LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống cung cấp thông tin cho công
tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những
người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Đây cũng là tên gọi của một chuyên
ngành khoa học - một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.
Nhằm giúp cho sinh viên có tài liệu để nghiên cứu, học tập môn HTTTQL, Khoa
Công nghệ thông tin – Trường Đại học Thái Bình đã biên soạn Giáo trình HTTTQL:
Giáo trình gồm 5 chương:
Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin quản lý
Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin, vai trò của thông tin
trong kinh tế và xã hội. Trình bày về quy trình xử lý thông tin kinh tế, phương pháp phân
loại hệ thống thông tin kinh tế. Tiếp đó đề cập đến khái niệm và thành phần của HTTTQL
và các tiềm năng của nó.
Chương 2: Phân tích hệ thống thông tin
Chương 2 trình bày các phương pháp phân tích hệ thống thông tin. Trình bày các
phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích như phương pháp phỏng vấn,
phương pháp sử dụng bảng hỏi, phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống, tiếp đó trình
bày phương pháp mô hình hoá thông tin bằng mô hình chức năng kinh doanh BFD, mô
hình luồng dữ liệu DFD. Trình bày phương pháp phân tích từ cách tiếp cận hướng dữ
liệu.
Chương 3: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Chương 3 trình bày quy trình thiết kế một hệ thống thông tin quản lý. Chúng tôi
trình bày sơ đồ nguyên tắc thiết kế HTTTQL và các nhiệm vụ cụ thể của quy trình này.
Sau đó trình bày chi tiết các nội dung cơ bản của việc thiết kế các thành phần của
HTTTQL như thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế phần mềm, thiết kế các giao diện và cuối
cùng là soạn thảo các tài liệu hướng dẫn về hệ thống. Kết quả của quy trình này là hồ
sơ chi tiết thiết kế HTTTQL.
Chương 4: Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Chương này trình bày các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế của HTTTQL
như một dự án đầu tư trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.
Chương 5: Các hệ thống thông tin trong kinh tế và thương mại
Chương 5 trình bày mô hình chuẩn của các hệ thống thông tin ứng dụng trong các
lĩnh vực kinh tế và thương mại như hệ tin học văn phòng, hệ thống xử lý giao dịch, hệ
thống thông tin sản xuất, hệ thống cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình thu thập, chắt lọc và biên soạn song không
thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định; chúng tôi mong nhận được những đóng góp
từ quý thầy cô và độc giả để chất lượng giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1
 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1.Thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế và xã hội
Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết
của chúng ta về một đối tượng nào đó.
Ở dạng chung nhất, thông tin luôn luôn được hiểu như các thông báo nhằm
mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
Tuỳ thuộc vào các mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta có thể đưa ra nhiều
định nghĩa khác nhau về thông tin. Chẳng hạn, nhà nghiên cứu lý thuyết thông tin
Brilen cho rằng “Thông tin là sự ngược lại của Entropi - độ bất định”. Nhà khoa học
thông tin nổi tiếng Shanol thì khẳng định: “Thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ
độ bất định” còn Viện sĩ Nga Gluscôp thì đưa ra định nghĩa: “Thông tin bao gồm tất cả
những tri thức mà con người trao đổi cho nhau và cả tri thức tồn tại độc lập đối với con
người”. Theo Jame O’Brien “Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ
hiểu, có ích cho người sử dụng”.
Từ nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin ta nhận thấy có một điểm chung đó
là tính chất phản ánh của thông tin. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: chủ
thể phản ánh (nguồn phát tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (đối tượng nhận thông
tin).
Thông tin
Nguồn tin phát Đối tượng nhận tin

Hình 1.1

Cái vỏ vật chất chuyên chở thông tin được gọi là vật mang tin. Các vật mang
thông tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu, xung điện,
đĩa từ,…
Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó.
Tuy nhiên, ý nghĩa của thông tin lại phụ thuộc hoàn toàn vào đối tượng nhận tin khác
nhau. Cùng một thông tin nhưng với các đối tượng nhận tin khác nhau thì ý nghĩa
thông tin có thể khác nhau. Chẳng hạn, một thông tin ngắn gọn: “Đã ký được hợp
đồng với công ty X” sẽ chẳng mang lại hiểu biết gì nhiều cho người ngoài cuộc nhưng
lại là một thông tin vô cùng quý báu đối với hàng trăm con người của một nhà máy
đang chờ việc làm.
Có những thông tin có ý nghĩa cục bộ nhưng cũng có những thông tin có ý
nghĩa đối với toàn bộ xã hội.
Ví dụ: Thông tin “Bắt đầu từ 17 giờ 00 ngày 17 tháng 8 năm 2012 giá bán lẻ xăng
A92 tăng từ 21900 đồng lên thành 23000 đồng một lít” có ý nghĩa đối với toàn xã hội.

2
 Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Như đã
nói trên đây, thông tin là sự phản ánh tri thức và hiểu biết. Không có thông tin, con
người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong
môi trường đó.
Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý. Dữ liệu về
dân số Việt Nam sau khi thu thập, điều tra được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu
sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng
khác nhau với các mục đích khác nhau. Ví dụ, bộ lao động - Thương binh - Xã hội
muốn biết thông tin về số người trong độ tuổi lao động thì phải xử lý bằng cách dựa
vào giới tính và ngày tháng năm sinh để xác định có bao nhiêu người Nam trong độ
tuổi 10-60, bao nhiêu người Nữ trong độ tuổi từ 16 đến 55. Sau khi đã xử lý, thông tin
đó được chuyển cho bộ lao động - Thương binh - Xã hội và phát trên các phương tiện
thông tin đại chúng.
1.2. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin
1.2.1. Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, các mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
+ Các phần tử của hệ thống: Các phần tử chẳng qua là các thành phần hợp
thành hệ thống, được hiểu theo nghĩa rất rộng rãi.
+ Các phần tử của hệ thống có thể rất đa dạng: chẳng hạn trong hệ thống mặt
trời thì các phần tử là mặt trời, quả đất, hoả tinh ...; trong hệ thống thần kinh thì các bộ
phận là bộ óc, tuỷ sống, các dây thần kinh ...; có khi các phần tử lại là những đối tượng
trừu tượng, như là một phương pháp, một lập luận, một quy tắc... như trong các hệ
thống tư tưởng. Như vậy, các phần tử có thể là rất khác biệt về bản chất, không những
giữa các hệ thống khác nhau mà có thể ngay trong cùng một hệ thống.
Các phần tử không nhất thiết là sơ đẳng, đơn giản mà thường khi là những thực
thể phức tạp khiến khi đi sâu vào ta lại phải xem chúng là các hệ thống. Bởi thế, hệ
thống thường có tính phân cấp: hệ thống hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong
mỗi hệ thống con đó lại có hệ thống nhỏ hơn.
+ Quan hệ giữa các phần tử:
Các phần tử của một hệ thống không phải được tập trung lại một cách ngẫu
nhiên, rời rạc mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các ràng buộc lẫn nhau),
tạo thành một cấu trúc (hay tổ chức). Chẳng hạn, trong một hệ thống hành chính, gồm
các cán bộ và nhân viên thì giữa họ tồn tại các mối quan hệ ràng buộc về phân cấp,
phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về dân sự ,...
Cần phân biệt:
- Các quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài, Ví dụ: A là thủ trưởng của B

3
 - Các quan hệ bất thường, tạm thời, Ví dụ: A và B vừa được cử đi công tác cùng
nhau.
Khi xem xét tổ chức của một hệ thống, đương nhiên ta phải đề cập trước hết
đến các quan hệ ổn định, lâu dài.
+ Sự hoạt động và mục đích của hệ thống
Sự biến động của hệ thống thể hiện trên 2 mặt:
- Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể
có phát sinh, có tăng trưởng và có suy thoái, có mất đi.
- Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã
định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ, hệ thống nhận những cái vào để
chế biến thành những cái ra nhất định. Chẳng hạn, một hệ thống thu hình nhận vào
năng lượng điện cùng các sóng vô tuyến từ đài phát để biến thành các hình ảnh trên
màn hình; còn hệ thống sản xuất thì nhận vào các nguyên vật liệu, tiền và dịch vụ để
sản xuất ra các thành phẩm, hàng hoá.
Nói cách khác, khi vận hành thì hệ thống cho một chức năng hoặc một mục
đích. Hệ thống mang tính tự nhiên thì cho ra chức năng. Hệ thống do con người tạo ra
thì cho ra mục đích.
Ví dụ: Hệ thống tuần hoàn: tim, phổi, mạch máu,... cho chức năng đưa máu vào
cơ thể; hệ thống đường xá có chức năng vận tải; hệ thống kinh doanh có mục tiêu là
lợi nhuận.
1.2.2. Hệ thống thông tin
Là hệ thống gồm tập hợp các yếu tố: phần cứng (bao gồm các thiết bị); phần
mềm; dữ liệu; con người và các quy trình ứng dụng được tổ chức lại để: thu thập; lưu
trữ; truyền; xử lý và biểu diễn thông tin để phục vụ hoạt động của một tổ chức.
Ở những HTTT khác nhau thì vai trò của con người và các quy trình khác nhau.
Việc ứng dụng tin học trong quản lý hiện nay thực chất là việc ứng dụng tin học
trong các hệ thống thông tin quản lý.
+ Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin.

4
 Phần
cứng

Con Phần
người mềm
Hệ thống
thông tin

Dữ liệu Viễn
thông

HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc
không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống
sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển
đến đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Như vậy hệ thống thông tin có bốn
chức năng chính: thu thập dữ liệu vào máy tính, xử lý, lưu trữ dữ liệu và phân phát
dữ liệu ra.
1.3. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Như chúng ta thấy, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất
lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng, từ sự
hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu
nghiêm trọng. VD một hệ thống đặt vé máy bay là rất quan trọng cho hoạt động của
một công ty hàng không hiện đại. Một sự hỏng hóc của hệ thống này có thể phá vỡ
nghiêm trọng các hoạt động khác của công ty và trong một số trường hợp còn gây ra
đổ vỡ trầm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của
các thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
- Tin cậy;
- Đầy đủ;
- Thích hợp, dễ hiểu;
- Được bảo vệ;
- Đúng thời điểm.
+ Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy
dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hoá đơn bán

5
hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng
thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số
bán hàng sẽ sụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hoá đơn thấp hơn số tiền phải trả thì chẳng
có khách hàng nào than phiền, tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.
+ Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến
các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng
hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần trước
đó và của cùng kỳ năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ
cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn
toàn khác. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cho biết
gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động thêm rất
lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự làm
việc không đầy đủ của một hệ thống thông tin như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.
+ Tính thích hợp và dễ hiểu: Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta không dùng báo cáo
này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới các hoạt động thuộc trách nhiệm
của công ty ông ấy. Một hệ thống được coi là không thích hợp, dễ hiểu nếu nó có quá
nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều
từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó
dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các
quyết định sai vì thiếu thông tin.
+ Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và
nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được
tới vốn hoặc nguyên liệu. Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin. Thông tin phải
được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự
thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
+ Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn
nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa
rút tiền tự động có thể trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.
Làm thế nào để một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công
việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem
xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT.
1.4. Bản chất của việc phát triển HTTT trong một tổ chức
Không phải ngẫu nhiên một tổ chức lại đi xây dựng một HTTT, vì đó là một
công việc tốn công, tốn của. Câu trả lời ở đây là: chính việc phát triển HTTT là một
giải pháp hữu hiệu cho những vấn đề mà tổ chức gặp phải. Sự thúc bách phát triển một
HTTT của một tổ chức thường nảy sinh trong những trường hợp sau:

6
 - Tổ chức gặp phải những vấn đề làm cản trở hoặc hạn chế, không cho phép tổ
chức thực hiện thành công những điều mong đợi (hay mục tiêu đặt ra) hiện nay của họ.
- Tổ chức cần tạo ra những ưu thế mới, những năng lực mới, nhờ nó mà tổ chức
có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong
tương lai.
- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của tổ chức.
Chẳng hạn, UBND các tỉnh cần có HTTT để thực hiện việc quản lý điều hành thường
xuyên từ văn phòng chính phủ xuống các địa phương.
Những trình bày ở trên cho thấy, chỉ khi có vấn đề nảy sinh tổ chức mới có thể
tìm đến giải pháp xây dựng HTTT và không phải lúc nào việc xây dựng HTTT cũng
được chấp nhận là giải pháp để giải quyết những vấn đề đặt ra của tổ chức.
HTTT của tổ chức là một thực thể kỹ thuật - xã hội. Việc đưa một HTTT vào tổ
chức không đơn thuần là cài đặt phần cứng, phần mềm để tự động hoá những công
việc và cách hoạt động của tổ chức. Đó là một công việc đòi hỏi một sự thay đổi cơ
bản trong mọi lĩnh vực của tổ chức, mô hình quản lý, công nghệ sử dụng, kỹ năng
nghề nghiệp và văn hoá của họ. Thiết kế một HTTT mới thực chất là thiết kế lại tổ
chức trên cả hai mặt chính tổ chức bộ máy và tổ chức quản lý. Cho nên, việc xây dựng
HTTT phải hướng vào thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức, phải nằm trong
khuôn khổ của kế hoạch chiến lược, phải tính đến thực trạng, chiến lược quản lý, kế
hoạch ứng dụng và khả năng ngân sách của tổ chức. Kế hoạch phát triển HTTT cần chỉ
ra được CNTT sẽ trợ giúp để đạt được mục tiêu của tổ chức như thế nào. Một bộ phận
quan trọng của việc phát triển một HTTT là chiến lược quản lý để chuyển dịch tổ chức
từ một trạng thái hiện tại đến một trạng thái tương lai với một HTTT mới.
1.5. Thông tin kinh tế và hệ thống thông tin kinh tế
Trên đây chúng ta đã xem xét khái niệm tổng quát về thông tin và dữ liệu. Bây
giờ chúng ta nghiên cứu một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong
các hoạt động sản xuất kinh doanh, đó là khái niệm thông tin kinh tế.
Thông tin kinh tế là các thông tin tồn tại và vận động trong các thiết chế kinh tế,
các tổ chức và doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.
Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các doanh nghiệp và các tổ
chức kinh tế. Thông qua việc nghiên cứu thông tin kinh tế chúng ta có các đánh giá
chính xác về nhịp sống kinh tế và quy mô phát triển của các doanh nghiệp, triển vọng
và nguy cơ tiềm ẩn của doanh nghiệp này. Có thể nói không quá rằng trong nền kinh tế
thị trường, nơi diễn ra hàng ngày cuộc cạnh tranh quyết liệt để giành giật thị trường,
thông tin kinh tế là một nhu cầu cấp thiết. Thông tin kinh tế có thể quyết định đến sự
thành bại của cả một doanh nghiệp.

7
 Hệ thống thông tin kinh tế là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và
truyền thông tin kinh tế trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong tổ chức, doanh
nghiệp.
Ngày nay, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí
tương lai của họ trên thế giới và thị trường quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào
việc họ có tận dụng được công nghệ thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọi
năng lực nhằm đổi mới nền sản xuất và nền kinh tế của họ hay không.
Ở Việt Nam, do nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy tính
điện tử vào thực tế, ngay từ năm 1975 Chính phủ đã ra nghị quyết 173/CP về tăng
cường ứng dụng toán học và máy tính điện tử trong quản lý nhà nước. Nhằm khai thác
có hiệu quả hệ thống máy tính hiện có, năm 1976 Chính phủ ban hành nghị quyết
245/CP về tăng cường quản lý và sử dụng máy tính điện tử trong quản lý kinh tế. Để
giúp chính phủ hoạch định các chính sách về xây dựng và phát triển Công nghệ thông
tin, ban chỉ đạo quốc gia về Công nghệ thông tin đã ra đời. Ban này đã nghiên cứu và
trình Chính phủ hàng loạt chính sách, biện pháp nhằm xây dựng, phát triển và ứng
dụng Công nghệ thông tin ở Việt Nam. Đặc biệt, ngày 17 tháng 10 năm 2000 Bộ
Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng đã ra chỉ thị 58 CT/TW về đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển Công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước. Từ giữa năm 2003 chính phủ đã phê duyệt chiến lược quốc gia về Công
nghệ thông tin - truyền thông đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
Một trong những mục tiêu đặt ra của chiến lược là đến năm 2010 công nghiệp
công nghệ thông tin - truyền thông phải trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn có tốc
độ tăng trưởng 20-25% mỗi năm.
Để tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin,
ngày 1 tháng 1 năm 2007 luật Công nghệ thông tin chính thức có hiệu lực. Đây là cơ
sở pháp lý vững chắc tạo điều kiện cho công nghệ thông tin phát triển và đạt được mục
tiêu đề ra.
1.6. Phân loại hệ thống thông tin kinh tế
Có nhiều phương pháp phân loại thông tin kinh tế khác nhau trong đó có hai
phương pháp phân loại khá thông dụng. Phương pháp thứ nhất là phương pháp phân
loại theo lĩnh vực hoạt động của thông tin như thông tin kinh tế trong lĩnh vực sản xuất
và thông tin kinh tế trong lĩnh vực quản lý. Phương pháp thứ hai là phân loại thông tin
theo nội dung mà nó phản ánh, chẳng hạn như thông tin kế hoạch, thông tin đầu tư,
thông tin về lao động tiền lương, thông tin về lợi nhuận doanh nghiệp v.v… Mỗi dòng
thông tin kinh tế này phản ánh một lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp hay một tổ
chức kinh tế.
Phương pháp phân loại thứ nhất có ưu điểm là phân định miền hoạt động của
các hệ thống thông tin nhưng chưa đề cập đến nội dung của các quy trình mà thông tin

8
hướng tới phục vụ. Phương pháp phân loại thứ hai dựa trên cơ sở nội dung mà thông
tin phục vụ. Theo phương pháp phân loại này người ta phân chia thành 4 hệ thống
thông tin:
- Hệ thống thông tin dự báo
- Hệ thống thông tin khoa học
- Hệ thống thông tin kế hoạch
- Hệ thống thông tin thực hiện
1.6.1. Hệ thống thông tin dự báo
Vấn đề dự báo có vai trò rất quan trọng trong các hoạt động kinh tế xã hội nhất
là các dự báo chiến lược dài hạn và trung hạn. Dự báo là giai đoạn đi trước quy trình
lập kế hoạch. Công tác dự báo cung cấp các thông tin chính xác cho các nhà phân tích
kinh tế và vạch ra các định hướng trong tương lai. Hệ thống thông tin dự báo bao gồm
các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh, đến tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp trong một thời gian tương lai.

Môi trường sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin dự báo

Môi trường Môi trường

sản xuất Dự báo Dự báo Dự báo Dự báo sản xuất
kinh doanh phát nhu cầu đối tác mức độ kinh doanh
triển thị kinh cạnh
KH - trường doanh tranh
CN

Hệ thống thông tin dự báo

Môi trường sản xuất kinh doanh

Hình 1.2. HTTT dự báo

Nội dung của hệ thống thông tin dự báo bao gồm dự báo dài hạn, dự báo trung
hạn, dự báo ngắn hạn về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp như dự báo về tiến bộ
khoa học và công nghệ, dự báo về quy mô sản xuất, về nhu cầu của thị trường, về mức
độ cạnh tranh trên thị trường v.v… Hệ thống thông tin dự báo có vai trò ngày càng
quan trọng trong hoạt động kinh tế thị trường.

9
1.6.2. Hệ thống thông tin kế hoạch
Mô hình của hệ thống thông tin kế hoạch như hình 1.3

Môi trường sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin kế hoạch

Môi trường Kế hoạch Kế hoạch Kế hoạch Môi trường

sản xuất chiến trung hạn tác sản xuất
kinh doanh lược nghiệp kinh doanh

Quản lý kinh tế

Môi trường sản xuất kinh doanh

Hình 1.3. HTTT kế hoạch

Hệ thống thông tin kế hoạch bao gồm toàn bộ các thông tin về công tác kế
hoạch hoá của doanh nghiệp. Các kế hoạch được đề cập đến ở ba mức độ: Kế hoạch
hoá chiến lược, kế hoạch hoá trung hạn, kế hoạch hoá cơ động. Hệ thống thông tin kế
hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp gồm cả trong lĩnh vực
sản xuất và trong lĩnh vực quản lý.
1.6.3. Hệ thống thông tin khoa học và công nghệ

Môi trường Khoa học

Hệ thống thông tin khoa học

Môi trường Môi trường

khoa học khoa học
Khoa Khoa Khoa Khoa
học cơ học kỹ học kinh học
bản thuật tế nhân
văn

Quản lý kinh tế

Môi trường khoa học

Hình 1.4. HTTT khoa học và công nghệ

10
 Từ môi trường rộng lớn khoa học kỹ thuật, hệ thống thông tin khoa học thu thập
các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh, ứng dụng các thành quả mới nhất của
khoa học và công nghệ để phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.
1.6.4. Hệ thống thông tin thực hiện
Hệ thống thông tin thực hiện sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm
tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch
theo thời gian. Mô hình tổng quát của hệ thống thông tin thực hiện được biểu diễn
trong hình 1.5.
Trên cơ sở các số liệu của hệ thống thông tin thực hiện, lãnh đạo của guồng
máy quản lý có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của
doanh nghiệp.
Như vậy, phương pháp phân loại theo nội dung phục vụ của thông tin giúp
chúng ta định hướng rõ ràng mục đích của các dòng thông tin trong hệ thống quản lý.
Trên cơ sở đó tiến hành phát triển, hoàn thiện một nội dung nào đó trong hệ thống
quản lý.

Môi trường sản xuất - kinh doanh

Thống kê Kế toán

Môi trường Môi trường

sản xuất Phân tích đánh giá mức độ thự hiện kế hoạch sản sản xuất
kinh doanh xuất kinh doanh kinh doanh

Lãnh đạo

Quản lý kinh tế

Môi trường sản xuất kinh doanh

Hình 1.5. HTTT thực hiện

1.7. Khái niệm và thành phần của HTTT quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu
thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin
trong guồng máy quản lý.

11
 Mô hình tổng quát các thành phần của HTTT quản lý biểu diễn trong sơ đồ
(Hình 1.6).
- Tài nguyên về phần mềm
- Tài nguyên về nhân lực
- Tài nguyên về phần cứng
- Tài nguyên về dữ liệu

Tài nguyên phần cứng

Nguồn Lưu trữ

Tài
nguyên về Tài
dữ liệu nguyên về
Xử lý nhân lực
Input thống Output
tin

Theo lô
Thời gian
thực

Tài nguyên về phần mềm

Hình 1.6. Các thành phần của HTTT quản lý

1.7.1. Tài nguyên về phần mềm

Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình
ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý.
Tổng thể phần mềm của hệ thống thông tin quản lý (Hình 1.7) bao gồm hai
nhóm chính là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Trong nhóm thứ nhất, hệ điều hành (Operating system) có vai trò quan trọng.
Chúng được phân chia thành hệ điều hành đa chương trình (Multiprograming), hệ điều
hành đa nhiệm (Multitasking) và hệ điều hành đa xử lý (Multiprocessing).
Ngoài ra trong phần mềm hệ thống còn có chương trình dịch – chương trình
biến đổi các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để cho
máy hiểu và thực hiện các chương trình.

12
 Tài nguyên phần mềm

Phần mềm hệ thống Phần mềm ứng dụng

Hệ điều hành DOS, Phần mềm Phần mềm

WINDOWS, UNIX Đa năng Chuyên dụng

Chương trình dịch Hệ soạn thảo Phần mềm

văn bản Ngân hàng

Ngôn ngữ lập trình Bảng tính Phần mềm

Excel, Lotus Kế toán

Hệ quản trị Phần mềm

CSDL Quản trị DN

Hình 1.7. Tài nguyên phần mềm trong HTTT

Trong nhóm thứ hai có phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng. Phần
mềm đa năng cho phép làm được nhiều chức năng: Hệ soạn thảo văn bản ngoài việc
cho phép soạn thảo các văn bản còn cho phép chèn các biểu tượng, kẻ bảng biểu, tính
toán đơn giản,… Bảng tính Excel ngoài việc cho phép thiết lập các bảng tính còn cho
phép vẽ các đồ thị, xử lý các dữ liệu rất tiện lợi và nhanh chóng. Các phần mềm ứng
dụng rộng rãi nhất trong lĩnh vực quản lý hiện nay là hệ quản trị CSDL (Database
Management System) như Foxpro, Access,… các bảng tính Excel, Lotus, Quatro,…
1.7.2. Tài nguyên về nhân lực
Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý.
Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm: Nhóm thứ nhất là những người sử
dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế
toán, nhân viên các phòng ban. Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình
viên, kỹ sư bảo hành máy, tức là những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin
quản lý.
Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin
quản lý vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài
đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì
dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong
sản xuất và kinh doanh. Ở đây, các cơ sở ứng dụng hệ thống phải có kế hoạch đào tạo
một đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao. Các thành phần của tài nguyên về nhân
lực biểu diễn trong sơ đồ hình 1.8.

