- Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực BÀI VI ẾT MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS. - VŨ THANH HIẾU SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN QUỐC VIỆT MSSV NGUYỄN TRI HẢI YẾN MSSV TPHCM, Tháng 11 năm 2011 Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 1 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN 1. - Mở đầu Với một người làm công tác nhân sự, hay bạn đang đứng đầu một tổ chức, một phòng ban trong tổ chức, việc đánh giá nhân viên là một công việc quan trọng. - Từ chỗ là đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng. - Nó đã bị biến thành công cụ để đánh giá con người của chính nhân viên đó. - Bảy bước đánh giá nhân viên trong bài viết này mong rằng sẽ giúp bạn giải quyết phần nào những khó khăn mà đang gặp phải trong Quy trình đánh giá nhân viên của mình. - Khái niệm đánh giá nhân viên. - Đánh giá nhân viên là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với nhân viên. - Mục tiêu của đánh giá nhân viên. - Đối với người quản lý: căn cứ vào kết quả đánh giá nhân viên để đưa ra các quyết định nhân sự. - Các phương pháp đánh giá nhân viên: a. - Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa. - Các yêu cầu của hệ thống đánh giá nhân viên. - Các yếu tố cơ bản của hệ thống đánh giá nhân viên. - Phản hồi kết quả đánh giá nhân viên: nhân viên, cán bộ quản lý, cán bộ nhân sự. - Các sai lầm thường gặp khi đánh giá nhân viên. - Lỗi thiên vị: bạn cần tách biệt giữa đánh giá công việc với đánh giá bản chất con người của nhân viên bởi đó không phải là bản chất công việc của bạn vào lúc này. - Mỗi khi đánh giá nhân viên bạn cần nhớ nguyên tắc: ghi nhận kết quả làm việc trước-đề xuất các giải pháp thay đổi sau. - Lỗi xu hướng trung bình: những người đánh giá ngại đương đầu với thực tế, không muốn làm mất long người khác. - Thường có xu hướng đánh giá tất cả mọi người ở mức trung bình. - Lỗi thái cực: lỗi này sẽ xảy ra khi người đánh giá tỏ ra quá nghiêm khắc hoặc dễ dãi trong đánh giá. - Lỗi do ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: ý kiến của người đánh giá có thể bị chi phối bởi những hành vi mới nhất xảy ra của người lao động, đánh giá kết quả công việc chứ không phải bạn đang đánh giá phẩm chất của nhân viên. - Lỗi định kiến: hãy để nhân viên của bạn tự đánh giá kết quả công việc của mình. - Đồng thời bạn cũng cần có bản đánh giá nhân viên của riêng bạn trên góc độ của nhà quản lý. - Chắc chắn khi so sánh hai bản đánh giá sẽ có sự khác biệt về góc nhìn và những kỳ vọng. - Bạn cần khéo léo sử dụng kỹ năng đàm phán và giao tiếp của mình để đánh giá đúng kết quả làm việc Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 3 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực của nhân viên, cũng như động viên, khích lệ họ phấn đấu hơn trong công việc. - Đừng để định kiến của mình ảnh hưởng đến việc đánh giá. - Xây dựng chương trình đánh giá nhân viên. - Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá b. - Lựa chọn chuyên gia đánh giá c. - Xác định chu kỳ đánh giá d. - Phỏng vấn đánh giá ( phản hồi thông tin đánh giá). - PHẦN II: CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN 1. - Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa 1.1 Khái niệm: là phương pháp đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên dựa trên các Bảng tiêu chuẩn đánh giá với hình thức cho điểm. - Cán bộ đánh giá sẽ căn cứ vào bảng đánh giá này để cho điểm, cho ý kiến về mức độ thực hiện công việc của nhân viên được đánh giá. - Biểu mẫu ví dụ về phương pháp đánh giá đồ họa H í ng dÉn. - Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 4 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực 1.2 Ưu, nhược điểm của phương pháp đánh giá đồ họa a. - Ưu điểm lớn nhất của phương pháp đánh giá cho điểm là phương pháp này có kết cấu rõ ràng: Việc tiêu chuẩn hoá các mục tiêu và thang đo cho phép đánh giá rõ ràng năng lực của nhân viên trong toàn doanh nghiệp – có thể dùng để so sánh năng lực của toàn nhân viên. - Thể hiện sự bình đẳng trong quá trình đánh giá của toàn bộ nhân viên: vì tất cả nhân viên điều trải qua quá trình đánh giá như nhau với các tiêu chuẩn như nhau, có thể xem là thước đo thành tích công việc của nhân viên trong Doanh nghiệp. - Đơn giản , dễ hiểu, dễ sử dụng vì các tiêu chuẩn và thang điểm rất rõ ràng, cụ thể rất dễ hiểu cho người đánh giá và người được đánh giá vì vậy đây là