Đ I H C THÁI NGUYÊN TR NG Đ I H C KINH T & QU N TR KINH DOANH Ch biên: TS. Đoàn Quang Thi u GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ K TOÁN NHÀ XU T B N TÀI CHÍNH M CL C Trang Ch ng I Đ IT NG, NHI M V VÀ PH NG PHÁP K TOÁN I. KHÁI NI M K TOÁN VÀ S PHÁT TRI N C A K TOÁN................................................................................................... 7 1. Khái ni m k toán............................................................................. 7 2. Vài nét về sự phát triển c a k toán.................................................. 9 II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K TOÁN Đ C TH A NH N.................................................................................... 10 1. M t s khái ni m và gi định ......................................................... 11 2. M t s nguyên tắc k toán .............................................................. 13 III. Đ I T NG C A K TOÁN .................................................... 17 1. Sự hình thành tài s n c a doanh nghi p ......................................... 18 2. Sự v n đ ng c a tài s n trong ho t đ ng kinh doanh ..................... 22 IV. NHI M V , YÊU C U VÀ Đ C ĐI M C A CÔNG TÁC K TOÁN .......................................................................................... 25 1. Đặc điểm c a k toán...................................................................... 25 2. Nhi m v c a k toán ..................................................................... 26 3. Yêu cầu đ i với công tác k toán.................................................... 26 V. CÁC PH NG PHÁP C A K TOÁN ...................................... 28 1. Ph ng pháp ch ng t k toán ....................................................... 29 2. Ph ng pháp tính giá ...................................................................... 30 3. Ph ng pháp đ i ng tài kho n ...................................................... 30 4. Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán...................................... 30 Ch ng II CH NG T K TOÁN VÀ KI M KÊ I. CH NG T K TOÁN ............................................................... 32 1. Khái ni m về ch ng t k toán....................................................... 32 2. M t s quy định chung về ch ng t k toán................................... 33 3. Phân lo i ch ng t k toán ............................................................. 34 4. Kiểm tra và xử lý ch ng t k toán ................................................ 37 1 5. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p ..................................... 40 II. KI M KÊ TÀI S N .................................................................... 43 1. N i dung công tác kiểm kê ............................................................. 43 2. Tác d ng c a kiểm kê ..................................................................... 44 3. Phân lo i kiểm kê............................................................................ 45 4. Th t c và ph ng pháp ti n hành kiểm kê.................................... 45 Ch ng III TÍNH GIÁ Đ I T NG K TOÁN I. PH NG PHÁP TÍNH GIÁ ....................................................... 48 1. Khái ni m và ý nghĩa c a ph ng pháp tính giá ............................ 48 2. Yêu cầu và nguyên tắc tính giá....................................................... 49 II. TÍNH GIÁ M T S Đ I T NG K TOÁN CH Y U .... 51 1. Tính giá tài s n c định................................................................... 51 2. Tính giá v t t , hàng hoá mua vào.................................................. 53 3. Tính giá thành s n phẩm hoàn thành .............................................. 56 4. Tính giá thực t v t t , s n phẩm, hàng hoá xuất kho .................... 58 Ch ng IV T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN I. PH NG PHÁP T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN ........ 64 1. Khái ni m ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán .................... 64 2. Ý nghĩa c a ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán.................. 64 II. M T S BÁO CÁO K TOÁN T NG H P VÀ CÂN Đ I . 65 1. B ng cân đ i k toán....................................................................... 66 2. Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh........................................... 78 3. Báo cáo l u chuyển tiền t .............................................................. 85 Ch ng V TÀI KHO N VÀ GHI S KÉP I. TÀI KHO N.................................................................................. 91 1. Khái ni m, n i dung và k t cấu c a tài kho n................................ 91 2 2. Phân lo i tài kho n.......................................................................... 94 II. H TH NG TÀI KHO N K TOÁN DOANH NGHI P HI N HÀNH ................................................................................... 101 1. H th ng tài kho n k toán ........................................................... 101 2. K t cấu chung c a các lo i tài kho n trong h th ng tài kho n ... 113 3. Tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích................................... 117 4. M i quan h giữa tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích....... 118 III. GHI S KÉP ............................................................................ 120 1. Khái ni m...................................................................................... 120 2. Định kho n k toán....................................................................... 123 3. Tác d ng c a ph ng pháp ghi s kép ......................................... 127 Ch ng VI K TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CH Y U I. K TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG C P ...................................... 130 1. Khái ni m...................................................................................... 130 2. Nhi m v k toán quá trình cung cấp ........................................... 130 3. M t s tài kho n ch y u sử d ng để h ch toán trong quá trình cung cấp..................................................................................................... 130 4. Định kho n m t s nghi p v kinh t phát sinh ch y u.............. 131 5. S đ k toán ................................................................................ 133 II. K TOÁN QUÁ TRÌNH S N XU T...................................... 137 1. Khái ni m...................................................................................... 137 2. Nhi m v k toán quá trình s n xuất ............................................ 137 3. M t s tài kho n sử d ng ch y u trong h ch toán quá trình s n xuất ................................................................................................... 138 4. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh................................. 139 5. S đ k toán ................................................................................ 141 III. K TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU TH S N PH M VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH ................................................. 146 1. Khái ni m...................................................................................... 146 2. Các ph ng pháp tiêu th s n phẩm............................................. 146 3. Nhi m v c a k toán quá trình tiêu th và xác định k t qu kinh doanh................................................................................................. 147 3 4. M t s tài kho n sử d ng ch y u trong quá trình tiêu th .......... 147 5. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh:................................ 148 6. S đ k toán ................................................................................ 152 IV K TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH...................................................................... 158 1. Khái ni m...................................................................................... 158 2. Nhi m v c a k toán ................................................................... 158 3. Tài kho n sử d ng để h ch toán ................................................... 159 4. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh................................. 159 5. S đ k toán ................................................................................ 164 Ch ng VII CÁC PH NG PHÁP KI M TRA S LI U K TOÁN I. B NG CÂN Đ I S PHÁT SINH (B NG CÂN Đ I TÀI KHO N).......................................................................................... 171 1. N i dung và k t cấu c a b ng cân đ i s phát sinh ...................... 171 2. Ph ng pháp l p b ng .................................................................. 172 3. Tác d ng c a b ng cân đ i s phát sinh ....................................... 173 II. B NG Đ I CHI U S PHÁT SINH VÀ S D KI U BÀN C .................................................................................................... 173 1. N i dung và k t cấu ...................................................................... 173 2. Ph ng pháp l p b ng .................................................................. 174 III. B NG T NG H P S LI U CHI TI T (B NG CHI TI T S D VÀ S PHÁT SINH)......................................................... 175 1. N i dung và k t cấu c a b ng t ng h p s li u chi ti t ................ 175 2. M t s b ng t ng h p s li u chi ti t áp d ng ph bi n............... 176 Ch S ng VIII K TOÁN, K THU T GHI S VÀ HÌNH TH C K TOÁN I. S K TOÁN VÀ K THU T GHI S K TOÁN............... 185 1. Những vấn đề chung về s k toán ............................................... 185 2. Các lo i s k toán........................................................................ 185 4 3. Kỹ thu t ghi s và chữa s k toán ............................................... 189 II. CÁC HÌNH TH C K TOÁN................................................. 198 1. Hình th c Nh t ký S cái.............................................................. 199 2. Hình th c k toán nh t ký chung .................................................. 203 3. Hình th c k toán Ch ng t ghi s ............................................... 207 4. Hình th c k toán nh t ký ch ng t .............................................. 214 5. Hình th c k toán trên máy vi tính ............................................... 219 Ch ng IX T CH C B MÁY K TOÁN Đ N V KINH T C S I. NH NG V N Đ CHUNG V T CH C B MÁY K TOÁN............................................................................................... 221 1. Nguyên tắc t ch c và nhi m v c a b máy k toán .................. 221 2. C cấu t ch c phòng k toán....................................................... 222 3. Quan h giữa phòng k toán với các phòng ch c nĕng khác........ 229 II. CÁC HÌNH TH C T CH C B MÁY K TOÁN............ 230 1. Hình th c t ch c b máy k toán t p trung................................. 230 2. Hình th c t ch c k toán phân tán .............................................. 231 3. Hình th c t ch c k toán v a t p trung v a phân tán................. 233 III. K TOÁN TR NG VÀ KI M TRA K TOÁN............... 233 1. K toán tr ởng .............................................................................. 233 2. Kiểm tra k toán............................................................................ 236 TÀI LI U THAM KH O.............................................................. 239 5 L I NÓI Đ U Nguyên lý k toán là môn học trang bị cho sinh viên các ki n th c và khái ni m c b n về k toán làm c sở học t p và nghiên c u các môn học trong các chuyên ngành k toán, kinh t . Nh n th c rõ vai trò quan trọng c a môn học này, Khoa K toán Tr ờng đ i học Kinh t và Qu n trị kinh doanh Đ i học Thái nguyên t ch c biên so n “Giáo trình Nguyên lý k toán”. Giáo trình Nguyên lý k toán đ c biên so n trên tinh thần k th a và phát huy những u điểm c a m t s giáo trình nguyên lý k toán, phù h p với đặc điểm ng ời học, đặc bi t là các sinh viên vùng trung du miền núi. Cách trình bày c a giáo trình d hiểu, t đ n gi n đ n ph c t p, t ngữ thông d ng. Để ng ời học d học t p, nghiên c u và tránh trùng lặp với các môn k toán chuyên sâu, giáo trình ch a đề c p đ n phần thu GTGT. Tham gia biên so n giáo trình g m các gi ng viên: TS. Đoàn Quang Thi u - Ch biên, đ ng thời biên so n các ch ng I, II, III, V, VI, VII. - ThS Đàm Ph ng Lan - Tr ởng b môn K toán t ng h p, biên so n ch ng VIII. - ThS Nguy n Thị Tuân - Phó tr ởng b môn K toán doanh nghi p, biên so n ch ng IV. - Ths Đặng Thị Dịu - Phó tr ởng b môn K toán t ng h p, biên so n ch ng IX. Mặc dù đã có nhiều c gắng, nh ng do h n ch về mặt thời gian và là lần xuất b n đầu tiên nên cu n giáo trình không tránh kh i thi u sót. Các tác gi mong nh n đ c các ý ki n có giá trị để lần xuất b n sau cu n giáo trình đ c hoàn thi n h n. Xin trân trọng cảm ơn! TM. T p th tác gi TS. Đoàn Quang Thi u 6 Chương I Đ IT VÀ PH NG, NHI M V NG PHÁP K TOÁN I. KHÁI NI M K TOÁN VÀ S C A K TOÁN PHÁT TRI N 1. Khái ni m k toán Đ ng về ph ng di n kinh t , ai làm vi c gì cũng đều nh n đ c m t kho n thù lao và s sử d ng s tiền này để mua những v t d ng cần thi t cho đời s ng hàng ngày. Dù không mở s sách để theo dõi những s thu, chi này chúng ta v n cần bi t đã thu vào bao nhiêu, chi ra bao nhiêu và còn l i bao nhiêu. N u s chi lớn h n s thu chúng ta ph i nghĩ cách để tĕng thu hay gi m chi. Ng c l i n u s thu lớn h n s chi, chúng ta s ph i nghĩ cách sử d ng s thặng d sao cho có hi u qu nhất. Chính vì th mà chúng ta cần ph i có thông tin tài chính để làm cĕn c cho các quy t định. T ng tự nh trên, các nhà qu n lý c a m t doanh nghi p hay c a m t c quan nhà n ớc cũng cần có những thông tin về tình hình tài chính c a doanh nghi p hay c quan c a họ. N u s thu lớn h n s chi họ mu n bi t s thặng d đã đ c dùng để làm gì. Còn n u s chi lớn h n, họ mu n bi t t i sao l i có s thi u h t và tìm cách khắc ph c. V y các dữ ki n tài chính này ở đâu mà có? Câu tr lời là ở các s sách k toán do doanh nghi p hay c quan nhà n ớc ghi chép l u giữ. Vì th chúng ta có thể nói m c đích cĕn b n c a k toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính c a m t t ch c cho những ng ời ph i ra các quy t định điều hành ho t đ ng c a t ch c đó. 7 Mu n cung cấp đ c các dữ ki n tài chính này, k toán ph i thực hi n m t s công vi c: ph i ghi nh n các sự vi c xẩy ra cho t ch c nh là vi c bán hàng cho khách hàng; mua hàng t m t nhà cung cấp; tr l ng cho nhân viên... Những sự vi c này trong k toán gọi là nghi p v kinh t . Sau khi đ c ghi nh n t p trung, các nghi p v kinh t phát sinh s đ c phân lo i và h th ng hóa theo t ng lo i nghi p v , t c là chúng ta s t p trung tất c các nghi p v nh bán hàng vào với nhau; Tr l ng cho nhân viên vào với nhau... theo trình tự thời gian phát sinh. Sau khi tất c các nghi p v c a m t kỳ ho t đ ng đã đ c ghi nh n và phân lo i k toán s t ng h p những nghi p v này l i. T c là tính ra t ng s hàng bán, t ng s hàng mua, t ng s l ng tr cho nhân viên... và cu i cùng là tính toán k t qu c a những nghi p v kinh t di n ra trong m t kỳ ho t đ ng bằng cách l p các báo cáo tài chính để Ban Giám đ c thấy đ c k t qu ho t đ ng c a t ch c và tình hình tài chính c a t ch c này. Để đ a ra khái ni m về k toán có nhiều quan điểm bày t ở các giác đ khác nhau. Theo Luật Kế toán: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Cũng theo Lu t K toán thì k toán đ tài chính và k toán qu n trị, trong đó: c chia ra 2 lo i là k toán K toán tài chính là vi c thu th p, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh t , tài chính bằng báo cáo tài chính cho đ i t ng có nhu cầu sử d ng thông tin c a đ n vị k toán. K toán qu n trị là vi c thu th p, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh t , tài chính theo yêu cầu qu n trị và quy t định kinh t , tài chính trong n i b đ n vị k toán. Định nghĩa về k toán trên nhấn m nh đ n công vi c c a những ng ời làm công tác k 8 toán. Trên m t ph ng di n khác m t s tác gi mu n nhấn m nh đ n b n chất và ch c nĕng c a k toán thì phát biểu: K toán là khoa học và ngh thu t về ghi chép, phân lo i, t ng h p s li u và tính toán k t qu c a các ho t đ ng kinh t tài chính c a m t t ch c nhằm cung cấp thông tin giúp Ban Giám đ c có thể cĕn c vào đó mà ra các quy t định qu n lý, đ ng thời cung cấp thông tin cho những ng ời có l i ích và trách nhi m liên quan. Ngoài ra còn nhiều khái ni m nói lên nhiều khía c nh khác nhau về k toán. Tuy v y ng ời ta có những quan điểm chung về b n chất c a k toán là: khoa học và ngh thu t về ghi chép, tính toán, phân lo i, t ng h p s li u, còn ch c nĕng c a k toán là cung cấp thông tin trong đó thông tin k toán ph c v cho nhà qu n lý (nh Ch doanh nghi p, H i đ ng qu n trị, Ban giám đ c...), ng ời có l i ích trực ti p (nh các Nhà đầu t , các ch cho vay), ng ời có l i ích gián ti p (nh c quan thu , c quan th ng kê và các c quan ch c nĕng). 2. Vài nét v s phát tri n c a k toán Sự hình thành và phát triển c a k toán gắn liền với sự hình thành và phát triển c a đời s ng kinh t , xã h i loài ng ời t thấp lên cao. M t s tài li u nghiên c u cho thấy lịch sử c a k toán có t thời th ng c , xuất hi n t 5,6 ngàn nĕm tr ớc công nguyên. Lịch sử k toán bắt ngu n trong lịch sử kinh t , theo đà phát triển c a những ti n b kinh t - xã h i. Thời kỳ Ph c h ng cho phép khám phá ra m t kỷ nguyên mới, ng ời ta thấy xuất hi n vĕn ch ng k toán. M t trong những ng ời sáng ch đầu tiên ra các ph ng pháp k toán phần kép là m t nhà tu dòng Franciscain tên là Luca Pacioli, ông sinh ra t i m t thị trấn nh Borgo san Sepolchro trên sông Tibre vào nĕm 1445, là m t giáo s về 9 toán và đã so n th o ra m t tác phẩm vĩ đ i tựa nh m t cu n tự điển vào nĕm 1494 về s học, đ i s học, toán học th ng m i, hình học và k toán. Riêng về phần k toán, ông đã dành 36 ch ng về k toán kép mà theo đó các tài li u k toán nh phi u ghi t m, s nh t ký, s cái và m t s lớn các tài kho n đ c phân chia rõ r t nh tài kho n v n, tài kho n kho hàng, tài kho n k t qu s n xuất... Ng ời ta coi ông nh là ng ời cha c a ngành k toán và là ng ời cu i cùng có công đóng góp lớn trong ngành toán học ở th kỷ 15. Do đã góp phần vào vi c truyền bá kỹ thu t k toán, nên ông đ c xem là tác gi đầu tiên vi t về k toán và t đó k toán có b ớc phát triển không ng ng cho đ n ngày nay. Tuy nhiên sự ghi chép vào s nh t ký những nghi p v kinh t phát sinh thời bấy giờ ch a đ c gọn và rõ r t, chỉ sử d ng b ng đ i chi u đ n gi n để kiểm tra và ch a có hình th c b ng t ng k t tài s n. Ngày nay k toán là m t công c qu n lý quan trọng trong tất c các lĩnh vực c a đời s ng kinh t xã h i, ng ời ta đã sử d ng các ph ng pháp hi n đ i trong k toán nh ph ng trình k toán, mô hình toán trong k toán, k toán trên máy vi tính... II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K TOÁN Đ C TH A NH N M t s khái ni m và những nguyên tắc c b n c a k toán đ c chấp nh n chung trong công tác k toán nh : định giá các lo i tài s n, ghi chép s sách, ph ng pháp so n th o các báo cáo tài chính... Nhằm b o đ m sự d hiểu, đáng tin c y và có thể so sánh c a các thông tin k toán. Những khái ni m và nguyên tắc này đ c rút ra t kinh nghi m thực ti n c a những ng ời thực hi n công tác k toán k t h p với quá trình nghiên c u c a các c quan ch c nĕng nh B Tài chính, T ng c c Th ng kê, các chuyên gia kinh t … Sau đó đ c mọi ng ời th a 10 nh n nh là m t quy lu t và trở thành m t trong những vấn đề có tính pháp l nh c a công tác k toán th ng kê và đ c triển khai áp d ng th ng nhất ở tất c các đ n vị kinh t trong ph m vi qu c gia. Sau đây là m t s khái ni m và những nguyên tắc c b n: 1. M t s khái ni m và gi đ nh 1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Khái ni m này t ng đ ng với khái ni m đ n vị kinh doanh. Theo khái ni m này, thông tin tài chính đ c ph n ánh cho m t đ n vị k toán c thể. M i đ n vị kinh t riêng bi t ph i đ c phân bi t là m t đ n vị k toán đ c l p, có b báo cáo tài chính c a riêng mình. Khái ni m đ n vị k toán đòi h i các báo cáo tài chính đ c l p chỉ ph n ánh các thông tin về tình hình tài chính c a đ n vị k toán mà không bao hàm thông tin tài chính về các ch thể kinh t khác nh tài s n riêng c a ch sở hữu hay các thông tin tài chính c a các đ n vị kinh t đ c l p khác. Nói cách khác khái ni m đ n vị k toán quy định giới h n về thông tin tài chính mà h th ng k toán cần ph i thu th p và báo cáo. 1.2. Đơn vị thước đo tiền tệ Thông tin do k toán cung cấp ph i đ c thể hi n bằng th ớc đo tiền t . K toán lựa chọn và sử d ng m t đ n vị tiền t làm th ớc đo. Thông th ờng th ớc đo tiền t đ c lựa chọn là đ n vị tiền t chính th c c a qu c gia mà đ n vị k toán đĕng ký ho t đ ng. Mọi nghi p v kinh t phát sinh đều đ c tính toán và ghi chép bằng th ớc đo tiền t này. Khi ghi chép các nghi p v kinh t , k toán chỉ chú ý đ n giá thực t t i thời điểm phát sinh mà không chú ý đ n sự thay đ i s c mua c a đ ng tiền. Đ i với các đ n vị kinh t Vi t Nam, thông th ờng k toán ph i dùng đ ng Vi t Nam trong quá trình tính toán và ghi chép các nghi p 11 v kinh t phát sinh và ph i đặt gi thi t là s c mua c a đ ng tiền có giá trị bền vững hoặc sự thay đ i về tính giá trị c a tiền t theo giá c nh h ởng không đáng kể đ n tình tr ng tài chính c a đ n vị kinh t . Tuy nhiên khi có sự bi n đ ng lớn về giá c trên thị tr ờng thì k toán ph i dựa vào những quy định, h ớng d n c a nhà n ớc để t ch c đánh giá l i các tài s n có liên quan t giá trị đã ghi s thành giá trị đ ng thời để làm tĕng ý ngh~ã c a báo cáo tài chính k toán. 1.3. Giả định ho t động liên tục K toán ph i đặt gi thi t là doanh nghi p s ho t đ ng liên t c trong m t thời gian vô h n định hay s ho t đ ng cho đ n khi nào các tài s n c định hoàn toàn bị h h ng và tất c trách nhi m cung cấp s n phẩm, hàng hóa hay dịch v c a đ n vị đã đ c hoàn tất hoặc ít nhất là không bị gi i thể trong t ng lai gần. Gi định này đ c v n d ng trong vi c định giá các lo i tài s n đang sử d ng trong doanh nghi p. Doanh nghi p đang sử d ng cho nên ch a bán hoặc không thể bán đ c do đó giá trị c a những tài s n này s đ c tính toán và ph n ánh trên c sở giá g c và sự đã hao mòn do sử d ng. T c là giá trị tài s n hi n còn là tính theo s tiền mà thực sự doanh nghi p đã ph i tr khi mua sắm hay xây dựng tr đi giá trị đã hao mòn ch không ph i là giá mua bán ra trên thị tr ờng. Mặt khác gi thi t về sự ho t đ ng lâu dài c a doanh nghi p còn là c sở cho các ph ng pháp tính khấu hao để phân chia giá phí c a các lo i tài s n c định vào chi phí ho t đ ng c a doanh nghi p theo thời gian sử d ng c a nó. 1.4. Khái niệm kỳ kế toán Ho t đ ng c a doanh nghi p là lâu dài và liên t c, n u chờ cho tất c các ho t đ ng s n xuất kinh doanh ng ng l i và mọi tài s n đều đ c bán xong k toán mới l p báo cáo tài chính thì s không có tác 12 d ng gì trong vi c điều hành ho t đ ng c a Ban Giám đ c. Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thi t cho vi c qu n lý doanh nghi p, k toán ph i chia ho t đ ng lâu dài c a đ n vị thành nhiều kỳ có đ dài về thời gian bằng nhau, t đó d dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (l ) c a t ng kỳ. Gi định này dựa trên gi thi t ho t đ ng c a đ n vị s ng ng l i vào m t thời điểm nào đó để k toán có thể l p các báo cáo có tính chất t ng k t tình hình ho t đ ng trong thời gian qua và cung cấp các thông tin về k t qu đ t đ c lúc cu i kỳ. Thông th ờng, kỳ k toán chính đ c tính theo nĕm d ng lịch t ngày 01 tháng 01 đ n h t ngày 31 tháng 12 c a nĕm. Trong t ng nĕm có thể phân thành các kỳ t m thời nh tháng, quý. Thời gian để tính kỳ t m thời là ngày đầu tiên c a tháng, quý đ n h t ngày cu i cùng c a tháng, quý đó. Trong ch đ k toán doanh nghi p ngoài kỳ k toán tính theo nĕm d ng lịch, trong những tr ờng h p đặc bi t, doanh nghi p có thể tính theo 12 tháng tròn sau khi đã thông báo cho c quan thu và đ c phép thay đ i ngày k t thúc kỳ k toán nĕm. Vi c thay đ i này có thể d n đ n vi c l p báo cáo tài chính cho kỳ k toán nĕm đầu tiên hay nĕm cu i cùng ngắn h n hoặc dài h n.12 tháng, nh ng không đ c v t quá 15 tháng. 2. M t s nguyên t c k toán 2.1. Nguyên tắc thực tế khách quan Khi ghi chép ph n nh các nghi p v kinh t phát sinh vào những giấy tờ hay s sách cần thi t, k toán ph i ghi chép m t cách khách quan nghĩa là ph i ph n ánh theo đúng những sự vi c thực t đã di n ra và có thể d dàng kiểm ch ng l i đ c, không đ c ghi chép theo ý ch quan nào đó mà làm ng ời đọc hiểu không đúng b n chất c a vấn đề. 13 2.2. Nguyên tắc giá phí N i dung c a nguyên tắc giá phí là khi ghi nh n các nghi p v kinh t liên quan đ n tài s n, k toán ph i dựa vào chi phí đã phát sinh để hình thành nên tài s n ch không ph i cĕn c vào giá hi n hành trên thị tr ờng. Nh v y, giá trị c a tài s n đ c ghi nh n vào b ng cân đ i k toán là chi phí mà doanh nghi p đã ph i b ra để có tài s n đó, ch không ph i giá thị tr ờng ở thời điểm báo cáo. Nguyên tắc này còn đ c gọi là nguyên tắc giá g c để thể hi n rằng k toán ghi nh n giá trị tài s n và các kho n chi phí phát sinh theo giá g c là s tiền mà doanh nghi p đã chi ra t i thời điểm phát sinh nghi p v . 2.3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Doanh thu chỉ đ c ghi nh n khi đ n vị đã hoàn thành trách nhi m cung cấp s n phẩm, hàng hóa hay dịch v cho khách hàng và đ c khách hàng tr tiền hoặc chấp nh n thanh toán. Vi c ghi nh n doanh thu đ c h ởng ở thời điểm bán hàng nh trên s cho m t sự đo l ờng thực t nhất vì: - Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghi p đã thực hi n hầu h t những công vi c cần thi t trong vi c bán hàng hoặc cung cấp dịch v , những vấn đề còn l i là không đáng kể. - Vào bu i điểm bán hàng, giá c thanh toán đã đ c ng ời bán và ng ời mua th a thu n là m t sự đo l ờng khách quan doanh thu đ c h ởng và khi đó bên bán đã nh n đ c m t s tiền hoặc m t kho n ph i thu. 2.4. Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí M i kho n doanh thu đ c t o ra, đều xuất phát t những kho n chi phí, vì v y khi xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng ph i xác định những chi phí để t o doanh thu đó ở kỳ ấy. Tất c các chi phí chi ra trong quá trình ho t đ ng c a doanh 14 nghi p đều có m c đích cu i cùng là t o ra doanh thu và l i nhu n. Tuy nhiên trong t ng kỳ k toán (tháng, quý, nĕm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nh ng những chi phí đã ph i chi ra để đ t doanh thu đó ở kỳ tr ớc, vì v y nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ, ph i trên c sở những chi phí nào t o nên doanh thu đ c h ởng trong kỳ. Nh v y có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nh ng không đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ vì nó có liên quan đ n doanh thu đ c h ởng ở kỳ sau nh : chi phí mua nguyên v t li u để s n xuất trong kỳ sau... Ng c l i, có những tr ờng h p đã thu tiền nh ng di n ra tr ớc khi giao hàng hay cung cấp dịch v thì cũng ch a đ c ghi nh n là doanh thu. Trong tr ờng h p này k toán ph i coi nh m t món n ph i tr cho đ n khi nào vi c giao hàng hay cung cấp dịch v đã đ c thực hi n. 2.5. Nguyên tắc nhất quán Trong k toán có thể m t s tr ờng h p đ c phép có nhiều ph ng pháp tính toán, m i ph ng pháp l i cho m t k t qu khác nhau. Theo nguyên tắc này, khi đã chọn ph ng pháp nào thì k toán ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán. Tr ờng h p cần thi t sự thay đ i về ph ng pháp đã chọn cho h p lý thì trong phần thuy t minh báo cáo tài chính ph i gi i trình lý do t i sao ph i thay đ i ph ng pháp và sự thay đ i đó nh h ởng nh th nào đ n k t qu tính toán so với ph ng pháp cũ. Ví d : Có nhiều ph ng pháp tính khấu hao tài s n c định; tính giá trị hàng t n khi cu i kỳ... M i ph ng pháp s mang l i m t con s khác nhau về chi phí và l i nhu n. áp d ng ph ng pháp nào là tùy thu c vào điều ki n c thể c a t ng doanh nghi p vì tất c các ph ng pháp đó đều đ c công nh n, nh ng theo nguyên tắc này, k toán đã lựa chọn áp d ng ph ng pháp nào thì ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán. 15 2.6. Nguyên tắc thận trọng Vì m i m t s li u c a k toán đều liên quan đ n quyền l i và nghĩa v c a nhiều phía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh t thì có nhiều tr ờng h p không thể l ờng tr ớc h t đ c t đó đòi h i k toán ph i th n trọng, ph i có những ph ng án dự phòng những kh nĕng xấu có thể xẩy ra trong t ng lai, nhất là đ i với các ho t đ ng kéo dài hay có tính lặp đi lặp l i nh các kho n đầu t ch ng khoán, hàng t n kho... Nguyên tắc th n trọng đòi h i: - Ph i l p các kho n dự phòng khi có bằng ch ng về các kho n đầu t , hàng t n kho... trên thực t đã bị gi m giá. - Không đánh giá cao h n giá trị c a các tài s n và các kho n thu nh p. - Không đánh giá thấp h n giá trị c a các kho n n ph i tr và chi phí. - Doanh thu và thu nh p chỉ đ c ghi nh n khi có bằng ch ng chắc chắn về kh nĕng thu đ c l i ích kinh t . Còn chi phí ph i đ c ghi nh n khi có bằng ch ng có thể về kh nĕng phát sinh. 2.7. Nguyên tắc trọng yếu K toán có thể b qua những y u t không nh h ởng, hoặc nh h ởng không đáng kể đ n tình hình tài chính, nh ng ph i đặc bi t quan tâm đ n những y u t nh h ởng lớn đ n tình hình tài chính. Các nghi p v kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p bao g m nhiều lo i với những giá trị lớn nh khác nhau và có nh h ởng đáng kể hoặc không đáng kể đ n doanh thu hay chi phí hay ho t đ ng c a doanh nghi p trong t ng thời kỳ k toán. Theo nguyên tắc này, k toán có thể linh đ ng gi i quy t m t s 16 nghi p v kinh t phát sinh theo h ớng thi t thực đ n gi n, d làm mà không bắt bu c ph i b o đ m yêu cầu c a những nguyên tắc trên, n u nh h ởng c a các nghi p v kinh t phát sinh đó đ n các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và l i nhu n c a doanh nghi p là không đáng kể. 2.8. Nguyên tắc công khai Nguyên tắc này đòi h i tất c các ho t đ ng kinh t di n ra trong kỳ c a đ n vị đều ph i đ c ph n nh đầy đ trong h th ng báo cáo tài chính, ph i gi i trình rõ ràng các s li u quan trọng để ng ời đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và ph i công b công khai theo quy định c a nhà n ớc. III. Đ I T NG C A K TOÁN Đ i t ng chung c a các môn khoa học kinh t là quá trình tái s n xuất xã h i trong đó m i môn khoa học nghiên c u m t góc đ riêng. Vì v y cần phân định rõ ranh giới về đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán nh m t môn khoa học đ c l p với các môn khoa học kinh t khác. Khác với các môn khoa học kinh t khác, k toán còn là công c ph c v yêu cầu qu n lý ho t đ ng s n xuất kinh doanh ở các đ n vị kinh t c sở, thông qua vi c cung cấp các thông tin cán thi t cho Ban Giám đ c hay H i đ ng qu n trị. Vì v y đ i t ng nghiên c u c a k toán là “Sự hình thành và tình hình sử d ng các lo i tài s n vào ho t đ ng s n xuất kinh doanh trong m t đ n vị kinh t c thể” nhằm qu n lý khai thác m t cách t t nhất các y u t s n xuất trong quá trình tái s n xuất xã h i. Để hiểu rõ h n đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán chúng ta cần đi sâu nghiên c u về v n, trên 2 mặt biểu hi n c a nó là tài s n và ngu n hình thành tài s n và sau nữa là quá trình tuần hoàn c a v n. Để nghiên c u đ c toàn di n mặt biểu hi n này, tr ớc h t s nghiên 17 c u v n trong các t ch c s n xuất vì ở các t ch c này có k t cấu v n và các giai đo n v n đ ng c a v n m t cách t ng đ i hoàn chỉnh. Trên c sở đó chúng ta có thể d dàng xem xét các mặt biểu hi n nêu trên trong các đ n vị kinh t khác. 1. S hình thành tài s n c a doanh nghi p Bất kỳ m t doanh nghi p, m t t ch c hay th m chí m t cá nhân nào mu n ti n hành kinh doanh cũng đòi h i ph i có m t l ng v n nhất định, l ng v n đó biểu hi n d ới d ng v t chất hay phi v t chất và đ c đo bằng tiền gọi là tài s n. Hay nói cáclh khác tài s n c a doanh nghi p là ngu n lực do doanh nghi p kiểm soát và có thể thu đ c l i ích kinh t trong t ng lai nh : - Đ c sử d ng m t cách đ n lẻ hoặc k t h p với các tài s n khác trong s n xuất s n phẩm để bán hay cung cấp dịch v cho khách hàng. - Để bán hoặc trao đ i lấy tài s n khác. - Để thanh toán các kho n n ph i tr . - Để phân ph i cho các ch sở hữu doanh nghi p. Mặt khác v n (tài s n) c a doanh nghi p l i đ c hình thành t nhiều ngu n khác nhau gọi là ngu n v n hay nói khác ngu n g c hình thành c a tài s n gọi là ngu n v n. Nh v y tài s n và ngu n v n chỉ là 2 mặt khác nhau c a v n. M t tài s n có thể đ c tài tr t m t hay nhiều ngu n v n khác nhau, ng c l i m t ngu n v n có thể tham gia hình thành nên m t hay nhiều tài s n. Không có m t tài s n nào mà không có ngu n g c hình thành cho nên về mặt t ng s ta có: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn (1) Tài s n c a bất kỳ doanh nghi p nào cũng đều đ c hình thành t 2 ngu n v n: ngu n v n c a ch sở hữu và các món n ph i tr . T đó ta có đẳng th c: 18 Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu (2) a) Tổng tài sản là giá trị c a tất c các lo i tài s n hi n có c a doanh nghi p kể c các lo i tài s n có tính chất hữu hình nh nhà x ởng, máy móc, thi t bị, v t t , s n phẩm, hàng hóa... và các lo i tài s n có tính chất vô hình nh phần mềm máy tính, bằng phát minh sáng ch , l i th th ng m i, b n quyền,... Tài s n doanh nghi p th ờng chia làm 2 lo i: Tài s n l u đ ng và tài s n c định. + Tài sản lưu động là những tài s n thu c quyền sở hữu c a doanh nghi p nh ng có giá trị nh (theo quy định hi n nay là < 10 tri u đ ng) hoặc thời gian sử d ng, thu h i, luân chuyển v n nh h n 1 nĕm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh. Tài s n l u đ ng g m 3 lo i: - TSLĐ s n xuất: Nh nguyên v t li u, công c , d ng c … đang dự trữ trong kho chuẩn bị cho quá trình s n xuất hoặc đang trong quá trình s n xuất dở dang. - TSLĐ l u thông: Nh thành phẩm, hàng hoá dự trữ, hàng hoá gửi bán. - TSLĐ tài chính: Nh v n bằng tiền, các kho n ph i thu, đầu t ngắn h n... + Tài sản cố định là những tài s n có giá trị lớn (theo quy định hi n nay là > 10 tri u đ ng) và có thời gian sử d ng, luân chuyển lớn h n m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh nh tài s n c định hữu hình, vô hình, tài s n c định thuê ngoài dài h n, các kho n đầu t tài chính dài h n, các kho n đầu t xây dựng c b n... Đặc điểm c a lo i tài s n này là không thể thu h i trong m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh. - TSCĐ hữu hình: Là những tài s n c định có hình thái v t chất c thể do doanh nghi p nắm giữ để sử d ng cho ho t đ ng s n xuất, kinh doanh nh : máy móc, nhà cửa, thi t bị công tác, ph ng ti n v n 19 t i, ph ng ti n truyền d n... - TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái v t chất c thể, nh ng ph n ánh m t l ng giá trị lớn mà doanh nghi p đã thực sự b ra đầu t nh : chi phí nghiên c u, phát triển, phát minh sáng ch , l i th th ng m i... - TSCĐ tài chính: Là giá trị c a các kho n đầu t tài chính dài h n với m c đích ki m lời, có thời gian thu h i v n > 1 nĕm hay 1 chu kỳ s n xuất kinh doanh nh : Đầu t liên doanh dài h n, cho thuê TSCĐ, đầu t ch ng khoán dài h n. b) Nợ phải trả là giá trị c a các lo i v t t , hàng hóa hay dịch v đã nh n c a ng ời bán hay