13
 Tài nguyên về nhân lực

Bảo trì hệ thống Sử dụng hệ thống

Phân tích viên Lãnh đạo

hệ thống

Lập trình viên Kế toán, tài vụ

Kỹ thuật viên Những người sử

dụng khác

Hình 1.8. Tài nguyên nhân lực trong HTTT

Hai nhóm cán bộ có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định sự thành bại của hệ
thống là cán bộ lãnh đạo và phân tích viên hệ thống. Cán bộ lãnh đạo là người đưa ra
quyết định xây dựng hệ thống, xét duyệt các phương án thiết kế. Quá trình này lại là
các phân tích viên hệ thống. Chính họ là người có trách nhiệm đưa ra từ các phác thảo
đầu tiên của hệ thống quản lý, thực hiện các phân tích toàn diện mọi mặt của nó, đến
việc xây dựng mô hình thực thể, mô hình vật lý, thiết kế kỹ thuật cho hệ thống thông
tin quản lý.
Các phân tích viên hệ thống phải có các năng lực sau đây:
- Năng lực về kỹ thuật
Hiểu biết về phần cứng và phần mềm; hiểu biết vai trò của lập trình viên, các
công cụ và ngôn ngữ lập trình; hiểu biết về vai trò và tầm quan trọng của các thao tác
viên; khả năng đánh giá các phần mềm chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù; có khả
năng lựa chọn và thực hiện các giải pháp kỹ thuật tối ưu cho các bài toán thực tế.
- Kỹ năng giao tiếp
Hiểu biết các vấn đề của người sử dụng và tác động của chúng đối với các bộ
phận khác của doanh nghiệp; hiểu rõ các đặc thù của doanh nghiệp; nhận thức được
các khó khăn có thể xảy ra; có khả năng xem xét các mục tiêu theo tất cả các góc độ
khác nhau, không bị hạn chế trong một quan điểm nào; hiểu biết nhu cầu thông tin
trong doanh nghiệp và cơ chế vận hành của các dòng thông tin đó; khả năng giao tiếp
với mọi người ở các cương vị khác nhau. Đề cập được đến một phạm vi rộng lớn các
chủ đề.
- Kỹ năng quản lý

14
 Khả năng quản lý nhóm các phân tích viên hệ thống và các chuyên viên kỹ
thuật khác; nhạy cảm với các tác động tài chính; khả năng lập và điều hành kế hoạch
phát triển các đề án, kỹ năng hệ thống (nắm vững các kỹ thuật phân tích và xử lý thông
tin; nắm vững các kỹ thuật thiết kế các hệ thống tin học mới cũng như cải tiến các hệ
thống cũ; nắm vững kỹ thuật đưa hệ thống vào sử dụng).
1.7.3. Tài nguyên về phần cứng
Các hệ thống tin học quản lý đều dựa trên một cơ sở kỹ thuật và công nghệ hiện
đại – đó là máy tính điện tử.
Tài nguyên về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ
các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin.
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của hệ thống
thông tin quản lý là máy tính điện tử, mạng máy tính. Sơ đồ tài nguyên về phần cứng
của một hệ thống thông tin quản lý được biểu diễn ở hình 1.9.

Tài nguyên về phần cứng

Máy tính điện tử Mạng máy tính

Mạng cục bộ
MTĐT vạn năng

Mạng diện rộng

MTĐT chuyên dụng

INTERNET

Hình 1.9. Tài nguyên phần cứng trong HTTT

1.7.3.1. Máy tính điện tử

Máy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Ra đời từ những năm 50
của thế kỷ XX, máy tính điện tử đã trải qua 5 thế hệ phát triển và ngày càng có tính
năng ưu việt.
Sơ đồ chuẩn của một máy tính điện tử gồm 5 bộ phận là:

15
 - Bộ nhớ (Memory)
- Bộ số học và Logic (Arithmatic Logic Unit)
- Bộ điều khiển (Control Unit)
- Bộ vào (Input Device)
- Bộ ra (Output Device)
1.7.3.2. Mạng máy tính
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường
truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Người ta phân chia mạng máy tính thành:
- Mạng cục bộ (Local Area Network - LAN)
- Mạng diện rộng (Wide Area Network - WAN)
- Mạng Internet (International Network)
1.7.3.3. Các dịch vụ thông dụng của INTERNET
1- Dịch vụ thư điện E-Mail
Dịch vụ này của Internet cho phép các cơ quan quản lý, các văn phòng đại diện
có thể gửi các thông báo bằng văn bản, hình ảnh hoặc truyền đi một bản sao của tài
liệu đến một địa chỉ bất kỳ nào đó trên thế giới trong một khoảng thời gian rất ngắn
thông qua mạng viễn thông quốc tế. Theo Gordon Bridge, tổng giám đốc tập đoàn
AR&T thì thị trường thư tín quốc tế hàng đạt tới con số 10 tỷ đôla Mỹ và tăng thường
xuyên 20% một năm. Cũng theo Bridge việc sử dụng thư điện tử Email đã tăng 500%
trong giai đoạn từ những năm 1992 đến năm 1995.
2- Hội thảo Internet
Ngày nay để tham gia vào một cuộc hội thảo quốc tế người ta không nhất thiết
phải tốn thời gian và tiền bạc để trực tiếp đi đến hội nghị. Nhờ có công cụ hội thảo
điện tử người ta có thể ngồi ở văn phòng thông qua các phương tiện truyền thông điện
tử qua tiếng giao động như Audio, qua hình ảnh như video để có thể thu nhận nội dung
cuộc hội thảo, các tham luận của những người tham dự. Những người tham gia hội
thảo ở những địa điểm rất xa nhau trên trái đất có thể trao đổi các câu hỏi và các câu
trả lời thể hiện trên màn hình của máy tính.
3- Dịch vụ WWW (World Wide Web)

16
 Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một bách khoa toàn thư đồ sộ nhất của thế
giới hiện nay. Người sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin đa dạng phong phú
thuộc tất cả các lĩnh vực. Bằng cách dùng ngôn ngữ siêu văn bản HTML người sử
dụng cũng có thể tạo ra các trang Web trên mạng cho riêng mình. Thông qua dịch vụ
này, các công ty tiến hành các quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm kiếm đối tác
kinh doanh. Các công ty Mỹ vẫn là những người dẫn đầu trong lĩnh vực này. Năm
1986 hãng máy bay Boeing tung ra trên internet một thông báo tuyển nhân viên và chỉ
một vài ngày sau đã có đầy đủ hồ sơ tuyển dụng từ khắp nơi trên thế giới gửi đến. Một
ví dụ khác là công ty Mỹ Cio System đã tiết kiệm được mỗi năm hai triệu đôla tiền
quảng cáo, tiền trả cho các công ty môi giới nhờ sử dụng Internet.
1.7.4. Tài nguyên về dữ liệu
Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua
các quyết định quản lý.
Cơ sở dữ liệu (Database) là một thành phần rất quan trọng trong các hệ thống
thông tin quản lý. Cơ sở dữ liệu là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và
tổ chức một cách khoa học theo mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người
sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng thuận tiện và nhanh chóng, sơ đồ dưới đây
biểu diễn các thành phần của tiềm năng về dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý
(hình 1.10).
Tổng thể các cơ sở dữ liệu trong quản lý bao gồm:
- CSDL Quản trị nhân lực
- CSDL Tài chính
- CSDL Kế toán
- CSDL Công nghệ
- CSDL Kinh doanh
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay gồm Foxpro, Access, SQL,
Oracle.
Xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia là một vấn đề có ý nghĩa chiến lược trong
quản lý kinh tế ở tầm vĩ mô. Điều này sẽ tạo ra các bước đột phá trong việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý kinh tế.

Tài nguyên về dữ liệu

CSDL CSDL CSDL CSDL CSDL

Nhân lực Tài chính Kế toán Công nghệ Kinh doanh

Hệ quản trị CSDL Foxpro,

Access, SQL

17
Hình 1.10. Tài nguyên về dữ liệu
 CÂU HỎI CHƯƠNG I
1- Trình bày khái niệm thông tin và vai trò của thông tin trong các hoạt động kinh tế
xã hội?
2- Trình bày khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin. Cho ví dụ minh họa?
3- Trình bày những tiêu chuẩn để một HTTT hoạt động tốt?
4- Bản chất của việc phát triển HTTT trong một tổ chức là gì?
5- Khái niệm thông tin kinh tế và quy trình xử lý thông tin kinh tế?
6- Trình bày mô hình và các đặc trưng của HTTT khoa học và công nghệ ?
7- Trình bày mô hình và các đặc trưng của HTTT dự báo?
8- Trình bày mô hình và các đặc trưng của HTTT kế hoạch?
9- Trình bày mô hình và các đặc trưng của HTTT thực hiện ?
10- Khái niệm HTTT quản lý. Các thành phần của HTTT quản lý?
11- Trình bày mô hình tổng thể về phần cứng của HTTT quản lý?
12- Trình bày mô hình tổng thể về phần mềm của HTTT quản lý?
13- Trình bày các thành phần nhân lực của HTTT quản lý?
14- Trình bày các thành phần về dữ liệu của HTTT quản lý?

18
 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp
cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất, mang lại hiệu quả kinh
tế thiết thực.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Nguyên nhân dẫn đến
việc phát triển hệ thống thông tin:
1. Những vấn đề về quản lý
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3. Sự thay đổi của công nghệ
4. Thay đổi sách lược chính trị.
2.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi
trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một
cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
2.2.1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên
cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp
này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ
của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Hệ thống thông tin là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý dù ở cấp vĩ mô hay vi
mô. Do đó khi phân tích hệ thống thông tin, chúng ta phải có cách tiếp cận hệ thống,
tức là phải xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế, kỹ thuật và tổ chức của hệ
thống quản lý. Trong một hệ thống phức tạp nhiều phân hệ như hệ thống kinh tế, việc
chỉ xem xét một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hoá một số bộ
phận mà không tính đến mối liên hệ ràng buộc với các phân hệ khác sẽ không mang lại
hiệu quả tối ưu chung cho toàn bộ hệ thống.
Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong phân tích hệ thống thông tin đòi
hỏi trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh
tế, tổ chức, kỹ thuật. Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong
mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể, ngày càng chi tiết hơn. Đây chính
là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc
hình cây.

19
 Mỗi một tổ chức là một hệ thống với những đặc trưng và phức tạp riêng của nó.
Để thu thập được thông tin của một tổ chức, việc tiếp cận tổ chức cần vận dụng cách
tiếp cận của lý thuyết hệ thống. Khi vận dụng phương pháp tiếp cận từ trên xuống,
việc khảo sát được tiến hành theo các định hướng sau:
+ Về tổ chức: bắt đầu từ bộ phận cao nhất đến bộ phận thấp nhất.
+ Về quản lý: bắt đầu từ nhà quản lý cao nhất đến người thực hiện cụ thể.
Cách tiếp cận này là phù hợp với quá trình nhận thức và khả năng của con
người.
2.2.2. Tiến trình tổng quát phát triển hệ thống thông tin
Tiến trình phát triển hay còn gọi là kỹ nghệ của một HTTT được hiểu là
phương pháp luận về một quá trình vận dụng các phương pháp, công cụ và kỹ nghệ
trên cơ sở phương pháp luận chung về vòng đời phát triển của hệ thống để nhận được
HTTT một cách hiệu quả. Tìm kiếm một kỹ nghệ phát triển một HTTT là một thách
thức lớn đối với đa số tổ chức ngày nay vì:
- Mỗi tổ chức có những đặc thù riêng của nó (lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ,
hình thức tổ chức và quản lý văn hoá, điều kiện vật chất,...).
- Những nhà phát triển khác nhau có kỹ năng, kinh nghiệm và phương tiện khác
nhau.
- Vấn đề nảy sinh ở mỗi tổ chức là khác nhau (rộng, hẹp, ..) và yêu cầu của họ
về HTTT cũng khác nhau (cải tiến, làm mới một phần hay tất cả ...).
- Sự thay đổi nhanh chóng của tất cả những vấn đề nêu ra: sự thay đổi môi
trường của HTTT cũng như môi trường về CNTT trong thời gian phát triển.
Tiến trình phát triển là phương pháp luận từ trên xuống, mà bắt đầu từ mô hình
nghiệp vụ, sau đó trợ giúp xây dựng các mô hình dữ liệu, các mô hình tiến trình và liên
kết với mô hình nghiệp vụ.
Hình vẽ sau tóm lược tiến trình phát triển HTTT, trong đó gồm các pha chính:
lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và triển khai. Mỗi pha được chia thành một số bước và
mỗi bước đó chỉ ra các đối tượng thiết kế quan trọng cũng như các phương pháp và
các công cụ được sử dụng

20
 LẬP KẾ HOẠCH1. Xác định các nhân tố kế hoạch chiến lược
2. Xác định các đối tượng lập kế hoạch
3. Lập mô hình nghiệp vụ
4. Lập kế hoạch HTTT

PHÂN TÍCH 1. Phát triển mô hình quan niệm dữ liệu

- Biểu đồ thực thể - mối quan hệ
- Từ điển dữ liệu
2. Phát triển các mô hình xử lý
- Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý
- Biểu đồ luồng dữ liệu logic
- Mô tả các tiến trình

THIẾT KẾ 1. Thiết kế logic

- Mô hình dữ liệu quan hệ
- Các biểu diễn logic tiến trình
2. Thiết kế vật lý
- Các biểu đồ CSDL vật lý
- Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống
- Các thành phần chương trình
- Kiến trúc hệ thống
- Các giao diện người dùng
- Thiết kế an toàn hệ thống

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN1. Xây dựng các thành phần của
CSDL, các bảng, các chỉ số, các file, phân tán dữ liệu, .v.v.
2. Tạo sinh các ứng dụng
Mã hoá chương trình, các khối điều khiển, kiểm thử
.v.v.

Hình 2.1. Lược đồ tiến trình phát triển HTTT

21
2.3. Đại cương giai đoạn khảo sát
2.3.1. Mục đích
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và
thiết kế hệ thống (Giai đoạn I của giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc).
Việc khảo sát thường được tiến hành qua hai giai đoạn:
+ Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án.
+ Khảo sát chi tiết những gì sẽ thực hiện và khẳng định lợi ích kèm theo.
+ Giai đoạn khảo sát còn có thể coi như “Nghiên cứu tính khả thi” hoặc “ Nghiên
cứu hiện trạng”
Mục đích của giai đoạn này là ký được hợp đồng thoả thuận để xây dựng hệ
thống thông tin cho cả tổ chức.
2.3.2. Yêu cầu của giai đoạn khảo sát
Yêu cầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người phân tích và
thiết kế cần xác định trong giai đoạn này. Các yêu cầu đó là:
+ Đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ.
+ Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới.
+ Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới.
+ Vạch kế hoạch cho dự án.
2.4. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của
hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái
cũ xây dựng cái mới”.
2.4.1. Phương pháp khảo sát hiện trạng
Các mức khảo sát: cho dù là khảo sơ bộ cũng được phân biệt 4 mức theo thứ tự:
Thao tác, thừa hành (tác vụ): người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác
vào hệ thống và họ thường xuyên nhận ra những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít
người được biết. Những công việc này có ảnh hưởng rất lớn do có sự thay đổi các thủ
tục và những thay đổi kèm theo khi có hệ thống mới.
Điều phối, quản lí: mức giám sát của những người quản lí trực tiếp, bao gồm các
trưởng phòng, ban, phân xưởng, …. Họ cung cấp những thông tin, báo cáo tóm tắt
định kì, các thông tin chi tiết mà họ quản lí tại mọi thời điểm. Tuy nhiên, họ không
nhìn vấn đề xa được, và không phải là người trực tiếp ra quyết định.

22
 Chuyên gia

Lãnh đạo

Điều phối

Thao tác, thừa hành

Quyết định, lãnh đạo (bao gồm ban giám đốc, hội đồng quản trị): quan sát ở mức
tổ chức, lãnh đạo ra quyết định những ý tưởng mang tính chiến lược phát triển lâu dài,
quyết định xu hướng của hệ thống.
Chuyên gia cố vấn (tư vấn): mức này gồm cố vấn và những người chuyên
nghiệp. Vai trò của họ tư vấn về chuyên môn sâu và có thể phê phán hoặc chấp nhận
hệ thống. Họ có thể quan trọng hay không tuỳ thuộc vào đánh giá của mức quyết định.
Mỗi mức ở trên có vai trò ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển chung của hệ
thống nên phải được khảo sát đầy đủ.
Theo tinh thần của phương pháp phân tích có cấu trúc, quy trình khảo sát phải đi
từ trên xuống. Do đó việc điều tra thường bắt đầu bằng các cuộc tiếp xúc với lãnh đạo
các cấp của đơn vị, qua đó ta hình dung được một cách khái quát nhất sự vận hành của
cả đơn vị trong một khoảng thời gian dài, các vị này sẽ hướng dẫn chúng ta nên tìm
hiểu chi tiết hơn thông qua các cán bộ cấp dưới nào. Chính việc trao đổi với các cán bộ
cấp dưới này, đặc biệt là việc quan sát, phỏng vấn các cán bộ thừa hành sẽ giúp ta bổ
sung thêm nhiều chi tiết cụ thể làm hình ảnh về hệ thống ngày càng thêm sắc nét.
2.4.2. Tiến hành khảo sát, thu thập thông tin
Quá trình khảo sát, thu thập dữ liệu và thông tin của hệ thống cần trải qua 4
bước:
- Tiến hành thu thập dữ liệu thông tin bằng các phương pháp khác nhau.
- Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
- Tổng hợp kết quả khảo sát.
- Hợp thức hoá kết quả khảo sát.
2.4.3. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu
Cách tốt nhất để thu thập thông tin và dữ liệu của hệ thống hiện tại là giao tiếp
với những người trong tổ chức mà chính họ trực tiếp hay gián tiếp tác động đến sự
hoạt động và thay đổi hệ thống. Cách khác là thu thập các tài liệu liên quan đến hệ
thống hiện thời và quá trình hình thành tổ chức. Các phương pháp được sử dụng để
xác định yêu cầu là: Phỏng vấn, quan sát, điều tra bằng bảng hỏi, nghiên cứu các tài
liệu và thủ tục.

23
 Hình thức khảo sát: có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp
để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan, tính toàn diện của phương pháp
luận.
+ Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức.
- Chính thức: Có chuẩn bị, có báo trước.
- Không chính thức: quan sát không chính thức thường cho ta kết luận
khách quan hơn, nhưng có thể không thực hiện được.
* Phỏng vấn:
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan, trong đó điều tra viên (nhà phân
tích) đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin qua các câu trả lời của những
người được điều tra. Nhà phân tích thường mất nhiều thời gian để phỏng vấn những
người làm việc về công việc của họ làm, về những thông tin mà họ sử dụng trong công
việc và hoạt động xử lý chúng. Ngoài ra, người phân tích còn phỏng vấn những người
phỏng vấn để hiểu được các quyết định, các chính sách, các kỳ vọng mà họ mong đợi
ở đơn vị họ phụ trách.
Có 2 loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Trong đó câu hỏi mở được sử
dụng nhiều hơn.
Câu hỏi mở là câu hỏi có nhiều khả năng trả lời, câu hỏi tuỳ thuộc vào điều kiện
và khả năng hiểu biết của người được hỏi cụ thể. Sử dụng câu hỏi loại này khi không
biết hết khả năng hoặc không biết chính xác điều định hỏi, khi muốn khuyến khích
người được hỏi nói chuyện. Câu hỏi mở làm người được hỏi dễ trả lời. Tuy nhiên có
nhược điểm là tốn thời gian, khó tổng hợp.
Ví dụ: Anh có thể nói gì về hệ thống thông tin anh đang sử dụng?
Câu hỏi đóng: là loại câu hỏi cung cấp một giới hạn về phạm vi dự kiến trả lời.
Câu hỏi loại này: trả lời nhanh, dễ tổng hợp, tập trung. Tuy nhiên nó có nhược điểm là
các đáp án của người hỏi đưa ra có thể không lường trước được hết các câu trả lời,
không khuyến khích được người được hỏi nói chuyện.
Có nhiều cách tiến hành phỏng vấn hiệu quả mà không một cách nào được xem
là tốt hơn cách khác. Tuy nhiên, những nghiên cứu cho thấy, kết quả phỏng vấn phụ
thuộc vào các yêu cầu sau:
- Sự chuẩn bị: lập danh sách các đối tượng cần hỏi, hẹn gặp, chuẩn bị các
phương tiện và kế hoạch phỏng vấn.
- Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép.
- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn.

24
* Điều tra bằng bảng hỏi
Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi được sử dụng để bổ sung cho phương pháp
phỏng vấn. Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra và người được điều tra sẽ
ghi các câu trả lời vào mẫu đó. Mục tiêu của phương pháp là nhằm thăm dò dư luận,
thu thập ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi.
Những nội dung thăm dò có thể là các vấn đề sau: Những khó khăn mà tổ chức
đang gặp phải, các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó, những yếu tố có tính
quyết định đến sự hoạt động thành công của tổ chức, giải pháp xây dựng HTTT có
phải là giải pháp tốt nhất, khó khăn chính khi triển khai một HTTT, sự hiểu biết và
quan niệm của người dùng về HTTT sẽ xây dựng. Những mong đợi của người dùng về
HTTT sẽ xây dựng.
Bảng hỏi thường gồm 3 phần:
- Phần tiêu đề: gồm tên tiêu đề ghi rõ mục đích của bảng hỏi và các thông tin
về đối tượng được hỏi.
- Phần câu hỏi: gồm các câu hỏi khác nhau được sắp xếp và bố trí theo một
trình tự nhất định theo yêu cầu và mục tiêu dự kiến. Trong các câu hỏi nên có các
thông tin phân loại đối tượng được hỏi theo nhóm (theo nghề nghiệp, theo chức danh
nhà quản lý, người sử dụng, lứa tuổi...).
- Phần giải thích: Một số giải thích cho những vấn đề cần làm rõ trong câu hỏi
hoặc chú thích khác, ý kiến đề xuất, đánh giá (nếu có).
Các câu hỏi thăm dò thường ở dạng cho sẵn các khả năng lựa chọn, người được
hỏi chỉ cần trả lời bằng cách đánh dấu vào mục mà họ chọn.
* Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này được tiến hành thông qua việc tham khảo các loại chứng từ
giao dịch như: hóa đơn, đơn hàng, phiếu tồn kho, ... hoặc các loại sổ sách, tài liệu khác
có trong đơn vị. Bằng cách này ta sẽ thu nhận được nhiều loại thông tin đa dạng về thể
loại, phong phú về nội dung.
* Các buổi hội thảo, họp
2.5. Kết quả thu thập
- Các thông tin mô tả tổ chức
- Tổng hợp và chi tiết chức năng (sơ đồ phân rã, mô tả các chức năng chi tiết)
- Mô tả hoạt động chính
- Các tài liệu sử dụng
- Các tài nguyên hiện có
- Các tổng hợp dữ liệu
Ngoài ra còn có các tài liệu trên máy tính liên quan.

25
2.5.1. Phân loại thông tin
Các thông tin thu nhập được cần phải phân loại theo các tiêu chí:
+ Hiện tại/tương lai
Nhiều thông tin thu lượm trong thời gian này phản ánh thực trạng của hệ thống,
song cũng không ít thông tin chỉ là sự mong muốn chủ quan, kỳ vọng ở tương lai, do
đó cần phải chú ý để khỏi nhầm lẫn.
+ Tĩnh /động/ biến đổi
Các thông tin tĩnh chính là các thông tin sơ đẳng, các thông tin được cấu trúc hóa
mô tả cơ cấu cơ quan, tình trạng trang thiết bị, nhà xưởng, nhân sự, ...
Các thông tin động phản ánh động thái hệ thống; chẳng hạn đường đi của tài liệu
trong quá trình xử lý (không gian), hoặc các hạn định xử lý, chuyển giao (thời gian).
Các thông tin biến đổi được hiểu là các quy trình xử lý dữ liệu, các quy tắc quản
lý, các công thức biến đổi, các công thức tính toán.
+ Môi trường/ nội bộ
Đó là những thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của hệ thống, những thông tin
đề cập đến môi trường, hoàn cảnh của hệ thống. Hai loại thông tin này thường khó
phân biệt, do đó cần có sự cân nhắc thận trọng để xác định ranh giới giữa chúng.
2.5.2. Phát hiện một số yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tương lai
Yếu kém
+ Thiếu, vắng: thiếu một chức năng nào đó, thiếu phương tiện xử lí thông tin,
thiếu con người thực hiện, quản lí . . .
+ Kém hiệu lực:
- Phương pháp xử lí thống kê không chặt chẽ.
- Cơ cấu tổ chức bất hợp lí.
- Lưu chuyển thông tin chưa hợp lí.
- Giấy tờ tài liệu trình bày kém.
- Sự ùn tắc, quá tải của công việc.
+ Tổn phí cao: thực chất sự đánh giá theo một tiêu chuẩn và khía cạnh nào đó
như yếu tố thời gian, con người, quá trình, kinh phí.
Yêu cầu nẩy sinh
+ Những nhu cầu về thông tin chưa đáp ứng.
+ Các nguyện vọng của nhân viên.
+ Dự kiến, kế hoạch phát triển trong tương lai của lãnh đạo.

26
2.6. Xác định phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án
2.6.1. Phạm vi
Phạm vi dự án là vùng mà dự án tác động lên, phạm vi có thể là tổng thể, toàn
cục hay chỉ là cục bộ, việc xác định phạm vi là tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể của bài
toán cần giải quyết. Phạm vi khoanh vùng của dự án cần thực hiện với các phương
pháp:
+ Phương pháp giếng (theo chiều sâu): hạn chế phạm vi hẹp và đi sâu. Phương
pháp này dễ nhưng không quyết định được tổng thể và sau này khó phát triển các hệ
thống con thành nhất thể.
+ Phương pháp hồ: (phương pháp theo chiều rộng): giải quyết tổng thể, nhất
quán, mang tính tập trung hoá cao, có định hướng lâu dài.
Trong thực tế thường chọn giải pháp trung hoà cả hai phương pháp trên.
2.6.2. Mục tiêu của dự án
+ Khắc phục những yếu kém hiện tại.
+ Đáp ứng nhu cầu cho tương lai.
+ Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người.
2.6.3. Hạn chế
+ Tài chính: kinh phí cho phép triển khai dự án.
+ Con người: khả năng quản lí, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, thực
hiện.
+ Thiết bị: các kỹ thuật cho phép sử dụng.
+ Môi trường: các yếu tố ảnh hưởng về môi trường xã hội .
+ Thời gian: các ràng buộc của hệ thống thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu.
2.6.4. Phác họa và nghiên cứu tính khả thi của dự án.
Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ cũng như đưa ra giải pháp cho hệ
thống mới, giai đoạn phác họa tính khả thi cực kỳ quan trọng. Nó quyết định dự án hệ
thống này có hiệu lực hay không.
Phác họa tính khả thi nhằm vào các điều kiện sau:
+ Thỏa mãn nhu cầu của bên A (bên chủ đầu tư) hay không?
+ Định hướng giải quyết như thế nào.
+ Về thiết bị đưa ra các chủng loại, tính năng, giá cả, thời gian cung cấp vì chúng
phải được dự trù sớm.
* Xác định các mức tự động hóa khác nhau:
+ Tổ chức lại các hoạt động thủ công.

27
 + Tự động hóa một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ
cấu tổ chức.
+ Tự động hóa làm thay đổi về cơ cấu tổ chức.
* Phân tích hiệu quả và đánh giá tính khả thi:
+ Khả thi về kỹ thuật.
+ Khả thi về tác vụ (về xử lý thông tin ).
+ Khả thi về kinh tế.
Tóm lại nhà phân tích thường đưa ra một loại giải pháp để tiện việc so sánh, đánh
giá, rồi chọn lựa một giải pháp tối ưu chấp nhận được.
2.7. Phân tích chức năng
Mục đích của phân tích chức năng là xác định một cách chính xác và cụ thể các
chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta
phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan
tâm tới phương pháp thực hiện các chức năng ấy. Như vậy việc phân tích phải đề cập
đến những mô tả cơ sở ban đầu. Các mô tả này sẽ được trình bày rõ ràng trong một tài
liệu gửi cho người sử dụng phê chuẩn trước khi tiến hành những công việc tiếp theo.
Một chức năng đầy đủ gồm những thành phần sau:
- Tên chức năng.
- Mô tả các chức năng.
- Đầu vào của chức năng (dữ liệu).
- Đầu ra của chức năng (dữ liệu).
Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng nhiều trong
các giai đoạn sau. Các kỹ thuật khác, một mặt, dùng thông tin được sinh ra do việc
phân tích chức năng, mặt khác, kiểm tra cẩn thận chúng một lần nữa. Sau khi lập được
sơ đồ chức năng công việc chúng ta sẽ tìm hiểu về những nhu cầu của hệ thống. Tuy
nhiên, phân tích chức năng có thể được phát triển trong suốt quá trình phân tích những
dữ liệu vào cho quá trình thiết kế phần mềm.
2.7.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BUSINESS FUNCTION DIAGRAM - BFD)
2.7.1.1. Một số khái niệm
Mô hình nghiệp vụ (Business Model)
Mô hình nghiệp vụ là dạng mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ (tập hợp
các công việc mà tổ chức cần thực hiện) của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong
và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó.
Sơ đồ phân rã chức năng
Đây là dạng sơ đồ mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ
hơn trong hệ thống.

28
Sơ đồ BFD là sơ đồ sử dụng sơ đồ phân rã chức năng để mô tả mô hình nghiệp vụ.
Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD
Hình chữ nhật có tên ở bên trong để mô tả chức năng. Tên các chức năng là
động từ + (bổ ngữ)
Quản lý tín dụng

- Đường thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng

B C D

- Định nghĩa sơ đồ DFD: Là sơ đồ sử dụng sơ đồ phân rã chức năng đề mô tả

mô hình nghiệp vụ.
Ý nghĩa của sơ đồ
- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu trong một tổ
chức.
- Qua sơ đồ ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh
dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống.
- Sơ đồ giúp cho việc nắm bắt, hiểu biết hệ thống một cách đầy đủ, định hướng
cho việc nghiên cứu tiếp theo.
- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu.
- Sơ đồ là cơ sở để nghiên cứu cấu trúc các chương trình quản lý hệ thống.
* Phát triển biểu đồ phân rã
- Xuất phát từ một chức năng chung nhất của tổ chức (nhiệm vụ, sứ mệnh của
tổ chức).
- Phân rã chức năng này thành các chức năng mức thấp và liên kết 2 mức bằng
đường rẽ nhánh hình cây.
- Với mỗi chức năng ở mức mới tiếp tục phân rã (nếu có thể).
Quá trình dừng lại nếu mỗi chức năng nhận được ta đều hiểu đầy đủ với nội
dung của nó.
Các nguyên tắc phân rã chức năng
* Nguyên tắc Thực chất
Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện
chức năng đã phân rã ra nó.

29
 * Nguyên tắc Đầy đủ
Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực
hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
Quy trình xây dựng BFD
Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức
Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản Text
Bước 3: Dựa vào văn bản Text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD
Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ
thống cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào. Ở đây chúng ta chưa cần
lưu ý tới các phương tiện để thực hiện các sơ đồ chức năng ấy như nhân lực, máy móc,
trang thiết bị, vị trí các tác nhân hoặc những ràng buộc về các chức năng. Chúng ta
cũng chưa cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức
năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu
trúc của hệ thống thông tin quản lý.
Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có
thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết. Trên cơ sở đó, phân tích viên hệ
thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ
trách phân tích một mức nào đó. Điều này tạo ra nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhóm và
làm cho qui trình phân tích không trùng lặp, không nhầm lẫn. Xây dựng sơ đồ là quá
trình phân rã, từ một chức năng lớn (ở cấp cao) được phân chia thành những phần
thích hợp, nhỏ hơn (ở cấp thấp hơn) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.
Ví dụ 1
Sau khi khảo sát và tìm hiểu chức năng quản lý bán hàng ở Công ty Thành Nam
chúng ta có thể mô tả như sau:
Công ty Thành Nam là một công ty sản xuất - kinh doanh lớn ở Hà Nội. Hàng
điện tử - Điện lạnh là mặt hàng chính của Công ty. Công ty có nhiều cửa hàng bán các
sản phẩm ở trong và ngoài nước. Để quản lý bán hàng trước hết Công ty phải Tìm
kiếm thị trường. Sau khi đã tìm kiếm được khách hàng Công ty thực hiện ký kết hợp
đồng và cuối cùng là giao hàng.
Để tìm kiếm thị trường Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau đó Giới thiệu
sản phẩm cho khách hàng.
Trong khi ký kết hợp đồng đòi hỏi phải Thoả thuận phương thức thanh toán;
Thoả thuận phương thức giao hàng.
Để thực hiện hợp đồng Công ty phải thực hiện Giao hàng bằng cách vận chuyển
hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng.
Sơ đồ BFD quản lý bán hàng ở hình 2.2.

30
 Trong sơ đồ này ta thấy, chức năng "Quản lý bán hàng" được phân cấp thành 3
cấp chi tiết hơn. Đó là chức năng "Tìm kiếm thị trường", chức năng "Ký kết hợp đồng"
và chức năng "Giao hàng". Đến lượt mình, một trong ba chức năng trên đây được phân
cấp thành các chức năng chi tiết hơn. Chẳng hạn chức năng "Tìm kiếm thị trường" lại
được phân chia thành hai chức năng: chức năng "Quảng cáo sản phẩm" và chức năng
"Giới thiệu sản phẩm".

Quản lý bán hàng

Tìm kiếm Ký kết Giao hàng

thị trường hợp đồng

Quảng cáo Thoả thuận PT Vận chuyển

sản phẩm thanh toán hàng

Thoả thuận PT Thu tiền

Giới thiệu
giao hàng
sản phẩm

Hình 2.2

2.7.1.2. Quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD

- Tuần tự: Ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng.
- Lựa chọn: Khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa
chọn và đánh dấu "0" ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó.
- Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện nhiều hơn một lần thì đánh dấu
"*" ở phía trên, góc phải của khối chức năng.
Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại
lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng.
Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thì có thể đánh dấu
bằng một mũi tên bên lề phải.
Nên thêm vào trên đầu của sơ đồ một chú thích ngắn gọn để nhấn mạnh mục
đích của chức năng đó (chức năng này ở mức cao nhất).
Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người
đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.
- Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và
đầy đủ. Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ phức tạp như nhau.

31
 Ví dụ 2
Phòng tín dụng ở Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và
Thu nợ.
Khi khách đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải Nhận đơn vay của khách hàng,
sau đó Duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận Trả lời
đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp
ứng thì cho vay luôn đồng thời ghi vào Sổ nợ.
Khi khách đến trả tiền, dựa vào sổ nợ bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả
cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý nợ trong hạn.
Nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý nợ ngoài hạn. Cả 2 bộ phận đều phải ghi
vào Sổ nợ.
Sơ đồ BFD quản lý vụ tín dụng ở ngân hàng Công thương được mô tả trong
hình 2.3. Trong sơ đồ này ta thấy để thực hiện chức năng Quản lý tín dụng phải thực
hiện 2 chức năng: "Cho vay" và "Thu nợ". Tiếp theo, để thực hiện chức năng "Cho
vay" phải thực hiện 4 chức năng: " Nhận đơn", "Duyệt vay", "Trả lời" và "Ghi sổ nợ".
Tương tự để thực hiện "Thu nợ" phải thực hiện "Xác định kỳ hạn", "Xử lý trong hạn ",
" Xử lý ngoài hạn" và "Ghi sổ nợ".

Quản lý tín dụng

1. Cho vay 2. Thu nợ

1.1 Nhận đơn 2.1Xác đinh kỳ hạn

1.2 Duyệt vay 2.2 Xử lý trong hạn

1.3 Trả lời 2.3 Xử lý ngoài hạn

1.4 Ghi sổ nợ 2.4 Ghi sổ nợ

Hình 2.3

Ví dụ 3
Công ty INTIMEX có rất nhiều kho hàng đặt ở nhiều vị trí khác nhau. Nhiệm
vụ chính của Quản lý kho hàng là Nhập hàng và Xuất hàng.

32
 Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập hàng người ta phải kiểm
tra tính hợp lệ của phiếu. Nếu không hợp lệ thì trả lời cho nhà cung cấp. Nếu phiếu
hợp lệ thì kiểm tra hàng nhập về chủng loại và số lượng xem có đúng như trong phiếu
nhập hay không. Nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho, viết phiếu trả tiền cho nhà cung
cấp, ghi sổ nhập. Nếu sai thì thông tin lại cho nhà cung cấp.
Khi xuất hàng sau khi nhận được phiếu xuất người ta phải kiểm tra xem phiếu
xuất có hợp lệ hay không. Nếu không thì thông tin lại cho khách hàng. Nếu hợp lệ thì
dựa vào sổ nhập kiểm tra xem hàng trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng
không. Nếu đủ thì xuất hàng, viết phiếu thu tiền của khách hàng và ghi vào sổ xuất.
Nếu không thì thông báo cho khách hàng và bộ phận nhập hàng đăng ký với nhà cung
cấp. Sơ đồ BFD ở hình 2.4.
Quản lý kho hàng

1. Nhập hàng 2. Xuất hàng

1.1 KT phiếu nhập 2.1 KT phiếu xuất

1.2 KT hàng nhập 2.2 KT hàng - kho

1.3 Nhập kho 2.3 Xuất kho

1.4 Viết phiếu trả 2.4 Viết phiếu thu

tiền
1.5 Ghi sổ nhập 2.5 Ghi sổ xuất
tiền
Hình 2.4

2.7.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DATA FLOW DIAGRAM – DFD)

Trong các mục trước đây chúng ta đã xem xét hệ thống thông tin theo quan
điểm "Chức năng" thuần tuý. Bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi
tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những
thông tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng. Công cụ mô hình được sử dụng cho mục
đích này là sơ đồ luồng dữ liệu, được viết tắt là DFD. Trong mục này, chúng ta sẽ xem
xét về những nguyên lý tổng quát của DFD, và vị trí của nó trong phương pháp luận
phân tích hệ thống thông tin cũng như mối quan hệ của nó đối với các công cụ phân
tích khác.
2.7.2.1. Định nghĩa DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối
quan hệ trước sau trong quá trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Mục đích

33
của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau cái gì thực tế xảy ra
trong hệ thống, làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) là một công cụ dùng để trợ giúp
cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân
tích thông tin.
Phân tích DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
Thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho phân tích
viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới.
Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và
người dùng.
Tài liệu DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc
tích và ngắn gọn. DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống
và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.
Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho
cả dữ liệu và tiến trình (progress). Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một tiến
trình hoặc chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác.
Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực
hiện một hành động hay tiến trình. Điều này nhấn mạnh vào việc định dạng các yêu
cầu dữ liệu, và xếp DFD vào một phân hệ của quá trình phân tích chứ không phải của
quá trình điều tra, và phân biệt nó rõ rệt với " Lưu đồ khối" có tính truyền thông hơn,
vốn chỉ nêu được dãy các thủ tục và dòng điều khiển của quá trình.
Cần phải nói ngay rằng sơ đồ luồng dữ liệu cũng chưa thể phân tích hệ thống
thông tin một cách hoàn hảo. Nó là sơ đồ tĩnh nên đương nhiên nó không bao hàm
được các tham số thời gian. Chẳng hạn, DFD không chỉ ra được các yếu tố thời gian
như việc thông tin chuyển từ quá trình này sang quá trình khác mất bao thời gian. Nó
cũng không xác định được trật tự thực hiện các chức năng. Mặc dù trật tự này hiển
nhiên thường phụ thuộc vào việc chức năng này phải dựa trên sản phẩm của chức năng
khác. DFD cũng không chỉ ra được các yếu tố định lượng đối với dữ liệu có liên quan
như khối lượng, xu hướng, lượng tối đa và tối thiểu; những thông tin là thành phần cơ
bản trong quá trình phân tích. Do đó người ta cần phải bổ sung thêm các công cụ khác,
chẳng hạn mô hình thông tin ma trận.
Các thành phần của DFD: gồm 4 thành phần chính
+ Tiến trình
+ Luồng dữ liệu
+ Kho dữ liệu
+ Tác nhân
2.7.2.2. Các ký pháp của sơ đồ DFD

34
 Hình 2.6 Luồng dữ liệu

Tiến trình (Progress)

Tiến trình là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm
cho nó di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hoặc được phân phối cho các đối tượng. Do
đó tên Tiến trình phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần.
Trong một sơ đồ, hình tròn được dùng để biểu diễn tiến trình. Việc dùng ký
hiệu đường tròn chỉ là một qui ước, được kế thừa từ các phương pháp luận dựa trên
quá trình trước đây. Nhiều phương pháp luận hiện đại đã chấp nhận những ký hiệu
khác cho mục đích này, chẳng hạn như dùng hình chữ nhật hoặc hình vuông tròn mép,
lý do chính cho việc sử dụng những ký hiệu này là để dễ gõ văn bản trong các hộp rõ
nét. Phương pháp luận trình bày ở đây vẫn giữ ký hiệu đường tròn vì nó giúp làm sơ
đồ đơn giản rõ ràng thân thiện với người dùng. Chức năng quan trọng được mô tả
trong DFD là biến đổi thông tin.Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo
một cách nào đó, như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới. Nếu trong một tiến trình DFD không có thông tin mới được sinh ra thì nó chưa
phải là tiến trình trong DFD và các hoạt động trong tiến trình đó cần phải gộp vào các
hoạt động của quá trình biến đổi thông tin thực sự khác.

Nhận Thu
hoá đơn nợ

Hình 2.5. Tiến trình

Tên được gắn cho các tiến trình phải là duy nhất và bao giờ cũng phải dưới
dạng Động từ - Bổ ngữ, chẳng hạn "Chấp nhận nguồn hàng", "Ghi kho vật liệu"..v.v.
Trong thực tế, tên các tiến trình phải dùng với tên đã đặt cho các chức năng
trong sơ đồ chức năng kinh doanh. Mối quan hệ quan trọng giữa hai mô hình này sẽ
được thảo luận rất chi tiết về sau trong chương này.
Luồng dữ liệu (Data flow)
Luồng dữ liệu là dòng thông tin được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình.
Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ
ra hướng của dòng thông tin.

Mỗi dòng dữ Hoá

liệu đơn đã kiểm
đều phải tra gắn với nó. Tên
có tên Thông tin bánnhất
này không hàngthiết phải là
duy nhất, theo nghĩa cùng thông tin có thể đi vào một số quá trình, nhưng cần lưu ý để
đảm bảo rằng các dòng thông tin khácHình nhau2.6.
được mang
Luồng các tên khác nhau. Những
dữ liệu
thông tin nào có trải qua một số thay đổi thì nên được mang tên đã sửa đổi để biểu thị
rõ điều đó. Tên luồng là một danh từ + tính từ (nếu cần).
Hoá đơn Kiểm tra Hoá đơn đã kiểm tra
hoá đơn

35
Hình 2.7
36
 Thông thường (nhưng không phải bao giờ cũng vậy), thông tin công tác được
vận chuyển nhờ các tài liệu do thư ký hoặc máy tính chuẩn bị, nhưng chính thông tin
mới là cái quan trọng chứ không phải là tờ giấy mang thông tin. Các dòng dữ liệu, và
tên được gắn cho chúng, phải chỉ ra được thông tin logic tương ứng chứ không phải là
tài liệu vật lý. Mục đích của việc phân tích hệ thống hiện tại là tìm ra các yêu cầu công
tác cố hữu trong đó, còn cách dùng một kiểu tài liệu đặc biệt trong hệ thống thì có thể
không phải là cơ bản. Nhiệm vụ được yêu cầu có thể được giải quyết theo nhiều cách
và mục tiêu của việc phân tích của chúng ta là mở ra các tiềm năng đó, để có thể nêu
cho nhà thiết kế nhiều phương án.
Kho dữ liệu (Data Store)
Các kho dữ liệu trong một DFD biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một
khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình tác nhân truy nhập vào. Dưới dạng vật
lý, chúng có thể là tệp các tài liệu được cất giữ trong văn phòng hoặc các tệp máy tính
được lưu trên máy tính được lưu trên đĩa, nhưng một lần nữa, các phương tiện vật lý
không phải là điều đáng quan tâm, điều đáng quan tâm chính là thông tin chứa trong
nó.
Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, khi cần có thể đi kèm một tính từ.

D1Tệp hoá đơnTệp hàng nhập

Hình 2.8. Kho dữ liệu

Ta có thể sử dụng một trong các ký pháp trong hình 2.8 để vẽ kho dữ liệu nơi
chứa các thông tin được cất giữ. Có thể đặt nhiều kho dữ liệu trên một trang của DFD
để giúp làm cho sơ đồ dễ đọc hơn.
Khi kho dữ liệu được truy nhập hoặc cập nhật thì sẽ có các dòng dữ liệu chỉ ra
sự kiện này. Tuy nhiên phải nhấn mạnh một lần nữa là việc ghi lại sự chuyển " Thông
tin" chứ không phải là việc chuyển động vật lý của các tài liệu.
Chẳng hạn, nếu người thư ký muốn tra cứu một danh sách giá cả thì anh ta thực
tế có thể đi vào văn phòng để rút ra danh sách đó. Rồi anh ta có thể đem nó về bàn làm
việc, tìm một mục giá đặc biệt, ghi lại vào hoá đơn, rồi đem trả lại danh sách. Điều này
nên được đưa vào DFD như một dòng thông tin từ kho tới tiến trình.

Lên giá Hiệu

hoá đơn chỉnh giá

Danh sách giáDanh sách giá

Hình 2.9

37
 Khả năng thứ ba là kho được truy nhập vào và thông tin của nó được dùng để
xây dựng những dữ liệu khác hoặc chỉnh lý. Trong trường hợp này, ta vẽ một luồng dữ
liệu với mũi tên ở hai đầu. Một ví dụ cho tình huống này là việc kiểm tra tính hợp lệ
của hoá đơn. Ta cần phải kiểm tra tệp kho để xem liệu hoá đơn có được thoả mãn hay
không, và có thể sửa đổi các chi tiết cấp phát kho. Chúng tôi đã gợi ý trước rằng nên
gắn tên cho các dòng dữ liệu ngoại trừ dòng vào và ra khỏi kho. Nếu dòng biểu thị cho
việc truy nhập vào, hoặc việc sửa đổi một đơn vị chuẩn của tệp, (chẳng hạn trong
trường hợp tệp khách hàng, một phiếu ghi khách hàng riêng) thì tên của dòng đó có thể
để trống. Tuy nhiên, nhà phân tích có thể viết chèn thêm các thông tin đáng quan tâm
để làm rõ thêm. (Hình 2.10).