phương pháp thường được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Nhược điểm - Không có được các tiêu chuẩn đánh giá chung cho toàn thể nhân viên: vì nhân viên có những đặc thù về công việc khác nhau cho nên cần cân nhắc, xem xét tính đặc thù của công việc khi xây dựng các bảng tiêu chuẩn đánh giá. - Ví dụ như đánh giá tiêu chí sáng tạo đối với nhân viên làm việc theo quy trình thì không thể đánh giá chính xác được. - Không chọn được tất cả các tiêu chuẩn cho quá trình đánh giá: Bởi vì khi xây dựng tiêu chí đánh giá (đặc điểm cần đánh giá nhân viên) và thang điểm đánh giá người thiết kế luôn tìm cách tóm lược toàn bộ những dấu hiệu có liên quan tới thành tích công việc của nhân viên. - Tuy nhiên thành tích công việc của một nhân viên có thể phụ thuộc và những tiêu chí không được đưa vào bảng lựa chọn để đánh giá. - Phương pháp danh mục kiểm tra 2.1 Khái niệm: là phương pháp đánh giá thông qua các bảng danh mục về hành vi, thái độ của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. - Nhà quản trị sau khi xác định mục tiêu đánh giá sẽ tiến hành xây dựng các bảng danh mục kiểm tra đánh giá. - Sau đó tiến hành chọn nhân viên cần đánh giá và đào tạo người đánh giá, người đánh giá sẽ đánh dấu phù hợp vào các danh mục phù hợp và ngược lại. - Người đánh giá sẽ thu thập các phiếu đánh giá Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 5 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực và tổng hợp cho ra kết quả ban đầu, kết quả này được người đánh giá đem ra thảo luận với nhân viên được đánh giá cho ra kết quả chính thức và gửi về phòng Nhân sự. - Ưu điểm - Dễ thực hiện, thời gian thực hiện nhanh: vì các bảng đánh giá do các nhà quản trị tự soạn ra dự trên mục tiêu của họ. - Tiết kiệm chi phí, thời gian thực hiện: khi có bảng đánh giá gồm các mục mô tả rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đánh giá. - Nhược điểm - Không đánh giá hết năng lực của nhân viên: vì phương pháp này chỉ chú trọng đến các mục tiêu của nhà quản trị. - Do đó khi thiết kế các mẫu đánh giá họ có thể bỏ qua những yếu tố không nằm trong mục tiêu của họ, có phần gây khó khăn cho nhân viên được đánh giá. - Tâm lý chủ quan, thiên vị, tình cảm cá nhân của người đánh giá có thể ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. - Đối với phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải theo dõi nhân viên được đánh giá liên tục và ghi chép lại tất cả các hành vi quan trọng xuất sắc hoặc các sai sót của nhân viên. - Biễu mẫu đánh giá của phương pháp này thực chất là một bản nhật ký theo dõi nhân viên, sau đây là ví dụ minh họa: H í ng dÉn ®¸nh gi¸ :M« t¶ hµnh vi § èi t î ng. - Thuận lợi cho việc phản hồi thông tin giữa người đánh giá và người được đánh giá. - Làm cho người được đánh giá thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của mình, do nhân viên có tâm lý rất nhớ các sự kiện quan trọng. - Qua quá trình đánh giá họ sẽ thấy được mặt mạnh, mặt yếu kém trong hành vi công việc của mình. - Tránh được các lỗi chủ quan khi đánh giá: người đánh giá sẽ tiến hành ghi chép vào Bảng theo dõi thường xuyên liên tục nên tránh được các lỗi trong quá trình đánh giá. - Tốn nhiều thời gian, chi phí, công sức: do người đánh giá phải ghi chép thường xuyên, liên tục nên rất tốn thời gian và công sức. - Phương pháp thang đo dựa trên hành vi (BARS) 4.1 Khái niệm: phương pháp thang đo dựa trên hành vi là phương pháp kết hợp của phương pháp thang đo đánh giá đồ họa và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. - Đảm bảo tính công bằng trong các tiêu chuẩn đánh giá có thể đánh giá thái độ của toàn thể nhân viên. - Phương pháp so sánh 5.1 Khái niệm: phương pháp so sánh là phương pháp đánh giá dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của người lao động với đồng nghiệp của họ. - Phương pháp này nhà quản trị sẽ đánh giá nhân viên bằng cách so sánh nhiều khía cạnh khác nhau của các nhân viên trong cùng bộ phận những người làm những công việc giống nhau từ đó đưa ra kết quả đánh giá. - A B C D Tổng hợp A 3 4 3 10 B 1 3 1 5 C 0 1 0 1 D Ưu, nhược điểm của phương pháp đánh giá so sánh. - Dễ mắc các lỗi chủ quan, thiên vị khi đánh giá. - Phương pháp bản tường thuật 6.1 Khái niệm: Phương pháp đánh giá bản tường thuật là phương pháp đánh giá mà nhà quản trị căn cứ vào các bản tường thuật của người đánh giá để đánh giá nhân viên. - Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải mô tả, tường thuật bằng văn bản rõ ràng, cụ thể các điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng của nhân viên được đánh giá. - Ví dụ mẫu đánh giá bản tường thuật H í ng dÉn. - Nªu ph ¬ng ph¸ p duy tr× ®iÓm m¹ nh , kh¾c phôc ®iÓm yÕu … 6.2 Ưu nhược điểm của phương pháp đánh giá bản tường thuật. - Đánh giá hầu hết các khía cạnh liên quan đến nhân viên đươc đánh giá: hành vi, năng lực chuyên môn, thành tích công việc. - Quá trình đánh giá không bị giới hạn, tạo tâm lý thoải mái cho người đánh giá. - Không thể lượng hóa các chỉ tiêu đánh giá. - Thể hiện rất lớn tính chủ quan, thiên vị của người đánh giá. - Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 9 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực - Đòi hỏi chuyên môn, kinh nghiệm của người đánh giá rất cao vì kết quả đánh giá phụ thuộc vào người đánh giá. - Phương pháp quản lý bằng mục tiêu (M.B.O) 7.1 Khái niệm: Phương pháp quản lý bằng mục tiêu là phương pháp đánh giá dựa trên các mục tiêu chung mà nhà quản trị cùng nhân viên đã đề ra. - Nhân viên và người lãnh đạo trực tiếp cùng xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai và trên cơ sở các mục tiêu nhà người lãnh đạo sẽ đánh giá năng lực nhân viên qua từng thời kỳ. - Tính rõ ràng, mục tiêu và dễ kiểm soát hiệu quả công việc: căn cứ vào mục tiêu cụ thể của từng đơn vị, nhân viên để đánh giá. - Tránh được sự chủ quan, thiên vị trong đánh giá vì kết quả được đo lường rõ ràng, minh bạch. - Thỏa thuận với nhân viên: Nên triệu tập một cuộc họp để giải thích mục đích, cách thức tiến hành việc đánh giá dựa trên phản hồi 360 độ và ai sẽ là người sử dụng các kết quả thu được. - Xây dựng bản mô tả công việc công bằng : do phương pháp này dựa vào các nhân tố bên ngoài để đánh giá nhân viên vì vậy các bảng mô tả công việc phải được các bộ phận liên quan biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng để làm tiêu chuẩn chung để đánh giá. - Thông báo cho họ biết trước về đối tượng sẽ được đánh giá, những hành vi được đánh giá và thang điểm đánh giá. - Phân loại các kết quả đánh giá từ từng cá nhân theo quan hệ của đối tượng được đánh giá với người đánh giá (đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng. - 8.2 Ưu nhược điểm của phương pháp đánh giá 3600 a.Ưu điểm. - Đánh giá đúng khả năng của nhân viên: phương pháp này cho phép đánh giá một cách toàn diện nền văn hóa công ty, tính chính xác của các bản mô tả công việc, kết quả làm việc của nhân viên, hiệu quả của các thực tiễn và quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp. - Tạo tâm lý tốt cho nhân viên được đánh giá: nếu các yêu cầu bên trên được bảo đảm thì người được đánh giá sẽ hiểu rõ tính chất của cuộc đánh giá và có sự hợp tác tốt hơn. - Phương pháp linh động theo mục đích đánh giá. - Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 11 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực PHẦN III: KẾT LUẬN Những phân tích trên đây là rất chi tiết cho từng phương pháp đánh giá. - Khuyến khích thảo luận trong quá trình đánh giá. - Ngoài ra, khi được nói về chính thành tích của mình, người được đánh giá còn cảm nhận được tính công bằng của quá trình đánh giá. - Người được đánh giá sẽ bớt lo lắng về những ý kiến phê bình và nhận thấy những ý kiến phê bình này là hữu ích, nếu như họ nhận thấy ý định của người đánh giá mang tính xây dựng. - Xây dựng mục tiêu phấn đấu là một nhân tố quan trọng trong động cơ làm việc của người được đánh giá. - Người đánh giá phải được tin. - Để có được kết quả đánh giá phản ánh đúng thành tích công việc của nhân viên, người đánh giá phải là người trình độ, có kiến thức và được tín nhiệm. - Hơn nữa, người đánh giá phải cảm thấy thoải mái với phương pháp, kỹ thuật đánh giá được áp dụng và phải am hiểu công việc cũng như thành tích của nhân viên. - Khi các điều kiện này được thoả mãn, người được đánh giá sẽ cảm nhận được quá trình đánh giá là chính xác và công bằng. - Do đó họ sẽ dễ dàng chấp nhận những ý kiến phản hồi từ phía người đánh giá và sẵn sàng thay đổi. - Sinh viên thực hi ện: Nhóm 8 Tr ang 12 Khoa Quản Trị Kinh Doanh Môn học: Quản trị nhân lực Tóm lại, có thể có nhiều phương pháp đánh giá thành tích công việc. - Tuy nhiên, cho tới nay chưa có một phương pháp đánh giá nào được cho là hoàn hảo. - Điều quan trọng là người quản lý phải giữ cho được một số nguyên tắc như đã trình bày trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá