8 bước để viết thư thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn   Trong thời đại công nghệ số ngày nay, mọi văn bản thương mại liệu có phải chỉ xoay quanh email, báo cáo, bản ghi nhớ? Phải chăng thư tín thương mại đã trở nên lỗi thời và không còn được sử dụng nữa? Trên thực tế, các doanh nhân vẫn thường xuyên nhận và gửi thư thương mại bằng tiếng Anh cho các khách hàng và đối tác.   Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện. Về mặt hình thức, thư tín thương mại thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email). Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chính thức, trong những tình huống kinh doanh cụ thể. Một bức thư với nội dung, bố cục tốt, logic, dễ hiểu sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác. Học kỹ năng viết thư thương mại bằng tiếng Anh cùng Apollo English sẽ giúp các bạn viết được một bức thư hoàn hảo và ấn tượng. Dưới đây là 8 bước để viết một bức thư thương mại cực chuẩn: Lựa chọn loại thư cần viết: Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient).Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận. Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau: Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn. Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ v.v của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé. Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc. Nên viết ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách quá mức. Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty. Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn chỉnh. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết. Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để: Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ; Giới thiệu nhân sự Thông báo nhân sự nghỉ việcv.v. Dù bạn chọn loại thư nào để viết thì hãy tiếp tục đọc bài viết này, tìm hiểu các bí kíp và mẫu câu bạn có thể sử dụng trong những tình huống cụ thể để trở nên chuyên nghiệp nhé. >> Xem thêm  : Tiếng anh giao tiếp quốc tế Gạch đầu dòng các ý chính Sau khi bạn đã chọn được loại thư sẽ viết, điều quan trọng là dừng lại và suy nghĩ. Hãy gạch đầu dòng các ý chính trước khi bạn bắt đầu viết.Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn đấy. Sửa chữa các lỗi nhỏ như cách dùng từ sẽ đơn giản hơn nhiều so với thay đổi ý chính. Vì vậy, bước đầu tiên là thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nội dung bạn cần viết. Nếu bạn đang viết một bức thư khiếu nại, bạn cần biết chắc chắn vấn đề như thế nào và bạn mong muốn đạt được điều gì. Nếu bạn đang viết một bức thư đặt hàng, nhớ thu thập đầy đủ thông tin về sản phẩm mà bạn yêu cầu. Tiếp theo, viết các ý chính. Bạn có thể viết cả câu, hoặc chỉ viết các từ khóa nếu như bạn đang vội. Ví dụ, nếu bạn đang viết thư giới thiệu, bạn có thể gạch đầu dòng các ý sau (viết bằng tiếng Anh để tư duy nhé): What job you are applying for. (Bạn đang ứng tuyển vị trí gì) Why you think you would be good for the job/why the company should hire you. (Tại sao bạn nghĩ mình là ứng viên phù hợp/vì sao công ty nên tuyển dụng bạn) Why the job would be good for you (vì sao công việc này lại phù hợp với bạn) When you are available for an interview (khi nào thì bạn sẵn sàng đi phỏng vấn) Khi bạn nắm được các ý chính, bạn sẽ biết cần phải viết bao nhiêu đoạn văn.Hãy nhớ, một đoạn văn chỉ diễn tả một ý chính. Điều này sẽ giúp cho người đọc nắm được ý bạn muốn nói và bức thư của bạn sẽ logic và chặt chẽ hơn. Người đọc cũng sẽ cảm thấy thoải mái khi đọc thư nếu bạn  kết nối các ý tốt. Lưu ý sử dụng connectors (từnối) khi chuyển ý giữa các đoạn văn.   Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý Thư tín thương mại có những quy định chặt chẽ về bố cục và cách trình bày. Bạn cần có mục người nhận, người gửi và tuân thủ theo một số quy tắc cơ bản sau: Bắt đầu với địa chỉ của người gửi. Bạn có thể viết dòng này ở chính giữa văn bản hoặc căn trái. Đừng ghi tên của bạn hoặc chức danh vì vị trí của chúng là ở cuối thư. Để cách một dòng và viết ngày gửi ngay dưới địa chỉ của người gửi. Nếu bạn đang viết thư gửi một công ty tại Mỹ, hãy nhớ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ theo thứ tự: tháng/ngày/năm. Để cách thêm một dòng nữa và viết tên người nhận, vị trí công tác, địa chỉ. Lưu ý đến cách xưng hô. Dùng Mr. cho nam giới, với phụ nữ thì Miss. cho người chưa có gia đình, Mrs. cho người