ng ời cung cấp mà doanh nghi p ch a tr tiền hoặc là các kho n tiền mà đ n vị đã vay m n ở ngân hàng hay các t ch c kinh t khác và các kho n ph i tr khác nh ph i tr công nhân viên, ph i n p cho c quan thu ... Hay nói cách khác n ph i tr là nghĩa v hi n t i c a doanh nghi p phát sinh t các giao dịch và sự ki n đã qua mà doanh nghi p ph i thanh toán t các ngu n lực c a mình. Nhìn chung doanh nghi p nào cũng có nhiều món n ph i tr vì mua chịu th ờng ti n l i h n là mua tr tiền ngay và vi c vay ngân hàng hay các t ch c tài chính khác để tĕng v n ho t đ ng c a doanh nghi p là hi n t ng ph bi n và có l i cho nền kinh t . Đ ng về ph ng di n qu n lý ng ời ta th ờng phân chia các kho n n ph i tr c a doanh nghi p thành n ngắn h n và n dài h n. + Nợ ngắn hạn: là các kho n n mà doanh nghi p có trách nhi m ph i tr trong 1 nĕm hoặc trong m t chu kỳ ho t đ ng kinh doanh nh : vay ngắn h n ngân hàng, th ng phi u ngắn h n, l ng ph cấp ph i tr cho công nhân viên... + Nợ dài hạn: Là các kho n n có thời h n ph i thanh toán ph i chi tr lớn h n m t nĕm hoặc lớn h n m t chu kỳ ho t đ ng kinh 20 doanh nh : Vay dài h n cho đầu t phát triển, th trái phi u phát hành dài h n ph i tr ... ng phi u dài h n, c) Vốn chủ sở hữu là giá trị v n c a doanh nghi p đ c tính bằng s chênh l ch giữa giá trị tài s n c a doanh nghi p tr (-) n ph i tr . Ngu n v n thu c quyền sử d ng c a đ n vị, đ n vị có quyền sử d ng lâu dài trong suất thời gian ho t đ ng c a đ n vị hay nói cách khác v n ch sở hữu là giá trị c a các lo i tài s n nh nhà cửa máy móc thi t bị, v n bằng tiền... mà các ch thể s n xuất kinh doanh đã đầu t để có thể ti n hành các ho t đ ng kinh t đã xác định. M t doanh nghi p có thể có m t hoặc nhiều ch sở hữu. Đ i với doanh nghi p Nhà n ớc do Nhà n ớc cấp v n và chịu sự giám sát c a nhà n ớc thì ch sở hữu là Nhà n ớc. Đ i với các xí nghi p liên doanh hay công ty liên doanh thì ch sở hữu là các thành viên tham gia góp v n. Đ i với các công ty c phần hay công ty trách nhi m hữu h n thì ch sở hữu là các c đông. Đ i với các doanh nghi p t nhân thì ch sở hữu là ng ời đã b v n ra để thành l p và điều hành ho t đ ng đ n vị. V n c a ch sở hữu bao g m: + V n c a các nhà đầu t . + S v n đ c b sung t k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a doanh nghi p. + L i nhu n ch a phân ph i. + Các quỹ + C phi u quỹ. + L i nhu n giữ l i. + Chênh l ch tỷ giá và chênh ! ch đánh giá l i tài s n. Cần l u ý s li u v n ch sở hữu là m t con s c thể, nh ng khi doanh nghi p bị suy thoái thì ch sở hữu chỉ đ c coi là sở hữu phần 21 tài s n còn l i c a đ n vị sau khi đã thanh toán h t các kho n n ph i tr . Mặt khác, quyền đòi n c a các ch n có hi u lực trên tất c các lo i tài s n c a doanh nghi p ch không ph i chỉ có hi u lực trên m t lo i tài s n riêng lẻ nào. Vì th ta có: Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả (3) 2. S v n đ ng c a tài s n trong ho t đ ng kinh doanh Trong quá trình ho t đ ng s n xuất kinh doanh tài s n c a các doanh nghi p s không ng ng v n đ ng, nó bi n đ i c về hình thái và l ng giá trị. Nghiên c u sự v n đ ng c a t b n s n xuất, C. Mác đã nêu công th c chung về tuần hoàn c a t b n s n xuất qua 3 giai đo n: T-H...SX...H’-T. Sự bi n đ i về hình thái t n t i c a các lo i tài s n ch y u ph thu c vào ch c nĕng c b n c a t ng doanh nghi p. - Đ i với doanh nghi p s n xuất: Ch c nĕng c b n là s n xuất và tiêu th s n phẩm làm ra thì tài s n c a đ n vị s thay đ i hình thái qua 3 giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u: cung cấp, s n xuất và tiêu th . Xét trong m t quá trình liên t c, t ng ng với 3 giai đo n trên tài s n s thay đ i hình thái t tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng thành nguyên v t li u, d ng c , trang thi t bị... để chuẩn bị thực hi n k ho ch s n xuất. Sau đó tài s n s bi n đ i t nguyên v t li u chính, v t li u ph hao mòn tài s n c định... thành 1 s n phẩm dở dang, bán thành phẩm hay thành phẩm và t thành phẩm bi n đ i thành kho n thu hay tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng khi bán s n phẩm cho ng ời mua. S tiền này đ c dùng để mua nguyên v t li u... nhằm thực hi n cho quá trình s n xuất ti p theo. Sự v n đ ng bi n đ i c a tài s n theo các giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u nh trên gọi là sự tuần hoàn c a tài s n. 22 - Đ i với đ n vị kinh doanh th ng m i: ch c nĕng c b n là mua và bán hàng hóa. T ng ng với 2 quá trình này, tài s n c a doanh nghi p s bi n đ i t tiền thành hàng hóa khi mua hàng về nh p kho và t hàng hóa thành kho n ph i thu hay bằng tiền khi bán hàng cho ng ời mua. S tiền này l i đ c dùng để mua hàng... Sự bi n đ i này cũng mang tính tuần hoàn. N u tính t m t hình thái t n t i c thể nhất định c a tài s n thì sau m t quá trình v n đ ng, tài s n trở l i hình thái ban đầu gọi là m t vòng tuần hoàn c a tài s n, m t vòng chu chuyển hay m t chu kỳ ho t đ ng. Có thể mô t vòng tuần hoàn m t s lo i tài s n c a m t s lo i hình doanh nghi p theo các s đ sau đây: Đ i với doanh nghi p s n xuất 23 Trong quá trình tuần hoàn, tài s n không chỉ bi n đ i về hình thái 24 mà quan trọng h n là tài s n còn bi n đ i về l ng giá trị (tr tr ờng h p huy đ ng thêm v n), giá trị tĕng lên c a tài s n t k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh là m c tiêu c a các doanh nghi p nhằm tĕng v n c a ch sở hữu sau khi thực hi n đầy đ trách nhi m pháp lý c a mình nh n p thu thu nh p... t c là lấy thu bù chi và còn có lãi. Những thông tin về sự bi n đ i giá trị rất cần thi t cho vi c tìm ph ng h ớng và bi n pháp th ờng xuyên nâng cao hi u qu c a quá trình tái s n xuất, quá trình v n đ ng và lớn lên c a tài s n. Tóm l i đ i t ng c a k toán là v n kinh doanh c a đ n vị h ch toán đ c xem xét trong quan h giữa 2 mặt biểu hi n là tài s n và ngu n hình thành tài s n (ngu n v n) và quá trình tuần hoàn c a v n kinh doanh qua các giai đo n nhất định c a quá trình tái s n xuất, cùng các m i quan h kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a đ n vị. IV. NHI M V , YÊU C U VÀ Đ C ĐI M C A CÔNG TÁC K TOÁN 1. Đ c đi m c a k toán K toán có những đặc điểm sau: - C sở ghi s là những ch ng t g c h p l , b o đ m thông tin chính xác và có c sở pháp lý. - Sử d ng c 3 lo i th ớc đo là: giá trị, hi n v t và thời gian, nh ng ch y u và bắt bu c là giá trị. - Thông tin s li u: Ch y u trình bày bằng h th ng biểu m u báo cáo theo quy định c a nhà n ớc (đ i với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo cáo do giám đ c xí nghi p quy định (đ i với n i b ). - Ph m vi sử d ng thông tin: Trong n i b đ n vị kinh t c sở và các c quan ch c nĕng c a nhà n ớc và những đ i t ng trên quan 25 nh các nhà đầu t , ngân hàng, ng ời cung cấp. 2. Nhi m v c a k toán Với ch c nĕng ph n nh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn b các ho t đ ng kinh t c a doanh nghi p, k toán có những nhi m v c b n nh sau: - Thu nh p xử lý thông tin, s li u k toán theo đ i t ng và n i dung công vi c k toán, theo chuẩn mực và ch đ k toán. - Ghi chép, tính toán, ph n ánh s hi n có, tình hình luân chuyển và sử d ng tài s n, v t t , tiền v n; quá trình và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử d ng kinh phí (n u có) c a đ n vị. - Kiểm tra tình hình thực hi n k ho ch SXKD, k ho ch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các kho n thu, chi phí tài chính, các nghĩa v thu, n p, thanh toán n ; kiểm tra vi c qu n lý, sử d ng tài s n và ngu n hình thành tài s n; phát hi n và ngĕn ng a các hành vi vi ph m phát lu t về tài chính, k toán. - Cung cấp các s li u, tài li u cho vi c điều hành ho t đ ng SXKD, kiểm tra và phân tích ho t đ ng kinh t , tài chính ph c v công tác l p và theo dõi thực hi n k ho ch ph c v công tác th ng kê và thông tin kinh t . 3. Yêu c u đ i v i công tác k toán Để phát huy đầy đ ch c nĕng, vai trò và thực hi n đấy đ các nhi m v nói trên, công tác k toán ph i đ m b o các yêu cầu sau đây: - Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hi n ở các mặt: 26 + Ch ng t ph i chính xác: ch ng t là khâu khởi điểm c a k toán, n i dung và s li u ghi trên ch ng t đúng với thực t c a các ho t đ ng kinh t . Toàn b công tác k toán có chính xác hay không phần lớn ph thu c vào khâu l p ch ng t ghi chép ban đầu. + Vào s ph i chính xác: ph i ghi chép, kiểm tra, tính toán đ m b o sự chính xác s li u, sau đó x p đặt, l u trữ ch ng t đầy đ , gọn gàng ngĕn nắp. + Báo cáo ph i chính xác: l p báo cáo ph i cẩn th n, kiểm tra s li u th t chính xác tr ớc khi n p cho các n i nh n theo quy định và theo yêu cầu qu n lý. Nói chung các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo trên c sở các bằng ch ng đấy đ , khách quan đúng với thực t về hi n tr ng, b n chất n i dung và giá trị c a nghi p v kinh t phát sinh. Các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo đúng với thực t , không bị xuyên t c, không bị bóp méo. - Kế toán phải kịp thời: K toán chính xác nh ng ph i kịp thời mới có tác d ng thi t thực đ n công tác điều hành ho t đ ng s n xuất kinh doanh thông qua vi c cung cấp kịp thời các thông tin ph c v yêu cấu qu n lý. Mu n kịp thời thì nghi p v kinh t phát sinh lúc nào, ngày nào ph i đ c tính toán ghi chép ph n ánh vào s k toán lúc ấy, ngày ấy. Vi c khóa s , l p báo cáo quy định vào thời gian nào ph i làm đúng không ch m tr . - Kế toán phải đầy đủ: ph i ph n ánh đầy đ các nghi p v kinh t phát sinh trên c sở các ch ng t g c h p l , h p pháp không thêm bớt, không b sót và ph i ph n ánh tất c các ho t đ ng kinh t tài chính, thu c các lo i tài s n c a doanh nghi p. Thực hi n đầy đ các nguyên tắc, th t c quy định mở đầy đ các lo i s sách cần thi t và l p đầy đ các báo cáo k toán theo quy định. 27 - Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công vi c c a k toán t khâu ghi chép nghi p v kinh t phát sinh trên các ch ng t g c đ n vi c phân lo i và h th ng hóa các nghi p v kinh t trên các s sách k toán và t ng h p l i thành các chỉ tiêu kinh t trên các báo cáo k toán đều ph i đ c trình bày m t cách rõ ràng d hiểu. Những thông tin về những vấn đề ph c t p trong báo cáo tài chính ph i đ c gi i trình trong phần thuy t minh. Các chỉ tiêu kinh t do k toán báo cáo ph i phù h p c về n i dung và ph ng pháp tính với các chỉ tiêu k ho ch để ng ời đọc báo cáo d dàng so sánh đánh giá tình hình thực hi n k ho ch s n xuất kinh doanh c a đ n vị. Các thông tin và s li u giữa các kỳ k toán trong m t doanh nghi p và giữa các doanh nghi p chỉ có thể so sánh đ c khi tính toán và trình bày nhất quán. Tr ờng h p không nhất quán thì ph i gi i trình trong phần thuy t minh để ng ời sử d ng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ k toán, giữa các doanh nghi p hoặc giữa thông tin thực hi n với thông tin dự toán, k ho ch. - Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Công tác k toán cũng nh công vi c khác trong đ n vị khi ti n hành đều ph i thực hi n ti t ki m chi phí và đ t hi u qu cao góp phần nâng cao hi u qu ho t đ ng toàn đ n vị. Nh ng yêu cầu trên đ i với k toán đều ph i đ c thực hi n đầy đ . Tuy nhiên trong t ng giai đo n phát triển và m c đích sử d ng thông tin k toán mà yêu cáu này hay yêu cầu khác có đ c chú trọng h n. V. CÁC PH NG PHÁP C A K TOÁN K toán có những ph ng pháp riêng thích h p với đặc điểm c a đ i t ng nghiên c u là tài s n, ngu n hình thành tài s n và sự tuần 28 hoàn c a tài s n trong các giai đo n s n xuất kinh doanh. - Xét trong quan h giữa tài s n và ngu n hình thành tài s n. Đ i t ng c a k toán luôn có tính 2 mặt, đ c l p nhau nh ng luôn cân bằng với nhau về l ng giá trị. - Xét trong quá trình tuần hoàn tài s n, đ i t ng c a k toán luôn v n đ ng qua các giai đo n khác nhau nh ng theo m t tr t tự xác định và khép kín trong 1 chu kỳ nhất định. - Luôn có tính đa d ng trong m i n i dung c thể. - M i đ i t ng c thể c a k toán đều gắn liền với l i ích kinh t , quyền l i và trách nhi m c a nhiều phía. Trên c sở ph ng pháp lu n và những đặc điểm c b n c a đ i t ng k toán ng ời ta đã xây dựng các ph ng pháp c a k toán bao g m các ph ng pháp chính là: 1. Ph ng pháp ch ng t k toán Ch ng t k toán là ph thành các nghi p v kinh t . ng pháp thông tin và kiểm tra sự hình Để ph n ánh và có thể kiểm ch ng đ c các nghi p v kinh t , k toán có m t ph ng pháp là: mọi nghi p v kinh t phát sinh đều ph i l p các ch ng t là giấy tờ hoặc v t ch a đựng thông tin (v t mang tin), làm bằng ch ng xác nh n sự phát sinh và hoàn thành c a các nghi p v kinh t . Ph ng pháp ch ng t k toán nhằm sao ch p nguyên tình tr ng và sự v n đ ng c a các đ i k toán, đ c sử d ng để ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các b n ch ng t k toán. H th ng ch ng t k toán là cĕn c pháp lý cho vi c b o v tài s n và xác minh tính h p pháp trong vi c gi i quy t các m i quan h 29 kinh t pháp lý thu c đ i t s n xuất kinh doanh. 2. Ph ng h ch toán k toán, kiểm tra ho t đ ng ng pháp tính giá Tính giá là ph ng pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực ti p và gián ti p cho t ng lo i ho t đ ng, t ng lo i tài s n nh : tài s n c định, hàng hoá, v t t , s n phẩm và lao v … Ph ng pháp tính giá sử d ng th ớc đo tiền t để tính toán, xác định giá trị c a t ng lo i tài s n c a đ n vị thông qua vi c mua vào, nh n góp v n, đ c cấp, đ c tài tr hoặc s n xuất ra theo những nguyên tắc nhất định. 3. Ph ng pháp đ i ng tài kho n Đ i ng tài kho n là ph ng pháp thông tin và kiểm tra quá trình v n đ ng c a m i lo i tài s n, ngu n v n và quá trình kinh doanh theo m i quan h bi n ch ng đ c ph n ánh vào trong m i nghi p v kinh t phát sinh. Ph ng pháp đ i ng tài kho n đ c hình thành bởi cặp ph ng pháp tài kho n và ghi s kép. Trong đó: - Phương pháp tài khoản: Là ph ng pháp phân lo i và h th ng hóa các nghi p v kinh t phát sinh theo t ng n i dung kinh t , nhằm theo dõi tình hình bi n đ ng c a t ng lo i tài s n, ngu n v n, t ng n i dung thu, chi... trong quá trình s n xuất kinh doanh c a đ n vị. - Phương pháp ghi sổ kép: Là ph ng pháp ph n ánh sự bi n đ ng c a các đ i t ng k toán, theo t ng nghi p v kinh t phát sinh, trong m i liên h khách quan giữa chúng, bằng cách ghi s tiền kép (m t s tiền ghi 2 lần) vào các tài kho n k toán liên quan. 4. Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán T ng h p và cân đ i k toán là ph ng pháp khái quát tình hình tài s n, ngu n v n và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a đ n 30 vị h ch toán qua t ng thời kỳ nhất định bằng cách l p các báo cáo có tính t ng h p và cân đ i nh : b ng cân đ i k toán; báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh; báo cáo l u chuyển tiền t ... M i ph ng pháp có vị trí, ch c nĕng nhất định nh ng giữa chúng l i có m i quan h chặt ch với nhau t o thành m t h th ng ph ng pháp k toán. Mu n có những thông tin t ng h p về tình tr ng tài chính c a đ n vị thì ph i l p b ng cân đ i tài s n t c là sử d ng ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán. Nh ng chỉ có thể t ng h p và cân đ i các lo i tài s n c a doanh nghi p trên c sở theo dõi chặt ch sự hình thành và v n đ ng bi n đ i c a các lo i tài s n qua các giai đo n s n xuất kinh doanh. Vi c ghi chép vào các tài kho n k toán bắt bu c ph i dùng đ n vị đo l ờng là tiền t do đó cần ph i tính giá các y u t đầu vào và đầu ra c a quá trình s n xuất kinh doanh. Mu n tính giá và ghi chép vào các tài kho n có liên quan m t cách chính xác thì ph i có những thông tin chính xác về t ng ho t đ ng kinh t c thể c a đ n vị t c là ph i có những ch ng t h p l ph n ánh nguyên vẹn nghi p v kinh t phát sinh và có đầy đ c sở pháp lý để làm cĕn c ghi s k toán. Nh ng n u chỉ dựa vào ch ng t thì không thể ph n ánh h t sự bi n đ i c a tài s n. Trong thực t có những hi n t ng không th ng nhất giữa hi n v t với ch ng t , s sách do điều ki n khách quan gây ra nh : đ ờng dôi th a do ẩm ớt, xĕng dầu bị hao h t do b c h i... Để khắc ph c tình tr ng trên k toán ph i ti n hành kiểm kê để kiểm tra s l ng và tình hình c thể c a hi n v t, đ i chi u giữa s sách với thực t trong t ng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không. N u không khớp đúng thì l p biên b n và cĕn c vào biên b n (cũng là ch ng t ) mà điều chỉnh l i s sách k toán cho khớp với thực t . B o đ m cho các s li u c a k toán ph n ánh chính xác và trung thực về các lo i tài s n c a doanh nghi p. 31 Chương II CH NG T K TOÁN VÀ KI M KÊ I. CH NG T K TOÁN 1. Khái ni m v ch ng t k toán Trong m t đ n vị kinh t , hàng ngày di n ra các ho t đ ng c thể làm tĕng, gi m tài s n, ngu n v n c a đ n vị gọi là những nghi p v kinh t . Vì có rất nhiều nghi p v kinh t phát sinh, nên để có thể ph n ánh, xác nh n nghi p v kinh t đã phát sinh và đã hoàn thành làm cĕn c pháp lý và có thể kiểm tra l i đ c t ng nghi p v kinh t đã phát sinh, k toán đã có ph ng pháp đáp ng yêu cầu đó gọi là ph ng pháp ch ng t . V y c thể ch ng t là gì? và n i dung ch ng t ph i có những y u t nào? Lu t K toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “. Ch ng t k toán có nhiều lo i và đ ch ng t . c t p h p thành h th ng Trong đó có 2 h th ng ch ng t k toán là: H th ng ch ng t k toán th ng nhất bắt bu c và h th ng ch ng t k toán h ớng d n. H th ng ch ng t k toán th ng nhất bắt bu c là h th ng những ch ng t ph n ánh các quan h kinh t giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu qu n lý chặt ch mang tính chất ph bi n r ng rãi. Đ i với lo i ch ng t này Nhà n ớc tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu m u, chỉ tiêu ph n ánh, ph ng pháp l p và áp d ng th ng nhất cho tất c các doanh nghi p, các thành phần kinh t . 32 H th ng ch ng t k toán h ớng d n ch y u là những ch ng t sử d ng trong n i b đ n vị. Nhà n ớc h ớng d n các chỉ tiêu đặc tr ng để các ngành, các thành phần kinh t trên c sở đó v n d ng vào t ng tr ờng h p c thể thích h p. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt m t s chỉ tiêu c thể, thích h p với yêu cầu và n i dung ph n ánh nh ng ph i b o đ m những y u t c b n c a ch ng t và có sự th a thu n bằng vĕn b n c a B Tài chính. Dù là ch ng t bắt bu c hay ch ng t h ớng d n, n i dung c a ch ng t k toán ph i có đầy đ các y u t sau đây: - Tên gọi ch ng t (hóa đ n, phi u thu, phi u chi...). - S hi u c a ch ng t . - Ngày, tháng, nĕm l p ch ng t . - Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân l p ch ng t . - Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân nh n ch ng t . - N i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về s l ng, đ n giá và giá trị. - Chữ ký, họ và tên c a ng ời l p và những ng ời chịu trách nhi m liên quan đ n ch ng t . Những ch ng t ph n ánh quan h kinh t giữa các pháp nhân thì ph i có chữ ký c a ng ời kiểm tra (k toán tr ởng) và ng ời phê duy t (th tr ởng đ n vị), đóng dấu đ n vị. Đ i với những ch ng t liên quan đ n vi c bán hàng, cung cấp dịch v thì ngoài những y u t đã quy định nêu trên còn ph i có chỉ tiêu: thu suất và s thu ph i n p. Những ch ng t dùng làm cĕn c trực ti p để ghi s k toán ph i c thêm chỉ tiêu định kho n k toán. 2. M t s quy đ nh chung v ch ng t k toán - Ch ng t k toán ph i đ c l p đầy đ s liên theo quy định. 33 Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, trung thực, đấy đ các y u t g ch b phần để tr ng. Không đ c tẩy xóa, sửa chữa trên ch ng t . Tr ờng h p vi t sai cần h y b , không xé rời ra kh i cu n. - Th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị tuy t đ i không đ c ký trên ch ng t trắng, m u in sẵn khi ch a ghi đầy đ n i dung, y u t phát sinh. - Ch ng t k toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đ o kinh t cũng nh trong công tác kiểm tra, phân tích ho t đ ng kinh t và b o v tài s n c a đ n vị. Ngoài vi c đ m b o tính pháp lý cho các s li u trong s k toán, ch ng t k toán còn là c sở để xác định ng ời chịu trách nhi m v t chất, nhằm ngĕn ng a những hi n t ng vi ph m các chính sách, ch đ , thể l kinh t tài chính do Nhà n ớc ban hành; ph c v cho vi c thông tin kinh t , truyền đ t và kiểm tra vi c thực hi n các m nh l nh chỉ thị c a cấp trên và có c sở để gi i quy t mọi sự tranh chấp, khi u t n u có. 3. Phân lo i ch ng t k toán k y n t Để thu n ti n trong vi c phân bi t và sử d ng t ng lo i ch ng t toán, ng ời ta ti n hành phân lo i ch ng t theo các đặc tr ng ch u khác nhau nh : công d ng c a ch ng t ; địa điểm l p ch ng t ; i dung nghi p v kinh t , tính cấp bách c a thông tin trong ch ng ... 3.1. Phân lo i theo công dụng của chứng từ Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : ch ng t m nh l nh; ch ng t chấp hành; ch ng t th t c k toán và ch ng t liên h p. - Chứng từ mệnh lệnh: Là lo i ch ng t dùng để truyền đ t những m nh l nh hay chỉ thị c a ng ời lãnh đ o cho các b ph n cấp d ới thi hành nh : L nh chi tiền mặt; l nh xuất kho v t t . Lo i ch ng t này 34 chỉ mới ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh nh ng ch a nói tới m c đ hoàn thành c a nghi p v , do đó ch a đ điều ki n ghi chép thanh toán vào s sách k toán. - Chứng từ chấp hành: Là những ch ng t ch ng minh cho m t nghi p v kinh t nào đó đã thực sự hoàn thành nh : phi u thu tiền mặt, phi u chi tiền mặt, phi u xuất kho... Ch ng t chấp hành cùng với ch ng t m nh l nh có đ điều ki n đ c dùng làm cĕn c ghi s k toán. - Chứng từ thủ tục: Là những ch ng t t ng h p, phân lo i các nghi p v kinh t có liên quan theo những đ i t ng c thể nhất định c a k toán, để thu n l i trong vi c ghi s và đ i chi u các lo i tài li u. Đây chỉ là ch ng t trung gian, ph i kèm theo ch ng t ban đầu mới đầy đ c sở pháp lý ch ng minh tính h p pháp c a nghi p v . - Chứng từ liên hợp: Là lo i ch ng t mang đặc điểm c a 2 hoặc 3 lo i ch ng t nói trên nh : Hóa đ n kiêm phi u xuất kho phi u xuất v t t theo h n m c... 3.2. Phân lo i theo trình tự lập chứng từ Theo cách phân lo i này, ch ng t k toán đ ch ng t ban đầu và ch ng t t ng h p. c phân ra các lo i: - Chứng từ ban đầu (còn gọi là ch ng t g c): Là những ch ng t đ c l p trực ti p khi nghi p v kinh t phát sinh hay v a hoàn thành. Ch ng t ban đầu g m tất c các lo i hóa đ n, phi u xuất nh p v t t , l nh thu chi tiền mặt... - Chứng từ tổng hợp: Là lo i ch ng t dùng để t ng h p s li u c a các nghi p v kinh t cùng lo i nhằm gi m nhẹ công tác k toán và đ n gi n trong vi c ghi s nh : B ng t ng h p ch ng t g c hay b ng kê phân lo i ch ng t g c. Ch ng t t ng h p chỉ có các giá trị pháp lý khi có ch ng t ban 35 đầu kèm theo. 3.3. Phân lo i theo phương thức lập chứng từ Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t m t lần và ch ng t nhiều lần. - Chứng từ một lần: Là lo i ch ng t mà vi c ghi chép nghi p v kinh t phát sinh chỉ ti n hành m t lần, sau đó đ c chuyển vào ghi s k toán. - Chứng từ nhiều lần: Là lo i ch ng t ghi m t lo i nghi p v kinh t ti p di n nhiều lần. Sau m i lần ghi các con s đ c c ng d n tới m t giới h n đã đ c xác định tr ớc đ c chuyển vào ghi vào s k toán. 3.4. Phân lo i theo địa điểm lập chứng từ Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t bên trong và ch ng t bên ngoài. - Chứng từ bên trong còn gọi là ch ng t n i b là những ch ng t đ c l p ra trong n i b đ n vị k toán và chỉ liên quan đ n các nghi p v kinh t gi i quy t những quan h trong n i b đ n vị nh : B ng tính khấu hao tài s n c định, biên b n kiểm kê n i b . - Chứng từ bên ngoài : Là những ch ng t về các nghi p v có liên quan đ n đ n vị k toán nh ng đ c l p ra t các đ n vị khác nh : Hóa đ n bán hàng, hóa đ n : c a các đ n vị cung cấp dịch v ... 3.5. Phân lo i theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t liên quan đ n các n i dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây: - Chỉ tiêu lao đ ng và tiền l - Chỉ tiêu hàng t n kho 36 ng - Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu tiền t - Chỉ tiêu tài s n c định 3.6. Phân lo i theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t bình th ờng và ch ng t báo đ ng: - Chứng từ bình thường: Là những ch ng t mà thông tin trong đó mang tính chất bình th ờng, đ c quy định chung đ i với các nghi p v kinh t phù h p với ho t đ ng c a đ n vị. - Chứng từ báo động: Là những ch ng t ch a đựng những thông tin thể hi n m c đ di n bi n không bình th ờng c a các nghi p v kinh t nh : sử d ng v t t đã v t định m c, những ch ng t về mất tr m, mất cắp... 3.7. Phân lo i theo d ng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t thông th ờng và ch ng t đi n tử: - Chứng từ thông thường: là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng giấy tờ để ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không ph i thể hi n qua d ng dữ li u đi n tử. - Chứng từ điện tử. là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng dữ li u đi n tử, đ c mã hoá mà không bị thay đ i trong quá trình truyền qua m ng máy tính hoặc trên v t mang tin nh : b ng t , đĩa t , các lo i thẻ thanh toán... 4. Ki m tra và x lý ch ng t k toán 4.1. Kiểm tra chứng từ Tất c các ch ng t k toán do đ n vị l p ra hoặc t bên ngoài 37 vào, đều ph i t p trung vào b ph n k toán c a đ n vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đ c dùng để ghi s . N i dung c a vi c kiểm tra ch ng t k toán bao g m: - Kiểm tra tính chính xác c a s li u thông tin trên ch ng t - Kiểm tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t phát sinh - Kiểm tra tính đấy đ , rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu ph n ánh trên ch ng t . - Kiểm tra vi c chấp hành quy ch qu n lý n i b , kiểm tra xét duy t đ i với t ng lo i nghi p v kinh t tài chính. Khi kiểm tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m ch đ , qu n lý kinh t tài chính c a Nhà n ớc thì ph i t ch i thực hi n, đ ng thời ph i báo ngay cho th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị bi t để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp lu t hi n hành. Đ i với những ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và con s không rõ ràng thì ng ời chịu trách nhi m kiểm tra ph i tr l i hoặc báo cho n i l p ch ng t bi t đề làm l i hay làm thêm th t c và điều chỉnh sau đó mới dùng làm cĕn c để ghi s k toán. 4.2. Chỉnh lý chứng từ Chỉnh lý ch ng t là công vi c chuẩn bị để hoàn thi n đầy đ các y u t trên ch ng t , phân lo i t ng h p ch ng t tr ớc khi ghi s k toán. Chỉnh lý ch ng t g m: ghi đ n giá, s tiền trên ch ng t (đ i với lo i ch ng t có yêu cầu này), ghi các y u t cần thi t khác, định kho n k toán và phân lo i ch ng t , t ng h p s li u các ch ng t cùng lo i (l p ch ng t t ng h p). 4.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Luân chuyển ch ng t là giao chuyển ch ng t lần l t tới các b ph n có liên quan, để những b ph n này nắm đ c tình hình, kiểm 38 tra, phê duy t, lấy s li u ghi vào s k toán. Tùy theo t ng lo i ch ng t mà có trình tự luân chuyển phù h p, theo nguyên tắc t ch c luân chuyển ch ng t ph i đ t đ c nhanh chóng, kịp thời không gây trở ng i cho công tác k toán. Để sự luân chuyển ch ng t , ghi s k toán đ c h p lý nền n p, cần xây dựng s đ luân chuyển ch ng t k toán cho t ng lo i ch ng t , trong đó quy định đ ờng đi c a ch ng t , thời gian cho m i b ớc luân chuyển, nhi m v c a ng ời nh n đ c ch ng t . Ch ng t là m t khâu quan trọng trong quá trình k toán. Có thể nói chất l ng công tác k toán ph thu c tr ớc h t vào chất l ng c a ch ng t k toán. Vì v y l p và luân chuyển ch ng t k toán là công vi c cần h t s c c i trọng để đ m b o tính h p pháp c a ch ng t : Tuân theo đúng nguyên tắc l p và ph n ánh đúng sự th t nghi p v kinh t . H n nữa còn cần quan tâm đ n vi c c i ti n công tác k toán nói chung theo các h ớng sau: Gi m s l ng ch ng t để đ cho nhu cầu, tránh th a hoặc trùng lặp. H n ch sử d ng ch ng t liên h p, ch ng t nhiều lần. Xác định đúng những b ph n cần l u ch ng t để gi m s liên c a ch ng t tới m c h p lý. Đ n gi n hóa n i dung ch ng t : Ch ng t chỉ bao g m những n i dung th t cần thi t. Đ n gi n hóa ti n tới th ng nhất, tiêu chuẩn hóa ch ng t . H p lý hóa th t c, ký, xét duy t ch ng t . Quy ch hóa các b ớc xử lý t ng lo i ch ng t . Xây d ng s đ luân chuyển ch ng t khoa học. 4.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ Vì ch ng t k toán là tài li u g c, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm cĕn c vào s , ch ng t k toán ph i đ c sắp x p theo trình 39 tự, đóng gói cẩn th n và ph i đ sở đ i chi u, kiểm tra. c b o qu n l u trữ để khi cần có c Tr ớc khi đ a vào l u trữ, ch ng t đ c sắp x p phân lo i để thu n ti n cho vi c tìm ki m và b o đ m không bị h ng, mất. Thời gian l u trữ ở phòng k toán không quá m t nĕm, sau đó đ a vào n i l u trữ dài h n, thời gian l u trữ ở n i l u trữ dài h n đ c quy định chi ti t trong Lu t k toán. Điều 31 c a Lu t K toán ghi rõ: đ i với những ch ng t sử d ng trực ti p để ghi s k toán và l p báo cáo tài chính thời gian l u trữ t i thiểu là 10 nĕm. 5. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p M t trong những n i dung c b n c a Ch đ k toán doanh nghi p ban hành kèm theo Quy t định s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 nĕm 2006 c a b tr ởng B Tài chính là h th ng ch ng t k toán. H th ng ch ng t k toán bao g m danh m c ch ng t , các m u biểu ch ng t và cách ghi chép t ng ch ng t . Danh m c ch ng t k toán bao g m 37 m u biểu đ c chia thành 5 lo i: Lo i 1 - Lao đ ng tiền l ng g m 12 ch ng t Lo i 2 - Hàng t n kho g m 7 ch ng t Lo i 3 - Bán hàng g m 2 ch ng t Lo i 4 - Tiền t g m 10 ch ng t Lo i 5 - Tài s n c định g m 6 ch ng t Ngoài ra B Tài chính cũng h ớng d n sử d ng m t s ch ng t ban hành kèm theo các vĕn b n khác. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p đ c thể hi n qua b ng sau đây: 40 B ng 2.1. Danh m c ch ng t k toán TT I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 II 1 2 3 4 5 6 Tên ch ng t Lao đ ng ti n l ng B ng chấm công B ng chấm công làm thêm giờ B ng thanh toán tiền l ng B ng thanh toán tiền th ởng Giấy đi đ ờng Phi u xác nh n s n phẩm hoặc công vi c hoàn thành B ng thanh toán tiền làm thêm giờ B ng thanh toán tiền thuê ngoài H p đ ng giao khoán Biên b n thanh lý (nghi m thu) h p đ ng giao khoán B ng kê trích n p các kho n theo l ng B ng phân b tiền l ng và b o hiểm xã h i Hàng t n kho Phi u nh p kho Phi u xuất kho Biên b n kiêm nghi m v t t , công c , s n phẩm, hàng hoá Phi u báo v t t còn l i cu i kỳ Biên b n kiểm kê v t t , công c , s n l g, hàng hoá B ng kê mua hàng S hi u Tính ch t BB(*) HD (*) 01A-LĐTL 01B-LĐTL 02-LĐTL 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL x x x x x x 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL x x x x 10-LĐTL x 11 -LĐTL x 01-VT 02-VT 03-VT x x x 04-VT 05-VT x x 06-VT x 41 TT Tên ch ng t 7 B ng phân b nguyên li u, v t li u, công c , d ng c III Bán hàng 1 B ng thanh toán hàng đ i lý, ký gửi 2 Thẻ quầy hàng IV Ti n t 1 Phi u thu 2 Phi u chi 3 Giấy đề nghị t m ng 4 Giấy thanh toán tiền t m ng 5 Giấy đề nghị thanh toán 6 Biên lai thu tiền 7 B n kê vàng, b c, kim khí quý, đá quý 8 B ng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 9 B ng kiểm kê quỹ (dùng cho ngo i t , vàng b c...) 10 B ng kê chi tiền V Tài s n c đ nh 1 Biên b n giao nh n TSCĐ 2 Biên b n thanh lý TSCĐ 3 Biên b n bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 4 Biên b n đánh giá l i TSCĐ 5 Biên b n kiểm kê TSCĐ 6 B ng tính và phân b khấu hao TSCĐ 42 S hi u Tính ch t BB(*) HD (*) 07-VT x 01-BH 02-BH x x 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07-TT x x x x x x x 08a-TT 08b-TT x x 09-TT x 01-TSCĐ 02-TSCĐ 03-TSCĐ x x x 04-TSCĐ 05-TSCĐ 06-TSCĐ x x x TT Tên ch ng t CH NG T S hi u Tính ch t BB(*) HD (*) BAN HÀNH THEO CÁC VĔN B N PHÁP LU T KHÁC 1 Giấy ch ng nh n nghỉ m h ởng BHXH 2 Danh sách ng ời nghỉ h ởng tr cấp ôm đau, thai s n 01GTKT-3LL 3 Hoá đ n Giá trị gia tĕng 02GTGT-3LL 4 Hoá đ n bán hàng thông th ờng 5 Phi u xuất kho kiêm v n chuy n n i 03 PXK-3LL b 04HDL-3LL 6 Phi u xuất kho hàng gìn đ i lý 7 Hoá đ n dịch v cho thuê tài chính 05 TTC-LL 8 B ng kê thu mua hàng hoá mua vào 04/GTGT không có hoá đ n 9 …. x x x x x x x x Ghi chú: (*) BB: M u bắt bu c; (*) HD: M u h ớng d n M u biểu và ph ng pháp ghi chép t ng ch ng t k toán trong danh m c ch ng t k toán nêu trên có thể tham kh o ở các sách ch đ k toán hoặc các tài li u về h ớng d n thực hành ch đ k toán doanh nghi p. II. KI M KÊ TÀI S N 1. N i dung công tác ki m kê Kiểm kê là vi c kiểm tra t i ch các lo i tài s n hi n có nhằm xác định chính th c s thực có tài s n trong thực t , phát hi n các kho n chênh l nh giữa s thực t so với s li u trên s sách k toán. S li u trên s sách k toán là s li u trên c sở c p nh t các 43 ch ng t , t c là s li u có tính chất h p pháp tin c y. Nh ng giữa s li u trên s sách k toán với thực t v n có thể phát sinh chênh l nh do m t s nguyên nhân sau đây: - Tài s n (v t li u, s n phẩm, hàng hóa...) bị tác đ ng c a môi tr ờng tự nhiên làm cho h hao, xu ng cấp. - Th kho, th quỹ có thể nhầm l n về mặt ch ng lo i, thi u chính xác về mặt s l ng khi nh p, xuất, thu, chi... - K toán tính toán, ghi chép trên s sách có sai sót. - Các hành vi tham ô, gian l n, tr m cắp. Yêu cầu quan trọng nhất đ i với k toán là ghi chép tính toán chính xác, ng ời b o qu n tài s n ph i qu n lý t t không để tài s n h h ng, mất mát. Về mặt tài s n, yêu cầu đó có nghĩa là s li u về tài s n hi n còn trên s sách ph i phù h p với s tài s n thực có ở thời điểm t ng ng. Trong công tác qu n lý ph i định kỳ kiểm tra s li u k toán, đ ng thời ph i sử d ng ph ng pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài s n thực t đ i chi u với s li u trên s k toán, n u phát hi n có chênh l ch ph i tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh s li u trên s cho phù h p với tình hình thực t . 2. Tác d ng c a ki m kê - Ngĕn ng a các hi n t ng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài s n, các hi n t ng vi ph m kỷ lu t tài chính, nâng cao trách nhi m c a ng ời qu n lý tài s n. - Giúp cho vi c ghi chép, báo cáo s li u đúng tình hình thực t . - Giúp cho lãnh đ o nắm chính xác s l ng, chất l ng các lo i tài s n hi n có, phát hi n tài s n đọng để có bi n pháp gi i quy t thích h p nhằm nâng cao hi n qu sử d ng v n. 44 3. Phân lo i ki m kê 3.1. Phân theo ph m vi kiểm kê Phân lo i theo ph m vi thì kiểm kê đ kê toàn di n và kiểm kê t ng phần c chia thành 2 lo i là: kiểm - Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn b các tài s n c a đ n vị (bao g m: tài s n c định, v t t , thành phẩm, v n bằng tiền, công n ...). Lo i kiểm kê này, m i nĕm ti n hành ít nhất m t lần tr ớc khi l p b ng cân đ i k toán cu i nĕm. - Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê t ng lo i tài s n nhất định ph c v yêu cầu qu n lý. VD nh : khi có nghi p v bàn giao tài s n, khi mu n xác định chính xác m t lo i tài s n nào đó, khi thấy có hi n t ng mất tr m cắp ở m t kho nào đó. 3.2. Phân lo i theo thời gian tiến hành Theo cách phân lo i này thì kiểm kê đ kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất th ờng: c chia thành 2 lo i là - Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ h n đã quy định tr ớc nh : kiểm kê hàng ngày đ i với tiền mặt, hàng tuần đ i với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đ i với s n phẩm, hàng hoá, hàng quý đ i với tài s n c định và cu i m i nĕm kiểm kê toàn b các lo i tài s n c a đ n vị. - Kiểm kê bất thường là kiểm kê đ t xuất, ngoài kỳ h n quy định, ví d : khi thay đ i ng ời qu n lý tài s n, khi có các sự c (cháy, mất tr m) ch a xác định đ c thi t h i, khi c quan ch qu n, tài chính thanh tra, kiểm tra. 4. Th t c và ph ng pháp ti n hành ki m kê Kiểm kê là công tác liên quan đ n nhiều ng ời, nhiều b ph n (kho, quỹ, phân x ởng, cửa hàng, phòng ban...), kh i l ng công vi c lớn, đòi h i hoàn thành khẩn tr ng, do đó ph i đ c t ch c chặt 45 ch . Th tr ởng đ n vị lãnh đ o, k toán tr ởng giúp trong vi c chỉ đ o, h ớng d n nghi p v cho những ng ời tham gia kiểm kê, xác định ph m vi kiểm kê, v ch k ho ch công tác kiểm kê. Công vi c kiểm kê đ c ti n hành theo trình tự nh sau: - Trước khi tiến hành kiểm kê: Th tr ởng đ n vị ph i thành l p ban kiểm kê, k toán ph i hoàn thành vi c ghi s tất c mọi nghi p v kinh t đã phát sinh, ti n hành khóa s đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên qu n lý tài s n cần sắp x p l i tài s n theo t ng lo i, có tr t tự ngĕn nắp để kiểm kê đ c thu n ti n nhanh chóng. - Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đ i t ti n hành kiểm kê phù h p. ng mà cần có ph ng pháp + Kiểm kê hi n v t (hàng hóa, v t t , thành phẩm, tài s n c định), tiền mặt và các ch ng khoán, ấn chỉ có giá trị nh tiền: nhân viên kiểm kê ti n hành cân, đo, đong, đ m t i ch có sự ch ng ki n c a ng ời chịu trách nhi m qu n lý s hi n v t, tiền mặt ch ng khoán đó. Riêng đ i với kiểm kê hi n v t, cần ti n hành theo m t trình tự định tr ớc để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thi u sót. Ngoài vi c cân, đo, đong, đ m s l ng còn cần quan tâm đánh giá chất l ng hi n v t, phát hi n những tr ờng h p tài s n, v t t h h ng, kém chất l ng, mất phẩm chất. + Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài s n trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đ i chi u s li u c a đ n vị mình với s li u c a ngân hàng và c a các đ n vị, có quan h thanh toán. Đ i chi u tr ớc h t là s d (s còn l i ở thời điểm kiểm kê) ở s sách hai bên. N u phát sinh chênh l ch thì ph i đ i chi u t ng kho n để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng s li u ở hai bên. - Sau khi kiểm kê: 46 + K t qu kiểm kê đ c ph n ánh trên các biên b n, có chữ ký c a nhân viên kiểm kê và nhân viên qu n lý tài s n đúng m u phi u kiểm kê quy định. + Các biên b n, báo cáo trên đ c gửi cho phòng k toán để đ i chi u k t qu kiểm kê với s li u trên s sách k toán. Toàn b k t qu kiểm kê, k t qu đ i chi u, t c là các kho n chênh l ch giữa k t qu kiểm kê và s li u trên s sách n u có, đ c báo cáo với th tr ởng đ n vị. Các cấp lãnh đ o s quy t định cách xử lý t ng tr ờng h p c thể. + Các biên b n xác nh n s chênh l ch giữa s li u kiểm kê thực t so với s li u trên s sách và các quy t định xử lý đầy đ th t c theo quy định là những chửng t k toán h p l k toán cĕn c vào đó để ph n ánh vào s sách. Kiểm kê là công vi c có tính chất “sự v ”: cân, đo, đong, đ m... nh ng l i là công vi c h t s c quan trọng, đặc bi t là đ i với vấn đề b o v tài s n c a đ n vị kinh t . Vì v y n u chỉ tuân th nghiêm ngặt các quy định về l p ch ng t , kiểm tra ch ng t , ghi s k toán mà không ti n hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt ch trên ph ng di n giấy tờ, s sách, mà không có gì để đ m b o tài s n c a đ n vị không bị xâm ph m. Do đó ph i ti n hành kiểm kê định kỳ và bất th ờng khi cần thi t và coi trọng đúng m c công tác này. 47 Chương III TÍNH GIÁ Đ I T I. PH NG K TOÁN NG PHÁP TÍNH GIÁ 1. Khái ni m và ý nghĩa c a ph ng pháp tính giá Trong quá trình ho t đ ng, tài s n c a đ n vị không ng ng v n đ ng, bi n đ i c về hình thái v t chất và l ng giá trị. Để ghi nh n giá trị c a tài s n vào ch ng t , s sách và báo cáo k toán cần sử d ng ph ng pháp tính giá. Tính giá là m t ph ng pháp k toán để quy đ i hình th c biểu hi n c a các đ i t ng k toán t các th ớc đo khác nhau về m t th ớc đo chung là sử d ng th ớc đo tiền t để xác định giá trị ghi s c a các đ i t ng cần tính giá theo những nguyên tắc nhất định. Ph ng pháp tính giá đ c thể hi n qua hai hình th c c thể là: các thẻ, s , b ng hoặc phi u tính giá và trình tự tính giá. Các thẻ, s , b ng hoặc phi u tính giá đ c sử d ng để t ng h p chi phí cấu thành giá c a t ng lo i tài s n cần tính giá. Trình tự tính giá là những b ớc công vi c đ c sắp x p theo trình tự nhất định để ti n hành tính giá. Ph ng pháp tính giá có ý nghĩa quan trọng trong h ch toán và trong công tác qu n lý, c thể: - Ph ng pháp tính giá giúp k toán xác định đ c giá trị thực t c a tài s n hình thành trong đ n vị, giúp ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh vào ch ng t , s sách và t ng h p lên báo cáo k toán. - Ph ng pháp tính giá giúp k toán tính toán đ c hao phí và k t qu c a quá trình ho t đ ng s n xuất kinh doanh trong kỳ và t ng h p 48 đ c giá trị c a toàn b tài s n trong đ n vị giúp công tác qu n lý và sử d ng tài s n c a doanh nghi p có hi u qu . 2. Yêu c u và nguyên t c tính giá 2.1. Yêu cầu tính giá Tính giá ph i đ m b o hai yêu cầu c b n là chính xác và nhất quán. Thông tin về giá trị tài s n ph i đ c xác định m t cách chính xác. chờ sử d ng th ớc đo tiền t nên ph ng pháp tính giá có thể đ m b o đ c yêu cầu này. Th ớc đo tiền t ph n ánh k t h p đ c 2 c mặt chất l ng và mặt s l ng, c a tài s n trong khí các th ớc đo khác (th ớc đo hi n v t và thời gian lao đ ng) chỉ ph n ánh đ c m t mặt c a tài s n. - Tính nhất quán đòi h i vi c sử d ng ph ng pháp tính giá ph i th ng nhất nhằm đ m b o kh nĕng so sánh đ c c a thông tin về giá trị tài s n, cho phép so sánh đ i chi u s li u giữa các đ n vị trong m t doanh nghi p, trong m t ngành và giữa các kỳ tính giá trong m t đ n vị với nhau. 2.2. Nguyên tắc tính giá Nguyên tắc giá phí là nguyên tắc chung và xuyên suất trong tính giá tài s n. Theo nguyên tắc này, giá trị c a tài s n đ c ph n ánh theo giá g c, t c là toàn b chi phí mà doanh nghi p đã chi ra để có đ c tài s n đó. Bên c nh đó khi tính giá còn ph i tuân th các nguyên tắc c thể nh sau: M t là xác định đối tượng tính giá phù hợp. Đ i t ng tính giá có thể là t ng th v t li u công c d ng c , hàng hoá hay t ng lô hàng, lô v t t mua vào; t ng lo t s n phẩm s n xuất ra, hay m t ho t đ ng, 49 công trình, dự án đã hoàn thành hoặc m t lô v t t , thành phẩm, hàng hoá xuất kho.. Hai là, phân loại chi phí hợp lý. Chi phí tham gia cấu thành nên giá c a đ i t ng cần tính giá có nhiều lo i nên ph i đ c phân lo i tr ớc khi tính giá. Có nhiều cách để phân lo i chi phí. Theo lĩnh vực phát sinh chi phí, chi phí s n xuất kinh doanh c a doanh nghi p có thể chia thành: - Chi phí hàng mua bao g m những chi phí liên quan đ n hàng mua về nh giá mua, chi phí v n chuyển, b c d , chi phí l u kho bãi,... - Chi phí s n xuất g m những chi phí liên quan đ n vi c s n xuất ch t o s n phẩm nh chi phí nguyên v t li u trực ti p chi phí nhân công trực ti p, chi phí s n xuất chung. - Chi phí bán hàng g m những chi phí phát sinh liên quan đ n ho t đ ng tiêu th s n phẩm, hàng hoá, dịch v . - Chi phí qu n lý doanh nghi p g m những chi phí phát sinh liên quan đ n ho t đ ng qu n lý, điều hành chung toàn doanh nghi p. Ba là, lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí cho đối tượng tính giá thích hợp. Đ i với những chi phí phát sinh liên quan đ n nhiều đ i t ng cần tính giá không thể t p h p riêng ngay t đầu cho t ng đ i t ng đ c thì đ c t p h p chung sau đó phân b cho các đ i t ng liên quan theo tiêu th c thích h p. Ví d : Chi phí bán hàng liên quan đ n nhiều mặt hàng cùng tiêu th trong kỳ; chi phí v n chuyển nhiều mặt hàng khi mua về, chi phí s n xuất chung ở phân x ởng s n xuất nhiều s n phẩm... Tiêu th c phân b ph i đ m b o sao cho chi phí phân b tính đ c sát với tiêu hao thực t nhất. Tiêu th c đó có thể là chi phí định m c, chi phí k ho ch, giờ máy ch y, s l ng s n phẩm hoàn thành, 50 l ng công nhân trực ti p s n xuất, s n l v n hàng bán,... ng s n phẩm tiêu th , giá Công th c phân b chi phí: M c phân phân b cho đ i t ng cần tính giá i = S đ n vị theo tiêu th c phân b c a đ i t ng tính giá i T ng s đ n vị theo tiêu th c các đ i phân b t ng liên quan II. TÍNH GIÁ M T S Đ I T CH Y U x T ng chi phí cần phân b NG K TOÁN 1. Tính giá tài s n c đ nh 1.1. Tài sản cố định hữu hình - Tr ờng h p tài s n c định hữu hình hình thành do mua sắm Nguyên giá TSCĐ Giá mua Chi phí = thực t trên + tr ớc khi hoá đ n sử d ng Các kho n gi m - giá, chi t khấu th ng m i Chi phí tr ớc đi sử d ng th ờng bao g m: + Lãi tiền vay đầu t tài s n c định khi ch a đ a tài s n c định vào sử d ng. + Các chi phí v n chuyển, b c d , sửa chữa, tân trang, chỉnh lý, ch y thử, thu và l phí tr ớc b n u có... - Tài s n c định hữu hình do doanh nghi p tự xây dựng, ch t o: Nguyên giá TSCĐ = Giá thành thực t công trình + Chi phí ra tr ớc khi đ a tài s n c định vào sử d ng Tài s n c định hình thành có ngu n g c t vi c nh n góp v n hay nh n l i v n góp liên doanh, đ c bi u tặng: 51 Nguyên giá TSCĐ Giá trị thực t Chi phí bên nh n chi ra = đánh giá c a h i + tr ớc khi đ a TSCĐ vào đ ng giao nh n sử d ng Tài s n c định hữu hình đ c cấp trên cấp, điều chuyển đ n: Giá trị còn l i trên s sách k Chi phí bên nh n Nguyên = toán c a đ n vị cấp hay tính theo + chi ra tr ớc khi sử giá TSCĐ sự định giá c a HĐ giao nh n d ng (n u có) 1.2. Tài sản cố định vô hình Là những tài s n c định không có hình thái v t chất, th ờng bao g m: - Quyền sử d ng đất: Nguyên giá c a TSCĐ là quyền sử d ng đất là toàn b các kho n mà đ n vị đã chi để có quyền sử d ng đất h p pháp, bao g m c các kho n chi có liên quan đ n vi c đền bù, gi i phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, l phí tr ớc b ,... - Quyền phát hành, b n quyền, bằng sáng ch . Nguyên giá là toàn b các kho n mà đ n vị đã chi để có quyền phát hành, b n quyền, bằng sáng ch . - Nhãn hi u hàng hoá: Nguyên giá là toàn b các kho n mà đ n vị đã chi thực t để có nhãn hi u hàng hoá. - Phần mềm máy vi tính: Nguyên giá là toàn b các kho n mà đ n vị đã chi để có phần mềm máy tính. - Tài s n c định vô hình khác. M t cách chung nhất, nguyên giá tài s n c định vô hình là toàn b các kho n chi thực t mà doanh nghi p đã ph i chi ra để có đ c tài s n c định ấy. 52 2. Tính giá v t t , hàng hoá mua vào Tài s n mua vào c a doanh nghi p g m nhiều lo i và sử d ng cho những m c đích khác nhau theo đó vi c tính giá cũng có sự khác bi t nh ng đều ph i tuân th nguyên tắc chung là ph n ánh đ c toàn b các chi phí đã chi ra để có đ c tài s n đó (nguyên tắc giá phí). Có thể khái quát trình tự tính giá tài s n mua vào theo 3 b ớc sau: Bước 1 : Xác định giá mua của tài sản: Giá mua c a tài s n = Giá mua trên hoá đ n - Các kho n gi m giá, chi t khấu th ng m i đ c h ởng khi mua + Thu nh p khẩu (n u có). Trong đó giá mua có thể bao g m c các kho n thu không đ c khấu tr nh thu TTĐB, Thu GTGT theo ph ng pháp trực ti p. - Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí liên quan đến tài sản mua vào g m những chi phí phát sinh trong khâu thu mua nh chi phí v n chuyển, b c d , chi phí l u kho bãi, chi phí giao dịch, chi phí môi giới, hao h t trong định m c... Các chi phí này có thể đã có thu GTGT hoặc ch a có thu GTGT tuỳ thu c vào ph ng pháp tính thu GTGT c a đ n vị và tài s n mua vào có chịu thu GTGT không, dùng vào ho t đ ng gì... Tr ờng h p các chi phí này có liên quan đ n nhiều đ i t ng tính giá thì ph i phân b cho các đ i t ng có liên quan theo tiêu th c thích h p. Bước 3: Tổng hợp chi phí và tính giá thực tế cho từng tài sản cần tính giá: Giá thực t Giá thực t mua Chi phí liên quan = + c a tài s n i tài s n i phân b cho tài s n i Để thu n l i cho công vi c tính giá k toán th ờng sử d ng b ng (thẻ) tính giá tài s n để ph n ánh k t qu c a quá trình tính giá. 53 Ví d 1: Doanh nghi p HY mua v t li u ph c v cho s n xuất s n phẩm thu c di n chịu thu GTGT theo ph ng pháp khấu tr : + V t li u A: 1.000 tấn, đ n giá mua ch a VAT là 200.000đ/tấn, VAT: 10%. + V t li u B: 500 tấn, đ n giá mua ch a VAT là 100.000đ/tấn, VAT: 10%. Chi phí v n chuyển s v t li u trên (giá ch a thu 1 000đ/tấn) là 1.500.000đ ch a kể 5 % VAT. Yêu cầu: Tính toán và l p b ng tính giá thực t v t li u mua vào cho hai lo i v t li u A và B. Bi t chi phí v n chuyển phân b cho hai lo i v t li u theo tiêu th c s l ng Giải. - Giá mua v t li u là giá không có thu GTGT: + V t li u A: 1.000 x 200.000 = 200.000.000đ + V t li u B: 500 x 100.000 = 50.000.000đ - Chi phí v n chuyển cũng không g m thu GTGT và đ b cho hai lo i v t li u theo tiêu th c s l ng nh sau: c Phân + V t li u A : 1.000/ (1.000+500) x 1.500.000 = 1.000.000đ + V t li u B : 1.500.000 - 1.000.000 = 500.000đ T ng h p và tính giá thực t mua c a hai lo i v t li u: + V t li u A : 200.000.000 + 1.000.000 = 201.000.000đ + V t li u B : 50.000.000 + 500.000 = 50.500.000đ K t qu tính toán trên đ v t li u mua vào nh sau: 54 c thể hi n trên B ng 3.1 Tính giá thực t B ng 3.1: Tính giá th c t v t li u mua vào (V t li u A và v t li u B) ĐVT: 1.000đ Chi phí 1. Giá mua 2. Chi phí mua 3. Giá thực t mua vào Ví d 2: V t li u A V t li u B SL ĐG TT SL ĐG TT 250.000 1.000 200 200.000 500 100 50.000 1.500 1.000 1 1.000 500 1 500 T ng 251.500 1.000 201 201.000 500 101 50.500 Doanh nghi p mua m t thi t bị s n xuất với giá mua ch a có thu GTGT là 100.000.000đ, thu suất thu GTGT là 10%. Chi phí thuê v n chuyển thi t bị về doanh nghi p là 2.000.000đ. Chi phí thuê cẩu thi t bị lên và xu ng ô tô là 1.000.000đ. Chí phí thuê chuyên gia h ớng d n v n hành là 5.000.000đ. Chi phí v n hành thử thi t bị h t 13.500.000đ, quá trình ch y thử thi t bị thu đ c m t s s n phẩm giá bán ớc tính là 8.500.000đ. S n phẩm thu c di n chịu thu GTGT. Yêu cầu: Tính giá thực t thi t bị s n xuất trên khi mua về (nguyên giá). a) Tr ờng h p doanh nghi p tính thu GTGT theo ph ng pháp khấu tr trị giá thực t c a thi t bị mua về là giá ch a có thu GTGT: 100.000.000 + 2.000.000 + 1.000.000 + 5.000.000 + (13.500.000 - 8.500.000) = 113.000.000đ. b) Tr ờng h p doanh nghi p tính thu GTGT theo ph ng pháp trực ti p trị giá thực t c a thi t bị mua về là giá bao g m c thu GTGT: (100.000 v + 10% x 100.000.000) + 2.000.000 + 100.000 + 55 5.000.000 + (13.500.000 - 8.500.000) = 123.000.000đ. 3. Tính giá thành s n ph m hoàn thành Quá trình s n xuất là quá trình k t h p 3 y u t s n xuất c b n: ĐTLĐ, TLLĐ và SLĐ để t o ra các s n phẩm dịch v .V y thực chất vi c tính giá thành các s n phẩm dịch v là vi c xác định l ng hao phí các y u t s n xuất để t o ra s n phẩm dịch v đó theo th ớc đo giá trị. Trình tự nh sau: - Bước 1 : Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng khoản mục: + Chi phí nguyên li u, v t li u trực ti p: là những chi phí về vi c sử d ng nguyên li u, v t li u cho trực ti p s n xuất s n phẩm. + Chi phí nhân công trực ti p: là những chi phí về vi c sử d ng ng ời lao đ ng cho trực ti p s n xuất s n phẩm: + Chi phí s n xuất chung: là những chi phí liên quan đ n ho t đ ng qu n lý s n xuất hoặc ph c v s n xuất ở phân x ởng (t , đ i,...) nh chi phí nhân viên phân x ởng, chi phí v t li u ph c v s n xuất, chi phí d ng c lao đ ng, chi phí thấu hao TSCĐ ở phân x ởng, chi phí dịch v mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền đùng cho s n xuất ở phân x ởng. - Bước 2: Phân bổ những chi phí sản xuất chung cho các đối tượng có liên quan: Chi phí s n xuất chung liên quan đ n nhiều đ i t ng tính cá cho t ng đ i t ng theo tiêu th c thích h p. Chi phí th ờng ĕn ph i phân b là chi phí s n xuất chung. Khi đó, tiêu th c hân b có thể lựa chọn là: chi phí nhan công trực ti p, chi phí tác ti p, chi phí s n xuất chung dự toán, s giờ máy ch y,... 56 - Bước 3: Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ: Xác định giá trị s n phẩm dở dang cu i kỳ theo m t trong lúc ph ng pháp: + Xác định giá trị s n phẩm dở dang theo chi phí nguyên rêu v t li u trực ti p (hoặc chi phí nguyên li u, v t li u hình trực ti p). t + Xác định giá trị s n phẩm dở dang theo s n l ng đ ng. ng hoàn hành + Xác định giá trị s n phẩm dở dang theo chi phí định m c hoặc k ho ch. - Bước 4: Tính ra t ng giá thành và giá thành đ n vị s n phẩm, dịch v hoàn thành. Giá thành đ n vị = T ng giá thành s n phẩm T ng giá thành S l ng s n phẩm, dịch v Chi phí Chi phí s n Chi phí = s n xuất + xuất phát sinh - s n xuất DDĐK trong kỳ DDCK K t qu tính toán có thể đ c thể hi n trên b ng tính giá thành s n phẩm, dịch v hoàn thành nh ví d sau: Ví d 3: M t doanh nghi p s n xuất trong tháng tin có tài li u về tình hình s n xuất s n phẩm M nh sau (đ n vị tính: 1.000đ). 1 Đầu tháng, chi phí s n xuất s n phẩm M dở dang là: 200.000. Trong đó: - Chỉ phí nguyên v t li u trực ti p: 130.000 - Chi phí nhân công trực ti p: 50.000 57 - Chi phí s n xuất chung : 20.000 2. Trong tháng, chi phí s n xuất s n phẩm M phát sinh t p h p c là: 2.800.000. Trong đó: đ - Chi phí nguyên v t li u trực ti p: 2.000.000 - Chi phí nhân công trực ti p: 500.000 - Chi phí s n xuất chung : 300.000 3. Cu i tháng, hoàn thành nh p kho 1000 kg s n phẩm M, còn dở dang m t s s n phẩm M với chi phí s n xuất s n phẩm M dở dang là: 550.000. Trong đó: - Chi phí nguyên v t li u trực ti p: 380.000 - Chi phí nhân công trực ti p: 100.000 - Chi phí s n xuất chung : 70.000 Yêu cầu: L p B ng tính giá thành thực t s n phẩm M s n xuất hoàn thành trong tháng. Giải: B ng 3.2: Tính giá thành s n ph m S n phẩm: M S nl ng: 1.000 kg ĐVT: 1.000đ ng Giá S n ph m CPSX S n ph m T ng thành d d ng phát sinh d dang GTSP đ n v sp đ u kỳ trong kỳ cu i kỳ 1. CPNVLTT 130.000 2.000.000 380.000 1.750.000 1.750 2. CPNCTT 50.000 500.000 100.000 450.000 450 3. CPSX chung 20.000 300.000 70.000 250.000 250 T ng 200.000 2.800.000 550.000 2.450.000 2.450 Kho n m c 4. Tính giá th c t v t t , s n ph m, hàng hoá xu t kho 58 Vi c xuất v t xuất kho v t t , s n phẩm, hàng hoá có nhiều tr ờng h p khác nhau nh ng trị giá thực t xuất kho có thể đ c xác định theo m t trong các ph ng pháp sau: 4.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo ph ng pháp này đ n giá xuất kho đ điểm cu i kỳ theo công th c: Đ n giá xuất kho = Trị giá thực t t n đầu kỳ + T ng trị giá thực t nh p trong kỳ S l ng t n đầu kỳ + S l ng nh p trong kỳ T đó tính trị giá thực t xuất kho đ Trị giá thực = t xuất kho c xác định vào thời S l c xác định là: ng xuất x kho Đ n giá bình quân Ví d 4: Có tài li u về tình hình nh p xuất t n kho v t li u A trong tháng t i m t doanh nghi p nh sau: - Ngày 1/3: T n kho 100kg, đ n giá: 200.000đ/kg - Ngày 6/3: Nh p kho 350 kg, đ n giá: 200.000đ/kg - Ngày 14/3: Xuất kho 80 kg - Ngày 20/3: Nh p kho 400 kg, đ n giá: 220.000đ/kg - Ngày 26/3: Xuất kho 250 kg - Ngày 28/3: Nh p kho 150 kg, đ n giá: 240.000đ/kg Yêu cầu: Tính trị giá thực t v t li u A xuất kho trong tháng? Giải: - Xác định đ n giá xuất kho: Đ n giá = 200.000 x 1000 + 200.000 x 350 + 59 220.000 x 400 + 240.000 x 150 xuất kho 100 + 350 + 400 + 150 = 21.4.000.00011000 = 214.000đ/kg - Tính trị giá xuất kho: Ngày 14/3: 214.000 x 80 = 8.560.000đ Ngày 26/3: 214.000 x 250 = 60.250.000đ T ng trị giá xuất kho trong tháng 3: 68.810.000đ. Ph ng pháp này tính toán đ n gi n nh ng kh i l ng công vi c d n vào cu i tháng và chỉ đ n cu i tháng khi có thông tin về t ng trị giá nh p kho trong kỳ mới xác định đ c đ n giá xuất kho nên tính kịp thời c a thông tin bị h n ch . 4.2. Phương pháp bình quân trên hoàn: Theo ph ng pháp này đ n giá xuất kho đ c xác định theo t ng thời điểm sau m i lần nh p (còn gọi là ph ng pháp bình quân sau m i lần nh p). Công th c xác định đ n giá xuất kho: Đ n giá xuất kho sau lần nh p n = Trị giá thực t nh p Trị giá thực t t n + kho t lần nh p (n-1) kho sau lần (n-1) đ n lần nh p n S l ng nh p kho t S l ng t n kho + lần nh p (n-1) đ n lần sau lần nh p (n-1) nh p n T đó xác định trị giá thực t xuất kho theo t ng lần nh sau: Trị giá thực = t xuất kho 60 S l ng xuất x kho Đ n giá bình quân Ví d 5: Tài li u ở ví d 4. Tính trị giá xuất kho v t li u A theo ph pháp bình quân liên hoàn nh sau: ng - Ngày 14/3: Đ n giá xuất kho sau lần nh p ngày 6/3 = = 200.000 x 1000 + 200.000 x 350 100 + 350 90.000.000/450 = 200.000đ/kg - Ngày 26/3: Đ n giá xuất kho sau lần = nh p ngày 20/3 = (90.000.000 - 1 6.000.000) + 400 x 220.000 (450 - 80) + 400 162.000.000 770 = 210.389,6 đ/kg Trị giá xuất kho ngày 26/3: 210.389,6 x 250 = 52.597.400đ T ng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 52.597.400 = 68.597.400đ. Nh v y ph ng pháp này khắc ph c đ c nh c điểm c a ph ng pháp bình quân c kỳ dự trữ, cho phép xác định đ c trị giá thực t xuất kho ngay t i thời điểm xuất kho nh ng kh i l ng tính toan nhiều và ph c t p h n do ph i xác định đ n giá theo t ng lần nh p. 61 4.3. Phương pháp nhập trước xuất trước Ph ng pháp này gi định rằng lô hàng nào nh p kho tr ớc tiên thì s xuất kho tr ớc tiên, xuất h t s nh p tr ớc mới xuất đ n s nh p liền sau cho đ n khi đ s l ng cần xuất Theo đó, trị giá thực t xuất kho đ c xác định bằng s l ng xuất kho và đ n giá c a nh ng lần nh p cũ nhất. Trong đó lô hàng t n kho đầu kỳ đ c coi là lô cũ nhất. Ví d 6: Tài li u ở ví d 4. Tính trị giá xuất kho v t li u A theo ph pháp nh p tr ớc xuất tr ớc nh sau: ng - Trị giá xuất kho ngày 14/3: 200.000 x 80 =16.000.000đ - Trị giá xuất kho ngày 26/3: 200.000 x 20 + 200.000 x 230 = 50.000.000đ - T ng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 50.000.000 = 66.000.000đ 4.4. Phương pháp nhập sau xuất trước Ph ng pháp này gi định rằng lô hàng nào nh p kho sau cùng thì s xuất kho tr ớc tiên, xuất h t s nh p sau mới xuất đ n s nh p liền tr ớc cho đ n khi đ s l ng cần xuất. Theo đó, trị giá thực t xuất kho đ c xác định bằng s l ng xuất kho và đ n giá c a những lần nh p mới nhất t i thời điểm xuất. Ví d 7: Tài li u ở ví d 4. Tính trị giá xuất kho v t li u A theo ph pháp nh p sau xuất tr ớc nh sau: - Trị giá xuất kho ngày 14/3: 200.000 x 80 = 16.000.000đ - Trị giá xuất kho ngày 26/3: 220.000 x 250 = 55.000.000đ - T ng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 55.000.000 62 ng = 71.000.000đ 4.5. Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp) Theo ph ng pháp này, khi nh p kho, th kho ph i để riêng t ng lô hàng c a t ng đ t nh p, có niêm y t t ng đ t nh p riêng. Khi xuất kho đ c ghi rõ xuất c a đ t nh p nào, t đó k toán tính trị giá thực t xuất kho theo đ n giá c a chính lô hàng đó đ c theo dõi riêng t khi nh p đ n khi xuất. Ví d 8: Có tài li u về tình hình nh p xuất t n kho v t. li u A trong tháng t i m t doanh nghi p nh sau: - Ngày 1/3: T n kho l.000kg, đ n giá: 200.000đ/kg (x p ở vị trí X trong kho). - Ngày 6/3: Nh p kho 350 kg, đ n giá: 210.000đ/kg (x p ở vị trí Y trong kho). - Ngày 20/3: Nh p kho 400 kg, đ n giá: 220.000đ/kg (x p ở vị trí Z trong kho). - Ngày 26/3: Xuất kho 600 kg trong đó (xuất 400kg c a đ t nh p ngày 20/3 và 200 kg trong s t n kho). Yêu cầu: Tính trị giá thực t v t li u A? Giải: Trị giá xuất kho v t li u A: 400 kg x 220.000đ/kg = 8.800.000đ 200 kg x 200.000đ/kg = 4.000.000đ C ng = 12.800.000đ 63 Chương IV T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN I. PH NG PHÁP T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN 1. Khái ni m ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán là ph ng pháp khái quát tình hình tài s n, ngu n v n, k t qu kinh doanh và các m i quan h kinh t khác thu c đ i t ng h ch toán trên những mặt b n chất và các m i quan h cân đ i v n có c a đ i t ng k toán. Ph ng pháp t ng h p và cân đ i là sự sàng lọc, lựa chọn, liên k t những thông tin riêng lẻ t các nghi p v kinh t phát sinh trong s k toán, theo các quan h cân đ i mang tính tất y u v n có c a các đ i t ng k toán, để hình thành nên những thông tin t ng quát nhất về tình hình v n, k t qu kinh doanh c a đ n vị, thể hi n d ới d ng các báo cáo t ng h p và cân đ i nh : b ng cân đ i k toán, báo cáo k t qu kinh doanh... T ng h p và cân đ i k toán đ c ng d ng r ng rãi trong công tác k toán, có thể ng d ng trên t ng b ph n tài s n và ngu n v n, t ng quá trình kinh doanh hoặc cân đ i toàn b tài s n, ngu n v n hay t ng h p k t qu kinh doanh chung cho toàn b quá trình kính doanh c a đ n vị trong m t thời kỳ nhất định. 2. Ý nghĩa c a ph 64 ng pháp t ng h p và cân đ i k toán Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán cung cấp những thông tin khái quát, t ng h p nhất về v n, ngu n v n, quá trình kinh doanh mà các ph ng pháp ch ng t , đ i ng tài kho n, tính giá thành phẩm, hàng hoá... không thể cung cấp đ c những thông tin đ c xử lý lựa chọn trên các báo cáo k toán do ph ng pháp t ng h p, cân đ i t o ra, có ý nghĩa to lớn cho những quy t định qu n lý có tính chi n l c trong nhiều m i quan h qua l i c a các y u t , các quá trình, kiểm tra tình hình clhấp hành k ho ch, phát hi n và ngĕn ng a tình tr ng mất cân đ i và dựa vào k t qu đã thực hi n để điều chỉnh, c thể hoá các k ho ch kinh t , qu n lý m t cách t t h n vi c thực hi n k ho ch c a doanh nghi p trong các lĩnh vực tài chính và quá trình kinh doanh. II. M T S BÁO CÁO K TOÁN T NG H P VÀ CÂN Đ I Trong công tác k toán, hầu h t các báo cáo tài chính đ c ng d ng ph ng pháp t ng h p và cân đ i, vì v y các báo cáo v a cung cấp đ c những thông tin cần thi t theo yêu cầu qu n lý, nh ng v a có thể tự kiểm tra đ c tính chính xác c a s li u. Trong công tác k toán các báo cáo là khâu cu i cùng nhằm t ng k t m t kỳ ho t đ ng s n xuất kinh doanh. Nh ng để ti p c n công tác k toán có thể tìm hiểu m t cách trình tự theo công vi c k toán, t c là t khâu ch ng t r i đ n tài kho n sau đó là s sách và cu i cùng là báo cáo k toán. Theo ph ng pháp này vì ch a hình dung ra m c tiêu cu i cùng l p đ c báo cáo tài chính nên ng ời học nhiều khi bị th đ ng khó hiểu. Nên d thu n l i trong vi c học t p, tìm hiểu công tác k toán có hi u qu ng ời ta th ờng sử d ng ph ng pháp ti p c n là: tìm hiểu các báo cáo tài chính, qua đó d dàng hình dung quá trình thu th p s li u để cung cấp các thông tin đ c trình bày và cách th c 65 so n th o các báo cáo có tính t ng h p và cân đ i. Sau đây là m t s báo cáo tài chính trong doanh nghi p. 1. B ng cân đ i k toán 1.1. Khái niệm, nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán - Khái niệm: B ng cân đ i k toán là m t báo cáo tài chính t ng h p, dùng để ph n ánh t ng quát tình hình tài s n và ngu n v n c a doanh nghi p t i m t thời điểm nhất định (thời điểm l p báo cáo). Tài s n c a m t đ n vị đang ho t đ ng luôn luôn v n đ ng bi n đ i về s l ng, về c cấu và ngu n hình thành... do các nghi p v kinh t phát sinh gây ra. V v y s li u trên b ng cân đ i k toán chỉ ph n ánh tình tr ng tài chính c a doanh nghi p t i thời điểm l p b ng. B ng cân đ i k toán gi ng nh máy ch p ngông các ho t đ ng s n xuất kinh doanh trong 1 thời điểm để ch p l i tình tr ng v n và ngu n v n c a m t đ n vị ở m t thời điểm đó. Trong thực t thời điểm l p b ng đ i k toán có thể là cu i tháng, cu i quý, cu i nĕm hoặc cu i chu kỳ s n xuất kinh doanh, tùy theo quy định và đặc điểm c a t ng ngành và t ng lo i đ n vị c thể và nh v y s li u c a b ng có tính chất t ng k t sau m t quá trình s n xuất kinh doanh cho nên tr ớc đây b ng cân đ i k toán ng ời ta còn gọi là b ng t ng k t tài s n hay b ng cân đ i tài s n và ngu n v n… - Tác dụng của Bảng cân đối kế toán: B ng cân đ i k toán có tác d ng quan trọng trong công tác qu n lý, cĕn c vào s li u trình bày trên b ng ta có thể bi t đ c toàn b tài s n và c cấu c a tài s n hi n có c a doanh nghi p, tình hình ngu n v n và c cấu c a ngu n v n. Thông qua đó ta có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính c a doanh nghi p, tình hình và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh, trình đ sử d ng v n, triển vọng kinh t tài chính, sự tĕng gi m c a ngu n v n ch sở hữu c a doanh nghi p. 66 - Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán + N i dung: B ng cân đ i k toán ph n ánh m i quan h cân đ i t ng thể giữa tài s n và ngu n v n c a đ n vị theo các đẳng th c: Tổng tài sản (vốn) = Các khoản nợ Ngồn vốn + phải trả CSH Tổng trừ sản = Tổng nguồn vốn + K t cấu: B ng cân đ i k toán đ s n và phần ngu n v n. (1) (2) c chia làm 2 phần, phần tài * Phần tài s n: Ph n ánh toàn b giá trị tài s n hi n có c a doanh nghi p t i thời điểm l p báo cáo. Tài s n đ c phân chia thành 2 lo i: A: Tài s n l u đ ng và đầu t ngắn h n B: Tài s n c định và đầu t dài h n. * Phần ngu n v n: Ph n ánh ngu n hình thành giá trị tài s n hi n có c a doanh nghi p t i thời điểm l p báo cáo và cũng đ c phân chia thành 2 lo i: A: N ph i tr B: Ngu n v n ch sở hữu S li u t ng c ng c a 2 phần bao giờ cũng bằng nhau theo đẳng th c: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Xét về mặt kinh t : S li u phần tài s n thể hi n v n và k t cấu các lo i v n c a doanh nghi p hi n có ở thời kỳ l p báo cáo Do đó có thể đánh giá t ng quát nĕng lực s n xuất kinh doanh và trình đ sử d ng v n c a đ n vị. S li u phần ngu n v n thể hi n các ngu n v n tự có và v n vay mà đ n vị đang sử d ng trong kỳ kinh doanh, chi ti t k t cấu c a t ng ngu n, t đó ph n ánh tình hình tài chính c a doanh nghi p. 67 Ban đầu b ng cân đ i k toán có d ng nh sau: B NG CÂN Đ I K TOÁN T i ngày...... tháng..... năm..... Đơn vị tính:...... TÀI S N Tổng tài sản S Mã đ u s kỳ S cu i kỳ NGU N V N S Mã đ u s kỳ S cu i kỳ Tổng nguồn vốn Với cách thi t k 2 phần tài s n và ngu n v n c a b ng cân đ i k toán đ c thể hi n ở 2 bên, ng ời ta d dàng so sánh và kiểm tra s li u cân đ i giữa tài s n và ngu n v n, nh ng nh c điểm là nhiều c t trên m t trang nên c t ghi s tiền hẹp, không phù h p đ i với các đ n vị có giá trị tài s n và ngu n v n lớn. Hi n nay b ng cân đ i k toán đ c thi t theo chiều dọc, trình bày h t phần tài s n sau đó đ n phần ngu n v n. K t cấu B ng cân đ i k toán ban hành theo Quy t định s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 nĕm 2006 c a B tr ởng B Tài chính đ c trình bày bằng m u biểu nh sau: 68 B NG CÂN Đ I K TOÁN T i ngày... tháng... năm... Đơn vị tính.............. TÀI S N 1 A - TÀI S N NG N H N (100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150) I. Ti n và các kho n t ng đ ng ti n 1. Tiền 2. Các kho n t ng đ ng tiền II. Các kho n đ u t tài chính ng n h n 1.Đầu t ngắn h n 2. Dự phòng gi m giá đầu t ngắn h n (*) (2) III Các kho n ph i thu ng n h n 1.Ph i thu khách hàng 2. Tr tr ớc cho ng ời bán 3. Ph i thu n i b ngắn h n 4. Ph i thu theo ti n đ KH h p đ ng XD 5. Các kho n ph i thu khác 6. Dự phòng ph i thu ngắn h n khó đòi (*) IV. Hàng t n kho 1. Hàng t n kho 2. Dự phòng gi m giá hàng t n kho (*) V. Tài s n ng n h n khác 1. Chi phí tr tr ớc ngắn h n 2. Thu GTGT đ c khấu tr 3. Thu và các kho n khác ph i thu NN S S Mã Thuy t cu i đ u s minh nĕm nĕm 2 100 110 111 112 120 121 129 130 131 132 133 134 135 139 140 141 149 150 151 152 154 3 4 5 V.01 V.02 V.03 V.04 V.05 69 1 4. Tài s n ngắn h n khác B - TÀI S N DÀI H N (200 - 210 + 220 + 240 + 250 + 260) I. Các kho n ph i thu dài h n 1. Ph i thu dài h n c a khách hàng 2. V n kình doanh ở đ n vị trực thu c 3. Ph i thu dài h n n i b 4. Ph i thu dài h n khác 5. Dự phòng ph i thu dài h n khó đòi (*) II. Tài s n c đ nh 1. Tài s n c định hữu hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ k (*) 2. Tài s n c định thuê tài chính - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ k (*) 3. T i s n c định vô hình. - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ k (*). 4. Chi phí xây d ng c bàn dở dang III B t đ ng s n đ u t - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ k (*) IV. Các kho n đ u t tài chính dài h n 1. Đầu t vào công ty con 2. Đầu t vào công ty liên k t, liên doanh 3. Đầu t dài h n khác 70 2 158 200 210 211 212 213 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 240 241 242 250 251 252 258 3 V.06 V.07 V.08 V.09 V.10 V.11 V.12 V.13 4 5 1 4. Dự phòng gi m giá đầu t tài chính dài h n (*) V. T i s n dài h n khác 1. Chi phí tr tr ớc dài h n 2. Tài s n thu thu nh p hoãn l i 3. Tài s n dài h n khác T NG C NG TÀI S N (270 = 100 + 200) NGU N V N A - N PH I TR (300 = 310 + 330) I. N ng n h n 1.Vay và n ngắn h n 2. Ph i tr ng ời bán 3. Ng ời mua tr tiền tr ớc 4. Thu và các kho n phái n p Nhà n ớc 5. Ph i tr ng ời lao đ ng 6. Chi phí ph i tr 7. Ph i tr n i b 8. Ph i tr theo ti n đ KH h p đ ng XD 9. Các kho n phái tr . ph i n p ngắn h n khác 10. Dự phòng ph i tr ngắn h n II. N dài h n 1 Ph i tr dài h n ng ời bán 2. Ph i tr dài h n n i b 3. Ph i tr dài h n khác 4. Vay và n dài h n 5. Thu thu nh p hoãn l i ph i tr 6. Dự phòng tr cấp mất vi c làm 7. Dự phòng ph i tr dài h n 2 3 4 259 260 261 V.14 262 V.21 268 270 5 300 310 311 V.15 312 313 314 V.16 315 316 V.17 317 318 319 V.18 320 330 331 332 V.19 333 334 V.20 335 V.21 336 337 71 1 B - V N CH S H U (400 - 410 + 430) I. V n ch s h u 1. V n đầu t c a ch sở hữu 2. Thặng d v n c phần 3. V n khác c a ch sở hữu 4. C phi u quỹ (*) 5. Chênh l ch đánh giá l i tài s n 6. Chênh l ch tỷ giá h i đoái 7. Quỹ đầu t phát triển 8. Quỹ dự phòng tài chính 9. Quỹ khác thu c v n ch sở hữu 10. L i nhu n sau thu ch a phân ph i 11. Ngu n v n đầu t XDCB II Ngu n kinh phí và quỹ khác 1.Quỹ khen th ởng, phúc l i 2. Ngu n kinh phí 3. Ngu n kinh phí đã hình thành TSCĐ T ng c ng ngu n v n (440 = 300 + 400) Ng i l p bi u (Ký, họ tên) K toán tr 2 3 4 400 V.22 5 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 430 431 432 V.23 433 440 Lập, ngày ... tháng... năm.... ng (Ký, họ tên) Giám đ c (Ký, họ tên) 1.2. Tính cân đối của Bảng cân đối kế toán Tính chất quan trọng nhất c a b ng cân đ i k toán là tính cân đ i: T ng s tiền phần tài s n và t ng s tiền phần ngu n v n ở bất c thời điểm nào bao giờ cũng luôn bằng nhau. Trong quá trình ho t 72 đ ng c a đ n vị, các nghi p v kinh t tài chính di n ra th ờng xuyên liên t c, đa d ng và phong phú gây nên sự bi n đ ng, sự thay đ i về giá trị c a các lo i tài s n, n ph i tr và ngu n v n ch sở hữu đ c trình bày trên b ng cân đ i k toán, nh ng v n không làm mất đi tính cân đ i c a b ng cân đ i k toán, sự cân bằng giữa tài s n và ngu n v n bao giờ cũng đ c tôn trọng. Phân tích sự thay đ i c a t ng đ i t ng c thể trong b ng cân đ i k toán cho ta thấy, dù có nhiều nghi p v kinh t phát sinh đ n đâu cũng luôn luôn làm cho các đ i t ng k toán có tính hai mặt là tĕng lên hoặc gi m xu ng và chỉ di n ra trong các tr ờng h p sau đây: * Xét trong mối quan hệ theo đẳng thức (1) Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Sự thay đ i c a b ng cân đ i k toán có thể di n ra theo 4 tr ờng h p sau: (1) Tài s n tĕng - Tài s n gi m (2) Ngu n v n tĕng - Ngu n v n gi m (3) Tài s n tĕng - Ngu n v n tĕng (4) Tài s n gi m - Ngu n v n gi m Đ ng thời s tĕng và s gi m ở cùng 1 phần hoặc cùng tĕng hay cùng gi m ở 2 phần c a b ng cân đ i k toán bao giờ cũng bằng nhau. * Xét trong mối quan hệ theo đẳng thức (2) Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Sự thay đ i c a b ng cân đ i k toán có thể di n ra theo 9 tr ờng h p sau: (1) Tài s n tĕng - Tài s n gi m (2) Ngu n v n tĕng - Ngu n v n gi m 73 (3) N tĕng - N gi m (4) Ngu n v n tĕng - N gi m (5) Ngu n v n gi m - N tĕng (6) Tài s n tĕng - Ngu n v n tĕng (7) Tài s n tĕng - N tĕng (8) Tài s n gi m - Ngu n v n gi m (9) Tài s n gi m - N gi m Cũng nh các tr ờng h p nêu trên dù có nhiều nghi p v kinh t phát sinh đ n đâu, thì s tĕng và s gi m ở cùng 1 phần hoặc cùng tĕng hay cùng gi m ở 2 phần c a b ng cân đ i k toán bao giờ cũng bằng nhau. Để làm rõ b n chất các tr ờng h p thay đ i c a b ng cân đ i k toán ta cũng có thể suy ra t vi c phân tích n i dung c a các nghi p v kinh t phát sinh để xác định nh h ởng mà nó đã gây ra cho các đ i t ng nằm ở 1 phần tài s n, 1 phần ngu n v n hay nh h ởng đ ng thời đ n c 2 phần c a b ng cân đ i k toán. Nói cách khác, 9 tr ờng h p kể trên có thể phân thành 3 nhóm. - Nhóm thứ nhất: Là tr ờng h p 1. Bao g m các nghi p v kinh t phát sinh chỉ nh h ởng đ n 1 phần tài s n c a b ng cân đ i k toán t đó làm thay đ i c cấu các lo i tài s n ch không làm thay đ i s t ng c ng c a tài s n và nh v y t ng tài s n v n bằng với t ng ngu n v n. - Nhóm thứ 2: Bao g m các tr ờng h p 2, 3, 4, 5 t c là các nghi p v kinh t phát sinh chỉ làm nh h ởng đ n 1 phần ngu n v n c a b ng cân đ i k toán làm thay đ i c cấu ngu n v n c a doanh nghi p mà không làm thay đ i s t ng c ng c a ngu n v n và nh v y t ng tài s n v n bằng với t ng ngu n v n. - Nhóm 3: Bao g m các tr ờng h p 6, 7, 8, 9 t c là các nghi p v 74 kinh t phát sinh nh h ởng đ ng thời c 2 phần tài s n và ngu n v n c a b ng cân đ i k toán làm cho m i phấn cùng tĕng hay cùng gi m m t l ng giá trị bằng nhau t đó s t ng c ng c a b ng cân đ i s bị thay đ i nh ng 2 phần tài s n và ngu n v n v n bằng nhau. Tóm lại, dù cho ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a đ n vị có bao nhiêu nghi p v kinh t phát sinh với những n i dung ph c t p nh th nào đi nữa thì t ng tài s n v n bằng với n ph i tr c ng với ngu n v n ch sở hữu. Đây là tính chất c b n c a cân đ i k toán. Nghiên c u sự thay đ i c a b ng cân đ i k toán theo 9 tr ờng h p với những nghi p v kinh t phát sinh lần l t c thể sau đây: Trường hợp 1: Tài sản này tăng - Tài sản khác giảm Ví dụ: Rút tiền gởi ngân hàng về quỹ tiền mặt 50.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở phần tài s n c a b ng cân đ i là TGNH và TM. Nó làm cho tiền mặt tĕng lên 50.000.000đ và TGNH giam xu ng 50.000.000đ. T đó s t ng c ng c a tài s n giữ nguyên và v n bằng với s t ng c ng c a ngu n v n. Trường hợp 2: Nguồn vốn này tăng - Nguồn vốn khác giảm Ví dụ: Đ n vị chuyển quỹ đầu t phát triển sang ngu n v n đầu t xây dựng c b n 100.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở phần ngu n v n c a b ng cân đ i là quỹ đầu t phát triển và ngu n v n đầu t xây dựng c b n. Nó làm cho ngu n v n đầu t xây dựng c b n tĕng lên 100.000.000đ và quỹ đầu t phát triển gi m 100.000.000đ. T đó s t ng c ng c a ngu n v n v n giữ nguyên và v n bằng với s t ng c ng c a tài s n. Trường hợp 3: Món nợ này tăng - món nợ khác giảm 75 Ví dụ: Vay dài h n ngân hàng để tr kho n n dài h n đ n h n tr 5.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở phần ngu n v n c a b ng cân đ i k toán là vay dài h n và n dài h n đ n h n tr . Nó làm cho kho n vay dài h n tĕng lên 5.000.000đ và kho n n dài h n đ n h n tr gi m xu ng 5.000.000đ. T đó s t ng c ng c a ngu n v n v n giữ nguyên và v n bằng với s t ng c ng c a tài s n. Trường hợp 4: Nguồn vốn tăng - Món nợ giảm Ví dụ: Gi sử kho n vay dài h n 165.000.000đ trên b ng cân đ i k toán là kho n vay bằng ngo i t : 10.000 USD. Tỷ giá thực t đ c dùng để quy đ i ra đ ng Vi t Nam ghi s vào thời đó đó là 16.500đ/USD. Đ n cu i nĕm tỷ giá thực t là 15.500đ/USD. Thì k toán ph i đánh giá l i kho n m c này theo tỷ giá mới. T đó phát sinh kho n chênh l ch tỷ giá giữa tỷ giá ph n ánh trên s sách lớn h n tỷ giá thực t là 10.000.000đ (10.000 USD x 1000đ/USD). Nh n xét: Nghi p v điều chỉnh tỷ giá này s nh h ởng đ n 2 kho n m c ở phần ngu n v n c a b ng cân đ i k toán là chênh l ch tỷ giá và vay dài h n. Nó làm cho kho n m c chênh l ch tỷ giá tĕng lên, đ ng thời làm cho kho n m c vay dài h n gi m xu ng đều là 10.000.000đ. T đó s t ng c ng ngu n v n v n giữ nguyên và v n bằng với t ng c ng c a tài s n. Trường hợp 5: Nguồn vốn giảm - Món nợ tăng Ví dụ: Tính ra s thu thu nh p doanh nghi p ph i n p cho nhà n ớc là 15.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t phát sinh này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở phần ngu n v n c a b ng cân đ i k toán là l i nhu n ch a phân ph i và thu ph i n p cho Nhà n ớc. Nó làm cho l i nhu n sau 76 thu ch a phân ph i gi m xu ng 15.000.000đ và kho n ph i n p cho nhà n ớc tĕng lên 15.000.000đ. T đó s t ng c ng c a ngu n v n v n giữ nguyên và v n bằng với s t ng c ng tài s n. Trường hợp 6: Tài sản tăng - Nguồn vốn tăng Ví dụ: Nh n góp v n liên doanh là 1 TSCĐ hữu hình trị giá 20.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t phát sinh này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở c 2 phần c a b ng cân đ i k toán. Kho n m c TSCĐ ở phần tài s n và kho n m c ngu n v n kinh doanh ở phần ngu n v n ch sở hữu. Nó làm cho 2 kho n m c này đều tĕng lên m t l ng bằng nhau là 20.000.000đ. T đó s t ng c ng tài s n và ngu n v n c a b ng cân đ i k toán có thay đ i, nh ng hai bên đều tĕng lên m t l ng đúng bằng nhau nên t ng tài s n v n luôn bằng t ng ngu n v n. Trường hợp 7. Tài sản tăng - Nợ tăng Ví dụ: Mua nguyên v t li u nh p kho trị giá 100.000.000đ ch a tr tiền cho ng ời bán. Nh n xét: Nghi p v kinh t phát sinh này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở 2 phần c a b ng cân đ i k toán, kho n m c hàng t n kho ở phần tài s n và kho n m c ph i tr ng ời bán ở m c n ph i tr (thu c phần ngu n v n). Nó làm cho 2 kho n này đều tĕng lên cùng m t l ng giá trị là 100.000.000đ. T đó s t ng c ng c a b ng cân đ i k toán tĕng lên, nh ng t ng c ng tài s n v n bằng t ng c ng ngu n v n. Trường hợp 8: Tài sản giảm - Nguồn vốn giảm Ví dụ: Chi tiền mặt ng h vùng bị lũ l t bằng quỹ phúc l i s tiền là 4.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t phát sinh này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở c 2 phần c a b ng cân đ i k toán: Tiền mặt ở phần tài s n và kho n m c quỹ khen th ởng phúc l i ở phần ngu n v n ch sở hữu. 77 Nó làm cho 2 kho n này đều gi m xu ng cùng m t l ng giá trị là 4.000.000đ. T đó s t ng c ng c hai phần tài s n và ngu n v n c a b ng cân đ i k toán đều gi m, nh ng l ng gi m đúng bằng nhau nên t ng tài s n v n bằng t ng ngu n v n. Trường hợp 9: Tài sản giảm - Nợ giảm Ví dụ: Dùng TGNH tr n ng ời bán s tiền là 50.000.000đ. Nh n xét: Nghi p v kinh t phát sinh này nh h ởng đ n 2 kho n m c ở c 2 phần c a b ng cân đ i k toán. TGNH ở phần tài s n; ph i tr ng ời bán ở phần n ph i tr (thu c phần ngu n v n). Nó làm cho 2 kho n m c này đều gi m xu ng cùng m t l ng giá trị là 50.000.000đ. T đó s t ng c ng c a c hai phần c a b ng cân đ i k toán đều gi m, nh ng t ng tài s n v n bằng t ng ngu n v n. 2. Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh 2.1. Khái niệm và tác dụng của báo cáo kết quả ho t động kinh doanh - Khái niệm: Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh là báo cáo tài chính t ng h p, ph n ánh t ng quát tình hình và k t qu kinh doanh trong m t kỳ ho t đ ng c a doanh nghi p và chi ti t cho các ho t đ ng kinh doanh chính. Nói cách khác báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh là ph ng ti n trình bày kh nĕng sinh lời và thực tr ng ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p. - Tính cân đối: Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh đ c l p dựa trên tính cân đ i giữa doanh thu, chi phí và k t qu kinh doanh. Có thể khái quát chung tính cân đ i c a báo cáo k t qu kinh doanh qua công th c sau: T ng DT thuần 78 = T ng chi phí + T ng l i nhu n Trong đó: Doanh thu thuần = Doanh thu tiêu th - Các kho n gi m tr Các kho n gi m tr th ờng bao g m 04 kho n sau: Các kho n Chi t khấu Gi m giá Hàng bán Thu TTĐB, + = + + thu XK gi m tr th ng m i hàng bán bị tr l i Về cân đ i thu, chi và k t qu kinh doanh, ng ời ta có thể mô t trên b ng cân đ i k t qu kinh doanh theo chiều ngang nh sau: B ng 4.1. B ng cân đ t k t qu kinh doanh TT M c I Thu kinh doanh Doanh thu bán hàng thuần II Doanh thu thuần ho t đ ng tài chính III Thu nh p thuần ho t đ ng khác S M c ti n Chi phí kinh doanh S ti n I II III Giá v n hàng bán CP bán hàng CP qu n lý doanh nghi p CP ho t đ ng tài chính IV CP ho t đ ng khác V K t qu ho t đ ng T ng c ng xxx T ng c ng xxx - Tác dụng: Các doanh nghi p t ch c s n xuất kinh doanh với m c đích chính là thu đ c l i nhu n để v n c a họ tĕng lên. Vì l i nhu n là m c đích quan trọng nhất c a doanh nghi p, cũng nh những ng ời có quyền l i liên quan cho nên vi c cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh c a t ng ho t đ ng, sự lãi, l c a doanh nghi p có tác d ng quan trọng trong vi c ra các quy t định qu n trị, cũng nh quy t định đầu t cho vay c a những ng ời liên quan. Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh giúp cho vi c quy t định xây dựng các k ho ch cho t ng lai phù h p. 2.2. Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả ho t động kinh 79 doanh N i dung và k t cấu c a báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh ban hành theo quy t định s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 nĕm 2006 c a B tr ởng B Tài chính đ c trình d ới d ng b ng s li u nh sau: BÁO CÁO K T QU HO T Đ NG KINH DOANH Năm............... Đơn vị tính:.......... CH TIÊU 1 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v 2. Các kho n gi m tr doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch v (10 = 01 - 02) 4. Giá v n hàng bán 5. L i nhu n g p về bán hàng và cung cấp dịch v (20 = 10 - 11) 6. Doanh thu ho t đ ng tài chính 7. Chi phí tài chính - Trong đó: Chi phí lãi vay 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí qu n lý doanh nghi p 10. L i nhu n thuần t ho t đ ng KD (30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)) 11. Thu nh p khác 12. Chi phí khác 13. L i nhu n khác (40 = 31 - 32) 14. T ng l i nhu n k toán tr ớc thu (50 = 30 + 40) 15. Chi phí thu TNDN hi n hành 80 Mã Thuy t Nĕm Nĕm s minh nay tr c 2 01 02 10 3 VI.25 11 20 VI.27 21 22 23 24 25 30 VI.26 VI.28 31 32 40 50 51 52 VI.30 VI.30 4 5 16. Chi phí thu TNDN hoãn l i 17. L i nhu n sau thu TNDN (60 = 50 - 5 1 - 52) 18. Lãi c b n trên c phi u (*) 60 70 Lập, ngày ... tháng... năm.... Ng i l p bi u K toán tr ng Giám đ c (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh g m có 5 c t: - C t s 1 : Các chỉ tiêu báo cáo. - C t s 2: Mã s c a các chỉ tiêu t đ ng ng. - C t s 3: S hi u t ng ng với các chỉ tiêu c a báo cáo này c thể hi n chỉ tiêu trên B n thuy t minh báo cáo tài chính. - C t s 4: T ng s phát sinh trong kỳ báo cáo nĕm. - C t s 5: S li u c a nĕm tr ớc (để so sánh). N i dung các chỉ tiêu trong Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh nh sau: (1) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v (Mã s 01) : Chỉ tiêu này ph n ánh t ng doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm, bất đ ng s n đầu t và cung cấp dịch v trong nĕm báo cáo c a doanh nghi p. (2) Các kho n gi m tr doanh thu (Mã s 02): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng h p các kho n đ c ghi gi m tr vào t ng doanh thu trong nĕm, bao g m: các kho n chi t khấu th ng m i, gi m giá hàng bán, hàng bán bị tr l i và thu tiêu th đặc bi t, thu xuất khẩu... (3) Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch v (Mã s 10): Chỉ tiêu này ph n ánh s doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm, BĐS đầu t và cung cấp dịch v đã tr các kho n tr . Mã s 10 = Mã s 01 - Mã s 02. 81 (4) Giá v n hàng bán (Mã s 11): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng giá v n c a hàng hoá, BĐS đầu t , giá thành s n xuất c a thành phẩm đã bán, chi phí trực ti p c a kh i l ng dịch v hoàn thành đã cung cấp, chi phí khác đ c tính vào giá v n hoặc ghi gi m giá v n hàng bán trong kỳ báo cáo. (5) L i nhu n g p về bán hàng và cung cấp dịch v (Mã s 20): Chỉ tiêu này ph n ánh s chênh l ch giữa doanh thu thuần về bán hàng hoá, thành phẩm, BĐS đầu t và cung cấp dịch v với giá v n hàng bán phát sinh trong kỳ báo cáo. Mã s 20 = Mã s 10 - Mã s 11. (6) Doanh thu ho t đ ng tài chính (Mã s 21): Chỉ tiêu này ph n ánh doanh thu ho t đ ng tài chính thuần (T ng doanh thu tr (-) Thu GTGT theo ph ng pháp trực ti p (n u có) liên quan đ n ho t đ ng khác) phát sinh trong kỳ báo cáo c a doanh nghi p. (7) Chi phí tài chính (Mã s 22): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng chi phí tài chính, g m tiền lãi vay ph i tr , chi phí b n quyền, chi phí ho t đ ng liên doanh,... phát sinh trong kỳ báo cáo c a doanh nghi p. Chi phí lãi vay (Mã s 23): Chỉ tiêu này ph n ánh chi phí lãi vay ph i tr đ c tính vào chi phí tài chính trong kỳ báo cáo. S li u để ghi vào chỉ tiêu này đ c cĕn c vào S k toán chi ti t Tài kho n 635. (8) Chi phí bán hàng (Mã s 24): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng chi phí bán hàng hoá, thành phẩm đã bán, dịch v đã cung cấp phát sinh trong kỳ báo cáo. (9) Chi phí qu n lý doanh nghi p (Mã s 25): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng chi phí qu n lý doanh nghi p phát sinh trong kỳ báo cáo. (10) L i nhu n thuần t ho t đ ng kinh doanh (Mã s 30): Chỉ tiêu này ph n ánh k t qu ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p trong kỳ báo cáo. 82 (11) Thu nh p khác (Mã s 31) : Chỉ tiêu này ph n ánh các kho n thu nh p khác (Sau khi đã tr thu GTGT ph i n p tính theo ph ng pháp trực ti p), phát sinh trong kỳ báo cáo. (12) Chi phí khác (Mã s 32): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng các kho n chi phí khác phát sinh trong kỳ báo cáo. (13) L i nhu n khác (Mã s 40): Chỉ tiêu này ph n ánh s chênh l ch giữa thu nh p khác (sau khí đã tr thu GTGT ph i n p tính theo ph ng pháp trực : ti p) với chi phí khác phát sinh trong kỳ báo cáo. Mã s 40 = Mã s 31 - Mã s 32. (14) T ng l i nhu n k toán tr ớc thu (Mã s 50) : Chỉ tiêu này ph n ánh t ng s l i nhu n k toán thực hi n trong nĕm báo cáo c a doanh nghi p tr ớc khi tr chi phí thu thu nh p doanh nghi p t ho t đ ng kinh doanh, ho t đ ng khác phát sinh trong kỳ báo cáo. Mã s 50 - Mã s 30 + Mã s 40. (15) Chi phí thu thu nh p doanh nghi p hi n hành (Mã s 51): Chỉ tiêu này ph n ánh chi phí thu thu nh p doanh nghi p hi n hành phát sinh trong nĕm báo cáo. (16) Chi phí thu thu nh p doanh nghi p hoãn l i (Mã s 52): Chỉ tiêu này ph n ánh chi phí thu thu nh p doanh nghi p hoãn l i hoặc thu nh p hoãn l i phát sinh trong nĕm báo cáo. (17) L i nhu n sau thu thu nh p doanh nghi p (Mã s 60): Chỉ tiêu này ph n ánh t ng s l i nhu n thuần (hoặc l ) sau thu t các ho t đ ng c a doanh nghi p (sau khi tr chi phí thu thu nh p doanh nghi p) phát sinh trong nĕm báo cáo. Mã s 60 = Mã s 50 - (Mã s 51 + Mã s 52). (18) Lãi c b n trên c phi u (Mã s 70): Chỉ tiêu đ c h ớng d n cách tính toán theo thông t h ớng d n Chuẩn mực k toán s 30 “Lãi trên c phi u”. 83 Ví d : Doanh nghi p X có s li u về tình hình s n xuất kinh doanh nĕm 200N đ c t ng h p nh sau: - T ng doanh thu bán hàng: 100.000.000đ trong đó các kho n gi m tr doanh thu bán hàng là 5.000.000đ - Giá v n hàng bán: 50.000.000đ - Chi phí bán hàng: 5.000.000đ - Chi phí qu n lý doanh nghi p: 10.000.000đ - Doanh thu ho t đ ng tài chính: 30.000.000đ - Chi phí ho t đ ng tài chính: 20.000.000đ - Thu nh p khác: 10.000.000đ - Chi phí khác: 5.000.000đ - Chi phí thu TNDN hi n hành: 10.000.000đ Hãy l p báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh c a DN X nĕm 200N. Đơn vị: Doanh nghiệp X B ng 4.1: K t qu ho t đ ng kinh doanh Nĕm 200N ĐVT: 1.000Đ CH TIÊU 1 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v 2. Các kho n gi m tr doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch v (10 = 01 - 02) 4. Giá v n hàng bán 5. L i nhu n g p về bán hàng và cung cấp dịch v (20 = 10 - 11) 84 Mã Thuy t s minh 2 01 02 10 11 20 3 Nĕm nay Nĕm tr c 5 4 100.000 5.000 95.000 50.000 45.000 6. Doanh thu ho t đ ng tài chính 7. Chi phí tài chính - Trong đó: Chi phí lãi vay 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí qu n lý doanh nghi p 10. L i nhu n thuần t ho t đ ng KD (30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)) 11. Thu nh p khác 12. Chi phí khác 13. L i nhu n khác (40 = 31 - 32) 14. T ng l i nhu n k toán tr ớc thu (50 = 30 + 40) 15. Chi phí thu TNDN hi n hành 16. Chi phí thu TNDN hoãn l i 17. L i nhu n sau thu TNDN (60 = 50 - 5 1 - 52) 18. Lãi c b n trên c phi u (*) 21 22 23 24 25 30 30.000 20.000 5.000 10.000 40.000 31 32 40 50 10.000 5.000 5.000 45.000 51 52 60 10.000 35.000 70 - 3. Báo cáo l u chuy n ti n t 3.1. Nội dung và kết cấu của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo l u chuyển tiền t là m t b ph n h p thành c a báo cáo tài chính, nó cung cấp thông tin giúp ng ời sử d ng đánh giá các thay đ i trong tài s n thuần, c cấu tài chính, kh nĕng chuyển đ i c a tài s n thành tiền, kh nĕng thanh toán và kh nĕng c a doanh nghi p trong vi c t o ra các lu ng tiền trong quá trình ho t đ ng. Báo cáo l u chuyển tiền t làm tĕng kh nĕng đánh giá khách quan tình hình ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p và kh nĕng so sánh giữa các doanh nghi p vì nó lo i tr đ c các nh h ởng c a vi c sử d ng các ph ng pháp k toán khác nhau cho cùng giao dịch và hi n t ng. Báo cáo l u chuyển tiền t xuất phát t cân đ i sau: 85 Tiền có đầu kỳ Tiền c a doanh nghi p đầu kỳ + Tiền thu Tiền chi Tiền t n = + trong kỳ trong kỳ cu i kỳ Ho t đ ng ch c nĕng Ho t đ ng đầu t Ho t đ ng tài chính Tiền c a doanh nghi p cu i kỳ Báo cáo l u chuyển tiền t dùng để xem xét và dự đoán kh nĕng về s l ng, thời gian và đ tin c y c a các lu ng tiền trong t ng lai; dùng để kiểm tra l i các đánh giá, dự đoán tr ớc đây về các lu ng tiền; kiểm tra m i quan h giữa kh nĕng sinh lời với l ng l u chuyển tiền thuần và những tác đ ng c a thay đ i giá. N i dung và k t cấu c a báo cáo l u chuyển tiền t ban hành theo Quy t định s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 nĕm 2006 c a B tr ởng B Tài chính đ c trình bày d ới d ng b ng s li u nh sau: BÁO CÁO L U CHUY N TI N T (Theo phương pháp trực tiếp) (*) Nĕm............. Đơn vị tính:............ Tài s n Mã Thuy t Nĕm Nĕm s minh nay tr c 1 2 I. L u chuy n ti n t ho t đ ng kinh doanh 1. Tiền thu t bán hàng, cung gấp dịch v và 01 doanh thu khác 2. Tiền chi tr cho ng ời cung cấp hàng hoá và 02 86 3 4 5 dịch v 3. Tiền chi tr cho ng ời lao đ ng 4. Tiền chi tr l i vay 5. Tiền chi n p thu thu nh p doanh nghi p 6. Tiền thu khác t ho t đ ng kinh doanh 7. Tiền chi khác cho ho t đ ng kinh doanh Lưu chuyển tiền thuận từ ho t động kinh doanh 1 II. L u chuy n ti n t ho t đ ng đ u t 1. Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các TS dài h n khác 2. Tên thu t thanh lí, nh ng bán TSCĐ và các TS dài h n khác 3. Tiền chi cho vay, mua các công c tr c a đ n vị khác 4. Tiền thu hớ cho vay, bán l i các công c n c a đ n vị khác 5. Tiền chi đầu t góp v n vào đ n vị khác 6. Tiền thu h i đầu t góp v n vào đ n vị khác 7. Tiền thu lãi cho vay, c t c và l i nhu n đ c chia Lưu truyền tiền thuận từ ho t động đầu tư III. L u chuy n ti n t ho t đ ng tài chính 1. Tiền thu t phát hành c phi u, nh n v n góp c a ch sở hữu 2. Tiền chi tr v n góp cho các ch sở hữu, mua l i c phi u c a doanh nghi p đã phát hành 03 04 05 06 07 20 2 3 4 5 21 22 23 24 25 26 27 30 31 32 87 3. Tiền vay ngắn h n, dài h n nh n đ c 4. Tiền chi tr n g c vay 5. Tiền chi tr n thu tài chính 6. C t c, l i nhu n đã tr cho ch s hữu Lưu chuyển tiền thuận từ ho t động tài chính L u chuy n ti n thu n trong kỳ (50 = 20 + 30 + 40) Ti n và t ng đ ng ti n đ u kỳ. 33 34 35 36 40 50 60 1 2 3 4 5 nh h ng c a thay đ i t giá h i đoái quy 61 đ i ngo i t Ti n và t ng đ ng ti n cu i kỳ (70 = 50 + 70 VII.34 60 + 61) Lập, ngày ... tháng... năm.... Ng i l p bi u (Ký, họ tên) K toán tr ng (Ký, họ tên) Giám đ c (Ký, họ tên) 3.2. Phương pháp tập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ N i dung các chỉ tiêu trong báo cáo l u chuyển tiền t theo ph ng pháp trực ti p nh sau: (1) Tiền thu t bán hàng, cung cấp dịch v và doanh thu khác (Mã s 01): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã thu (t ng giá thanh toán) trong kỳ do bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp dịch v , tiền b n quyền, phí, hoa h ng và các kho n doanh thu khác (bán ch ng khoán vì m c đích th ng m i) (n u có), tr các kho n doanh thu đ c xác định là lu ng tiền t ho t đ ng đầu t , kể c các kho n tiền đã thu t các kho n n ph i thu liên quan đ n các giao dịch bán 88 hàng hoá, cung cấp dịch v và doanh thu khác phát sinh t các kỳ tr ớc nh ng kỳ này mới thu đ c tiền và s tiền ng tr ớc c a ng ời mua hàng hoá, dịch v . (2) Tiền chi tr cho ng ời cung cấp hàng hoá, dịch v mã s 02): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã tr (t ng giá thanh toán) trong kỳ cho ng ời cung cấp hàng hoá, dịch v , chi mua ch ng khoán vì m c đích th ng m i (n u có) kể c s tiền đã tr cho các kho n n ph i tr liên quan đ n giao dịch mua hàng hoá, dịch v phát sinh t các kỳ tr ớc nh ng kỳ này mới tr tiền và s tiền chi ng tr ớc cho ng ời cung cấp hàng hoá, dịch v . (3) Tiền chi tr cho ng ời lao đ ng (Mã s 03): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã tr cho ng ời lao đ ng trong kỳ báo cáo về tiền l ng, tiền công, ph cấp, tiền th ởng... do doanh nghi p đã thanh toán hoặc t m ng. (4) Tiền chi tr lãi vay (Mã s 04): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền lãi vay đã tr trong kỳ báo cáo, bao g m tiền lãi vay phát sinh trong kỳ và tr ngay kỳ này, tiền lãi vay ph i tr phát sinh t các kỳ tr ớc và đã tr trong kỳ này, lãi tiền vay tr tr ớc trong kỳ này. (5) Tiền chi n p thu TNDN (Mã s 05): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã n p thu TNDN cho Nhà n ớc trong kỳ báo cáo, bao g m s thu TNDN đã n p c a kỳ này, s thu TNDN còn n t các kỳ tr ớc đã n p trong kỳ này và s thu TNDN n p tr ớc (n u có). (6) Tiền thu khác t ho t đ ng kinh doanh (Mã s 06): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã thu t các kho n khác t ho t đ ng kinh doanh, ngoài kho n tiền thu đ c ph n ánh ở Mã s 01, nh . Tiền thu t kho n thu nh p khác (tiền thu về đ c b i th ờng, đ c ph t, tiền th ởng và các kho n tiền thu khác...); Tiền đã thu do 89 đ c hoàn thu ;Tiền thu đ c do nh n ký quỹ, ký c c; Tiền thu h i các kho n đ a đi ký c c, ký quỹ; Tiền thu t ngu n kinh phí sự nghi p, dự án (n u có); Tiền đ c các t ch c, cá nhân bên ngoài th ởng, h tr ghi tĕng các quỹ c a doanh nghi p; Tiền nh n đ c ghi tĕng các quỹ do cấp trên cấp hoặc cấp d ới n p... (7) Tiền chi khác cho ho t đ ng kinh doanh (Mã s 07): Chỉ tiêu này đ c l p cĕn c vào t ng s tiền đã chi về các kho n khác, ngoài các kho n tiền chi liên quan đ n ho t đ ng s n xuất, kinh doanh trong kỳ báo cáo đ c ph n ánh ở Mã s 02, 03, 04, 05, nh : Tiền chi b i th ờng, bị ph t và các kho n chi phí khác; Tiền n p các lo i thu (không bao g m thu TNDN); Tiền n p các lo i phí, l phí, tiền thuê đất; tiền chi đ a đi ký c c, ký quỹ; Tiền tr l i các kho n nh n ký c c ký quỹ, tiền chi trực ti p t quỹ. dự phòng tr cấp mất vi c làm; Tiền chi trực ti p bằng ngu n dự phòng ph i tr ; Tiền chi trực ti p t quỹ khen th ởng, phúc l i; Tiền chi trực ti p t các quỹ khác thu c v n ch sở hữu; Tiền chi trực ti p t ngu n kinh phí sự nghi p, kinh phí dự án... L u chuyển tiền thuần t ho t đ ng kinh doanh (Mã s 20): Chỉ tiêu “L u chuyển tiền thuần t ho t đ ng kinh doanh” ph n ánh chênh l ch giữa t ng s tiền thu vào t ng s tiền chi ra t ho t đ ng kinh doanh trong kỳ báo cáo. Mã s 20 = Mã s 01 + Mã s 03 + Mã s 04 + Mã s 05 + Mã s 06 + Mã s 07 Ph ng pháp l p đ i với các ho t đ ng đầu t , ho t đ ng tài chính trong báo cáo l u chuyển tiền t cũng t ng tự nh ph ng pháp l p đ i với ho t đ ng kinh doanh nêu trên. 90 Chương V TÀI KHO N VÀ GHI S KÉP I. TÀI KHO N 1. Khái ni m, n i dung và k t c u c a tài kho n 1.1. Khái niệm về tài khoản Theo quy trình công tác k toán, hàng ngày khi phát sinh các nghi p v kinh t c thể k toán ph i ghi nh n, phân tích nh h ởng c a t ng nghi p v đ n tình hình bi n đ ng c a t ng lo i tài s n, n ph i tr ngu n v n ch sở hữu sau đó phân lo i, theo t ng đ i t ng m t cách toàn di n, liên t c sự thay đ i c a các đ i t ng c a k toán trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p để đ n cu i kỳ li t kê giá trị c a t ng lo i tài s n t ng món n và ngu n v n ch sở hữu trên b ng cân đ i k toán, tính toán k t qu lãi l trên báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh. Cách t t nhất để ghi chép, theo dõi những sự tĕng gi m c a những chỉ tiêu trên là dành m t trang riêng c a s k toán cho m i lo i tài s n, n ph i tr và ngu n v n ch sở hữu. T c là k toán s có 1 trang s riêng để ghi chép sự tĕng gi m cho tiền mặt, cho nguyên li u, hàng hoá, ph i tr ng ời cung cấp... M i trang s dành cho m t đ i t ng riêng c a k toán nh v y gọi là tài kho n. T p h p tất c các đ i t ng cần theo dõi k toán s có c m t h th ng các tài kho n đ c xây dựng trên c sở phù h p với các chỉ tiêu kinh t tài chính cần thi t cho các nhà qu n trị. Tài kho n th ờng đ c trình bày t ng ng với các kho n m c ch y u c a b ng cân đ i k toán và báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh. Như vậy: Tài khoản là phương pháp phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của 91 hạch toán kết toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ Yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý khác nhau. 1.2. Kết cấu chung của tài khoản Tài kho n là m t trang s k toán đ c chia làm 2 phần, phần bên trái gọi là bên N , phần bên ph i gọi là bên Có. Hai bên N , Có ph n ánh hai h ớng v n đ ng bi n đ i khác nhau c a cùng m t đ i t ng k toán, th ờng là tĕng lên hay gi m xu ng. Trong k t cấu tài kho n: N , Có chỉ là thu t ngữ mang tính chất quy ớc chung c a k toán, ch không ph i n cái gì hay có cái gì. Các cĕn c để ghi chép vào tài kho n trong các s sách k toán ph i là các ch ng t h p l , h p pháp đ c quy định theo t ng lo i nghi p v kinh l phát sinh cho nên m i bên c a tài kho n. K t cấu c thể d ng ban đầu c a tài kho n nh sau: Tài kho n: xxx Bên Nợ Ch ng t S hi u Ngày Bên Có Di n gi i C ng N S ti n Ch ng t S hi u Ngày Di n gi i S ti n C ng Có Ngày nay ng ời ta th ờng sử d ng d ng tài kho n có phần dành cho c t di n gi i r ng h n để có thể ghi đ ý nghĩa c a các nghi p v kinh t phát sinh theo m u sau đây: 92 Tài kho n: xxx Ch ng t S hi u Ngày Tài kho n đ i ng Di n gi i S ti n N có S d đầu kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Tuy d ng tài kho n ph bi n nh trên, m i tài kho n là m t trang riêng, nh ng trong thực t có những tr ờng h p ng ời ta còn thi t k chung c t s hi u ch ng t và c t di n gi i, đ ng thời kéo dài chiều ngang ra nhiều c t kép m i c t kép là m t tài kho n, theo d ng sau đây: Ch ng t S hi u Ngày Di n gi i Tài TK TK … S kho n ti n N Có N Có N Có đ i ng S d đầu kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Để thu n ti n trong quá trình học k toán hay làm nháp k toán, ng ời ta th ờng sử d ng tài kho n tắt d ng chữ T và dùng các mũi tên để chỉ chiều bi n thiên c a n i dung kinh t . Ví d : Tài kho n Tiền mặt có s d bên N , s phát sinh tĕng bên 93 N , s phát sinh gi m bên Có, ng ời ta ký hi u: 2. Phân lo i tài kho n Cĕn c vào m i quan h giữa các n i dung đ c theo dõi trên các tài kho n với những chỉ tiêu đ c trình bày trong các báo cáo tài chính k toán có thể chia h th ng tài kho n thành 2 lo i sau đây: - Tài kho n thu c b ng cân đ i k toán - Tài kho n thu c báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh 2.1. Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán Những tài kho n này l i đ c chia ra làm 2 lo i theo hai phần c b n c a b ng cân đ i k toán là: tài kho n tài s n và tài kho n ngu n v n. Trong đó, k t cấu c a tài kho n tài s n và tài kho n ngu n v n nh sau: 94 - Tài khoản tài sản: + S d đầu kỳ ph n ánh thực có về các lo i tài s n lúc đầu kỳ đ c ph n nh ở c t đầu kỳ c a b ng cân đ i k toán s đ c chuyển thành s d đầu kỳ c a các tài kho n tài s n ở bên N . + S tĕng lên c a tài s n do các nghi p v kinh t phát sinh t o ra làm tĕng giá trị tài s n nên đ c ghi cùng bên với s d đầu kỳ t c là bên N . + S gi m xu ng c a tài s n do các nghi p v kinh t phát sinh t o ra làm gi m giá trị tài s n nên đ c ghi khác bên với s d t c là bên Có. 95 + S d cu i kỳ là s tài s n hi n có vào thời điểm cu i kỳ nên đ c li t kê trên b ng cân đ i k toán c t s cu i kỳ và s trở thành s d đầu kỳ c a tài kho n ở kỳ ti p theo. - Tài khoản nguồn vốn: + S d đầu kỳ ph n ánh s thực có về các lo i ngu n v n lúc đầu kỳ đ c ph n ánh ở c t đầu kỳ c a b ng cân đ i k toán s đ c chuyển thành s d đầu kỳ c a các tài kho n ngu n v n ghi ở bên Có. + S tĕng lên c a ngu n v n do nghi p v kinh t phát sinh t o ra làm tĕng giá trị ngu n v n nên đ c ghi cùng bên với s d là bên Có. + S gi m xu ng c a ngu n v n do nghi p v kinh t phát sinh t o ra làm gi m giá trị ngu n v n đ c ghi khác bên với s d t c là bên N . + S d cu i kỳ là ngu n v n hi n có vào thời điểm cu i kỳ nên s đ c ph n ánh trên b ng cân đ i k toán c t s cu i kỳ và s trở thành s d đầu kỳ c a tài kho n ở kỳ sau. Nh v y: Các tài kho n tài s n có s d ở bên N . Các tài kho n ngu n v n có s d ở bên Có. Vì t ng tài s n luôn bằng t ng ngu n v n do đó t ng s d N c a tất c các tài kho n và t ng s d Có c a tất c các tài kho n luôn luôn bằng nhau. Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có Trong k toán m i tháng đ c c i nh m t kỳ t m thời. Cu i tháng k toán ph i khoá s tính t ng s phát sinh tĕng, t ng s phát sinh gi m trong tháng và tính ra s còn l i vào thời điểm cu i tháng c a t ng đ i t ng tài s n hay ngu n v n gọi là s d cu i kỳ. S d cu i kỳ c a kỳ này cũng chính là s d đầu kỳ c a kỳ sau. Công th c chung để tính s d cu i kỳ c a các tài kho n k toán 96 nh sau: S d S d T ng s phát sinh T ng s phát sinh = + tĕng lên trong kỳ gi m đi trong kỳ cu i kỳ đầu kỳ Ví d 1: S d đầu kỳ c a tài kho n tiền mặt: 50.000.000đ Trong kỳ có các nghi p v kinh t phát sinh: 1. Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt: 100.000.000đ 2. Chi tiền mặt tr l ng cho cán b công nhân viên: 50.000.000đ 3. Rút tiền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt: 40.000.000đ 4. Đ c khách hàng tr n bằng tiền mặt: 10.000.000đ 5. Chi tiền mặt mua hàng hóa nh p kho: 80.000.000đ Yêu cầu: Ph n ánh tình hình trên vào tài kho n "Tiền mặt". Ví d 2: S d đầu kỳ c a tài kho n ph i tr ng ời bán: 150.000.000đ Trong kỳ có các nghi p v kinh t phát sinh: 1. Vay ngắn h n ngân hàng tr n cho ng ời bán: 40.000.000đ. 2. Mua chịu hàng hóa về nh p kho trị giá: 100.000.000đ 3. Tr n cho ng ời bán bằng tiền mặt 10.000.000đ 4. Nh n hóa đ n tiền đi n ph i tr 5.000.000đ tính cho b ph n bán hàng: 2.000.000đ và b ph n qu n lý doanh nghi p: 3.000.000đ 5. Thanh toán tiền đi n ph i tr bằng chuyển kho n qua ngân hàng. Yêu cầu: Ph n ánh tình hình trên vào tài kho n "Ph i tr ng ời bán". Bài giải: (Đơn vị tính: 1.000.000đ) 97 VD1 VD2 TK: TM TK: PTNB SD ĐK: 150 SD ĐK: 50 (1) 100 50 (2) (1) 40 100 (2) (3) 40 80 (5) (3) 10 (4) 10 150 130 SDCK: 70 (5) 5 (4) 5 55 105 SDCK: 200 2.2. Tài khoản thuộc báo cáo kết quả ho t động kinh doanh Cĕn c vào n i dung các chỉ tiêu đ c trình bày trên báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh ta có 3 lo i tài kho n là: tài kho n doanh thu; tài kho n chi phí và tài kho n xác định k t qu kinh doanh. Đây là những tài kho n ph n ánh quá trình và k t qu c a ho t đ ng kinh doanh lãi (l ) trong kỳ k toán. Cách th c ghi chép vào các tài kho n này nh sau: - Đối với tài khoản doanh thu: Vào thời điểm ghi chép doanh thu đ c h ởng, doanh nghi p đã nh n đ c m t kho n s ph i thu hay m t tài s n nh tiền mặt, tiền gởi ngân hàng làm tĕng t ng tài s n c a doanh nghi p. Vì n ph i tr không bị nh h ởng bởi nghi p v này nên ngu n v n ch sở hữu s gia tĕng m t kho n tiền bàng với doanh thu. Hay nói cách khác doanh thu làm tĕng ngu n v n ch sở hữu. Nh v y khi ghi nh n doanh thu ta s ghi vào bên Có c a tài kho n doanh thu thay vì ghi vào bên Có c a tài kho n ngu n v n ch sở hữu. Trong quá trình ghi chép hàng ngày, tài kho n doanh thu luôn có k t s ở bên Có là y u t d ng để t o ra l i nhu n. Đ n cu i kỳ toàn 98 b doanh thu đ c h ởng trong kỳ s đ c chuyển sang tài kho n: xác định k t qu để tính lãi (l ) do đó tài kho n doanh thu s không có s d lúc cu i kỳ. K t cấu c a tài kho n doanh thu nh sau: - Đối với tài khoản chi phí. Quá trình ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a doanh nghi p cũng chính là quá trình phát sinh các chi phí cần thi t có liên quan đ n vi c tìm ki m doanh thu đ c h ởng nh chi phí s n xuất s n phẩm, giá v n hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí qu n lý doanh nghi p. Khi phát sinh những chi phí này thì tài s n c a doanh nghi p s bị gi m xu ng. N ph i tr không bị nh h ởng bởi những nghi p v này cho nên ngu n v n ch sở hữu s gi m xu ng m t kho n bằng với chi phí đã chi ra. Hay nói cách khác chi phí ho t đ ng làm gi m ngu n v n ch sở hữu. Cho nên các chi phí phát sinh s đ c ghi vào bên N c a tài kho n chi phí thay vì ghi vào bên N c a tài kho n ngu n v n ch sở hữu. Trong quá trình ghi chép hàng ngày, tài kho n chi phí luôn có k t s ở bên N , là y u t đ c tr ra kh i doanh thu tính lãi l ). Đ n cu i kỳ, các chi phí về giá v n hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí qu n lý doanh nghi p đ c s đ c k t chuyển sang bên N c a tài kho n xác định k t qu để tính lãi (l ) do đó các tài kho n chi phí cũng không có 99 s d lúc cu i kỳ. Đ i với các chi phí s n xuất s n phẩm phát sinh trong kỳ thì cu i kỳ s đ c k t chuyển sang tài kho n chi phí s n xuất kinh doanh để tính giá thành thực t s n phẩm hoàn thành trong kỳ, do đó những tài kho n chi phí này cũng k t toán lúc cu i kỳ và nh v y s không có s d . K t cấu chung c a tài kho n chi phí nh sau: - Đối với tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Doanh thu và chi phí kinh doanh có m i quan h m t thi t với nhau và th ờng đ c báo cáo theo t ng kỳ k toán, s li u c a các tài kho n doanh thu và chi phí s đ c k t chuyển sang tài kho n xác định k t qu vào lúc cu i kỳ để tính lãi, l . N u doanh thu lớn h n chi phí thì có k t qu lãi, ng c l i n u chi phí lớn h n doanh thu thì có k t qu l . K t qu lãi hay l trong kỳ s đ c chuyển sang tài kho n l i nhu n ch a phân ph i để làm tĕng hay gi m ngu n v n ch sở hữu. Do đó tài kho n xác định k t qu cũng không có s d lúc cu i kỳ. Khi k t chuyển doanh thu sang tài kho n xác định k t qu thì ph i ghi ở bên Có các tài kho n xác định k t qu , t c là cùng bên với doanh thu đ c h ởng trong kỳ. 100 Khi k t chuyển các chi phí kinh doanh sang tài kho n xác định k t qu thì ph i ghi ở bên N c a tài kho n xác định k t qu t c là cùng bên với chi phí phát sinh trong kỳ. T ng tự nh v y khi chuyển k t qu lãi hoặc l đ t đ c trong kỳ sang tài kho n l i nhu n ch a phân ph i cũng ph i b o đ m nguyên tắc m t tài kho n ghi N , m t tài kho n ghi Có. K t cấu c a tài kho n "Xác định k t qu kinh doanh" nh sau: TK: Xác đ nh KQKD - K t chuyển chi phí - K t chuyển doanh thu - K t chuyển lãi - K t chuyển l C ng PS N C ng PS CÓ D =0 II. H TH NG TÀI KHO N K TOÁN DOANH NGHI P HI N HÀNH 1. H th ng tài kho n k toán Có nhiều h th ng tài kho n k toán, nh ng trong ch ng trình môn nguyên lý k toán, chúng ta đi nghiên c u h th ng tài kho n k toán doanh nghi p vì nó ph n ánh t ng đ i đầy đ và chi ti t các tài kho n. H th ng tài kho n k toán doanh nghi p đ c áp d ng th ng nhất hi n hành là h th ng tài kho n k toán ban hành theo Quy t