Bố trí cho Bố trí cho

kho hoá kho hoá
đơn đơn
Cấp phát

Tệp khoTệp kho

Hình 2.10
Tác nhân ngoài
Tác nhân ngoài là một người, một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Sự có mặt
của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mối quan hệ của
hệ thống với thế giới bên ngoài. Điều quan trọng cần hiểu là "ngoài lĩnh vực nghiên
cứu" không nhất thiết có nghĩa là bên ngoài tổ chức, nếu việc nghiên cứu hệ thống xử
lý hoá đơn đang được xem xét thì bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận
kho tàng có thể đều là các nhân tố bên ngoài.
Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của mọi hệ thống. Chúng là nguồn gốc
cung cấp thông tin cho hệ thống của chúng ta và là nơi nhận các sản phẩm của hệ
thống. Ký hiệu được dùng biểu thị cho các tác nhân ngoài được vẽ như ở hình 2.11
(cần lưu ý tới đường kép phân biệt chúng với các tác nhân bên trong). Tên tác nhân
ngoài là một danh từ.

Khách hàngNhà cung cấp

Hình 2.11

38
Tác nhân trong
Tác nhân trong là một chức năng hoặc quá trình bên trong hệ thống, được mô tả
ở trang khác của mô hình. Mọi mô hình DFD đều có thể bao gồm một số trang và
thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký
hiệu này (Hình 2.12).
Trong khi tên tác nhân ngoài luôn luôn là một danh từ, biểu thị cho một bộ
phận, một ban phòng hoặc tổ chức thì tác nhân trong bao giờ cũng ở dưới dạng động
từ + bổ ngữ (nếu cần).
Cả tác nhân trong và ngoài đều có thể được sử dụng trên cùng một trang sơ đồ,
điều đó làm cho sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn.
Đôi khi người ta coi tác nhân chỉ là các đối tượng ở bên ngoài hệ thống có liên
hệ thông tin với hệ thống và người ta sử dụng ký pháp như hình 2.12 với bên trong là
tên tác nhân.

Giao hàngXác định nhà cung cấp

Hình 2.12

Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu thông thường là rất
phức tạp không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được, cho nên ta cần dùng tới các
kỹ thuật phân rã (Explosion) theo thứ bậc để phân chia sơ đồ ra theo một số mức. Sơ
đồ ở mức cao nhất gọi là sơ đồ ngữ cảnh, bao gồm các quá trình chính bên trong hệ
thống. Nội dung của mỗi quá trình này có thể biểu diễn trong một trang, trong đó xác
định các quá trình con và các dữ liệu cần được mô hình. Mỗi quá trình con đến lượt nó
lại được biểu diễn trong một trang khác về các quá trình con của riêng nó và việc phân
rã như vậy có thể tiếp tục qua đủ số mức cần thiết theo cấu trúc hình cây.
Như vậy, trong phương pháp phân rã DFD ta thu được nhiều mức khác nhau.
Từ mức tổng quát nhất đến các mức ngày càng chi tiết hơn. Điều này cũng tương tự
như bản vẽ thiết kế một toà nhà của một kiến trúc sư. Mức tổng quát đầu tiên là phối
cảnh hình ảnh của ngôi nhà tương lai. Sau đó được phân mức thành bản vẽ thiết kế
từng tầng. Bước phân mức sau đó là trong mỗi tầng được phân mức thành các bản vẽ
thiết kế chi tiết hơn như thiết kế sàn, thiết kế dầm chịu lực.
Trong quá trình phân mức, chúng ta cần phải cho mỗi trang của sơ đồ DFD một
tiêu đề riêng. Trong trường hợp sơ đồ ngữ cảnh, tiêu đề sẽ là tên của toàn bộ hệ thống,
và tiêu đề cho từng mức thấp hơn sẽ mang tên của quá trình đang triển khai. Trong
cách tiếp cận này, mỗi quá trình ở sơ đồ mức đỉnh đều được gắn với một số, và sẽ
được mang tiếp theo với các chỉ số chỉ mức phụ thuộc, xem như một cách đặt tên theo
số cho từng quá trình con của nó.

39
2.7.2.3. Sử dụng mô hình luồng dữ liệu mô tả xử lý nghiệp vụ
a. Mô hình ngữ cảnh của hệ thống nghiệp vụ
+ Các thành phần: gồm 3 thành phần
- Mô hình ngữ cảnh chỉ gồm một tiến trình duy nhất mô tả toàn bộ hệ
thống (được đánh bằng chữ số 0 và có tên bên trong). Tên của tiến trình này là
tên của toàn bộ HTTT (hay một hệ con của nó) mà ta cần xây dựng.
- Các tác nhân (bên ngoài hệ thống) có mối quan hệ về thông tin với hệ
thống (tác nhân có thể là người, là một tổ chức hay một HTTT khác).
- Các luồng dữ liệu đi từ tác nhân vào hệ thống hay từ hệ thống đến tác
nhân.
+ Ý nghĩa: Cho phép xem xét hệ thống trong môi trường của nó.
- Cần xác định cho đủ các tác nhân.
- Cần xác định cho đủ các tương tác giữa tác nhân và hệ thống.
Đây là sơ đồ đầu tiên là cơ sở để phát triển các quá trình xử lý hệ thống sau này.
Trong biểu đồ ngữ cảnh, không có các kho dữ liệu

Nhà bếp
Khách

0 thực đơn
Đơn hàng
Hệ thống
đặt bữa ăn
hoá đơn thu tiền

báo cáo

Nhà quản lý
khách sạn

Hình 2.13. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống đặt bữa ăn

b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống
Bước tiếp theo của việc phân tích là quá trình làm mịn các tiến trình, bắt
đầu từ tiến trình duy nhất của biểu đồ ngữ cảnh để nhận được các biểu đồ luồng
dữ liệu khác nhau.
* Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
+ Đầu vào: (mô hình nghiệp vụ)
- Biểu đồ ngữ cảnh;

40
 - Biểu đồ phân rã chức năng (mức gộp: có các chức năng mức 1);
- Ngữ nghĩa của bài toán;
- Mô tả chi tiết các chức năng lá.
+ Cách làm:
- Thay thế tiến trình duy nhất trong biểu đồ ngữ cảnh bằng một số tiến
trình con tương ứng với chức năng mức 1 trong biểu đồ phân rã (mức gộp). Các
tiến trình con được đánh số (i.0) với i : số thứ tự; 0: mức.
- Giữ nguyên các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu giữa các tác nhân
và hệ thống trong biểu đồ ngữ cảnh nhưng đặt lại đầu mút các luồng dữ liệu vào
các tiến trình con một cách thích hợp.
- Thêm vào các kho dữ liệu tương ứng với các hồ sơ dữ liệu (trong danh
sách hồ sơ).
 Thêm các luồng dữ liệu giữa các tiến trình và các kho;
 Thêm các luồng dữ liệu giữa các tiến trình (trên cơ sở các mô tả
chi tiết các tiến trình).
c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức n của hệ thống (n  1)
+ Đầu vào:
- Các biểu đồ luồng dữ liệu mức n-1;
- Các mô tả chi tiết các chức năng lá.
+ Cách làm: với mỗi tiến trình của biểu đồ mức n- 1
- Thay thế tiến trình đó bằng một số tiến trình con. Các tiến trình con
được ký hiệu: (n,i) trong đó n là số hiệu tiến trình dùng để phân ra, i là số thứ tự tiến
trình.
- Giữ nguyên :
 Các tác nhân;
 Các tiến trình khác;
 Các kho dữ liệu;
 Các luồng dữ liệu đi vào và đi ra khỏi tiến trình đó.
Chú ý: Thay tiến trình bằng tác nhân ngoài, đặt lại đầu mút phía trong của các
luồng dữ liệu vào tiến trình con.
- Thêm: các luồng dữ liệu giữa các tiến trình.
2.7.2.4. Một số quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu
Để vẽ chính xác sơ đồ luồng dữ liệu chúng ta phải tuân theo một số quy tắc sau
đây:

41
- Cái vào của một tiến trình phải khác với cái ra của nó; nếu luồng dữ liệu ra và luồng
dữ liệu vào giống nhau thì tiến trình này là không cần thiết trong sơ đồ.
- Các đối tượng phải có tên duy nhất. Tuy nhiên các tác nhân ngoài và các kho dữ liệu
có thể vẽ ở nhiều vị trí khác nhau để tránh sự cắt nhau của các luồng dữ liệu.
- Mỗi tiến trình phải có ít nhất một cái vào (Input) và một cái ra (Output).
- Không có luồng dữ liệu đi trực tiếp từ một tác nhân đến một kho dữ liệu và ngược
lại.
- Dữ liệu không thể trực tiếp di chuyển từ một tác nhân này đến một tác nhân khác.
- Mỗi luồng dữ liệu không thể quay lại nơi nó vừa mới đi ra.
- Trong quá trình phân rã luôn luôn phải đảm bảo tính cân bằng: Mọi luồng dữ liệu vào
và ra, các tác nhân ngoài và các kho dữ liệu ở mức trước phải được bảo toàn trong sơ
đồ ở mức sau.
- Quá trình phân rã sẽ dừng khi đạt được sơ đồ luồng dữ liệu sơ cấp (khi một tiến trình
là một tính toán hay thao tác dữ liệu đơn giản, khi mỗi luồng dữ liệu không cần chia
nhỏ hơn nữa).
2.7.2.5. Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Để dễ dàng cho việc xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu người ta phải dựa vào sơ đồ
chức năng kinh doanh (còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) như đã trình bày ở phần
2.7.2.1 của chương này trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình,
mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ
mức 0, mức 1… trong quá trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu luôn luôn phải tuân theo
các quy tắc ở mục 2.7.2.4.
Chúng ta sẽ xét ví dụ 2 về quản lý tín dụng.
Dựa vào sơ đồ phân rã chức năng và văn bản mô tả ta vẽ được sơ đồ ngữ cảnh như
hình 2.14. Đây là sơ đồ DFD mức cao nhất, tương ứng với mức cao nhất trong sơ đồ
BFD. Dựa vào văn bản mô tả chúng ta xác định được có 4 luồng dữ liệu như trong
hình 2.13. Đó là “ Đơn vay” đi từ khách hàng vào hệ thống, “ Tiền vay” từ hệ thống ra
khách hàng. “Trả lời” từ hệ thống ra khách hàng và “ tiền trả” từ khách hàng vào hệ
thống.

Đơn vay Tiền trả

Khách Quản lý
Kháchhàng
hàng Khách hàng
tín dụng
Tiền vay Trả lời

Hình 2.14. Sơ đồ ngữ cảnh quản lý tín dụng

Tiếp theo cũng dựa vào sơ đồ phân rã chức năng và văn bản mô tả chúng ta vẽ được sơ
đồ mức 0 của quản lý tín dụng ở hình 2.15.

42
 Khách hàng Khách hàng

Đơn vay
Tiền vay Tiền trả
1.0 2.0
Cho vay TT đối chiếu Thu nợ
Tiền còn nợ
Trả lời TT Tiền vay

Khách hàng D1Số nợ

Hình 2.15. Sơ đồ mức 0 quản lý tín dụng

Trong quá trình phân rã đòi hỏi trước hết chúng ta phải dựa vào các chức năng
ở sơ đồ BFD để xác định các tiến trình tương ứng ở sơ đồ luồng dữ liệu. Cứ mỗi hình
chữ nhật (chức năng) ở sơ đồ BFD là một tiến trình ở sơ đồ DFD. Tiếp theo chúng ta
phải xét đến tính cân bằng của sơ đồ: Phải xem xét vị trí của các tác nhân, các luồng
dữ liệu, các kho dữ liệu (nếu có) ở mức trước sẽ có vị trí tương ứng ở mức sau sao cho
đảm bảo tính logic của vấn đề, phù hợp với mô tả của bài toán. Theo mô tả của bài
toán thì đơn vay ở hình 2.16 không thể vào vị trí nào khác ngoài vị trí 1.1 Nhận đơn.
Tương tự, ta có thể xét các luồng dữ liệu khác.

1.1 Đơn đã kiểm tra 1.2

Nhận Duyệt
Đơn vay đơn vay

Khách hàng Đơn đã duyệt

Hoá đơn tiền 1.3

1.4 vay Trả lời
Ghi sổ
nợ
Trả lời Tiền vay
TT tiền vay

D1Số nợ Khách hàng

Hình 2.16. Sơ đồ mức 1 của 1.0

43
 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
1. Tại sao phải khảo sát hiện trạng của hệ thống cũ khi xây dựng hệ thống thông tin
mới? Nêu các phương pháp khảo sát hiện trạng?
2. Trình bày các phương pháp khảo sát hiện trạng hệ thống mà anh chị biết? Có nhất
thiết khi khảo sát hệ thống, người phân tích viên phải trực tiếp đến khảo sát hay
không? Tại sao?
3. Trình bày cách xác định phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án?
4. Trình bày sơ đồ chức năng kinh doanh của BFD?
5. Trình bày khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu DFD?
6. Trình bày các ký pháp của DFD?
7. Trình bày mô hình ngữ cảnh của hệ thống nghiệp vụ? Cho ví dụ?
8. Trình bày cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống?
9. Trình bày cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức n của hệ thống?
10. Trình bày các quy tắc vẽ DFD?
11. Trình bày khái niệm mô hình lôgic, mô hình vật lý của DFD?
12. Vẽ sơ đồ luồng dữ liệu của ví dụ 1, 3 mục 2.7.1.1.
13. Trong bãi trông giữ xe Vạn Phúc người ta chia thành 4 khu dành cho loại xe khác
nhau: Xe máy, xe bus, xe tải và xe taxi.
Khi khách gửi xe người coi xe nhận dạng xe theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra
chỗ trống trong bãi. Nếu dành cho loại xe đó đã hết thì thông báo cho khách, nếu còn
thì ghi vé và hướng dẫn xe vào bãi đồng thời nhập những thông tin trên vào sổ xe vào.
Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé, đối chiếu vé với xe. Nếu vé giả hay
không đúng xe thì không cho nhận xe. Ngược lại thì viết phiếu thanh toán và thu tiền
của khách đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra.
Khi khách đến báo cáo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe vào và sổ xe ra để xác
minh xem xe có gửi không và đã lấy ra chưa. Nếu xác định là mất thì tiến hành lập
biên bản giải quyết và viết phiếu chi bồi thường cho khách hàng.
A/ Hãy vẽ sơ đồ BFD hoạt động trông giữ ở bãi xe Vạn Phúc.
B/ Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) ngữ cảnh, mức 0, mức 1 của hệ thống quản lý
trông giữ xe ở bãi xe Vạn Phúc.

44
 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

3.1. Quy trình thiết kế hệ thống thông tin

Trong trường hợp tổng quát, chu trình phát triển của một dự án về hệ thống thông
tin quản lý gồm các giai đoạn sau:
1- Mô hình hoá thực thể
2- Thiết kế phần mềm
3- Thiết kế giao diện
Chúng ta xem xét các giai đoạn của quy trình thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Để tiến hành quy trình thiết kế hệ thống thông tin quản lý, người ta sử dụng một hệ
thống các tài liệu đã thu thập được trong giai đoạn phân tích như ở chương 2. Các tài
liệu này bao gồm:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh ( BFD)
- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- Mô hình thực thể
- Mô hình quan hệ
3.2. Mô hình hóa thực thể (hay Mô hình thực thể/liên kết)
Trong các phần trước đây chúng ta đã xem xét việc phân tích hệ thống thông tin
theo cách tiếp cận từ sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) đến sơ đồ luồng dữ liệu
(DFD).
Trong phần này chúng ta xem xét cách tiếp cận phân tích thông tin thứ hai hoàn
toàn khác. Cách tiếp cận này mang nhiều tên gọi khác nhau, trong đó phổ biến nhất là:
Mô hình hoá thực thể, mô hình hoá dữ liệu và phân tích dữ liệu logic. Cùng với
phương pháp thứ nhất, phương pháp thứ hai này sẽ bổ sung cho quá trình mô hình hoá
hệ thống thông tin một cách đầy đủ. Mô hình hoá dữ liệu là chủ đề quan trọng và phức
tạp, có thể tiếp cận được nhiều cách và mức độ khác nhau trong tiến trình phát triển hệ
thống. Phương pháp luận mô hình hoá dữ liệu sẽ mô tả kỹ thuật phân tích quá trình.
Trước hết, chúng ta xem xét định nghĩa về phân tích dữ liệu logic. Việc phân tích
dữ liệu logic được định nghĩa là một cách tiếp cận bao gồm việc xem xét dữ liệu hoặc
thông tin được sử dụng trong công tác theo quan điểm trừu tượng thuần tuý không tính
đến chức năng kinh doanh thực tại của nó, nơi nó được dùng hoặc khuôn dạng vật lý,
tệp hoặc tài liệu chứa nó. Nói tóm lại, đó là phương pháp thâu tóm cấu trúc tự nhiên
của thông tin có sẵn với cái nhìn cởi mở về tiềm năng đầy đủ của nó.

45
 Phân tích dữ liệu là phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho
hệ thống được gọi là các thực thể (Entity), và định nghĩa rõ mối quan hệ bên trong
hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng. Trong trường hợp này, mọi thành phần
dữ liệu sẽ chỉ được lưu giữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy
nhập được từ bất kỳ chương trình nào. Nói một cách ngắn gọn thì hệ thống thông tin
phải có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ đều phải ở đúng chỗ của nó.
Như đã nói ở trên, cách tiếp cận thứ hai trong phân tích dữ liệu đôi khi còn được
gọi là phân tích dữ liệu logic. Một số nhà khoa học hệ thống coi đây là phương pháp
phân tích lý tưởng. Thông tin và dữ liệu là các nguyên liệu chủ yếu của các hệ thống
quản lý. Vì vậy, việc xem xét các thực thể này và cơ chế vận hành của chúng, tìm kiếm
phương pháp tốt nhất để lưu trữ chúng, tạo điều kiện truy cập thuận lợi nhất cho mọi
người có nhu cầu trong toàn bộ hệ thống là phương pháp tiếp cận hiệu quả. Minh hoạ
cho điều này hình 3.1 dưới đây cho một ấn tượng thông tin bên trong một tổ chức
doanh nghiệp khá chuẩn, chỉ ra độ phức tạp của các liên lạc giữa các bộ phận. Cách
tiếp cận lý tưởng với vấn đề liên lạc này có thể là lưu giữ thông tin loại trừ nhau trong
một số loại kho dữ liệu chứ không chỉ trong một kho.

Phòng kế hoạch Phòng Tài vụ

Kho
Bán hàng

Sản xuất
Phòng Kế toán

Đội xe Phòng Kỹ thuật

Hình 3.1. Dòng thông tin trong một tổ chức doanh nghiệp

Trong mô hình này, giữa các bộ phận trong hệ thống có mối liên hệ chằng chịt
với nhau, không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin. Bây giờ, mô hình được
cải tiến bằng cách thiết lập cơ sở cho dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống. Các bộ phận
trong guồng máy quản lý không liên hệ trực tiếp như trước đây mà thông qua cơ sở dữ
liệu chung. Hình 3.2 dưới đây cho ta một bức tranh đã cải biên của hệ thống thông tin
trong tổ chức doanh nghiệp.

46
 Phòng kế hoạch Phòng Tài vụ

Kho
Bán hàng
CSDL

Sản xuất Phòng Kế toán

Đội xe Phòng Kỹ thuật

Hình 3.2. Mô hình CSDL trong một tổ chức doanh nghiệp

Điều này chỉ ra rằng bức tranh lý tưởng về thông tin của hệ thống là gần gũi với
bức tranh sử dụng bộ phần mềm hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu tốt. Trong thực tế, có
những ưu điểm chính trong việc dùng cách phân tích dữ liệu logic trong dự án không
tương ứng với cách xử lý tệp dữ liệu đã được chọn cho cài đặt.
Để minh hoạ cho phần xây dựng sơ đồ quan hệ – Thực thể ta có ví dụ sau:
Khi khảo sát các trường Đại học người ta thấy trường có nhiều khoa, mỗi khoa
có nhiều Bộ môn, mỗi bộ môn có nhiều Giáo viên, để nâng cao chất lượng đào tạo,
nhà trường quy định mỗi giáo viên phụ trách một môn học, mỗi khoa có nhiều lớp,
mỗi lớp có nhiều sinh viên. Trong suốt những năm học tại trường mỗi sinh viên phải
học nhiều môn học, mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia. Bên cạnh đào tạo hệ
chính quy nhà trường còn đào tạo các hệ khác như tại chức, văn bằng 2, cao học,....
Hãy vẽ sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) và thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu để quản
lý trường đại học. Qua đó có thể biết được số lượng Tiến sĩ, ThS, PGS, GS đang giảng
dạy tại trường và phân loại sinh viên tốt nghiệp của trường qua các năm .

Hệ đào tạo Bộ môn Giáo viên Môn học

N N 1 N 1 1
1 1 N 1
Trường Khoa Sinh viên

1 N 1
N N
Lớp Môn học
N 1 N
47
Hình 3.3. Sơ đồ quan hệ - thực thể quản lý trường đại học
48
3.2.1. Một số khái niệm
a. Thực thể (entity):
Là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng thực hay khái niệm có đặc trưng
chung mà ta quan tâm.
Ví dụ: SINHVIÊN  Các Sinh viên (có các đặc trưng: họ tên, giới tính, Năm
sinh, lớp, khoa, trường).
Mỗi thực thể trong mô hình thực thể - mối quan hệ (E-R) được gán một cái tên.
Tên này đại diện cho một lớp các đối tượng. Ta sử dụng chữ in hoa để chỉ tên một thực
thể.
Biểu diễn của thực thể: thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó có
ghi nhãn (tên) của kiểu thực thể.
Giả sử ta có kiểu thực thể tương ứng với các nhãn là: khách hàng, đơn hàng,
ngành học.
KHÁCH HÀNG ĐƠN HÀNG NGÀNH HỌC

Nếu thực thể để chỉ một lớp các đối tượng thì một đối tượng cụ thể của lớp đó
được gọi là bản thể (instance).
Chẳng hạn, thực thể NHÂNVIÊN có các đặc trưng sau:
Số nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, thành phố, năm thuê, ngày sinh
Các đặc trưng chung trên đây của các nhân viên là các đặc trưng mà tổ chức cần
quan tâm để quản lý họ. Mỗi nhân viên cụ thể là một bản thể của thực thể
NHÂNVIÊN, nó được thể hiện ra bằng các giá trị cụ thể tương ứng với các đặc trưng
kể trên. Chẳng hạn:
Các đặc trưng của các thực thể Một bản thể
(số nhân viên) 624-17-8360
(tên nhân viên) Nguyễn Trung Thành
(ngày sinh) 7/12/77
(địa chỉ) 12 ngõ 650/13 Hai Bà Trưng
(thành phố) Hà nội
(năm thuê) 1999
So sánh sự giống và khác nhau giữa bản thể và thực thể.

Tiêu thức Thực thể Bản thể

Khái niệm Chỉ một lớp đối tượng Chỉ một đối tượng cụ thể
Số lượng Một Nhiều

49
 Bản chất “Khung” chứa dữ liệu Dữ liệu cụ thể
Thể hiện Tên thực thể và tên các đặc trưng Bộ các giá trị tương ứng với
các đặc trưng của thực thể
Mỗi thực thể được mô tả chỉ xuất hiện một lần trong CSDL. Trong khi đó có
nhiều bản thể của nó được lưu trữ trong CSDL.
b. Thuộc tính
Các đặc trưng chung của thực thể gọi là thuộc tính của nó.
Ví dụ: thực thể SINH VIÊN có các thuộc tính: mã SV, tên sinh viên, địa chỉ, số điện
thoại,.... mà trường đại học quan tâm đến để quản lý sinh viên. Ta cũng có thể mô tả
thực thể và thuộc tính của nó bằng một cách khác như sau:
SINHVIÊN (Mã sinh viên, tên sinh viên, địa chỉ, số điện thoại)
** Một số loại thuộc tính:
+ Thuộc tính tên gọi
+ Thuộc tính định danh
+ Thuộc tính mô tả
+ Thuộc tính đa trị (lặp)
Chú ý: Một thực thể phải có ít nhất một thuộc tính
* Thuộc tính tên gọi là thuộc tính mà mỗi giá trị của nó là một bản thể
Ví dụ: thuộc tính tên sinh viên là thuộc tính tên gọi của thực thể SINHVIÊN.
Thuộc tính tên gọi thường chứa chữ “tên”. Mọi thực thể bao giờ cũng phải có thuộc
tính tên gọi.
* Thuộc tính định danh: là một hay một số thuộc tính của một thực thể mà giá
trị của nó cho phép ta phân biệt được các bản thể khác nhau của một thực thể.
Ví dụ: mã sinh viên là một thuộc tính được thêm vào làm thuộc tính định danh
của thực thể SINHVIÊN
Trong một số trường hợp, thuộc tính tên gọi là thuộc tính định danh. Vì vậy, có
thể có nhiều cách chọn thuộc tính định danh cho một thực thể. Ví dụ, một định danh
của thực thể NHÂNVIÊN là mã nhân viên và một định danh khác có thể là sự kết hợp
của hai thuộc tính tên nhân viên, ngày sinh.
Ví dụ: Phòng học : tên phòng và số phòng là một.
Trong mỗi thực thể, thuộc tính định danh thường được gạch chân để phân biệt
với các thuộc tính khác của nó. Một thực thể khi đã được xác định bắt buộc phải có
thuộc tính định danh. Nếu thực thể chỉ có một thuộc tính duy nhất thì thuộc tính đó
phải là định danh.

50
 * Thuộc tính mô tả: các thuộc tính của một thực thể không phải là định danh,
không phải là tên gọi được gọi là thuộc tính mô tả. Nhờ những thuộc tính loại này, ta
có thể biết đầy đủ hơn về các bản thể thuộc thực thể. Một thực thể có nhiều hoặc
không có một thuộc tính mô tả nào.
* Thuộc tính đa trị (lặp): là một thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị đối
với mỗi bản thể.
Ví dụ: Một người có thể có các trình độ ngoại ngữ : Anh (A); Pháp (B); Trung
(C)
** Cách đặt tên:
+ Tên thực thể: viết hoa, để phân biệt với các thuộc tính.
+ Tên thuộc tính: viết thường.
** Ký pháp:
+ Hình chữ nhật: chỉ các thực thể;
+ Hình elip: chỉ các thuộc tính;
+ Hình elip nét kép: chỉ các thuộc tính lặp;
+ Thuộc tính định danh: gạch chân.
3.2.2. Mối quan hệ giữa các thực thể
Như ta đã biết, trong thế giới thực các thực thể không thể tồn tại độc lập và
chúng luôn luôn có quan hệ mật thiết với nhau. Chẳng hạn ta có thể thấy các mối quan
hệ tồn tại giữa một khách hàng và một hoá đơn (khách hàng mua hàng qua hoá đơn,
trong hoá đơn có tên khách hàng), một sản phẩm và một nhà cung cấp sản phẩm.
Bản chất của các mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc
điều khiển hoạt động công tác.
Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các
đường có mũi tên hoặc hình thoi bên trong ghi tên quan hệ. Trong một số tài liệu, để
cho đơn giản người ta có thể bỏ qua cách mô tả quan hệ mà chỉ cần biết kiểu quan hệ
đó là gì chứ không cần biết tên quan hệ đó là quan hệ gì.
Trong một số dạng của quá trình phân tích dữ liệu, việc mô tả mối quan hệ này
được viết dưới dạng văn bản ở bên cạnh của đường (chẳng hạn “thuộc về”, “đặt”,
“chứa”....). Trong dạng hiện tại điều đó là không cần thiết. Ta quan tâm nhiều hơn đến
các kiểu khác nhau của mối quan hệ có thể xuất hiện giữa các thực thể mà các đường
này biểu thị.

51
3.2.3. Các kiểu quan hệ
Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình
thực thể:
1. Quan hệ một - Một
2. Quan hệ một - nhiều
3. Quan hệ nhiều - nhiều
Giả sử có 2 thực thể A và B được kết nối với nhau bằng một mối quan hệ, ta xét
trường hợp sau đây:
a. Quan hệ một - một: Một bản thể của thực thể này có quan hệ với chỉ một bản thể
của thực thể kia và ngược lại thì ta nói rằng chúng có quan hệ với nhau bằng mối quan
hệ một - một (1: 1)
Quan hệ 1-1 được biểu diễn bằng đoạn thẳng nối giữa hai thực thể và ghi nhãn
của đường kết nối là 1-1.
Ví dụ1: Quan hệ giữa phách và bài thi
BÀI THI 1-1 PHÁCH

Ví dụ 2: Quan hệ giữa bệnh nhân và bệnh án:

BỆNH NHÂN 1-1 BỆNH ÁN

Ví dụ 3:
Mỗi độc giả tại mỗi thời điểm chỉ được đọc một cuốn sách và mỗi cuốn sách có
thể không có ai đọc hoặc nếu có người đọc thì chỉ có một người đọc mà thôi (hình 3.4)

ĐỘC GIẢ Đọc ĐƠN HÀNG

1, 1 0, 1

Hình 3.4. Mối quan hệ giữa độc giả và sách

Ví dụ 4:
Xét quan hệ giữa phòng công tác và trưởng phòng. ở đây có mói quan hệ 1-1 vì
một phòng công tác hoặc là không có trưởng phòng (chỉ có quyền trưởng phòng) hoặc
nếu có thì chỉ có một người làm trưởng phòng mà thôi và một người nếu có thể thì chỉ
làm trưởng phòng cho một phòng công tác mà thôi.

TRƯỞNG PHÒNG Lãnh PHÒNG CT

đạo 0, 1
0, 1

Hình 3.5. Mối quan hệ một - một giữa trưởng phòng và phòng CT

52
b. Quan hệ một – nhiều:
+ Một bản thể của thực thể này có thể có quan hệ với nhiều bản thể của thực thể
kia và một bản thể của thực thể kia chỉ có thể có quan hệ với một bản thể của thực thể
này thì ta nói rằng thực thể này có quan hệ với thực thể kia bằng mối quan hệ một –
nhiều (1: N).
+ Quan hệ này biểu diễn bằng đoạn thẳng và thêm chạc 3 ( chân gà ) về phía
nhiều và trên đường liên kết ghi nhãn 1-N.
Ví dụ 1: một lớp có nhiều sinh viên (sinh viên thuộc về một lớp)

Lớp học Sinh viên

1-N
Hình 3.6

Ví dụ 2: Xét 2 thực thể hoá đơn và thực thể khách hàng. Một khách hàng có thể
ghi tên một khách hàng mà thôi. (Hình 3.7)

Khách hàng Có Hoá đơn

1, 1 N, 1
Hình 3.7. Mối quan hệ 1-N giữa khách hàng và hoá đơn

Ví dụ 3: Xét 2 thực thể Phòng công tác và nhân viên. Hai thực thể này có quan
hệ 1 - nhiều. Một phòng công tác có nhiều nhân viên nhưng tại một thời điểm một
nhân viên chỉ thuộc vào một phòng công tác.
c. Quan hệ nhiều - nhiều
+ Một bản thể của thực thể này có thể có quan hệ với nhiều bản thể của thực thể
kia và một bản thể của thực thể kia cũng có quan hệ với nhiều bản thể của thực thể này
thì ta nói rằng thực thể này có quan hệ với thực thể kia bằng mối quan hệ nhiều –
nhiều (M: N).
+ Quan hệ này biểu diễn bằng chạc ba (chân gà ở cả hai phía) và trên đường liên
kết có gán nhãn N-N.
N-N
A B
Ví dụ 1: Quan hệ giữa thực thể mặt hàng và thực thể nhà cung cấp . Một nhà
cung cấp cung cấp nhiều mặt hàng, một mặt hàng có thể được cung cấp bởi nhiều nhà
cung cấp.
Mặt hàng N-N Nhà cung cấp

Hình 3.8

53
 Ví dụ 2: Xét quan hệ giữa thực thể hoá đơn và thực thể sản phẩm. Một hoá đơn
dùng để thanh toán cho một hay nhiều sản phẩm. Một loại sản phẩm nào đó có thể có
mặt trong nhiều hoá đơn. Quan hệ này là quan hệ nhiều – nhiều.
Ví dụ 3: Quan hệ giữa sinh viên và Môn học là quan hệ nhiều nhiều vì một sinh
viên phải học nhiều môn học và mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia học tập.
+ Quan hệ nhiều - nhiều rất khó cài đặt trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẵn có.
Để biểu diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ sung thực thể
trung gian để biến đổi một quan hệ nhiều – nhiều thành hai quan hệ một- nhiều.
+ Quan hệ nhiều - nhiều giữa hai kiểu thực thể Mặt hàng và Nhà cung cấp được
tách thành hai quan hệ nhiều – nhiều nhờ phương pháp thực thể hoá.

Mặt hàng MH/NCC Nhà cung cấp

Hình 3.9

3.2.4. Biểu diễn đồ họa của một thực thể

Như đã biết, để mô tả một thực thể người ta dùng một hình chữ nhật trong đó có
ghi tên thực thể đó, tuy vậy cách mô tả này chỉ là bước đầu, để mô tả chính xác một
thực thể, thực thể đó cần được mô tả kèm theo các thuộc tính của nó.
Tên thực thể
Danh sách
thuộc tính

Ví dụ:
Khách hàng Số hiệu khách hàng
Tên khách hàng
Tuổi
Địa chỉ

3.3. THIẾT KẾ CÁC TỆP DỮ LIỆU TỪ QUAN HỆ - THỰC THỂ (E – R)

3.3.1. Các khái niệm cơ bản của mô hình quan hệ
a. Định nghĩa mô hình quan hệ
Mô hình CSDL quan hệ lần đầu tiên được E.F. Codd và tiếp sau đó là công ty
IBM giới thiệu vào năm 1970. Ngày nay, hầu hết các tổ chức đã áp dụng CSDL quan
hệ hoặc ít nhất nhận biết được khả năng áp dụng của nó.
Mô hình CSDL quan hệ là một cách thức biểu diễn dữ liệu ở dạng các bảng hay
các quan hệ. Mô hình dữ liệu quan hệ gồm 3 thành phần:
+ Cấu trúc dữ liệu: dữ liệu được tổ chức ở dạng bảng hay quan hệ;
+ Thao tác dữ liệu: những phép toán mạnh (bằng ngôn ngữ SQL) được sử dụng
để thao tác dữ liệu lưu trong các quan hệ.

54
 + Tích hợp dữ liệu: những tiện ích được đưa vào để mô tả những quy tắc nghiệp
vụ nhằm duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi chúng được thao tác.
* Định nghĩa quan hệ: Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều, mỗi quan hệ gồm
một tập các cột được đặt tên và một số tuỳ ý các dòng không có tên và có các tính chất
sau:
+ Các giá trị trong một cột thuộc một miền giá trị xác định.
Ví dụ: các giá trị ở cột ngày sinh phải có cùng dạng, đó là dạng ngày/ tháng/
năm và phải nhỏ hơn một ngày nào đó (chẳng hạn 30/8/1971 đối với SV có mã số
97001 nhập học năm 1977 để đảm bảo sinh viên vào đại học phải đủ 16 tuổi trở lên).
+ Mỗi dòng là duy nhất trong bảng tức các dòng phải khác nhau. Tính chất này
đảm bảo mỗi dòng trong bảng có ý nghĩa đầy đủ và người sử dụng có thể tìm được nó
nếu muốn tìm.
+ Giao giữa dòng và cột là duy nhất.
Mã SVMôn Mã SVMôn
họcĐiểm97001CSDL, C++8, họcĐiểm97001CSDL89700
7 a) Sai 1C++7b) Đúng

Trong ví dụ này, không phải là một quan hệ vì giao giữa dòng 1 và cột 2, 3 có 2
giá trị (CSDL, C++) và (8, 7).
+ Thứ tự các cột là không quan trọng: các cột của một quan hệ có thể đổi chỗ
cho nhau không làm thay đổi ý nghĩa hoặc việc sử dụng quan hệ. Các cột được xác
định bằng tên của nó mà không phải bằng vị trí của nó trong bảng.
+ Thứ tự các dòng là không quan trọng: cũng như các cột, các cột có thể đổi
chỗ cho nhau hoặc được cập nhật vào bảng theo một trình tự tuý ý.
Bảng (quan hệ) luôn có tên, tên các cột là tên các thuộc tính của nó.
Bảng (quan hệ) không có dữ liệu gọi là lược đồ quan hệ. Có thể viết:
Tên (các thuộc tính cách nhau bởi dấu phẩy).
SINHVIÊN (Mã SV, Tên SV, Ngày sinh, Lớp, Khoa, Môn học, Điểm)
* Các quan hệ có cấu trúc tốt:
Một quan hệ có cấu trúc tốt là quan hệ chứa số ít dư thừa nhất và cho phép
người sử dụng thêm, xoá, hay sửa đổi những dòng trong bảng mà không gây lỗi hoặc
sự không nhất quán trong bảng.
Sự dư thừa trong một quan hệ có thể gây lỗi hay sự không nhất quán được gọi
là dị thường khi người sử dụng tiến hành cập nhật dữ liệu. Các loại dị thường liên quan
đến các thao tác dữ liệu như: thêm, xoá, sửa đổi, ...

55
3.3.2. Khái niệm về các dạng chuẩn
Một dạng chuẩn của một quan hệ là một trạng thái của quan hệ có thể xác định
được nhờ áp dụng các quy tắc nhất định. Sự tồn tại một số mối quan hệ phụ thuộc là
nguyên nhân gây ra các dị thường. Người ta đưa ra một số dạng chuẩn. Mỗi dạng
chuẩn phải thoả mãn những điều kiện nhất định và các dạng chuẩn liên quan đến cấu
trúc trong 1 quan hệ. Việc đưa vào các dạng chuẩn giúp cho việc kiểm tra cấu trúc của
các quan hệ và tìm cách để đưa chúng về các dạng có cấu trúc tốt.
* Phụ thuộc hàm
Phụ thuộc hàm là một mối quan hệ phụ thuộc cụ thể giữa 2 thuộc tính (hay
nhóm thuộc tính) trong một quan hệ.
Cho một quan hệ R bất kỳ và hai nhóm thuộc tính A và B khác nhau của nó.
Nhóm thuộc tính B được gọi là phụ thuộc hàm vào nhóm thuộc tính A nếu đối với mỗi
dòng của quan hệ R các giá trị A xác định duy nhất các giá trị của B. Sự phụ thuộc
hàm của B vào A còn gọi là A xác định B và được ký pháp bằng mũi tên từ A sang B:
A -> B.
Ví dụ: Xét quan hệ NHÂNVIÊN ta có phụ thuộc hàm sau:
Mã NV -> {Họ tên, Telepone, Phòng, Địa chỉ}

* Hệ tiên đề Armstrong
Cho lược đồ quan hệ r(U), U là tập thuộc tính, F là tập các phụ thuộc hàm được
định nghĩa trên quan hệ r.
Ta có phụ thuộc hàm A → B được suy diễn logic từ F nếu quan hệ r trênU thỏa
các phụ thuộc hàm trong F thì cũng thỏa phụ thuộc hàm A → B.
Tập phụ thuộc hàm: F = { A → B, B → C}
Ta có phụ thuộc hàm A → C là phụ thuộc hàm được suy từ F.
Hệ tiên đề Armstrong được sử dụng để tìm ra các phụ thuộc hàm suy diễn từ F.
Hệ tiên đề Armstrong bao gồm:n
1. Phản xạ: Nếu Y → X thì X → Y
2. Tăng trưởng: Nếu Z → U và X → Y thì XZ → YZ (Ký hiệuXZ là X∪Z)
3. Bắc cầu: Nếu X → Y và Y → Z thì X → Z
4. Giả bắc cầu: Nếu X → Y và WY → Z thì XW → Z
5. Luật hợp: Nếu X → Y và X → Z thì X →YZ
6. Luật phân rã: Nếu X → Y và Z → Y thì X → Z
Trong sáu luật trên thì a4, a5, a6 suy được từ a1, a2, a3.

56
* Khoá dự tuyển, khoá chính, khoá ngoài:
+ Khoá dự tuyển: Khóa dự tuyển của một quan hệ là một hay một nhóm thuộc
tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng trong một quan hệ.
Khoá dự tuyển cần thoả mãn 2 tính chất sau:
- Xác định duy nhất: đối với mỗi dòng, giá trị của khoá là duy nhất. Tính chất
này ngụ ý rằng thuộc tính không phải là thuộc tính khoá thì phụ thuộc hàm vào khoá.
- Không dư thừa: Khi xoá đi bất kỳ một thuộc tính nào của khoá đều phá huỷ
tính xác định duy nhất của khoá.
+ Khoá chính: là một khoá dự tuyển được chọn làm khoá chính của quan hệ. Để
ngắn gọn, ta gọi khoá chính là khoá của quan hệ. Đối với một quan hệ có tồn tại một
số khoá dự tuyển, ta có thể có nhiều cách chọn khoá khác nhau, vì vậy có những gợi ý
khi chọn khoá chính như sau:
- Khoá nên gồm một số thuộc tính ít nhất. Tốt nhất chỉ gồm 1 thuộc tính.
- Trong trường hợp có nhiều thuộc tính, có thể thêm một thuộc tính “nhân
tạo” thay chúng làm khoá chính cho quan hệ. Nếu thuộc tính thêm vào khoá chính
được cấu thành từ nhiều thành phần, thì các thành phần nên tránh sử dụng các thông
tin có thể thay đổi theo thời gian như: tên địa danh, phân loại,...
+ Khoá ngoài: là một hay một số thuộc tính trong một quan hệ, nhưng là khoá
chính trong quan hệ khác.
* Các dạng chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (first normal form - 1NF): Một quan hệ là chuẩn 1 nếu nó không
chứa các thuộc tính lặp.
+ Chuẩn 2 (second normal form - 2NF): Một quan hệ là chuẩn 2 nếu:
- Là chuẩn 1;
- Không tồn tại các thuộc tính (không phải thuộc tính khoá) phụ thuộc
vào một phần của khoá chính.
+ Chuẩn 3 (third normal form - 3NF): Một quan hệ là chuẩn 3 nếu:
- Là chuẩn 2;
- Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào khoá
(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính bắc cầu).
+ Một số chuẩn bổ sung: chuẩn Boyce Codd; chuẩn 4, chuẩn 5, ...
3.3.3. Chuẩn hoá các quan hệ
Chuẩn hoá là một quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức tạp
thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.

57
 Chuẩn hoá thường được tiến hành khi kiểm tra một quan hệ chưa phải là một
dạng chuẩn có cấu trúc tốt và hoàn thành sau một số bước. Mỗi bước sẽ nhận được các
quan hệ đơn giản hơn và thường tương ứng với một dạng chuẩn cao hơn hay bằng
dạng chuẩn trước đó nhưng đơn giản hơn.
a) Nếu quan hệ không phải là chuẩn 1:
Khi một quan hệ không phải là chuẩn 1, nghĩa là nó chứa thuộc tính lặp. Khi đó
ta phải phân rã quan hệ thành hai quan hệ:
- Quan hệ 1: gồm các thuộc tính lặp và phần khoá chính xác định chúng.
- Quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính nhưng không chứa các
thuộc tính lặp.
b) Nếu quan hệ không phải là chuẩn 2:
Khi quan hệ là chuẩn 1 nhưng chưa phải là chuẩn 2 có nghĩa là nó chứa thuộc
tính phụ thuộc vào một phần của khoá. Ta phân rã quan hệ thành hai quan hệ:
- Quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá chính và phần
khoá chính xác định chúng.
- Quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
c) Nếu quan hệ không phải là chuẩn 3:
Khi quan hệ là chuẩn 2 nhưng chưa phải là chuẩn 3 có nghĩa là tồn tại phụ
thuộc bắc cầu trong quan hệ. Ta phân rã quan hệ thành hai quan hệ:
- Quan hệ 1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
- Quan hệ 2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
Ví dụ: Xét hóa đơn bán hàng chứa các thông tin sau :
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Số: . . . . . . . . . . Liên số: . . . . . . . .
Mã khách hàng: . . . . . . . . . . . . . . Họ tên khách hàng: . . . . . . . . . .
....
Địa chỉ: . . . . . . . . . . . . . . . . Số tài khoản: . . . . . . . . . . . . . . .
Phương thức thanh toán: . . . . . . . . . . . . . .
STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1
….
Cộng: ? ?
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ………… Thuế VAT: ………. Tiền phải trả: ………………
Ngày …… tháng …… năm …....

58
 NGƯỜI BÁN NGƯỜI BÁN
Với HÓA ĐƠN BÁN HÀNG cho ở trên, ta thực hiện chuẩn hóa dữ liệu như sau:
1. Liệt kê tất cả các thuộc tính, xác định các thuộc tính lặp (R), các thuộc
tính thứ sinh (S). Ta có các thuộc tính như sau:
Số HĐ STT (R)
Liên số Mã hàng (R)
MãKH Tên hàng (R)
Họ tên KH Đơn vị tính (R)
Địa chỉ KH Đơn giá (R)
Số TK Số lượng (R)
PT thanh toán Thành tiền (R), (S)
Ngày HĐ Cộng (S)
Người bán VAT (S)
Người mua Tiền phải trả (S)
Viết chữ (S)
Xác định khóa cho quan hệ.
2. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính ít có ý nghĩa trong quản lý (Liên
số, STT).
3. Thực hiện chuẩn hóa
a. Xét dạng chuẩn 1 (chuẩn hóa mức 1)
Do danh sách trên có chứa các thuộc tính lặp nên ta tách các thành 2 quan hệ sau:
- Quan hệ 1 (đặt tên là HOADON): - Quan hệ 2 (đặt tên là HANGMUA):
Số HĐ Số HĐ
MãKH Mã hàng
Họ tên KH Tên hàng
Địa chỉ KH Đơn vị tính
Số TK Đơn giá
PT thanh toán Số lượng
Ngày HĐ
Người bán
Người mua
b. Xét dạng chuẩn 2 (chuẩn hóa mức 2)

59
 Do tồn tại tập thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khóa (Mã hàng 
Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá) nên ta tách quan hệ HANGMUA thành 2 quan hệ sau:
- Quan hệ 1 (đặt tên là HOADON): - Quan hệ 2 (đặt tên là HANGMUA):
Số HĐ - Quan hệ 2.1 - Quan hệ 2.2
MãKH (HANGMUA): (HANGHOA):

Họ tên KH Số HĐ Mã hàng

Địa chỉ KH Mã hàng Tên hàng

Số TK Số lượng Đơn vị tính

PT thanh toán Đơn giá

Ngày HĐ
Người bán
Người mua
c. Xét dạng chuẩn 3 (chuẩn hóa mức 3)
Trong quan hệ 1 tồn tại phụ thuộc hàm bắc cầu (Số HĐ  Mã KH, mặt khác
Mã KH  Họ tên KH, Địa chỉ KH, Số TK), do đó ta tách quan hệ 1 thành 2 quan hệ
như sau:
- Quan hệ 1 (đặt tên là HOADON): - Quan hệ 2 (đặt tên là HANGMUA):
- Quan hệ 1.1 - Quan hệ 1.2 - Quan hệ 2.1 - Quan hệ 2.2
(HOADON): (KHACHHANG): (HANGMUA): (HANGHOA):
Số HĐ MãKH Số HĐ Mã hàng
MãKH Họ tên KH Mã hàng Tên hàng
PTthanh toán Địa chỉ KH Số lượng Đơn vị tính
Ngày HĐ Số TK Đơn giá
Người bán
Người mua
Sau khi chuẩn hóa mức 3 ta thu được 4 danh sách ở dạng giản đơn, thỏa mãn mọi
yêu cầu của các mức chuẩn hóa.
Dựa vào 4 danh sách trên ta thu được 4 quan hệ (đều ở dạng 3 NF) như sau:
1/ HOADON (Số HĐ, Ngày HĐ, Mã KH, PT thanh toán, Người bán, Người mua);
2/ KHACHHANG (Mã KH, Họ tên KH, Địa chỉ KH, Số TK);
3/ HANGMUA (Số HĐ, Mã hàng, Số lượng);
4/ HANGHOA (Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá).
3.4. Quá trình xây dựng mô hình dữ liệu logic
* Các bước để xây dựng mô hình dữ liệu logic

60
 Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một tập mô hình dữ liệu quan
niệm loại mô hình E-R, đầu ra là một mô hình dữ liệu quan hệ gồm một tập các quan
hệ được chuẩn hoá. Hình vẽ sau chỉ ra sơ đồ các bước để xây dựng một mô hình dữ
liệu logic:

Mô hình dữ liệu quan niệm (sơ đồ E-R)

Biểu diễn các thực thể

Biểu diễn các mối quan hệ

Chuẩn hoá các quan hệ

Tích hợp các quan hệ

Mô hình dữ liệu logic

(Các quan hệ chuẩn hoá và sơ đồ mô hình dữ liệu)

Hình 3.10

3.4.1. Biểu diễn các thực thể

Trước tiên, mỗi thực thể của mô hình E-R được biểu diễn thành một quan hệ,
trong đó:
+ Tên thực thể là tên quan hệ ;
+ Các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ;
+ Thuộc tính định danh của thực thể trở thành thuộc tính khoá chính của quan
hệ.
3.4.2. Biểu diễn các mối quan hệ
Biểu diễn các mối quan hệ phụ thuộc vào cả bậc cũng như bản số của mối quan
hệ đó. Ta sẽ mô tả và minh họa các trường hợp sau:
a) Mối quan hệ dạng một- nhiều (1: N) và không có thuộc tính riêng
Một mối quan hệ bậc 2, 1: N, không có thuộc tính riêng trong sơ đồ E-R được
biểu diễn bằng cách thêm khoá chính của quan hệ tương ứng với phía 1 vào quan hệ
tương ứng với phía nhiều để trở thành một khoá ngoài của quan hệ này (trong trường
hợp này không phải thêm một quan hệ nào).

