- Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính ở trường Đại học Khoa học thuộc Đại học Thái Nguyên. - quy định về trình tự, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm hành chính của trường Đại học Khoa học (ĐHKH). - Khổ giấy, định lề trang văn bản 1. - Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm. - Quốc hiệu và tên cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành văn bản 1. - Quốc hiệu Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. - Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. - Tên đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ theo quyết định thành lập, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm. - Tên viết tắt của trường Đại học Khoa học trong ký hiệu văn bản và tên viết tắt của các đơn vị thuộc trường được áp dụng theo tại Phụ lục số I (trang 14) ban hành kèm theo Quy định này. - Số, ký hiệu văn bản Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. - giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo. - giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 1. - Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. - Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. - Kỹ thuật trình bày Tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. - trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại 3 văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Nội dung văn bản Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau. - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. - Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. - Thể thức Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng. - Sơ đồ bố trí thể thức văn bản được trình bày ở Phụ lục III (trang 16). - Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV (trang 18). - Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V (trang 21). - Tên các loại văn bản Ví dụ: Bộ luật Dân sự. - Trình tự quản lý văn bản đến 1. - Văn bản đến được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của trường và được thực hiện theo trình tự sau. - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến. - Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến. - Tiếp nhận văn bản đến 1. - Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có. - đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. - Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản. - các bì văn bản gửi đích danh người nhận. - Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì gửi Trường Đại học Khoa học. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến - Tất cả văn bản đến thuộc loại đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến. - Trình và chuyển giao văn bản đến 1. - Trình văn bản đến - Cán bộ làm công tác văn thư sau khi nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký sau đó chuyển cho bộ phận Hành chính-Văn thư. - Bộ phận Hành chính-Văn thư căn cứ vào nội dung của văn bản đến. - chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân trong trường, đề xuất ý kiến chuyển phát văn bản, thời hạn giải quyết văn bản. - Bộ phận Hành chính-Văn thư trình lãnh đạo nhà trường ký duyệt triển khai văn bản đến. - Chuyển giao văn bản đến - Việc chuyển giao văn bản đến thực hiện theo phần mềm Edocman, được cụ thể hóa ở Phụ lục VI (trang 46). - Tuy nhiên, trong trường hợp phần mềm gặp sự cố, văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản cho các cá nhân, đơn vị theo quy trình truyền thống. - Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp. - Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng đơn vị, đúng người nhận. - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận (trong trường hợp chuyển theo quy trình truyền thống). - đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ” thì cần ghi rõ thời gian chuyển. - Bộ phận Hành chính-Văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được ấn định. - Trình tự quản lý văn bản đi 1. - Tất cả các loại văn bản được đóng dấu Trường Đại học Khoa học gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân được gọi chung là văn bản đi. - Văn bản đi được quản lý và thực hiện theo trình tự sau. - Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ được giao. - Chuyển phòng HCTC kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Phòng HCTC trình Ban Giám hiệu ký văn bản. - Chuyển văn bản cho văn thư để vào số, đóng dấu. - Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản. - Làm thủ tục chuyển văn bản theo phần mềm Edocman, theo dõi việc chuyển phát văn bản. - Lưu văn bản đi. - Quy trình quản lý văn bản đi được thể hiện ở Phụ lục VII (trang 46) kèm theo Quy định này. - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. - Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. - Văn bản thuộc thẩm quyền Thủ trưởng các đơn vị (lãnh đạo các phòng) ký thì cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải “ký nháy” vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản, sau dấu chấm hết. - Văn bản thuộc thẩm quyền Ban Giám hiệu trường ký thì Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải “ký nháy” vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản, sau dấu chấm hết. - Lãnh đạo phòng HCTC chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. - Đối với văn bản do Thủ trưởng các đơn vị ký (TUQ. - Đối với văn bản do Ban Giám hiệu ký, lãnh đạo phòng HCTC phải “ký nháy” vào sau chữ cuối cùng của dòng “Lưu: VT. - Cán bộ văn thư có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung văn bản một lần nữa trước khi vào số, đóng dấu và chuyển văn bản qua phần mềm Edocman. - Trách nhiệm và thẩm quyền ký văn bản 1. - Người ký ban hành văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, trình tự, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đã ban hành. - Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký ban hành các văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực do mình phụ trách. - Khi ký văn bản không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai. - Thẩm quyền ký văn bản được quy định cụ thể tại Phụ lục VIII (trang 47) của Quy định này. - Lưu và chuyển phát văn bản đi 1. - Văn bản đi của trường phải được lưu đầy đủ tại bộ phận văn thư. - Việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư. - Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong trường, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ (trường hợp chuyển văn bản theo quy trình truyền thống). - Văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. - Sử dụng con dấu - Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản và có chữ “ký nháy” của lãnh đạo phòng HCTC. - Dấu đóng trên văn bản phải chính xác, đúng chiều, rõ ràng và đúng vị trí, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ đối với tất cả các loại văn bản. - Kết quả việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một tiêu chí thi đua được xem xét, đánh giá công nhận thành tích của tập thể, đơn vị, cá nhân hàng năm. - Phòng HCTC và các đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có những tổng hợp, đánh giá chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của trường. - Số: 15/ĐHKH-HCTV 13 g In Địa danh và ngày, tháng, năm Thái Nguyên, ngày 30 tháng 9 năm 2011 4 thườn 13-14 Nghiêng 13 ban hành văn bản g 5 Tên loại và trích yếu nội dung 18 Đối với văn bản có tên loại a (Thông báo, Quyết định. - Tên loại văn bản In hoa 14 QUYẾT ĐỊNH 14 đậm In Đứng. - địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. - Mẫu trình bày văn bản hành chính Mẫu 1.1 - Nghị quyết Mẫu 1.2 - Quyết định (quy định trực tiếp) Mẫu 1.3 - Quyết định (quy định gián tiếp) Mẫu 1.4 - Văn bản có tên loại khác Mẫu 1.5 - Công văn Mẫu 1.6 - Giấy mời Mẫu 1.7 - Giấy giới thiệu Mẫu 1.8 - Biên bản Mẫu 1.9 - Giấy biên nhận hồ sơ Mẫu 1.10 - Giấy chứng nhận 22 Mẫu 1.1 – Nghị quyết ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /NQ. - Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án. - 25 Mẫu văn bản (ban hành kèm theo quyết định. - Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm. - (1) Trích yếu nội dung của văn bản. - 26 Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại khác do trường ban hành. - TRƯỞNG PHÒNG CTHS-SV PHÓ TRƯỞNG PHÒNG 27 Mẫu 1.5 – Văn bản có tên loại khác do lãnh đạo đơn vị ký. - Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như: thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi”