Kỹ năng quản lý thời gian

Presented by
Nguyễn Quỳnh Anh
Mục lục
• Giá trị của thời gian
• Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
• Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên
1. Giá trị của thời gian
Giá trị của thời gian

• Thời gian là tương đối.

• Thời gian là tự do.

• Thời gian là nguồn lực không thể tái tạo.

-> Thời gian là vàng, thời gian là cuộc sống.

Giá trị của thời gian (tt)

• 70 tuổi * 365 ngày * 24 giờ* 60phút = 36.792.000 phút

• 36.972.000 phú * 60 giây = ? Giây

• 2 cách tiếp cận thời gian:

▫ Định hướng hoạt động: làm bất cứ cái gì đến với mình.

▫ Định hướng mục tiêu: làm việc theo thứ tự quan trọng.
2. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

• Làm việc không có kế hoạch.

• Làm việc không có mục đích rõ ràng.

• Đặt quá nhiều mục tiêu.

• Giám sát quá chặt chẽ.

• Lo lắng thái quá.

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian (tt)

• Quá nhiều công việc giấy tờ.

• Theo chủ nghĩ hoàn hảo.

• Vòng vo.

• Sửa sai.

• Trì hoãn công việc.

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian (tt)

• Mất thời gian chờ đợi.

• Dự các cuộc họp vô bổ.

• Nghỉ sớm.

• Tức giận.

• Có giao tiếp xã hội.

3. Quản lý thời gian theo thứ tự
ưu tiên
“Việc quan trọng ít khi khẩn cấp,

việc khẩn cấp ít khi quan trọng.”

Dwight D. Eisenhower
Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên
Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
• Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta

tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ

thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài

hạn.

• Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới

người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....
Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
P1 - Quan trọng và khẩn cấp: Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan

trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công

việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng... => làm ngay

• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty... => làm ngay

• Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung

thuyết trình.... => chuyển sang P2.

Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

• P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan

trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện

thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...

• Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt

P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

• Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành

mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học,

cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....

• Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác

làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để

dành thời gian cho các việc quan trọng.

Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

• Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể

cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...

• Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không

có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

• Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể

cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức , buôn chuyện...

• Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không

có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

• Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.

• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành

công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó

là xác định công việc nào đã hoàn thành.

Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt)
4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma

trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.

• Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công

việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng

vào cuối ngày.

Hỏi & Đáp