Chương 3 Một số kỹ năng tập để trở thành tập huấn viên giỏi 49 Trong chương 2 chúng tôi đã đề cập đ n sự khác nhau giữa tập huấn truyền thống th động và tập huấn có sự tham gia tích cực và nên thay đổi hướng ti p cận trong công tác tập huấn/khuy n nông như th nào để có thể thay đổi vai trò và nhiệm v c a người tập huấn viên. Chương này s miêu t c thể những yêu cầu, thái độ và kỹ năng cần có để trở thành một tập huấn viên/người hướng dẫn giỏi. Cần nhấn m nh rằng tất c các tập huấn viên đều có thể c i thiện kỹ năng c a mình bằng cách tích cực sử d ng chúng trong quá trình tập huấn với thái độ cầu thị. Tuy vậy, chúng tôi cũng nhận thấy rằng để trở thành một tập huấn viên xuất sắt thì cần ph i có những kh năng thiên bẩm. Cũng giống như việc thay đổi để chuyển sang sử d ng phương pháp tập huấn có sự tham gia ở một số người là rất hữu hiệu, t o cho họ nhiều niềm vui trong công việc, nhưng đối với một số người khác l i không bao giờ c m thấy tho i mái với phương pháp này. Muốn bi t mình thuộc nhóm nào thì trước h t chúng ta nên sử d ng thử c hai phương pháp. Phần đầu c a chương này s phân tích về vai trò c a tập huấn viên và ti p theo là các kỹ năng để họ có thể trở thành những tập huấn viên giỏi. 3.1 Vai trò của tập huấn viên AITCV (2003) đã mô t một cách tổng quan vai trò c a tập huấn viên trong phương pháp tập huấn có sự tham gia như sau: Người lập kế hoạch Tập huấn viên là người đề xuất và phát triển k ho ch tập huấn c thể như lựa chọn học viên, địa điểm, nội dung, phương pháp, thời gian tập huấn, các tình huống, mô hình, hiện trường và giáo c trực quan sử d ng trong quá trình tập huấn. Ngoài ra họ ph i xác định và b o vệ các chuẩn mực, qui tắc, nội qui, tiêu chí đánh giá để đ t được m c tiêu tập huấn. 50 Nhà xây dựng Tập huấn viên xây dựng môi trường tho i mái và ý thức học tập tốt cho người học, duy trì và nâng cao hiệu qu làm việc nhóm bằng cách tham gia với vai trò c a một thành viên trong nhóm, gây dựng và t o nh hưởng khi tham gia ho t động nhóm. Nhà giáo dục và giáo viên Tập huấn viên là người xác định, gi i thích, khái quát hoặc liên hệ với các khái niệm, ý ki n, nguyên tắc, mô hình lý thuy t để tăng cường hiểu bi t ki n thức cho học viên. Ngoài ra, tập huấn viên còn bổ sung những thông tin ki n thức có tính hệ thống, lô-gíc và kỹ năng mang tính thực t cao mà học viên cần. Người cung cấp nguồn tư liệu Tập huấn viên là chỗ dựa về phương pháp gi i quy t các vấn đề nằm trong lĩnh vực chuyên môn và giới thiệu các nguồn cung cấp thông tin, tư liệu sẵn có vì tập huấn viên/cán bộ khuy n nông có thể dễ dàng ti p cận thông tin hơn học viên/nông dân. Người hướng dẫn Tập huấn viên giúp học viên phát hiện và sử d ng những kinh nghiệm vốn có c a họ để làm nền t ng cho quá trình học tập, giúp học viên dùng ki n thức, kinh nghiệm, tiềm năng c a họ để đi đ n quy t định và cuối cùng là đ t được m c tiêu và k t qu học tập cao. 51 Người tư vấn Tập huấn viên tư vấn và giúp học viên thoát khỏi áp lực, xung đột nhóm hoặc nh hưởng c a chính họ. Họ khuy n khích học viên giúp đỡ lẫn nhau, tôn trọng m c tiêu và cá tính c a nhau. Họ duy trì và khuy n khích một môi trường an toàn nhất cho học viên để họ có cơ hội tự bộc lộ mình. Người ủng hộ Tập huấn viên khuy n khích học viên bắt đầu công việc và ng hộ học viên trong quá trình xác định vấn đề, lựa chọn gi i pháp, sáng t o và chấp nhận thay đổi hành vi; ng hộ họ khi có những sáng ki n mới hay hướng gi i quy t cho các vấn đề và sự lựa chọn c a họ liên quan đ n phương pháp hay ki n thức áp d ng. Người đánh giá Đối với nhóm/lớp, tập huấn viên giúp phân tích và đánh giá không khí, thái độ và k t qu học tập hay ho t động nhóm để giúp nhóm hoàn thành m c tiêu và nhiệm v c a họ. Đối với từng cá nhân, tập huấn viên phân tích, đánh giá k t qu học tập và thực hành để ph n hồi kịp thời cho học viên. Người bạn đồng hành Tập huấn viên luôn là người lắng nghe và tôn trọng những quy t định, suy nghĩ, hành động và tâm tư tình c m c a học viên. Luôn chia sẻ với học viên các vấn đề n y sinh trong quá trình tập huấn. Hình mẫu lý tưởng Về phương diện hành vi, tập huấn viên là người nên có những hành động và cư xử một cách mẫu mực hoặc phù hợp để làm gương cho các học 52 viên. Về mặt chuyên môn, tập huấn viên nên lựa chọn sử d ng tối ưu và nhuần nhuyễn các kỹ năng và phương pháp để giúp học viên hình thành một hình mẫu. Do vậy tập huấn viên nên có phẩm chất c a một nhà tư vấn, người hướng dẫn, hỗ trợ, và là người b n đồng hành c a học viên. Để được như vậy, tập huấn viên nên lưu tâm đ n phương châm sau: ” Chúng ta học không ph i do người khác chỉ b o mà qua bài học kinh nghiệm rút ra từ những hành động c a chúng ta và qua thực hành”. Học là một ”quá trình tr i nghiệm”! 3.2 Phát triển kỹ năng Kỹ năng có thể hiểu là kh năng, năng khi u, sự khéo léo, sự thành th o và điêu luyện c a con người trong một công việc c thể nào đó được hình thành thông qua quá trình thực hành luyện tập. Ví d , đối với người thợ, kỹ năng có thể hiểu một cách đơn gi n là kh năng thể hiện trình độ tay nghề. Đối với tập huấn viên, kỹ năng chính là tổ hợp nhiều y u tố để k t hợp thành mức độ chuyên nghiệp c a họ. Hình thành và phát triển kỹ năng cần một quá trình luyện tập và tích luỹ kinh nghiệm từ thực t . Kỹ năng s không phát triển đ n mức điêu luyện n u không có quá trình tr i nghiệm và tích luỹ. Chính vì vậy, kỹ năng ph thuộc rất nhiều vào kh năng và sự cố gắng ở mỗi cá nhân. Trong đào t o tập huấn, kỹ năng cùng với kh năng trời phú t o nên "cái duyên" và quy t định mức độ chuyên nghiệp c a người tập huấn viên. Trong tập huấn có sự tham gia, tập huấn viên ph i thể hiện tính cách c a mình nhiều hơn trong phương pháp truyền thống. Sự luyện tập thường xuyên s giúp tập huấn viên có được "cái duyên" vì họ s có nhiều kinh nghiệm và tự tin hơn khi sử d ng phương pháp tập huấn có sự tham gia. 53 Các kỹ năng cơ b n gồm có những kỹ năng mang tính ứng d ng và những kỹ năng mang tính cá nhân. Các kỹ năng có tính ứng d ng như kỹ năng sử d ng văn phòng phẩm và giáo c trực quan. Các kỹ năng có tính cá nhân thường liên quan đ n sự thể hiện tính cách như kỹ năng sử d ng ngôn ngữ hình thể, kỹ năng sử d ng ngôn ngữ lời nói, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quan sát, kỹ năng đặt câu hỏi. C hai lo i kỹ năng đều s được lần lượt đề cập ở các phần ti p theo. 3.3 Kỹ năng ứng dụng Một số văn phòng phẩm cơ b n như b ng, bút, giấy, băng dính thường xuyên được sử d ng trong đào t o nói chung và tập huấn sử d ng phương pháp ti p cận có sự tham gia nói riêng. Nhìn chung, sử d ng phương pháp tập huấn có sự tham gia yêu cầu sử d ng nhiều lo i văn phòng phẩm hơn so với phương pháp truyền thống vì nó khuy n khích một môi trường học ch động và sự tham gia tích cực c a học viên. Dưới đây là một số điều cần lưu ý trong quá trình sử d ng các lo i văn phòng phẩm. Hầu h t tập huấn viên đã từng sử d ng những lo i văn phòng này, do vậy chúng tôi s ch y u đưa ra những lưu ý để khi sử d ng không mắc lỗi. Bút dạ và các loại văn phòng phẩm Bút d dùng vi t b ng Foóc-mi-ca thường có 1 đầu vi t và có thể xoá đi dễ dàng. Bút d dùng vi t giấy thường có 2 đầu vi t và khó có thể xoá. Do vậy, nhớ rằng không nên sử d ng bút này để vi t lên b ng Foóc-mi-ca. N u b n sử d ng chúng vi t b ng trong trường hợp đặc biệt hoặc quên thì b n cần dùng cồn, hoặc xăng, thậm chí dầu gió tẩm ướt vào giẻ để xoá. Có thể dùng bút vi t b ng vi t kỹ vào các nét muốn xoá, sau đó dùng giẻ khô lau s ch. Mực sử d ng thường được pha với cồn hoặc một số chất dung môi dễ bay hơi do vậy luôn nhớ đóng nắp bút ngay sau khi vi t. Bút thường có các lo i màu mực khác nhau để sử d ng cho các m c đích khác nhau. Ví d , nên sử d ng các màu đậm như màu xanh và đen để vi t chính. Màu đỏ có thể dùng để nhấn m nh ý, ghi chép nội dung bổ sung và sửa các nội dung sai và màu xanh lá cây cho những ý ki n bổ sung. Khi mua bút có thể mua 54 thêm vài lọ mực dùng cho bút vi t giấy. Khi bút h t mực, có thể tháo đầu to c a bút, rút ống bông đựng mực và cho mực vào ống bông ấy rồi nắp l i. Giấy các khổ khác nhau như Ao, A1, A2, A4… thường dùng để vi t, v minh ho k t qu làm việc, th o luận nhóm, làm b ng lật… . Các giấy màu, bìa màu có thể sử d ng để vi t câu hỏi, cắt hình minh ho , làm các tấm thẻ, giáo c trực quan. Ngoài bút d và giấy vi t, một số lo i văn phòng phẩm thông d ng khác thường hay được sử d ng như dao, kéo, hồ dán, phấn, băng dính (gồm các lo i băng dính giấy, ni-lông, hai mặt), dập ghim, đ c lỗ, file tài liệu mà b n nên chuẩn bị để sử d ng trong các buổi tập huấn. Bảng và sử dụng bảng N u vi t bằng phấn thì thường sử d ng b ng gỗ (b ng đen) và vi t bằng bút thì thường sử d ng b ng trắng bằng Foóc-mi-ca. Trong những điều kiện khó khăn, n u b n không có hai lo i b ng trên thì có thể làm b ng bằng cách sử d ng những vật liệu sẵn có: • • Lấy một tấm kính hoặc gương và dán giấy trắng sau tấm kính, dùng bút vi t b ng để vi t lên bề mặt c a tấm kính. Có thể làm b ng di động bằng cách dán 1 tấm ni-lông trong màu trắng lên tờ giấy trắng to (Ao) và có thể dùng bút vi t b ng • để vi t vào tấm ni-lông đó. Cũng có thể dùng tấm v i nhựa trắng n u vi t bằng bút d và màu đen n u vi t bằng phấn để làm b ng trong điều kiện thường xuyên ph i di chuyển. Khi vi t nên đứng phía bên ph i (n u b n là người thuận tay ph i) c a b ng nhìn từ phía học viên và di chuyển từ trái qua ph i để tránh quay lưng xuống học viên và che lấp b ng. Nên vừa vi t vừa nói những điều đang vi t để tránh thời gian im lặng. 55 Khi trình bày nên chia b ng ra làm hai phần theo chiều dọc. Phần nhỏ phía bên ph i b ng dùng để vi t các nội dung chính c a bài. Phần lớn hơn phía bên trái b ng dùng để vi t ví d hay v minh ho cho nội dung chính. Nội dung vi t lên b ng nên rõ ràng, ngắn gọn và sử d ng nhiều hình v để minh ho . Nên dùng kiểu chữ in hoa (ví d : VI T B NG) hoặc là chữ vi t thường không chân (ví d : vi t b ng) để dễ nhìn. Kích thước chữ ph i đ m b o để học viên ở vị trí xa nhất vẫn có thể đọc được, thông thường nên từ 3-5 cm. Để thử thì tốt nhất b n hãy vi t một câu, đi về phía cuối lớp để thử xem mình có đọc được không. N u không thì b n ph i vi t to hơn. Khi b n chuyển sang một nội dung mới hoặc h t chỗ để trình bày thì b n s ph i xoá những phần đã xong. Lưu ý là cần chuẩn bị các d ng c cần thi t để xoá b ng. Giữ l i các ý chính c a vấn đề đ n khi k t thúc phần trình bày c a vấn đề đó. Nhắc l i những ý chính c a phần vừa trình bày và đ m b o rằng tất c các học viên đã ghi chép được những nội dung cần thi t trước khi xoá b ng. Bảng lật (giấy tôky) B ng lật (thông thường cỡ giấy Ao, A1 hoặc A3) có thể sử d ng thay b ng. Các lo i giấy, bìa, v i nhựa cùng khổ được gim/kẹp/đóng l i với nhau thành tập và vi t lên đó. Thông thường tập huấn viên hay dùng giấy Ao để làm b ng lật vì dễ gấp, cất, di chuyển, và sử d ng l i được. Điều bất lợi khi sử d ng b ng lật là những nội dung b n đã vi t lên không thể xoá được và kích cỡ c a b ng lật thường nhỏ hơn kích thước chuẩn c a b ng. Lợi th c a b ng lật là b n có thể sử d ng l i và ti t kiệm thời gian vi t bằng tay lên b ng. Chữ vi t trên b ng lật nên vi t to, rõ ràng, ngắn gọn, và chỉ liệt kê các ý chính chứ không đưa quá nhiều thông tin. Nội dung trong tập b ng lật cần ph i chuẩn bị trước các phần theo thứ tự lô-gíc. Có thể k t hợp với sơ đồ, biểu đồ, hình nh minh họa... cho sinh động và dễ nhớ, dễ hiểu. 56 B ng lật chỉ nên sử d ng khi tổng k t và chốt l i nội dung đã trao đổi với m c đích hệ thống l i cho người học dễ nhớ. Trên b ng lật không nên vi t quá 10 - 12 dòng/1 tờ và không nên vi t quá 10 từ/dòng. Kích thước chữ cũng ph i đ lớn để đ m b o học viên ngồi xa nhất cũng có thể đọc được. Tránh lệ thuộc quá nhiều vào b ng lật vì như vậy s t o thành môi trường học th động và thói quen ỷ l i cho tập huấn viên. Giáo cụ trực quan Giáo c trực quan sử d ng trong đào t o tập huấn để minh ho hoặc nhấn m nh những nội dung cần thi t và khuy n khích người học sử d ng nhiều giác quan hơn là chỉ nghe. Giáo c trực quan đặc biệt phù hợp với những người học bằng thị giác cần nhìn thấy trước khi họ nhớ. Có nhiều lo i giáo c trực quan khác nhau như tranh nh, mẫu vật, mẫu thức ăn, hiện vật sống, phim nh, băng hình. Giáo c trực quan ph i phù hợp với đối tượng học viên, nội dung trao đổi và điều kiện tập huấn. Đối với đối tượng học viên nông dân, những người không quen với không khí lớp học thì giáo c trực quan nên đơn gi n và dễ hiểu. Giáo c trực quan còn được dùng để sử d ng cho những phần thực hành c a người học, tăng kh năng hiểu, ti p thu, ghi nhớ c a học viên và t o không khí sôi nổi, tránh nhàm chán. Khi sử d ng giáo c trực quan nên kiểm tra trước và sắp x p theo thứ tự sử d ng. Tránh sử d ng quá nhiều lo i giáo c trực quan khác nhau trong một buổi lên lớp và lệ thuộc hoàn toàn vào giáo c trực quan. 57 3.4 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ hình thể Lý do mà chúng tôi đề cập đ n ngôn ngữ hình thể trong phần đầu tiên c a những kỹ năng mang tính cá nhân là thể lo i “ngôn ngữ không lời” mà b n s thể hiện với học viên trước c khi b n bắt đầu nói. Ngôn ngữ hình thể là một phương tiện giao ti p thể hiện bằng cử chỉ, điệu bộ, hành động, nét mặt thay vì sử d ng lời nói. Ngôn ngữ hình thể thường được thể hiện qua phong cách, nét mặt, trang ph c, ánh mắt, cử động tay, chân và cơ thể. Ngôn ngữ hình thể là một trong các phương tiện giao ti p hỗ trợ đắc lực cho ngôn ngữ lời nói trong tập huấn và khuy n khích giao ti p hai chiều có sự tham gia c a học viên. Ngôn ngữ này có thể quy t định quá nửa sự thành công và hiệu qu c a giao ti p. Cũng có thể nói sử d ng có hiệu qu ngôn ngữ hình thể chính là một nghệ thuật thu hút con người. Vì vậy, điều quan trọng là b n hãy chú ý đ n việc b n nên sử d ng ngôn ngữ này như th nào trong quá trình tập huấn. Những nội dung ti p theo có thể là những vấn đề mà b n cần lưu tâm. Bạn có nên thể hiện phong Phong cách cách như thế này không? N u tập huấn viên có vai trò t o dựng hình mẫu lý tưởng thì b n cần ph i có phong cách phù hợp với những chuẩn mực trong xã hội. Tập huấn viên nên có phong cách tho i mái, tự tin, thân thiện, cởi mở và gần gũi. Để có thể thực hiện tốt vai trò c a một người hướng dẫn, tập huấn viên ph i năng động, linh ho t và lịch sự. Tính hài hước để gây ấn tượng và cuốn hút học viên là một trong những lợi th c a nhiều tập huấn viên. Tập huấn viên nên tránh thể hiện sự thi u tự tin, cứng nhắc, xa cách, l nh lùng, buồn tẻ và quá nghiêm trang. Điều tối kỵ là thể hiện sự thi u lịch sự hay khi m nhã, bất cần và trịnh thượng. 58 Bạn có nên mặc như Trang phục thế này không? Tập huấn viên nên mặc những trang ph c chỉnh tề, màu sắc hài hòa, gi n dị, phù hợp với đối tượng và phong t c tập quán c a địa phương và để t o c m giác tho i mái và tự tin khi giao ti p với học viên. Mặc những trang ph c thi u kín đáo, không phù hợp s làm phân tán sự chú ý c a học viên, t o c m giác thi u tự tin cho chính b n thân tập huấn viên và thi u tôn trọng học viên. Nét mặt Bạn có nên có nét Người tập huấn viên nên có nét mặt này không? mặt thay đổi thích hợp đối với từng lời nói, cử chỉ và từng đối tượng tập huấn khác nhau. Tươi cười trong những tình huống khó xử hoặc k t thúc một câu tr lời/ gi i thích/ phần đã trao đổi bằng một n cười tươi là nguyên tắc quan trọng cần ghi nhớ. Tập huấn viên nên tránh các biểu hiện nét mặt như cau có, đăm chiêu, l nh nh t gây khó chịu. Nét mặt “không ai bi t hơn mình” gây ra c m giác khó gần cho học viên. Nét mặt “không đàng hoàng” s t o cho học viên c m giác thi u tôn trọng. 59 Giao tiếp bằng mắt Tập huấn viên khi giao ti p bằng mắt với học viên nên nhìn vào vùng miệng hơn là vùng trán c a người đó để tỏ ra thân mật hơn. Chỉ nên nhìn vào mỗi người trong 2-4 giây và chọn lúc thích hợp để rời mắt khỏi đối tượng. Khi đứng trước một nhóm nhỏ nên để mắt lần lượt đ n từng người một. Khi đứng trước một nhóm lớn nên để mắt lần lượt đ n từng nhóm nhỏ trong thời gian ngắn 5-10 giây. Tránh nhìn chằm chằm quá lâu vào một người vì như th là bất lịch sự hoặc mang tính chất khiêu khích. N u nhìn ngắn hoặc li c quá nhanh thì s t o cho học viên c m giác là b n bực mình hoặc mất tự tin. Một điều tối kị là tránh ánh mắt tức giận, kể c những tình huống khó xử. Cử động tay Cử động tay có thể sử d ng để minh ho cho lời nói. Hai lo i thao tác cơ b n c a bàn tay là phác ho 1 hình nh tượng trưng để minh ho khi nói và t o nhịp điệu đồng thời với nhịp điệu c a lời nói. Th lỏng hai vai và hai cánh tay để t o ra các cử chỉ lịch thiệp và tự tin. Mở rộng hai bàn tay, các ngón tay khi bắt đầu nói để tỏ ra mình tự tin và tôn trọng người nghe và khuy n khích tham gia c a học viên. Để ngửa lòng bàn tay và khép các ngón tay khi làm các động tác. Nên thay đổi kiểu thao tác c a hai bàn tay để tránh sự nhàm chán. Khi không phác ho các động tác minh họa cho lời nói thì nên th lỏng hai tay và để ở tư th ngang b ng. Nên tránh các cử chỉ tay như: chỉ 1 ngón tay như ra lệnh hay chỉ trích người nghe; chắp hai tay như thể cầu xin người nghe mình; khép chặt hai tay vào thân t o c m giác thi u tự tin; vung vẩy hai cánh tay hoặc "không bi t để tay vào đâu"; vuốt tóc, gãi đầu, vuốt mặt, lau kính, sửa l i quần áo và lặp đi lặp l i nhiều lần một kiểu thao tác tay. 60 Cách cầm tài liệu Tập huấn viên nên có một b n tài Bạn có nên cầm tài liệu như thế này không? liệu tóm tắt ngắn gọn trong tay để tăng thêm sự tự tin và tỏ ra tôn trọng người nghe, nhất là để tránh những phút lúng túng đột xuất x y ra. Tài liệu nên ghi lên mẩu giấy nhỏ (1/4 giấy A4), tóm tắt các ý chính lên 2 mặt và cầm gọn được trong lòng bàn tay. Chỉ cần cầm bằng một tay, dành một tay để làm động tác cần thi t để tỏ ra tự ch hơn. Thỉnh tho ng nhìn vào từng phần c a tài liệu trước khi nói, dù b n tự thấy không cần thi t, để tỏ ra tôn trọng người nghe và để không bỏ sót một nội dung nào. Tránh cầm c một tờ giấy, một tập giấy hay phi u ghi có thể gây ra ti ng sột so t khó chịu và cầm tài liệu bằng c hai tay. Không nên cầm tài liệu chi ti t và đọc tất c các nội dung có trong tài liệu. Tránh chuyển tài liệu từ tay này sang tay kia trong khi nói, khi n người nghe mất tập trung chú ý và cuộn tài liệu thành cái ống rồi vung vẩy nó khi nói, khi n người nghe nhìn thấy mà bực mình. Tránh cầm tài liệu nhưng l i không nhìn hoặc không sử d ng tài liệu. Thiếu lịch sự khi bạn Tư thế đứng đứng như thế này!!! Tập huấn viên khi vi t nên đứng ở phía bên trái b ng. Khi nói thì nên đứng ở giữa b ng và hướng về phía học viên. Đứng tho i mái trên hai chân, th lỏng người và ch y u do vùng khớp hông chi phối. Nhớ 4 điểm tựa giữ thăng bằng là ở 2 gót chân và hai đầu gan bàn chân. Với nam, hai gót cách nhau kho ng 3040 cm - rộng bằng vai, với nữ thì 61 bằng kho ng 1/2 c a nam. Tránh đứng ở vị trí thi u trung tâm vì như vậy s không quan sát bao quát lớp. Tránh đứng ở vị ví có thể che khuất b ng hoặc tầm nhìn c a học viên. Tránh đứng quay lưng về phía học viên và đứng chân trước chân sau, dựa vào bàn hoặc tường. Để tránh bị mỏi, không nên để cột sống, ngực hay vai chi phối ch y u tư th đứng c a mình. Di chuyển Đi lại nhiều quá, chóng mặt đây mà!!! Tập huấn viên chỉ di chuyển khi có m c đích c thể. Ví d : n u thấy có ai lơ đãng, hãy ti n đ n gần người/nhóm đó để khi n họ tập trung chú ý trở l i. Lúc đầu có thể đứng cách xa, rồi ti n dần đ n với từng người để lắng nghe và tr lời, để tỏ ra quan tâm đ n họ. Sau đó nên đi giật lùi về phía b ng. Dừng l i mỗi chỗ vài giây rồi chuyển sang chỗ khác để t o không khí sinh động. Không nên di chuyển quá nhiều trong khi trao đổi và tránh đi h t chỗ này đ n chỗ khác làm phân tán chú ý c a người nghe. Không nên vừa đi l i vừa nói, quay lưng l i với người nghe mà ti p t c nói, chỉ di chuyển đ n một vị trí cố định gây ra c m giác thiên vị ở học viên. Cần lưu ý là n u không di chuyển, chỉ đứng một chỗ cũng t o c m giác cứng nhắc và thi u linh ho t. 62 3.5 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ lời nói Kỹ năng sử d ng ngôn ngữ lời nói là kh năng dùng từ ngữ, âm lượng, ngữ điệu trong những ngữ c nh c thể để đ t được m c đích và t o hiệu qu khi giao ti p. Ngôn ngữ lời nói được xem như là một trong những phương tiện giao ti p có hiệu qu nhất trong tập huấn. Ngôn ngữ lời nói được tập huấn viên sử d ng để chuyển t i những thông tin cho học viên nghe hoặc nghe và ghi chép l i. Một tập huấn viên có kỹ năng sử d ng ngôn ngữ lời nói tốt khi chuyển t i nội dung có hiệu qu và cuốn hút người nghe. Để đ t được yêu cầu này, tập huấn viên nên lưu ý những vấn đề sau: • • • • Sử d ng ngôn từ quen thuộc, dễ hiểu. Dùng câu văn ngắn gọn, đ ý và rõ nghĩa. Tốc độ nói vừa ph i, không quá nhanh để người nghe kịp theo dõi, không quá chậm để t o ra c m giác ê a. Âm lượng nói không quá to hoặc quá nhỏ để đ mọi người đều nghe rõ. N u khi cần thì có thể sử d ng loa để đ m b o âm lượng. Khi dùng loa không nên • để âm lượng quá to tránh làm cho người nghe mệt mỏi. Nhịp điệu nói không nên đều đều dẫn đ n c m giác buồn ng . Nên ngắt, ngừng, nghỉ, giọng điệu cần thay đổi lên xuống. Nhấn m nh những điểm • chính và phù hợp với nội dung để t o điểm nhấn và cuốn hút người nghe. K t hợp nhuần nhuyễn và có nghệ thuật giữa ngôn ngữ hình thể và lời nói là thực sự cần thi t để t o sinh động và hiệu qu sử d ng ngôn ngữ lời nói. Nên nhớ người nghe không chỉ nghe bằng tai mà họ còn có thể nghe “bằng mắt” và c m nhận thông điệp từ b n bằng c các giác quan khác. 63 3.6 Kỹ năng lắng nghe Một nhiệm v có thể nói là quan trọng hàng đầu c a tập huấn viên khi sử d ng phương pháp tập huấn có sự tham gia là kh năng lắng nghe học viên. Sự sẵn lòng và kh năng lắng nghe c a tập huấn viên s quy t định phần lớn mức độ tương tác trong các buổi tập huấn. Lắng nghe là sẵn sàng đón nhận và hiểu một thông điệp từ người khác trực ti p qua giao ti p hoặc gián ti p qua quan sát. Lắng nghe khác với nghe vì nó cần sự tập trung và tác động c a trí tuệ. Lắng nghe là để người khác dẫn mình vào th giới c a họ. Hiệu qu lắng nghe s bị tác động c a nhiều y u tố như người nói, người nghe, nội dung, môi trường xung quanh. Kỹ năng c a người nói tốt như diễn đ t rõ ràng, hấp dẫn, dễ hiểu, lô-gic, tôn trọng, chuẩn bị kỹ thì thu hút được người nghe. Ngược l i n u người nói ấp úng, r t rè, không thân thiện s gây ức ch . Khi lắng nghe một cách tin cậy, nhiệt tình, đặt câu hỏi để hỏi thêm thông tin, đáp ứng khi được hỏi, xung phong tr lời câu hỏi thì t o thêm sự nhiệt tình cho người nói. N u người nghe không thiện chí, thi u tôn trọng, gây mất trật tự, nói chuyện riêng, cắt ngang bài trình bày thì gây ức ch người nói và nh hưởng đ n không khí chung. Trong khi lắng nghe cần tập trung lắng nghe và lưu thông tin trong trí nhớ hoặc bằng cách ghi chép. Không nên đưa ra câu hỏi trong khi đang nghe người khác nói. Sau khi lắng nghe b n hãy phân tích thông tin và đưa ra những câu hỏi n u cần thi t. 64 Tập huấn viên có kỹ năng lắng nghe tốt khi thu thập thông tin đầy đ và sử d ng chúng để đưa ra những câu tr lời hợp lý. Để đ t được k t qu này, tập huấn viên cần chú ý đ n: • Thái độ khi lắng nghe (được thể hiện bằng ngôn ngữ hình thể): − Bày tỏ thái độ tập trung, quan tâm và thích thú lắng nghe bằng cách: nhìn và hướng về học viên, im lặng hoặc ghi chép ý chính, gật đầu đồng ý, tán thưởng hoặc tỏ ra ng c nhiên, vui − sướng. Kiên nhẫn cho học viên thời gian để nói những điều họ muốn nói hay thông điệp mà người nói muốn chuyển t i, thậm chí c những điều mình không − đồng ý. Tôn trọng và khách quan lắng nghe những gì học viên đang nói chứ không ph i những gì mình cần vì việc đánh giá, đặt câu hỏi hay ph n hồi • − s ti n hành sau. Tránh ngắt lời thường xuyên khi học viên nói. Ph n hồi cho học viên: − − − − Sau khi học viên ngừng nói, nên tóm l i những điểm chính mà học viên vừa trình bày. Đặt câu hỏi làm rõ vấn đề khi học viên k t thúc để chứng tỏ mình nắm vững thông điệp. Nhận xét và đưa ra ph n hồi thích hợp cho họ hoặc khuy n khích các học viên khác tham gia vào th o luận. Để hoàn thiện quá trình lắng nghe thì cần thi t ph i phân tích, xử lý thông tin để đưa ra k t luận hợp lý. 65 3.7 Kỹ năng quan sát Để có thể ch động trong mọi tình th , tập huấn viên cần ph i bi t được những gì đang diễn ra trong lớp học. Chính vì vậy, tập huấn viên cần ph i rèn luyện kỹ năng quan sát. Quan sát là một quá trình tích cực đòi hỏi người tập huấn viên sử d ng tất c các giác quan để đánh giá không khí c a lớp học. M c đích c a quá trình quan sát trong tập huấn đ m b o cho môi trường học đ t tr ng thái tốt nhất. Để làm được điều này thì tập huấn viên cần ph i hiểu tình tr ng c a lớp học bằng cách thu thập thông tin qua quan sát, lắng nghe và c m nhận. Do vậy, tập huấn viên nên quan sát: • • • • • Từng học viên để đánh giá ki n thức, thái độ, kỹ năng và thu thập thông tin ph n hồi từ họ. Sự tương tác giữa các học viên để đánh giá kỹ năng và quan hệ xã hội. Các tập huấn viên khác hoặc trợ gi ng để phối hợp nhịp nhàng với nhau trong quá trình tập huấn. Môi trường xung quanh và môi trường xã hội để đánh giá tác động c a nó đ n hiệu qu tập huấn. Các nhóm để xây dựng mối quan hệ giữa các học viên và giúp họ xóa bỏ đi ngăn cách được t o ra từ sự khác nhau về trình độ, địa vị, tuổi tác, giới tính, và ranh giới địa lý. Tương tự như kỹ năng lắng nghe, tập huấn viên có kỹ năng quan sát tốt khi thu thập thông tin đầy đ và đưa ra k t luận chính xác. Để đ t được k t qu này, tập huấn viên cần lưu ý: 66 • • • Ph m vi quan sát: Cần quan sát từ ph m vi bao quát nhiều góc độ, khía c nh đ n ph m vi hẹp từng cá nhân, từng nhóm nhỏ, từng sự kiện. Thời gian ti n hành quan sát: Cần liên t c từ khi bắt đầu đ n k t thúc quá trình tập huấn và trong một số trường hợp đặc biệt khác. Thái độ khi quan sát: Nên có thái độ khách quan, tho i mái, thân thiện, cởi mở, vui vẻ khi quan sát. Bày tỏ ánh mắt trìu m n, động viên và khích lệ. Không áp đặt hoặc chịu • • nh hưởng c a định ki n, quan niệm, và kinh nghiệm c a cá nhân. Tránh định ki n: Nên có cái nhìn khách quan và tránh để cho những tình c m cá nhân nh hưởng đ n đánh giá con người và công việc. Ghi chép thông tin quan sát: Cần k t hợp với lắng nghe, suy ngẫm, ghi chép để nâng cao hiệu qu quan sát. 3.8 Kỹ năng đặt câu hỏi Câu hỏi là một cách để thu thập thông tin từ những câu tr lời. Hỏi là hình thức giao ti p ch y u c a con người. Câu hỏi cũng được sử d ng để t o cơ hội cho giao ti p hai chiều. Trong tập huấn, câu hỏi thường được sử d ng để thu thập thông tin như: ki n thức và nhu cầu c a học viên. Câu hỏi còn được sử d ng để thăm dò hoặc làm sáng tỏ một vấn đề và giúp học viên ôn tập nội dung bài học. Giống như các kỹ năng khác, đặt câu hỏi là việc mà chúng ta làm hàng ngày nhưng ít khi để ý đ n. Và cũng như các kỹ năng khác, khi b n luyện tập một cách nghiêm túc về sử d ng những lo i câu hỏi nào trong hoàn c nh nào 67 thì chúng ta có thể phát triển được kỹ năng này. Các loại câu hỏi Các lo i câu hỏi thường hay được sử d ng trong tập huấn là câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi dẫn dắt và câu hỏi hùng biện. Câu hỏi đóng Câu hỏi đóng là d ng câu hỏi có rất ít sự lựa chọn và khi tr lời thường "có" hoặc "không". Câu hỏi đóng thường dùng để kiểm tra thông tin, khẳng định nội dung và sử d ng khi không có nhiều thời gian để th o luận. Ví d : Anh có nuôi gà mái đẻ không? Câu hỏi mở Câu hỏi mở là d ng câu hỏi có rất nhiều sự lựa chọn và dùng để thu thập thông tin. Nó thường bắt đầu với: ai, khi nào, ở đâu, làm như th nào, t i sao hay như th nào. Câu hỏi mở sử d ng khi yêu cầu học viên đưa ra thông tin, giúp học viên mở rộng suy nghĩ và để khơi gợi ý ki n. Do vậy được áp d ng trong phương pháp tập huấn tích cực ch động để t o cơ hội cho người học tham gia. Ví d : Trong chăn nuôi cần ph i quan tâm đ n những y u tố nào để có hiệu qu kinh t cao? Câu hỏi khơi gợi hoặc dẫn dắt Đây là câu hỏi đưa ra nhằm hướng câu tr lời vào một vấn đề c thể. Chúng được sử d ng để khai thác thêm thông tin n u câu tr lời chưa đầy đ hoặc không rõ ràng và khai thác thêm thông tin hoặc kiểm tra l i thông tin trước. Ví d : Bác đang nuôi lợn đực giống. Bác có thể cho chúng tôi bi t thêm về cách khai thác sử d ng được không? Câu hỏi hùng biện Trên thực t , câu hỏi hùng biện thường gần với sự suy ngẫm hơn là một câu hỏi. Thường thì người hỏi tự đưa ra câu tr lời ngay sau đó. Nó