đã có gia đình, Ms. khi chúng ta chưa biết tình trạng hôn nhân. Tốt nhất là nên sử dụng Ms.khi gửi thư cho nữ giới Tham khảo ví dụ dưới đây: 14 Bridge Street Baviera, California 92908 March 11, 2016 Ms. Jane Smith Customer Care Manager Chapman and Litt 711-2980 Nulla Street Mankato, Mississippi 96522 Bắt đầu bức thư với lời chào hợp lý, tùy thuộc vào việc bạn đã biết về người nhận hay chưa và mức độ thân thiết của bạn với họ. Trong tiếng Anh – Mỹ, chúng ta sử dụng dấu hai chấm ( : ) sau lời chào trong những bức thư thương mại trang trọng. Trong tiếng Anh – Anh, chúng ta sử dụng dấu phẩy (,). Tham khảo ví dụ dưới đây: Dear Ms. Smith: (Nếu bạn biết tên người nhận.) Dear Jane: (Nếu bạn biết người nhận khá rõ và gọi họ bằng tên đầu – first name) Dear Sir or Madam: (Nếu bạn không biết tên người nhận.) To Whom It May Concern: (Nếu bạn không biết người nhận cụ thể. Cụm từ này thông dụng hơn “Dear Sir or Madam”. Tốt hơn hết là nên có người liên hệ cụ thể khi viết và gửi thư tín thương mại) Kết thúc bức thư một cách hợp lý, tùy thuộc vào lời chào bạn dùng ở đầu thư: (Dear Ms. Smith:) Yours sincerely / Sincerely / Sincerely yours, (Dear Jane:) Best / Best regards / Kind regards, (Dear Sir or Madam: / To Whom It May Concern:) Yours faithfully / Faithfully / Faithfully yours, Ký tên, nếu bạn gửi thư được in ra và viết tên, chức danh của bạn [Signature] [Ms.] Rebecca Smith Director of Acquisitions 4. Sử dụng từ ngữ thích hợp cho mỗi loại thư Tùy thuộc vào loại thư tín thương mại bản gửi, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu và cụm từ gợi ý dưới đây Letters of complaint (Thư khiếu nại): I am writing to complain about… (Tôi viết thư này để phàn nàn về việc …) I am writing to draw your attention to… (Tôi viết thư này để lưu ý các ngài về việc …) I recently purchased … from your company. (Gần đây tôi có mua sản phẩm … của công ty ngài) Not only…(did the product arrive late), but…(it was faulty as well) (Không những …(giao hàng muộn), mà … (sản phẩm còn bị lỗi)) As you can imagine, I was quite disappointed/upset when… (Như các ngài thấy, tôi khá là thất vọng/buồn khi …) I suggest that I get a full refund. (Tôi đề xuất việc hoàn lại tiền) I feel entitled to a refund (Tôi nhận thấy tôi có quyền được hoàn lại tiền). I would be grateful if you could give me a refund. (Tôi sẽ cảm thấy biết ơn nếu ngài có thể hoàn lại tiền cho tôi) I would appreciate it if you could replace the product. (Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể đổi sản phẩm khác) I look forward to receiving a prompt reply. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm) Letters of inquiry (Thư hỏi hàng): I am writing to inquire about… (Tôi viết thư này để hỏi về …) Would you be kind enough to provide me with some information about… (Ngài có thể vui lòng cung cấp cho tôi một số thông tin về …) I would be appreciative if you could help me find out…(Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể giúp tôi tìm hiểu về … ) Could you tell me whether… (Ngài có thể cho tôi biết liệu … ) I would also be interested in… (Tôi cũng rất hứng thú với … ) Cover letters (Thư giới thiệu): I am writing to apply for the position of… (Tôi viết thư này để ứng tuyển cho vị trí … ) I am writing in response to your advertisement… (Tôi viết thư này theo quảng cáo của ngài …) I would like to apply for the position of… (Tôi hân hạnh được ứng tuyển vị trí …) I am particularly interested in this job because… (Tôi đặc biệt hứng thú với công việc này bởi …) As you can see from my resume,… (Như ngài có thể thấy từ bản sơ yếu lý lịch của tôi,…) As you will notice in my resume,… (Nếu ngài để ý ở bản sơ yếu lý lịch của tôi, …) I am currently employed by… (Hiện tại tôi làm việc cho …) I am keen to pursue a career in…, because… (Tôi thích thú với việc theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực …, bởi vì …) My main strengths are… (Những thế mạnh chính của tôi là …) I would be available for an interview starting… (Tôi sẵn lòng cho buổi phỏng vấn từ ngày …) Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu ngài cần thêm thông tin gì, đừng ngần ngại liên lạc với tôi.) Adjustment letters (Thư điều chỉnh/hòa giải): Please accept our apologies for…(Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho vấn đề …) We sincerely apologize for… (Chúng tôi thành thật xin lỗi cho việc …) The mistake was apparently due to…(Sai lầm dường như là do …) We are currently working on… (Chúng tôi hiện đang làm việc …) To prevent this from happening again,… (Để ngăn ngừa việc này xảy ra một lần nữa,…) We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… (Chúng tôi hiểu ngài đã khó chịu như thế nào khi …, nhưng thật không may …) Order letters (Thư đặt hàng): We would like to place an order for… (Chúng tôi hân hạnh đặt đơn hàng cho sản phẩm …) We look forward to receiving your offer for… (Chúng tôi mong nhận được đề nghị công ty về …) Could you please confirm the prices for… (Ngài vui lòng xác nhận giá của …) We are looking forward to your confirmation. (Chúng tôi mong nhận được xác nhận của công ty ngài) Kiểm tra lỗi chính tả  Khi viết một bức thư thương mại thì chính tả là điều vô cùng quan trọng. Nếu có thể, hãy sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi này. Ví dụ như trang web này chẳng hạn: https://www.jspell.com/public-spell-checker.html Nếu bạn đang viết thư thương mại như một phần của bài kiểm tra thì hãy tránh các lỗi chính tả bằng cách thay thế các từ mà bạn cảm thấy không chắc chắn bằng một từ khác. Ví dụ, nếu bạn không cảm thấy tự tin khi sử dụng từ occur, bạn có thể dùng từ happen để thay thế. Một điều rất có ích nữa, đặc biệt khi bạn đang viết thư giới thiệu hoặc bạn đang cố gây ấn tượng với người đọc, đó là xem người đọc sử dụng tiếng Anh – Anh hay Anh –Mỹ. Có rất nhiều từ viết khác nhau trong tiếng Anh-Anh và tiếng Anh-Mỹ, hãy tham khảo trang web dưới đây để thấy những sự khác biệt chính. https://en.oxforddictionaries.com/spelling/british-and-spelling Kiểm tra lỗi ngữ pháp Sai ngữ pháp là một vấn đề rất thường gặp trong các bài viết tiếng Anh nói chung và thư thương mại nói riêng. Không có cách nào khác là bạn phải học các quy tắc và thực hành càng nhiều càng tốt. Bạn có thể mua các sách ngữ pháp trên thị trường (English Grammar in use, How English works …) hoặc luyện tập thông qua trang web có bài tập online, hoặc cả hai, tùy thuộc vào việc bạn thấy cách nào phù hợp và thuận tiện cho bạn hơn. Bạn có thể tham khảo các bài tập ngữ pháp online tại trang web sau https://www.englisch-hilfen.de/en/exercises_list/alle_grammar.htm Một điều khác bạn có thể làm là nắm được điểm yếu ngữ pháp của mình là gì. Ví dụ, bạn có hay quên không thêm s vào sau động từ ngôi thứ ba số ít ở thì hiện tại? Hay bạn có đang sử dụng the một cách tùy tiện? Và dưới đây là danh sách các lỗi ngữ pháp mà rất nhiều người thường mắc phải: Your vs. you’re Lỗi: Your a valued customer and we’d like to apologize for the inconvenience we’ve caused you. Sửa: You’re a valued customer and we’d like to apologize for the inconvenience we’ve caused you. Sửa: Your interest is important to us. Giải thích: Your là tính từ sở hữu. You’re = You are. Its vs. it’s Lỗi: Its important that we get a reply as soon as possible. Sửa: It’s important that we get a reply as soon as possible. Sửa: We did not receive the email and its attachment. Giải thích: Its là tính từ sở hữu. It’s = It is. Danh từ sở hữu số nhiều Lỗi: The employee’s lack of motivation stems from their low salaries. Sửa: The employees’ lack of motivation stems from their low salaries. Giải thích: Với danh từ số ít, chúng ta thêm ‘s để diễn tả sự sở hữu. Với danh từ số nhiều kết thúc bằng đuôi s, chúng ta chỉ thêm ‘ Thì Hiện tại đơn vs Hiện tại tiếp diễn Lỗi: I am working with kids and I love my job. Sửa: I work with kids and I love my job. Sửa: I am working with these kids while their teacher is on maternity leave. Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại đơn cho những hành động nói chung, có tính vĩnh viễn, chẳng hạn như công việc của một người nào đó. Chúng ta sử dụng thì Hiện tại tiếp diễn cho những hành động xảy ra tạm thời. Thì Hiện tại hoàn thành vs Quá khứ Lỗi: I have read your cover letter when you sent it. Sửa: I read your cover letter when you sent it. Sửa: I have read your cover letter and would like to follow up with you. Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại hoàn thành cho những hành động diễn ra trong quá khứ và kéo dài tới hiện tại. Chúng ta sử dụng thì Quá khứ cho những hành động xảy ra trong một thời điểm cụ thể ở quá khứ. Than vs. then Lỗi: Our profits are lower then last year. Sửa: Our profits are lower than last year. Sửa: We analyzed your request and then we contacted you. Giải thích: Chúng ta sử dụng than với dạng câu so sánh và then khi muốn đề cập đến một việc gì đó xảy ra. Trông có vẻ khó nhằn nhưng cũng đừng quá lo lắng. Ngữ pháp tiếng Anh tương đối phức tạp, và ngay cả người bản ngữ đôi lúc cũng cảm thấy lúng túng với các lỗi ngữ pháp. Để đảm bảo văn bản thương mại của bạn không mắc lỗi ngữ pháp, Apollo English gợi ý cho bạn một công cụ rất hiệu quả để kiểm tra lỗi https://app.grammarly.com/ phần mềm này sẽ kiểm tra, làm nổi bật các lỗi và đưa ra gợi ý sửa lỗi giúp bạn. Kiểm tra lỗi dấu câu Để tìm ra hết các lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu v.v. trong cùng một lúc là điều không đơn giản. Vì vậy, hãy cố gắng đọc lại thư của bạn nhiều lần và chia các lần ra, mỗi lần tìm một loại lỗi. Dưới đây là một số lỗi về dấu câu mà nhiều người hay mắc phải: Quên dấu phẩy(,) Lỗi: We tried emailing them but there was no reply. Sửa: We tried emailing them, but there was no reply. Giải thích: Nếu bạn ko biết chắc chắn khi nào thì dùng dấu phẩy,thì hãy thử cách chia nhỏ câu văn của mình ra: We tried emailing them. There was no reply. Như vậy dễ hiểu hơn phải không nào? Nếu như bạn vẫn chưa chắc chắn, thì hãy đọc câu đó lên. Thêm dấu phẩy vào những chỗ bạn ngừng lại. Sử dụng dấu chấm than và biểu tượng Lỗi: I was extremely upset when I received a faulty product! Sửa: I was extremely upset when I received a faulty product. Giải thích: Dấu chấm than và biểu tượng chỉ hay sử dụng trong các văn bản mang tính thân mật, vì vậy bạn nên tránh sử dụng chúng trong những lá thư thương mại. Sử dụng quá nhiều hoặc ko có dấu cách Lỗi: I haven’t applied for a job before , but I’ll give it a try now .  I’m not sure if I’m qualified,  though. Sửa: I haven’t applied for a job before, but I’ll give it a try now. I’m not sure if I’m qualified, though. Giải thích: Khi đánh máy, chúng ta chỉ sử dụng một dấu cách sau dấu phẩy, dấu chấm và không có dấu cách ở trước  Căn chỉnh thư Hãy để phần căn chỉnh làm cuối cùng, bởi nó tốn ít thời gian hơn. Hầu hết thư tín thương mại sử dụng một cấu trúc cố định, được căn lề trái (left justified) và cách dòng đơn (single spaced). Bạn nên sử dụng cách dòng đôi giữa hai đoạn văn để dễ nhìn hơn. Phông chữ thông dụng nhất là Times New Roman 12, hoặc Arial Cách viết email hỏi hàng bằng tiếng Anh – Mở bài Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của họ. Xem các mẫu câu sau đây nhé:   We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue (muốn mua…) We learnt from the Comercial Section of the Indonesian Embassy in Hanoi that you are producing rattan wares for export (được biết từ…) We were advised by Mr. J. Jone of…(TCCI) that you are producing export hand-made shoes and bags in pure leather and other natural materials (được thông báo bởi…) We were impressed by the selection of gardening tools that were displayedon your stand at this year’s Gardening Exhibition held in Hamburg (ấn tượng bởi…) I am replying to your advertisement in the June edition of “Tailor” (đang trả lời từ…) We are indebted to the British Embassy in Hanoi for your company and know that you you can supply us with metal fitting (biết ơn từ…) We are indebted for your name and address to the Vietnam Chamber of Commerceand Industry (VCCI), who have informed us that you are a sole exporter of paraffin wax (biết ơn cho…) The name of your firm was given to us by Messrs John Hopkins and Sons Ltd., London, who have been regular buyers (purchasers/customers) of your products for some years. We asked them if they knew of a manufacturer/producer who would be able to supply without delay (immediately) the goods specified on the enclosed list (được cung cấp từ…) We would like to say to you frankly that our usual supplier has rather let us down these months on delivery dates, qualities and quantities, and we are in danger of getting ito deficiency with some of our contracts. Mr James Taylor, one of your regular customers, kindly advised us that you can meet our requirement in quality and quantity (sẵn lòng góp ý về…) We are given your name by the Vietnam-Japan Association in Nagoya (được cho thông tin bởi…) Your name has been given to us by the Japanese Commercial Attache in Hanoi. You were recommended to us by Mr. J, Wood, the Britsh Genneral Consul in Ho Chi Minh City (được giới thiệu…) We were adivced by Saigon Shiptrans Co., Ltd. That you were interested in supplying natura essential oils (including aniseed oil and citronella oil which are in large demand in Western Europe) The British Embassy in Hanoi informed us that you are looking for an agent in DaNang to represent your interests in central Vietnam (cho chúng tôi biết…) We have seen your advertisement in the FEER this month for industrial generators (đã thấy quảng cáo…) We have been informed by McDouglas & Hunter, with whom we have had business relations for quite a long time, that you capable of disigning and manufacturing a production chain for noodle (được thông báo bởi…) Our associate in the packaging industry spoke highly of your Zeta packing machines and we would like to have more information about them. We would, therefore, ask you to send us your latest catalogues and price lists. Tiếp theo, các bạn cần nói rõ cho nhà cung cấp sản phẩm thông tin về công ty của bạn. Bạn nên giới thiệu về công ty của bạn trong lần đầu tiên khi bạn tiếp xúc với nhà cung cấp. Tham khảo những câu sau đây: We would like to take this opportunity of introducing ourselves as one of the leading importers of the commodities here in Vietnam (Một trong những nhà nhập khẩu hàng đầu tại Việt Nam) We would like to take the oportunity of introducing ourselves as one of the country’s prominent companies dealing in all kinds of commodities. We are a regular buyer of paraffin wax and we are looking for a supplier of this material. We are a co-operative wholesale society based in Ho Chi Minh City. We are a subsidiary of Matsushita Electronics Corporation which specializes in the making of semi-conductors. We are one of the leading producers of chemicals in the region and are now looking for new business partners in Vietnam. We introduce ourselves as one of the leading Indian firms in the trade of chemicals and flavouring essences. At present, we are in the market for some raw materials, natural essential oils (especially, linseed oil, solvents, aromatic chemicals, etc.) We are a regular buyer of the commodity and request you to send us your quotation of sweaters. We have been authorized by Chandelier and Bros to negotiate the purchase of hand tools and machines for construction project in Ho Chi Minh City. Cách viết email hỏi hàng bằng tiếng Anh – Thân bài Nếu muốn hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu hay khuôn mẫu của sản phẩm. Các bạn thử tham khảo các mẫu câu sau đây nhé: Please could you send me a leaflet (prochure…) of this electronic apparatus and tell me how much it wuold cost. Please sent me your illustrated catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery. Please give us by return your lowest quotation for “Suomi 205” electric heater for delivery within four weeks from receipt of order. Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor Kazuhiro”-Tokyo General Hospital, Kinuta-Seragayaku. When replying, could you sent enclose a pattern card? We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality. We require the under-noted items for export to the above market and shall be pleased to receive your offer stating keenest export prices, export delivery terms, and earliest delivery date. We would require 2,000 dresses in each of the sizes 10-14, and 500 in size 8 and 16. Please quote C.I.F Chicago price. Payment is normally made by Letter of Credit. Please let us know what quantities you are able to deliver at regular intervals, quoting your best terms F.O.B Brisbane. We shall handle export formalities, but would ask you to calculate containerized transport to Brisbame for onward shipment. Khi mua hàng các bạn thường phải thảo luận về nhiều vấn đề trước khi tiến hành mua sản phẩm. Do đó, các mẫu câu dùng để thương lượng khi mua hàng là rất cần thiết. Đây là mẫu câu đề nghị các điều khoản, cách thức thanh toán và giảm giá: I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory. I would be grateful if you could arrange for one of your representatives to call on me within the next two weeks (Đến nhà máy của tôi) We usually deal on a 30% trade discount basic with an additional quantity discount for orders over 1,000 units. As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement and we can offer the usual references if necessary (Thư giới thiệu – bảo lãnh của ngân hàng) We also like to point out that we usually settle our accounts on documents against acceptance basic with payment by 30-day bill of exchange. We intend to place a