61
 Khi áp dụng nguyên tắc trên với trường hợp mối quan hệ là bậc 2 và có dạng 1:
1 ta chỉ cần chọn 1 trong 2 thực thể tham gia vào quan hệ làm bên nhiều. Nếu một
trong hai thực thể đó phụ thuộc tồn tại vào thực thể kia thì không cần làm gì.
b) Mối quan hệ là bậc 2 và không thuộc trường hợp thứ nhất (mối quan hệ ít
nhất có một thuộc tính riêng hay là mối quan hệ nhiều - nhiều)
Trong trường hợp này, việc biểu diễn mối quan hệ của mô hình E-R được thực
hiện bằng cách thêm một quan hệ mới có các thuộc tính gồm các thuộc tính riêng của
mối quan hệ (nếu có) và các thuộc tính định danh của các thực thể tham gia vào mối
quan hệ này. Xác định khoá cho quan hệ mới nhận được (chính là tổ hợp các khóa
định danh của các thực thể tham gia vào mối quan hệ này) .
3.4.3. Chuẩn hoá các quan hệ
Trong các quan hệ nhận được, ta chỉ cần xét và chuẩn hoá những quan hệ được
thêm vào khi biểu diễn những mối quan hệ trong sơ đồ E – R. Các mối quan hệ khác
đã là chuẩn 3.
3.4.4. Tích hợp các quan hệ
Các quan hệ được chuẩn hoá tạo ra từ các sơ đồ E-R tách biệt. Một số quan hệ
có thể là dư thừa, tức là chúng có thể cùng tham chiếu đến một thực thể. Vì vậy, ta cần
hợp nhất chúng lại để loại những quan hệ dư thừa. Một số quan hệ có thể cũng có
khoá, lúc đó tích hợp chúng lại thành một quan hệ.
3.5. Quy trình thiết kế mô hình dữ liệu logic
Từ những trình bày trên, có thể trình bày một cách tóm tắt quy trình thiết kế mô
hình dữ liệu logic từ các sơ đồ E-R như sau:
A- Chuyển các mô hình thực thể - mối quan hệ sang các quan hệ
Xét lần lượt từng sơ đồ E-R và thực hiện các công việc sau:
* Chuyển mỗi thực thể thành một quan hệ
- Tên thực thể thành tên các quan hệ ;
- Mỗi thuộc tính của thực thể thành 1 thuộc tính (hay còn gọi là trường (cột))
của quan hệ;
- Thuộc tính định danh của thực thể thành khoá của quan hệ.
* Mối quan hệ:
- Trường hợp mối quan hệ là bậc 2 và có dạng 1- nhiều (hay một- một), không
có thuộc tính riêng thì thêm khoá của quan hệ tương ứng với bên 1 vào quan hệ bên
nhiều.
- Các trường hợp còn lại: thêm vào một quan hệ mới có thuộc tính là tất cả
thuộc tính riêng của mối quan hệ và thuộc tính định danh của các thực thể tham gia
vào mối quan hệ này.

62
B- Xác định khoá chính và chuẩn hoá các quan hệ nhận được
Công việc này chỉ cần thực hiện với các quan hệ mới được thêm vào. Với mỗi
quan hệ, xác định các phụ thuộc hàm và khoá chính là các thuộc tính nằm bên phải các
phụ thuộc hàm (sau khi bỏ đi các phụ thuộc là hệ quả của phụ thuộc bắc cầu).
C- Tích hợp các quan hệ nhận được
Việc tích hợp bao gồm việc loại đi những quan hệ trùng nhau, giải quyết các
thuộc tính đồng danh hay đồng nghĩa, hợp nhất những quan hệ có cùng khoá.
D- Vẽ mô hình dữ liệu quan hệ và xác định các lực lượng tham gia quan hệ
Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình vuông có tên quan hệ bên trên và
các thuộc tính của nó bên dưới. Để đơn giản, có thể chỉ đưa vào quan hệ các thuộc tính
khoá (khoá chính, khoá ngoài). Ta sử dụng dấu # để trước tên thuộc tính là khoá chính
và gạch chân các thuộc tính là khoá ngoài.
Sau khi vẽ các quan hệ, ta nối các quan hệ với nhau theo nguyên tắc sau: hai
quan hệ được nối với nhau nếu một quan hệ chứa thuộc tính là khoá chính của quan
hệ kia. Cuối cùng xác định bản số của mỗi quan hệ thuộc cặp quan hệ được nối với
nhau. Việc xác định lực lượng tham gia vào quan hệ chủ yếu dựa trên ngữ nghĩa giữa
các quan hệ.

63
 CÂU HỎI CHƯƠNG III

1. Trình bày khái niệm thực thể, bản thể? Cho ví dụ? So sánh giữa thực thể và thuộc
tính?
2. Trình bày các loại thuộc tính? Cho ví dụ?
3. Có mấy loại quan hệ? Trình bày từng loại quan hệ trong mô hình E-R? Cho ví dụ
minh họa?
4. Trình bày khái niệm về Quan hệ?
5. Trình bày khái niệm phụ thuộc hàm, các loại khóa của quan hệ? Cho ví dụ?
6. Trình bày các dạng chuẩn cơ bản của quan hệ?
7. Nêu cách đưa quan hệ về dạng chuẩn 1, 2, 3.

64
 CHƯƠNG IV: HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT QUẢN LÝ

Mục đích của việc thiết kế và cài đặt HTTT quản lý là nâng cao hiệu quả hoạt
động của guồng máy quản lý nhằm mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực. Dự án xây
dựng HTTT quản lý là một dự án đầu tư cơ bản góp phần đáng kể vào việc hoàn thiện
và nâng cao hiệu quả lâu dài của công tác quản lý kinh tế. Do đó phương pháp xác
định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý là một vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng.
Chương này trình bày các nguyên tắc cơ bản trong việc xác định hiệu quả kinh tế của
HTTT quản lý và trình bày một số phương pháp tính toán hiệu quả theo một số chỉ tiêu
quan trọng.
4.1. Các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế và HTTTQL
4.1.1. Hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp
Nguyên tắc thứ nhất khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý là phải
xem xét trên 2 góc độ hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp. Để đánh giá hiệu quả
gián tiếp, người ta sử dụng phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra các hệ thống câu
hỏi liên quan đến hiệu quả kinh tế gián tiếp của một HTTT quản lý ứng dụng trong
kinh tế và thương mại. Kết quả phân tích đánh giá ý kiến của các chuyên gia sẽ cho ta
một nhận định về hiệu quả gián tiếp của HTTT quản lý. Để xác định hiệu quả trực tiếp
người ta thường sử dụng phương pháp lượng hoá cụ thể trên cơ sở các số liệu thống
kê, kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Các yếu tố mang lại hiệu quả của HTTT
quản lý bao gồm:
Một là, Tin học hoá đẩy nhanh các quá trình thống kê kế toán, đảm bảo số liệu
chính xác cung cấp cho các bộ phận quản lý. Ngày nay hệ tin học toàn cầu Internet đã
đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi các tài liệu điện tử giữa các văn phòng đại
diện, các công ty trên thế giới với nhau. Internet đã thực sự thành một công cụ truyền
tin cực mạnh mà không một công cụ nào đã có trước đây có thể sánh nổi.
Hai là, Tin học hoá làm giảm thiểu đáng kể thời gian và lao động cho các công
đoạn xử lý thông tin. Tin học hoá làm tăng năng suất lao động của đội ngũ thư ký và
làm giảm đáng kể các chi phí cho việc soạn thảo và phân phối các tài liệu hoặc thông
báo của văn phòng. Tin học hoá rút ngắn thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc phân phát
thông báo đến những người sử dụng nhờ việc chuyển giao thông tin một cách nhanh
chóng, đảm bảo độ tin cậy cao qua mạng viễn thông.
Ba là, Nhờ tin học hoá các quyết định quản lý được thông qua trên cơ sở các
tính toán cụ thể có tính đến các điều kiện khác nhau về thị trường, về sản xuất và dịch
vụ nhằm đảm bảo hiệu quả cao.
Bốn là, Nhờ HTTT quản lý các nhà lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin
một cách kịp thời, giải phóng họ khỏi các tính toán hàng ngày để tập trung trí tuệ vào
các vấn đề quản lý chiến lược và chiến thuật của hệ thống quản lý.

65
 Phương pháp luận tính toán hiệu quả kinh tế trực tiếp của HTTT quản lý, cũng
tương tự như đối với các dự án đầu tư công nghệ khác, được xác định trên cơ sở so
sánh các chi phí đã bỏ ra và các kết quả thu được. Để phân tích các chi phí bỏ ra và các
lợi ích của việc xây dựng HTTT quản lý người ta cần tiến hành so sánh các tình huống
có và không có dự án. Có 3 trường hợp có thể xảy ra [3].
Trường hợp 1: Sản xuất trước khi có HTTT quản lý không gia tăng. Nhờ có hệ
thống mà sản xuất tăng lên đáng kể.

GT TSP khi có dự án

GT TSP khi không có dự án

Hình 4.1

Trường hợp 2: Sản xuất đang phát triển và nhờ áp dụng HTTT quản lý mà tốc
độ phát triển càng tăng nhanh hơn.

GT TSP khi có dự án

GT TSP khi không có dự án

Hình 4.2

Trường hợp 3: Sản xuất đang suy giảm. việc áp dụng HTTT quản lý sẽ góp phần ngăn
chặn đà sản xuất đi xuống và vực đậy nền sản xuất.

66
 GT TSP khi có dự án

GT TSP khi không có dự án

Hình 4.3

4.1.2. Đánh giá toàn diện

Nguyên tắc thứ hai yêu cầu phải sử dụng các tiêu chuẩn toàn diện trong việc
đánh giá HTTT quản lý. Theo nhà tin học quản lý người Mỹ là E.M Awad có thể sử
dụng các tiêu chuẩn tổng quát sau đây để đánh giá độ tin cậy và chất lượng của thông
tin trong HTTT quản lý.
Tiêu chuẩn 1: Độ chính xác của sản phẩm thông tin output;
Tiêu chuẩn 2: Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin;
Tiêu chuẩn 3: Năng lực xử lý một khối lượng thông tin;
Tiêu chuẩn 4: Độ an toàn tin cậy của thông tin;
Tiêu chuẩn 5: Có tài liệu hướng dẫn và rõ ràng.
Trong thực tế người ta thường dùng một hệ thống các chỉ tiêu cụ thể để đánh
giá phần cứng, phần mềm, đánh giá chất lượng của dịch vụ thông tin trong hệ thống xử
lý thông tin kinh tế.
A- Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng

Công suất: Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ, RAM, ROM.

Giá cả: Chi phí mua sắm hệ thống, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống.
Hiệu năng: Độ tin cậy, các biện pháp sửa chữa sai sót.
Tương thích: Có khả năng tương thích cao với các thế hệ máy khác nhau.
Modul: Cho phép nâng cấp khi bổ sung vào một modul mới.
Công nghệ: Sử dụng công nghệ tiên tiến.
Khả năng kết Cho phép dễ dàng kết nối với mạng cục bộ LAN, mạng WAN,
nối: mạng toàn cầu INTERNET.
Bảo trì: Có điều kiện bảo trì thuận tiện

67
B- Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm

Hiệu năng: Sản phẩm phần mềm có tính năng cao, tốn ít bộ nhớ khi cài đặt.
Tính mềm dẻo: Có khả năng xử lý cao trong mọi trường hợp.
Độ tin cậy: Có các thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy cần thiết.
Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao tiên tiến thế hệ mới nhất.
Tài liệu hướng Có tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách dễ dàng và
dẫn: tiện lợi cho người sử dụng.
Giá cả: Có giá cả hợp lý.

68
C- Các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ thông tin

Năng suất: Xử lý được một khối lượng lớn thông tin trong hệ thống một cách
nhanh chóng.
Đầy đủ: Cung cấp đầy đủ thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu về thông tin
trong hệ thống quản lý.
Kịp thời: Các thông tin được cung cấp một cách kịp thời.
Chính xác: Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của thông tin.
Bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật an toàn của các dòng thông tin.

69
4.2. Các chỉ tiêu xác định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý
Trên cơ sở nghiên cứu quy trình thiết kế và cài đặt một số HTTT quản lý trong
các lĩnh vực kinh tế và thương mại, chúng ta có thể xác định các chi phí xây dựng,
thiết kế và cài đặt HTTT quản lý bao gồm các thành phần sau đây:
1/ Chi phí khảo sát, nghiên cứu thiết kế HTTT quản lý CP1.
2/ Chi phí mua sắm phần cứng CP2.
3/ Chi phí thiết kế phần mềm CP3.
4/ Chi phí chuyển đổi, cài đặt hệ thống CP5.
5/ Chi phí bảo hành hệ thống CP5.
6/ Chi phí đào tạo sử dụng hệ thống CP6.
Tổng các chi phí (TCP)
TCP = CP1 + CP2 + CP3 + CP4 + CP5 + CP6
Tổng chi phí để xây dựng một HTTT quản lý có thể coi như giá trị ban đầu của
một dự án đầu tư.
Để thẩm định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý, chúng ta có thể sử dụng 2 chỉ
tiêu chính sau đây thường dùng để đánh giá các dự án đầu tư:
Chỉ tiêu 1: Giá trị hiện tại ròng NPV (Net Present Value) của HTTT quản lý.
Chỉ tiêu 2: Chỉ số doanh lợi PI (Profitability Index) của HTTT quản lý.
Vấn đề xác định hiệu quả kinh tế được đặt ra ngay từ khi nghiên cứu đề án xây
dựng HTTT quản lý. Trong giai đoạn này người ta xây dựng các chỉ tiêu được gọi là
các chỉ tiêu hiệu quả dự kiến hay hiệu quả kế hoạch.

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG IV

1. Trình bày các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý?
2. Trình bày các yếu tố mang lại hiệu quả của HTTT quản lý?
3. Trình bày 3 sơ đồ đánh giá tác dụng của HTTT quản lý đối với sản xuất?
4. Trình bày các chỉ tiêu xác định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý?

70
CHƯƠNG V: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KINH TẾ VÀ THƯƠNG
MẠI

Nội dung chương này đề cập đến mô hình tổng quát của các hệ thống thông tin
quản lý đang được áp dụng phổ biến trong các lĩnh vực kinh tế và thương mại. Các mô
hình này là cơ sở quan trọng để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý ứng dụng
trong thực tiễn.
5.1. Hệ tin học văn phòng
Hệ Tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống thông tin tự
động hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử,
cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói, …) trong hệ thống quản lý.
Hệ tin học văn phòng có các chức năng chính là:
- Chức năng soạn thảo văn bản;
- Chức năng in ấn tài liệu;
- Chức năng trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng viễn thông;
- Chức năng quản lý văn phòng điện tử.
Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ thương mại giữa các
nước, các tổ chức kinh tế diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Nhu cầu quản lý, trao đổi
thông tin, tài liệu giữa các văn phòng kinh tế và thương mại là một tất yếu khách quan.
Hệ tin học văn phòng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực này. Nó có khả năng làm
tăng năng xuất lao động của bộ máy quản lý và cho phép tiếp nhận một cách đáng kể
các thông tin về kinh tế và thương mại. Sơ đồ tổng quát cơ chế hoạt động của hệ tin
học văn phòng biểu diễn trong hình vẽ sau đây (Hình 5.1).
Các chức năng cơ bản của hệ tin học văn phòng.

HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG

Các chức năng Xử lý Output

Input
và kiểm tra

- Bàn phím Lưu trữ - Video

- Máy đọc - Hình ảnh
- Âm thanh - Văn bản

Hình 5.1. Sơ đồ tổng quát hệ tin học văn phòng

71
5.1.1. Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử
Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của tin học văn
phòng, nó cũng là lĩnh vực được ứng dụng rộng rãi nhất. Soạn thảo văn bản là quá
trình sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo các văn bản
thường dùng trong hệ thống quản lý (các công văn giấy tờ, hợp đồng kinh tế, …), lưu
trữ và in ấn các văn bản này.
Chế bản điện tử là một trong các ứng dụng rộng rãi của hệ thống tin học văn
phòng. Người ta có thể sử dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, các
công trình nghiên cứu. Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm
tối thiểu sau đây:
- Máy vi tính được trang bị đĩa cứng.
- Máy in.
- Các phần mềm soạn thảo văn bản, vẽ biểu đồ.
5.1.2. Chức năng quản lý trao đổi tài liệu điện tử
Các hệ thống thông tin điện tử là một ứng dụng quan trọng của hệ tin học văn
phòng. Ngày nay hệ tin học toàn cầu Internet đã đóng vai trò quan trọng trong việc
trao đổi các tài liệu điện tử giữa các văn phòng đại diện, các công ty trên thế giới với
nhau. Internet đã thực sự trở thành một công cụ truyền tin cực mạnh mà không một
công cụ nào đã có trước đây (Điện tín, FAX, …) có thể sánh nổi. Năm 1992, qua
WWW của Internet đã truyền đi 1 tỷ tỷ byte thông tin hàng tháng và 10 tỷ gói tin mỗi
tháng (Gói tin là thuật ngữ chỉ phương pháp truyền tin, hình ảnh, tiếng nói một cách
trọn gói). Năm 1993, Internet Society chính thức bước vào hoạt động với số lượng
máy nối mạng trên toàn thế giới đã vượt quá con số 1 triệu. Theo số liệu thống kê, năm
1996, trên thế giới có 60 triệu máy nối với mạng toàn cầu Internet. Dự đoán đến năm
2012 con số này sẽ là 400 triệu. Đây là tiền đề hình thành nên “siêu lộ thông tin toàn
cầu” trong thế kỷ 21.
Tóm lại, hệ tin học văn phòng là một trong các ứng dụng phổ cập nhất của hệ
thống thông tin quản lý. Hiệu quả của nó thể hiện trong các điểm sau đây:
- Hệ tin học văn phòng cho phép những người làm việc trong các văn phòng
kinh tế, thương mại sử dụng được lợi ích của mạng toàn cầu Internet trong các công
việc hàng ngày của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn các phương pháp
thông thường qua thư tín và điện báo.
- Hệ tin học văn phòng làm tăng năng suất lao động của đội ngũ thư ký và làm
giảm đáng kể các chi phí cho việc soạn thảo và phân phối các tài liệu hoặc các thông
báo của văn phòng. Các nghiên cứu cho thấy hệ tin học văn phòng có thể làm giảm tới
30% thời gian lao động trong các văn phòng trong việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu.

72
 - Hệ tin học văn phòng rút ngắn thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc phân phát
thông báo tới những người sử dụng nhờ việc chuyển giao thông tin một cách nhanh
chóng, đảm bảo độ tin cậy cao qua mạng viễn thông.
- Hệ tin học văn phòng cho phép truyền đi một cách trọn gói các thông tin văn
bản, biểu đồ, hình ảnh, tiếng nói làm cho tài liệu trở lên sinh động hơn.
- Hệ tin học văn phòng làm tăng năng suất lao động của các nhà quản lý vì họ
được cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác.
5.2. Hệ xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system) là hệ thống thông tin
tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu
trong các lĩnh vực hoạt động giao dịch kinh tế và thương mại.
Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 5.2
Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Thu thập số liệu.
Bước 2: Xử lý giao dịch.
Bước 3: Cập nhật cơ sở dữ liệu.
Bước 4: Chuẩn bị tài liệu và báo cáo.
Bước 5: Xử lý các yêu cầu.

1 2 4

Xử lý
Thu thập Chuẩn bị báo
- Theo lô
số liệu cáo và hồ sơ
- Trực tiếp

3
5

Hỏi - đáp
Hệ QT
CSDL

Hình 5.2. Quy trình xử lý giao dịch

73
 Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu. Tiếp sau đó,
biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Đây là giai đoạn
có vai trò rất quan trọng trong hệ thống xử lý giao dịch. Người ta thường áp dụng
phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như
trước đây. Đây là phương pháp thu thập số liệu tin học hoá. Trong phương pháp này
các Terminal được bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông
tin để truyền về trung tâm xử lý. Phương pháp này có các ưu điểm sau đây:
- Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực
hiện nhờ có các Terminal thiết lập ở các điểm bán hàng.
- Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu.
Những người bán hàng làm việc tại các điểm có bố trí Terminal có thể thu thập và biểu
diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng.
- Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên
máy tính như thẻ tín dụng, băng từ…
Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hoá có nhiều
ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi
tài liệu tin học hoá là qua hệ thống viễn thông sẽ truyền các tài liệu tin học hoá giữa
máy tính của các đối tác thương mại (tức là giữa hệ thống với khách hàng và những
người cung ứng cho thế hệ ). Những tài liệu thương mại khác nhau như hoá đơn bán
hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn giao hàng được truyền đi trên mạng thông tin điện tử.
Việc trao đổi tài liệu tin học hoá có nhiều ưu điểm. Nó giảm bớt đáng kể việc
sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính. Nó cũng làm
tăng năng suất phục vụ khách hàng và là tiền đề quan trọng để có thể phục vụ khách
hàng kịp thời. Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này đã làm giảm từ 25% đến
50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi
tài liệu tin học hoá qua mạng viễn thông, ở Mỹ người ta dự đoán có thể tiết kiệm được
hàng năm 300 triệu đô la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1 tỷ đô la trong
ngành công nghiệp dệt.
Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã
thu thập được trong giai đoạn thứ nhất. Người ta thường áp dụng hai phương pháp là:
- Xử lý theo lô
- Xử lý thời gian thực
1- Phương pháp xử lý theo lô
Xử lý theo lô là một trong hai phương pháp chính của quy trình xử lý giao dịch.
Trong phương pháp này các số liệu giao dịch được tích luỹ trong một khoảng thời gian
nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô bao gồm các bước sau:
- Tích luỹ theo từng nhóm (gọi là lô) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao
dịch thương mại như đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng…

74
 - Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ.
- Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (Firt – In –
Firt - Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.
- Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ
xử lý các thông tin này.
Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng
lớn các giao dịch.
Nhược điểm của phương pháp xử lý theo lô là người ta không thể nhận được
câu trả lời ngay lập tức tại thời điểm giao dịch.
2- Phương pháp xử lý thời gian thực
Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử
lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ
chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.
Hình vẽ 6.3 dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương
mại theo phương pháp xử lý thời gian thực.
Trong phương thức xử lý thời gian thực, sau khi một giao dịch thương mại
được giao dịch thương mại theo phương pháp xử lý thời gian thực, các hệ thống xử lý
thời gian thực bao gồm:
a- Hệ thống thông tin tra cứu
Về nguyên tắc hệ thống thông tin tra cứu hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo
điều kiện từ một cơ sở dữ liệu nguồn. Chẳng hạn, khách hàng muốn có câu trả lời về
giá hối đoái trong ngày, hoặc về phương thức thanh toán cho một đơn đặt hàng.
b- Thế hệ thông tin thu thập số liệu
Chức năng của các hệ thống này là thu thập và tích luỹ số liệu một cách nhanh
chóng nhằm xử lý các thông tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại
người ta thường thực hiện việc thu tập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày,
ghi lên đĩa và sau đó được xử lý ngay.
c- Hệ thống xử lý tệp (File)
Các hệ thống này HỆđảmTHỐNG
nhận XỬ LÝ các
tất cả THỜI GIAN vụ
nhiệm THỰC
của hệ thống thông tin xử lý
giao dịch trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn, chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp
khách hàngBán
nhờhàng
vào công cụ Termilal được Hỏi -hàng
đáp và in ra hoá
Các chức năngthiết lập tại các điểm bán
Xử lý
đơn và tài khoản của khách hàng.và kiểm tra

Terminal Nơi làm việc

CSDL về CSDL về CSDL về

hàng hoá KH bán hàng

75
Hình 5.3. Xử lý thời gian thực
 d- Hệ thống cập nhật cơ sở dữ liệu
Cập nhật cơ sở dữ liệu là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử
lý giao dịch. Trong hoạt động kinh tế và thương mại người ta cần phải thường xuyên
cập nhật cơ sở dữ liệu để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác các quá trình hoạt động
sản xuất, tài chính đang diễn ra trong doanh nghiệp.
e- Hệ thống soạn thảo các tài liệu và báo cáo
Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là khởi thảo các tài liệu và
báo cáo tổng kết. Bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng;
- Thông báo nhận đơn đặt hàng;
- Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng;
- Xác định mẫu mã sản phẩm;
- Giấy thông báo gửi hàng;
- Hoá đơn bán hàng;
- Séc trả tiền của khách hàng;
- Hoá đơn liên 2 giao cho khách hàng.
Chúng ta xem xét một vài ví dụ về các hệ thống xử lý giao dịch:
Hệ thống xử lý giao dịch của ngân hàng Bruxel – Lambert
Đây là một ngân hàng lớn với vốn hoạt động lên tới 66 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng
có một hệ thống xử lý giao dịch hoàn chỉnh với các thành phần sau đây:
- TeleLink, hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có 6000 khách hàng trên
thế giới thường xuyên sử dụng TeleLink.
- TeleFin, hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính.
- Home Bank, hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng
ngay tại nhà mình.
- Office Bank, hệ thống xử lý giao dịch của ngân hàng. Hệ thống xử lý 400000
giao dịch ngân hàng mỗi tháng. Ngân hàng có 50000 khách hàng. Mỗi khách hàng có
thể truy cập trực tiếp vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình.
5.3. Hệ thống thông tin sản xuất

76
 Trên đây chúng ta đã xem xét hai hệ thống thông tin quản lý có nhiều ứng dụng
phổ cập trong các lĩnh vực kinh tế và thương mại. Đó là hệ tin học văn phòng và hệ
thống xử lý giao dịch. Các hệ thống này đang được áp dụng rộng rãi trong tất cả các
lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, kinh tế, thương mại, … Bây giờ chúng ta sẽ nghiên cứu các
hệ thống thông tin quản lý trong một doanh nghiệp. Như mọi người đều biết hệ thống
thông tin là nền tảng của các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong một doanh
nghiệp vì suy cho cùng quản lý là quá trình thu thập thông tin về một vấn đề nào đó,
xử lý các thông tin ấy và đưa ra các đối sách tương ứng nhằm giải quyết tốt nhất về
vấn đề đặt ra.
Tổng thể các hệ thống thông tin doanh nghiệp, phân loại theo chức năng của
chúng bao gồm:
- Hệ thống thông tin sản xuất
- Hệ thống thông tin tài chính kế toán
- Hệ thống thông tin Quản trị nhân lực
- Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định
Trước hết chúng ta xem xét hệ thống thông tin sản xuất. Hệ thống thông tin sản
xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các quá trình hoạt động sản xuất, điều
hành, quản lý sản xuất trong doanh nghiệp. Mô hình của hệ thống thông tin sản xuất
như sau (hình 5.4): Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng bao gồm các tiềm
năng như của một hệ thống thông tin quản lý nói chung.
Tiềm năng về phần cứng của phân hệ là một mạng LAN. Tiềm năng về phần
mềm quan trọng nhất là các CSDL về kho nguyên vật liệu cho sản xuất, về các kế
hoạch sản xuất, về các quy trình công nghệ. Hệ thống thông tin sản xuất sử dụng các
hệ quản trị CSDL thông dụng như FOXRO, ACCESS, các bảng tính điện tử như
LOTUS, EXCEL … Trong hệ thống thông tin sản xuất người ta cũng sử dụng các mô
hình toán tối ưu hoá (quy hoạch tuyến tính, quy hoạch phi tuyến, …) để xây dựng các
phương án kế hoạch tối ưu, phương án phân bổ kế hoạch sản xuất, phương án tối ưu sử
dụng NVL…
Mô hình (hình 5.5) biểu diễn sơ đồ chức năng tổng quát của HTTT SX trong đó
xét đến 4 quy trình là kế hoạch hoá sản xuất dài hạn, kế hoạch hoá chiến thuật, hệ
thống báo cáo về tình hình và diễn biến trong sản xuất và cuối cùng là hệ xử lý giao
dịch.

77
 HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT

IBM IBM …… IBM

Network Interface Card

Mô hình CSDL về CSDL CSDL

kho NVL KHSX công `
nghệ

Kế hoạch Kế hoạch Hệ thống Xử lý giao

chiến lược cơ động báo cáo dịch

Hình 5.4. Mô hình HTTT sản xuất

Phân hệ kế hoạch hoá chiến lược bao gồm các thông tin về quy mô sản xuất và
kế hoạch đầu tư cho sản xuất. Đây là những thông tin quan trọng nhất của doanh
nghiệp. Phân hệ lập kế hoạch chiến thuật và cơ động bao gồm các thành phần sau đây:
- Kế hoạch sản phẩm;
- Kế hoạch lao động;
- Kế hoạch nhu cầu vật liệu;
- Kế hoạch cung ứng dài hạn.
Phân hệ báo cáo là phân hệ thông tin thực hiện bao gồm các thông tin về sản
xuất, về tình hình tiêu thụ sản phẩm và về kết quả hoạt động sản xuất của doanh
nghiệp (lợi nhuận).

78
 Phân hệ xử lý giao dịch gồm các thông tin về quá trình xử lý giao dịch kho
hàng, xử lý đơn đặt hàng,…

KẾ HOẠCH
Chúng ta xem xét một HÓA
số ví dụ về cácCHIẾN LƯỢC
hệ thống thông tin sản xuất:
1. Lập kế hoạch quy mô sản xuất
2. Kế hoạch đầu tư cho sản xuất

Kế hoạch hoá chiến thuật và cơ động

1. Kế hoạch hoá sản phẩm

2. Kế hoạch lao động
3. Kế hoạch nhu cầu vật liệu
4. Kế hoạch bảo dưỡng
5. Kế hoạch cung ứng dài hạn6. Phân bố sản xuất
7. Xây dựng định mức
Hệ thống báo cáo

Kiểm tra sản xuất Tiêu thụ sản phẩm Hiệu quả
- Kiểm tra vật liệu - Chất lượng phục vụ - Giá cả hàng hoá
- Giá mua NVL - Nhu cầu sản phẩm - Tình trạng thị trường
- Kiểm tra NSLĐ - Giao hàng - Ngân sách và chỉ tiêu
- Kiểm tra chất lượng - Hệ thống kho hàng - Lợi nhuận
- Kiểm tra công nghệ ……. …….
…….
Hệ thống xử lý giao dịch

Mua nguyên Mua nguyên Mua nguyên Mua nguyên

liệu liệu liệu liệu

79
 Hình 5.5. Sơ đồ chức năng của HTTT sản xuất
Hệ thống thông tin sản xuất của tập đoàn sản phẩm hoá học Mỹ
Đây là một tập đoàn lớn của Mỹ sản xuất ra 32.000 loại sản phẩm hoá học mỗi
năm. Mỗi tháng tập đoàn nhận được 10.000 đơn đặt hàng của khách hàng từ khắp nơi
trên thế giới. Hệ thống thông tin sản xuất của tập đoàn gồm:
- Một máy tính lớn AS/ 400 hoạt động 24/24 giờ trong ngày;
- 600 Terminal được bố trí tại vị trí sản xuất.
Hệ thống cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình sản xuất và quản lý
sản xuất của tập đoàn.
Hệ thống thông tin sản xuất của hãng IBM
IBM là hãng sản xuất máy tính lớn nhất thế giới với doanh số hàng chục tỷ đô
la mỗi năm. Hãng đã đầu tư rất lớn cho công việc tự động hoá trong sản xuất công
nghiệp. Mỗi năm hãng chi ra 1 tỷ đô la cho công tác nghiên cứu và ứng dụng để sản
xuất các vi mạch. Hệ thống thông tin sản xuất của hãng sử dụng một cơ sở dữ liệu
thống nhất. Hệ thống duy trì thường xuyên mối liên hệ giữa lãnh đạo của hãng, lãnh
đạo các bộ phân sản xuất và mỗi vị trí làm việc của công nhân.
Hệ thống thông tin sản xuất của tập đoàn Turner
Đây là một tập đoàn xây dựng siêu quốc gia ra đời từ những năm 80 có 40 văn
phòng đại diện tại Mỹ và 30 văn phòng ở nước ngoài. Doanh số hàng năm của tập
đoàn là 6 tỷ đô la Mỹ. Hệ thống thông tin sản xuất của tập đoàn được thiết kế trên
nguyên tắc phân tán gồm có 25 máy tính IBM, một mạng LAN với 2000 IBM PC
trang bị bộ vi xử lý Intel 80386.
Hệ thống được vận hành và thường xuyên bảo trì bởi 50 chuyên gia về phần
cứng và phần mềm. Nhờ sử dụng hệ thống thông tin sản xuất, mỗi tháng tập đoàn giảm
PHÂN
chi phí cho công tác điều hành sảnHỆ THÔNG
xuất TIN
được 50 TÀIđô
triệu CHÍNH
la.
5.4. Hệ thống thông tin tài chính, kế toán
IBM IBM IBM
Hệ thống thông tin tài chính, kế toán bao gồm hai phân hệ tài chính và kế toán
có mối liên quan rất chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin được tin học hoá
sớm nhất so với các hệ thống thông tin quản lý khác.
5.4.1. Phân hệ thông tin tài chính
NetWork Interface Card
Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt
động tàiKếchính
hoạchtrong
tài doanh nghiệp. Mô hình tổng quát của phânQuảnhệlýthông
ngân tin tài chính
biểu diễn trong
chính sơ đồ sau đây (Hình 5.6). sách
CSDL tài chính
(FOXPRO,
ACCESS…
Quản lý vốn SQL Các dự toán
đầu tư EXCEL…) tài chính

80
Hình 5.6. Mô hình phân hệ HTTT tài chính
81
 Tài chính doanh nghiệp đóng vai trò quyết định đến sự thành bại trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Để tiến hành sản xuất kinh doanh
của một nhà doanh nghiệp phải giải quyết ba vấn đề cơ bản là:
- Lựa chon chiến lược đầu tư dài hạn;
- Chọn phương thức tìm kiếm huy động vốn đầu tư thích hợp;
- Có một cơ chế quản lý các hoạt động thu chi sử dụng nguồn tài chính trong
doanh nghiệp một cách chặt chẽ và đồng bộ.
Phân hệ thông tin tài chính bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề trên
đây.
Thành phần của phân hệ thông tin tài chính cũng bao gồm các tiềm năng về
phần cứng, phần mềm, về nhân lực và về số liệu.
Tiềm năng về phần cứng của phân hệ là một mạng LAN. Tiềm năng về phần
mềm quan trọng nhất của phân hệ là một CSDL tài chính thống nhất. CSDL tài chính
sử dụng các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay như FOXPRO, ACCESS, các bảng
tính điện tử như LOTUS, EXCEL…
Phân hệ tài chính có một nhiệm vụ trọng tâm là quản lý ngân sách, quản lý
nguồn vốn đầu tư, thực hiện các dự đoán tài chính và thiết lập kế hoạch tài chính.
Các thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống thông tin tài chính
Đầu vào của hệ thống thông tin tài chính là các chứng từ kế toán, các nguyên
tắc quản lý tài chính. Chứng từ kế toán là các tài liệu chứng minh về nghiệp vụ kinh tế
tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Dưới đây là ví dụ một số thông tin đầu
vào của hệ thống thông tin kế toán.
Mẫu phiếu thu:
Đơn vị: ……………………. Mẫu số: …………………..
Địa chỉ: …………………….
Telefax: ……………………
PHIẾU THU
Ngày tháng năm 201
Họ tên người nộp tiền: ……………………………………………….…………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………..
Lý do nộp: ………………………………………………………………………….
Số tiền: ………………………… (Viết bằng chữ) ………………………………...
Kèm theo: ………………………. chứng từ gốc …………………………………..

Thủ quỹ Kế toán Người lập biểu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

82
Mẫu phiếu chi:
Đơn vị: ……………………. Mẫu số: …………………..
Địa chỉ: …………………….
Telefax: ……………………
PHIẾU CHI
Ngày tháng năm 201
Họ tên người nhận tiền: ………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………….………….
Lý do nộp: ……………………………………………………………………….
Số tiền: …………………….(Viết bằng chữ) …………………………………...
Kèm theo: …………………………. chứng từ gốc …………………..................
Thủ trưởng Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

83
Mẫu phiếu nhập kho:
Đơn vị: ……………………. Mẫu số: …………………..
Địa chỉ: …………………….
Telefax: ……………………

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày tháng năm 201
Số: …..…….
Nợ: ……….
Có: ……….
Họ tên người giao: ……………………………………………….……….…………
Theo …………số…………ngày……tháng………năm 201 của………………….

STT Tên hàng Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng

Tổng số (viết bằng chữ): …………………………………………………………

Nhập, ngày tháng năm 201

Kế toán Người nhập hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu phiếu xuất kho:

Đơn vị: ……………………. Mẫu số: …………………..

Địa chỉ: …………………….
Telefax: ……………………

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm 201
Số: …..…….
Nợ: ……….
Có: ……….
Họ tên người nhận: ……………………………………………….……….………
Theo …………số…………ngày……tháng………năm 201 của…………………

STT Tên hàng Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng

Tổng số (viết bằng chữ): …………………………………………………………….

Xuất, ngày tháng năm 201
Kế toán Người giao hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
84
 Thông tin ra của hệ thống tin tài chính là các bảng biểu báo cáo tài chính, bảng
cân đối tài chính, cân đối tài khoản, mẫu, tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí đã
sử dụng, báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định, báo cáo kết quả hoạt động có thu
v v…
Mô hình chức năng của các quy trình trong hoạt động tài chính doanh nghiệp
biểu diễn trong hình vẽ 5.7, trong các hoạt động tài chính được xét theo các giai đoạn
dài hạn, ngắn hạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch tài chính.
Các hệ thống quản lý ngân sách của phân hệ quản lý tài chính cập nhật các số
liệu về mọi quá trình
KẾtài chính TÀI
HOẠCH diễnCHÍNH
ra trongDOANH
doanh nghiệp.
N GHIỆPCác thông
DÀI HẠNtin này giúp cho
doanh nghiệp quản lý ngân sách của mình một cách hiệu quả nhất. Trong giai đoạn
này người ta cũng đưa ra các dự báo về nguồn thu và nguồn chi của doanh nghiệp
trong tương lai dựa trên cơ sở sổ sách của doanh nghiệp. Người ta cũng thường xử
dụng các mô hình toán kinh tếKếđểhoạch hoá tài chính ngắn hạn
xác định các phương án tối ưu sử dụng nguồn ngân
sách cũng1.như các chiến
Kế hoạch lược tài chính khác nhau.
kho bạc
2. Kế hoạch ngân sách đầu tư
3. Kế hoạch lợi nhuận hàng năm
4. Kế hoạch ngân sách hoạt động
5. Kế hoạch thu thuế

Các báo cáo tài chính

- Tình trạng tài chính của doanh nghiệp

- Tình hình khách hàng
- Phân tích ngân sách
- Phân tích các yếu tố tạo nên lợi nhuận
- Phân tích hiệu quả vốn đầu tư

Xử lý giao dịch về tài chính

Kế toán Kho bạc Thuế

- Tài khoản khách - Quản lý kho bạc - Kế toán thuế

hàng - Quản lý đầu tư - Kiểm toán
- Thanh toán - Quản lý ngoại hối
- Kế toán phân tích
- Sổ gốc

85
Hình 5.7. Quy trình hoạt động tài chính doanh nghiệp

86
 Quy trình quản lý vốn đầu tư
Trong giai đoạn này người ta tiến hành đánh giá hiệu quả tài chính của các dự
án đầu tư khác nhau trong doanh nghiệp. Người ta cũng tiến hành phân tích giá trị hiện
tại PV (Present Value) và giá trị tương lai FV(Future Value) của các khoản đầu tư và
các điều rủi ro có thể phải. Trong giai đoạn này người ta thường sử dụng các bảng tính
điện tử (LOTUS, EXCEL…) trong việc tính toán hiệu quả vốn đầu tư, hiệu quả của lãi
suất chứng khoán.
Quy trình các dự đoán tài chính
Để tồn tại và phát triển lâu dài mỗi doanh nghiệp cần phải thường xuyên tiến
hành các dự báo tài chính và dự báo các xu hướng phát triển kinh tế. Trên thế giới hiện
nay có rất nhiều phần mềm (Software) dự đoán cho phép tiến hành các dự báo tài
chính trong khuôn khổ nền kinh tế, dự báo về mức tiền lương, dự báo về giá cả và lãi
suất… thậm chí đã có cả công ty dự báo của Mỹ là Công ty nguồn số liệu DRI (Data
Recources Inc) và Công ty kinh tế lượng CHSSE (Chase Econometrices). Các dự báo
báo này cho ta các số liệu về môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Trong hệ thống
thông tin tài chính, người ta thường sử dụng hai phương pháp dự báo chính là phương
pháp hàm REGRESSION và phương pháp hàm FORECAST.
5.4.2. Hệ thống thông tin kế toán
Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận số liệu trong các giao dịch
kinh tế và thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng các báo cáo tài
chính và các bảng biểu cân đối kế toán tổng hợp. Mô hình tổng quát của HTTT kế toán
(Hình 5.8). Trong mô hình này có 13 khối biểu diễn các công đoạn của các quy trình
kế toán.
Các khối 1, 2, 3: Quy trình xử lý đơn đặt hàng.
Các khối 4, 5, 6, 7: Quy trình thanh toán.
Các khối 8, 9: Quy trình xử lý mua hàng.
Các khối 10, 11: Quy trình trả lương.
Các khối 12, 13: Quy trình kế toán tổng hợp.

87
 PHÂN HỆ THÔNG TIN KẾ TOÁN

IBM IBM IBM

……

NetWork Interface Card

CSDL CSDL CSDL CSDL

Đơn đặt hàng kho hàng Thanh toán Kế toán tổng
hợp

Bảng biểu tổng hợp tài chính

Các bảng cân đối kế toán

Hình 5.8. Mô hình HTTT Kế toán

Chúng ta xem xét lần lượt các quy trình của hệ thống thông tin kế toán.
Quy trình xử lý đơn đặt hàng
Quy trình xử lý đơn đặt hàng là một hệ thống xử lý giao dịch quan trọng có
chức năng ghi nhận xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng và chuẩn bị hoá đơn bán
hàng cũng như các số liệu cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kiểm tra tình
trạng của kho hàng. Trong nhiều doanh nghiệp chức năng này đảm bảo cho việc theo
dõi đơn đặt hàng cho đến khi hàng hoá được giao cho khách hàng. Hệ thống xử lý đơn
đặt hàng tin học hoá cung cấp một phương thức nhanh chóng chính xác và hiệu quả để
ghi nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.

88
 4. Tài khoản của
1. Xử lý đơn khách hàng
đặt hàng 12. Sổ cái
5. Nhập tiền
2. Hoá đơn
bán hàng
Sổ thanh 6. Tài khoản của
toán bên cung cấp 13. Tình
3. Phân tích kết trạng tài
quả bán hàng 7. Trả tiền chính

8. Mua bán 10. Sổ

thanh toán

9. Kiểm tra kho 11. Ghi nhận

kiểm tra

Hình 5.9. Phân hệ thông tin kế toán

Quy trình kiểm tra kho hàng

Quy trình kiểm tra kho hàng tiến hành xử lý số liệu về tình trạng các loại hàng
có trong kho. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt hàng nhận được đơn đặt hàng của
khách hàng, hệ thống kiểm tra cho hàng sẽ đưa ra báo cáo về tình trạng của kho hàng
và các loại nguyên vật liệu có trong kho để chuẩn bị thực hiện đơn đặt hàng. Hệ thống
cũng thông báo cho các nhà quản lý nhưng nguyên vật liệu cần thiết cần phải cung cấp
kịp thời.
Quy trình kế toán tài khoản khách hàng
Quy trình kế toán tài khoản khách hàng tính toán số tiền phải trả của khách
hàng trên cơ sở các số liệu về mua hàng và thanh toán của khách hàng. Hàng tháng hệ
thống đưa ra các báo cáo về tình trạng thanh toán của khách hàng và các báo cáo quản
lý tín dụng. Hệ thống tài khoản khách hàng tin học hoá làm cho quá trình thanh toán
của khách hàng được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng
cung cấp các báo cáo làm cơ sở cho các nhà quản lý có thể kiểm tra tài khoản của
khách hàng.

89
 Quy trình kế toán tài khoản của nhà cung cấp
Quy trình này cập nhật các số liệu về tình trạng thu mua và thanh toán cho các
nhà cung cấp. Hệ thống thực hiện các công việc cần thiết cho việc thu mua nguyên vật
liệu cho sản xuất và thanh toán cho các hoá đơn mua hàng cũng như các báo cáo tài
chính liên quan. Hệ thống tài khoản nhà cung cấp cho phép thực hiện các thanh toán
của doanh nghiệp cho nhà cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác nhằm giữ gìn
mối quan hệ hợp tác kinh tế lâu dài giữa hai bên. Hệ thống cũng đảm bảo một quá
trình kiểm tra tài chính chặt chẽ các khoản chi tiêu của doanh nghiệp.
Quy trình thanh toán lương
Quy trình thanh toán lương cập nhật và xử lý các số liệu về ngày công làm việc
của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này hệ thống sẽ in ra các
phiếu thanh toán tiền lương, các báo cáo về tình trạng trả lương. Quy trình thanh toán
tiền lương trên máy tính giúp cho doanh nghiệp trả lương cho các cán bộ công nhân
viên của mình một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp
cho các nhà quản lý các báo cáo phân tích về tình trạng trả lương và về năng suất lao
động trong doanh nghiệp.
Quy trình kế toán tổng hợp
Quy trình này tập hợp tất cả các số liệu về tài khoản của khách hàng, tài khoản
của nhà cung cấp cũng như về tình hình thanh toán, tình hình trả lương… và về các hệ
thống thông tin kế toán khác. Vào thời điểm cuối mỗi giai đoạn kế toán hệ thống sẽ tự
động đóng sổ cái của doanh nghiệp và xây dựng các bảng cân đối tài chính về hoạt
động SXKD của DN cũng như các báo cáo về nguồn thu và nguồn chi.
5.5. Hệ thống thông tin Marketing
Trong tổng thể các HTTT của một doanh nghiệp, HTTT Marketing có một vai
trò rất quan trọng nhất là trong nền kinh tế thị trường.
Hệ thống thông tin Marketing – Marketing Information System (MIS) là một hệ
thống thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu nội bộ cũng như dữ liệu ngoài môi trường
nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cần thiết trong nghiên cứu
Marketing phục vụ cho việc ra quyết định về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch
Marketing… nhằm đưa lại một dịch vụ thuận tiện nhất cho khách hàng.
Mô hình chức năng của HTTT Marketing được biểu diễn trong hình 5.10.
Mô hình này gồm 4 thành phần chính là:
- Kế hoạch hoá chiến lược;
- Kế hoạch hoá chiến thuật;
- Hệ thống các báo cáo;
- Hệ thống xử lý giao dịch.

90
 Phân hệ kế hoạch hoá chiến lược bao gồm các thông tin về kế hoạch Marketing
dài hạn, chiến lược sản phẩm và thị trường, chiến lược phục vụ khách hàng.
Kế hoạch hoá chiến thuật và cơ động xây dựng các kế hoạch cụ thể về sản
phẩm, kế hoạch nghiên cứu thị trường, kế hoạch quảng cáo chiến thuật và tác nghiệp
giúp đỡ các giám đốc Marketing trong việc lập kế hoạch của sản phẩm, xác định giá cả
sản phẩm, chiến lược quảng cáo và khuyến mại.
Trong hệ thống thông tin Marketing các công cụ tin học được sử dụng rộng rãi
trong các lĩnh vực sau đây:
Quản lý bán hàng
Việc quản lý bán hàng cần phải lập kế hoạch, theo dõi năng suất của những
người bán hàng trong doanh nghiệp. Người ta sử dụng các máy vi tính trang bị tại các
điểm bán hàng cùng với các công cụ kỹ thuật như bảng điện tử và bút quang học làm
tăng năng lực của các nhân viên bán hàng và thực hiện nhanh chóng việc thu nhận
thông tin về việc tiêu thụ hàng hoá.
Nhiều doanh nghiệp coi tin học hoá quy trình bán hàng như một công cụ hữu
hiệu trong cuộc cạnh tranh trên thị trường. Hình 5.11 biểu diễn hệ thống tin học hoá
quy trình tiêu thụ hàng hoá của công ty hàng đầu thế giới về máy tính IBM.
Toàn bộ quy trình bao gồm 7 công đoạn theo một vòng trong khép kín:
1- Quản trị CSDL;
2- Thu thập các thông tin Marketing;
3- Xác định cơ hội để tung hàng hoá ra thị trường;
4- Triển khai bán hàng;
5- Giám đốc Marketing xác lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá;
6- Giám đốc kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh;
7- Đánh giá lợi nhuận thu được.

91
 KẾ HOẠCH HÓA CHIẾN LƯỢC
1. Lập kế hoạch Marketing dài hạn
2. Lập kế hoạch sản phẩm mới hoặc thị trường mới
3. Mô hình chiến lược phục vụ khách hàng

KẾ HOẠCH HOÁ CHIẾN THUẬT VÀ CƠ ĐỘNG

1. Kế hoạch hoá sản phẩm

2. Dự đoán bán hàng
3. Kế hoạch nghiên cứu thị trường
4. Kế hoạch quảng cáo
5. Kế hoạch mạng lưới tiêu thụ sản phẩm

Hệ thống báo cáo

Kiểm tra bán hàng và Marketing

- Ngân sách và chi tiêu
- Phục vụ khách hàng
- Lợi nhuận
- Phân tích quảng cáo
- Phân tích bán hàng

Hệ thống xử lý giao dịch

Đơn đặt hàng Thanh toán Báo cáo nhanh

- Đơn đặt hàng - Hoá đơn - Mức độ cạnh tranh

- Sự hoạt động của - Trả tiền - Tần số khách hàng
các điểm bán hàng gọi điện

Hình 5.10. Mô hình HTTT Marketing

92
 7. Đánh giá lợi nhuận

6. Giám đốc kinh doanh 1. Quản trị CSDL

5. Marketing 2. Thông tin Marketing

4. Triển khai bán hàng 3. Xác định cơ hội

3.1 Lập kế hoạch 3.2 Thị trường

bán hàng

Hình 5.11

Quản lý sản phẩm

Nhà quản lý có nhu cầu về thông tin để lập kế hoạch và theo dõi quá trình và
tiêu thụ mang lại lợi nhuận của các sản phẩm. Hệ thống thông tin sẽ cung cấp thông tin
về giá cả, về lợi nhuận và quy mô tăng trưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và các dự
báo về một số loại hàng hoá trên thị trường.
Quảng cáo và khuyến mại
Trong giai đoạn này máy tính có thể sử dụng các số liệu từ việc nghiên cứu thị
trường nhằm giải quyết các vấn đề sau đây:
- Lựa chọn công cụ và phương pháp quảng cáo
- Xác định các tiềm năng về tài chính
- Kiểm tra các kết quả của các quá trình quảng cáo và khuyến mại
Dự đoán quy mô bán hàng
Bao gồm hai nhóm hoạt động. Nhóm thứ nhất dự đoán ngắn hạn thông thường
là dưới một năm và dự đoán dài hạn thông thường là trên một năm. Giám đốc
Marketing dựa vào các số liệu nghiên cứu thị trường, dựa vào các số liệu lịch sử về
bán hàng và các chương trình khuyến mại cũng như các mô hình thống kê để dự đoán
việc tiêu thụ hàng hoá trong giai đoạn ngắn hạn và dài hạn.

93
 Nghiên cứu thị trường
Hệ thống thông tin nghiên cứu thị trường cung cấp các thông tin Marketing để
các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt nhất. Máy tính thực hiện việc phân tích thị
trường, cập nhật một lượng lớn các thông tin cần thiết về thị trường bao gồm các thông
tin về khách hàng, về nhu cầu tiêu thụ, về triển vọng của sản phẩm trên thị tr ường, về
các xu thế cạnh tranh. Trên cơ sở các nhà quản lý có thể đưa ra các giải pháp kịp thời.
Quản lý Marketing
Giám đốc Marketing sử dụng các hệ thống thông tin quản lý để xây dựng các kế
hoạch dài hạn và ngắn hạn về tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận. Các hệ thống thông tin
này cho phép dễ dàng phân tích và kiểm tra lợi nhuận. Người ta cũng sử dụng các mô
hình Marketing đã được tin học hoá để trợ giúp quá trình thông qua quyết định và hệ
thống mô phỏng để đánh giá kết quả của các phương án Marketing khác nhau.
5.6. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ các thông tin về nguồn
nhân lực, về sử dụng, tuyển chọn, bồi dưỡng nhân lực trong doanh nghiệp. Hình vẽ
5.12 biểu diễn mô hình HTTT quản trị nhân lực.
Thành phần của HTTT quản trị nhân lực bao gồm tiềm năng về phần cứng của
phân hệ là một mạng LAN. Tiềm năng về phần mềm quan trọng nhất của hệ thống là
một CSDL quản trị nhân lực thống nhất. CSDL này sử dụng các hệ quản trị CSDL
thông dụng như FOXPRO, EXCEL…
Những mục tiêu cơ bản của HTTT quản trị nhân lực là:
1- HTTT quản trị nhân lực cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp và các cán bộ
quản lý những thông tin tổng hợp về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
2- HTTT quản trị nhân lực cung cấp các thông tin chính xác để lập kế hoạch dài
hạn, trung hạn và ngắn hạn về sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
3- HTTT quản trị nhân lực cung cấp các thông tin cần thiết về tình hình bồi
dưỡng đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
4- HTTT quản trị nhân lực phản ánh tiềm năng của nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ chính trị, trình độ ngoại ngữ v v…
Các thông tin này là sơ sở để đưa ra các quyết định về bổ nhiệm sử dụng cán bộ nhằm
thu hút được mọi tiềm năng sáng tạo của đội ngũ lao động của doanh nghiệp, không
ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
5- HTTT quản trị nhân lực cung cấp các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về
tình hình biến động của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp (thuyên chuyển theo chiều
ngang, thuyên chuyển theo chiều dọc, bổ nhiệm, thải hồi, cào biên chế, ký kết hợp
đồng lao động…).

94
 6- HTTT quản trị nhân lực cung cấp các thông tin về trả lương, về bảo hiểm xã
hội, về hưu trí, tử vong của các thành viên trong doanh nghiệp. Mô hình chức năng của
HTTT quản trị nhân lực của doanh nghiệp biểu diễn trong hình 5.13

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

IBM IBM IBM

……

NetWork Interface Card

Tuyển dụng Sử dụng

nhân lực nhân lực
CSDL quản trị
(FOXPRO,
ACCESS…
Đào tạo SQL Quản lý
nhân lực EXCEL…) nhân sự

Hình 5.12. Mô hình HTTT quản trị nhân lực

Phân hệ thông tin chiến lược quản trị nhân sự

Kế hoạch chiến lược về nguồn nhân lực

PHÂN HỆ THÔNG TIN CHIẾN THUẬT QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1. Phân tích thị trường nhân lực
2. Kế hoạch tuyển chọn nhân lực
3. Kế hoạch sử dụng nhân lực
4. Kế hoạch duy trì và phát triển nguồn nhân llực
5. Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực

Phân hệ thông tin cơ động quản trị nhân lực

- Thông tin về sử dụng lao động trong DN

- Thông tin về trình độ tay nghề của nguồn nhân lực
- Thông tin đánh giá năng lực cán bộ
- Thông tin về chuyên chuyển đề bạt
- Thông tin về chi trả lương
- Thông tin bảo hiểm xã hội
………………………………………………………………….
Hình95
5.13
 Với các chức năng đa dạng và quan trọng như vậy, việc hiện đại hoá HTTT
quản trị nhân lực, nâng cao hiệu quả hoạt động của nó là một nhiệm vụ trọng tâm đối
với các doanh nghiệp.
HTTT quản trị nhân lực bao gồm 3 phân hệ:
- Phân hệ chiến lược về quản trị nhân lực;
- Phân hệ chiến thuật về quản trị nhân lực;
- Phân hệ quản lý tác nghiệp về quản trị nhân lực.
Phân hệ chiến lược về quản trị nhân lực bao gồm các thông tin quan trọng nhất
có tầm chiến lược về nhân lực trong doanh nghiệp, về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng,
sử dụng nhân lực trong một giai đoạn dài hạn.
Phân hệ thông tin chiến thuật quản trị nhân lực bao gồm các thông tin về các
lĩnh vực sau đây: Phân tích thị trường nhân lực; Kế hoạch tuyển chọn nhân lực; Kế
hoạch sử dụng nhân lực và Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực.
Phân hệ thông tin cơ động về quản trị nhân lực bao gồm các thông tin cụ thể chi
tiết về mọi lĩnh vực trong quản trị nhân lực của doanh nghiệp.
- Thông tin về sử dụng lao động trong doanh nghiệp.
- Thông tin về trình độ tay nghề của nguồn nhân lực.
- Thông tin đánh giá năng lực cán bộ.
- Thông tin về thuyên chuyển đề bạt.
- Thông tin về chi trả lương.
- Thông tin bảo hiểm xã hội.
- Thông tin về các hợp đồng lao động.
Đặc trưng của hệ thống quản trị nhân lực là phải lưu trữ và bảo quản một khối
lượng rất lớn hồ sơ tài liệu, các văn bản pháp quy, các văn bản về bảo hiểm v. v… Các
hoạt động xử lý thông tin thông dụng trong quản lý nhân lực là sắp xếp, tìm kiếm, in
ra danh sách cán bộ, tiến hành phân tích, dự đoán nhu cầu nhân lực v.v… Việc xây
dựng một CSDL quản lý nhân lực thống nhất trên cơ sở tin học sẽ giúp cho các nhà
quản lý thực hiện một cách hiệu quả nhất quá trình này.
5.7. Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định
Hệ thống gồm 2 bộ phận có liên quan với nhau là bộ phận cung cấp thông tin
cho lãnh đạo và bộ phận trợ giúp ra quyết định. Mỗi bộ phận cũng có thể coi như một
HTTT quản lý riêng biệt.
HTTT cho lãnh đạo có chức năng cung cấp kịp thời chính xác mọi thông tin cần
thiết cho cán bộ lãnh đạo trong guồng máy quản lý nhằm tạo điều kiện thuận tiện nhất
cho việc thông qua các quyết định quản lý.

96
 Ngân hàng
dữ liệu
Lãnh đạo
Phần mềm cung
cấp thông tin

Thông tin Quản trị CSDL

chiến lược

Phần mềm CSDL

khai thác
viễn thông

CSDL
quản lý

Hình 5.13. Mô hình HTTT cho lãnh đạo

Trong mô hình này ta thấy tại văn phòng làm việc của lãnh đạo được trang bị
một máy tính trung tâm hoặc Server của một thông tin cho lãnh đạo. Hệ thống hoạt
động trên cơ sở một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thông. Nó cho phép truy
cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các cơ sở dữ liệu nội bộ và các cơ sở dữ
liệu bên ngoài một cách nhanh chóng. Nhờ các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung
cấp thông tin một cách đầy đủ nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định là một trong những HTTT quản lý cơ bản. Đây
là các HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong
suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý.

Phần mềm trợ giúp

Lãnh đạo
thông qua quyết định
Các mô
hình
Xử lý các mô hình
Thông tin
chiến lược
Xử lý hội thoại

CSDL
Quản lý CSDL

Hình 5.14. HTTT trợ giúp ra quyết định

97
Mô hình hệ thống trợ giúp ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản:
- Tiềm năng về phần cứng;
- Tiềm năng về phần mềm;
- Tiềm năng về số liệu;
- Tiềm năng về mô hình;
- Tiềm năng về nhân lực
* Tiềm năng về phần cứng
Các máy vi tính là thành phần quan trọng nhất trong tiềm năng phần cứng của
hệ thống trợ giúp ra quyết định. Các máy được nối thành mạng để có thể trao đổi các
mô hình các phần mềm và các số liệu với các hệ thống trợ giúp ra quyết định khác.
* Tiềm năng về phần mềm
Bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình thông qua quyết định và
các chế độ hội thoại giữa người sử dụng và hệ thống.
* Tiềm năng về số liệu
Cơ sở dự liệu của hệ thống trợ giúp thông qua quyết định bao gồm các dữ liệu
từ các nguồn sau đây:
- Cơ sở dữ liệu của các tổ chức kinh tế;
- Ngân hàng dữ liệu bên ngoài;
- Cơ sở dữ liệu riêng của các nhà quản lý. Đây là những CSDL không thể thiếu
cho nhà quản lý trong quá trình thông qua một quyết định kinh tế.
* Tiềm năng về mô hình
Đây là tổng thể các mô hình toán sử dụng trong quá trình thông qua quyết định.
* Tiềm năng về nhân lực
Bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống trợ giúp thông qua quyết định, các
nhà quản lý hệ thống.
Các phần mềm trợ giúp ra quyết định thực hiện các chức năng sau đây:
Quản lý đối thoại
Phần mềm này có chức năng duy trì một giao diện màn hình đảm bảo cho sự
đối thoại giữa người đối thoại và hệ thống. Quá trình đối thoại này đóng vai trò đặc
biệt quan trọng khi tiến hành mô hình hoá các quá trình kinh tế. Các nhà quản lý có thể
dễ dàng sử dụng các lệnh, các thực đơn, các biểu tượng và hình ảnh trên màn hình để
truy cập vào hệ thống. Các kết quả màn hình hệ thống đưa lại cho người sử dụng cũng
như được trình bày dưới dạng các thông báo hình ảnh, các báo cáo, các đồ thị…
Sử dụng mô hình

98
 Các phần mềm của hệ thống trợ giúp ra quyết định đảm bảo cho việc phát triển,
tích luỹ và kiểm tra tổng thể các mô hình của hệ thống. Nó cũng cho phép thiết lập các
mô hình trong hệ thống với nhau để xây dựng các mô hình liên ngành phục vụ cho quá
trình mô hình hoá cơ chế thông qua các quyết định quản lý.
Quản lý cơ sở dữ liệu
Một phần mềm của hệ thống trợ giúp ra quyết định làm nhiệm vụ quản lý
CSDL. Phần mềm này tiến hành xác định cấu trúc các bản ghi (Record) của dữ liệu và
các mối liên quan giữa các dữ liệu với nhau. Nó cũng cho phép tích luỹ và sử dụng các
dữ liệu, đảm bảo cho việc cập nhật và kiểm tra cơ sở dữ liệu này.
Người ta ứng dụng hệ thống trợ giúp ra quyết định trong rất nhiều lĩnh vực. Khi
nền kinh tế phát triển, các mối liên hệ kinh tế đã tăng lên không ngừng. Để giải quyết
một vấn đề quản lý ở tầm vĩ mô hay vi mô người ta thường sử dụng HTTT trợ giúp ra
quyết định để tìm kiếm và thông qua một quyết định quản lý tối ưu. Đặc biệt trong các
trường hợp phải đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng (như trong lĩnh vực hàng
không, ngân hàng, sản xuất ô tô v.v…) hệ thống trợ giúp ra quyết định có vai trò đặc
biệt quan trọng. Một ví dụ điển hình là HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng
không Mỹ American Airlines. Đây là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical
Information Manegement System). Hệ thống này có thể trợ giúp thông qua các quyết
định về rất nhiều vấn đề như xác định các tuyến đường hàng không quốc tế, thiết kế
các loại máy bay mới, tiến hành các phân tích tài chính trong hoạt động hàng không
v.v… Nhờ hệ thống trợ giúp ra quyết định này người ta có thể đưa ra các quyết định
quản lý liên quan đến sự phát triển của ngành hàng không Mỹ trong tương lai. Hệ
thống American Airlines cũng đưa ra các dự báo về thị trường hàng không thế giới, về
mức độ cạnh tranh trên thị trường. Đây là những số liệu quan trọng để các nhà quản lý
trong ngành công nghiệp này đưa ra các quyết định về việc sử dụng các chuyến bay,
về chính sách giá cả của hãng, về khuyến mại khách hàng v.v…

99
 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG V
1. Khái niệm và cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng? Các chức năng cơ bản
của nó? Hiệu quả của hệ tin học văn phòng?
2. Khái niệm về HTTT xử lý giao dịch? Sơ đồ hoạt động của hệ thống?
3. Trình bày quy trình xử lý theo lô? Các nét đặc trưng của quy trình này?
4. Trình bày quy trình xử lý thời gian thực? So sánh với quy trình xử lý theo lô?
5. Trình bày mô hình thành phần và mô hình chức năng của HTTT sản xuất trong
doanh nghiệp? Các lĩnh vực ứng dụng của HTTT sản xuất?
6. Trình bày mô hình thành phần và mô hình chức năng của phân hệ thông tin kế toán?
Phân tích các chức năng của phân hệ này?
7. Trình bày mô hình thành phần và mô hình chức năng của phân hệ thông tin tài
chính? Phân tích các chức năng của phân hệ tài chính?
8. Trình bày mô hình thành phần và mô hình chức năng của HTTT quản trị nhân lực?
Phân tích các thành phần của nó?
9. Trình bày mô hình của HTTT cung cấp thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết
định? Nêu lên chức năng các thành phần của hệ thống?

100
 MỤC LỤC

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ....2

1.1.Thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế và xã hội.........................................2
1.3. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt......................................5
1.4. Bản chất của việc phát triển HTTT trong một tổ chức.............................................6
1.5. Thông tin kinh tế và hệ thống thông tin kinh tế.........................................................7
1.6. Phân loại hệ thống thông tin kinh tế............................................................................8
1.6.1. Hệ thống thông tin dự báo.......................................................................................9
1.6.2. Hệ thống thông tin kế hoạch..................................................................................10
1.6.3. Hệ thống thông tin khoa học và công nghệ...........................................................10
1.6.4. Hệ thống thông tin thực hiện.................................................................................11
1.7. Khái niệm và thành phần của HTTT quản lý..........................................................11
1.7.1. Tài nguyên về phần mềm.......................................................................................12
1.7.2. Tài nguyên về nhân lực.........................................................................................13
1.7.3. Tài nguyên về phần cứng.......................................................................................15
1.7.4. Tài nguyên về dữ liệu............................................................................................16
CÂU HỎI CHƯƠNG I.......................................................................................................18
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.................................19
2.1. Một số vấn đề phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin...................19
2.1.1. Phương pháp tiếp cận hệ thống.............................................................................19
2.1.2. Tiến trình tổng quát phát triển hệ thống thông tin.................................................19
2.2. Đại cương giai đoạn khảo sát.....................................................................................22
2.2.1. Mục đích................................................................................................................22
2.2.2. Yêu cầu của giai đoạn khảo sát.............................................................................22
2.3. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng................................................................................22
2.3.1. Phương pháp khảo sát hiện trạng...........................................................................22
2.3.2. Tiến hành khảo sát, thu thập thông tin...................................................................23
2.3.3. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu..................................................23
2.4. Kết quả thu thập..........................................................................................................25
2.4.1. Phân loại thông tin.................................................................................................26
2.4.2. Phát hiện một số yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tương lai...............26
2.5. Xác định phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án..................................................27
2.5.1. Phạm vi..................................................................................................................27
2.5.2. Mục tiêu của dự án................................................................................................27
2.5.3. Hạn chế..................................................................................................................27
2.5.4. Phác họa và nghiên cứu tính khả thi của dự án.....................................................27
2.6. Phân tích chức năng...................................................................................................28
2.6.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BUSINESS FUNCTION DIAGRAM - BFD)......28
2.6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DATA FLOW DIAGRAM – DFD)....................................33
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2......................................................................................43
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ...................................44
3.1. Quy trình thiết kế hệ thống thông tin........................................................................44

101
 3.2. Mô hình hóa thực thể..................................................................................................44
3.2.1. Một số khái niệm...................................................................................................47
3.2.2. Mối quan hệ giữa các thực thể...............................................................................49
3.2.3. Các kiểu quan hệ....................................................................................................50
3.2.4. Biểu diễn đồ họa của một thực thể........................................................................52
3.3. THIẾT KẾ CÁC TỆP DỮ LIỆU TỪ QUAN HỆ - THỰC THỂ (E – R)...............52
3.3.1. Các khái niệm cơ bản của mô hình quan hệ..........................................................52
3.3.2. Khái niệm về các dạng chuẩn................................................................................54
3.3.3. Chuẩn hoá các quan hệ..........................................................................................55
3.4. Quá trình xây dựng mô hình dữ liệu logic................................................................58
3.4.1. Biểu diễn các thực thể............................................................................................59
3.4.2. Biểu diễn các mối quan hệ.....................................................................................59
3.4.3. Chuẩn hoá các quan hệ..........................................................................................59
3.4.4. Tích hợp các quan hệ.............................................................................................59
3.5. Quy trình thiết kế mô hình dữ liệu logic...................................................................60
CÂU HỎI CHƯƠNG III...................................................................................................61
CHƯƠNG IV: HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT QUẢN LÝ.........................................62
4.1. Các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế và HTTTQL..........................................62
4.1.1. Hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp................................................................62
4.1.2. Đánh giá toàn diện.................................................................................................64
4.2. Các chỉ tiêu xác định hiệu quả kinh tế của HTTT quản lý.....................................65
CHƯƠNG V: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI
...................................................................................................................................................67
5.1. Hệ tin học văn phòng..................................................................................................67
5.1.1. Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử..................................................68
5.1.2. Chức năng quản lý trao đổi tài liệu điện tử...........................................................68
5.2. Hệ xử lý giao dịch........................................................................................................69
5.3. Hệ thống thông tin sản xuất.......................................................................................72
5.4. Hệ thống thông tin tài chính, kế toán........................................................................76
5.4.1. Phân hệ thông tin tài chính....................................................................................76
5.4.2. Hệ thống thông tin kế toán....................................................................................81
5.5. Hệ thống thông tin Marketing....................................................................................84
5.6. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực........................................................................88
5.7. Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định....................................90
MỤC LỤC................................................................................................................................95
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................97

102
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Trương Văn Tú - Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý,
NXB Đại học kinh tế quốc dân, 2000.
[2]. Hàn Viết Thuận, Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học kinh tế
quốc dân, 2008
[3]. Phạm Thị Thanh Hồng và Phạm Minh Tuấn, Bài giảng Hệ thống Thông
tin Quản lý, Nhà Xuất Bản Khoa Học Kỹ Thuật, 2007.
[4]. Bộ slides bài giảng HTTT Quản lý , Nguyễn Đức Mận, 2008.
[5]. Tô Văn Nam, Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống, Nhà xuất bản giáo
dục.
[6]. Ngô Trung Việt, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kinh
doanh nghiệp vụ, Nhà xuất bản Thống kê.
[7]. Đào Kiến Quốc, Phân tích và thiết kế hệ thống tin học hóa, Đại học Quốc
gia Hà Nội, năm 1999.

103