Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Chương I – Giới thiệu chung : 1. Chương trình Smile POS 2. Giao diện chương trình,hệ thống menu Chương II – Các chức năng chính : 1. Đăng nhập 2. Mở bàn 3. Thao tác với bàn 4. In hoá đơn ( Invoice) 5. Thanh toán ( Đóng bàn ) 6. Xem báo cáo ( Casher ) 7. Xem báo cáo ( Báo cáo Quản Trị ) 8. Cấu hình chương trình 9. Quản lý Người dùng 10. Quản lý Menu 11. Quản lý Nhà cung cấp 12. Quản lý Khách hàng ( Khách thường xuyên, khách công ty …) 13. Quản lý Kho Chương III- Các sự cố thường gặp, cách khắc phục Chương IV – Hỗ trợ khác http://www.anhminh.com support@anhminh.com Phone : Fax : (04) 9454321 (04) 9454320 Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 1 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Chương I – Giới thiệu chung : 1. Chương trình Smile POS …. 2. Giao diện chương trình ,hệ thống menu 1.1 Cửa sổ đăng nhập Hình 2.1.1 Giao diện Đăng nhập chương trình Smile POS Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 2 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ 1.2 Cửa sổ chính Hình 2.2.1 Giao diện chính chương trình Smile POS Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 3 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ 1.3 Hệ thống menu Hình 2.3.1 Menu System Hình 2.3.2 Menu Item Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 4 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 2.3.3 Menu Client Hình 2.3.4 Menu Casher Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 5 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 2.3.5 Menu Report Hình 2.3.6 Menu Close Day Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 6 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 2.3.6 Menu Inventory Hình 2.3.7 Menu Setup Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 7 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Chương II – Các chức năng chính : II.1. Đăng nhập II.2. Mở bàn Các bước để mở một bàn mới : Bước 1 : Trên màn hình giao diện chính của chương trình , kích chuột vào biểu tượng New Check (Đội nón vàng) để tạo bàn mới. Bước 2 : Cửa sổ Table Information hiện ra Cửa sổ Table Information yêu cầu bạn nhập một số thông tin về bàn bạn định mở, trong đó : Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 8 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ + Table No + Group No + #Guest + #Child + Info : Số bàn khách ngồi : Số nhóm khách : Số khách ăn : Số trẻ em : Thông tin thêm về bàn Chú ý: Nếu không đủ thời gian để nhập hết các thông tin về bàn đó do quá đông khách thì có thể nhập sau nhưng số bàn thì bắt buộc phải nhập ngay khi tạo bàn mới. Bước 3 : Sau khi nhập xong, nhấn OK để tiếp tục . Cửa sổ chính để thao tác với bàn hiện ra trong đó có một số vùng làm việc chính : 1. Thông tin của bàn 2. Hệ thống menu 3. Hệ thống các nút tương tác với bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 9 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Để post đồ ăn lên cho khách ta làm như sau : 1. Chọn Menu Chính để chọn Nhóm menu chứa món ăn cần post cho khách ( Menu bên trái của hệ thống 2. Chọn đến nhóm đồ ăn phụ 3. Chọn đồ ăn cho khách Sau khi chọn xong đồ ăn cho khách thì món ăn vừa post cho khách sẽ hiện trên phần thông tin của bàn như : Tên món , số lượng , thành tiền .v.v. Chú ý : + Để post với số lượng lớn hơn 1 đơn vị thì chúng ta cần chọn trước số lượng của món ăn ( số lượng khi chọn mặc định là 1 ) + Nếu trong hệ thống menu đã được cài đặt sẵn không có đồ ăn mà khách yêu cầu thì ta cần tạo mới đồ ăn đó ( Xem Chương II - mục 10 - Quản lý menu ) Một số vấn đề thường gặp khi post bàn: 1. Post thừa : - Post thừa món ăn : giả sử khách không gọi món Canh nhưng nếu đã post lên thì cần void món đó đi bằng cách sử dụng nút Void để huỷ món ăn đó đi - Post thừa số lượng món : giả sử khách gọi 10 chai bia nhưng Casher post thành 11 chẳng hạn ,cần sửa lại thành 10 ta làm như sau : o Nháy đúp vào món ăn cần sửa ,khi đó hiện ra một chiếc máy tính cho phép Casher đánh số lượng mới của món ăn cần sửa o Nếu bàn cần chỉnh sửa đã bị Hide đi thì khi Pick up lên sẽ không sử dụng được chức năng trên . Khi đó ta Void món đó đi và post lại. 2. Post thiếu : - Post thiếu món ăn : Casher chỉ cần post thêm cho khách - Post thiếu số lượng món ăn : Casher post thêm cho khách hoặc có thể chỉnh sửa số lượng món ăn bằng cách nháy đúp vào têm món ăn để hiện ra máy tính để nhập giá trị mới . Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 10 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ II.3 . Thao tác với bàn : Khi thao tác với bàn có một số trường hợp khách có yêu cầu tách bill hoặc ghép bill 1. Tách bàn : - Casher sử dụng nút Split trong cửa sổ bàn để tách bàn ( tách bill ) theo yêu cầu của khách Hình II.3.1.1Thanh chức năng cho phép Casher chọn các chức năng để thao tác với bàn - Cửa sổ Split hiện ra cho phép Casher chọn cách chia bàn : o Automatic : tự động chia thành các bàn giống nhau o Manual : Chia có lựa chọn ( Chia thủ công ) Hình II.3.1.2 Cửa sổ Split - Sử dụng các nút để chọn số bàn muốn chia từ bill ban đầu. - Nhấn Split để bắt đầu chia . - Nhấn Cancel để bỏ qua việc chia bill Note : - Nếu chia bill Automatic thì chương trình sẽ tự động tạo ra bill mới để chứa các dịch vụ hoặc món ăn vừa được chia từ bill ban đầu Nếu chia bill Manual thì Casher sẽ phải tạo bàn mới bằng cách sử dụng nút New trong cửa sổ Split / Transfer check để chứa các món ăn mà khách yêu cầu tách sang bill mới . Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 11 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ - Hình II.3.1.3 Cửa sổ Split / Transfer check Cửa sổ Information hiện ra tương tự như khi tạo một bàn mới . Nhấn OK để tạo bàn mới ( Bàn này sẽ chứa các món ăn được tách ra từ bill ban đầu ) Trong cửa sổ Split / Transfer (Hình II.3.1.3) . Bên trái thể hiện các món ăn của bàn ban đầu , bên phải là bàn mới vừa được tạo để chứa các món ăn mà khách yêu cầu tách sang bill mới. - Chọn món cần chuyển , đánh số lượng cần chuyển , rồi nhấn nút món ăn đó sang bill mới . - Nhấn nút - Nhấn nút trên thanh chức năng của bàn để hide bàn hiện tại và nhìn thấy bàn mới vừa được tạo . để chuyển số lượng sau khi hoàn tất việc tách bill 2. Ghép bàn : - Khi khách có nhu cầu muốn ghép bàn hiện tại với 1 hoặc nhiều bàn khác đang mở ( ghép bill ) thì Casher sử dụng nút - Sau khi nhấn nút bàn đang mở . trên thanh chức năng của bàn . ( Xem hình II.3.1.1 ) cửa sổ Select Open Invoice được mở ra hiển thị danh sách các Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 12 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình II.3.1.4 Cửa sổ Select Open Invoice - Chọn bàn cần ghép rồi nhấn để hoàn tất việc ghép bàn Note: Sau khi ghép bàn tất cả các món của bàn được chọn trong cửa sổ Select Open Invoice sẽ được chuyển sang bàn ban đầu và bàn đó sẽ tự động cancel ( không còn trong danh sách bàn đang mở ) Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 13 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ II .4. In hoá đơn Khi khách hàng có nhu cầu in hoá đơn thì Casher sử dụng nhóm chức năng In trên thanh chức năng của của bàn ( Xem hình II.3.1.1 ) Trong đó : + Print Draft + Print Invoice + Print Sum + Re Print Hình II.4.1.1 Nhóm chức năng In : In nháp : In hoá đơn VAT : In hoá đơn VAT theo dạng Sumary : In lại hoá đơn VAT Chú ý : Nếu vì lý do nào đó mà bạn quên không in hóa đơn Invoice thì khi payment chương trình sẽ in hóa đơn Invoice cho bạn. II.5. Thanh toán ( Payment ) Khi thanh toán , Casher sử dụng nhóm chức năng Payment Hình … Nhóm chức năng Payment 1. Discount : -Để giảm giá hoặc khuyến mại Casher sử dụng chức năng Discount - Các hình thức Discount : + Discount theo % tổng tiền + Discount trực tiếp thành tiền Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 14 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ 2. Payment Bước 1 : Nhấn nút Pay trong nhóm chức năng Payment của cửa sổ bàn Bước 2 : Cửa sổ Payment hiện ra cho phép Casher lựa chọn các hình thức thanh toán Chương trình Smile POS cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức như : + Cash : Thanh toán bằng tiền mặt + Room : Thanh toán vào Account khách + Credit Card : Thanh toán bằng thẻ tín dụng + City Ledge : Thanh toán bằng chuyển khoản + AR : Ghi nhận bằng hình thức nợ + Other : Các hình thức thanh toán khác ( FOC,house use …) *) Thanh toán bằng Cash ( Thanh toán bằng tiền mặt ) - Hình … Cửa sổ thanh toán Cash Note : Trong cửa sổ thanh toán , khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ Chương trình sẽ tự động tính và chuyển đổi các đơn vị tiền Nếu khách trả dư tiền thì chương trình sẽ tự động tính ra số tiền cần trả