substantial order, and would therefore like to know that quantity discounts you allow. Đối với các sản phẩm mới thì các nhà bán sỉ và bán lẻ muốn biết sản phẩm có bán được hay không. Do đó, họ thường yêu cầu nhà cung cấp kí gửi hàng hóa để bán thử. Tức là nếu hàng bán không được thì nhà bán sỉ và bán lẻ được quyền trả hàng về cho nhà cung cấp. Đây là những mẫu câu yêu cầu trả lại hàng khi không bán được hàng: Your leaflet advertising your latest publications of History magazines intersted us, and we would like to stock a selection of these. However, we would only consider placing an order providedit was on the usual basis of sale or return. If this is acceptable we will send you our official order. Cách viết email hỏi hàng bằng tiếng Anh – Kết luận Đây là các mẫu câu kết luận thường được sử dụng khi kết thúc một thư hỏi hàng: We would be grateful for an early reply. Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is essential and hope that you can offer us that guarantee. Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery dates. Các cấu trúc câu thường dùng khi viết một bức thư tiếng anh thương mại nhé. Salutation – Chào hỏi Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận) Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận) Starting – Mở đầu I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng… to confirm … – xác nhận… to request/ enquire about … – yêu cầu I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì… I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết… Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3. Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi. In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn… Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc… With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,… Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,… It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước… I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3. Making a request – Đưa ra lời yêu cầu We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể… I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể… Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi… Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết… In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được…. It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…? We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được… We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng… Our company would be pleased to … – Công ty  chúng tôi rất sẵn lòng… Giving good news – Thông báo tin tốt We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng… I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng… You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng… Giving bad news – Thông báo tin xấu We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng… I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể…. Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể… After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không… Complaining – Phàn nàn I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với… I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về…. Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến. We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu. Chúng tôi đang xem xét  đặt mua...: We are considering the purchase of… (Mang tính trang trọng và chưa chắc chắn Chúng tôi muốn được đặt mua sản phẩm... của Quý công ty: We are pleased to place an order with your company for ... (Trang trọng, lịch sự) Đính kèm trong thư là đơn đặt hàng của công ty chúng tôi cho sản phẩm:….Enclosed is our firm order for… Anh/chị có thể thấy đơn đặt hàng của chúng tôi được đính kèm tại đây: Enclosed you will find our order. Có nhu cầu thường xuyên về..., chúng tôi muốn đặt mua ...: We have a steady demand for…, and so would like to order… Chúng tối đến đây để đặt mua...: We here with place our order for… (Trang trọng, thẳng thắn) Chúng tôi dự định mua... từ công ty anh/chị: We intend to buy...from you. Hy vọng quý  công ty có thể xem xét đơn đặt hàng ... với giá... một...: Would you be able to accept and order for…at a price of…per...? Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đặt hàng thành công từ phía công ty anh/chị.  Vui lòng xác nhận qua văn bản viết. We look forward to your confirmation. Please confirm in writing.