- 1/26 Làm thế nào để nhà quản trị có thể kiểm soát được doanh thu và chi phí? Đó là câu hỏi được đặt ra cho mỗi nhà quản trị. - Chính vì thế, để kiểm soát doanh thu và chi phí cần xác định rõ trách nhiệm, thành quả của từng bộ phận trong đơn vị. - lập kế hoạch và dự toán doanh thu, chi phí. - Trong một đơn vị, các trung tâm trách nhiệm bao gồm: Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà đầu vào được lượng hoá bằng tiền còn đầu ra thì không lượng hoá được bằng tiền. - Trung tâm chi phí có thể là một bộ phận sản xuất, một phòng ban chức năng. - và nhà quản trị ở các bộ phận này có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh ở bộ phận mình. - Trung tâm chi phí được chi thành hai loại là trung tâm chi phí tự do và trung tâm chi phí định mức. - Nghĩa là nhà quản trị chịu trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí. - Như vậy, nhà quản trị ở trung tâm đầu tư chịu trách nhiệm cả về doanh thu, chi phí và vốn đầu tư. - Chi phí định mức Khái niệm và vai trò của chi phí định mức Chi phí định mức (Standard cost) là chi phí dự tính cho việc sản xuất một sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. - Khi chi phí định mức tính cho toàn bộ số lượng sản phẩm sản xuất hay dịch vụ cung cấp thì chi phí định mức được gọi là chi phí dự toán. - Chi phí định mức được sử dụng như là thước đo trong hệ thống dự toán của doanh nghiệp. - Khi một doanh nghiệp sản xuất nhiều lọai sản phẩm, kế toán quản trị sẽ sử dụng chi phí định mức để xác định tổng chi phí dự toán để sản xuất sản phẩm. - Sau khi quá trình sản xuất được tiến hành, kế toán quản trị sẽ so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán để xác định sự biến động về chi phí. - Đây chính là cơ sở để kiểm soát chi phí. - Chi phí định mức còn là cơ sở cho việc lập dự toán vốn bằng tiền và hàng tồn kho, bởi vì dựa vào định mức, kế toán quản trị tính được lượng tiền cần cho việc mua nguyên vật liệu, trả lương cho người lao động cũng như lượng vật liệu cần dự trữ cho quá trình sản xuất, từ đó có chính sách đặt hàng hợp lý. - Chi phí định mức cũng giúp cho quá trình thực hiện kế toán trách nhiệm, vì chi phí định mức là một trong các thước đo để đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, nhất là trung tâm chi phí. - Các phương pháp xây dựng định mức chi phí Để thiết lập chi phí định mức, kế toán quản trị thường sử dụng các phương pháp sau: Phân tích dữ liệu lịch sử: phương pháp này được sử dụng khi quá trình sản xuất đã chín muồi, doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm trong quá trình sản xuất, số liệu về chi phí sản xuất trong quá khứ có thể cung cấp một cơ sở tốt cho việc dự đoán chi phí sản xuất trong tương lai. - Kế toán quản trị cần điều chỉnh lại chi phí lịch sử cho phù hợp với tình hình hiện tại về giá cả, hay sự thay đổi về công nghệ trong quá trình sản xuất. - Hoặc khi doanh nghiệp sản xuất một sản phẩm mới, chi phí lịch sử không có sẵn.Trong trường hợp này, kế toán quản trị phải sử dụng phương pháp khác. - Phương pháp kỹ thuật: theo phương pháp này, quá trình sản xuất sản phẩm được phân tích để xác công việc phát sinh chi phí. - Phương pháp kết hợp: kế toán quản trị thường kết hợp cả hai phương pháp là phân tích dữ liệu lịch sử và phương pháp kỹ thuật trong quá trình xây dựng chi phí định mức. - Ví dụ khi có một sự thay đổi trong công nghệ sản xuất của một bộ phận, kế toán quản trị cần kết hợp với bộ phận kỹ thuất để xác định chi phí định mức cho bộ phận mới thay đổi đó. - Xây dựng định mức chi phí sản xuất Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu Để xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu, kế toán quản trị thường xây dựng riêng định mức về lượng và định mức về gía. - Lượng vật liệu dùng để sản xuất một sản phẩm xxxx + Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng xxxx Định mức về lượng vật liệu để sản xuất một sản phẩm xxxx Định mức về giá vật liệu trực tiếp bao gồm giá mua vật liệu, cộng với chi phí thu mua. - Giá mua 1 đơn vị vật liệu xxxx + Chi phí thu mua xxxx Định mức về giá vật liệu xxxx 4/26 Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nguyên vât liệu trực tiếp được tính bằng định mức về lượng vật liệu nhân với định mức về giá vật liệu trực tiếp. - Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp Định mức chi phí nhân công trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức về lượng và định mức về giá. - Định mức về lượng bao gồm lượng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm. - Định mức về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm có thể được xác định. - Mục đích của việc xây dựng chi phí định mức này là cho phép nhà quản trị theo dõi việc sử dụng nhân công trong bộ phận mình. - 5/26 Sau khi xây dựng được định mức về lượng và giá giờ công, định mức chi phí nhân công trực tiếp được xác định bằng định mức lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm nhân định mức giá giờ công. - Thời gian ở đây chính là tiêu thức phân bổ biến phí sản xuất chung cho sản phẩm. - Nếu biến phí sản xuất chung được xác định trên cơ sở từng nội dung chi phí cụ thể, như: vật liệu gián tiếp, tiền lương quản lý phân xưởng, chi phí năng lượng… thì cách lập định mức mỗi loại phí này tương tự như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp. - Đinh mức về biến phí sản xuất chung được tính bằng định mức về lượng nhân với định mức về giá Kiểm soát doanh thu và chi phí Kiểm tra là một chức năng quan trọng trong quản trị. - Để thực hiện nhiệm vụ này, nội dung của kiểm tra quản trị bao gồm kiểm soát tiêu thụ, kiểm soát sản xuất, kiểm soát chi phí. - Khi chỉ tiêu thực tế phát sinh lớn hơn chỉ tiêu dự toán gọi là kết quả dương, ngược lại chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí dự toán gọi là kết quả âm. - Để đơn giản ta có thể chỉ cần xem xét ảnh hưởng của thu nhập, của chi phí đối với từng loại sản phẩm, dịch vụ mà không cần dùng phương pháp phân biệt ảnh hưởng các nhân tố lượng, nhân tố giá. - Kiểm soát chi phí sản xuất Như đã đề cập ở trên, phương pháp dự toán chi phí không những theo dõi chi phí dự toán mà còn theo dõi chi phí thực tế. - Chính vì vậy, một trong những ứng dụng của phương pháp này là giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn thông qua việc phân tích nhân tố chi phí sản xuất. - Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các chi phí nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ hao phí cho từng quá trình sản xuất. - Biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể được kiểm soát gắn liền với các nhân tố giá và lượng có liên quan. - Phân tích biến động - Biến động giá: là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp kỳ thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. - Ngược lại, ảnh hưởng dương thế hiện giá vật liệu tăng so với dự toán và sẽ làm tăng tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp. - Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân do biến động của giá vật liệu trên thị trường, chi phí thu mua, chất lượng nguyên vật liệu, thuế và cả các phương pháp tính giá nguyên vật liệu (nếu có. - Biến động lượng:là chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu trực tiếp ở kỳ thực tế với lượng nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. - Biến động về lượng phản ánh tiêu hao vật chất thay đổi như thế nào và ảnh hưởng đến tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ra sao. - Có số liệu về chi phí tiêu chuẩn của vật liệu vải và chi phí thực tế để sản xuất 10.000 chiếc áo như sau: Đơn giá vải theo dự toán: 30.000 đ/m2, thực tế là 29.000 đ/m2 Định mức vải sử dụng để làm một chiếc áo là: 2 m2/áo. - Với số liệu trên, chúng ta có thể xác định: Tổng chi phí vải theo dự toán để sản xuất 10.000 sp: 2 x 10.000 x ng.đồng) Tổng chi phí vải theo thực tế: 24.200 x ng. - đồng) 14/26 Biến động chi phí về vật liệu (a. - 101.800 (ngàn đồng) Như vậy, chi phí vật liệu vải tăng so với dự toán là do lượng vải sử dụng thực tế tăng so với dự toán làm chi phí tăng 126 triệu đồng, trong khi giá vải giảm 1.000đ/m2 làm chi phí vật liệu để sản xuất 10.000 chiếc áo giảm 24,2 triệu đồng. - Kết quả phân tích trên có thể biểu diễn bằng đồ thị sau: Quá trình kiểm tra ảnh hưởng các nhân tố đến chênh lệch của chi phí vật liệu trực tiếp có thể được thấy qua sơ đồ phân tích : Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí, như kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp vận hành từng quá trình sản xuất. - Biến động của chi phí nhân công trực tiếp gắn liền với các nhân tố giá và lượng liên quan. - 15/26 Phân tích nhân tố ảnh hưởng - Nhân tố giá: là chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực tế với dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. - Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp. - Nếu ảnh hưởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hoặc tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, thì việc kiểm soát chi phí nhân công còn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiêm, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành. - Nhân tố lượng: là chênh lệch giữa số giờ lao động trực tiếp thực tế với dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. - Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về số giờ công để sản xuất sản phẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp hay gọi là nhân tố năng suất. - Biến động do nhiều nguyên nhân khác nhau tác động đến chi phí sản xuất có thể do chính quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến động của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. - Việc phân tích biến động chi phí sản xuất theo các khoản mục và theo nhân tố giá, nhân tố lượng giúp người quản lý phát hiện, xem xét các yếu tố đã gây ra biến động nhằm đưa ra biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các nhân tố đó theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp . - Với nguồn số liệu trên thì: Tổng chi phí nhân công trực tiếp dự toán = 0,8 x 10.000 x ng.đ) Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế = 0,88 x 10.000 x ng.đ) Biến động chi phí nhân công trực tiếp . - 11.600 (ng.đ) Ảnh hưởng của nhân tố giá đến chi phí nhân công trực tiếp (b x 0,88 x 10000. - 4.400 (ng.đ) Ảnh hưởng của nhân tố năng suất lao động đến chi phí nhân công trực tiếp (c x 10.000) x 20. - 11.600 (ng.đồng) Kết quả âm của nhân tố giá thể hiện đơn giá lương giờ thực tế thấp hơn dự toán làm cho chi phí nhân công trực tiếp giảm so với dự toán là 4400 (ng.đ). - Kết quả dương của nhân tố năng suất lao động thể hiện số giờ để sản xuất ra 10.000 sản phẩm thực tế nhiều hơn số giờ theo dự toán làm cho chi phí nhân công trực tiếp tăng so với dự toán là 16.000(ngđ) Kết quả phân tích trên có thể biểu diễn bằng đồ thị như sau: 17/26 Quá trình kiểm tra ảnh hưởng các nhân tố ảnh hưởng có thể được thấy qua sơ đồ phân tích : Dưới hình thức đồ thị hay sơ đồ biểu diễn biến động chi phí, giúp cho quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về các biến động, rõ ràng và nhanh chóng hơn. - Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung biến động là do sự biến động biến phí sản xuất chung và biến động của định phí sản xuất chung: 18/26 Kiểm soát biến động biến phí sản xuất chung Biến phí sản xuất chung gồm những chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất. - Chi phí này thường thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, như: chi phí vật tư gián tiếp, tiền lương bộ phận quản lý trả theo sản phẩm gián tiếp, chi phí năng lượng thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất. - Biến động của biến phí sản xuất chung do nhiều nguyên nhân, nhưng về phương pháp phân tích trong kiểm tra, nó cũng được phân tích thành ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. - Ảnh hưởng của nhân tố giá đến biến phí sản xuất chung thường do sự thay đổi của các mức chi phí được xem là biến phí sản xuất chung. - Các mức này thay đổi thường do nhiều nguyên nhân như: đơn giá mua vật tư gián tiếp cũng như các chi phí thu mua thay đổi, sự biến động giá cả chung của thị trường, nhà nước thay đổi mức lương,…Nếu biến phí sản xuất chung được xây dựng chung cho nhiều yếu tố chi phí theo mức hoạt động thì ảnh hưởng của nhân tố giá được xác định: Nếu kết quả tính toán là âm có thể dẫn đến một kết luận tốt thuận lợi liên quan đến công tác quản lý chi phí và giảm giá thành tại doanh nghiệp. - Kiểm soát định phí sản xuất chung Định phí sản xuất chung là các khoản chi phí phục vụ và quản lý sản xuất, thường không thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động trong phạm vi phù hợp. - Chẳng hạn: tiền lương bộ phận quản lý phân xưởng trả theo thời gian, chi phí bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định vv...là những chi phí không thay đổi theo qui mô sản xuất trong phạm vi hoạt động. - Kiểm soát định phí sản xuất chung nhằm đánh giá việc sử dụng năng lực tài sản cố định . - Kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý Chi phí bán hàng là những chi phí phục vụ cho công tác tiêu thụ, công tác marketing của doanh nghiệp. - còn chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác của toàn doanh nghiệp. - Tương tự kiểm soát chi phí sản xuất chung, biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý là do sự biến động của cả biến phí và định phí. - Đối với biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: để công tác kiểm soát thực sự có ý nghĩa thì việc kiểm soát loại chi phí này cần tiến hành theo từng khoản mục chi phí cụ thể, theo từng nơi phát sinh chi phí. - Điều này vừa làm rõ trách nhiệm của từng trung tâm chi phí có liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý, vừa