thường được dùng để khơi gợi học viên suy nghĩ về một vấn đề hoặc dùng để bắt đầu 1 bài trình bày. Vì vậy, không dừng lâu sau câu hỏi hùng biện, tránh không để cho học viên tr lời. Ví d : chúng ta cần làm gì để có thể h ch toán kinh t trong chăn nuôi gà? Trước tiên là ph i ghi chép số liệu... 68 Các cách đặt câu hỏi Trong tập huấn thường có hai cách đặt câu hỏi: hoặc trực ti p cho cá nhân nào đó và hoặc đưa câu hỏi cho tập thể. N u sử d ng quá nhiều cách đặt cho câu hỏi cá nhân thì s t o ra không khí nặng nề và học viên s có c m giác là khi nào s đ n lượt mình bị hỏi. Dần dần, nó s trở thành không khí chất vấn hoặc kiểm tra hơn là đối tho i. N u đặt câu hỏi cho tập thể quá nhiều thì sự quan tâm c a học viên s gi m vì thông thường một vài học viên s nói nhiều hơn và s lấn át những người khác. Do vậy, nên sử d ng hài hòa hai cách đặt câu hỏi trên. Ban đầu có thể đặt câu hỏi cho tập thể và ti p theo là những câu hỏi cho cá nhân để đ m b o tất c học viên đều tham gia. Trong một số tình huống c thể, có thể chuyển từ cách này sang cách kia và ngược l i. Đặc điểm một câu hỏi hay Một câu hỏi hay có các đặc điểm như: • • • • Cấu trúc ngắn gọn, rõ ràng, chỉ nên diễn đ t một ý/nội dung. Ngôn ngữ thông d ng, dễ hiểu. Nội dung phù hợp với ch đề đối tho i và trình độ c a đối tượng được hỏi. T o được sự quan tâm c a người nghe. Tập huấn viên có kỹ năng đặt câu hỏi tốt s thu được câu tr lời hay, đúng, phù hợp và đ t được các m c đích đề ra khi sử d ng câu hỏi. Để đ t được k t qu này, tập huấn viên cần chú ý: • Chuẩn bị câu hỏi: − − − • Câu hỏi nên được chuẩn bị trước và đáp ứng đầy đ yêu cầu c a một câu hỏi hay. Tránh đặt câu hỏi quá khó để đánh đố. Cân nhắc thời gian và tình huống, ví d : câu hỏi mở khi động não, th o luận nhóm..., câu hỏi đóng để khẳng định nội dung và k t thúc vấn đề. Khi đưa câu hỏi: Cần nói to, rõ ràng để đ m b o tất c mọi người đều nghe được, n u không ph i nhắc l i. Dành đ thời gian cho người được hỏi suy nghĩ câu tr lời. Thái độ vui vẻ, cơi mở, tôn trọng, khuy n khích người tr lời. 69 • Khi học viên tr lời: Mời học viên tr lời và c m ơn khi họ tr lời xong. Đánh giá câu tr lời, khen ngợi những câu/phần tr lời chính xác. Nhắc l i c câu tr lời hoặc phần tr lời đúng để tăng mức độ ti p thu và sự tin tưởng c a học viên. Bổ sung hoặc tr lời l i n u câu tr lời còn thi u hoặc chưa chính • xác. N u cần có thể mời các học viên khác bổ sung cho câu tr lời . Cần tránh tr lời câu hỏi thay cho học viên, c nhóm tr lời đồng thanh và lặp đi lặp l i một câu hỏi. 3.9 Kỹ năng trả lời câu hỏi Quan trọng không kém kỹ năng câu hỏi là kh năng c a người tập huấn viên khi để cho học viên đưa ra các câu hỏi. Như vậy, tập huấn viên có thể rơi vào tình th không tr lời được câu hỏi học viên đưa ra. B n xử lý tình th này như th nào? Không ai là người bi t tất c . Học viên s không thi u tôn trọng b n n u như b n nói “xin lỗi, tôi không bi t rõ về vấn đề này lắm, cho phép tôi xem xét thêm và tr lời vào buổi sau”. Nhưng học viên s không tôn trọng b n n u b n không ti p t c đề cập đ n vấn đề đó hoặc tr lời sai. Tr điểm c a mình cho một câu hỏi c lời câu hỏi là đưa ra ý ki n và quan thể nào đó. Tr lời câu hỏi là một trong các phương tiện sử d ng thường xuyên trong giao ti p hai chiều. Trong tập huấn có sự tham gia c a người học, tr lời câu hỏi c a học viên đưa ra là một nhiệm v mà tập huấn viên thường xuyên ph i làm. Vì vậy, b n cần bi t làm th nào để khuy n khích học viên đưa ra các câu hỏi và tr lời các câu hỏi c a họ. 70 Tập huấn viên có kỹ năng tr lời câu hỏi tốt khi đưa ra các câu tr lời đúng, dễ hiểu, đáp ứng được thắc mắc c a học viên và đ t được m c đích đề ra. Để làm được điều này, tập huấn viên cần chú ý những điểm sau: • • • Luôn t o điều kiện thuận lợi để khuy n khích học viên đặt câu hỏi. Thái độ vui vẻ, cởi mở, tôn trọng và cầu thị khi học viên hỏi. Luôn ghi nhận câu hỏi c a học viên bằng cách c m ơn và khi tr lời câu hỏi nên đưa ra các câu nhận xét như: Câu hỏi c a anh/chị rất thú vị; Đó là một • • câu hỏi/điểm rất hay; C m ơn anh/chị đã đề cập đ n vấn đề này..... Không thách thức hoặc bắt đầu đ m các câu hỏi mà học viên đưa ra. Khi học viên đưa câu hỏi: Nên mời từng người có ý ki n hoặc nêu câu hỏi, chú ý lắng nghe để hiểu rõ câu hỏi, n u chưa rõ hoặc hiểu chưa đúng thì hỏi l i và đề nghị mọi người ti p t c cho ý ki n hoặc nêu câu hỏi. Trong tập huấn thường thì học viên s đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc. Do vậy, tr lời câu hỏi nên theo trình tự sau: 1. Ghi nhận các câu hỏi bằng cách ghi chép l i. Trong khi ghi chép nên làm rõ câu hỏi n u cần thi t. Phân lo i câu hỏi để có quy t định tr lời: Nên phân lo i câu hỏi và sắp x p 2. thứ tự tr lời các câu