định s 15/2006/QĐ-BTC c a B tr ởng B Tài chính ngày 20/03/2006. Danh m c c thể các tài kho n đ c trình bày trong h th ng tài kho n k toán nh sau: 101 DANH M C H TH NG TÀI KHO N K TOÁN DOANH NGHI P S S HI U TK TT C p 1 C p 2 1 2 TÊN TÀI KHO N GHI CHÚ 4 5 3 LO I TK1 TÀI S N NG N H N 01 111 Ti n m t 1111 Tiền Vi t Nam 1112 Ngo i t 1113 Vàng, b c, kim khí quý, đá quý 02 112 Ti n g i Ngân hàng 1121 Tiền Vi t Nam 1122 Ngo i t 1123 Vàng, b c, kim khí quý, đá quý 03 113 Ti n đang chuy n 1131 Tiền Vi t Nam 1132 Ngo i t 04 121 Đ u t ch ng khoán ng n h n 1211 C phi u 1212 Trái phi u, tín phi u, kỳ phi u 05 128 Đầu t ngắn b n khác 1281 Tiền gửi có kỳ h n 1288 Đầu t ngắn h n khác 102 Chi ti t theo t ng ngân hàng 1 2 3 4 5 06 129 D phòng gi m giá đ u t ng n h n 07 131 Ph i thu c a khách hàng 08 133 Thu GTGT đ c kh u tr 1331 Thu GTGT đ hóa, dịch v c khấu tr 1332 Thu GTGT đ 09 136 Chi ti t theo đ i t ng c a hàng c khấu tr c a TSCĐ Ph i thu n i b 1361 V n kinh doanh ở các đ n vị trực thu c 1368 Ph i thu n i b khác 10 138 Ph i thu khác 1381 Tài s n thi u chờ xử lý 1385 Ph i thu về cô phần hoá 1388 Ph i thu khác. 11 139 D phòng ph i thu khó đòi 12 141 T m ng 13 142 Chi phí tr tr 14 144 C m c , ký qu , ký c c ng n h n 15 151 Hàng mua đang đi đ ng 16 152 Nguyên li u, v t li u 17 153 Công c , d ng c Chi ti t theo đ i t ng c ngán h n Chi ti t theo yêu cầu qu n lý 103 1 2 3 4 18 154 Chi phí s n xu t, kinh doanh d dang 19 155 Thành ph m 20 156 Hàng hóa 5 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất đ ng s n 21 157 Hàng g i đi bán Hàng hoá kho b o thu 22 158 D phòng gi m giá hàng t n kho 23 159 Chi s nghi p 24 161 1611 Chi sự nghi p nĕm tr ớc 1612 Chi sự nghi p nĕm nay LO I TK 2 TÀI S N DÀI H N 25 211 Tài s n c đ nh h u hình 2111 Nhà cửa, v t ki n trúc 2112 Máy móc, thi t bị 2113 Ph ng ti n v n t i, truyền d n 2114 Thi t bị, d ng c qu n lý 2115 Cây lâu nĕm, súc v t làm vi c và cho s n phẩm 104 Đ n vị có XNK đ c l p kho b o thu 1 2 3 5 4 2118 TSCĐ khác 26 212 Tài s n c đ nh thuê tài chính 27 213 Tài s n c đ nh vô hình 2131 Quyền sử d ng đất 2132 Quyền ph i hành 2133 Bàn quyền, bằng sáng ch 2134 Nhãn hi u hàng hoá 2135 Phần mềm máy vi tính 2136 Giấy phép và giấy phép nh ng quyền 2138 TSCĐ vô hình khác 28 214 Hao mòn tài s n c đ nh 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất đ ng s n đầu t 29 217 B t đ ng s n đ u t 30 221 Đ u t vào công ty con 31 222 V n góp liên doanh 32 223 Đ u t vào công ty liên k t 33 228 Đ u t dài h n khác 2281 C phi u 2282 Trái phi u 2288 Đầu t dài h n khác 34 229 Do phòng gi m giá đau t dài h n 105 1 2 3 4 5 Xây d ng c b n d đang 35 241 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng c b n 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 36 242 Chi phí tr tr c dài h n 37 243 Tài s n thu thu nh p hoãn l i 38 244 Ký qu , ký c c dài h n LO I TK 3 N PH I TR 39 311 Vay ng n h n 40 315 N dài h n đ n h n tr 41 331 Ph i tr cho ng i bán Chi ti t theo đ i t ng 42 333 3331 Thu và các kho n ph i n p Nhà n c 33311 Thu giá trị gia tĕng ph i n p 33312 Thu GTGT đầu ra 3332 Thu GTGT hàng nh p khẩu 3333 Thu tiêu th đặc bi t 3334 Thu xuất, nh p khẩu 3335 Thu thu nh p doanh nghi p 3336 Thu thu nh p cá nhân 3337 Thu tài nguyên 1 2 106 3 4 5 3338 Thu nhà đất, tiền thuê đất 3339 Các lo i thu khác Phí, l phí và các kho n ph i n p khác Ph i tr ng 43 334 i lao đ ng 3341 Ph i tr công nhân viên 3348 Ph i tr ng ời lao đ ng khác 44 335 Chi phí ph i tr 45 336 Ph i tr n i b 46 337 Thanh toán theo ti n đ h p đ ng xây d ng 47 338 Ph i tr , ph i n p khác k ho ch DN xây lắp có thanh toán theo ti n đ k ho ch 3381 Tài s n th a chờ gi i quy t 3382 Kinh phí công đoàn 3383 B o hiểm xã h i 3384 B o hiểm y t 3385 Ph i tr về c phần hoá 3386 Nh n ký quỹ, ký c c ngắn h n 3387 Doanh thu ch a thực hi n 3388 Ph i tr , ph i n p khác 48 341 Vay dài h n 49 342 Ngoài h n 50 343 Trái phi u phát hành 3431 M nh giá trái phi u 1 2 3 4 5 107 3432 Chi t khấu trái phi u 3433 Ph tr i trái phi u 51 344 Nh n ký qu , ký c 52 347 Thu thu nh p hoãn l i ph i tr 53 351 Qu d ph ng tr c p m t vi c làm 54 352 D phòng ph i tr c dài h n LO I TK 4 V N CH S 55 411 H U Ngu n v n kinh doanh 4111 V n đầu t c a ch sở hữu 4112 Thặng d v n c phần C.ty c phần 4118 V n khác 56 412 Chênh l ch đánh giá l i tài s n 57 413 Chênh l ch t giá h i đoái 4131 Chênh l ch tỷ giá h i đoái đánh giá l i cu i nĕm tài chính 4132 Chênh l ch tỷ giá h i đoái trong giai đo n đầu t XDCB 58 414 Qu đ u t phát tri n 59 415 Qu d phòng tài chính 60 418 Các qu khác thu c v n ch s h u 61 419 C phi u qu 62 421 L i nhu n ch a phân ph i C.ty c phần 4211 L i nhu n ch a phân ph i nĕm tr ớc 1 108 2 3 4 5 4212 L i nhu n ch a phân ph i nĕm nay Qu khen th 63 431 ng, phúc l i 4311 Quỹ khen th ởng 4312 Quỹ phúc l i 4313 Quỹ phúc l i đã hình thành TSCĐ 64 441 Ngu n v n đ u t xây d ng c b n AD cho DNNN 65 461 Ngu n kinh phí s nghi p 4611 Ngu n kinh phí sự nghi p nắm tr ớc Dùng cho Các Cty, TCty 4612 Ngu n kinh phí sự nghi p nĕm nay Có ngu n KP Ngu n kinh phí đã hình thành TSCĐ 66 466 LO I TK 5 DOANH THU Doanh thu bán hàng và cung c p d ch v 67 511 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thú bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch v Chi ti t theo yêu cầu qu n lý 5114 Doanh thu tr cấp, tr giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất đ ng s n đầu t Doanh thu bán hàng n i b 68 512 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán các thành phẩm AD khi có bán hàng n i b 5123 Doanh thu cung cấp dịch v 1 2 3 4 5 109 69 532 Doanh thu ho t đ ng tài chính 70 515 Chi t kh u th 71 521 Hàng bán b tr l i 72 531 Gi m giá hàng bán ng m i LO I TK 6 CHI PHÍ S N XU T, KINH DOANH Mua hàng 73 611 6111 Mua nguyên li u, v t li u Áp d ng PPKKĐK 6112 Mua hàng hóa 74 621 Chi phí nguyên li u, v t li u tr c ti p 75 622 Chi phí nhân công tr c ti p 76 623 Chi phí s d ng máy thi công 6231 Chi phí nhân công AD cho đ n vị xây lắp 6232 Chi phí v t li u 6233 Chi phí d ng c s n xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch v mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác Chi phí s n xu t chung 77 627 6271 Chi phí nhân viên phân x ởng 6272 Chi phí v t li u 6273 Chi phí d ng c s n xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 1 2 110 3 4 5 6277 Chi phí dịch v mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 78 631 Giá thành s n xu t 79 632 Giá v n hàng bán 80 635 Chi phí tài chính 81 641 Chi phí bán hàng PPKKĐK 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí v t li u, bao bì 6413 Chi phí d ng c , đ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phi bào hành 6417 Chi phí dịch v mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 82 642 Chi phí qu n lý doanh nghi p 6421 Chi phí nhân viên qu n lý 6422 Chi phí v t li u qu n lý 6423 Chi phí đ dùng vĕn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thu , phí và l phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch v mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LO I TK 7 THU NH P KHÁC 111 1 2 3 4 83 711 Thu Ph p khác 84 811 LO I TK 8 5 Chi ti t theo ho t đ ng CHI PHÍ KHÁC 85 821 Chi phí khác Chi ti t theo ho t đ ng Chi phí thu thu nh p doanh nghi p 8211 Chi phí thu TNDN hi n hành 8212 Chi phí thu TNDN hoãn l i LO I TK 9 XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH 86 911 Xác đ nh k t qu kinh doanh LO I TK 10 TÀI KHO N NGOÀI B NG 1 001 Tài s n thuê ngoài 2 002 V t t hàng hóa nh n gia h , nh n gia công 3 003 Hàng hóa nh n bán h , nhím ký gìn Chi ti t theo ký c c yêu cầu qu n lý 4 004 N khó đòi đã x lý 5 007 Ngo i t các lo i 6 008 D toán chi s nghi p, d án 112 H th ng tài kho n doanh nghi p nêu trên, bao g m 92 tài kho n t ng h p đ c chia ra thành 10 lo i, trong đó có 86 tài kho n t lo i 1 đ n lo i 9 (gọi là tài kho n trong b ng) và 6 tài kho n lo i 0 (đ c gọi là tài kho n ngoài b ng). S hi u tài kho n đ c mã hoá theo m t nguyên tắc th ng nhất, chữ s đầu tiên là lo i tài kho n, chữ s th 2. là nhóm tài kho n, chữ s th 3 là tài kho n cấp 1, chữ s th 4 là tài kho n cấp 2, chữ s th 5 là tài kho n cấp 3. 2. K t c u chung c a các lo i tài kho n trong h th ng tài kho n - Đối với tài khoản lo i 1, lo i 2: là tài khoản tài sản Những tài kho n này đ c sử d ng để ph n ánh giá trị c a toàn b tài s n hi n có ở doanh nghi p bao g m tài s n l u đ ng và tài s n c định. K t cấu chung c a nó gi ng nh k t cấu tài kho n tài s n: - Đối với tài khoản lo i 3, lo i 4: là tài khoản nguồn vốn Những tài kho n này đều có đ i t ng ph n ánh là ngu n g c hình thành các lo i tài s n c a đ n vị nên k t cấu chung c a nó gi ng nh k t cấu c a tài kho n ngu n v n. 113 - Đối với tài khoản lo i 5, lo i 7. Là tài khoản doanh thu Những tài kho n này ph n ánh toàn b các kho n doanh thu, thu nh p cũng nh các kho n làm gi m doanh thu, thu nh p c a các ho t đ ng kinh doanh nên k t cấu chung c a nó gi ng nh k t cấu c a tài kho n doanh thu. - Đối với tài khoản lo i 6, lo i 8: Là tài khoản chi phí. Những tài kho n này đều có đ i t ng ph n ánh chi phí c a các ho t đ ng kinh t đã di n ra trong kỳ nên k t cấu chung c a nó gi ng nh k t cấu c a tài kho n chi phí. 114 - Đối với tài khoản lo i 9: Xác định kết quả kinh doanh TK 911: Xác định KQKD N C - K t chuyển chi phí - K t chuyển doanh thu thuần - K t chuyển lãi - K t chuyển l C ng PS N C ng PS CÓ Không có S d K t chuyển là vi c chuyển k t s c a m t tài kho n này sang tài kho n khác làm cho nó có s d bằng không. Nghi p v này th ờng di n ra vào thời điểm cu i kỳ nhằm t ng h p chi phí s n xuất để tính giá thành s n phẩm hay xác định k t qu ho t đ ng kinh doanh. Khi thực hi n nghi p v k t chuyển cũng ph i tuân th nguyên tắc ghi s kép. - Đối với tài khoản lo i 0: Tài khoản ngoài bảng 115 Những tài kho n ngoài b ng có k t cấu: s phát sinh tĕng bên N , phát sinh gi m bên Có, s d ở bên N . Ph ng pháp ghi s tài kho n lo i 0 là ghi s đ n, không có quan h đ i ng tài kho n. Lưu ý. - Trong 86 tài kho n thu c t lo i 1 cho đ n lo i 9 và 7 tài kho n lo i 0 có m t s tài kho n mà k t cấu c a nó không thu c những lo i k t cấu v a nêu trên, đó là các tài kho n có tính chất điều chỉnh s li u cho m t tài kho n nào đó. Tùy theo n i dung c thể mà tác đ ng điều chỉnh có thể điều chỉnh tĕng hoặc điều chỉnh gi m. - Tr ờng h p điều chỉnh tĕng thì k t cấu c a tài kho n điều chỉnh s th ng nhất với k t cấu c a tài kho n đ c điều chỉnh. T c là ph i có k t s cùng bên để khi lên báo cáo thì đ c c ng l i để làm tĕng. Trong h th ng tài kho n k toán doanh nghi p hi n nay không có tài kho n mang tính chất điều chỉnh tĕng. - Tr ờng h p điều chỉnh gi m thì k t cấu c a tài kho n điều chỉnh s ng c l i với k t cấu c a tài kho n đ c điều chỉnh t c là ph i có k t s khác bên để khi lên báo cáo t ng h p l i thì khấu tr l n nhau để làm gi m s cần điều chỉnh. Trong h th ng tài kho n có các tài kho n điều chỉnh gi m là: TK 129 - Dự phòng gi m giá đầu t ngắn h n 116 TK 139 - Dự phòng ph i thu khó đòi TK 159 - Dự phòng gi m giá hàng t n kho TK 229 - Dự phòng gi m giá đầu t dài h n TK 214 - Hao mòn TSCĐ Những tài kho n này có k t cấu ng c a chúng nh sau: c với k t cấu chung, k t cấu Những tài kho n điều chỉnh trên đây khi ghi s li u vào b ng cân đ i k toán ph i ghi bằng s âm để gi m tr các kho n cần điều chỉnh. Để kh i nhầm l n ng ời ta đã đánh dấu (*) vào các chỉ tiêu ph i ghi s âm. 3. Tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích Đây là cách phân lo i tài kho n theo tính khái quát c a n i dung ph n ánh trên các tài kho n cần thi t. - Tài khoản tổng hợp: Là những tài kho n ph n ánh m t cách t ng quát giá t các lo i tài s n, ngu n v n hay quá trình kinh doanh c a doanh nghi p. Trong h th ng tài kho n, tài kho n t ng h p là tài kho n cấp I, những tài kho n này có 3 chữ s (h th ng hi n hành có 92 tài kho n kể c tài kho n ngoài b ng). - Tài khoản phân tích: Là những tài kho n ph n ánh m t cách chi 117 ti t h n, c thể h n những n i dung kinh t đã đ c ph n ánh trên tài kho n t ng h p để ph c v cho những yêu cầu qu n lý khác nhau. Tùy theo m c đ chi ti t mà các tài kho n phân tích có thể là tài kho n cấp 2, cấp 3 hay các s hoặc thẻ k toán chi ti t. Tài kho n cấp 2 còn gọi là tiểu kho n, là m t hình th c chi ti t s tiền đã đ c ph n ánh trên tài kho n cấp I, nó đ c nhà n ớc quy định th ng nhất về s l ng, tên gọi và s hi u cho t ng ngành cũng nh toàn b nền kinh t , nguyên tắc c a t ng tài kho n cấp 2 gi ng nh cấp I. Tài kho n cấp 2 có 4 chữ s . S k toán chi ti t: Là m t hình th c ph n ánh m t cách chi ti t h n s li u đã đ c ph n ánh trên các tài kho n cấp I, cấp II. Ngoài chỉ tiêu giá trị, s k toán chi ti t còn k t h p ph n ánh m t s chỉ tiêu khác nh hi n v t, thời gian lao đ ng và các chỉ tiêu cần thi t khác. Ví d : Tài kho n 211 - TSCĐ hữu hình, theo quy định có 6 tài kho n cấp 2 nh sau: 2111 - Nhà cửa, v t ki n trúc 2112 - Máy móc, thi t bị 2113 - Ph ng ti n v n t i, truyền d n 2114 - Thi t bị, d ng c qu n lý 2115 - Cây lâu nĕm, súc v t làm vi c và cho s n phẩm 2118 - TSCĐ khác. M i tài kho n cấp 2 nh trên l i có thể chi ti t thành nhiều nhóm. M i nhóm l i bao g m nhiều th khác nhau. Tình hình sử d ng c a t ng đ i t ng tài s n c định khác nhau ph i đ c theo dõi riêng trên m t trang s khác nhau gọi là thẻ tài s n c định. 4. M i quan h gi a tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích 118 Tài kho n t ng h p t p h p nhiều lo i tài s n hoặc quá trình kinh t có ph m vi sử d ng hoặc n i dung gi ng nhau. Tài kho n phân tích, ng c l i, phân chia đ i t toán thành nhiều b ph n nh để ph n ánh. ng h ch toán k Tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích có m i quan h m t thi t không những về n i dung ph n ánh mà c về k t cấu ghi chép. Thể hi n ở nguyên tắc: - T ng s d đầu kỳ, cu i kỳ c a tất c các tài kho n phân tích ph i đúng bằng s d đầu kỳ, cu i kỳ c a tài kho n t ng h p. - T ng s phát sinh bên N , s phát sinh bên Có c a tất c các tài kho n phân tích ph i đúng bằng s phát sinh bên N , s phát sinh bên Có c a tài kho n t ng h p. - Để đ m b o nguyên tắc này thì khi ph n ánh vào tài kho n t ng h p những n i dung có liên quan đ n tài kho n phân tích nào thì k toán ph i đ ng thời ghi chép vào tài kho n phân tích đó. - Vi c ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh vào các tài kho n t ng h p gọi là k toán t ng h p. - Vi c ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh vào các tài kho n phân tích gọi là k toán chi ti t. K toán t ng h p và k toán chi ti t ph i ti n hành đ ng thời với nhau t o c sở cho vi c đ i chi u kiểm tra s li u. Trong đó k toán t ng h p cung cấp những chỉ tiêu t ng quát về tài s n, ngu n v n, k t qu s n xuất kinh doanh. K toán chi ti t cung cấp s li u chi ti t có ý nghĩa lớn trong vi c b o v tài s n cũng nh trong vi c điều hành ho t đ ng s n xuất kinh doanh, gi i quy t những vấn đề phát sinh m t cách nhanh chóng, nh y bén. 119 III. GHI S KÉP 1. Khái ni m Khi nghiên c u những phần trên chúng ta thấy rằng: C m i m t nghi p v kinh t phát sinh đều có liên quan đ n sự v n đ ng bi n đ i ít nhất 2 đ i t ng k toán. Đ ng thời khi nghiên c u b ng cân đ i k toán chúng ta cũng đã xác định. Sự thay đ i c a b ng do các nghi p v kinh t phát sinh t o ba chỉ có 4 tr ờng h p t ng quát. Trong đó m i tr ờng h p c thể đều liên quan đ n sự tĕng gi m c a ít nhất 2 đ i t ng k toán. T đó nhằm đ m b o ph n ánh m t cách toàn di n, liên t c chính xác tình hình ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a đ n vị thì khi m t nghi p v kinh t phát sinh, k toán ph i ph n ánh vào ít nhất 2 tài kho n có liên quan, n u ghi N cho tài kho n này thì ph i ghi Có cho tài kho n khác theo nguyên tắc s tiền ghi N và ghi Có bằng nhau, do đó t ng s d N và t ng s d Có c a các tài kho n luôn bằng nhau. Vi c ghi chép ph n ánh nghi p v kinh t phát sinh vào các tài kho n k toán ph i ghi s tiền 2 lần nh trên gọi là: ghi s kép. Như vậy, ghi sổ kép là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ phát sinh lên tài khoản kế toán theo quan hệ đối ứng vốn có bằng cách: ghi 2 lần cùng một lượng tiền phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với nhau. Ví d l: Xí nghi p chuyển tiền gửi ngân hàng mua 500.000đ công c d ng c nh p kho. Nghi p v này làm cho công c , d ng c trong kho tĕng lên 500.000đ và làm gi m tiền gửi ngân hàng 500.000đ. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này là tài kho n công c d ng c và tài kho n tiền gửi ngân hàng. C 2 tài kho n này đều thu c tài kho n tài s n. Cĕn c vào k t cấu c a tài kho n tài s n đã giới thi u ở phần trên k toán s ghi. 120 N TK 153: 500.000đ Có TK 112: 500.000đ Ví dụ 2: Xuất v t li u cho SXKD 3.000.000đ, trong đó cho ch t o s n phẩm là 2.700.000đ và cho qu n lý doanh nghi p là 300.000đ. Nghi p v này làm cho v t li u trong kho gi m xu ng 3.000.000đ đ ng thời làm tĕng chi phí qu n lý doanh nghi p lên 300.000đ và tĕng chi phí NVL trực ti p là 2.700.000. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này là tài kho n: nguyên v t li u, chi phí nguyên li u, v t li u trực ti p, chi phí qu n lý doanh nghi p. Cĕn c vào k t cấu c a các tài kho n đã giới thi u ở phần trên k toán s ghi. N TK 621: 2.700.000đ N TK 642: 300.000đ Có TK 152: 3.000.000đ Ví d 3: Xí nghi p vay ngắn h n ngân hàng để mua TSCĐ hữu 121 hình trị giá 40.000.000đ Nghi p v kinh t này làm cho TSCĐ tĕng lên 40.000.000đ và kho n vay ngắn h n cũng tĕng lên 40.000.000đ. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này là tài kho n TSCĐ hữu hình và tài kho n vay ngắn h n. K toán s ghi: N TK 211: 40.000.000đ Có TK 311: 40.000.000đ Ví d 4: Xí nghi p dùng tiền gửi ngân hàng để tr n ng ời bán 100.000.000đ Nghi p v kinh t này làm cho kho n ph i tr ng ời bán gi m xu ng 100.000.000đ và làm cho tiền gửi ngân hàng cũng gi m xu ng 100.000.000đ. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này là tài kho n ph i tr ng ời bán và tài kho n tiền gửi ngân hàng. Tài kho n ph i tr ng ời bán là tài kho n ngu n v n, tài kho n tiền gởi ngân hàng là tài kho n tài s n. Do đó k toán s ghi: N TK 331: 100.000.000đ Có TK 112: 100.000.000đ 122 2. Đ nh kho n k toán Mu n ph n ánh m t nghi p v kinh t phát sinh nào đó vào tài kho n k toán, ta cần ph i bi t nghi p v kinh t đó có liên quan đ n những tài kho n nào? K t cấu c a những tài kho n đó ra sao? T đó xác định tài kho n nào ghi N , tài kho n nào ghi Có, với s tiền ghi vào t ng tài kho n là bao nhiêu? Công vi c đó đ c gọi là định kho n k toán. Nh v y định kho n k toán là hình th c h ớng d n cách ghi chép s li u c a nghi p v kinh t phát sinh vào các tài kho n k toán m t cách chính xác tuỳ theo n i dung kinh t c thể. Định o n k toán là c thể hoá c a vi c ghi s kép. Định kho n k toán có 2 lo i là: Định kho n gi n đ n và định kho n ph c t p. - Định khoản giản đơn: Là những định kho n chỉ liên quan đ n 2 tài kho n. Trong đó m t tài kho n ghi N và m t tài kho n ghi Có với s tiền bằng nhau. - Định khoản phức tạp: Là những định kho n liên quan đ n ít nhất t 3 tài kho n trở lên. Trong đó m t tài kho n ghi N và nhiều tài kho n ghi Có; hoặc m t tài kho n ghi Có và nhiều tài kho n ghi N ; hoặc nhiều tài kho n ghi N và nhiều tài kho n ghi Có, nh ng t ng s tiền ghi N và ghi Có bao giờ cũng bằng nhau. Ví d l: Xí nghi p X tính ra tiền b o hiểm xã h i ph i tr cho công nhân s n xuất trực ti p là 4.500.000đ, nhân viên phân x ởng là 500.000đ, nhân viên qu n lý doanh nghi p là 4.000.000đ. 123 Nghi p v kinh t này làm cho giá trị tài kho n chi phí nhân công trực ti p tĕng 4.500.000đ, chi phí s n xuất chung tĕng 500.000đ, chi phí qu n lý doanh nghi p tĕng 4.000.000đ, ph i tr ph i n p khác tĕng 9.000.000đ. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này g m: Tài kho n 622 - Chi phí nhân công trực ti p Tài kho n 627 - Chi phí s n xuất chung Tài kho n 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Tài kho n 338 - Ph i tr ph i n p khác 4 tài kho n này thu c lo i tài kho n ngu n v n và tài kho n chi phí, do đó k toán s ghi: N TK 622: 4.500.000đ N TK 627: 500.000đ N TK 642: 4.000.000đ Có TK 338: 9.000.000đ 124 Ví d 2: Xí nghi p X trích tr ớc l ng phép theo k ho ch c a công nhân trực ti p s n xuất là 9.000.000đ. Nghi p v kinh t này làm cho chi phí ph i tr tĕng lên 9.000.000 đ ng thời làm tĕng chi phí nhân công trực ti p là 9.000.000. Các tài kho n có liên quan trong nghi p v này g m: Tài kho n 622 - Chi phí nhân công trực ti p Tài kho n 335 - Chi phí ph i tr Trong đó tài kho n chi phí nhân công trực ti p là tài kho n chi phí có k t cấu chung là tĕng bên N , gi m bên Có; tài kho n chi phí ph i tr là tài kho n tài s n có k t cấu chung là tĕng bên Có, gi m bên N . Do đó k toán s ghi: N TK 622: 9.000.000đ Có TK 335: 9.000.000đ 125 Ví d 3: Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh sau đây: 1. Rút TGNH mua m t s công c , d ng c nh p kho 1.000.000đ 2. Xí nghi p vay ngắn h n ngân hàng để tr n 50.000.000đ ng ời bán 3. XN dùng tiền mặt để tr n kho n vay ngắn h n 25.000.000đ 4. XN rút TGNH để nh p quỹ TM: 20.000.000đ Định kho n: (ĐVT: 1.000đ) (1) N TK 153: 1.000 Có TK 112: 1.000 (2) N TK 331: 50.000 Có TK 311: 50.000 (3) N TK 311: 25.000 CÓ TK 111: 25.000 (4) N TK 111: 20.000 Có TK 112: 20.000 Ph n ánh vào tài kho n nh sau: 126 Không phân bi t định kho n gi n đ n hay định kho n ph c t p m i định kho n ph i đ c thực hi n bằng m t lần ghi và gọi là bút toán. M i quan h kinh t giữa các tài kho n có liên quan với nhau trong t ng bút toán gọi là quan h đ i ng tài kho n. M i quan h này luôn luôn là quan h N - Có. Quan h đ i ng tài kho n có tác d ng kiểm tra vi c ghi chép có chính xác hay không và có thể thấy đ dung kinh t c a t ng nghi p c đ 3. Tác d ng c a ph cn i c ghi chép trên tài kho n. ng pháp ghi s kép - Thông qua quan h đ i ng giữa các tài kho n, có thể thấy đ c 127 nguyên nhân tĕng, gi m c a các đ i t tích đ ng k toán. T đó có thể phân c ho t đ ng kinh t c a xí nghi p. - Kiểm tra đ c vi c ph n ánh các nghi p v kinh t vào các tài kho n có chính xác hay không. Tính chất cân đ i về s tiền ở 2 bên N , có trong t ng bút toán làm c sở cho vi c kiểm tra t ng s phát sinh c a các tài kho n trong t ng kỳ nhất định, theo nguyên tắc: T ng s phát sinh bên N c a tất c các tài kho n bao giờ cũng bằng với t ng s phất sinh bên Có c a tất c các tài kho n. 128 Chương VI K TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CH Y U Ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a m t đ n vị kinh t th ờng bao g m nhiều giai đo n khác nhau tùy theo đặc điểm t ng ngành nghề và ph m vi ho t đ ng. - Đ i với đ n vị thu c lo i hình s n xuất thì các quá trình kinh doanh ch y u là: Cung cấp, s n xuất, tiêu th s n phẩm. - Đ i với đ n vị thu c lo i hình l u thông phân ph i thì các quá trình kinh doanh ch y u là: mua hàng, bán hàng. Đ i với đ n vị thực hi n đ ng thời hai ch c nĕng. s n xuất và mua bán hàng hóa thì quá trình kinh doanh ch y u s bao g m các quá trình c a đ n vị s n xuất và đ n vị l u thông. - Đ i với lo i hình kinh doanh dịch v thì quá trình cung cấp dịch v cũng là quá trình tiêu th . K toán có nhi m v theo dõi, ph n ánh m t cách toàn di n, liên t c và có h th ng các ho t đ ng kinh t c a đ n vị. T c là theo dõi, ph n ánh m t cách c thể các quá trình kinh doanh ch y u. Có v y mới nắm đ c k t qu về mặt s l ng, chất l ng và hi u qu sử d ng v n ở t ng khâu, t ng v vi c trong toàn b ho t đ ng chung c a đ n vị. M i quá trình kinh doanh ch y u đ c cấu thành bởi vô s nghi p v kinh t phát sinh. Theo nguyên tắc c a k toán, nghi p v phát sinh s đ c ph n ánh vào các lo i giấy tờ cần thi t theo đúng th t c quy định về ch ng t ghi chép ban đầu lấy đó làm cĕn c để ghi vào s sách d ới hình th c tài kho n theo ph ng pháp ghi s kép. 129 Mặt khác, ch ng t g c cũng đ c sử d ng để ghi vào s , thẻ chi ti t ph c v yêu cầu h ch toán chi ti t. Quá trình vào s cũng đ ng thời là quá trình t p h p s li u, rút ra các chỉ tiêu ph c v yêu cầu qu n lý ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a xí nghi p thông qua các ph ng pháp đánh giá và tính toán c thể. Nghiên c u các quá trình kinh doanh ch y u s thấy rõ h n m i quan h giữa các ph ng pháp k toán và tác d ng c a t ng ph ng pháp trong vấn đề kiểm tra, giám sát tr ớc, trong và sau khi thực hi n các ho t đ ng kinh t cũng nh quy trình công tác k toán. I. K TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG C P 1. Khái ni m Quá trình cung cấp (mua hàng, dự trù s n xuất) là quá trình thu mua và dự trữ các lo i nguyên li u, công c và chuẩn bị các tài s n c định để đ m b n cho quá trình s n xuất đ c bình th ờng và liên t c. 2. Nhi m v k toán quá trình cung c p - Ph n ánh chính xác, đầy đ , kịp thời tình hình thu mua nguyên li u, công c , d ng c , chuẩn bị TSCĐ c a đ n vị c về mặt s l ng và chất l ng... - Tính toán đầy đ , chính xác, kịp thời giá thực t c a t ng đ i t ng mua vào. Đ ng thời giám sát về mặt giá c , chi phí, thời gian cung cấp và ti n đ bàn giao, thanh toán tiền hàng. - Cung cấp các thông tin và l p báo cáo theo yêu cầu qu n lý. 3. M t s tài kho n ch y u s d ng đ h ch toán trong quá trình cung c p Tài kho n 111 - Tiền mặt Tài kho n 112 - Tiền gửi ngân hàng 130 Tài kho n 151 - Hàng mua đang đi trên đ ờng Tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u Tài kho n 153 - Công c , d ng c Tài kho n 141 - T m ng Tài kho n 142 - Chi phí tr tr ớc Tài kho n 211 - Tài s n c định hữu hình Tài kho n 242 - Chi phí tr tr ớc dài h n Tài kho n 213 - Tài s n c định vô hình Tài kho n 331 - Ph i tr ng ời bán Tài kho n 411 - Ngu n v n kinh doanh 4. Đ nh kho n m t s nghi p v kinh t phát sinh ch y u - Khi đ c cấp v n hoặc nh n v n góp liên doanh bằng tiền mặt, ghi: N TK 111 - Tiền mặt Có TK 411 - Ngu n v n kinh doanh. - Khi đ c cấp hoặc nh n v n góp liên doanh hay c đông bằng TSCĐ, v t li u, công c d ng c , ghi: N TK 211 - TSCĐ hữu hình N TK 213 - TSCĐ vô hình N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c Có TK 411 - Ngu n v n kinh doanh. - Khi rút TGNH về nh p quỹ tiền mặt, ghi: N TK 111 - Tiền mặt 131 Có TK 112 - Tiền gởi ngân hàng. - Khi mua v t li u, công c , d ng c , TSCĐ tiền hàng ch a thanh toán, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 211 - TSCĐ hữu hình N TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán. - Khi dùng tiền mặt để mua v t li u, công c , d ng c , TSCĐ, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 211 - TSCĐ hữu hình N TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 - Tiền mặt. - Khi phát sinh các chi phí thu mua nh v n chuyển, b c d trong quá trình thu mua v t li u, công c d ng c , TSCĐ, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 211 - TSCĐ hữu hình N TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gởi ngân hàng Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán. - Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng để tr n cho ng ời bán, ghi: 132 N TK 331 - Ph i tr ng ời bán Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gởi ngân hàng. - Tr ờng h p hàng đã mua đã chấp nh n thanh toán, nh ng cu i tháng hàng đang còn đi trên đ ờng, ghi: N TK 151 - Hàng mua đang đi đ ờng Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán. - Sang tháng sau, hàng đang đi đ ờng về nh p kho ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c Có TK 151 - Hàng mua đang đi đ ờng. - Khi chi tiền mặt t m ng cho cán b công nhân viên đi mua hàng, đi công tác, đi nghỉ phép, ghi: N TK 141 - T m ng Có TK 111 - Tiền mặt. - Khi thanh toán t m ng bằng VL, CC, DC nh p kho ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 1 5 3 - Công c , d ng c Có TK 141 - T m ng. - Khi phát sinh chi phí tr tr ớc cho nhiều kỳ nh chi phí thuê nhà x ởng, nhà kho, vĕn phòng, mua các lo i b o hiểm. N TK 142 - Chi phí tr tr ớc Có TK 111 - Tiền mặt. 5. S đ k toán Có thể mô t các tài kho n đ i ng liên quan trong k toán quá trình cung cấp trên s đ 6.1. 133 S đ 6.l: H ch toán quá trình cung c p Chú thích: (1) Đ tiền mặt. c cấp hoặc nh n góp v n c a c đông hay liên doanh bằng (2) Đ c cấp hoặc nh n góp v n c a c đông hay liên doanh bằng 134 tài s n c định hay nguyên v t li u, công c d ng c . (3) Rút tiền gửi ngân hàng về nh p quỹ tiền mặt. (4) Mua tài s n c định hay v t li u, công c d ng c ch a tr tiền cho ng ời cung cấp. (5) Dùng tiền mặt để mua tài s n c định hay nguyên v t li u, công c d ng c . (6) Dùng tiền mặt để tr n cho ng ời bán. (7) Hàng mua đang đi đ ờng lúc cu i tháng (8) Hàng mua đang đi trên đ ờng đã về nh p kho. (9) Chi tiền mặt t m ng cho cán b đi mua hàng. (10) Thanh toán t m ng bằng nguyên v t li u, công c nh p kho. (11) Chi phí tr tr ớc bằng tiền mặt. Ví d 1: Khi đ lo.000.000đ c cấp v n bằng chuyển kho n qua ngân hàng N TK 112: 10.000.000 Có TK 411: 10.000.000 Ví d 2: Mua TSCĐ hữu hình bằng tiền mặt trị giá 20.000.000 N TK 21 l: 20.000.000 Có TK 111: 20.000.000 Ví d 3: Tình hình thu mua và nh p kho v t li u, công c t i m t doanh nghi p trong tháng 9 nh sau (đ n vị 1000đ): 1. Mua m t tô v t li u chính, ch a thanh toán tiền cho ng ời bán, trị giá thanh toán 110.000. Hàng đã kiểm nh n, nh p kho. 2. Chi phí v n chuyển, b c d s v t li u trên đã chi tr bằng tiền mặt: 2.000đ 3. Thu mua v t li u ph và công c lao đ ng nh theo t ng giá 135 thanh toán là 66.000 (v t li u ph : 22.000, công lao đ ng nh là: 44.000), đã thanh toán cho ng ời bán bằng tiền gửi ngân hàng. Cu i thang, s hàng này v n ch a về đ n đ n vị. 4. Dùng tiền mặt mua m t tô v t li u ph theo giá thanh toán là 16.500. Hàng đã kiểm nh n, nh p kho. Yêu c u: Định kho n và ph n ánh tình hình trên vào các tài kho n có liên quan. Bài giải: (Đơn vị tính: 1.000đ). Định kho n: (1) N TK 152: 110.000 Có TK 331: 110.000 (2) N TK 152: 2.000 Có TK 111: 2.000 (3) N TK 151: 66.000 Có TK 112: 66.000 (4) N TK 152: 16.500 Có TK 111: 16.500 Ph n ánh vào các TK có liên quan: 136 II. K TOÁN QUÁ TRÌNH S N XU T 1. Khái ni m Quá trình s n xuất là quá trình k t h p giữa s c lao đ ng, t li u lao đ ng và đ i t ng lao đ ng để t o ra s n phẩm. Trong quá trình này phát sinh các nghi p v kinh t về chi phí về nguyên v t li u, chi phí về hao mòn tài s n c định, chi phí về tiền l ng công nhân s n xuất và các chi phí khác về t ch c qu n lý s n xuất t o ra s n phẩm theo k ho ch. K toán quá trình s n xuất t p h p những chi phí đã phát sinh trong quá trình s n xuất c a xí nghi p thẹo tính chất kinh t , theo công d ng và n i sử d ng chi phí t ng h p m t cách trực ti p hoặc gián ti p vào tài kho n chi phí s n xuất để tính ra giá thành thực t c a s n phẩm hoàn thành. Theo quy định hi n nay thì giá thành s n phẩm, dịch v đ định trên c sở 3 lo i chi phí chính: c xác - Chi phí nguyên v t li u trực ti p. - Chi phí nhân công trực ti p. - Chi phí s n xuất chung (ở phân x ởng s n xuất). 2. Nhi m v k toán quá trình s n xu t 137 - T p h p và phân b chính xác, kíp thời các lo i chi phí s n xuất theo t ng đ i t ng h ch toán chi phí và đ i t ng tính giá thành. Trên c sở đó, kiểm tra tình hình thực hi n các định m c và dự toán chi phí s n xuất. - Tính toán chính xác giá thành s n xuất (giá thành công x ởng) c a s n phẩm dịch v hoàn thành. Đ ng thời, ph n ánh l ng s n phẩm, dịch v hoàn thành, nh p kho hay tiêu th (chi ti t t ng ho t đ ng, t ng mặt hàng). - Cung cấp các tài li u cần thi t cho các b ph n có liên quan 3. M t s tài kho n s d ng ch y u trong h ch toán quá trình s n xu t Tài kho n 111 - Tiền mặt Tài kho n 112 - Tiền gửi ngân hàng Tài kho n 142 - Chi phí tr tr ớc Tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u Tài kho n 153 - Công c , d ng c Tài kho n 154 - Chi phí s n xuất kinh doanh dở dang Tài kho n 155 - Thành phẩm Tài kho n 214 - Hao mòn TSCĐ Tài kho n 334 - Ph i tr công nhân viên Tài kho n 335 - Chi phí ph i tr Tài kho n 338 - Ph i tr , ph i n p khác Tài kho n 621 - Chi phí nguyên v t li u trực ti p Tài kho n 622 - Chi phí nhân công trực ti p Tài kho n 627 - Chi phí s n xuất chung. 138 4. Đ nh kho n các nghi p v kinh t phát sinh - Khi xuất nguyên v t li u chính, v t li u ph , nhiên li u cho phân x ởng s n xuất để s n xuất s n phẩm, ghi: N TK 621 - Chi phí NVL trực ti p Có TK 152 - Nguyên li u, v t li u. - Khi xuất v t li u để dùng chung cho phân x ởng s n xuất hay ph c v cho công tác qu n lý phân x ởng, ghi: N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 152 - Nguyên li u, v t li u. - Khi tính ra tiền l ng ph i tr cho công nhân trực ti p s n xuất, công nhân ph c v và nhân viên qu n lý phân x ởng, ghi: N TK 622 - Chi phí nhân công trực ti p N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 334 - Ph i tr CNV. đ - Khi trích b o hiểm xã h i, b o hiểm y t , kinh phí công đoàn c tính vào chi phí s n xuất kinh doanh, ghi: N TK 622 - Chi phí nhân công trực ti p N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 338 - Ph i tr ph i n p khác. l - Khi trích h o hiểm xã h i, b o hiểm y t phần đ ng ph i tr c a cán b công nhân viên, ghi: c tr vào tiền N TK 334 - Ph i tr CNV Có TK 338 - Ph i tr ph i n p khác. - Khi xuất công c , d ng c cho phân x ởng s n xuất, ghi: N TK 627 - Chi phí s n xuất chung 139 Có TK 153 - Công c , d ng c . - Tr ờng h p giá trị công c d ng c xuất dùng có giá trị lớn cần ph i tính vào chi phí s n xuất kinh doanh c a nhiều kỳ khác nhau, ghi: (1) N TK 142 - Chi phí tr tr ớc Có TK 153 - Công c , d ng c (100% giá trị). (2) N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 142 - Chi phí tr tr ớc (theo m c phân b cho t ng kỳ). - Khấu hao TSCĐ đang dùng ở phân x ởng s n xuất, ghi: N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ. - Đ i với các chi phí khác có liên quan gián ti p đ n ho t đ ng c a phân x ởng s n xuất nh chi phí sửa chữa th ờng xuyên tài s n c định, chi phí đi n n ớc, ti p khách, ghi: N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 111, 112, 331. - Khi trích tr ớc tiền l ng nghỉ phép c a công nhân s n xuất trực ti p nhân viên qu n lý phân x ởng trong kỳ k toán, ghi: N TK 622 - Chi phí NC trực ti p N TK 627 - Chi phí SX chung Có TK 335 - Chi phí ph i tr . - Khi trích tr ớc chi phí sửa chữa lớn tài s n c định đang dùng ở phân x ởng s n xuất, ghi: N TK 627 - Chi phí s n xuất chung Có TK 335 - Chi phí ph i tr . - Cu i kỳ, k t chuyển các chi phí nguyên v t li u trực ti p chi phí 140 nhân công trực ti p, chi phí s n xuất chung sang tài kho n Chi phí SXKD dở dang để t ng h p chi phí s n xuất và tính giá thành s n phẩm, ghi. N TK 154 - Chi phí SXKD dở dang Có TK 621 - Chi phí NVL trực ti p Có TK 622 - Chi phí NC trực ti p Có TK 627 - Chi phí s n xuất chung. - N u có ph li u thu h i nh p kho, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u Có TK 154 - Chi phí SXKD dở dang. - Giá thành s n xuất thực t c a những s n phẩm hoàn thành nh p kho trong kỳ, ghi: N TK 155 - Thành phẩm Có TK 154 - Chi phí SXKD dở dang. - Tr ờng h p s n phẩm hoàn thành.không nh p kho, mà đ giao ngay cho khách hàng t i phân x ởng, ghi: c N TK 632 - Giá v n hàng bán Có TK 154 - Chi phí SXKD dở dang. 5. S đ k toán Có thể mô t các tài kho n đ i ng liên quan trong k toán quá trình s n xuất trên s đ 6.2. S đ 6.2: H ch toán quá trình s n xu t 141 Chú thích: (1) Chi phí về nguyên v t li u chính, v t li u ph , nhiên li u đ ng lực dùng trực ti p s n xuất s n phẩm hay qu n lý phân x ởng. (2) Tiền l ng ph i tr cho công nhân s n xuất, nhân viên qu n lý phân x ởng và các kho n chi phí tính theo tiền l ng. (3) Chi phí về công c , d ng c ở phân x ởng. (4) Phân b chi phí tr tr ớc cho kỳ này. (5) Khấu hao tài s n c định ở phân x ởng s n xuất. 142 (6) Chi phí khác ở phân x ởng tr bằng tiền hay ch a thanh toán. (7) Chi phí ph i tr đ c nh n trong kỳ (8) K t chuyển chi phí nguyên v t li u trực ti p. (9) K t chuyển chi phí nhân công trực ti p (10) K t chuyển chi phí s n xuất chung. (11) Giá trị ph li u thu h i nh p kho. (12) Giá thành s n xuất thực t c a những s n phẩm hoàn thành nh p kho trong kỳ. (13) Giá v n s n phẩm s n xuất xong chuyển thẳng bán cho khách hàng Ví d : T i m t nhà máy có m t phân x ởng chuyên s n xuất s n phẩm lo i A t i thời điểm 1/9 có s li u dở dang đầu kỳ nh sau (đ n vị: 1.000đ). Tài kho n 152: 40.000 Tài kho n 154: 17.000 Trong kỳ có các nghi p v kinh t phát sinh nh sau: 1. Mua NVLC trị giá thanh toán 110.000, đã tr bằng tiền gởi ngân hàng. Nguyên li u đã nh p kho. 2. Xuất kho v t li u để ch t o s n phẩm, trị giá 90.000. 3. Tính ra tiền l ng ph i tr cho công nhân trực ti p s n xuất: 30.000, nhân viên qu n lý phân x ởng: 5.000. 4. Trích b o hiểm xã h i, b o hiểm y t , kinh phí công đoàn tính vào chi phí theo tỷ l quy định (19%). 5. Các chi phí s n xuất chung khác thực t phát sinh: Chi phí nhiên li u: 5.000 - Chi phí tr tr ớc phân b kỳ này: 6.000 143 - Chi phí khấu hao TSCĐ: 10.000 - Chi phí dịch v khác mua ngoài tr bằng tiền mặt: 3.990 6. K t chuyển chi phí và tính giá thành s n phẩm hoàn thành nh p kho trong kỳ. Bi t rằng cu i kỳ còn m t s s n phẩm dở dang trị giá 10.000. Yêu cầu: Định kho n và ph n ánh tình hình trên vào tài kho n có liên quan. Định kho n: (1) N TK 152: 110.000 Có TK 112: 110.000 (2) N TK 62 1: 90.000 Có TK 152: 90.000 (3) N TK 622: 30.000 N TK 627: 5.000 Có TK 334: 35.000 (4) N TK 622: 5.700 N TK 627: 950 Có TK 338: 6.650 (5) N TK 627: 24.990 Có TK 152: 5.000 Có TK 142: 6.000 Có TK 214: 10.000 Có TK 111: 3.990 (6a) N TK 154: 90.000 Có TK 621: 90.000 144 (6b) N TK 154: 35.700 Có TK 622: 35.700 (6c) N TK 154: 30.940 Có TK 627: 30.940 (6d) N TK 155: 163.640 Có TK 154: 163.640 Ph n ánh vào các tài kho n có liên quan: ĐVT: (1000đ) TK 154 TK 152 TK 621 40.000 90.000(2) 90.000(2) 17.000 (6a)90.000 (3)5.000 (4) 950 (1)110.000 5.000 (5) (6b)35.700 163.640(6d) TK 627 90.000(6a) (5)24.990 30.940(6c) (6c)30.940 156.640163.640 10.000 100.00095.000 90.00090.000 30.94030.940 45.000 TK 112 TK 142 xxx xxx TK 334 TK 338 xxx xxx 110.000(1) 6.000(5) 35.000 (3) 6.650(4) 110.000 6.000 35.000 6.650 TK 214 xxx 10.000(5) 10.000 TK 155 xxx (6d)163.640 163.640 TK 622 (3)30.000 (4) 5.700 35.700(6b) 35.70035.700 TK 111 xxx 3.990(5) 3.990 145 III. K TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU TH S N PH M VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH 1. Khái ni m Tiêu th là giai đo n cu i cùng c a quá trình s n xuất kinh doanh, tiêu th s n phẩm là quá trình đ a các lo i s n phẩm đã s n xuất ra vào l u thông bằng các hình th c bán hàng. Trong quá trình tiêu th s n phẩm phát sinh các quan h về chuyển giao s n phẩm hàng hoá và thanh toán giữa đ n vị kinh t với khách hàng, trong quá trình đó phát sinh các nghi p v kinh t về chi phí bán hàng nh qu ng cáo, v n chuyển b c d , các nghi p v về thanh toán. Quá trình tiêu th đ c coi là hoàn thành khi hàng hoá thực sự đã tiêu th t c là khi quyền sở hữu về hàng hoá đã chuyển t ng ời bán sang ng ời mua. Mặt khác sau khi tiêu th s n phẩm đ n vị ph i thực hi n nghĩa v với Nhà n ớc về các kho n thu trên c sở tiêu th t ng mặt hàng theo quy định. Trong giai đo n tiêu th , b ph n giá trị mới sáng t o ra trong khâu s n xuất s đ c thực hi n và biểu hi n d ới hình th c l i nhu n. Cu i m i kỳ k toán doanh nghi p xác định đ c doanh thu, các kho n gi m tr doanh thu, t đó tính đ c doanh thu thuần. Sau khi xác định giá v n hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí qu n lý doanh nghi p, các kho n thu khác, chi phí khác, doanh nghi p s xác định đ c k t qu kinh doanh trong kỳ h ch toán. 2. Các ph Có 2 ph th gởi bán: ng pháp tiêu th s n ph m ng pháp tiêu th s n phẩm: Tiêu th trực ti p và tiêu - Tiêu thụ trực tiếp: Là ph 146 ng th c tiêu th s n phẩm mà ng ời mua s nh n hàng t i xí nghi p (t i quầy hàng, t i kho, t i các b ph n s n xuất) khi đã thanh toán tiền hàng hoặc đã chấp nh n thanh toán. Trong tr ờng h p này s n phẩm đã giao cho khách hàng đ c xác định tiêu th ngay. - Tiêu thụ gửi bán: Là ph ng th c tiêu th s n phẩm mà nhà s n xuất không trực ti p giao hàng cho ng ời mua mà giao cho các nhà phân ph i, các nhà phân ph i có trách nhi m bán hàng theo h p đ ng đã ký, kể c tr ờng h p gửi hàng cho các đ i lý bán. Trong tr ờng h p này s n phẩm gởi đi bán ch a đ c xác định là tiêu th , chỉ khi nào khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nh n thanh toán tiền hàng, lúc đó s n phẩm gửi đi bán mới đ c coi là đã tiêu th . 3. Nhi m v c a k toán quá trình tiêu th và xác đ nh k t qu kinh doanh - H ch toán đầy đ , chính xác tình hình tiêu ~ th các lo i s n phẩm, hàng hoá, dịch v theo 2 chỉ tiêu: hi n v t, giá trị và tình hình thanh toán với khách hàng; cùng với các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu th . - Xác định kịp thời k t qu tiêu th c a t ng mặt hàng, t ng lo i s n phẩm, dịch v về tiêu th s n phẩm, hàng hoá, dịch v . - Xác định chính xác, đầy đ , kịp thời các lo i doanh thu, chi phí và k t qu kinh doanh c a t ng ho t đ ng và c a toàn doanh nghi p trong kỳ h ch toán. - Cung cấp thông tin và l p báo cáo theo yêu cầu qu n lý. 4. M t s tài kho n s d ng ch y u trong quá trình tiêu th Tài kho n 111 - Tiền mặt Tài kho n 112 - Tiền gửi ngân hàng 147 Tài kho n 131 - Ph i thu c a khách hàng Tài kho n 138 - Ph i thu khác Tài kho n 155 - Thành phẩm Tài kho n 157 - Hàng gìn đi bán Tài kho n 214 - Hao mòn TSCĐ Tài kho n 334 - Ph i tr công nhân viên Tài kho n 338 - Ph i tr , ph i n p khác Tài kho n 421 - L i nhu n ch a phân ph i Tài kho n 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v Tài kho n 515 - Doanh thu ho t đ ng tài chính Tài kho n 521 - Chi t khấu th ng m i Tài kho n 531 - hàng bán bị tr l i Tài kho n 532 - Gi m giá hàng bán Tài kho n 632 - Giá v n bán hàng Tài kho n 641 - Chi phí bán hàng Tài kho n 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Tài kho n 911 - Xác định k t qu s n xuất kinh doanh. 5. Đ nh kho n các nghi p v kinh t phát sinh: - Khi tính ra tiền l ng ph i tr cho cán b , nhân viên ở b ph n bán hàng và b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 641 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 334 - Ph i tr công nhân viên. - Khi trích b o hiểm xã h i, b o hiểm y t , kinh phí công đoàn phần đ c tính vào chi phí theo tiền l ng c a những đ i t ng trên, 148 ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 338 - Ph i tr , ph i n p khác. - Khấu hao tài s n c định đang dùng ở b ph n bán hàng, b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 641 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 214 - Hao mòn tài s n c định. - Khi phát sinh các chi phí khác ở b ph n bán hàng, b ph n qu n lý doanh nghi p nh chi phí sửa chữa(th ờng xuyên tài s n c định, chi phí ti p khách..., ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng, N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 111, 112, 331, 152... - Khi gửi s n phẩm đi bán, ghi: N TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 154 - Chi phí s n xuất kinh doanh dở dang Có TK 155 - Thành phẩm. - Khi s n phẩm gìn đi bán đ c xác định đã tiêu th , ghi: (1) N TK 111 - Tiền mặt N TK 112 - Tiền gởi ngân hàng N TK 131 - Ph i tr khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v . (2) N TK 632 - Giá v n hàng bán 149 Có TK 157 - Hàng gửi đi bán. - Khi xuất kho bán s n phẩm theo ph ng pháp giao trực ti p, ghi (1) N TK 111 - Tiền mặt N TK 112 - Tiền gởi ngân hàng N TK 131 - Ph i thu c a khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v . (2) N TK 632 - Giá v n hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm. - Khi xuất v t li u, ph c v cho b ph n bán hàng hay b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 641 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 152 - Nguyên li u, v t li u. - Khi xuất công c d ng c có giá trị nh cho b ph n bán hàng hay b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 153 - Công c , d ng c . - Khi phân b chi phí tr tr ớc cho b ph n bán hàng, b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 142 - Chi phí tr tr ớc. - Đ i với các kho n thu ph i n p đ c tính vào chi phí qu n lý doanh nghi p nh thu môn bài, thu nhà đất thì khi xác định s ph i n p cho t ng kỳ k toán, ghi: 150 N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 333 - Thu và các kho n ph i n p cho nhà n ớc. - Chi phí đi n, n ớc, đi n tho i... ph i tr phát sinh trong kỳ ở b ph n bán hàng, b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán. - Khi trích tr ớc chi phí sửa chữa lớn tài s n c định ở b ph n bán hàng, b ph n qu n lý doanh nghi p, ghi: N TK 641 - Chi phí bán hàng N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 335 - Chi phí ph i tr . - Khi xác định s thu ph i n p cho nhà n ớc tính trên doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v Có TK 333 - Thu và các kho n ph i n p cho Nhà n ớc. - Khi gi m giá hàng bán cho khách hàng (hàng đã bán), ghi: N TK 532 - Gi m giá hàng bán Có TK 111, 112, 131. - Khi hàng đã bán bị tr l i, ghi. (1) N TK 531 - Hàng bán bị tr l i Có TK 111, 112, 131 (2) N TK 155 - Thành phẩm Có TK 632 - Giá v n hàng bán. - Cu i kỳ, k t chuyển gi m tr doanh thu, ghi: 151 N TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v Có TK 531 - Hàng bán bị tr l i Có TK 532 - Gi m giá hàng bán. - Cu i kỳ, k t chuyển doanh thu thuần, ghi: N TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v Có TK 911 - Xác định KQKD. - K t chuyển giá v n c a hàng đã bán trong kỳ, ghi: N TK 911 - Xác định KQKD Có TK 632 - Giá v n hàng bán. - K t chuyển chi phí bán hàng, chi phí qu n lý doanh nghi p phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 911 - Xác định KQKD Có TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p. - N u doanh thu thuần lớn h n các chí phí đ lãi sang tài kho n l i nhu n ch a phân ph i, ghi: c tr thì k t chuyển N TK 911 - Xác định KQKD Có TK 421 - L i nhu n ch a phân ph i. - Ng c l i n u doanh thu thuần nh h n các chi phí đ k t chuyển l , ghi. c tr thì N TK 421 - L i nhu n ch a phân ph i Có TK 911 - Xác định KQKD. 6. S đ k toán Có thể mô t các tài kho n đ i ng liên quan trong k toán quá trình tiêu th và xác định k t qu kinh doanh trên s đ 6.3. 152 S đ 6.3: H ch toán quá trình tiêu th và xác đ nh k t qu kinh doanh Chú thích: (1) Tiền l ng ph i tr cho nhân viên bán hàng hay cán b qu n lý 153 doanh nghi p và các kho n chi phí tính theo tiền l ng. (2) Khấuhaotàis nc địnhởb ph nbánhàngvàb ph nqu n lý doanh nghi p. (3) Chi phí khác liên quan đ n bán hàng hay qu n lý doanh nghi p. (4) Xuất NVL, CC, DC ph c v cho b ph n bán hàng hay b ph n qu n lý doanh nghi p. (5) Phân b chi phí tr tr ớc cho b ph n bán hàng hay b ph n QLDN. (6) Các kho n chi phí về ho t đ ng tài chính; các kho n l c a ho t đ ng tài chính. (7a) Xuất kho thành phẩm gởi bán (7b) Xuất kho bán s n phẩm trực ti p cho khách hàng. (8a) Bán hàng thu tiền ngay. (8b) Bán hàng ch a th tiền ngay. (9) Khách hàng tr n bằng TM hoặc tiền gởi NH. (10a) Doanh thu ho t đ ng tài chính ch a thanh toán. (10b) Doanh thu ho t đ ng tài chính tr bằng TM. (11) Khách hàng tr n bằng TM hoặc tiền gửi NH. (12) Giá v n hàng đã bán. (13) Các kho n gi m tr doanh thu. (14) K t chuyển doanh thu bán hàng thuần. (15) K t chuyển doanh thu ho t đ ng tài chính. (16) K t chuyển giá v n hàng bán. (17) K t chuyển chi phí bán hàng. (18) K t chuyển chi phí qu n lý doanh nghi p. 154 (19) K t chuyển chi phí ho t đ ng tài chính. (20) K t chuyển lãi. (21) K t chuyển l . Ví d : Có s li u c a Công ty L nh sau: S d đầu kỳ trên m t s tài kho n (ĐVT: 1000đ): Tài kho n 155: 80.000 Tài kho n 157: 45.000 Trong kỳ có các nghi p v kinh t phát sinh nh sau: 1. Xuất bán thành phẩm giá v n 30.000, giá bán 77.000, trong đó đã thu bằng tiền mặt 20.000; TGNH 40.000; khách hàng còn n 17.000 2. Ng ời mua khi u n i về chất l ng s n phẩm tiêu th trong kỳ nên đ c công ty gi m giá 2% (tr vào s còn n ). 3. Chi phí bán hàng phát sinh: 15.000, trong đó l ng ph i tr cho nhân viên bán hàng 8.000; v t li u bao bì ph c v bán hàng 2.000; chi khác bằng tiền mặt 5.000 4. Chi phí qu n lý doanh nghi p phát sinh: 20.000, trong đó l ng ph i tr cho cán b qu n lý DN là: 8.000; Khấu hao TSCĐ là: 2.000; chi khác bằng tiền mặt là: 10.000 5. Các bút toán k t chuyển cần thi t lúc cu i kỳ. Yêu cầu: Định kho n và ph n ánh các nghi p v kinh t ấn vào s đ tài kho n. Bài giải: Định kho n: (1a) N TK 632: 30.000 155 Có TK 155: 30.000 (1b) N TK 111.20.000 N TK 112: 40.000 N TK 131: 17.000 Có TK 511: 77.000 (2) N TK 532: 1.540 Có TK 131: 1.540 (3) N TK 641: 15.000 Có TK 334: 8.000 Có TK 152: 2.000 Có TK 111: 5.000 (4) N TK 642: 20.000 Có TK 334: 8.000 Có TK 214: 2.000 Có TK 111: 10.000 (5a) K/c doanh thu thuần: N TK 511: 77.000 Có TK 911: 77.000 (5b) K t chuyển giá v n hàng bán: N TK 911: 30.000 Có TK 632: 30.000 (5c) K t chuyển chi phí bán hàng: N TK 911: 15.000 Có TK 641: 15.000 (5d) K t chuyển chi phí qu n lý doanh nghi p: 156 N TK 911: 20.000 Có TK 642: 20.000 (5e) K t chuyển lãi: N TK 911: 12.000 Có TK 421: 12.000 Ph n ánh vào tài kho n có liên quan: TK 511 77.000 (1) 77.000(5a) TK 111 TK 131 TK 334 xxx xxx 20.000(1) 5.000 (3) xxx 8.000(3) 17.000(1) 1.540(2) 8.000(4) 10.000(4) 77.000 77.000 TK 112 xxx 77.000 (1) 20.00015.000 TK 532 17.0001.540 TK 214 xxx (2)1.5402.000 (3) (1)40.000 40.000 TK 911 (5b)30.000 77.000(5a) 1.5402.000 TK 421 xxx (5d)20.000 TK 152 xxx 2.000(4) 2.000(3) 2.000 2.000 TK 641 (3)15.000 TK 642 (4)20.000 15.000(5c) (5c)15.000 16.000 20.000(5d) 12.000(5e) (5e)12.000 77.000 77.000 12.000 15.00015.000 20.00020.000 157 TK 155 TK 632 (1a)30.00030.000(5b) 80.000 30.000(1a) 30.000 30.00030.000 50.000 IV K TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH 1. Khái ni m Mua bán hàng hóa là ho t đ ng ch y u ở các đ n vị có ch c nĕng l u thông phân ph i hay còn gọi là các đ n vị kinh doanh th ng m i. Những đ n vị này s mua hàng hóa c a các nhà cung cấp r i bán l i cho khách hàng để ki m lời. Quá trình mua hàng hóa có thể mô t theo trình tự sau: 2. Nhi m v c a k toán - Ph n ánh chính xác, đầy đ , kịp thời các nghi p v kinh t phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa và tính giá v n hàng mua, giá v n hàng t n kho, giá v n hàng bán và doanh s bán ra m t cách đúng đắn ph c v cho vi c chỉ đ o kinh doanh. Làm t t công tác kiểm kê, b o đ m an toàn hàng hóa trong kho. - Xác định chính xác, đày đ , kịp thời các lo i doanh thu, chi phí và k t qu kinh doanh c a t ng ho t đ ng và c a toàn doanh nghi p 158 trong kỳ h ch toán. - Cung cấp thông tin và l p báo cáo theo yêu cầu qu n lý. 3. Tài kho n s d ng đ h ch toán Tài kho n 111 - Tiền mặt Tài kho n 112 - Tiền gửi ngân hàng Tài kho n 131 - Ph i thu c a khách hàng Tài kho n 151 - Hàng mua đang đi đ ờng Tài kho n 156 - Hàng hóa Tài kho n 157 - Hàng gửi đi bán Tài kho n 331 - Ph i tr khách hàng Tài kho n 333 - Thu và các kho n ph i n p nhà n ớc Tài kho n 521 - Chi t khấu th ng m i Tài kho n 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v Tài kho n 515 - Doanh thu ho t đ ng tài chính Tài kho n 531 - Hàng bán bị tr l i Tài kho n 532 - Gi m giá hàng bán Tài kho n 421 - Lãi ch a phân ph i Tài kho n 632 - Giá v n hàng bán Tài kho n 641 - Chi phí bán hàng Tài kho n 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Tài kho n 911 - Xác định k t qu s n xuất kinh doanh Tài kho n 142, 214, 334, 338... 4. Đ nh kho n các nghi p v kinh t phát sinh - Khi mua v t li u, công c , d ng c , hàng hóa về nh p kho tiền hàng ch a thanh toán, ghi: 159 N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 156 - Hàng hoá Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán. - Tr ờng h p có phát sinh chi phí thu mua tr bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc ng ời nh n t m ng có liên quan đ n các đ i t ng trên, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 156 - Hàng hoá Có TK 111, 112, 141. - Khi mua v t li u, công c d ng c , hàng hóa, tài s n c định bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, ghi: N TK 152 - Nguyên li u, v t li u N TK 153 - Công c , d ng c N TK 156 - Hàng hoá N TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112. - Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. ghi: N TK 64 1 - Chi phí bán hàng Có TK 334 - Ph i tr công nhân viên Có TK 338 - Ph i tr ph i n p khác Có TK 152 - Nguyên li u v t li u Có TK 153 - Công c d ng c Có TK 142 - Chi phí tr tr ớc 160 Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gìn ngân hàng Có TK 335 - Chi phí ph i tr . - Chi phí qu n lý doanh nghi p phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p Có TK 334 - Ph i tr công nhân viên Có TK 338 - Ph i tr ph i n p khác Có TK 152 - Nguyên li u v t li u Có TK 153 - Công c d ng c Có TK 142 - Chi phí tr tr ớc Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 331 - Ph i tr ng ời bán Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gìn ngân hàng Có TK 335 - Chi phí ph i tr . - Khi xuất kho hàng hóa để gửi đi bán theo ph ng th c gửi bán, ghi: N TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 156 - Hàng hoá. - Khi hàng gửi đi bán đã bán đ c, ghi: (1) N TK 111 - Tiền mặt N TK 112 - Tiền gửi ngân hàng N TK 131 - Ph i thu c a khách hàng 161 Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. (2) N TK 632 - Giá v n hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi đi bán. - Khi xuất bán hàng hóa theo ph ng th c bán hàng trực ti p ghi: (1) N TK 111 - Tiền mặt N TK 112 - Tiền gửi ngân hàng N TK 131 - Ph i thu c a khách hàng Có TK 51 1 - Doanh thu bán hàng. (2) N TK 632 - Giá v n hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá. - Khi chấp nh n kho n chi t khấu thanh toán do khách hàng thanh toán tiền hàng đúng h n để đ c h ởng chi t khấu, ghi: N TK 111 - Tiền mặt N TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 - Ph i thu c a khách hàng. - Tr ờng h p bu c ph i gi m giá hàng bán cho khách hàng vì hàng kém phẩm chất, sai quy cách..., ghi: N TK 532 - Gi m giá hàng bán. Có TK 131 - Ph i thu c a khách hàng. - Khi nh p kéo hàng đã bán tr ớc đây nh ng bị tr l i vì m t lý do nào đó, ghi: (1) N TK 531 - Hàng bán bị tr l i Có TK 131 - Ph i thu c a khách hàng. (2) N TK 156 - Hàng hoá Có TK 632 - Giá v n hàng bán. 162 - Cu i kỳ, tính toán phân b chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán trong kỳ, ghi: N TK 632 - Giá v n hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa - phần chi phí thu mua: - K t chuyển các kho n chi t khấu bán hàng, gi m giá hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 52 1 - Chi t khấu bán hàng Có TK 532 - Gi m giá hàng bán Có TK 531 - Hàng bán bị tr l i. - K t chuyển doanh thu thuần để tính lãi (l ), ghi: N TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 911 - Xác định k t qu kinh doanh. - K t chuyển giá v n hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 911 - Xác định k t qu kinh doanh Có TK 632 - Giá v n hàng bán. - K t chuyển chi phí bán, chi phí qu n lý doanh nghi p phát sinh trong kỳ, ghi: N TK 911 - Xác định k t qu kinh doanh Có TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 642 - Chi phí qu n lý doanh nghi p. - N u doanh thu thuần lớn h n các chi phí đ lãi, ghi: c tr thì k t chuyển N TK 911 - Xác định k t qu kinh doanh Có TK 421 - L i nhu n ch a phân ph i. 163 - Ng c l i, k t chuyển l , ghi: N TK 421 - L i nhu n ch a phân ph i Có TK 911 - Xác định k t qu kinh doanh 5. S đ k toán Có thể mô t các tài kho n đ i ng liên quan trong k toán quá trình mua, bán hàng hoá và xác định k t qu kinh doanh trên s đ 6.4. 164 Chú thích: (1) Chi phí bán hàng hay chi phí QLDN tr bằng TM, TGNH hay dịch v mua ngoài. 165 (2) Mua hàng hóa nh p kho hay chi phí thu mua. (3) Chi phí v t li u, công c d ng c , khấu hao TSCĐ, tiền l BHXH ở b ph n bán hàng hay QLDN. ng, (4) Xuất kho gởi hàng đi bán. (5) Bán hàng thu tiền ngay. (6) Bán hàng ch a thu tiền. (7) Giá v n hàng bán. (8) K t chuyển trị giá mua c a hàng gìn đi đã bán đ c. (9) Khách hàng tr n bằng tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng. (10) Khách hàng thanh toán tiền hàng có chi t khấu hoặc gi m giá hay hàng bán bị tr l i. (11) K t chuyển các kho n chi t khấu bán hàng, gi m giá hay hàng bị tr l i. (12) Kho n thu tính trên doanh thu ph i n p (n u có). (13) K t chuyển doanh thu thuần. (14) K t chuyển giá v n hàng bán (15) K t chuyển chi phí bán hàng. (16) K t chuyển chi phí QLDN. (17) K t chuyển lãi. (18) K t chuyển l . Ví d : Công ty X có tình hình nh sau: ĐVT. VNĐ * S d đầu kỳ các tài kho n: 166 TK 111: 20.000.000 TK 211: 150.000.000 TK 112: 150.000.000 TK 331: 50.000.000 TK 156: 35.000.000 TK 311: 25.000.000 TK 153: 5.000.000 TK 411: 260.000.000 TK 334: 5.000.000 TK 421: 20.000.000 * Trong kỳ có các nghi p v kinh t phát sinh: 1) Rút tiền gửi NH nh p quỹ tiền mặt: 90.000.000 2) Vay ngắn h n NH tr n cho ng ời bán 25.000.000 3) Xuất bán m t s hàng hoá có giá v n 25.000.000, giá bán là 30.000.000 tiền hàng ch a thanh toán. 4) Xuất công c , d ng c cho b ph n bán hàng là 500.000 và tr b ph n qu n lý doanh nghi p là 500.000 5) Tính ra tiền l ng ph i tr cho nhân viên bán hàng là 1 000 000 và cán b qu n lý doanh nghi p 2.000.000 6) Dùng tiền mặt mua hàng hoá nh p kho 60.000.000 7) Xuất bán m t s hàng hoá có giá v n 60.000.000, giá bán 70.000.000 thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng. 8) Chỉ tiền mặt l ng cho cán b công nhân viên 3.000.000 9) K t chuyển doanh thu, chi phí và lãi (l ) lúc cu i kỳ. Yêu cầu: - Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh. - Ph n ánh các nghi p v k toán phát sinh trên các tài kho n liên quan và xác định k t qu lãi, l . Bài giải: Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh (ĐVT: 1 000đ) (1) N TK 111: 90.000 Có TK 112: 90.000 (2) N TK 331: 25.000 167 Có TK 311: 25.000 (3a) N TK 632: 25.000 Có TK 156: 25.000 (3b) N TK 131: 30.000 Có TK 511: 30.000 (4) N TK 641: 500 N TK 642: 500 Có TK 153: 1.000 (5) N TK 641: 1.000 N TK 642: 2.000 Có TK 334: 3.000 (6) N TK 156: 60.000 Có TK 111: 60.000 (7a) N TK 632: 60.000 Có TK 156: 60.000 (7b) N TK 112: 70.000 Có TK 511: 70.000 (8) N TK 334: 3.000 Có TK 111: 3.000 (9a) K/c doanh thu thuần, N TK 511: 100.000 Có TK 911: 100.000 (9b) K t chuyển giá v n hàng bán N TK 911: 85.000 Có TK 632: 85.000 168 (9c) K t chuyển chi phí bán hàng N TK 911: 1.500 Có TK 641: 1.500 (9d) K t chuyển chi phí qu n lý doanh nghi p N TK 911: 2.500 Có TK 642: 2.500 (9e) K t chuyển lãi N TK 911: 11.000 Có 42 1: 11.000 - Ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh vào các tài kho n liên quan (ĐVT: 1.000đ). TK 111 TK 112 TK 156 90.000(1) (1)90.000 5.000 35.000 150.000 20.000 TK 153 (7b)70.000 60.000 (6) 25.000(3a) 500(4a) 60.000(7a) 500(4b) (6)60.000 3.000 (8) 90.000 63.000 47.000 TK 131 000 (3b)30.000 70.00090.000 60.00085.000 130.000 10.000 TK 311 TK 632 1.000 4.000 TK 511 25.000 25.000(2) (3a)25.000 (9a)100.000 30.000(3b) (7a)60.000 70.000(7b) 85.000(10c) 30.000 25.000 30.000 50.000 TK 641 TK 642 85.00085.000 TK 334 100.000100.000 TK 411 169 (4a)500 5.000 (4b)500 260.000 (8)3.000 (5)1.000 1.500(10b) 1.500 (5)2.000 25.000(10b) 2.5002.500 3.000(5) 3.0003.000 5.000 TK 211 TK 331 150.000 50.000 TK 421 20.000 260.000 TK 911 (9a)1.500 (9b)2.500 100.000(9a) (2)25.000 (9c)85.000 (9d)11.000 25.000 150.000 170 11.000 25.000 31.000 100.000100.000 Chương VII CÁC PH S NG PHÁP KI M TRA LI U K TOÁN Kiểm tra s li u là yêu cầu tất y u khách quan c a k toán. Trong quá trình ghi chép hàng ngày k toán ph i kiểm tra, đ i chi u giữa s li u chi ti t với s t ng c ng, giữa ch ng t với s sách nhằm b o đ m cho vi c ghi chép ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh m t cách chính xác. Tuy nhiên sự sai sót trong quá trình tính toán, xử lý s li u và ghi chép s sách là điều v n có thể xẩy ra vì kh i l ng ghi chép, tính toán c a k toán rất lớn. Do đó vào lúc cu i kỳ tr ớc khi l p báo cáo tài chính, k toán cần ph i kiểm tra l i toàn b s li u đã ghi chép, tính toán trong kỳ nhằm b o đ m sự đáng tin c y c a các chỉ tiêu kinh t s đ c trình bày trên b ng cân đ i k toán và báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh lúc cu i kỳ. Ph ng pháp kiểm tra th ờng dùng là l p b ng cân đ i s phát sinh, b ng đ i chi u s phát sinh, b ng t ng h p s li u chi ti t. I. B NG CÂN Đ I S PHÁT SINH (B NG CÂN Đ I TÀI KHO N) 1. N i dung và k t c u c a b ng cân đ i s phát sinh B ng cân đ i s phát sinh là ph ng pháp kỹ thu t dùng để kiểm tra m t cách t ng quát s li u k toán đã ghi trên các tài kho n t ng h p. B ng cân đ i s phát sinh đ c xây dựng trên 2 c sở: - T ng s d bên N c a tất c các tài kho n t ng h p phái bằng 171 t ng s d bên Có c a tất c các tài kho n t ng h p. - T ng s phát sinh bên N c a tất c các tài kho n t ng h p ph i bằng t ng s phát sinh bên Có cửa tất c các tài kho n t ng h p. K t cấu c a b ng cân đ i s phát sinh đ c thể hi n qua b ng sau: Đ n vị: ……. B NG CÂN Đ I S PHÁT SINH Quý…. nĕm......... Đ n vị tính:........... S 1 Tài kho n 2 S d đ u kỳ S phát sinh trong kỳ S d cu i kỳ N Có N Có N Có 3 4 5 6 7 8 Tổng cộng 2. Ph ng pháp l p b ng - C t s th tự: Dùng để đánh s theo tuần tự cho các tài kho n đã sử d ng trong kỳ t tài kho n th nhất cho đ n h t. - C t tên tài kho n: Dùng để ghi s hi u và tên c a tài kho n c a tất c các tài kho n t ng h p t lo i 1 đ n lo i 9. M i tài kho n ghi trên m t dòng, ghi t tài kho n có s hi u nh đ n s hi u lớn không phân bi t tài kho n có còn s d cu i kỳ hay không hoặc trong kỳ có s phát sinh hay không. 172 - C t s d đầu kỳ: Ghi s d đầu kỳ c a các tài kho n t ng ng. N u s d bên N ghi vào c t N , s d bên Có ghi vào c t Có. - C t s phát sinh trong kỳ: Ghi t ng s phát sinh trong kỳ c a tài kho n t ng ng, t ng s phát sinh bên N ghi vào c t N , t ng s phát sinh bên Có ghi vào c t Có. - C t s d cu i kỳ: Ghi s d cu i kỳ c a các tài kho n t ng ng. N u s d bên N ghi vào c t N , s d bên Có ghi vào c t Có. - Cu i cùng, tính ra. t ng s c a tất c các c t để xem giữa bên N và bên Có c a t ng c t: S d đầu kỳ, s phát sinh trong kỳ và s d cu i kỳ có bằng nhau t ng cặp m t hay không. 3. Tác d ng c a b ng cân đ i s phát sinh - B ng có tác d ng trong vi c kiểm tra công vi c ghi chép, tính toán. Thể hi n ở những điểm: + Xét theo đ ng t ng c ng thì: T ng s bên N và bên Có c a t ng c t s d đầu kỳ, s phát sinh, s d cu i kỳ nhất thi t ph i bằng nhau (3 = 4, 5 = 6, 7 = 8). + Xét theo t ng tài kho n trên t ng dòng thì: S d cu i kỳ ph i bằng s d đầu kỳ c ng phát sinh t ng tr phát sinh gi m. N u không x y ra nh trên thì trong ghi chép, tính toán chắc chắn có sai sót. - Nhìn vào b ng có thể đánh giá t ng quát về tình hình tài s n, ngu n v n và quá trình kinh doanh c a đ n vị. - Cung cấp tài li u để l p b ng cân đ i k toán. - Cung cấp tài li u cho vi c phân tích ho t đ ng kính t . II. B NG Đ I CHI U S PHÁT SINH VÀ S D KI U BÀN C 1. N i dung và k t c u 173 B ng này cũng có tác d ng nh b ng cân đ i s phát sinh nh ng cách trình bày chú trọng đ n m i quan h đ i ng giữa các tài kho n k toán, c thể nh sau: TK ghi Có D đ u kỳ bên TK TK TK …. N TK ghi N D đầu kỳ bên Có C ng D phát cu i TK sinh kỳ bên N Có X1" TK... TK... TK... C ng phát sinh Có D cu i kỳ bên N X2 2. Ph ng pháp l p b ng - Lấy s d đầu kỳ c a tất c các tài kho n đ a lên b ng n u s d ở bên N , ghi vào c t "D đầu kỳ bên N ", n u s d ở bên Có, ghi vào dòng "D đầu kỳ bên Có". T ng d N đầu kỳ = T ng d Có đầu kỳ, ghi ở ô X1. - Lấy s phát sinh ở cùng m t bên c a tất c các tài kho n, Ví d bên Có, li t kê lên b ng thành t ng c t. Nh ng vì b ng cấu t o theo kiểu bàn cờ nên khi li t kê ph i đ ng thời phân lo i s li u theo t ng tài kho n ghi N và hình thành t ng c t s li u theo t ng tài kho n ghi N và nh v y hình thành t ng c t s li u chỉ rõ: có m t tài kho n n các tài kho n đ i ng hoặc ng c l i. đ 174 - S phát sinh N c a t ng tài kho n trên t ng dòng c a b ng s c đem đ i chi u với s phát sinh N c a t ng tài kho n t ng ng đã đ c ph n ánh trên s cái tài kho n. N u xuất hi n chênh l ch ch ng t vi c ghi chép có thi u sót, ph i tìm sai sót do kho n nào để sửa sai. - Rút s d cu i kỳ c a t ng tài kho n. N u s d ở bên N , ghi vào dòng "D cu i kỳ bên N ". N u s d cu i kỳ ở bên Có, ghi vào c t "D cu i kỳ bên Có". S d này đ c đ i chi u với s d c a tài kho n trên s . T ng d N cu i kỳ = T ng d Có cu i kỳ, ghi ở ô X2. Ph ng pháp này có u điểm là kiểm tra đ c tính chất h p lý c a các quan h đ i ng tài kho n. Tuy nhiên cũng không phát hi n đ c những tr ờng h p b sót hay ghi trùng bút toán. Mặt khác n u đ n vị sử d ng nhiều tài kho n, phát sinh quá nhiều nghi p v thì vi c l p b ng s mất nhiều thời gian. Do đó b ng này ít đùng trong thực t . III. B NG T NG H P S LI U CHI TI T (B NG CHI TI T S D VÀ S PHÁT SINH) 1. N i dung và k t c u c a b ng t ng h p s li u chi ti t B ng này đ c xây dựng trên c sở m i quan h giữa tài kho n t ng h p với tài kho n phân tích nhằm đ i chi u s li u giữa k toán chi ti t với k toán t ng h p. B ng t ng h p s li u chi ti t là m t trang s li t kê toàn b s d đầu kỳ, t ng s phát sinh N , t ng s phát sinh Có, s d cu i kỳ c a tài kho n phân tích là các s , thẻ chi ti t c a m t tài kho n t ng h p. S li u t ng c ng c a t ng s , thẻ chi ti t đ c ghi 1 dòng vào b ng. S li u t ng c ng c a b ng này ph i khớp trùng với s li u chung trên tài kho n t ng h p. N u có chênh l ch t c là quá trình ghi chép c a k toán có sai sót, ph i kiểm tra và sửa chữa l i. Nh v y ph ng pháp này dùng để kiểm tra s li u c a riêng t ng 175 tài kho n mà m i tài kho n, tùy theo n i dung ph n ánh, có những đặc điểm riêng, yêu cầu qu n lý riêng nên m u s chi ti t, m u b ng s li u chi ti t có thể không gi ng nhau, mà đ c xây dựng thi t k m u biểu tuỳ theo t ng nhóm tài kho n và yêu cầu qu n lý. Trong thực t ng ời ta th ờng sử d ng k t h p hai ph ng pháp: B ng cân đ i s phát sinh và b ng t ng h p s li u chi ti t để v a kiểm tra s li u t ng quát c a các tài kho n k toán v a kiểm tra s li u chi ti t c a t ng tài kho n k toán, cùng với những quan h đ i chi u khác (th kho, th quỹ, ng ời mua, ng ời bán..) 2. M t s b ng t ng h p s li u chi ti t áp d ng ph bi n 2.1. Bảng tổng hợp số liệu chi tiết nguyên liệu, vật liệu B ng t ng h p s li u chi ti t nguyên li u, v t li u là b ng t ng h p s li u c a các lo i nguyên li u v t li u t n kho đầu kỳ; nh p, xuất trong kỳ và t n kho cu i kỳ dùng để kiểm tra các s li u ở các s chi ti t về nguyên li u, v t li u. S li u t ng h p có khớp đúng với tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u hay không, theo nguyên tắc phù h p giữa tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích. * Kết cấu của bảng: K t cấu c a b ng t ng h p s li u chi ti t nguyên li u đ hi n qua m u b ng sau: 176 c thể B NG T NG H P S LI U, CHI TI T Tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u Tháng.......... năm.......... Tên nguyên VL Tổng cộng Đ n Giá đ n v tính v S d đ u kỳ S l ng S ti n x * Phương pháp lập bảng: Phát sinh trong kỳ S d cu i kỳ Nhân (N ) Xu t (Có) S S S S S S l ng ti n l ng ti n l ng ti n x x x B ng đ c l p trên c sở s li u c a các s chi ti t về nguyên li u, v t li u. Cu i mới kỳ k toán, m i trang s chì ti t nguyên li u v t li u đ c c ng s nh p, s xuất và tính ra s t n cu i kỳ, kể c về s l ng và s tiền. Cĕn c vào t ng s c a m i trang (m i trang ghi chép m t lo i nguyên li u), k toán ghi vào b ng t ng h p s li u chi ti t nguyên li u m t dòng. Nh v y có bao nhiêu lo i nguyên li u thì có bấy nhiêu trang s chi ti t và cu i kỳ l p b ng t ng h p s li u chi ti t nguyên li u thì có bấy nhiêu dòng. Sau khi nh p xong dữ li u vào b ng t ng h p s li u chi ti t nguyên li u, s c ng s li u c a các c t "s tiền" r i đ i chi u với s t ng h p tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u. Các c t "s l ng" không c ng đ c vì các đ n vị đo l ờng khác nhau, ng ời ta đã đánh dấu X vào dòng t ng c ng để biểu thị các c t đó không thể c ng đ c. Để hiểu rõ cách ghi chép chúng ta có thể xem xét m u s s chi ti t nguyên li u v t li u sau đây: 177 S CHI TI T V T LI U Tên v t li u......................................... Nhãn hi u quy cách............................ Đ n vị tính.......................................... Kho..................................................... Ch ng t Di n gi i S Ngày li u Nh p kho Đ n giá S l Xu t kho T n kho S S S S S ng ti n l ng ti n l ng ti n Ghi chú Tổng cộng 2.2. Bảng tổng hợp số liệu chi tiết phải trả người bán B ng t ng h p s li u chi ti t ph i tr ng ời bán là b ng t ng h p s li u c a các kho n n đ i với t ng ng ời bán về s d đầu kỳ; s phát sinh tĕng, gi m trong kỳ và s d cu i kỳ, b ng dùng để kiểm tra các s li u ở các s chi ti t tài kho n: 331 - Ph i tr ng ời bán. S li u t ng h p có khớp đúng theo nguyên tắc phù h p giữa tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích hay không ?. * Kết cấu của bảng: K t cấu c a b ng t ng h p s li u chi ti t ph i tr ng ời bán đ thể hi n qua m u b ng sau: 178 c B NG T NG H P S LI U CHI TI T Tài kho n: 331 - Ph i tr ng i bán Tháng.......... nĕm.......... Tên ng i bán S d đ u kỳ S phát sinh trong kỳ S d cu i kỳ N Có N Có N Có Tổng cộng B ng đ c l p trên c sở s li u c a các s chi ti t về kho n thanh toán với ng ời bán. Cu i m i kỳ k toán, cĕn c vào t ng s c a t ng trang s chi ti t c a t ng ng ời bán (m i ng ời bán mở 1 trang riêng), k toán ghi vào b ng t ng h p s li u chi ti t ph i tr ng ời bán. M i trang s , lấy s t ng c ng để ghi trên m t dòng. Nh v y có bao nhiêu lo i ng ời bán thì có bấy nhiêu trang s chi ti t và có bấy nhiêu dòng trên b ng t ng h p chi ti t ph i tr ng ời bán. Sau khi nh p xong dữ li u vào b ng t ng h p s li u chi ti t k toán s c ng s li u c a các c t r i đ i chi u với s t ng h p tài kho n 331 - Ph i tr ng ời bán. Để hiểu rõ cách ghi chép chúng ta có thể xem xét trang m u s s chi ti t thanh toán với ng ời bán sau đây: 179 S CHI TI T TÀI KHO N THANH TOÁN V I NG I BÁN Tháng.......... nĕm........... Ng ời bán........................................... Ch ng t S hi u Ngày Trích y u N Có Đã tr Ph i tr S d đầu tháng .............................. Phát sinh trong tháng: ……………………………………. ……………………………………. ……………………………………. Tổng cộng số phát sinh Số dư cuối tháng Ví d : - S d đầu kỳ tài kho n 111: 200.000đ - S d đầu kỳ tài kho n 112: 200.000đ - S d đầu kỳ tài kho n 41l: 600.000đ - S d đầu kỳ tài kho n 152: 200.000đ Trong đó v t li u A: 100 kg giá: 1.00đ/kg thành tiền là 100. v t li u B: 50m giá: 2.000đ/m thành tiền là 10.000đ - S d đầu kỳ tài kho n 331: 150.000đ Trong đó: Ng ời bán A: 100.000đ Ng ời bán B: 50.000đ - Trong kỳ có các nghi p v k toán phát sinh: 180 (1) Ngày 5/4 mua v t li u A 60 kg giá 1.000đ/kg tr bằng tiền mặt. (2) Ngày 10/4 mua v t li u A 50 kg giá 1.000đ/kg, v t li u B luôm, giá 2.000đ/m ch a tr tiền ng ời bán. (3) Ngày 12/4 mua v t li u B 60m giá 2.000đ1m tr bằng TGNH. (4) Ngày 15/4 xuất kho NVL để s n xuất s n phẩm: V t li u A: 100 kg; V t li u B: 60m. Yêu cầu: Vào s chi ti t cho t ng lo i NVL A, B l p b ng t ng h p chi ti t nguyên v t li u; l p s chi ti t ph i tr ng ời bán, b ng t ng h p s li u chi ti t ph i tr ng ời bán sau đó đ i chi u với s li u ph n ánh trên tài kho n 152 - Nguyên li u, v t li u và tài kho n 331 Ph i tr ng ời bán. Bài giải: S CHI TI T V T LI U Tên v t li u: VL A Nhãn hi u quy cách: XXX Đ n vị tính: kg Kho s 1 Ch ng t Di n gi i SHNgày S d đầu kỳ 5/4 Mua v t li u tr bằng tiền mặt 10/4 Mua NVL ch a tr ng ời bán 15/4 Xuất kho để s n xuất SP T ng c ng Đ n giá Nh p kho SL 1.000 1.000 60 1.000 50 Xu t kho T n kho ST ST ST SL SL (1.000đ) (1.000đ) (1.000đ) 60 100 160 100 160 50 210 210 110 110 100 1.000 110 110 100 100 100 110 110 181 S CHI TI T V T LI U Tên VL: VLB Nhãn hi u quy cách: YYY Đ n vị tính: m Kho s 2 Ch ng t Đ n giá Di n gi i SHNgày S d đầu kỳ Nh p kho SL Xu t kho T n kho ST ST ST SL SL (1.000đ) (1.000đ) (1.000đ) 2.000 50 100 10/4 Mua NVL ch a tr 2.000 100 tiền 200 150 300 bằng 2.000 60 120 210 420 12/4 Mua NVL TGNH 15/4 Xuất cho SXSP Tổng cộng 160 B NG T NG H P S 320 60 120 150 300 60 120 150 300 LI U CHI TI T Tài kho n: 152 - Nguyên li u, v t li u Tên NVL VLA VLB T ng c ng 182 Phát sinh trong kỳ S d DK S d cu i kỳ Đ n Đ n Nh p Xu t v giá ST ST ST ST tính SL SL SL SL (1.000đ) (1.000đ) (1.000đ) (1.000đ) kg 1.000 100 m 2.000 50 x 100 100 100 160 110 320 100 60 100 120 110 150 110 300 200 x 430 x 220 x 410 S CHI TI T PH I TR NG Ch ng t SH I BÁN A Di n gi i Ngày N có Đã tr Ph i tr S d đầu kỳ (2) 100.000 50.000 10/4 Mua v t li u A ch a tr tiền 50.000 Cộng số phát sinh 150.000 Số dư cuối kỳ S CHI TI T PH I TR NG Ch ng t SH I BÁN B Di n gi i Ngày N có Đã tr Ph i tr S d đầu kỳ (2) 50.000 200.000 10/4 Mua v t li u B ch a tr tiền Cộng số phát sinh 200.000 Số dư cuối kỳ 250.000 B NG T NG H P S LI U CHI TI T Tài kho n: 331 - Ph i tr ng ời bán Tên ng bán i NBA NBB Tổng cộng S d đ u kỳ N Có S phát sinh trong kỳ N Có S d cu i kỳ N Có 100.000 50.000 50.000 200.000 150.000 250.000 150.000 250.000 400.000 (*) Định kho n để kiểm tra l p b ng chi ti t xem có đúng không: 183 TK 152 TK 621 TK 111 xxx 200.000 60.000(1) 220.000(4) 220.000(4) TK 331 150.000 60.000(1) 250.000(2) 60.000 250.000 250.000(2) 120.000(3) 430.000 210.000 184 220.000 220.000 400.000 TK 112 xxx 120.000(3) Chương VIII S K TOÁN, K THU T GHI S VÀ HÌNH TH C K TOÁN I. S K TOÁN VÀ K THU T GHI S TOÁN K 1. Nh ng v n đ chung v s k toán S k toán là khâu trung tâm c a toàn b công tác k toán. Tất c các nghi p v kinh t phát sinh đã ph n ánh vào các ch ng t k toán m t cách rời r c, nó chỉ đ c t ng h p thành các chỉ tiêu kinh t để có thể biểu hi n toàn b quá trình s n xuất kinh doanh, khi đ c ghi chép m t cách h th ng, liên t c vào s k toán. Tuỳ theo ph ng th c khác nhau đ i với t ng đ i t ng c a k toán hay t ng lo i ho t đ ng kinh t c thể mà s k toán ghi chép liên t c các nghi p v kinh t phát sinh theo m t ph ng th c nhất định. Các thông tin cần thi t cho qu n lý c a đ n vị kinh t có thể đ c cung cấp nhờ ch ng t , s k toán và báo cáo k toán. Trong đó s k toán khâu trung tâm, rất quan trọng vì nó không những là công c đúc k t và t p trung những tài li u cần thi t mà còn là cầu n i liên h giữa ch ng t và báo cáo tài chính c a đ n vị. 2. Các lo i s k toán Để thu n ti n trong vi c sử d ng s k toán, ng ời ta th ờng phân lo i theo các đặc tr ng ch y u nh : N i dung kinh t ; hình th c cấu trúc; hình th c bên ngoài; công d ng c a s ; tính khái quát c a n i dung ph n ánh. 2.1. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ 185 Cĕn c vào n i dung bên trong c a s , k toán có thể chia s k toán thành các lo i nh sau: - S tài s n c định. - S v t tu d ng c , hàng hoá; s n phẩm. - S chi phí s n xuất kinh doanh. - S bán hàng. - S thanh toán. - S v n bằng tiền. 2.2. Căn cứ vào cấu trúc của sổ. Cĕn c vào hình th c cấu trúc có thể chia s k toán thành các lo i: S 2 bên, s m t bên, s nhiều c t và s bàn cờ. - Dạng sổ 2 bên: Tài kho n: XXX Bên Nợ Ch ng t S hi u Ngày Bên Có Di n gi i Cộng Nợ S Ch ng t ti n S hi u Ngày Di n gi i S ti n Cộng Có S này đ c sử d ng r ng rãi để ph n ánh các xu h ớng bi n đ ng c a các đ i t ng k toán và ti n cho vi c đ i chi u. Tuy nhiên s không phù h p n u m t tài kho n nào đó khi phát sinh t p trung ở 186 m t bên còn bên kia thì ít s phát sinh, trong tr ờng h p này sử d ng s m t bên s h p lý h n. - Dạng sổ 1 bên: Tài kho n: XXX Ch ng t S hi u Ngày Tài kho n đ i ng Di n gi i S li n N Có S d đầu kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ - Dạng sổ nhiều cột: Tài kho n: XXX Ch ng t S hi u Ngày N i dung ghi N Di n gi i Kho n Kho n m c1 m c2 …. Kho n Ghi có m cn Tổng cộng S này đ c sử d ng khi cần chia m i bên N , có c a tài kho n 187 thành m t s chỉ tiêu với các c t t ng ng. Nh v y m i c t s s ghi s phát sinh cùng lo i ch a đựng n i dung kinh t nh nhau, ti n cho vi c t ng h p và phân tích s li u. - D ng c a s bàn cờ: TK ghi Có TK ghi N TK... TK... …. TK... C ng N TK... TK... TK... Cộng Có S này đ c xây dựng theo nguyên tắc: m i con s ghi trên s ph n ánh đ ng thời hai tiêu th c tài kho n ghi N và tài kho n ghi Có, hoặc kho n m c giá thành và địa điểm phát sinh, lo i s này đ c sử d ng ph bi n trong k toán chi ti t chi phí s n xuất kinh doanh và thu n ti n trong vi c kiểm tra s li u k toán. 2.3. Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Cĕn c vào hình thúc bên ngoài thì s k toán đ lo i: c chia làm 2 - Sổ đóng thành tập: Là lo i s đ c đóng thành t p với s trang xác định đ c đánh s th tự trang liên t c. - Sổ tờ rời là lo i s bao g m nhiều tờ rời riêng lẻ, kẹp trong các bìa c ng theo trình tự nhất định để ti n vi c ghi chép, b o qu n và sử d ng. 2.4. Căn cứ vào công dụng: 188 S k toán đ c chia làm 2 lo i: s nh t ký và s phân lo i. - Sổ nhật ký: là lo i s h th ng các nghi p v kinh t theo trình tự thời gian nh s nh t ký chung hay s đĕng ký ch ng t ghi s . t d n s - Sổ phân loại: là lo i s h th ng các nghi p v theo các đ i ng c a k toán hay các quá trình kinh doanh. Lo i s này đ c sử ng ph bi n trong k toán chi ti t và t ng h p các đ i t ng tài s n, ph i tr và quá trình kinh doanh nh : S cái s kho s quỹ s tài n c định... Trong thực t ng ời ta còn sử d ng hình th c s k t h p giữa vi c ghi chép theo thời gian và phân lo i theo n i dung kinh t nh s Nh t ký - S cái. 2.5. Căn cứ vào tính khái quát của nội dung phản ánh: Cĕn c vào tính khái quát s k toán đ toán t ng h p và s k toán chi ti t. c chia làm 2 lo i: s k - Sổ kế toán tổng hợp: ph n ánh t ng quát các lo i tài s n, ngu n v n và quá trình kinh doanh. Trong s này, m i nghi p v kinh t đ c ghi t ng quát và th ờng chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. S t ng h p cung cấp các chỉ tiêu t ng quát để l p b ng cân đ i s phát sinh và các báo cáo t ng h p khác nh s nh t ký chung, s cái... - Sổ kế toán chi tiết: là lo i s ph n ánh m t cách chi ti t, phân tích các lo i tài s n hoặc ngu n v n theo yêu cầu qu n lý khác nhau. Lo i s này đ c ng d ng r ng rãi trong k toán chi ti t v t t , s n phẩm, hàng hoá, tài s n c định, chi phí s n xuất kinh doanh, ph i thu c a khách hàng, ph i tr ng ời bán... Nghi p v kinh t phát sinh ph n ánh vào s chi ti t v a đ c ghi theo chỉ tiêu giá trị v a ghi theo các chỉ tiêu chi ti t khác nh : s l ng, hi n v t, đ n giá, thời h n thanh toán... 3. K thu t ghi s và ch a s k toán 189 3.1. Kỹ thuật ghi sổ kế toán Theo quy định vi c l p ch ng t và ghi chép vào s k toán ph i đ m b o ph n ánh m t cách toàn di n, liên t c, chính xác có h th ng tình hình tài s n, ngu n v n, tình hình và k t qu s n xuất kinh doanh c a đ n vị d ới hình th c tiền t hi n v t và thời gian lao đ ng và ph i đ m b o cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài li u cần thi t cho vi c l p báo cáo k toán. Vi c ghi chép vào s k toán ph i đ m b o thu n ti n cho vi c giám đ c các ho t đ ng tài chính, đ ng thời ph i rõ ràng d hiểu tránh trùng lặp và ph c t p. S k toán ph i ghi trên giấy kẻ sẵn và ph i đánh s trang và ph i tuân th quy trình ghi s nh sau: * Trước khi dùng sổ. S k toán ph i đ c th tr ởng, k toán tr ởng kiểm tra, ký duy t s trang và xác định tên ng ời giữ s . S giao cho cán b nào thì cán b đó chịu trách nhi m về những điều ghi trong s và vi c giữ s trong thời gian dùng s . S k toán có thể là s đóng thành quyển hay s tờ rời. Đ i với s c a phần k toán t ng h p, n u dùng tờ rời làm s nh t ký (nh t ký ch ng t ) thì s cái ph i là s đóng thành quyển. - Đ i với s đóng quyển tr ớc khi ghi s : + Ph i có ghi rõ tên đ n vị k toán, tên s , s hi u và tên tài kho n t ng h p, tên tài kho n chi ti t (n u là s chi ti t), niên đ k toán và thời kỳ ghi s . + Trang đầu s ph i ghi họ tên cán b ghi s , ngày bắt đầu vào s và ngày chuyển giao cho cán b khác thay (n u có). + Đánh s trang theo trình tự t 1 đ n h t, giữa 2 trang đóng dấu 190 giáp lai. + Trang cu i s ph i ghi s l ng trang s . Th tr ởng đ n vị k toán tr ởng ph i ký xác nh n ở trang đầu và trang cu i s . - Đ i với s tờ rời tr ớc khi ghi s : Đầu m i tờ ph i ghi: Tên đ n vị k toán, tên s , s th tự c a tờ rời, s hi u, tên tài kho n, tháng nĕm dùng, họ tên cán b ghi s , giữ s . Các tờ rời tr ớc khi dùng ph i đ c th tr ởng đ n vị ký nh n hoặc đóng dấu c a đ n vị k toán và ghi vào s đĕng ký trong đó ghi rõ: s th tự, ký hi u, các tài kho n, ngày xuất dùng. Các s tờ rời ph i sắp x p theo th tự tài kho n trong các t hoặc các h p có khoá và thi t bị cần thi t nh ngân hàng chỉ d n, để tránh mất mát, l n l n. * Tiến hành ghi sổ. S k toán ph i ghi kịp thời, đầy đ , chính xác và nhất thi t ph i cĕn c vào ch ng t h p l đã đ c những ng ời có trách nhi m kiểm tra phê duy t. Đ n vị k toán ph i l p n i quy ghi s , định kỳ ghi s cho t ng lo i s sách để đ m b o cho báo cáo k toán đ c kịp thời chính xác. S k toán ph i đ c giữ gìn s ch s , ngĕn nắp, chữ và con s ph i ghi rõ ràng, ngay thẳng không tẩy xóa, không vi t xen k , không dán đè, ph i tôn trọng dòng kẻ trong s sách, không đ c ghi cách dòng, không chèn thêm, móc thêm trên những kho ng giấy trắng ở đầu trang, cu i m i trang s , m i dòng kẻ khi c ng s cũng ph i nằm trên dòng kẻ c a s . Cu i m i trang ph i c ng trang, s c ng ở dòng cu i trang s ghi chuyển sang đầu c a trang ti p theo; đầu trang ti p theo s ghi s c ng 191 trang tr ớc chuyển sang. Sau khi nghi p v kinh t đã vào s thì trên ch ng t cần ghi ký hi u để d phân bi t (th ờng ghi tắt chữ Vì nhằm tránh vi c ghi 2 lần hoặc b sót. K toán ph i khoá s t ng tháng vào ngày cu i tháng. Các nghi p v kinh t tài chính phát sinh trong tháng đều ph i ghi vào s trong tháng đó tr ớc khi khoá s . Cấm khoá s tr ớc thời h n để làm báo cáo tr ớc khi h t tháng và cấm làm báo cáo tr ớc khi khoá s . Khoá s đ c quy ớc là g ch m t đ ờng kẻ ngang, tính t ng s tiền phát sinh bên N , bên Có và tính ra s d c a các tài kho n trong s k toán trong m t thời gian nhất định. Đ n vị ph i l p và thực hi n ch đ kiểm tra đ i chi u s li u trên các s k toán. - Đ i chi u s quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày. - Đ i chi u giữa s tiền gửi ngân hàng với ngân hàng m i tuần m t lần. - Đ i chi u giữa các s phân tích với s t ng h p ít nhất m i tháng m t lần. - Đ i chi u giữa s k toán với s sách c a kho ít nhất m i tháng m t lần. - Đ i chi u s d chi ti t c a các tài kho n thanh toán với t ng ch n , t ng khách hàng ít nhất 3 tháng m t lần. Cu i nĕm ph i l p b ng danh sách tất c các s k toán dùng cho nĕm sau thành 2 b n. M t b n gởi cho đ n vị k toán cấp trên thay cho báo cáo, m t b n l u ở b ph n k toán. Trong nĕm n u cần mở thêm s k toán, b ph n k toán ph i điền thêm vào b ng danh sách l u ở đ n vị đ ng thời ph i báo cáo cho cấp trên bi t. Khi khoá s vào thời điểm cu i nĕm, những dòng kẻ còn l i trong 192 trang s sau khi khoá ph i g ch chéo để huỷ b . Sang nĕm mới ph i mở s k toán mới, s k toán nĕm mới ph i thể hi n sự ti p t c công vi c k toán c a nĕm tr ớc, ph i chuyển s d tất c các tài kho n còn s d đ n ngày 31 tháng 12 nĕm cũ sang s sách nĕm mới. B ng cân đ i k toán cu i nĕm là ch ng t t ng h p về các s d c a tất c các tài kho n về nĕm cũ. Hàng tháng khi công vi c vào s đã xong, s sách đã đ c đ i chi u kiểm tra và khoá s thì tất c các ch ng t k toán c a tháng (ch ng t g c; ch ng t t ng h p; ch ng t ghi s ) ph i sắp x p theo lo i, trong t ng lo i ph i sắp x p theo th tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói bu c cẩn th n, trên mặt ngoài ghi rõ: - Tên đ n vị k toán. - Niên đ , tháng. - S hi u ch ng t ghi s : S đầu và s cu i kỳ. S sách k toán, báo cáo k toán và các tài li u khác có liên quan cu i nĕm cũng sắp x p và b o qu n nh trên. Các tài li u k toán đ c l u giữ ở b ph n k toán nhiều nhất là m t nĕm sau niên đ k toán. Sau đó ph i chuyển cho b ph n l u trữ c a đ n vị. 3.2. Các phương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán Trong quá trình ghi s , khi đ i chi u, n u phát hi n có sai sót nhầm l n trong ghi chép, tính toán thì ph i ti n hành sửa sai để đ m b o yêu cầu chính xác. Tuỳ theo tính chất, thời gian phát hi n sai lầm và ph ng pháp ghi chép bằng tay hay bằng máy vi tính mà k toán sửa sai nh sau: a) Đối với sổ kế toán ghi bằng tay: Khi phát hi n có sai sót thì không đ c tẩy xoá làm mất dấu v t thông tin, s li u ghi sai mà ph i sửa chữa theo m t trong ba ph ng pháp sau: 193 - Phương pháp cải chính, còn gọi là phương pháp gạch xoá hay đính chính. Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p: + Sai sót trong di n gi i không liên quan đ n h đ i kho n. ng tài + Sai sót phát hi n ra sớm nên không nh h ởng đ n s t ng c ng bằng chữ. Ph ng pháp sửa sai bằng cách g ch m t đ ờng thẳng vào ch sai và ghi s hoặc chữ đúng ở phía trên và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh. N u sai chỉ m t chữ s thì cũng ph i g ch toàn b con s sai và vi t l i con s đúng. - Phương pháp ghi bổ sung: Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p ghi đúng về quan h đ i ng tài kho n nh ng sai về s tiền, với s tiền đã ghi sai ít h n s tiền đúng. Ph ng pháp sửa sai bằng cách l p “ch ng t ghi s b sung” và ghi thêm m t bút toán gi ng nh bút toán đã ghi với s tiền bằng chênh l ch giữa s tiền đúng với s tiền sai đã ghi. Ví d : Rút tiền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt là 800.000đ nh ng khi định kho n chỉ ghi có 80.000đ N TK 111: 80.000 Có TK 112: 80.000 Nh v y đã định kho n đ i ng tài kho n đúng nh ng s tiền đã ghi sai nh h n s đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi b sung thêm m t bút toán. N TK 111: 720.000 Có TK 112: 720.000 194 - Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ): Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p: + Định kho n đúng về đ i ng tài kho n nh ng s tiền đã ghi sai lớn h n s đúng trên ch ng t và thời gian phát hi n l i ch m tr . + Định kho n đúng nh ng ghi trùng 2 lần m t nghi p v kinh t : + Ghi sai quan h đ i ng tài kho n và các tr ờng h p khác. - Phương pháp sửa sai: + Đ i với tr ờng h p th toán về đ i ng tài kho n gi chênh l ch giữa s sai với s ph i có chữ ký c a k toán tr nhất ph ng pháp sửa sai là ghi m t bút ng nh bút toán đã ghi với s tiền bằng đúng, nh ng s tiền ghi bằng s âm và ởng bên c nh. + Đ i với tr ờng h p th hai ghi trùng lặp ph ng pháp sửa sai là: ghi thêm m t bút toán gi ng y nh bút toán đã ghi trùng, nh ng s tiền ghi bằng s âm để huỷ b bút toán ghi trùng lặp và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh, sau đó ghi l i bút toán đúng: + Đ i với tr ờng h p th 3 thì ph ng pháp sửa sai là: ghi l i m t bút toán gi ng nh bút toán đã ghi sai, nh ng s tiền ghi bằng s âm để huỷ b bút toán đã ghi sai và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh. Ví d 1: Rút tiền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt 800.000 nh ng khi định kho n thì ghi sai 8.000.000. N TK 111: 8.000.000 195 Có TK 112: 8.000.000 K toán s sửa sai bằng cách ghi thêm m t bút toán: N TK 111: (7.200.000) Có TK 112: (7.200.000) Ví d 2: Rút tiền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt 800.000đ nh ng khi định kho n thì đã ghi sai nh sau: N TK 112: 800.000 Có TK 111: 800.000 Đúng ra là ph i ghi N TK 111, Có TK 112. K toán sửa sai nh sau: - Huỷ b bút toán ghi sai bằng bút toán âm. N TK 112: (800.000) Có TK 111: (800.000) - Dùng mực th ờng ghi l i định kho n đúng. N TK 111: 800.000 Có TK 112: 800.000 196 b) Sửa chữa sổ kêltoán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính: - Tr ờng h p phát hi n sai sót tr ớc khi báo cáo tài chính nĕm đ c n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trực ti p vào s k toán c a nĕm đó trên máy vi tính. - Tr ờng h p phát hi n sai sót sau khi báo cáo tài chính nĕm đã n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trực ti p vào s k toán c a nĕm đã phát hi n sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cu i c a s k toán nĕm có sai sót. - Sửa chữa s k toán trong tr ờng h p ghi s bằng máy vi tính đ c thực hi n theo ph ng pháp ghi b sung hoặc ghi s âm gi ng nh trong phần k toán ghi bằng tay. c) Một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán: - Tr ờng h p phát hi n s k toán có ghi sai sót tr ớc khi báo cáo tài chính nĕm đ c n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trên s k toán c a nĕm đó. - Tr ờng h p phát hi n s k toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính nĕm đã n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trên s k toán c a nĕm đã phát hi n sai sót và ghi chú vào d ng cu i c a s k toán nĕm có sai sót. - Khi sửa sai bằng ph ng pháp b sung hay ph ng pháp ghi s âm đều ph i có ch ng t đính chính d n ch ng s li u và ngày tháng c a ch ng t đã ghi s sai, cần ph i điều chỉnh và ph i đ c k toán 197 tr ởng duy t. - Trong k toán s âm có thể đ c biểu hi n vi t bằng bằng mực th ờng trong ngoặc đ n hoặc ghi bằng mực đ . II. CÁC HÌNH TH C K TOÁN Công tác k toán ở các đ n vị bao giờ cũng xuất phát t ch ng t g c và k t thúc bằng h th ng báo cáo k toán thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý s li u trong h th ng s k toán. Vi c quy định ph i mở những lo i s k toán nào để ph n ánh các đ i t ng c a k toán, k t cấu c a t ng lo i s , trình tự; ph ng pháp ghi s và m i liên h giữa các lo i s nhằm đ m b o vai trò, ch c nĕng và nhi m v c a k toán đ c gọi là hình th c k toán. Theo ch đ k toán hi n hành, có 5 hình th c k toán mà các đ n vị kinh t có thể chọn áp d ng. Các hình th c k toán hi n hành bao g m: - Hình th c Nh t ký - S cái - Hình th c Nh t ký chung - Hình th c Ch ng t ghi s - Hình th c Nh t ký - ch ng t - Hình th c k toán trên máy vi tính. Vi c áp d ng hình th c k toán này hay hình th c k toán khác là tuỳ thu c vào quy mô, đặc điểm s n xuất kinh doanh và trình đ qu n lý c a các doanh nghi p và quy định về đ i t ng mà đ n vị k toán lựa chọn cho phù h p. Nh ng cần l u ý là khi đã chọn hình th c k toán nào để áp d ng trong đ n vị thì nhất thi t ph i tuân theo các nguyên tắc c b n c a hình th c k toán đó, không đ c áp d ng chắp vá tuỳ ti n giữa hình th c nọ với hình th c kia theo kiểu riêng c a mình. 198 1. Hình th c Nh t ký S cái 1.1. Các lo i sổ kế toán Các lo i s k toán c a hình th c Nh t ký - S cái bao g m các lo i s sách ch y u sau đây: - Nhật ký - Sổ cái: Nh t ký - S cái là m t quyển s k toán t ng h p duy nhất, có sự k t h p chặt ch giữa phần Nh t ký để ghi chép các nghi p v kinh t tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, với phần S cái để phân lo i các nghi p v kinh t đó theo các tài kho n k toán. Nh t ký - S cái g m nhiều trang, m i trang có 2 phần: m t phần dùng làm s nh t ký g m các c t: ngày tháng, s hi u c a ch ng t , trích y u n i dung nghi p v kinh t và s tiền. Phần dùng làm s cái đ c chia ra nhiều c t, m i c t ghi m t tài kho n, trong m i c t lớn (ghi m t tài kho n) l i chia 2 c t nh để ghi bên N và bên Có c a tài kho n đó. S l ng c t trên s nhiều hay ít ph thu c vào s l ng các tài kho n ph i sử d ng (xem m u Nh t ký - S cái). - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: S và thẻ k toán chi ti t trong hình th c Nh t ký - S cái g m: + S thẻ k toán chi ti t tài s n c định, khấu hao tài s n c định và v n kinh doanh. + S hoặc thẻ k toán chi ti t nguyên v t li u, công c d ng c , thành phẩm hàng hoá. + S k toán chi ti t các lo i v n bằng tiền (nh : s quỹ tiền mặt, tiền gìn ngân hàng và v n bằng tiền khác). + S chi ti t tiền vay (vay ngắn h n ngân hàng, vay dài h n ngân hàng). + S hoặc thẻ kể toán chi ti t các nghi p v thanh toán, thanh toán 199 với ng ời bán, ng ời nh n thầu, ng ời mua, ng ời đặt hàng, s chi ti t các kho n ph i thu, ph i tr và các kho n thanh toán trong n i b , thanh toán với nhà n ớc và các nghi p v thanh toán khác đòi h i ph i theo dõi chi ti t. + S hoặc thẻ k toán chi ti t chi phí s n xuất và phí t n l u thông. + S hoặc thẻ k toán chi ti t chi phí v n đầu t c b n và cấp phát đầu t c b n. + S hoặc thẻ k toán chi ti t các kho n khác tuỳ theo yêu cầu qu n lý. N i dung và k t cấu c a các s và thẻ k toán chi ti t ph thu c vào tính chất c a các đ i t ng h ch toán và yêu cầu thu nh n các chỉ tiêu ph c ph công tác qu n lý và l p báo cáo. Danh m c các lo i s , m u biểu và ph ng pháp ghi chép t ng lo i s đ c nêu rõ và chi ti t ở các sách h ớng d n thực hi n ch đ k toán. 1.2. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép k toán trong hình th c k toán Nh t ký - S cái nh sau: hàng ngày, khi nh n đ c ch ng t g c ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh, nhân viên giữ s Nh t ký - S cái ph i kiểm tra ch ng t về mọi mặt, cĕn c vào n i dung nghi p v trên ch ng t xác định tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có và ghi các n i dung cán thi t c a ch ng t vào Nh t ký - S cái. M i ch ng t g c đ c ghi vào s Nh t ký - S cái trên m t dòng đ ng thời ở c hai phần: tr ớc h t ghi vào c t ngày tháng, s hi u c a ch ng t , di n gi i n i dung và s tiền c a nghi p v trong phần nh t ký, sau đó ghi s tiền c a nghi p v vào c t ghi N và c t ghi Có c a các tài kho n có liên quan trong phần s cái. Cu i tháng, sau khi ph n ánh toàn b các 200 nghi p v kinh t tài chính phát sinh trong tháng vào Nh t ký - S cái, nhân viên giữ s ti n hành khoá s , tìm ra t ng s tiền ở phần nh t ký, t ng s phát sinh N , phát sinh Có và s d c a t ng tài kho n ở phần s cái đ ng thời ti n hành kiểm tra đ i chi u s li u Nh t ký - S cái bằng cách lấy t ng s phát sinh N và t ng phát sinh Có c a tất c các tài kho n ở phần s cái đ i chi u với t ng s tiền ở phấn nh t ký và lấy t ng s d N c a tất c các tài kho n đ i chi u với t ng s d Có c a tất c các tài kho n trên s cái. N u các t ng s nói trên khớp bằng nhau thì vi c tính toán s phát sinh và s d c a các tài kho n trên Nh t ký S cái đ c coi là chính xác. Ngoài ra để đ m b o tính chính xác c a các s li u h ch toán trên t ng tài kho n t ng h p, tr ớc khi l p báo biểu k toán, nhân viên giữ Nh t ký - S cái ph i ti n hành đ i chi u s phát sinh N , phát sinh Có và s dự c a t ng tài kho n trên s cái với s li u c a các b ng t ng h p s li u k toán chi ti t c a các tài kho n t ng ng. Ch ng t g c sau khi ghi Nh t ký - S cái đ c chuyển ngay đ n các b ph n k toán chi ti t có liên quan để ghi vào s hoặc thẻ k toán c a t ng tài kho n. Cu i tháng nhân viên các phần hành k toán chi ti t c ng các s hoặc thẻ k toán chi ti t và cĕn c vào s li u c a các s hoặc thẻ k toán chi ti t l p b ng t ng h p chi ti t c a t ng tài kho n t ng h p để đ i chi u với s li u trên tài kho n t ng h p trong Nh t ký - S cái Mọi sai sót trong quá trình kiểm tra đ i chi u s li u ph i đ c sửa chữa kịp thời đúng các ph ng pháp sữa chữa sai sót quy định trong ch đ về sửa chữa s sách k toán. Nh t ký - S cái và các b ng t ng h p chi ti t sau khi kiểm tra, đ i chi u và chỉnh lý s li u khớp đúng đ c sử d ng để l p b ng cân đ i k toán và các báo cáo k toán khác. 201 Có thể mô t trình tự ghi s theo hình th c Nh t ký - S cái theo s đ sau đây: S đ 8.1: Trình t h ch toán theo hình th c k toán Nh t ký S cái Chú thích: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cu i tháng Quan h đ i chi u 202 M US S Ch ng t dòng S hi u Ngày 1 2 3 NH T KÝ S Di n gi i S ti n (đ) 4 5 CÁI Tài kho n... Tài kho n... v.v.. N Có N Có 6 7 8 9 Cộng 2. Hình th c k toán nh t ký chung 2.1. Các lo i sổ kế toán Hình th c k toán nh t ký chung g m có các lo i s k toán ch y u sau: - Sổ nhật ký chung: S nh t ký chung (còn gọi là nh t ký t ng quát) là s k toán t ng h p cĕn b n dùng để ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh theo trình tự thời gian và quan h đ i ng tài kho n c a nghi p v đó, làm cĕn c để ghi vào s cái. S nh t ký chung là lo i s đóng thành t p ghi tất c các nghi p v kinh t phát sinh ch y u trong đ n vị. - Sổ cái: S cái là s k toán t ng h p, dùng để t p h p và h th ng hoá các nghi p v phát sinh theo t ng tài kho n. S li u c a s cái cu i tháng, sau khi đã c ng s phát sinh và rút s d c a t ng tài kho n đ c dùng để l p b ng cân đ i s phát sinh, b ng cân đ i k toán và các báo 203 biểu k toán khác. - Sổ nhật ký đặc biệt: S nh t ký đặc bi t đ c dùng trong tr ờng h p nghi p v kinh t phát sinh nhiều n u t p trung ghi tất c vào s nh t ký chung thì s có trở ng i về nhiều mặt, cho nên mở các s nh t ký đặc bi t để ghi chép riêng cho m t s lo i nghi p v kinh t phát sinh nhiều và lặp đi lặp l i. Khi dùng s nh t ký đặc bi t thì những ch ng t g c cùng lo i phát sinh nhiều đó tr ớc h t đ c ghi vào s nh t ký đặc bi t (s nh t ký đặc bi t th ờng là lo i s nhiều c t) sau đó, hàng ngày, định kỳ hoặc cu i tháng t ng h p s li u c a s nh t ký đặc bi t ghi vào s cái - Các sổ thẻ kế toán chi tiết: Ngoài các s k toán t ng h p nêu trên, trong hình th c nh t ký chung các lo i s k toán chi ti t cũng gi ng nh hình th c k toán Nh t ký - s cái, tuỳ theo yêu cầu qu n lý đ i với t ng lo i tài s n hoặc t ng lo i nghi p v nh : tài s n c định, v t li u, hàng hoá, thành phẩm, chi phí s n xuất... Ng ời ta ph i mở các s hoặc thẻ k toán chi ti t. Đây là lo i s k toán dùng để ghi chi ti t các sự vi c đã ghi trên s k toán t ng h p nhằm ph c v yêu cầu c a công tác qu n lý, kiểm tra và phân tích. Khi mở các s k toán chi ti t thì ch ng t g c đ c ghi vào s k toán chi ti t, cu i tháng cĕn c vào các s chi ti t l p các b ng t ng h p chi ti t để đ i chi u với s li u c a tài kho n đó trong s cái hay trong b ng cân đ i s phát sinh. 2.2. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép trong hình th c k toán nh t ký chung nh sau: hàng ngày cĕn c vào các ch ng t g c, ghi nghi p v phát sinh vào s nh t ký chung theo trình tự thời gian. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy s li u trên nh t ký chung ghi vào s cái. Tr ờng h p dùng s nh t ký đặc bi t thì đ i với các ch ng t g c có nghi p v kinh t phát sinh 204 cùng lo i, đ c t p h p ghi vào các s nh t ký đặc bi t, định kỳ t ng h p s li u trên s nh t ký đặc bi t ghi vào s cái. Cu i tháng c ng s phát sinh và rút s d c a t ng tài kho n trên s cái và l p b ng cân đ i s phát sinh. Đ i với các tài kho n có mở s hoặc thẻ k toán chi ti t thì, ch ng t g c sau khi ghi vào s nh t ký chung hoặc s nh t ký đặc bi t, đ c chuyển đ n k toán chi ti t để ghi vào các s hoặc thẻ k toán chi ti t liên quan, cu i tháng c ng s hoặc thẻ k toán chi ti t l p các b ng t ng h p chi ti t c a t ng tài kho n. Sau khi kiểm tra đ i chi u khớp đúng các s li u giữa các b ng t ng h p chi ti t với các tài kho n t ng h p trên s cái hoặc b ng cân đ i s phát sinh thì: B ng cân đ i s phát sinh, các b ng t ng h p chi ti t đ c dùng làm cĕn c để l p b ng cân đ i k toán và các báo biểu k toán. Có thể mô t trình tự ghi s theo hình th c k toán nh t ký chung trên s đ sau đây: S đ 8.2: Trình t h ch toán theo hình th c k toán nh t ký chung 205 Chú thích: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cu i tháng Quan h đ i chi u, kiểm tra Sau đây là m t s m u s t ng h p chính c a hình th c k toán nh t ký chung: 206 M US NH T KÝ CHUNG Tháng..... năm.... Ngày Ch ng t ghi s Ngày S 1 2 Đã ghi S hi u S phát sinh s cái tài kho n N Có Di n gi i 3 4 5 6 7 8 Cộng chuyển trang sau M US CÁI Tên tài kho n:.... S hi u........ Ngày Ch ng t tháng ghi s S Ngày 1 2 3 Di n gi i 4 S phát Trang s Tài sinh kho n NK chung đ i ng Có Nợ 5 6 7 8 S trang tr ớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau 3. Hình th c k toán Ch ng t ghi s 3.1. Các lo i sổ kế toán Hình th c chung t ghi s k toán g m có các s k toán ch y u sau đây: 207 - Sổ cái: S cái là s k toán t ng h p dùng để t p h p và h th ng hoá các nghi p v kinh t tài chính phát sinh theo các kho n t ng h p. S cái th ờng là s đóng thành quyển, mở cho t ng nĕm: trong đó m i tài kho n đ c dành riêng m t trang hoặc m t s trang tuỳ theo s l ng nghi p v ghi chép ít hay nhiều. Tr ờng h p m t tài kho n ph i dùng m t s trang thì cu i m i trang ph i c ng t ng s theo t ng c t và chuyển sang đầu trang sau. Cu i m i kỳ k toán ph i khoá s , c ng s phát sinh N và s phát sinh Có, rút s d c a t ng tài kho n để làm cĕn c l p b ng cân đ i s phát sinh và các báo cáo k toán. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. S đĕng ký ch ng t ghi s là s k toán t ng h p dùng để đĕng ký t ng s tiền c a tất c các ch ng t ghi s theo trình tự thời gian (nh t ký). N i dung ch y u c a s này có các c t: S hi u, ngày tháng c a ch ng t ghi s . Ngoài m c đích đĕng ký các ch ng t ghi s phát sinh theo trình tự thời gian, s đĕng ký ch ng t ghi s còn dùng để qu n lý các ch ng t ghi s và kiểm tra đ i chi u với t ng s tiền đã ghi trên các tài kho n k toán. S đĕng ký ch ng t ghi s mở cho c nĕm, cu i m i kỳ ph i c ng s phát sinh trong c kỳ để làm cĕn c đ i chi u với b ng cân đ i s phát sinh. - Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: S và thẻ k toán chi ti t trong hình th c ch ng t ghi s cũng gi ng nh hình th c Nh t ký - S cái và hình th c nh t ký chung. Ba hình th c nêu trên hầu h t các s thẻ chi ti t dùng chung nhau. Tuỳ theo yêu cầu qu n lý đ i với t ng n i dung kinh t mà k toán mở các s phù h p nh : s chi ti t tài s n c định, nguyên v t li u, hàng hoá, thành phẩm, doanh thu, chi phí; s theo dõi t ng lo i v n bằng tiền, s chi ti t tiền vay, các kho n ph i thu, ph i tr ... 208 Ng ời ta ph i mở các s hoặc thẻ k toán chi ti t đ i với t ng tài kho n b o đ m đáp ng yêu cầu qu n lý. Trong hình th c k toán ch ng t ghi s , cĕn c để ghi các nghi p v kinh t phát sinh vào các s k toán t ng h p là các ch ng t ghi s . Ch ng t ghi s là lo i ch ng t dùng để t p h p sớ li u c a ch ng t g c theo t ng lo i sự vi c và ghi rõ n i dung vào s cho t ng sự vi c ấy (ghi N tài kho n nào, đ i ng với bên Có c a những tài kho n nào, hoặc ng c l i - xem m u ch ng t ghi s ). Ch ng t ghi s có thể l p cho t ng ch ng g c, hoặc có thể l p cho nhiều ch ng t g c có n i dung kinh t gi ng nhau và phát sinh th ờng xuyên trong tháng. Trong tr ờng h p l p nhiều ch ng t g c k toán ph i l p b ng t ng h p ch ng t g c để thu n l i cho vi c l p ch ng t ghi s . B ng t ng h p ch ng t g c l p cho t ng lo i nghi p v và có thể định kỳ 5 - 10 ngày l p m t lần, hoặc l p m t b ng luỹ k cho c tháng, trong đó các nghi p v kinh t phát sinh v a ghi chép theo trình tự thời gian, v a đ c phân lo i theo các tài kho n đ i ng. Cu i tháng (hoặc định kỳ) cĕn c vào b ng t ng h p ch ng t g c l p các ch ng t ghi s . 3.2. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép s k toán trong hình th c ch ng t ghi s nh sau: Hàng ngày nhân viên k toán ph trách tĕng phần hành cĕn c vào các ch ng t g c đã kiểm tra l p các ch ng t ghi s . Đ i với các nghi p v kinh t phát sinh nhiều và th ờng xuyên, ch ng g c sau khi kiểm tra đ c ghi vào b ng t ng h p ch ng t g c, cu i tháng hoặc định kỳ cĕn c vào báng t ng h p ch ng t g c, l p các ch ng t ghi s . Ch ng t ghi s sau khi l p xong đ c chuyển đ n k toán tr ởng (hoặc ng ời đ c k toán tr ởng uỷ quyền) ký duy t r i chuyển cho b ph n k toán t ng h p với đầy đ ch ng t g c kèm theo để b 209 ph n này ghi vào s đĕng ký ch ng t ghi s và ghi vào s cái. Cu i tháng khoá s tính ra t ng s tiền c a các nghi p v kinh t phát sinh trong tháng trên s đĕng ký ch ng t ghi s và t ng s phát sinh N , t ng s phát sinh Có c a t ng tài kho n trên s cái, ti p đó cĕn c vào s cái l p b ng cân đ i s phát sinh. Đ i với những tài kho n có mở các s hoặc thẻ k toán chi ti t thì ch ng t g c sau khi sử d ng để l p ch ng t ghi s và ghi vào các s sách k toán t ng h p, đ c chuyển đ n các b ph n k toán chi ti t có liên quan để ghi vào các s hoặc thẻ k toán chi ti t theo yêu cầu qu n lý. Cu i tháng c ng các s hoặc thẻ k toán chi ti t theo t ng n i dung sau đó l p các b ng t ng h p chi ti t và kiểm tra đ i chi u giữa các b ng t ng h p chi ti t với các tài kho n trên s cái. Sau khi kiểm tra đ i chi u khớp đúng t ng s phát sinh N và t ng s phát sinh Có c a tất c các tài kho n t ng h p trên b ng cân đ i s phát sinh với t ng s tiền c a s đĕng ký ch ng t ghi s và các đ i chi u đúng và h p logíc, s li u trên b ng cân đ i s phát sinh, s cái, các b ng t ng h p chi ti t và các tài li u liên quan dùng làm cĕn c để l p các báo cáo k toán. Có thể mô t trình tự ghi s k toán theo hình th c ch ng t ghi s qua s đ sau đây: 210 S đ 8.3: Trình t h ch toán theo hình th c k toán ch ng t ghi s Chú thích: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cu i tháng Quan h đ i chi u, kiểm tra Sau đây là m t s m u s theo hình th c ch ng t ghi s : 211 B , T NG C C XÍ NGHI P CH NG T GHI S S :... Ngày.....tháng.....năm...... Trích y u S hi u tài kho n N có 1 2 3 x Kèm theo................. ch ng t g c Tổng cộng K toán tr ng Ng S hi u Ngày, tháng 1 2 212 5 il p (Ký, họ tên) ĐĔNG KÝ CH NG T Ch ng t ghi s 4 Ghi chú x (Ký, họ tên) S S ti n (đ) S ti n (đ) 3 GHI S Ch ng t ghi s S hi u Ngày, tháng S ti n (đ) 1 2 3 M u s cái ít c t S CÁI Tên tài khoản...... số hiệu........ Ngày, Ch ng t ghi s tháng ghi s S hi u Ngày A B C Di n gi i -S -S -C -S -C D d đầu nĕm phát sinh trong tháng ng s phát sinh tháng d cu i tháng ng luỹ k t đầu quý S hi u S ti n Ghi TK đ i chú ng N Có E 1 2 G x x x x x x M u s cái nhi u c t S CÁI Tên tài khoản.......... số hiệu....... Ch ng t Ngày ghi s tháng ghi S Ngày, s hi u tháng A B C Di n gi i D S S ti n Tài kho hi u TK TK... TK... đ i N Có N Có N Có ng E 1 2 3 4 5 6 nc p2 TK... TK... N Có N Có 7 8 9 10 - S d đầu nĕm - S phát sinh trong tháng - C ng s phát sinh tháng x - S d cu i tháng x - C ng luỹ k t đầu quý x 213 4. Hình th c k toán nh t ký ch ng t Hình th c k toán nh t ký ch ng t khác với các hình th c k toán khác, hình th c k toán nh t ký ch ng t tuân th theo m t s nguyên tắc ch y u sau đây: - Mở s k toán theo v Có c a các tài kho n k t h p với vi c phân tích các nghi p v kinh t phát sinh bên Có c a m i tài kho n đ i ng với N các tài kho n liên quan. - K t h p chặt ch vi c ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh theo trình tự thời gian với vi c phân lo i các nghi p v kinh t đó theo n i dung kinh t (trên tài kho n k toán). - K t h p r ng rãi vi c h ch toán t ng h p với vi c h ch toán chi ti t c a đ i b ph n các tài kho n trên cùng m t s k toán và trong cùng m t quá trình ghi chép. - K t h p vi c ghi chép k toán hàng ngày với vi c t p h p dần các chỉ tiêu kinh t cần thi t cho công tác qu n lý và l p báo cáo. - Dùng các m u s in sẵn quan h đ i ng tiêu chuẩn c a tài kho n và các chỉ tiêu h ch toán chi ti t các chỉ tiêu báo biểu quy định. 4.1. Các lo i sổ kế toán Những s sách k toán ch y u đ toán nh t ký ch ng t bao g m: c sử d ng trong hình th c k - Nhật ký chứng từ. Nh t ký ch ng t là s k toán t ng h p k t h p h th ng các nghi p v kinh t phát sinh theo trình tự thời gian và phân lo i theo n i dung kinh t . Nh t ký ch ng t đ c mở theo v Có c a tài kho n, đ i ng với N các tài kho n liên quan. Nh t ký ch ng t mở cho tất c các tài kho n, có thể mở m t nh t ký ch ng t cho m t tài kho n, hoặc mở m t nh t ký ch ng t để dùng chung cho m t s tài kho n có 214 n i dung kinh t gi ng nhau, hay có quan h m t thi t với nhau. Khi mở nh t ký ch ng t dùng chung cho nhiều tài kho n, thì trên nh t ký ch ng t đó, s li u phát sinh c a m i tài kho n đ c ph n ánh riêng bi t ở m t s dòng hoặc m t s c t cho m i tài kho n. Nh t ký ch ng t chỉ t p h p s phát sinh bên Có c a tài kho n, phân tích theo các tài kho n đ i ng N . Riêng đ i với các nh t ký ch ng t ghi Có các tài kho n thanh toán để ph c v yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để ph ánh s phát sinh bên Có, còn có thể b trí thêm các c t để ph n ánh s phát sinh N . Nh t ký ch ng t mở theo t ng tháng, h t m i tháng ph i khoá s nh t ký ch ng t cũ và mở nh t ký ch ng t mới cho tháng ti p theo. M i lần khoá s cũ, mở s mới ph i chuyển toàn b s d cần thi t sang s mới. Nh t ký ch ng t ph i mở theo các m u biểu quy định, có 10 m u biểu quy định, t Nh t ký ch ng t s 1.. đ n s 10. C sở dữ li u duy nhất để ghi vào s cái là nh t ký ch ng t , theo hình th c này m i tháng chỉ ghi vào s cái 1 lần vào ngày cu i tháng, ghi lần l t t nh t ký ch ng t s 1,2,... đ n s 10. - Bảng kê: B ng kê đ c sử d ng trong tr ờng h p, khi các chỉ tiêu h ch toán chi ti t c a m t s tài kho n không thể k t h p trực ti p trên nh t ký ch ng t đ c. Khi sử d ng b ng kê thì ch ng g c cùng lo i tr ớc h t đ c ghi vào b ng kê cu i tháng c ng s li u c a các b ng kê đ c chuyển vào nh t ký ch ng t có liên quan. B ng kê phần lớn mở theo v Có c a tài kho n. Riêng đ i với các nghi p v về v n bằng tiền, b ng kê đ c mở theo v N . Đ i với b ng kê dùng để theo dõi các nghi p v thanh toán, ngoài s phát sinh Có, còn ph n ánh s phát sinh N , s d đầu kỳ và s d cu i kỳ c a t ng tài kho n chi ti t theo t ng khách n , ch n , t ng kho n thanh toán. 215 - Sổ cái: S cái là s k toán t ng h p mở cho c nĕm, m i trang s dùng cho m t tài kho n, trong đó ph n ánh s phát sinh N , s phát sinh Có và s d cu i tháng. S phát sinh Có c a m i tài kho n đ c ghi vào s cái lấy t nh t ký ch ng t ghi Có tài kho n đó, s phát sinh N đ c ph n ánh chi ti t theo t ng tài kho n đ i ng Có lấy t các nh t ký ch ng t có liên quan, s cái chỉ ghi m t lần vào ngày cu i tháng sau khi đã khoá s kiểm tra đ i chi u s li u trên các nh t ký ch ng t . - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: Trong hình th c k toán nh t ký ch ng t , vi c h ch toán chi ti t c a đ i b ph n các tài kho n đ c thực hi n k t h p ngay trên các nh t ký ch ng t hoặc b ng kê c a các tài kho n đó vì v y không ph i mở các s hoặc thẻ k toán chi ti t riêng. Đ i với tài s n c định, v t t hàng hoá, thành phẩm và chi phí s n xuất cần ph i nắm chắc tình hình bi n đ ng th ờng xuyên và chi ti t theo t ng lo i, t ng th , t ng đ i t ng, h ch toán c về s l ng l n giá trị nên không thể ph n ánh k t h p đấy đ trong Nh t ký ch ng t và b ng kê đ c mà bắt bu c ph i mở s hoặc thẻ k toán chi ti t riêng. Trong tr ờng h p này k toán cĕn c vào yêu cầu qu n lý và điều ki n c thể để mở s , thẻ cho phù h p. Khi mở s hoặc thẻ k toán chi ti t, cu i tháng cĕn c vào s thẻ k toán chi ti t l p b ng t ng h p chi ti t theo t ng tài kho n t ng h p để đ i chi u với s các và với các nh t ký ch ng t , b ng kê có liên quan. Cĕn c để ghi vào s sách k toán ch y u trong hình th c nh t ký ch ng t là các ch ng t g c. Tuy nhiên, để đ n gi n và h p lý công vi c ghi chép k toán hàng ngày còn sử d ng hai lo i ch ng t t ng h p ph bi n là b ng phân b và tờ khai chi ti t. B ng phân b đ c dùng cho các lo i chi phí phát sinh nhiều lần và th ờng xuyên nh v t 216 li u, tiền l ng, hoặc đòi h i ph i tính toán phân b nh khấu hao tài s n c định phân b v t rẻ tiền mau h ng, phân b lao v s n xuất ph . Khi sử d ng b ng phân b thì ch ng t g c tr ớc h t đ c ghi vào b ng phân b , cu i tháng s li u ở b ng phân b đ c ghi vào b ng kê và nh t ký ch ng t có liên quan. Tờ kê chi ti t cũng là lo i ch ng t dùng để t ng h p và phân lo i ch ng t g c. Khi sử d ng các tờ kê chi ti t thì s li u t ch ng t g c tr ớc h t đ c ghi vào tờ kê chi ti t cu i tháng s li u c a các tờ kê chi ti t đ c ghi vào các nh t ký ch ng t và b ng kê liên quan. 4.2. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép k toán trong hình th c nh t ký ch ng t nh sau: Hàng ngày cĕn c vào các ch ng t g c đã đ c kiểm tra lấy s li u ghi trực ti p vào nh t ký ch ng t hoặc b ng kê có liên quan. Tr ờng h p ghi hàng ngày vào b ng kê thì cu i tháng ph i chuyển s li u t ng c a b ng kê vào nh t ký ch ng t . Đ i với các lo i chi phí s n xuất hoặc l u thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân b , thì các ch ng t g c tr ớc h t đ c t p h p và phân lo i trong các b ng phân b , sau đó lấy s li u c a b ng phân b ghi vào b ng kê và nh t ký ch ng t có liên quan. cu i tháng khoá s các nh t ký ch ng t , kiểm tra đ i chi u s li u trên các nh t ký ch ng t khi thấy khớp đúng h n logíc thi lấy s li u c a các nh t ký ch ng t ghi trực ti p vào s cái. Đ i với các tài kho n ph i mở s hoặc thẻ k toán chi ti t thì ch ng t g c sau khi ghi vào nh t ký ch ng t , hoặc b ng kê đ c chuyển sang các b ph n k toán chi ti t để ghi vào s hoặc thẻ k toán chi ti t. Cu i tháng, c ng các s hoặc thẻ k toán chi ti t, l p các b ng t ng h p chi ti t theo t ng tài kho n để đ i chi u với s cái. 217 Sau khi đ i chi u khớp đúng, s li u ở s cái và m t s chỉ tiêu chi ti t trong nh t ký ch ng t , b ng kê và các b ng t ng h p chi ti t là c sở để l p b ng cân đ i k toán và các báo cáo k toán khác. Có thể mô t trình tự ghi s theo hình th c k toán Nh t ký ch ng t theo s đ sau đây: S đ 8.4: Trình t h ch toán theo hình th c k toán Nh t ký ch ng t Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cu i tháng Quan h đ i chi u 218 5. Hình th c k toán trên máy vi tính 5.1 Đặc trưng cơ bản và các lo i sổ kế toán của hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc tr ng c b n c a hình th c k toán trên máy vi tính là công vi c k toán đ c thực hi n theo m t ch ng trình phần mềm k toán trên máy vi tính. Phần mềm k toán đ c thi t k theo nguyên tắc c a m t trong b n hình th c k toán hoặc k t h p các hình th c k toán quy định trên đây. Phần mềm k toán không hiển thị đầy đ quy trình ghi s k toán, không ph i ìn đ c đấy đ s k toán và báo cáo tài chính theo quy định. - Các lo i s cửa Hình th c k toán trên máy vi tính: Phần mềm k toán đ c thi t k theo hình th c k toán nào s có các lo i s c a hình th c k toán đó nh ng không hoàn toàn gi ng m u s k toán ghi bằng tay. Đ i với hình th c k toán trên máy vi tính các lo i s rất đa d ng, phong phú, đặc bi t các s k toán chi ti t. Tuỳ theo yêu cầu qu n lý mà k toán sử d ng các lo i s , in ấn l u trữ cho phù h p. 5.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính Hàng ngày, k toán cĕn c vào ch ng t hoặc B ng t ng h p ch ng t k toán cùng lo i đã đ c kiểm tra, đ c dùng làm cĕn c ghi s , xác định tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có để nh p dữ li u vào máy vi tính theo các b ng, biểu đ c thi t k sẵn trên phần mềm k toán. Theo quy trình c a phần mềm k toán, các thông tin đ c tự đ ng nh p vào s k toán t ng h p (S Cái hoặc Nh t ký - S Cái ) và các s thẻ k toán chi ti t liên quan. Cu i tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thi t nào), k toán thực 219 hi n các thao tác khoá s (c ng s ) và l p báo cáo tài chính. Vi c đ i chi u giữa s li u t ng h p với s li u chi ti t đ c thực hi n tự đ ng và luôn đ m b o chính xác, trung thực theo thông tin đã đ c nh p trong kỳ. Ng ời làm k toán có thể kiểm tra, đ i chi u s li u giữa s k toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hi n các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cu i tháng, cu i nĕm s k toán t ng h p và s k toán chi ti t d t in ra giấy, đóng thành quyển và thực hi n các th t c pháp lý theo quy định về s k toán ghi bằng tay. Có thể mô t trình tự ghi s k toán theo hình th c k toán trên máy vi tính theo s đ sau đây: S đ 8.5: Trình t h ch toán theo hình th c k toán trên máy vi tính Ghi chú: Nh p s li u hàng ngày In s , báo cáo cu i tháng, cu i nĕm Đ i chi u, kiểm tra. 220 Chương IX T CH C B MÁY K TOÁN Đ N V KINH T C S I. NH NG V N Đ CHUNG V T MÁY K TOÁN CH C B T ch c b máy k toán là m t vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhâm đ m b o vai trò, ch c nĕng và nhi m v c a công tác k toán. N i dung t ch c b máy k toán bao g m các vấn đề: Xác định s l ng nhân.viên k toán, nhi m v c a t ng nhân viên k toán, nhi m v c a t ng b ph n k toán, m i quan h giữa các b ph n k toán; quan h giữa phòng k toán với các phòng ban khác trong xí nghi p. Thông qua sự v n d ng những quy định chung về h th ng ch ng t ghi chép ban đầu, h th ng tài kho n k toán và hình th c k toán đã lựa chọn phù h p với đặc điểm ho t đ ng và trình đ qu n lý c a đ n vị. 1. Nguyên t c t ch c và nhi m v c a b máy k toán 1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán Khi t ch c b máy k toán ở đ n vị kinh t c sở ph i đ m b o những nguyên tắc sau: - T ch c b máy k toán m t cấp. T c là m i đ n vị kinh t c sở chỉ có m t b máy k toán th ng nhất đ ng đầu là k toán tr ởng. Tr ờng h p d ới đ n vị kinh t c sở có các b ph n có t ch c k toán thì những đ n vị này là đ n vị k toán ph thu c. 221 - B o đ m sự chỉ đ o toàn di n, th ng nhất và t p trung công tác k toán, th ng kê và h ch toán kinh t c a k toán tr ởng về những vấn đề có liên quan đ n k toán hay thông tin kinh t . - T ch c gọn, nhẹ, h p lý theo h ớng chuyên môn hoá, đúng nĕng lực. - T ch c b máy k toán ph i phù h p với t ch c s n xuất kinh doanh và yêu cầu qu n lý c a đ n vị. 1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán B máy k toán ở đ n vị kinh t c sở th ờng đ c t ch c thành phòng k toán (hay phòng k toán tài v ) có những nhi m v sau: - Ti n hành công tác k toán theo đúng ch đ k toán hi n hành và quy định c a Nhà n ớc. - L p các báo cáo k toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác c a báo cáo do các phòng ban khác l p. - Giúp giám đ c h ớng d n, chỉ đ o các phòng ban và các b ph n trực thu c thực hi n vi c ghi chép ban đầu đúng ch đ ph ng pháp. - Giúp giám đ c t ch c công tác thông tin kinh t , phân tích ho t đ ng kinh doanh và quy t toán với cấp trên. - Giúp giám đ c ph bi n, h ớng d n, kiểm tra vi c thực hi n các ch đ , thể l qu n lý kinh t tài chính trong ph m vi đ n vị - L u trữ, b o qu n h s tài li u k toán; qu n lý t p trung th ng nhất s li u k toán th ng kê và cung cấp s li u đó cho b ph n liên quan trong xí nghi p và cho các c quan qu n lý cấp trên theo quy định. 2. C c u t ch c phòng k toán Phòng k toán c a đ n vị kinh t c sở th ờng g m các b ph n 222 (t , nhóm hoặc cá nhân chuyên trách) sau đây: - B ph n k toán lao đ ng và tiền l ng. - B ph n k toán v t li u và tài s n c định. - B ph n k toán chi phí s n xuất và giá thành s n phẩm. - B ph n k toán xây dựng c b n. - B ph n k toán t ng h p. - B ph n k toán thanh toán (thu, chi, công n ...). Đ i với các đ n vị có t ch c phân x ởng hoặc t ng đ ng phân x ởng nh đ i, nghành s n xuất... thì ph i b trí nhân viên h ch toán phân x ởng. Các nhân viên này thu c biên ch phòng k toán c a xí nghi p đ c phân cóng công tác chuyên trách k toán - th ng kê ở phân x ởng. Tuy v y không nhất thi t ph i t ch c đầy đ các b ph n nêu trên và có thể m t b ph n bao g m nhiều ng ời, hoặc cũng có thể m t ng ời ph trách nhiều b ph n, tuỳ theo quy mô và yêu cầu qu n lý c a đ n vị mà t ch c c cấu b máy k toán cho phù h p. Nhi m v c a các phần hành k toán đ c quy định nh sau: 2.1. Bộ phận kế toán lao động và tiền lương - T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p s li u về s l ng lao đ ng, thời gian lao đ ng và k t qu lao đ ng; tính l ng, BHXH và các kho n ph cấp, tr cấp; phân b tiền l ng và BHXH vào các đ i t ng sử d ng lao đ ng. - H ớng d n, kiểm tra các nhân viên h ch toán phân x ởng và các phòng ban thực hi n đầy đ các ch ng t ghi chép ban đầu về tiền l ng, mở s sách cần thi t và h ch toán nghi p v lao đ ng tiền l ng đúng ch đ , đúng ph ng pháp. - L p báo cáo về lao đ ng, tiền l ng. 223 l - Phân tích tình hình qu n lý, sử d ng thời gian lao đ ng, quỹ tiền ng, nĕng suất lao đ ng. 2.2. Bộ phận kế toán tật liệu là tài sản cố định - T ch c ghi chép, ph n nh, t ng h p s li u về tình hình thu mua v n chuyển, nh p xuất và t n kho v t li u, tính giá thực t c a v t li u thu mua và kiểm tra tình hình thực hi n k ho ch về cung ng v t li u về s l ng, chất l ng. - H ớng d n, kiểm tra các phân x ởng, các kho và các phòng ban thực hi n các ch ng t ghi chép ban đầu về v t li u mở s sách cần thi t và h ch toán v t li u đúng ch đ ph ng pháp. - Kiểm tra vi c chấp hành ch đ b o qu n, nh p, xuất v t li u, các định m c dự trữ và định m c tiêu hao, phát hi n và đề xuất bi n pháp xử lý v t li u thi u th a, đọng, kém phẩm chất, xác định s l ng và giá trị v t li u tiêu hao và phân b chính xác chi phí này cho các đ i t ng sử d ng. Tham gia công lác kiểm kê, đánh giá v t li u, l p các báo cáo về v t li u và ti n hành phân tích tình hình thu mua, b o qu n, dự trữ và sử d ng v t li u. - T ch c ghi chép, ph n ánh và t ng h p s li u về s l ng, hi n tr ng và giá trị tài s n c định hi n có, tình hình tĕng gi m TSCĐ, kiểm tra vi c b o qu n, b o d ng và sử d ng tài s n c định. - Tính toán và phân b khấu hao TSCĐ vào chi phí ho t đ ng. - Tham gia l p dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra vi c thực hi n k ho ch và dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, ph n ánh tình hình thanh lý, nh ng bán TSCĐ. - H ớng d n, kiểm tra các phân x ởng, phòng ban thực hi n đầy đ các ch ng t ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các s sách cần thi t và h ch toán TSCĐ, đúng ch đ ph ng pháp. Tham gia kiểm kê và đánh giá l i TSCĐ theo quy định c a Nhà n ớc l p các báo cáo về 224 TSCĐ, ti n hành phân tích tình hình trang bị, huy đ ng, b o qu n và sử d ng nhằm nâng cao hi u qu kinh t c a TSCĐ. 2.3. Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Xác định đ i t ng h ch toán chi phí s n xuất và đ i t ng tính giá thành s n phẩm, v n d ng các ph ng pháp t p h p và phân b chi phí, tính giá thành s n phẩm, v n d ng các ph ng pháp t p h p và phân b chi phí, tính giá thành phù h p với đặc điểm s n xuất và quy trình công ngh c a xí nghi p. - T ch c ghi chép, ph n nh, t ng h p chi phí s n xuất theo t ng yêu cầu qu n lý (nh theo t ng giai đo n s n xuất, t ng phân x ởng, theo y u t chi phí, kho n m c giá thành, theo s n phẩm và công vi c). - Tham gia vào vi c xây dựng chỉ tiêu h ch toán n i b và vi c giao chỉ tiêu đó cho phân x ởng và các b ph n có liên quan. - Xác định giá vị s n phẩm dở dang, tính giá thành thực t c a s n phẩm hoàn thành, t ng h p k t qu qua h ch toán kinh t c a các phân x ởng, t s n xuất, kiểm tra vi c thực hi n dự toán chi phí s n xuất và k ho ch giá thành s n phẩm. - H ớng d n kiểm tra các b ph n có liên quan, tính toán, phân lo i các chi phí nhằm ph c v vi c t p h p chi phí s n xuất và tính giá thành đ c nhanh chóng, khoa học. - L p các báo cáo về chi phí s n xuất và giá thành s n phẩm. - Phân tích tình hình thực hi n k ho ch giá thành, phát hi n mọi kh nĕng tiềm tàng để phấn đấu h giá thành s n phẩm. 2.4. Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản 225 - T ch c ghi chép, ph n nh t ng h p s li u về tình hình vay, cấp phát, sử d ng, thanh toán, quy t toán v n đầu t công trình hoàn thành và đ a vào sử d ng. - Tính toán chi phí xây dựng và mua sắm tài s n c định. - Kiểm tra vi c chấp hành dự toán chi phí, k ho ch giá thành xây lắp, ti n đ và chất l ng công trình. - L p báo cáo về đầu t xây dựng c b n. - Phân tích tình hình thực hi n k ho ch và hi u qu v n đầu t . - Tham gia nghi m thu và thanh quy t toán các công trình xây dựng c b n hoàn thành. 2.5. Bộ phận kế toán tổng hợp - T ch c ghi chép ph n ánh t ng h p s li u về nh p, xuất tiêu th thành phẩm, về các lo i v n, các lo i quỹ c a xí nghi p, xác định k t qu lãi l , các kho n thanh toán với ngân sách nhà n ớc với ngân hàng, với khách hàng và n i b xí nghi p. - Ghi chép vào s t ng h p, l p b ng c n đ i k toán và các báo cáo thu c phần vi c do mình ph trách và m t s báo cáo chung không thu c nhi m v c a các b ph n trên kể c báo cáo điều tra, ớc tính. Kiểm tra l i tính chính xác, trung thực c a các báo cáo c a xí nghi p tr ớc khi giám đ c ký duy t. - T ch c công tác thông tin trong n i b xí nghi p và phân tích ho t đ ng kinh t . H ớng d n các phòng ban phân x ởng áp d ng các ch đ ghi chép ban đầu. Giúp k toán tr ởng dự th o các vĕn b n về công tác k toán trình giám đ c ban hành áp d ng trong doanh nghi p nh : quy định vi c luân chuyển ch ng t , phân công l p báo cáo, quan h cung cấp s li u giữa các phòng ban. - Kiểm tra th ờng xuyên và có h th ng vi c thực hi n các ch đ 226 qu n lý kinh t - tài chính trong đ n vị. Ki n nghị các bi n pháp xử lý những tr ờng h p vi ph m. - Giúp k toán tr ởng làm báo cáo phân tích ho t đ ng kinh t c a đ n vị. - B o qu n, l u trữ h s , tài li u, s li u k toán - th ng kê, thông tin kinh t và cung cấp tài li u cho các b ph n, c quan có liên quan. 2.6. Bộ phận kế toán thanh toán - T ch c ghi chép ph n ánh t ng h p về theo dõi tình hình thu, chi, tiền mặt, chuyển kho n, công n .... - T ch c vi c thanh toán khoa học về thu, chi, tiền mặt, chuyển kho n, công n .... b o đ m đáp ng kịp thời, chính xác ph c v t t mọi ho t đ ng c a đ n vị. - T ch c công tác thông tin trong n i b đ n vị và phân tích ho t đ ng kinh t . H ớng d n các phòng ban phân x ởng áp d ng các ch đ thanh toán. - Kiểm tra th ờng xuyên và có h th ng vi c thực hi n các ch đ qu n lý kinh t - tài chính trong đ n vị. T p h p và kiểm soát ch ng t tr ớc khi thu,chi, thanh toán. - Cung cấp các thông tin và l p báo cáo theo yêu cầu qu n lý. 2.7. Nhân viên h ch toán phân xưởng D ới sự chỉ đ o trực ti p c a k toán tr ởng, nhân viên h ch toán phân x ởng có nhi m v : - Ghi chép, thu th p, t ng h p s li u về tình hình sử d ng lao đ ng, v t t , thi t bị, máy móc, s l ng s n phẩm, chất l ng s n phẩm trong ph m vi phân x ởng (tuỳ tình hình có thể đ c giao tính l ng, chi phí s n xuất, giá thành c a phân x ởng) để ph c v vi c chỉ đ o s n xuất c a qu n đ c phân x ởng, t tr ởng s n xuất và ph c 227 vực hỉ đ o toàn di n, th ng nhất, t p trung công tác k toán th ng kê c a k toán tr ởng. - Tham gia kiểm kê, đánh giá s n phẩm dở dang và các cu c điều tra có liên quan. - Cung cấp các tài li u thu c phần vi c c a mình ph trách cho qu n đ c phân x ởng, cho phòng k toán đ n vị và các phòng ban có liên quan. - Định kỳ l p báo cáo cho qu n đ c phân x ởng về tình hình thực hi n k ho ch s n xuất và k t qu h ch toán kinh t n i b c a phân x ởng. Đ i với công tác xây dựng c b n, n u kh i l ng v n đâu t xây dựng c b n không lớn, công vi c không th ờng xuyên thì không t ch c b ph n k toán xây dựng c b n riêng mà do b ph n k toán t ng h p kiêm nhi m. Đ i với công tác tài chính, n u xí nghi p ch a có điều ki n t ch c thành phòng tài chính riêng, thì t ch c m t b ph n tài chính trong phòng k toán do m t phó phòng hoặc m t cán b ph trách. B ph n này có nhi m v sau: - L p dự th o k ho ch tài chính đ ng thời và th ng nhất với k ho ch s n xuất kinh doanh c a đ n vị. - Trên c sở k ho ch đã đ c duy t và trong ph m vi ch đ cho phép tuỳ theo tính chất c a m i ho t đ ng kinh t mà huy đ ng ngu n thích h p, sử d ng v n h p lý và ti t ki m, b o đ m cho các ho t đ ng s n xuất kinh doanh đ c thực hi n với hi u qu kinh t cao. - T ch c thanh toán kịp thời, đầy đ , đúng ch đ chính sách các kho n ph i thanh toán c a đ n vị. - Trích l p và sử d ng các lo i quỹ đúng ch đ , đúng m c đích. 228 - Th ờng xuyên ti n hành kiểm tra tài chính đ i với ho t đ ng s n xuất kinh doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính c a đ n vị. - Tham gia xây dựng các h p đ ng kinh t với khách hàng đặc bi t là vi c quy định các điều ki n tài chính c a h p đ ng. 3. Quan h gi a phòng k toán v i các phòng ch c nĕng khác 3.1. Nhiệm vụ của các phòng kế toán đôi với phòng ban khác - T ch c t ng h p xác minh, cung cấp các s li u thực hi n trong đ n vị theo quy định để ph c v công tác k ho ch hoá, công tác qu n lý các phòng ban. - Tham gia ý ki n với các phòng ban có liên quan trong vi c l p k ho ch về t ng mặt và k ho ch t ng h p c a đ n vị. - H ớng d n, kiểm tra các phòng ban liên quan thực hi n đầy đ các ch ng t ghi chép ban đầu, mở s sách cần thi t về h ch toán nghi p v - kỹ thu t (phần liên quan đ n công tác k toán, th ng kê và thông tin kinh t ). Theo đúng ch đ , ph ng pháp quy định c a nhà n ớc. - Thông qua công tác K toán - Th ng kê và phân tích kinh t mà giúp giám đ c kiểm tra vi c thực hi n các ch đ qu n lý Kinh t - Tài chính c a các phòng ban. 3.2. Các phòng ban khác có nhiệm vụ - Thu th p ghi chép t ng h p s li u thu c phần vi c do mình ph trách. L p các báo cáo th ng kê đ c phân công và gửi cho phòng k toán và chịu trách nhi m về sự chính xác, trung thực c a s li u. - Cung cấp cho phòng k toán các định m c tiêu chuẩn kinh t kỹ thu t, các dự toán chi phí, các danh m c v t li u, s n phẩm. Để ti n hành h ch toán và kiểm tra vi c thực hi n các k ho ch, định m c, 229 tiêu chuẩn đó. - Cung cấp cho phòng k toán các tài li u, s b u cần thi t cho công tác h ch toán và kiểm tra, công tác thông tin kinh t . - Thực hi n đầy đử các ch đ h ch toán có liên quan và chịu sự kiểm tra, giám sát c a k toán tr ởng về vi c chấp hành các ch đ kinh t tài chính. II. CÁC HÌNH TH C T CH C B TOÁN MÁY K Có 3 hình th c t ch c b máy k toán là: Hình th c t p trung, phân tán và v a t p tr ng v a phân tán. 1. Hình th c t ch c b máy k toán t p trung Hình th c này th ờng đ c áp d ng ở các đ n vị có quy mô v a và nh , ph m vi s n xuất kinh doanh t ng đ i t p trung trên m t địa bàn nhất định, có kh nĕng đ m b o vi c luân chuyển ch ng t các b ph n s n xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời. Theo hình th c này chỉ t ch c m t phòng k toán trung tâm, tất c các công vi c k toán nh phân lo i ch ng t , kiểm tra ch ng t ban đầu, định kho n k toán, ghi s t ng h p chi ti t, tính giá thành, l p báo cáo, thông tin kinh t đều đ c thực hi n t p trung ở phòng K toán c a đ n vị. Các b ph n trực thu c chỉ t ch c ghi chép ban đầu và m t s ghi chép trung gian cần thi t ph c v cho sự chỉ đ o c a ng ời ph trách đ n vị trực thu c và đ n vị. Hình th c này có u điểm là b o đ m sự t p trung, th ng nhất và chặt ch trong vi c chỉ đ o công tác k toán giúp đ n vị kiểm tra, chỉ đ o s n xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán b , gi m nhẹ biên ch , t o điều ki n cho vi c ng d ng các ph ng ti n tính toán hi n đ i có hi u qu nh ng có nh c điểm là không cung cấp kịp thời các s li u 230 cần thi t cho các đ n vị trực thu c trong n i b đ n vị n u địa bàn ho t đ ng r ng. Có thể mô t hình th c t ch c b máy k toán t p trung theo s đ sau đây: S đ 9.l: T ch c b máy k toán t p trung 2. Hình th c t ch c k toán phân tán Đ i với những đ n vị có quy mô s n xuất kinh doanh lớn có nhiều c sở s n xuất kinh doanh, địa bàn ho t đ ng r ng, có các đ n vị ph thu c ở xa trung tâm chỉ huy, trong tr ờng h p này, nhằm t o điều ki n thu n l i cho công vi c s n xuất kinh doanh ở c sở, mặt khác đ m b o vi c c p nh t s sách k toán trong toàn đ n vị, sự cần thi t khách quan là t i các đ n vị ph thu c hình thành t ch c k toán hay nói cách khác ng ời lãnh đ o đ n vị ph i phân cấp vi c h ch toán k toán cho các đ n vị s n xuất kinh doanh ph thu c. T c là ch ng t k toán phát sinh t i c sở nào, c sở đó tự thanh toán và h ch toán không ph i gửi ch ng t về phòng k toán trung tâm nh những đ n vị ch a đ c phân cấp h ch toán k toán. Quan h giữa phòng k toán cấp trên với b ph n k toán ở đ n vị s n xuất kinh doanh ph thu c là quan h chỉ đ o nghi p v và ti p 231 nh n thông tin thông qua ch đ báo cáo k toán do đ n vị quy định. Tuỳ theo trình đ và điều ki n c thể, đ n vị có thể giao v n (v n c định, v n l u đ ng) cho đ n vị ph thu c đ c mở tài kho n tiền gửi ngân hàng và uỷ quyền cho đ n vị ph thu c đ c vay v n ngân hàng ph c v cho công tác s n xuất kinh doanh. Nh v y công vi c ở phòng k toán doanh nghi p ch y u là t ng h p, kiểm tra báo cáo ở các đ n vị ph thu c gửi lên và chỉ trực ti p thanh toán, h ch toán những ch ng t k toán c a những đ n vị trực thu c không có t ch c h ch toán k toán. Có thể mô t hình th c t ch c b máy k toán phân tán theo s đ sau: S đ 9.2: T ch c b máy k toán phân tán Hình th c này có u điểm là t o điều ki n cho các đ n vị ph thu c nắm đ c tình hình s n xuất kinh doanh m t cách chính xác, kịp thời nh ng có nh c điểm là s l ng nhân viên lớn, b máy c ng kềnh. 232 3. Hình th c t ch c k toán v a t p trung v a phân tán Đây là m t hình th c k t h p đặc điểm c a hai hình th c trên. Theo hình th c này đ n vị chỉ t ch c m t phòng k toán trung tâm. Nh ng những ng ời qu n lý ở các đ n vị trực thu c thì ngoài vi c ghi chép ban đầu còn đ c giao thêm m t s phần vi c mang tính chất k toán, Ví d : H ch toán chi phí tiền l ng, chi phí s n xuất kinh doanh, chi phí qu n lý. phát sinh t i đ n vị trực thu c. M c đ phân tán này ph thu c vào m c đ phân cấp qu n lý, trình đ h ch toán kinh t c a đ n vị. III. K TOÁN TR NG VÀ KI M TRA K TOÁN 1. K toán tr ng K toán tr ởng là m t ch c danh nghề nghi p dành cho chuyên gia k toán có trình đ chuyên môn cao, có phẩm ch c đ o đ c t t và có nĕng lực t ch c công tác k toán trong ph m vi đ m nhi m. K toán tr ởng có vị trí quan trọng không chỉ trong chỉ đ o công tác k toán mà còn trong c lĩnh vực qu n lý kinh doanh, vì th ch c nĕng, nhi m v , quyền h n về k toán tr ởng đ c quy định rõ trong Lu t K toán. Theo Luật Kế toán: * Kế toán trưng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị bao gồm: - Thu th p xử lý thông tin, s li u k toán theo đ i t ng và n i dung công vi c k toán, theo chuẩn mực và ch đ k toán. - Kiểm tra, giám sát các kho n thu, chi tài chính, các nghĩa v thu, 233 n p, thanh toán n , kiểm tra vi c qu n lý, sử d ng tài s n và ngu n hình thành tài s n, phát hi n và ngĕn ng a các hành vi vi ph m pháp lu t về tài chính, k toán. - Phân tích thông tin, s li u k toán, tham m u, đề xuất các gi i pháp ph c v yêu cầu qu n trị và quy t định kinh t , tài chính c a đ n vị k toán. - Cung cấp thông tin, s li u k toán theo quy định c a pháp lu t. * Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, hoặc đ n vị sự nghi p, t ch c không sử d ng kinh phí ngân sách nhà n ớc và doanh nghi p nhà n ớc ngoài nhi m v quy định nêu trên còn có nhi m v giúp ng ời đ i di n theo pháp lu t c a đ n vị k toán giám sát tài chính t i đ n vị k toán. * Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, tr ờng h p có đ n vị k toán cấp trên thì đ ng thời chịu sự chỉ đ o và kiểm tra c a k toán tr ởng cấp trên về chuyên môn, nghi p v . Tr ờng h p đ n vị k toán cử ng ời ph trách k toán thay k toán tr ởng thì ng ời ph trách k toán ph i có các tiêu chuẩn: Có phẩm chất đ o đ c nghề nghi p, trung thực, liêm khi t, có ý th c chấp hành pháp lu t; có trình đ chuyên môn, nghi p v về k toán và ph i thực hi n nhi m v , trách nhi m và quyền quy định cho k toán tr ởng. Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau đây: - B o đ m các tiêu chuẩn quy định đ i với ng ời làm k toán: Có phẩm chất đ o đ c nghề nghi p, trung thực, liêm khi t có ý th c chấp hành pháp lu t; có trình đ chuyên môn, nghi p v về k toán. - Có chuyên môn, nghi p v về k toán t b c trung cấp trở lên. 234 - Thời gian công tác thực t về k toán ít nhất là hai nĕm đ i với ng ời có chuyên môn, nghi p v về k toán t trình đ đ i học trở lên và thời gian công tác thực t về k toán ít nhất là ba nĕm đ i với ng ời có chuyên môn, nghi p v về k toán b c trung cấp. - Ng ời làm k toán tr ởng ph i có ch ng chỉ qua lớp b i d k toán tr ởng. ng Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng: - Thực hi n các quy định c a pháp lu t về k toán, tài chính trong đ n vị k toán. - T ch c điều hành b máy k toán theo quy định. - L p báo cáo tài chính. - K toán tr ởng có quyền đ c l p về chuyên môn, nghi p v k toán. - K toán tr ởng c a c quan nhà n ớc, đ n vị sự nghi p, t ch c có sử d ng kinh phí ngân sách nhà n ớc, đ n vị sự nghi p, t ch c không sử d ng kinh phí ngân sách nhà n ớc và doanh nghi p nhà n ớc, ngoài các quyền đã quy định nêu trên còn có quyền: + Có ý ki n bằng vĕn b n với ng ời đ i di n theo pháp lu t c a đ n vị k toán về vi c tuyển d ng, thuyên chuyển, tĕng l ng, khen th ởng, kỷ lu t ng ời làm k toán, th kho, th quỹ + Yêu cầu các b ph n liên quan trong đ n vị k toán cung cấp đầy đ , kịp thời tài li u liên quan đ n công vi c k toán và giám sát tài chính c a k toán tr ởng. + B o l u ý ki n chuyên môn bằng vĕn b n khi có ý ki n khác với ý ki n c a ng ời ra quy t định. + Báo cáo bằng vĕn b n cho ng ời đ i di n theo pháp lu t c a đ n vị k toán khi phát hi n các vi ph m pháp lu t về tài chính, k 235 toán trong đ n vị; tr ờng h p v n ph i chấp hành quy t định thì báo cáo lên cấp trên trực ti p c a ng ời đã ra quy t định hoặc c quan nhà n ớc có thẩm quyền và không ph i chịu trách nhi m về h u qu c a vi c thi hành quy t định đó. 2. Ki m tra k toán Kiểm tra k toán là m t bi n pháp đ m b o cho các quy định về k toán đ c chấp hành nghiêm chỉnh, s li u k toán đ c chính xác, trung thực. Thông qua kiểm tra k toán các c quan ch qu n cấp trên và các c quan ch c nĕng c a nhà n ớc thực hi n vi c kiểm tra, kiểm soát đ i với các ho t đ ng c a các đ n vị. Theo quy định, th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị ph i th ờng xuyên kiểm tra k toán trong n i b đ n vị Các c quan ch qu n và c quan tài chính kiểm tra k toán ở các đ n vị theo ch đ kiểm tra k toán. Kiểm tra k toán ph i đ c thực hi n th ờng xuyên, liên t c có h th ng. Mọi thời kỳ ho t đ ng c a đ n vị đều ph i đ c kiểm tra k toán. M i đ n vị k toán đ c l p ph i đ c c quan ch qu n kiểm tra k toán ít nhất m i nĕm m t lần và nhất thi t ph i đ c ti n hành tr ớc khi xét duy t quy t toán nĕm c a đ n vị. Các cu c thanh tra, kiểm tra kinh t tài chính ph i bắt đầu t vi c kiểm tra k toán. N i dung kiểm tra k toán là kiểm tra vi c tính toán, ghi chép, ph n ánh c a các ch ng t k toán, s k toán và báo cáo k toán; kiểm tra vi c chấp hành các ch đ , thể l k toán tài chính, vi c t ch c công tác k toán và b máy k toán, vi c chỉ đ o công tác k toán và vi c thực hi n nghĩa v quyền h n c a k toán tr ởng. Quy định c thể trong Lu t K toán về công tác kiểm tra k toán nh sau: Đ n vị k toán ph i chịu sự kiểm tra k toán c a c quan có thẩm quyền và không quá m t lần kiểm tra cùng m t n i dung trong m t 236 nĕm. Vi c kiểm tra k toán chỉ đ c thực hi n khi có quy t đỉnh c a c quan có thẩm quyền theo quy định c a pháp lu t. - Nội dung kiểm tra kế toán gồm: + Kiểm tra vi c thực hi n các n i dung công tác k toán. + Kiểm tra vi c t ch c b máy k toán và ng ời làm k toán. + Kiểm tra vi c t ch c qu n lý và ho t đ ng nghề nghi p k toán. + Kiểm tra vi c chấp hành các quy định khác c a pháp lu t về k toán. N i dung kiểm tra k toán ph i đ kiểm tra. c xác định trong quy t định - Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán: + Khi kiểm tra k toán, đoàn kiểm tra k toán ph i xuất trình quy t định kiểm tra k toán. Đoàn kiểm tra k toán có quyền yêu cầu đ n vị k toán đ c kiểm tra cung cấp tài li u k toán có liên quan đ n n i dung kiểm tra k toán và gi i trình khi cần thi t. + Khi k t thúc kiểm tra k toán, đoàn kiểm tra k toán ph i l p biên b n kiểm tra k toán và giao cho đ n vị k toán đ c kiểm tra m t b n; n u phát hi n có vi ph m pháp lu t về k toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển h s đ n c quan nhà n ớc có thẩm quyền để xử lý theo quy định c a pháp lu t. + Tr ởng đoàn kiểm tra k toán ph i chịu trách nhi m về các k t lu n kiểm tra. + Đoàn kiểm tra k toán ph i tuân th trình tự, n i dung, ph m vi và thời gian kiểm tra, không đ c làm nh h ởng đ n ho t đ ng bình th ờng và không đ c sách nhi u đ n vị k toán đ c kiểm tra. - Trách nhiệm và quyền của đơn vị kế toán: 237 + Cung cấp cho đoàn kiểm tra k toán tài li u k toán có liên quan đ n n i dung kiểm tra và gi i trình các n i dung theo yêu cầu c a đoàn kiểm tra. + Thực hi n k t lu n c a đoàn kiểm tra k toán. - Đ n vị k toán đ c kiểm tra k toán có quyền: + T ch i kiểm tra n u thấy vi c kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc n i dung kiểm tra trái với quy định. + Khi u n i về k t lu n c a đoàn kiểm tra k toán với c quan có thẩm quyền quy t định kiểm tra k toán; tr ờng h p không đ ng ý với k t lu n c a c quan có thẩm quyền quy t định kiểm tra k toán thì thực hi n theo quy định c a pháp lu t./. 238 TÀI LI U THAM KH O 1. B Tài chính, (2003), “Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ”, NXB Tài chính - Hà N i. 2. B Tài chính, (2005), “H th ng chuẩn mực k toán Vi t Nam”, NXB Tài chính - Hà N i. 3. B Tài chính, (2006), “Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i. 4. B Tài chính, (2006), “Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i. 5. B Tài chính, (2007), “Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện”, NXB Tài chính - Hà N i. 6. Đặng Xuân C nh, Trần H i Châu, (2003) “Xác định chi phí hợp lí của doanh nghiệp” , B n tin H i K toán TP. HCM, tháng 3 nĕm 2003. 7. Charles T.Horngren; Gary L.Sundem; John A.Ellion, (2003) “Introduction to Financial Accounting”. 8. Nguy n Vĕn Công, (2007), “Kế toán doanh nghiệp Lý thuyết - Bài tập mẫu và Bài giải” NXB Tài chính - Hà N i. 9. Ph m Gặp và Phan Đ c Dũng, (2005) “Kế toán đại cương”, NXB Th ng kê. 10. Phan Đ c Dũng, (2006), “Nguyên lý kế toán - Lý thuyết và Bài tập” NXB Th ng kê. 11. Bùi Vĕn D ng, (2002), “Lý thuyết kế toán” NXB Th ng kê. 239 12. Bùi Vĕn D ng, (2004), “Hợp nhất kinh doanh & ảnh hưởng của nó đến việc hợp nhất báo cáo tài chính” T p chí k toán - H i K toán & Kiểm toán VN. S 51,Tháng 12 nĕm 2004. 13. Nguy n Thị Đông, (2007), “Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán” NXB Tài chính - Hà N i. 14. Nghiêm Vĕn L i, (2006), “Giáo trình Nguyên lý kế toán” NXB Tài chính - Hà N i. 15. Trần Quý Liên, (2006), “Nguyên lý kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i. 16. Trần Ngọc Nghĩa, (2006), “Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán” NXB Tài chính - Hà N i. 17. Võ Vĕn Nhị, (2007), “Nguyên lý kế toán - Tóm tắt lý thuyết - Hệ thống bài tập và bài giải” NXB Tài chính - Hà N i. 240 GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ K TOÁN Chịu trách nhiệm xuất bản: NGUY N VĔN TÚC Biên tập và sửa bản in: Phòng Biên t p Nhà xu t b n Tài chính Trình bày bìa: TR N HUY In: 1.000 cu n, kh 14,5 x 20,5cm, t i Công ty in Sông Lam. S ĐKKHXB: 67-2008/CXB/543-06/TC. QĐXB s : 159 QĐ/NXBTC ngày 5/8/2008. In xong và n p l u chiểu tháng 8/2008 241