làm rõ biến động cá biệt 20/26 của mỗi loại phí đối với tổng chi phí. - Cũng như các chi phí khác, biến phí bán hàng và biến phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân tích thành nhân tố giá và nhân tố lượng. - Kỹ thuật phân tích định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như kỹ thuật áp dụng đối với định phí sản xuất chung. - Kiểm soát chi phí tài chính Nội dung kiểm soát chi phí tài chính cũng tương tự kiểm soát chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, do vậy phải xem xét được các nhân tố ảnh hưởng đến biến phí tài chính và định phí tài chính. - Kiểm soát doanh thu, chi phí trong các tổ chức phân quyền Báo cáo kiểm soát ở các trung tâm doanh thu, chi phí Những nội dung về kiểm soát doanh thu và chi phí nói trên chỉ đề cập đến những nguyên tắc chung trong kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận của một doanh nghiệp. - 21/26 Trung tâm trách nhiệm và cơ cấu tổ chức của công ty Trong sơ đồ trên, trung tâm chi phí không chỉ là phân xưởng 1 & 2 mà có thể là các phòng, ban, bộ phận ở đơn vị có phát sinh chi phí như bộ phận cung ứng, bộ phận quản lý hành chính, tùy thuộc vào thực tế tổ chức sản xuất và phân cấp quản lý tại đơn vị. - Tại phân xưởng 1, nếu hoạt động sản xuất chia ra nhiều hoạt động độc lập nhau thì mỗi hoạt động tại phân xưởng đó cũng có thể là một trung tâm chi phí. - Cần chú trong sơ đồ trên là trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí là độc lập nhau do phạm vi và nhiệm vụ của mỗi bộ phận, chứ không phải trung tâm chi phí điều hành trung tâm lợi nhuận. - Báo cáo ở cấp thấp nhất là báo cáo kiểm soát doanh thu tại các trung tâm doanh thu và báo cáo kiểm soát chi phí tại các trung tâm chi phí. - Có thể minh họa hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí kinh doanh trong điều kiện phân cấp quản lý của công ty B như sau: Công ty Báo cáo chi phí tháng 3/ Năm N. - Dự toán Thực hiện Chênh lệch Chi phí sản xuất Chi phí bán hàng xxx xxx xxx Chi phí quản lý doanh nghiệp xxx xxx xxx Chi phí tài chính xxx xxx xxx Tổng cộng Dự toán Thực hiện Chênh lệch Chi phí sản xuất phân xưởng Chi phí sản xuất phân xưởng Tổng cộng Báo cáo chi phí sản xuấtPhân xưởng 1 Dự toán Thực hiện Chênh lệch Chi phí vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Tổng cộng Hệ thống báo cáo của công ty B chia thành 3 mức.Ở mức thứ 1, do công ty B là một trung tâm lợi nhuận nên giám đốc công ty chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh tại đơn vị. - Do vậy, yêu cầu của người lãnh đạo về báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi phí là cơ sở để phát hiện các hiện tượng bất thường trong hoạt 23/26 động của công ty. - Chẳng hạn: với báo cáo minh họa ở trên, có thể thấy chi phí trong tháng 3 năm N của toàn công ty vượt dự toán là 1.000.000 đồng, trong đó đáng chú ý là kết quả không tích cực ở hoạt động sản xuất. - Ở mức thứ 2, Báo cáo này chỉ cung cấp thông tin về tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất toàn công ty. - Thông thường, người phụ trách bộ phận sản xuất (phó giám đốc phụ trách kỹ thuật) sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát biến động chi phí tại các phân xưởng. - Báo cáo ở trên cho thấy biến động chi phí của từng phân xưởng sản xuất tại công ty B. - Ở mức thứ 3, Báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình thực hiện dự toán từng loại chi phí ở phân xưởng theo công dụng kinh tế của chi phí. - Thông thường, người phụ trách phân xưởng 1 (quản đốc, trưởng xưởng…) sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát các biến động chi phí trong pham vi phân xưởng. - Báo cáo kiểm soát có thể đi sâu vào từng loại vật liệu trực tiếp, từng loại phí của chi phí sản xuất chung. - Báo cáo trên chỉ là minh họa cho trường hợp kiểm soát chi phí khi hoạt động sản xuất chỉ tạo ra một sản phẩm. - Trong trường hợp có nhiều sản phẩm thì tùy theo yêu cầu quản lý mà báo cáo kiểm soát chi phí trong tổ chức phân quyền có thể chi tiết theo từng sản phẩm ở từng nơi sản xuất. - Đối với các loại biến phí, như: chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, biến phí sản xuất chung, báo cáo kiểm soát cần nên tách ra yếu tố lượng và yếu tố giá để làm rõ hơn trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân đối với biến động chi phí. - Báo cáo thành quả và kiểm soát trung tâm lợi nhuận và đầu tư Mẫu báo cáo ở trên là mô phỏng cho báo cáo kiểm soát chi phí ở công ty B thuộc Tổng công ty MT. - Tóm lại, kiểm soát doanh thu, chi phí là cơ sở để kiểm soát lợi nhuận trong một doanh nghiệp