lại cho khách Nhấn nút Pay để hoàn tất việc thanh toán và đóng bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 15 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ *) Thanh toán bằng Room ( Post vào Account khách ) Hình … Cửa sổ thanh toán vào Account khách - - Nhập số phòng vào Room Number Nhấn Enter để kiểm tra : o Nếu trong phòng có khách, danh sách khách sẽ được hiển thị chi tiết o Phòng trống , chương trình hiện thông báo phòng trống Nhấn nút Pay sau khi hoàn tất và đóng bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 16 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ *) Thanh toán bằng Credit Card Hình Cửa sổ thanh toán bằng thẻ tín dụng - Nhập số thẻ vào ô Card Number - Nhập tên chủ thẻ vào ô Card Holder - Nhập ngày đáo hạn của thẻ - Nhấn nút Pay để hoàn tất và đóng bàn Note: Chương trình có cơ chế lọc và kiểm tra các loại thẻ dựa vào mã thẻ nhập được nhập vào Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 17 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ *)Thanh toán bằng City Ledger (Chuyển khoản ) Hình .. .Cửa sổ thanh toán bằng City Ledger - Nhập tên khách vào ô Reference Nhấn nút Pay để hoàn tất việc thanh toán và đóng bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 18 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ *) Thanh toán bằng AR ( ghi nợ ) Hình … Cửa sổ thanh toán bằng hình thức Ghi nợ (AR) - Nhấn Enter để lựa chọn danh sách AR ( danh sách khách nợ ) Lựa chọn khách nợ ( Xem hình …) Nhấn Ok để chọn Các thông tin về AR đó được tự động điền vào ( Xem hình …) Nhấn nút Pay để hoàn tất và đóng bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 19 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình … Danh sách AR Hình Các thông tin của AR sau khi chọn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 20 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ *) Thanh toán bằng các hình thức khác - Hình … Cửa sổ thanh toán bằng hình thức Other Chọn mã trong combo thả xuống Nhập Reference Nhấn Pay sau khi hoàn tất và đóng bàn Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 21 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ II.6.Xem báo cáo ( Casher ) - Để xem báo cáo theo từng ca , Casher sử dụng menu Casher - Các báo cáo Casher : ( Các báo cáo trong ca làm việc của Casher ) + Invoices : Báo cáo các hóa đơn Invoice + Cash Report : Báo cáo doanh thu tiền mặt + Item Sales Report : Báo cáo các hàng đã bán + Finalcial Report : Báo cáo tài chính - Báo cáo Invoice : Hình … Báo cáo Invoice Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 22 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ * ) Các tính năng của báo cáo Invoice : - Xem danh sách các hóa đơn Invoice được xuất trong ca của Casher - Thống kê được số khách / Children của từng bàn, trong từng ca của Casher - Hiển thị chi tiết các thông tin Invoice Báo cáo Cash Report : - Hình … Báo cáo Cash Report Báo cáo này cho phép Casher xem tổng tiền Cash Tên Casher Tổng tiền trước và sau khi tính thuế Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 23 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Báo cáo Item Sales Report Hình … Báo cáo Item Sales Report Các chức năng chính của báo cáo : - Xem danh sách các đồ đã bán được trong ca làm việc của Casher - Ý nghĩa của các thông tin trong báo cáo : + Item Code : Mã hàng hóa + Item name : Tên hàng + Price : Giá / từng đơn vị hàng hóa, đồ ăn . . . + Quantity : Số lượng hàng, món bán được + Amount : Thành tiền Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 24 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Báo cáo Finalcial Report Hình …. Báo cáo Finalcial Report - Xem thông tin tài chính trong ca làm việc của Casher Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 25 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ II.7 . Xem báo cáo ( Báo Cáo Quản Trị ) - FB Manager có thể xem Menu Report để xem các báo cáo quản trị ( Xem hình .. .) Hình … Menu Report chứa các báo cáo quản trị *) Báo cáo Invoices : - Đối với báo cáo quản trị Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 26 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd. 54 Tran Nhan Tong st., Hanoi, Vietnam. Tel. 84-4-9454321 Fax 84-4-9454320 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hướng dẫn sử dụng Smile POS Trang 27