thì một yếu tố nữa để xét đến nguồn gốc sản phNm có xuất xứ tại Việt Nam là hàm lượng giá trị khu vực RVC. Nếu RVC lớn hơn hoặc bằng 40% thì sản phNm được cho là có xuất xứ tại Việt Nam. Đáp ứng được hai yếu tố trên thì có nghĩa là hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ tại Việt Nam. Công thức tính RVC = ( FOB – NL không xuất xứ, viết tắt là VNM)/FOB*100%. - Ô số 13: Đánh dấu vào ô “ Third Country Invoicing” trong trường hợp hóa đơn được phát hành bởi một công ty có trụ sở tại một nước thứ ba không phải là nước thành viên, hoặc bởi một công ty có trụ sở tại một nước ASEAN đối với lô hàng của công ty được chỉ định giao hàng. Các thông tin như trên và nước của công ty phát hành hóa đơn nêu trên cần ghi vào ô số 7, trường hợp này ở ô số (7) sẽ thể hiện địa chỉ phát hành hóa đơn thương mại là Aquarius Corporation. Đánh dấu vào ô “Back-to-Back CO” trong trường hợp tổ chức cấp C/O của nước trung gian cấp C/O giáp lưng. Đánh dấu vào ô “ Exhibitions” trong trường hợp hàng hóa gửi từ nước thành viên xuất khNu để tham gia triển lãm tại một nước khác và được bán trong quá trình hoặc sau triễn lãm để nhập khNu vào một nước thành viên, đồng thời ghi tên và địa chỉ của nơi triển lãm vào ô số 2. Đánh dấu vào ô “ Issued Retroactively” trong trường hợp cấp C/O được cấp sau do sai sót hoặc vì lý do chính đáng khác SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 60 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đánh dấu GVHD: Th.S Mai Xuân Đào vào ô “ Accumulation” trong trường hợp hàng hóa có xuất xứ của một nước thành viên được sử dụng làm nguyên liệu tại lãnh thổ của một nước thành viên khác để sản xuất ra một sản phNm hoàn chỉnh. Đánh dấu vào ô “ Partial Accummulation” trong trường hợp hàm lượng giá trị khu vực của nguyên liệu nhỏ hơn 40% nhưng lớn hơn 20% và C/O được cấp nhằm mục đích cộng gộp. Đánh dấu vào ô “ De Minimis” nếu hàng hóa không thỏa mãn tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hóa vì lý do có một số nguyên liệu có mã số HS trung với mã số HS của sản phNm nhưng tỉ lệ trùng này không vượt quá 10% giá trị FOB của sản phNm. Thông thường giấy chứng nhận xuất xứ là cần thiết đối với bộ chứng từ xuất trình trong các phương thức thanh toán, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ. Nếu là giấy chứng nhận xuất xứ lập theo L/C thì lưu ý một số điểm sau: Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận nơi xuất xứ đó Các dữ liệu như mô tả hàng hóa, số kiện… phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C Ngân hàng sẽ không chấp nhận một chứng từ do người thụ hưởng phát hành nếu L/C yêu cầu người phát hành chứng từ là “ hàng đầu”, “ địa phương”, “nổi tiếng”,… Người ký phát hảnh phải như L/C quy định, nếu L/C không quy định thì có thể chấp nhận chứng từ do người hưởng phát hành. Minh họa cụ thể một C/O mẫu D như bên dưới: SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 61 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.13 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 62 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Thủ tục xin cấp C/O. Sau khi đã chuNn bị xong bộ chứng từ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hoàn chỉnh thì nhân viên của công ty sẽ mang bộ chứng từ đến cơ quan cấp C/O. Có hai cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ là: Bộ Công Thương: sẽ cấp giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A, D, E, AK, AJ,... Địa chỉ: 8 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1 Vào năm 2010 thì hầu như mọi loại giấy chứng nhận xuất xứ đều sẽ được đăng ký qua mạng điện tử. Đối với loại hình này thì công ty sẽ truyền thông tin của giấy chứng nhận xuất xứ qua mạng, Bộ Công Thương tiếp nhận thông tin và giấy chứng nhận xuất sẽ được phê duyệt cũng qua mạng. Hình 2.14 Thông tin chi tiết về dữ liệu truyền qua hệ thống Ecus của giấy chứng nhận xuất xứ các mẫu ưu đãi Bộ Công Thương sẽ phản hồi, xác nhận cho công ty qua việc cấp số C/O. Công ty sẽ in số C/O này lên mẫu C/O. Công ty sẽ đem nộp bộ hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và sẽ nhận được một giấy biên nhận. Bộ hồ sơ sau đó sẽ được giao cho chuyên viên giải quyết hồ sơ và được kiểm tra trước khi trình cho lãnh đạo phê duyệt. Nếu là công ty xin cấp C/O theo thông thường, không qua mạng điện tử, thì tiếp theo sẽ được cấp số C/O, nhập thông tin vào hệ thống. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 63 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Sau đó cán bộ của Bộ Công Thương sẽ đóng dấu vào mẫu C/O và tách C/O để trả lại cho công ty. Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ mất thời gian khoảng 3 ngày để được cấp C/O. Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (địa chỉ: 161 Võ Thị Sáu, quận 3, Tp. Hồ Chí Minh): sẽ cấp giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B, mẫu M. Nhân viên công ty sẽ đóng số vào C/O sau đó nhập dữ liệu vào máy rồi nộp cho nhân viên của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ, không bị sai sót thì sẽ được ký duyệt. Sau một, hai ngày thì nhân viên công ty sẽ quay trở lại để lấy C/O, gồm một bản gốc và ba bản copy (C/O mẫu B). - Giấy chứng nhận số lượng chất lượng: công ty được miễn xin giấy chứng nhận số lượng, chất lượng vì đây là mặt hàng giày dép. Tuy nhiên, sẽ có đại diện của khách hàng tại Việt Nam sang kiểm hàng và chứng nhận chất lượng tại chỗ mới cho phép nhà máy xuất. Khi giày đã thành phNm, nhận được sự liên hệ từ phía nhà máy, họ sẽ kiểm tra chi tiết về số lượng, chất lượng giày như: độ bền chắc, đường may, độ dính chắc của keo, số lượng đôi giày... nếu đáp ứng với hàng mẫu yêu cầu, thì tem QC sẽ được dán lên nắp trên mỗi hộp giày và các hộp giày sẽ được đóng thùng. Việc đóng thùng sẽ sử dụng một loại băng nẹp thùng riêng theo yêu cầu của khách hàng , tùy theo yêu cầu của mỗi khách hàng mà băng nẹp thùng sẽ được sử dụng màu xanh, đỏ, vàng... trên đó có dòng chữ “ If tape broken do not accept ”, hoặc chỉ là băng nẹp trắng. Dưới đây là ví dụ minh họa cho một giấy chứng nhận số lượng chất lượng của hàng Puma xuất đi Indonexia, thì phải có giấy kiểm định của SGS thì hàng hóa mới được phép xuất đi. Các bước kiểm định được tiến hành như sau: Nhận thông báo dự kiến lô hàng sẽ chuNn bị xuất từ phía khách hàng cùng với Verification order. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 64 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.15 Thông tin chi tiết Verification order do khách hàng cung cấp SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 65 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với nhân viên SGS đặt lịch hẹn. Nhân viên chứng từ sẽ gửi RFI – Request for Information, sau khi điền đầy đủ thông tin ( mẫu này sẽ được nhận từ phía SGS khi công ty đặt lịch hẹn) gửi cùng với Verification order đến SGS. Mẫu RFI sẽ được điền như bên dưới ( chữ in nghiêng ): 1. NAME AND ADDRESS OF SELLER (Block Letters) _Công ty TNHH Tỷ Hùng___________________ 162A Hồ Học Lãm, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Tp. HCM________________________________ Phone No.: 84-8-37508523__________________ E-mail : ngan.tran@footgear.com.vn Fax No.: 84-8-38754978__________________ Contact Person: Ms. Ngan___________________ 2. NAME OF IMPORTER (Block Letters) PT. PRIMA UTAMA MITRA ABADI 32ND FLOOR, WISMA 46-KOTA BNI JL. JENDRAL SUDIRMAN KAV 1 JAKARTA 10220, INDONESIA 4. COUNTRY OF IMPORT INDONESIA________________________________ 5. REFERENCE NO. PO000000000872689 & PO000000000872622& PO000000000872498 & PO000000000872747_________________________ Inspection Order Number (IO No.) : X.16.004736___ Other SGS Ref. Number (if any) : _______________ 6. INSPECTION LOCATION NAME AND ADDRESS : Công ty TNHH Tỷ Hùng___________________ 162A Hồ Học Lãm, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Tp. HCM________________________________ Phone No.: 84-8-37508523__________________ E-mail : ngan.tran@footgear.com.vn Fax No.: 84-8-38754978__________________ Contact Person: Ms. Ngan___________________ 3.NAME AND ADDRESS OF SUPPLIER (IF APPLICABLE) Công ty TNHH Tỷ Hùng___________________ 162A Hồ Học Lãm, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Tp. HCM________________________________ Phone No.: 84-8-37508523__________________ E-mail : ngan.tran@footgear.com.vn Fax No.: 84-8-38754978__________________ Contact Person: Ms. Ngan___________________ 7. GOODS DESCRIPTION, QUANTITY AND CONDITIONS PO000000000872689: 150 pairs________________ PO000000000872622: 150 pairs________________ PO000000000872498: 150 pairs________________ PO000000000872747: 150 pairs________________ ❑ New ❑ Second-hand / Used Used Rating: __ ❑ Complete ❑ Complete Knock Down (CKD) ❑ Semi Knock down (SKD) 8. DATE GOODS AVAILABLE / INSPECTION 11. TYPE OF DELIVERY ❑ Total ❑ Partial ❑ Final REQUESTED 29 / 12 / 2012. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 66 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào 12. TERMS OF DELIVERY / INCOTERMS ❑ EXW ❑ FOB (specify) ❑ CFR ❑ CIF ❑ Other 9.PACKING ❑ FCL : Qty:_____x20’ FCL Qty:_____ x 40’ FCL ❑ LCL ❑ Bulk 13.NUMBER & DATE OF CONTRACT/PROFORMA/ORDER P828/TH/2012_______________________________ ❑ General Cargo / Conventional 10. SHIPMENT ❑ Sea ❑ Air ❑ Road ❑ Rail ❑ Other (specify) ______________________ . Please complete in addition page 2 of the RFI which is required for performance of price verification mandated by the Authorities in the country of importation. Company : Công ty TNHH Tỷ Hùng Name : Dương Phương Thảo Position / Title : Phó Tổng Giám đốc If you have within the last 6 months registered with SGS a general statement on price verification for the above mentioned importer, which is still valid, please indicate here the corresponding SGS reference number: _____________ , Place and date : 23 – Nov - 2012 Signature : ___________________________________ In such cases there is no need to complete page 2 . SGS Vietnam Ltd GISF 03 – 24/12/09 Trade Assurance Services 141 Ly Chinh Thang St District 3 Ho Chi Minh City S. R. Vietnam. t (84-8) 39.35.19.20 f (84-8) 39.35.19.23 www.sgs.com Member of the SGS Group Hình 2.16 Cách điền vào RFI của SGS Sau khi đã kiểm tra sự chính xác với đầu nước ngoài, SGS sẽ gửi lại Inspection Request Acknowledgement cho công ty về việc đã xác nhận thông tin về lô hàng và thời gian kiểm tra. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 67 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào ( Name and Address of Seller) To: Footgearmex Footwear Co., Ltd. Attn: Ms. Ngan ( 38754978) INSPECTION REQUEST ACKNOWLEDGEMENT Export to: ______ INDONESIA _____________________________________________ I.O. No: ______ X.16.004736_____________________________________________ Importer: ______ PT. PRIMA UTAMA MITRA ABADI ____________________________ Seller’s Ref. No ___ PL#: P828/TH/2012 _______________________________________ We acknowledgement receipt of your inspection request and confirm That an inspection has been scheduled for _29/12/2012_____ Please not that information on the inspection procedures is Containerd in the following publications available upon request: “Guidelines for Exporters, Country Data-Sheet for Exporters and Guidelines on the Independent Review Procedures ( when available)”. Acknowledgement By: …..KIM THUY…………. Dade: ….24/12/2012…………… SGS Vietnam Ltd GISF 03 – 24/12/09 Trade Assurance Services 141 Ly Chinh Thang St District 3 Ho Chi Minh City S. R. Vietnam. t (84-8) 39.35.19.20 f (84-8) 39.35.19.23 www.sgs.com Member of the SGS Group Hình 2.17 Xác nhận thông tin của SGS Nhân viên SGS sẽ đến tại công ty để kiểm tra về số lượng, chất lượng giày như nhãn, độ bền chắc, màu sắc của giày và chụp hình. Nếu đạt kết quả, họ sẽ trực tiếp dán tem kiểm định của SGS lên thùng giày, SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 68 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào xem như hoàn thành kết quả kiểm tra. Nhân viên chứng từ sẽ ký xác nhận với nhân viên SGS cho việc kiểm tra này Nhân viên chứng từ sẽ gửi hóa đơn thương mại và chi tiết phiếu đóng gói chính xác địa chỉ của khách hàng đến cho SGS. SGS gửi báo cáo kiểm hàng đến khách hàng Indonexia cùng với hình ảnh đã chụp, khách hàng sẽ gửi lệnh chấp nhận cho hàng xuất đi, đồng thời SGS sẽ gửi lại báo báo kiểm định Physial Inspection Result cho nhà máy. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 69 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Hình 2.18 Báo cáo kiểm tra hàng hóa của SGS Nhân viên chứng từ sẽ gửi báo cáo này cùng với thông báo đặt chỗ ( Booking Note) cho hãng tàu, để chuNn bị xuất hàng. Phí kiểm tra cho 01 lần kiểm định này là 110 USD và 25 USD cho phí đi lại. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 70 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào b) Cách kiểm tra bộ chứng từ thanh toán tại công ty − Một số sai sót khi lập bộ chứng từ thanh toán tại công ty: Thông thường những sai sót hay gặp trong khi lập bộ chứng từ là do sự bất cNn của người trực tiếp làm công tác lập, ví dụ ghi sai tên công ty, địa chỉ, mô tả hàng hóa, số lượng tiền ghi bằng chữ và bằng số không trùng khớp… Sự thiếu đồng bộ về hình mẫu chứng từ cũng là một nguyên nhân dễ gây nên những thiếu sót trong công tác lập chứng từ. Đối với một số chứng từ như hóa đơn, phiếu đóng gói… mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khNu có thể có riêng mẫu của mình và sử dụng mẫu đó trong giao dịch. Tuy nhiên, điều này dễ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, nhất quán giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ, gây nên sự thiếu sót về nội dung cũng như gây khó khắn cho những người kiểm tra bộ chứng từ. Người lập chứng từ không nắm vững yêu cầu của thư tín dụng mà lập sai. Chẳng hạn, người lập không đối chiếu lịch tàu, vận đơn so với quy định của LC xem có phù hợp hay không như không bốc hàng, và dỡ hàng đúng cảng quy định trong LC. LC yêu cầu vận đơn đã xếp hàng nhưng lại xuất trình vận đơn để xếp… ngoài ra, đôi khi người lập chứng từ còn mắc sai sót nghiêm trọng là không lập đủ các loại và số lượng chứng từ như LC yêu cầu. Chính điều này là một phần nguyên nhân tạo nên bộ chứng từ thiếu trung thực và gây không ít khó khăn cho người xuất khNu trong việc đòi thanh toán. − Cách kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất khNu tại công ty Nhằm hạn chế những thiếu sót có thể xảy ra, bộ nháp chứng từ nên lập trước trong một khoảng thời gian nhất định để kịp thời điều chỉnh, nếu có thay đổi hay sai sót, chẳng hạn như điều chỉnh về cách thức đóng gói, điều chỉnh giá... Vì thế, theo yêu cầu của khách hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bản nháp vận đơn đường biển, bản nháp giấy chứng nhận xuất xứ sau khi dựa vào hướng dẫn xuất hàng và đơn đặt hàng để hoàn thành trên tài liệu excel sẽ gửi trực tiếp qua email đến khách hàng trước 25 ngày xuất hàng. Nếu khách hàng xác nhận đúng thì nhân viên chứng từ sẽ dựa trên đó để làm chứng từ như: lập tờ khai hải quan, làm nháp vận đơn và xin giấy chứng nhận xuất xứ. Còn nếu thông tin sai sót, hoặc thiếu thì khách hàng sẽ bổ sung, sửa chữa để hạn chế sai sót một cách tối thiểu nhất. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 71 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng: như đã nói, hàng giày được miễn giấy chứng nhận số lượng, nhưng nếu là lô hàng bắt buộc phải có giấy chứng nhấn số lượng chất lượng thì sau khi nhận giấy chứng nhận này từ nhân viên kiểm tra của cơ quan đã được chỉ định kiểm tra cấp giấy thì nhân viên chứng từ sẽ scan và gửi giấy này đến khách hàng để họ xác nhận và chấp thuận lô hàng sẽ được xuất đi. 2.3 Nhân tố ảnh hưởng đến quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại công ty TNHH Tỷ Hùng 2.3.1 Nhân tố trong công ty 2.3.1.1 Trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên Việc lập bộ chứng từ thanh toán là một khâu rất quan trọng và rất dễ gặp rủi ro nên đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có trình độ chuyên môn và giàu kinh nghiệm, nếu không dễ dẫn đến những sai sót khi nhà xuất khNu hoàn tất bộ chứng từ hàng hóa để gửi hàng hóa, làm cho khách hàng không nhận được hàng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi từ đó ảnh hưởng tới quá trình thanh toán, cũng như uy tín của doanh nghiệp. Tại công ty TNHH Tỷ Hùng có khoảng hơn 150 người làm việc trong các bộ phận và các phòng ban. Hoạt động tại các phòng ban là các hoạt động trực tiếp liên quan tới các hoạt động quan trọng của công ty như việc giao dịch và ký kết với khách hàng, thiết kế và triển khai mẫu do khách hàng yêu cầu, hoàn tất các thủ tục hải quan để thực hiện hoạt động xuất khNu. Mỗi nhân viên có công việc riêng của mình nhưng đối với từng người khác nhau yêu cầu công việc sẽ khác nhau, điều đó phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kỹ năng của mỗi người. Hiện nay trình độ của lực lượng lao động của khối văn phòng công ty hầu hết là có trình độ từ cao đẳng trở lên, trong đó trình độ cao đẳng chiếm 30%, số còn lại là đại học chiếm 70%. Hàng năm công ty tổ chức cho các cán bộ nhân viên của mình đi học thêm, học tại chức để nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc. Đặc biệt phòng xuất nhập khNu là phòng có vai trò quan trọng trong khối văn phòng công ty. Đây là nơi mà các nhân viên chứng từ làm việc trực tiếp với khách hàng, phát triển các mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Vì thế việc tạo lập chứng từ có ý nghĩa rất lớn, liên quan đến sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty. Một bộ chứng từ hoàn chỉnh khi được lập một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác và gửi đến khách hàng kịp thời, sẽ nhận được sự hài lòng mà không phải là sự phàn nàn từ phía khách hàng. 2.3.1.2 Máy móc, thiết bị phục vụ cho việc tạo lập bộ chứng từ Máy móc hiện đại có tác động tới năng suất hoàn thành công việc của nhân viên, đảm bảo đúng thời hạn hoàn thành bộ chứng từ, từ đó tạo niềm đối với khách hàng, thu hút càng nhiều đơn hàng đến với công ty, giúp công ty luôn bắt nhịp thời đại mà không bị lỗi thời. Mặt khác, máy móc thiết bị hiện đại kéo theo việc đòi hỏi người lao động cũng SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 72 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào phải có trình độ hơn hẳn về kiến thức kỹ thuật, như vậy nó góp phần phát triển con người về mặt năng lực và trình độ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên trong quá trình làm việc. 2.3.1.3 Uy tín của công ty Uy tín là rất quan trọng đối với các công ty hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công ty giày Tỷ Hùng nói riêng khi làm ăn trong điều kiện môi trường hiện nay. Hoạt động xuất khNu là hoạt động xuất bán hàng hóa ra nước ngoài, công ty trực tiếp làm ăn với các nước, giao dịch học hỏi cách làm ăn và liên hệ với các nền kinh tế phát triển hơn nước ta rất nhiều thì việc tạo được uy tín trên thị trường nước ngoài sẽ giúp công ty có những cơ hội rất thuận lợi cho việc làm ăn sau này của công ty. Vẫn biết rằng thị trường nước ngoài rất rộng lớn và đầy tiềm năng nhưng việc xâm nhập thị trường là rất khó. Việc xây dựng uy tín thành công của công ty Tỷ Hùng đối với các đối tác đã đem lại giá trị vô cùng lớn. Bằng chứng là công ty đã đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, thời gian giao hàng cũng như việc tạo lập bộ chứng từ đúng, chính xác và gửi đi đúng thời hạn đã nhận được rất nhiều phản hồi tốt từ phía khách hàng. Điều này chính là động lực giúp công ty càng cố gắng hơn nữa để hình thành được thế mạnh riêng có của công ty so với các công ty khác trong ngành. 2.3.2 Nhân tố bên ngoài công ty 2.3.2.1 Chính sách pháp luật của Nhà nước Những chính sách pháp luật, thông tư của Nhà nước có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khNu nói riêng. Mỗi doanh nghiệp đều được thành lập và hoạt động trên một quốc gia nhất định và phải tuân theo những quy định, hiến pháp, pháp luật của quốc gia đó. Đối với một công ty các thủ tục hải quan có đơn giản, hay phức tạp sẽ có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả các hoạt động xuất khNu, cũng như việc tạo lập bộ chứng từ nếu được sự hỗ trợ từ phía cơ quan có thNm quyền, thì bộ chứng từ sẽ được thực hiện suôn sẻ thì sẽ tạo ấn tượng tốt trong mắt các đối tác công ty, nếu ngược lại thì có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa, như vậy sẽ gây cho các đối tác có cái nhìn không mấy thiện cảm về chính sách của Nhà nước, giảm hợp đồng với công ty và thu hồi các quyết định đầu tư khác. Do vậy, để tăng khả năng sản xuất xuất khNu của các công ty cần thực hiện cải tổ các chính sách liên quan đến các thủ tục hải quan, thủ tục cấp các loại giấy phù hợp với việc xuất khNu một lô hàng, rút ngắn thời gian thực hiện và loại bỏ những thủ tục không cần thiết. bên cạnh đó, các chính sách về lao động, tiền lương tối thiểu, thời gian làm thêm, chính sách ưu đãi cho vay… đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới tinh thần của người lao động nói chung và nhân viên công ty TNHH Tỷ Hùng nói chung. Những chính sách khuyến khích làm việc, SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 73 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào khen thưởng được công ty áp dụng tạo nên sự phấn khích trong công việc, làm cho công nhân viên hăng hái làm việc, công việc đạt kết quả tốt hơn. 2.3.2.2 Tính chất cạnh tranh của môi trường Tính chất cạnh tranh của môi trường được biểu hiện qua số lượng các đối thủ, mức độ dễ hay khó khi ra nhập vào ngành hay rút lui khỏi ngành… ngành sản xuất giày đang rất phát triển ở nước ta nhưng hầu như các doanh nghiệp lại ở thế bị động trong việc tìm kiếm thị trường và khách hàng, đều phụ thuộc vào các công ty nước ngoài nên đây là điểm yếu của ngành sản xuất giày dép ở Việt Nam nói chung và công ty TNHH Tỷ Hùng nói riêng. Tuy hiện nay hầu hết các công ty đều có khách hàng và thị trường riêng cho mình nên việc ảnh hưởng nhau là ít nhưng trong tương lai một khi doanh nghiệp nào có lợi thế, có thế mạnh có khả năng tranh giành thị trường với các công ty khác trong ngành. Vì thế yêu cầu được đặt ra là ngoài việc tạo lập uy tín của công ty, còn phải đi đôi với với những hành đông cụ thể như giao hàng đúng thời hạn, hoàn thành bộ chứng từ trong thời gian sớm nhất, đồng thời hỗ trợ, cung cấp kịp thời cho khách hàng những thông tin về những chính sách pháp luật có liên quan trong việc tạo lập bộ chứng từ khi họ có yêu cầu, khi mà họ vẫn chưa hiểu hết những quy định, chính sách xuất khNu được quy định tại Việt Nam, nhằm giữ được mối quan hệ kinh doanh lâu dài, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất sựt thị trường trong tương lai do sức cạnh tranh mạnh hơn của đối thủ. 2.3.2.3 Yếu tố kỹ thuật – công nghệ Đây là nhân tố ảnh hưởng mạnh và trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc cập nhật mới kịp thời các phần mềm ứng dụng giúp cho việc tạo lập chứng từ diễn ra tương đối dễ dàng và suôn sẻ, có chất lượng cao hơn nhằm phát triển kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. 2.4 Đánh giá chung về quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại công ty TNHH Tỷ Hùng 2.4.1 Tích cực - Việc đánh giá quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra chứng từ là vấn đề có ý nghĩa quan trọng góp phần cải thiện tốt hơn công tác tạo lập bộ chứng từ hoàn chỉnh. Bộ chứng từ đầy đủ và chính xác giúp cho việc thanh toán diễn ra suông sẻ, có ý nghĩa quan trọng để hoàn thành thủ tục thanh lý hải quan và hoàn thuế cho công ty. - Bộ chứng từ phải được thực hiện theo một trình tự nhất định, mọi sự xáo trộn trong quy trình làm chứng từ sẽ gây khó khăn cho việc làm các chứng từ khác, chẳng hạn như chúng ta không thể nào truyền dữ liệu tờ khai hải quan khi chưa SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 74 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào làm hóa đơn thương mại hay phiếu đóng gói…điều này gây nên sự xáo trộn và mất thời gian khi hoàn thành một bộ chứng từ. Sự không xuyên suốt trong quy trình tạo lập bộ chứng từ sẽ làm cho người lập chứng từ bị rối, dẫn đến những sai sót xảy ra khi lập chứng từ. - Thông qua việc đánh giá sẽ tìm ra được những nhân viên có trình độ cao để trực tiếp khen thưởng hoặc đề bạt lên chức vụ cao hơn, còn đối với những nhân viên còn yếu kém sẽ có những để kịp thời khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại. - Việc đánh giá dựa vào kiểm tra sự hiểu biết của nhân viên về những thay đổi của về kinh tế, khả năng nhạy bén nắm bắt nhanh với những thay đổi chính sách của nhà nước liên quan đến xuất khNu, cũng như khả năng giải quyết một vấn đề khi có phát sinh tình huống bất ngờ với cách giải quyết hợp lý khôn ngoan. 2.4.2 Tiêu cực - Quá trình nhận thông tin để hoàn tất chứng từ phải nhận từ nhiều bộ phận và từ khách hàng nên đôi khi bị chậm trễ. Những phát sinh ngoài ý muốn do trễ tàu, mà chứng từ đã hoàn tất nên bắt buộcphải kiểm tra lại bộ chứng từ để những thông tin thay đổi được sửa chữa phù hợp. Những sai sót xảy ra trong khi lập bộ chứng từ như sai giá, sai số lượng, số kiện… dẫn đến việc khách hàng trì hoãn thanh toán và có thể bị trừ tiền hàng. Hơn nữa việc tạo lập chứng từ bị sai khiến cho nhà nhập khNu không nhận được hàng như đúng thời gian thông báo sẽ phát sinh chi phí lưu kho lưu bãi, phát sinh thêm những chi phí khác nếu như mặt hàng là triễn lãm, hay có giao dịch khác với bên thứ ba, và hậu quả nghiêm trọng hơn là có thể hủy cả hợp đồng. - Những chứng từ phải làm trên hệ thống của các cơ quan chức năng như hệ thống khai hải quan điện tử, hệ thống Ecus, VCCI ... nếu hệ thống bị lỗi hay cần phải nâng cấp thì phải cần thời gian để sửa chữa mới tiếp tục công việc, cũng ảnh hưởng tiến độ hoàn tất chứng từ. Bên cạnh đó việc sửa chữa hay nâng cấp hệ thống cũng sẽ phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. - Khó khăn trong việc khách hàng không hiểu rõ hoặc nhằm lẫn những quy định trong chính sách pháp luật xuất nhập khNu ở Việt Nam, gây nên việc tranh cãi trong việc tạo lập bộ chứng từ, làm mất thời gian nhất là trong việc xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Chẳng hạn như họ bắt buộc xuất hàng vào Hồng Kông phải xin C/O mẫu E, trong khi đó Hồng Kông đã tách riêng ra khỏi Trung Quốc ( đi Trung Quốc xin C/O mẫu E ), nên chỉ được xin C/O mẫu B. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 75 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH SOẠN THẢO, LẬP BỘ CHỨNG TỪ VÀ KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TỶ HÙNG 3.1 Mục tiêu –cơ sở đề xuất giải pháp Xuất phát từ chứng từ tầm quan trọng của chứng từ nói chung và chứng từ xuất nhập khNu nói riêng tại công ty, ban lãnh đạo công ty đã nhận thức được sự quan trọng, tính cấp thiết của bộ chứng từ, cũng như không sẽ không xem nhẹ vai trò của người lập bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khNu. Vì thế, công ty cần có chích sách đào tạo nhân lực phục vụ cho công tác này, tạo môi trường làm việc ổn định lâu dài, có sức hấp dẫn để thu hút nguồn nhân lực. Trong điều kiện nền kinh tế việt nam đang trên đường hội nhập kinh tế khu vực, kinh tế thế giới, để có thể thuận lợi cho công ty nhanh chóng hòa nhập vào nền kinh tế chung và ngày càng phát triển vững mạnh, công ty luôn cập nhật mới những quy định ban hành của nhà nước về việc lập bộ chứng từ xuất nhập khNu có tính thống nhất, đồng bộ, rõ ràng, không rườm rà…sẽ áp dụng phần mềm kế toán, áp dụng về chứng từ điện tử sử dụng trong thanh toán giữa ngân hàng với công ty và các cơ quann hà nước nhằm hoàn thiện công tác tạo lập chứng từ trong thanh toán quốc tế. 3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình soạn thảo, lập bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u tại công ty TNHH Tỷ Hùng Trong xu thế hội nhập như hiện nay, để phát triển nền kinh tế, Việt Nam đã không ngừng mở rộng thị trường và kim ngạch xuất khNu. Một trong những nhân tố quan trọng giúp tăng cường kim ngạch xuất khNu là việc hoàn thiện các phương thức thanh toán, mà bộ chứng lại chính là hạt nhân của các phương thức thanh toán đó. Vì vậy, hoàn thiện công tác lập và sử dụng bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương hiện đang và sẽ đòi hỏi sự nỗ lực đổi mới, khắc phục nhược điểm, thiếu sót giúp cho bộ chứng từ trở nên hoàn chỉnh hơn. 3.2.1 Một số sai sót trong công tác tạo lập chứng từ. - Thứ nhất, phải kể đến một số nguyên nhân khác như: trong khung cảnh của một nền kinh tế mở, các công ty đơn vị xuất nhập khNu Việt Nam vì muốn mở rộng hoạt động nên sử dụng tên gọi công ty, đơn vị vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng nước ngoài và tên gọi tắt. Điều này có mặt tích cực của nó, nhưng trong thanh toán SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 76 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào hàng hóa xuất nhập khNu ( chủ yếu bằng LC ) thì chỉ nên dùng một tên gọi mà thôi để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có về tên gọi của các bên ( đặc biệt là so với quy định của LC ). Ví dụ: có một công ty xuất nhập khNu chợ lớn có tên giao dịch đối ngoại là Cholon Import Export Company, gọi tắt là CHOLIMEX. Khi công ty được ngân hàng nước ngoài mở LC thì trong LC quy định tên công ty là “ Cholon Import Export Company”. Nhưng khi lập hóa đơn thực tế công ty mắc phải sai sót như ghi tên công ty mình là “Cholon Import Export Company, CHOLIMEX”, ( tức thừa chữ CHOLIMEX). Sai sót này mặc dù nhỏ như vậy, nhưng ngân hàng mở LC có thể từ chối thanh toán cho công ty này. - Thứ hai, các đơn vị kinh doanh nói chung và nhân viên chứng từ nói riêng còn thiếu hiểu biết các luật lệ và tập quán liên quan đến lập chứng từ như UCP 600, UCP 500, ULB 1930… đơn cử thực tế chỉ ra rằng sự nhận thức về vai trò và trình độ vận dụng UCP 600 trong thanh toán quốc tế ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khNu, các ngân hàng thương mại ở Việt Nam còn tỏ ra chưa tương xứng với mức độ phổ biến của việc sử dụng UCP 600. Thậm chí, nhiều cán bộ chỉ biết đây là mức độ phổ biến phải dẫn chiếu đến trong thư tín dụng chứ không biết dùng nó để bảo vệ quyền lợi của đơn vị mình như thế nào. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khNu tồn tại một tâm lý tin tưởng tuyệt đối, gần như là một sự mê tín vào phương thức tín dụng chứng từ và UCP 600: một khi tín dụng thư đã được mở và dẫn chiếu đến UCP 600 thì mọi quyền lợi về tiền hay hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo an toàn. - Cuối cùng, doanh nghiệp lập bộ chứng từ đòi hàng cố tình gian lận, lập chứng từ không trung thực. Ví dụ, chứng từ vẫn hoàn hảo nhưng hàng hóa gửi đi lại kém phNm chất hoặc mâu thuẫn với bộ chứng từ hoặc thậm chí không gửi hàng đi. Thực tế chỉ ra rằng lập bộ chứng từ giả mạo như vậy không phải là khó nếu người bán thỏa thuận được với những người cấp chứng từ hoặc đối với những chứng từ do chính người bán lập ra thì việc gian lận, thiếu trung thực lại càng đơn giản hơn nhiều. ví dụ, những giấy chứng nhận chất lượng của người sản xuất chỉ rõ ràng hàng hóa có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứ đúng yêu cầu của LC nhưng thực tế hàng hóa được giao lại không phải vậy. 3.2.2 Một số giải pháp trong công tác tạo lập bộ chứng từ Đối với công ty: Nguồn nhân lực: trong bối cảnh kinh tế - xã hội hiện nay, công ty cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ hơn nữa, tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên được cập nhật bổ sung kiến thức mới, trao đổi SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 77 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào nghiệp vụ nâng cao trình độ ngoại ngữ, mạng hóa công việc... Tuy điều này sẽ làm tăng chi phí công ty nhưng rất cần thiết vì trong bất kỳ lĩnh vực nào thì con người cũng là nhân tố quan trọng nhất để quyết định sự thành công. Nguồn vốn: là sức mạnh nội lực của công ty, giúp công ty chủ động hơn trong mọi hoạt động của mình và là một ưu thế lớn của công ty trên thị trường. Trong hoạt động xuất khNu, khi có nguồn vốn lớn công ty có thể mua máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất để năng suất sản xuất ngày một cao hơn, sản phNm sản xuất đạt chất lượng khu vực và quốc tế, cũng như phục vụ cho công tác tạo lập chứng từ. Bên cạnh đó, nguồn vốn công ty còn đầu tư vào hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Đây là tài sản quý của công ty và đây cũng là nguồn lực quan trọng trong việc sử dụng đồng vốn có hiệu quả hay không. Hiện nay, trên thị trường các công ty cạnh tranh nhau về nguồn nhân lực nói chung, cũng như tìm kiếm các ứng cử viên giỏi về làm việc tại công ty nói riêng, vì thế công ty nên tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động có một cuộc sống ổn định và luôn tạo cơ hội thăng tiến trong công việc tạo động lực thúc đNy mọi người càng phát triển. Tăng cường đầu tư nâng cấp, hiện đại hóa cơ sở vật chất: Đây chính là chiến dịch lâu dài của công ty. Có cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ giúp công ty tiếp cận dễ dàng với công nghệ mới trong nghiệp vụ thanh toán ngân hàng, tìm hiểu kinh nghiệm của các ngân hàng trên thế giới trong công tác lập và xuất trình bộ chứng từ. đồng thời đây cũng là tiền đề để tiến tới áp dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khNu ở nước ta. Cập nhật, bổ sung kịp thời các máy móc thiết bị hiện đại có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của việc tạo lập chứng từ … nhằm giảm thiểu được thời gian hao phí, đảm bảo đúng thời hạn thực hiện hợp đồng xuất khNu của công ty, cũng như ứng dụng nhanh các phần mềm để lưu trữ các dữ liệu thay vì sử dụng giấy in. Chẳng hạn đối với giấy chứng nhận xuất xứ các mẫu ưu đãi, nên sử dụng máy in kim để tiết kiệm được chi phí, vì mẫu C/O ưu đãi được làm từ giấy rất mỏng, giá lại đắt, không thích hợp cho việc in bằng máy in thông thường. vì thế, nên có một loại máy in phù hợp với mẫu C/O đó. Đối với phòng xuất nhập khNu: thì khâu làm chứng từ phải chính xác, kịp thời, không được sai sót để tránh việc chỉnh sửa, mất thời gian làm lại chứng từ và ảnh hưởng đến thanh toán và uy tín của công ty. Khắc phục những sai biệt trong việc lập bộ chứng từ SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 78 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Công tác tạo lập bộ chứng từ thanh toán hay gặp phải những sai sót về nội dung và hình thức, đặc biệt là trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Để tránh khỏi những phiền toái, tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình xuất trình bộ chứng từ ra ngân hàng để thanh toán, đặc biệt là những nhân viên trực tiếp làm công tác tạo lập chứng từ cần phải kiểm tra một số chi tiết sau: - Xem những chứng từ thiết yếu ( quan trọng ) có bị thiếu hay không, chứng từ lập phù hợp với quy định của L/C hay không. - Trị giá lô chứng từ xuất trình không vượt quá trị giá của L/C, nếu L/C cho phép giao hàng từng phần thì trị giá lô hàng không được vượt quá số dư của L/C. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ của người làm công tác tạo lập bộ chứng từ Để đạt hiệu quả cao trong công tác khắc phục những hạn chế của bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương hiện nay, việc đào tạo cán bộ trực tiếp lập bộ chứng từ chiếm vai trò rất quan trọng. Trước hết, muốn lập bộ chứng từ cho tốt, người lập bắt buộc phải hiểu biết về nghiệp vụ xuất nhập khNu và phải am hiểu về từng loại chứng từ, yêu cầu của từng thị trường, bạn hàng, mặt hàng về bộ chứng từ thanh toán. Hơn nữa, chứng từ thông thường được lập bằng tiếng anh nên người lập tất yếu cần thông thạo ngoại ngữ này. Hơn nữa, công tác phổ cập kiến thức về luật nói chung và các luật lệ quốc tế nói riêng như UCP 600 về cả chiều rộng và chiều sâu cho những người làm thanh toán quốc tế là rất cần thiết. Nâng cao hiểu biết để vận dụng đúng đắn UCP 600 chính là một giải pháp lâu dài, căn bản nhất để hạn chế những sai sót trong việc lập bộ chứng từ Ngoài ra cần nghiên cứu để hiểu và nắm vững các thông tin kinh tế, chính trị xã hội cơ bản ở thị trường trong nước có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khNu của công ty, đó là tỷ giá hối đoái, hệ tín dụng ngân hàng, lãi suất ngân hàng, hệ thống vận tải biển, đường hàng không, các quy chế về thuế xuất nhập khNu, thủ tục hải quan, các chính sách ngoại thương của nhà nước. Tổ chức đánh giá định kỳ tình hình xuất khNu qua các thị trường để nhận thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của công ty, những cơ hội và thách thức trong tương lai. Từ đó đề ra chiến lược xuất khNu trong thời gian tới. vì thế, để tạo lập được bộ chứng từ hoàn chỉnh, nhân viên chứng từ phải lưu ý những điểm sau: - Phải đạt được sự thống nhất và đồng bộ về công tác lập bộ chứng từ trong cả nước. Điều đó cũng có nghĩa là các chứng từ trong một bộ chứng từ phải đồng bộ với nhau và tuân thủ theo một tiêu chuNn chung trong phạm vi cả nước. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 79 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Các chứng từ phải phù hợp luật lệ, tập quán quốc tế. Đề tiến tới một cơ chế sử dụng bộ chứng từ thanh toán hoàn thiện như trên, cụ thể công ty nên xem xét những giải pháp sau: 3.2.2.1 Lựa chọn và vận dụng các văn bản pháp lý và tập quán quốc tế có liên quan, kết hợp với các việc thiết lập môi trường pháp lý trong nước thuận lợi Cho tới hiện nay, vẫn chưa có một văn bản pháp lý nào mang tính quốc tế dành riêng cho bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương. Tuy nhiên, công ty vẫn có thể tìm hiểu chi tiết về yêu cầu đối với công tác lập và sử dụng chứng từ thông qua những văn bản pháp lý quan trọng có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sử dụng chứng từ đang được áp dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế. - “ Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” do Phòng thương mại quốc tế ban hành năm 1993 và bản sửa đổi vào các năm 1957, 1962, 1974, 1983, 1993, 2006. Đặc biệt là văn bản sửa đổi 10/2006 ( có hiệu lực từ 1/7/2007) đã đề cập một cách chi tiết và rất nhiều về những sửa đổi trong công tác lập và xuất trình chứng từ thanh toán. - Quy tắc thống nhất về nhờ thu chứng từ thương mại của Phòng thương mại Quốc tế. Bản quy tắc này quy định những vấn đề có tính nguyên tắc về khái niệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liên quan, thủ tục nhờ thu, chi phí nhờ thu, chứng từ nhờ thu. 3.2.2.2 Tiến tới đơn giản hóa và tiêu chu n hóa bộ chứng từ trong thanh toán xuất kh u Cho tới nay các chứng từ thương mại với các nội dung tồn tại trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng với nhiều hình thức, kích cỡ hết sức đa dạng, phong phú. Mỗi công ty, mỗi hãng đều tạo lập ra những mẫu của riêng mình. Tuy nhiên, sự đa dạng, phong phú này lại gây ra rất nhiều khó khăn, tốn kém trong thương mại quốc tế. Một vấn đề bức thiết được đặt ra là phải đơn giản hóa, tiêu chuNn hóa các chứng từ này 3.2.2.3 Tiêu chu n hóa chứng từ Trên thế giới hiện nay, tổ chức liên hiệp quốc đã đưa ra mẫu chủ thiết kế cho chứng từ thương mại, nhằm thuận lợi hóa thương mại quốc tế. Thuận lợi hóa thương mại là đơn giản hóa và hiện đại hóa các thủ tục và chứng từ trong mại và vận tải quốc tế, thống nhất sử dụng chứng từ, kể cả việc phát triển và giới thiệu các phương pháp mới về xử lý dữ liệu và truyền thông. Người ta dự tính là giá thành thông thường của các giấy tờ và thủ tục trung bình chiếm ít nhất 10% tổng giá trị hàng hóa buôn bán. Vì vậy, việc giảm khoản SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 80 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào chi phí này bằng cách thuận lợi hóa thương mại sẽ tạo ra thuận lợi to lớn cho công ty kinh doanh xuất khNu. 3.2.2.4 Đơn giản hóa chứng từ Hiện nay, bộ chứng từ thanh toán thường gồm nhiều chứng từ khác nhau và phức tạp, nếu có thể ghép chúng lại với nhau thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập và xuất trình. Ví dụ, ta có thể gộp chung hóa đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói với giấy chứng nhận số lượng, chất lượng. 3.2.2.5 Tiêu chu n hóa sơ đồ lưu chuyển chứng từ Mỗi mặt hàng, mỗi thị trường đòi hỏi bộ chứng từ thanh toán khác nhau. Chẳng hạn có loại hàng hóa khi xuất khNu phải có giấy chứng nhận vệ sính kiểm dịch ( như nông sản thực phNm xuất khNu ) nhưng cũng cũng có loại lại không cần ( chẳng hạn như hàng dệt may ). Để chuNn bị cho việc lập bộ chứng từ đó, công ty Tỷ Hùng phải đến nhiều nơi để làm thủ tục … phải chú ý chứng từ nào xin cấp trước, làm ở đâu và làm như thế nào…và những vấn đề này không phải là đơn giản, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu vào môi trường kinh doanh. 3.2.2.6 Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập kh u Ngày nay, việc vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã trở nên phổ biến ở nhiều nước, khu vực Mỹ, EU, Nhật Bản, hồng Kong. Điều đáng nói nhất là nó tạo điều kiện tiêu chuNn hóa mẫu chứng từ trong thanh toán, giảm bớt thời gian thanh toán, tăng khả năng luân chuyển tiền tệ, giảm thủ tục thanh toán bằng giấy, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính mật cao trong thanh toán. - Đóng vai trò quan trọng nhất trong chứng từ điện tử là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử ( CKĐT) là sản phNm tin học, là công cụ hỗ trợ cho quá trình xử lý thông tin số, nhưng nó hàm chứa các quy định cho phép các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhắm đến cái đích của mình là cải tiến các dịch vụ thanh toán hiện có sao cho nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn. - CKĐT là một mã hóa bằng mật mã, nó được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của người lập và những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Về cơ bản, CKĐT trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy, CKĐT thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, đảm bảo độ tối mật cao. - CKĐT khác chứng từ bằng giấy truyền thống ở chỗ nó đã được mã hóa và người không có khóa quy ước để mở chứng từ điện tử đó thì không thể xem được. Trong đó, CKĐT là một yếu tố tạo nên những chứng từ điện tử, luôn gắn liền với các dữ SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 81 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuNn xác của các yếu tố tạo nên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền nhận qua mạng máy tính giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 3.3 Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng : Đối với hệ thống các ngân hàng Hoạt động xuất khNu nước ta trong những năm qua không ngừng mở rộng không chỉ ở giá trị kim ngạch mà còn ở phạm vi. Sự bùng nổ của các hoạt động ngoại thương đã kéo theo sự phát triển của công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Hơn nữa, do những rủi ro trong hoạt động tín dụng, các ngân hàng thương mại đang cố gắng tăng tỉ trọng thu nhập từ các khoản phí, trong đó có phí thanh toán quốc tế thay cho lãi cho vay. Nhờ vậy, chất lượng và quy mô các nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại các ngân hàng này không ngừng được mở rộng. Sự cạnh tranh gay gắt của nhiều ngân hàng càng đòi hỏi các ngân hàng phải tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu mọi rủi ro có thể phát sinh trong từng phương thức thanh toán nói chung, bộ chứng từ nói riêng. - Có sự thống nhất giữa các ngân hàng về sai biệt chứng từ, các chứng từ thể hiện trên bề mặt của chúng mâu thuẫn với nhau sẽ được coi như là trên bề mặt chúng không phù hợp với điều khoản và điều kiện của thư tín dụng - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên ngân hàng chính là chiến lược của ngân hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ, tư vấn về chứng từ cho khách hàng đạt hiệu quả cao tránh sai sót, nhầm lẫn và chậm trễ trong thanh toán quốc tế. - Tư vấn cho nhà xuất khNu khi bộ chứng từ có sai biệt, điều này dẫn đến bộ chứng từ được chuyển qua lại nhiều lẫn để chỉnh sửa, gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí. - Trang bị hệ thống kiểm tra và xử lý thông tin hiện đại, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp ngân hàng có thể kiểm tra chứng từ tốt hơn, hiệu quả hơn và có thể theo kịp hệ thống ngân hàng tiên tiến trên thế giới. đây cũng chính là cơ sở tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ ngân hàng một khi thanh toán sử dụng chứng từ điện tử được áp dụng tại nước ta. Cụ thể như: Xây dựng phần mềm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, giảm bớt những thao tác thừa của thanh toán viên, kiểm soát viên. Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho công tác thanh toán. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 82 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào Có hệ thống thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, cập nhật về các dữ liệu thông tin liên quan đến nghiệp vụ, tạo điều kiện học hỏi kinh nghiệm của các ngân hàng khác trên thế giới. Đối với đơn vị cấp giấy chứng nhận xuất xứ - Hỗ trợ, tư vấn cho những đơn vị về thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, nhất là các đơn vị mới bước vào lĩnh vực kinh doanh. - Tổ chức các buổi hội thảo tìm hiểu về lợi ích của giấy chứng nhận xuất xứ - Mở trang diễn đàn nhằm giải quyết thắc mắc về việc xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, vì đôi khi không phải hàng hóa chỉ bán qua một nước, mà theo buôn bán theo kiểu qua tay, nên việc xin giấy chứng nhận xuất xứ cũng phức tạp và sẽ chiếm mất nhiều thời gian nếu như doanh nghiệp không hiểu rõ về nó. Việc mở diễn đàn giúp cho các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục, cách thức cấp và cách giải quyết các tình huống phát sinh. Điều này giúp các doanh nghiệp liên kết lại gần với nhau hơn. Đối với Nhà Nước – Chính Phủ Quản lý thủ tục xuất kh)u: Quá trình thực tế của việc quản lý thủ tục xuất khNu ở Việt Nam do còn mang nặng tư tưởng “ bàn giấy “ nên các thủ tục này đôi khi gây ra rất nhiều khó khăn cho các nhà xuất khNu. Vì thế trong thời gian tới thủ tục xuất nhập khNu cần được thực hiện: - Có quy định rõ ràng về qui trình làm thủ tục ( các bước công đoạn cụ thể ). - Qui trách nhiệm rõ ràng cho từng khâu. - Cán bộ làm nhiệm vụ nên tận tình hướng dẫn người làm thủ tục. - Hệ thống luật cũng như các thể chế về xuất nhập khNu cần ổn định. Thời gian từ lúc ban hành đến khi áp dụng phải hợp lý để doanh nghiệp có thể chuNn bị sắp xếp và thi hành theo. - Có chính sách về tỷ giá hối đoái linh hoạt, đáp ứng sự thay đổi nhanh chóng của thị trường tài chính thế giới. - Bên cạnh đó Hải Quan cần minh bạch nhằm tránh cán bộ Hải Quan nhũng nhiễu, phiền hà doanh nghiệp làm giảm hiệu quả kinh doanh xuất nhập khNu. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 83 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào KẾT LUẬN Qua phân tích ta thấy được hiệu quả kinh doanh xuất khNu của công ty ngày càng được nâng cao, thị trường xuất khNu của công ty ngày càng mở rộng, hoạt động kinh doanh của công ty luôn mang lại lợi nhuận đảm bảo đời sống cho công nhân viên của công ty. Cho đến nay công ty đã tạo được chỗ đứng cũng như uy tín của mình đối với thị trường trong và ngoài nước. Mỗi năm mang về một nguồn ngoại tệ khá lớn cho nước nhà đồng thời công ty còn góp phần giải quyết một lượng lớn việc làm cho người lao động. Tuy nhiên doanh thu và giá trị xuất khNu của công ty tăng giảm không đều qua các năm bởi các nhân tố khách quan và chủ quan đã phân tích ở trên. Do đó đòi hỏi ở công ty mà cụ thể là các nhà quản lý, các nhà hoạch định chiến lược cần tiếp tục đưa ra những chính sách, những định hướng thích hợp hơn nữa để giúp công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian tới. Bên cạnh những kết quả đạt được hoạt động kinh doanh xuất khNu của công ty còn gặp phải một số khó khăn trong sự cạnh tranh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước về giá cả và chất lượng, hoạt động marketing còn yếu, chất lượng nguồn nguyên liệu chưa tốt trong khi giá thành sản phNm còn cao. Nâng cao chất lượng, đNy mạnh hoạt động marketing là biện pháp trước mắt nhằm làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khNu của công ty. Công ty đã và đang từng bước hòa nhập vào sự phát triển chung của đất nước, từng bước khẳng định mình trở thành một trong những đơn vị kinh doanh xuất khNu thủy sản chủ lực của tỉnh Kiên Giang. Trong thời gian tới bằng những thuận lợi vốn có, với những khó khăn từng bước được khắc phục, chắc chắn công ty sẽ có những bước phát triển vượt bậc trong tương lai nhất là hoạt động xuất khNu, thực hiện những biện pháp thúc đNy sự phát triển của ngành và đưa thương hiệu thủy sản Việt Nam cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ trên thị trường thế giới. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 84 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào MỘT SỐ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân_2010_ Quản trị ngoại thương _ NXB Thống kê 2. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân _năm 2010_ Quản trị xuất nhập kh u_ NXB Lao động- Xã Hội. 3. PGS.TS Trần Hoàng Ngân_ năm 2005_Hối đoái và thanh toán quốc tế 4. Tác giả PHẠM MẠNH HIỀN_ năm 2005_Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương_ NXB Thống kê. 5. Đỗ Hữu Vinh_ năm 2005_ Marketing Xuất Nhập Kh u_ NXB Tài Chính 6. Phòng Thương mại Quốc tế, Incoterms 2010_ năm 2010_ Quy tắc của ICC về sử dụng các điều kiện thương mại quốc tế và nội địa_ NXB Thông tin và truyền thông. 7. Th.S Nguyễn Việt Tuấn_ năm 2008_ Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập kh u_ NXB Thanh niên 8. Th.S Hồ Thị Thu Ánh_ năm 2008_ Giáo trình thanh toán quốc tế_ NXB Thanh niên. 9. Tác giả Triệu Hồng CNm_ năm 2006_ Vận tải quốc tế bảo hiểm vận tải quốc tế_ NXB Văn hóa Sài Gòn 10. .Th.S Nguyễn Thanh Hùng_ năm 2008_ Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u_NXB Thanh niên. SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 85 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Th.S Mai Xuân Đào PHỤ LỤC Các chứng từ đính kèm trong bài báo cáo tốt nghiệp gồm: 1. Hợp đồng xuất khNu ( bản Tiếng Việt và Tiếng Anh ) 2. Phụ lục hợp đồng ( bản Tiếng Việt và Tiếng Anh ) 3. Tờ khai xuất khNu 4. Hóa đơn thương mại 5. Phiếu đóng gói 6. Vận đơn đường biển 7. Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A và EC SV Lớp : Trần Thị Thúy Ngân : LTDH7TM1 Trang 86