hỏi theo lô-gích c a vấn đề. Với một số lo i câu hỏi đặc biệt thì nên có các cách xử lý phù hợp. Tr lời: Khi tr lời nên bày tỏ thái độ thiện chí với người hỏi và tr lời thẳng 3. vào vấn đề, có trọng tâm, ngắn gọn, dễ hiểu, sử d ng các hình nh minh ho n u cần. Nên đưa ra ví d c thể và số liệu để tăng tính thuy t ph c c a câu tr lời. Xác định xem người hỏi đã thỏa mãn với câu tr lời hay chưa và c m ơn. Đối với các lo i câu hỏi c thể thì nên có các cách gi i quy t hợp lý. Ví • • d : Câu hỏi hay, phù hợp ch đề thì tr lời hoặc nêu câu hỏi cho học viên tr lời. Câu hỏi khó và hay (về nội dung vì không đ ki n thức, thông tin) thì có thể đưa câu hỏi ra cho tập thể cùng th o luận, hỏi trợ giúp c a đồng nghiệp hoặc • • n u thực sự b n không thể có ngay câu tr lời thì hẹn tr lời vào dịp sau. Câu hỏi thách đố thì nên mời người đưa câu hỏi cho ý ki n chia sẻ tr lời. Câu hỏi ngoài thẩm quyền tr lời hoặc chất vấn một cách tiêu cực thì không nên tr lời và nêu rõ lý do t i sao không tr lời. 71 • • Câu hỏi dễ, lặp l i ý đã nêu nên tr lời tóm tắt. Câu hỏi l c đề thì không nên tr lời mà nêu l i trọng tâm, ph m vi đối tho i, hoặc gợi ý cho người đối tho i đặt l i câu hỏi và t nhị chỉ ra sự không phù hợp c a câu hỏi. Khi tr lời cần tránh gây ph n ứng tiêu cực từ người nghe. Tr lời ngay từng câu hỏi một vì vậy s t o ra kiểu chất vấn và không huy động được sự tham gia c a học viên để họ cùng chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau. Thêm nữa tập huấn viên s không có nhiều thời gian để suy nghĩ và đưa ra câu tr lời hay nhất. Không nên liều lĩnh tr lời các câu hỏi vượt qua kh năng và quyền h n c a mình. 3.10 Kỹ năng cho và nhận phản hồi tích cực Ph n hồi là xem xét và đánh giá l i để kiểm soát trong một hệ thống. Trong tập huấn, ph n hồi có nghĩa là tập huấn viên s thu nhận được những nhận xét từ học viên về mức độ phù hợp c a nội dung, trình độ và kỹ năng c a tập huấn viên, thái độ và chấp hành nội qui c a học viên... Ph n hồi tích cực có m c đích giúp học viên/tập huấn viên thay đổi thái độ và hành vi theo chiều hướng tốt. Để có kỹ năng cho ph n hồi tích cực, tập huấn viên cần lưu ý: • • • Nội dung ph n hồi ph i c thể, rõ ràng, trung thực và chính xác. Trọng tâm ph n hồi nên chú trọng vào hành động mà không ph i cá nhân nhận ph n hồi. Gợi ý cho người ph n hồi để họ tự đánh giá. Số lượng ý ki n nên 2-3 ý ki n và đề cập từng ý một và đưa ý ph n hồi tích cực trước, ý tiêu cực sau. 72 • Thái độ khi cho ph n hồi cần khách quan, thẳng thắn, cởi mở, chân tình, đúng mực, đóng góp xây dựng. Chia sẻ ý ki n - không ph i là phán xét hay • ra lệnh. Ngôn ngữ sử d ng trong khi ph n hồi nên đúng mực, hợp lý và không mang tính chỉ trích hay mệnh lệnh cho người nhận ph n hồi. Nên dùng những từ/c m từ như: nên, nên chăng, n u như có thể, tốt hơn n u như, thi u…Tránh dùng những từ mang tính chất ph định hoặc mệnh lệnh như: • ph i, nhất thi t ph i, nhưng, nhưng mà, không … Không gian và thời gian cho ph n hồi nên hợp lý, kịp thời, đúng nơi, đúng lúc và đúng đối tượng. Để có kỹ năng nhận ph n hồi tích cực, tập huấn viên cần lưu ý: • • Khi nhận ph n hồi nên có ứng xử mang tính tích cực. C m ơn trước hoặc sau khi nhận ph n hồi. Thái độ khi nhận ph n hồi nên đúng mực, không khó chịu, giận dỗi, lãnh đ m • hay tranh cãi. • cần. • Hỏi l i khi chưa hiểu rõ, hỏi thêm ý ki n ph n hồi c a những người khác n u Giúp học viên ph n hồi những ý ki n rõ ràng, đúng trọng tâm. Xử lý thông tin ph n hồi, sau đó có những ghi nhận hoặc gi i trình kịp thời. Chê cũng chí tình. Góp ý mà toàn Thế này thì phải thấy chê thôi thì sửa sai thôi! ai mà nghe nổi!!! 73 Tóm tắt chương 3 Chương này đề cập đến tất cả các kỹ năng mang tính cá nhân và vai trò của tập huấn viên để trở thành những tập huấn viên giỏi. Trở thành tập huấn viên sử dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia rất khác nếu so sánh với giáo viên theo cách giảng dạy truyền thống. Các kỹ năng được trình bày ở trên cũng liên quan nhiều đến những giáo viên tập huấn cho người nông dân theo cách cũ. Một tập huấn viên sử dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia cần có nhiều khả năng và vai trò như người lập kế hoạch và xây dựng, người giáo viên, người cung cấp thông tin... Họ cần phải biết sử dụng những dụng cụ hỗ trợ tập huấn như bảng, bảng lật, giáo cụ trực quan. Nhưng để chuyển tải thông tin một cách có hiệu quả, họ cũng cần phải chú ý đến sử dụng ngôn ngữ hình thể, ngôn ngữ lời nói, thái độ, khả năng lắng nghe, quan sát, đặt và trả lời câu hỏi... Tập huấn viên sẽ cần sử dụng những kỹ năng này trong tập huấn và khi sử dụng các phương pháp khác nhau để tạo ra môi trường học tích cực. Các phương pháp này sẽ được mô tả ở chương 4. 74