Quản lí dự án Công nghệ thông tin 2 - Kĩ năng trao đổi Bản đồ bài giảng 1. Tổng quan 12/6/2004 2. Kĩ năng trao đổi 3. Tư duy chiến lược về dự án 4. Lập kế ho ch dự án 5. Theo dõi và Kiểm soát dự án 6. Khoán ngoài 7. Qu n lí thay đổi và kết thúc dự án 8. Kĩ năng qu n lí chung 9.Qu n lí dự án Việt Nam 2 - Ki nă năng trao đổi 2 2.1 Trao đổi Trao đổi là việc chuyển cái gì đó (thông tin, tình cảm, cảm nhận…) từ ng ời này sang ng ời khác. Trao đổi có thể đ ợc thực hiện qua ngôn ngữ (lời nói, bài viết), hoặc qua điệu bộ, thái độ, tình cảm hoặc qua sự cảm nhận không lời (qua im lặng). Việc trao đổi chỉ có thể thực hiện đ ợc tốt khi cả hai ng ời nói và nghe cùng mức độ tâm thức, khi có sự thống nhất về ngữ cảnh, cách quan niệm và cách hiểu, diễn giải điều đ ợc chuyển trao. Trao đổi là nhu cầu không thể thiếu của mọi ng ời trong sinh hoạt xã hội. Việc học tập và tìm kiếm của mỗi ng ời một phần quan trọng đ ợc thực hiện qua trao đổi với nguồn tri thức, phần khác do tự ng ời đó phát hiện ra. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 3 Trao đổi (tiếp) Trao đổi đ ợc thực hiện với mục đích truyền thụ tri thức (qua ngôn ngữ) trở thành việc giảng dạy, học tập. Trao đổi đ ợc thực hiện qua việc sống cùng, qua việc tự kinh nghiệm, trở thành việc phát triển tâm thức. Với những ng ời đã có kinh nghiệm sống và tri thức phong phú thì trao đổi có thể đi thẳng vào cốt lõi, thậm chí không cần lời cũng hiểu. Trao đổi thông th ờng bao gồm: nghe-nhìn-cảm, suy t , hấp thu, sống-hành động, nói ra Kết quả của trao đổi là cách sống, cách quan niệm hay tri thức đ ợc truyền trao. Mọi ng ời đều có nhu cầu nói ra điều mình đã biết, đã kinh nghiệm; đồng thời nghe và học điều ng ời khác nói ra, trao cho. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 4 Trao đổi (tiếp) Để có thể thực hiện đ ợc trao đổi ng ời ta phải : tự hiểu mình, hiểu đối tác trao đổi, hiểu hoàn cảnh trao đổi Tự hiểu mình qua việc hiểu cơ chế t t ởng: quan sát, chú ý, suy nghĩ, suy t , hấp thu, phát biểu, trình bày. Hiểu đối tác trao đổi qua cảm nhận, qua thái độ, hành động và lời nói của họ. Hiểu hoàn cảnh trao đổi qua quan sát điều kiện thực tế. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 5 Cấu trúc tâm trí và tâm thức Thế giới bên ngoài Xã hội Thế giới bên trong Lập luận Thích Không thích Tôi Quá khứ, t ơng lai Khuôn mẫu xã hội Con ng ời Vũ trụ vật lí Quan sát 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi Hoạt động Tâm thức Nhận biết, Cảm nhận trực giác 6 2.2 Chú ý Chú ý bao gồm chú ý của ng ời khác tới mình và chú ý của mình tới mọi sự quanh mình. Mọi ng ời đều có nhu cầu cần sự chú ý của ng ời khác. Không có sự chú ý của ng ời khác thì ng ời ta cảm thấy cô đơn, rơi trở về với chính mình, cái trống rỗng của mình. Mọi ng ời đều chạy trốn sự cô đơn. Mọi ng ời biết tới chính mình thông qua sự chú ý của ng ời khác, thông qua con mắt đánh giá, ý kiến của ng ời khác. Ít ng ời tự chú ý tới chính mình để tìm hiểu mình đích thực là ai và để độc lập với ý kiến ng ời khác. Trong mỗi ng ời, sự chú ý th ờng xuyên di chuyển qua các đối t ợng xuất hiện tr ớc các giác quan và xuất hiện trong tâm trí. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 7 Năng l ợng tâm thức Năng l ợng tâm thức là lực tạo ra tạo ra sự chú ý, tạo ra ý nghĩ về một chủ đề nào đó. Lực này đi kèm với cái thích suy nghĩ về chủ đề đó và lôi sự chú ý của con ng ời vào ý nghĩ đó. Lực này tạo ra cơn bão ý nghĩ trong tâm trí, làm phân tán con ng ời khỏi công việc th ờng lệ. Lực này có nguồn gốc từ nghiệp của mỗi ng ời. Nếu ý thức đ ợc sự xuất hiện của lực này thì có thể chấm dứt đ ợc các hạt mầm nghiệp. Quan sát chính là ph ơng pháp hiệu quả để nhận diện ra lực này, năng l ợng này từ khi nó mới xuất hiện. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 8 Quan sát Quan sát là tiến hoá cao của chú ý, trong đó không có sự chi phối của bản ngã. Việc quan sát đ ợc tiến hành độc lập với bản ngã. Quan sát đ ợc tiến hành cho cả đối t ợng đ ợc quan sát lẫn bản thân ng ời đang quan sát. Quan sát là thụ động thu nhận mọi thông tin từ đối t ợng quan sát và ng ời quan sát, không có ý kiến đánh giá của bản ngã. Quan sát là mở ra cánh cửa cho nhận biết, cảm nhận bên trong mà không có định kiến, phê phán từ nguồn khác. Quan sát là b ớc đầu tiên để đi tới làm chủ bản thân mình. B ớc tiếp theo là tan biến ngay cả việc quan sát và chỉ còn lại nhận biết thuần khiết. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 9 Bản ngã, vô ngã Bản ngã = (thích & không thích) + (quá khứ + mơ ớc) + ý kiến mọi ng ời Cái tôi = bản ngã + lí lẽ Con ng ời = cái tôi + nhận biết + quan sát Vô ngã = nhận biết Con đ ờng từ bản ngã tới vô ngã: nhận biết å quan sát chính mình Vứt bỏ sự phụ thuộc ý kiến mọi ng ời Vứt bỏ quá khứ, t ơng lai (kí ức) Vứt bỏ lí lẽ, thói quen suy nghĩ theo khuôn mẫu Vứt bỏ ý thích, ham muốn Ng ời quan sát, vật đ ợc quan sát, việc quan sát trở thành một 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 10 2.3 Lắng nghe Việc nghe thông th ờng là hiện t ợng cơ giới: sóng âm thanh đập vào tai. Nghe nh ng ch a chắc đã nghe thấy. Cần có cây cầu của sự chú ý. Chú ý mỗi lúc chỉ dừng trên một đối t ợng, chú ý nhảy từ việc nọ sang việc kia. Khi chú ý di chuyển khỏi việc nghe thì có lỗ hổng trong việc hiểu điều đ ợc nghe. Những điều bị mất đi ở lỗ hổng này đ ợc lấp bằng ý kiến riêng của ng ời nghe. Kết quả ng ời nghe chỉ có thể hiểu đúng điều mình có thể hiểu và không hiểu điều đ ợc nói. Mọi ng ời đều nghe và đọc ng ời khác theo cách hiểu riêng của mình. Ng ời nói không chịu trách nhiệm về điều ng ời nghe hiểu, ng ời nghe chịu trách nhiệm về điều mình nghe. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 11 Lắng nghe (tiếp) Lắng nghe bao gồm cả việc nghe và để rung động thấm vào tâm thức sâu. Lắng nghe là khi tâm thức tập trung vào việc nghe, không suy nghĩ, không lập luận, tranh luận bên trong. Không vừa nghe vừa chấp nhận hay bác bỏ. Nghe rồi sau đó mới quyết định có chấp nhận hay không. Tâm trí cần dừng lại thì mới có việc lắng nghe. Tâm trí chọn cái nó thích và loại bỏ cái nó không thích. Nếu chỉ quan tâm tới việc tự bảo vệ mình thì sẽ không có lắng nghe. Lắng nghe là tập trung hoàn toàn vào việc nghe, không còn ng ời nghe, chỉ còn việc nghe. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 12 Suy t Suy nghĩ là về cái gì đó còn ch a thực sự quen thuộc. Suy t là về cái đã quen thuộc. Suy t là nghiền ngẫm về điều đã đ ợc đ a sâu vào bên trong ng ời ta. Điều kiện đầu tiên cho suy t là nghe mà không nói có hay không, để cho điều đ ợc nghe chìm vào trong tim mình và tạo ra sự quen biết. Suy t bắt đầu bằng lắng nghe và thông cảm, bắt đầu với niềm tin điều đ ợc nghe có thể đúng và có thể có ích nào đó, cho nên cố gắng đi tìm điều đúng trong những cái đ ợc nghe. Suy nghĩ bắt đầu bằng đối lập, xung khắc, bắt đầu bằng niềm tin rằng bất kì điều gì đ ợc nghe cũng sai, nên cố gắng đi tìm cái sai ở điều đ ợc nghe. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 13 Suy t (tiếp) Trong suy nghĩ th ờng xuyên có tranh đấu hai phe. Hai phe trong một con ng ời hoặc giữa hai hay nhiều ng ời tạo nên tranh luận logic. Kết quả của tranh luận không đ a tới sự chấp nhận chân lí. Thất bại trong tranh luận không làm biến đổi con ng ời, chỉ làm tổn th ơng tới bản ngã và tạo ra ý muốn trả thù. Tranh luận logic là cuộc đấu lí xem ai lí luận giỏi hơn. Lí luận là cơ sở cho tranh luận logic. Lí luận cũng là cơ sở để chấp nhận hay không chấp nhận bất kì vấn đề gì. Lí luận bản thân nó là trung lập. Tuỳ theo ng ời nói mà lí luận mang nghĩa tích cực hay tiêu cực. Lí luận tích cực bắt đầu với cái đúng, đi theo thông cảm, lắng nghe. Lí luận tiêu cực bắt đầu với cái sai, đi theo thù nghịch, đối lập. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 14 2.4 Hấp thu Thông th ờng con ng ời hoài nghi những điều từ bên ngoài đ a tới, dựa trên niềm tin và hệ thống suy xét, đánh giá bên trong của mình, do xã hội tạo ra, rằng mình đúng và cái ng ợc lại với quan niệm của mình là sai. Nh ng khi thực tế chỉ ra rằng nhiều phán xét của mình không khớp với nhiều hoàn cảnh xung quanh thì phải đảo lại chiều của hoài nghi này. Việc đảo chiều hoài nghi này là việc nghĩ rằng mình có thể sai, cách suy xét tr ớc đây của mình có thể sai; những điều bên ngoài có thể đúng, cần phải lắng nghe để tìm hiểu. Khi ng ời ta đảo việc hoài nghi vào chính hệ thống phán xét của mình tức là bắt đầu đi trên con đ ờng lắng nghe, suy t và hấp thu. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 15 Hấp thu (tiếp) Hấp thu có nghĩa là khi thấy điều đ ợc nghe và đ ợc hiểu là phải thì ng ời ta tự biến đổi mình theo nó, ng ời ta hành động theo nó. Hấp thu dẫn tới biến đổi toàn bộ và triệt để tâm tính, suy nghĩ, hành động của con ng ời, thay đổi toàn bộ cuộc sống của con ng ời. Con ng ời không phụ thuộc vào những ớc định, qui định của xã hội, của cái bên ngoài mà chỉ phụ thuộc vào chính trực giác và sự sáng suốt của mình. Biến đổi này tạo ra sự hoà hợp của con ng ời và môi tr ờng. Với biến đổi đó, con ng ời trở nên chứng ngộ. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 16 Ngộ, hiểu Ba b ớc nghe, suy t , hấp thu để dẫn tới b ớc cuối cùng là ngộ. Ngộ là việc đột nhiên nhận ra cái gì đó cơ bản, thoát ra ngoài khuôn khổ cũ, ch a từng gặp bao giờ tr ớc đây. Có hai loại ngộ: ngộ ra điều gì đó trong những việc nhỏ bé và chứng ngộ về chân lí của cuộc sống. Ngộ ra một vấn đề th ờng là một hiểu biết đ ợc bừng lên đối với vấn đề nào đó mà ng ời ta đã trăn trở mãi nh ng ch a tìm đ ợc lời giải. Ngộ là việc v ợt ra ngoài mọi khuôn khổ đã quen biết để đi vào một chiều h ớng mới ch a từng biết tr ớc đây. Công án: con vịt trong chiếc bình 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 17 Diễn đạt bằng lời Khi con ng ời đã chứng ngộ thì ý t ởng không phụ thuộc vào tâm trí mà xuất phát từ trực giác cảm nhận. Trực giác cảm nhận đ ợc quá trình suy t chuyển thành lời nói, diễn đạt qua lời. Quá trình chuyển hoá này diễn ra đồng thời với cảm nhận, ng ời nói không biết tr ớc điều mình sẽ nói ra: việc nói trở thành ngẫu hứng Lời nói xuất phát từ chứng ngộ tự nó hàm chứa chân lí và mang sức mạnh thuyết phục của kinh nghiệm của ng ời nói. Lới nói lặp lại ý ng ời khác không mang tính thuyết phục do không có kinh nghiệm bên trong nâng đỡ. Diễn đạt đ ợc bằng lời, bằng nói hay viết, là khả năng của thầy. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 18 2.5 Kĩ năng viết bài Sức thuyết phục của mọi bài viết đều phụ thuộc vào kinh nghiệm mà ng ời viết đ a vào bài. Tuy nhiên cách diễn đạt bằng việc viết ra cũng là một kĩ năng có thể đ ợc rèn luyện. Xuất phát từ cảm nhận trực giác Xác định ý t ởng chính cần viết ra Xác định đối t ợng của bài viết Lập dàn bài chung Phát triển dàn bài chi tiết – – – Phần giới thiệu Phần thân bài: từ tổng quát đến cụ thể Phần kết luận Viết và triển khai chi tiết các ý 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 19 Kinh nghiệm viết bài Nếu bối cảnh của vấn đề, môi tr ờng của vấn đề Nêu rõ nguyên nhân đ a tới vấn đề Xem xét bao quát và toàn diện mọi khía cạnh của vấn đề Trình bày theo logic nhân quả và trật tự thời gian Mô tả vấn đề theo chiều từ trừu t ợng tới cụ thể, từ tổng quát tới đặc biệt: – thái cực sinh l ỡng nghi, – l ỡng nghi sinh tứ t ợng, – tứ t ợng biến hoá vô cùng Trình bày theo mô hình của vấn đề (cách trừu t ợng hoá thực tế) Đề xuất giải pháp trong những ràng buộc hiện thời 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 20 2.6 Trình bày 1. Trình bày là gì 2. Hình thành nên bài trình bày 3. Trình bày bài nói có hiệu quả 4. Kĩ thuật trình bày trực quan 5. Quan hệ t ơng tác với khán giả 6. Dùng ngôn ngữ thân thể 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 21 Trình bày là gì Định nghĩa: Trình bày là 1. Trao đổi với nhiều khán giả, 2. Trao đổi với chủ định và nhiệm vụ rõ ràng, 3. Trao đổi mặt đối mặt. Các kiểu trình bày: 1. Cung cấp thông tin 2. Bài học / Giải thích 3. Đề nghị / Thuyết phục Đặc tr ng của việc trình bày có hiệu quả 1. Chủ đề tập trung và rõ ràng cấu trúc 2. Trao đổi hai chiều 3. Dùng đa ph ơng tiện 4. Cung cấp giải pháp (CNTT) 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 22 Các khía cạnh của lập kế hoạch trình bày 1. 2. 3. 4. 5. 6. 12/6/2004 Tại sao tôi lại làm việc trình bày này? Khán giả của tôi là ai? Tôi định nói gì đây? Việc trình bày sẽ diễn ra ở đâu? Việc trình bày sẽ thực hiện khi nào? Tôi định làm gì với việc trình bày này? 2 - Ki nă năng trao đổi 23 Hình thành bài trình bày 1. Chuẩn bị bài trình bày – Biết rõ về khán giả – Lập kế hoạch và hạ tầng cơ sở – Chuẩn bị và tập d ợt 2. Tiến trình trình bày – Trình bày bằng lời có hiệu quả – Dùng đầy đủ đa ph ơng tiện – Kiểm soát toàn bộ phản ứng của khán giả 3. Đánh giá việc trình bày 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 24 Phân loại nhóm khán giả Ví dụ về dự án phát triển hệ thống mới Mục tiêu chung: chấp thuận một dự án mới – Mức giám đốc điều hành: hiệu quả tiềm năng và chi phí thực hiện – Mức quản lí cấp trung: Ích lợi và thủ tục vận hành hệ thống mới – Mức cán bộ thừa hành: công nghệ và bí quyết về hệ thống mới 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 25 Thu thập/phân tích thông tin a. b. c. 1. 2. 3. Phân tích về tri thức của khán giả đối với chủ đề đ ợc trình bày. Xác nhận ai là ng ời chủ chốt (có quyền quyết định hay ảnh h ởng tới dự án) ớc l ợng về kênh thông tin Danh sách kiểm thông tin Trình độ chuyên môn của khán giả (nghiệp vụ, chức vụ, kinh nghiệm, chuyên môn, bí quyết…) Sự quen thuộc của khán giả với vấn đề (mức độ chú ý, lợi ích và tổn thất tiềm năng, chính sách…) Thông tin chung về khán giả (giới tính, tuổi, văn hoá, nhân cách, mối quan tâm, gia đình…) 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 26 Kế hoạch xây dựng Kết cấu nền cơ sở 1. • Giới thiệu: lôi kéo sự chú ý và mối quan tâm của khán giả Trình bầy chính: đ a ra lập luận logic và những điểm hỗ trợ Kết luận: Nhắc lại những điểm chính • • 2. Sự chú ý Kế hoạch trình bầy cơ sở Quan tâm Nhu cầu Hấp thu thông tin So sánh/ quyết định Quyết định Hành động Kiểu/cách tiếp cận trình bày Giới thiệu / Kết luận Làm bản trình bày 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 27 Cách tiếp cận trình bày Cách tiếp cận giải quyết vấn đề 1. Phân tích hoàn cảnh: Tìm manh mối từ tình huống phức tạp 2. Tìm nguyên nhân: Tìm ra các lí do gây nên tình huống này 3. Hình thành vấn đề : Đặt ra các mục tiêu và u tiên 4. Tìm giải pháp: Chọn giải pháp thích hợp nhất 5. Kế hoạch thực hiện: Môi tr ờng phù hợp cho việc thực hiện giải pháp 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 28 Cách tiếp cận trình bày • Cách tiếp cận dẫn dắt có điều chung • Nhiều ví dụ dẫn tới kết luận • Cách tiếp cận giả thiết • Giả thiết lớn hơn kết luận giả thiết nhỏ hơn • Cách tiếp cận thời gian: 5 năm tr ớc 2 năm tr ớc • Cách tiếp cận địa lí Châu Á Châu Âu t ơng lai hiện tại Châu Phi Châu Mĩ • Cách tiếp cận nhân - quả Kết quả t ơng lai Nguyên nhân hiện tại • Cách tiếp cận Quan trọng 12/6/2004 u tiên Ít quan trọng 2 - Ki nă năng trao đổi 29 Giới thiệu / Kết luận Giới thiệu – – – – Tự giới thiệu, hâm nóng chủ đề Giới thiệu mục đích chính Xác nhận các giai đoạn Cho khán giả những h ớng dẫn về kết luận Kết luận – – – – Tóm tắt các tài liệu đã trình bày Phát biểu lại yêu cầu và điểm hỗ trợ Thông báo về kế hoạch t ơng lai Khen ngợi khán giả 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi Ý tưởng hâm nóng chủ đề 1. Chuyện đùa 2. nh, đồ thị, minh ho 3. Tin tức hay xu hướng mới 4. Câu hỏi hay câu đố 5. Trường hợp thực hay kinh nghiệm cá nhân 6. Trình diễn 7. Các chủ đề có liên quan tới khán gi 30 Làm bài trình bày Thu thập thông tin cần thiết Lập kế hoạch nói đi cùng cấu trúc trình bày Lập kế hoạch các giai đoạn (demo, thời gian thảo luận) Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, trang thiết bị 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 31 Mẫu: Thời gian biểu trình bày Loại Thời gian Giới thiệu 1. Tự giới thiệu 2. Giải thích tình huống 3. Giải thích chủ định 4. Giải thích các giai đoạn Trình bày chính 1. T i sao cần xây dựng hệ thống LAN Vấn đề: không thể dùng chung đ ợc thông tin Mục tiêu: dùng chung csdl Giải pháp: a. Cài đặt LAN/WS ; b. Móc nối mọi csdl Kế hoạch thực hiện: a. ớc l ợng ngân sách ; b. Lập lịch 2. Trình diễn WS ứng cử viên 3. Th o luận và hỏi đáp Kết luận 12/6/2004 Tóm tắt Phát biểu lại vấn đề Yêu cầu Đánh giá, ca ngợi 10 phút Ng ời trình bày Ghi chú Ô.Nguyễn Văn Ba (Tr ởng dự án) Tài liệu bài chiếu phát cho mọi ng ời Ông Hoàng Văn Hiển (điều phối viên) 30 phút 15 phút 15 phút Ông Khôi Ông Hồng 5 phút Bà Xuân Hồng 2 - Ki nă năng trao đổi Dùng máy chiếu Trình diễn trên WS 32 Chuẩn bị và diễn tập Chuẩn bị tài liệu: Vật t trình bày ở các định dạng khác nhau Chuẩn bị câu hỏi th ờng gặp (FAQ) và câu trả lời. Kế hoạch nghiệp vụ và báo cáo (Đọc tài liệu được yêu cầu) 12/6/2004 Bản in bài trình bày (Vật tư hỗ trợ) 2 - Ki nă năng trao đổi Vật tư trực quan (máy chiếu v.v..) (Phương tiện trực quan) 33 Chuẩn bị và diễn tập (t.) Xác nhận điều kiện trình bày Chuẩn bị và thời kì chuẩn bị Vị trí trình bày và trang thiết bị Các điều kiện khác Diễn tập Điều kiện về thời gian và vị trí trình bày Ý kiến từ các khán giả Điều chỉnh việc trình bày – Thu xếp thời gian – Giai đoạn chuyển tiếp 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 34 Trình bày bài nói có hiệu quả Xác định bài nói tốt – tiếp cận cơ sở Ng ời hoàn toàn không quan tâm a) Hãy bắt đầu bằng những điều dễ nghe Ng ời bắt đầu lắng nghe b) Hãy giải thích theo cách dễ hiểu Ng ời đã hiểu đầy đủ c) Hãy trình bày theo cách có hiệu quả Ng ời bị ảnh h ởng hoàn toàn 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 35 Điều làm phân tán khán giả Nói quá nhanh, bỏ nhịp theo của khán giả Dùng quá nhiều thuật ngữ kĩ thuật Nói cho chính mình Lạc đề Quá nhiều ngôn ngữ thân thể, không đủ hình thức Kém giao tiếp bằng mắt Nói mà không tự tin hay không có sức mạnh 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 36 Các loại trình bày Ba loại trình bày Kĩ năng trình bày bằng lời Ngôn ngữ thân thể Cấu trúc và điều phối việc trình bày Dễ nghe Dễ hiểu Hiệu qu Nói - Tốc độ và việc dừng - Nói to - Phát âm - Tốc độ lưu loát Ngôn ngữ thân thể - Chuyển động thân thể - Tiếp xúc mắt - Thái độ tương xứng - Cử chỉ (thụ động) Cấu trúc - Chủ đề hay (như tin tức mới v.v..) - H tầng rõ ràng - Các điểm nhỏ rõ - Chuyển chủ đề rõ - Định d ng trình bày (dữ liệu, đồ thị…) 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 37 Nói dễ nghe Tốc độ và việc dừng Trình bầy theo tốc độ nhất quán Luôn dừng lại khi thay đổi sang chủ đề mới (hay đoạn mới) Nói chậm lại khi giải thích các chủ đề khó Việc nghe Hiểu lời nói Tiến trình ghi nhớ Được ghi nhớ Việc giải thích theo nhịp điệu chậm thường mang tính thuyết phục hơn và làm dễ nhớ chi tiết hơn cho thính giả 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 38 Nói dễ nghe (tiếp) Nói to Đảm bảo mọi thính giả đều có thể nghe đ ợc rõ Dùng microphone khi cần Tránh dùng âm vực cao Nhấn mạnh và lên xuống giọng – Lôi kéo sự chú ý của thính giả – Làn tăng lời nói hay chủ đề quan trọng To nhỏ Lên xuống Tốc độ Nhấn mạnh điểm quan trọng Nói to Cao Chậm Lôi kéo sự chú ý của thính giả Nói nhỏ Thấp/Tr. bình Nhanh 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 39 Nói dễ hiểu Cấu trúc bài nói Bài nói -- câu -- từ Từ dễ hiểu: Tránh dùng từ khó Thuật ngữ kĩ thuật, viết tắt, tiếng n ớc ngoài phải hợp với mức độ hiểu biết của thính giả Dùng tiếng lóng chỉ khi thích hợp Dùng thuật ngữ/từ vựng đúng Câu dễ hiểu: Tránh câu dài Tránh văn phạm khó Dùng tiêu đề nhỏ và bắt câu hiệu quả Phát âm: Phát âm từng từ rõ ràng Phát âm tách biệt từng từ 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 40 Kĩ thuật trình bày trực quan Hiểu cách trình bày trực quan Kí hiệu Hệ thống hoá các kiểu dữ liệu và thông tin đa dạng Hình dung Từ khoá Minh hoạ Chuyển thành đồ hoạ hay sơ đồ Hiểu biết cơ sở Dẫn tới khái niệm, u tiên, so sánh, xu h ớng v.v.. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 41 Kĩ thuật trình bày trực quan (t.) Ích lợi của trình bày trực quan 1. Gây ấn t ợng mạnh 2. Tóm tắt các điểm và ý chính 3. Dễ hiểu 4. Hấp thu nhanh thông tin; ghi nhớ tốt hơn 5. Thay thế cho kinh nghiệm thực tại Các dạng thức trình bày 1. Đồ thị (để hình dung dữ liệu và số) 2. Sơ đồ (để hình dung tình huống hay ý t ởng) 3. Các dạng khác (ảnh vẽ, ảnh chụp, minh hoạ) 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 42 Dùng nghệ thuật trực quan H ớng dẫn cơ sở Dùng cách tiếp cận khác nhau cho các thính giả khác nhau Dùng sơ đồ thích hợp để hiểu nhanh Th ờng xuyên nâng mối quan tâm lên Thay thế cho kinh nghiệm thực tại Dùng đúng khối l ợng thông tin Tránh nêu ra quá nhiều thông tin Chỉ nêu ra cái gì cần thiết Tránh nhiều chủ đề trên một trang Dạng thức trực quan thích hợp: Mô tả lời å dạng thức dữ liệu å Đồ thị 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 43 Dùng nghệ thuật trực quan (t.) Nâng cao hiệu quả trực quan Phóng to Gạch chân hay chọn font đặc biệt Đặt vào ngoặc nhọn hay hộp Đổi mầu font hay mầu nền Quan sát chi tiết Bảo đảm mọi tài liệu trình bày đều dễ thấy cho khán giả ở cuối Trình bày theo định dạng dễ hiểu Tránh nhiều sở thích cá nhân Cố gắng khích động cảm xúc của khán giả chứ không chỉ đơn giản tr ng bầy Tránh dựa vào một công cụ trình bày 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 44 Quan hệ t ơng tác 1. Đọc phản ứng của khán giả Cùng b n Diễn t mặt Luôn nhìn vào bạn Mỉm c ời trên khuôn mặt Chuyển động Nghiêng ra tr ớc Ghi chép th ờng xuyên Gật đầu C ời với chuyện đùa của Các dấu hiệu bạn khác Phản ứng tích cực với câu hỏi 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi Không cùng b n Không nhìn vào bạn Không diễn đạt mặt Nói chuyện, nghỉ ngơi, chơi đùa, nằm lên bàn Nhìn đồng hồ hay nhìn ra ngoài Không phản ứng với chuyện đùa Nói chuyện với ng ời khác 45 Những điểm lôi kéo chú ý Trình bày nhiệt tình Thể hiện bạn là ng ời có thẩm quyền về chủ đề trình bày Trích dẫn có thẩm quyền và định nghĩa thuật ngữ Cho mọi ng ời điều họ muốn Dùng chuyện đời thực để làm bài trình bày sinh động và thuyết phục Dùng kinh nghiệm chung làm cơ sở Dùng so sánh và t ơng phản Thay đổi nhịp độ trình bày (dừng lại hay phân phát tài liệu) Đặt câu hỏi và cho thảo luận Cho nghỉ có giải khát và bánh trái 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 46 Hỏi câu hỏi thích hợp Mục đích đặt câu hỏi Đảm bảo khán giả đang lắng nghe 1. Giúp khán giả hiểu tốt hơn 2. Kiểm tra nhịp độ và việc hiểu 3. Dùng câu hỏi thích hợp Tránh hỏi câu hỏi khó 1. Hỏi câu hỏi cho đa số ng ời 2. Tránh hỏi mẹo hay hỏi xỏ 3. Mỗi lúc hỏi một câu 4. Luôn đáp ứng với câu trả lời và cho đánh giá tích cực 5. Các kiểu câu hỏi khác nhau Đánh giá/So sánh 1. Phân loại hay đặt thứ tự 2. Ví dụ 3. Trích dẫn sự kiện hay kinh nghiệm 4. Ý kiến 5. 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 47 Trả lời câu hỏi H ớng dẫn cơ sở 1. Luôn tích cực với câu hỏi cũng nh ng ời hỏi 2. Tóm tắt cả câu hỏi và trả lời 3. Hỗ trợ câu trả lời bằng dữ liệu hay bằng cớ 4. Tôn trọng ng ời hỏi và tránh đối đáp cá nhân Các cách trả lời khác nhau 1. Vì … do đó … 2. Hỏi ý kiến của ng ời hỏi 3. Hỏi ý kiến của khán giả 4. Trả lời vào lúc cuối của trình bày 5. Tránh việc trả lời 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 48 Dùng ngôn ngữ thân thể Tầm quan trọng của ngôn ngữ thân thể Thông điệp mà khán giả nhận đ ợc: từ việc nói 38%, từ thông tin 7%, từ thái độ (ngôn ngữ thân thể) 55% Mục đích của ngôn ngữ thân thể Cung cấp thông báo phụ Nâng cao tác động trình bày Khán giả th ờng nhận thông báo hay đánh giá ng ời trình bày theo ngôn ngữ thân thể 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 49 Các kiểu ngôn ngữ thân thể Cử chỉ và hành động 1. Thảnh thơi và thẳng l ng 2. Tìm chỗ tốt để đặt tay 3. Di chuyển tự nhiên giữa ph ơng tiện trình bày và khán giả Diễn đạt mặt và tiếp xúc mắt 1. Biểu lộ sự năng nổ và thái độ tích cực 2. Mỉm c ời trên khuôn mặt 3. Tránh tiếp xúc mắt vào khán giả đặc biệt, luôn kiên định 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 50 Các ấn t ợng bên ngoài Trang phục thích hợp. Tránh một số điểm Đứng một chân Di chuyển tay không cần thiết Gãi đầu, xoa mặt Cho tay vào túi Nói với đồ vật Chơi với tài liệu trình bày Bước vòng tròn 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 51 2.7 Động não tập thể Brainstorming - động não tập thể : là một hình thức họp đặc biệt nhằm xới lên vấn đề để chuẩn bị giải quyết Các quy tắc chung nh sau : Mọi ng ời nắm rõ vấn đề cần giải quyết Chỉ phát biểu ý kiến tích cực : không chỉ trích bất cứ ý kiến nào đã nêu và khuyến khích mọi ý kiến Có ý gì cứ nói ngay, không cần đào sâu hay dè dặt Mọi ý kiến đều viết ra lớn để mọi ng ời nhìn, suy nghĩ, kết hợp các ý đã nêu ra một cách tích cực, nảy ra ý mới Cần hoà nhã vui vẻ, coi nh một trò chơi Các ý kiến đã nêu không thuộc về bất cứ ai 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 52 Động não tập thể (tiếp) Vai trò ng ời điều khiển rất quan trọng Xác định rõ lúc đầu mục đích và luật chơi Tham dự «loạn ý» vui vẻ nh mọi ng ời khác Khách quan vô t với mọi ng ời, kể cả mình, và mọi ý Đến một lúc nào đó thì tổ chức dần các ý kiến thành từng nhóm t ơng thích trong khi vẫn tiếp tục động não Biết phát hiện và khen ngợi các ý kiến có tính tăng c ờng và bổ túc các ý đã có, biết hỏi kích thích Biết lúc nên kết thúc Cuối cùng cần tổng kết Xác định các ph ơng án Đặt ra các câu hỏi cần bổ sung và phân công giải quyết 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 53 Động não tập thể (tiếp) Bài tập 1 Có một viên gạch hình khối chữ nhật (ABCD) (A’B’C’D’); mà các góc, cạnh và mặt bằng đều rất hoàn hảo. Có thêm một cái th ớc khắc cm đủ dài hơn viên gạch Hãy tìm cách đo đ ờng chéo D’B của viên gạch này với điều kiện chỉ đ ợc áp th ớc một lần để đo A D B C A’ D’ 12/6/2004 B’ C’ 2 - Ki nă năng trao đổi 54 Động não tập thể (tiếp) Bài tập 2 Có một chiếc thuyền đang bồng bềnh trên hồ. Trời đổ cơn giông dữ dội làm chìm chiếc thuyền. Hỏi: mực n ớc trong hồ sau cơn giông nh thế nào so với mực n ớc tr ớc khi giông? Cao hơn hay thấp hơn? 12/6/2004 2 - Ki nă năng trao đổi 55 Lời giải việc đo gạch A 12/6/2004 B D C A D’ ’ B C’ ’ 2 - Ki nă năng trao đổi 56