PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN

THẢO VĂN BẢN

3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản

Một văn bản quản lý Nhà nước phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản:
* Tính hợp pháp
*Tính hợp lý
Do vậy khi soạn thảo văn bản cần phải tuân theo những nguyên tắc văn bản
sau:
Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định.
Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn phong).
Nguyên tắc 3: Xác định đúng mục đích văn bản, đúng đối tượng và căn cứ ra
văn bản.
Nguyên tắc 4: Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian và phù
hợp với thực tiến.
Nguyên tắc 5: Văn bản ra sau không được trái hay mâu thuẫn với văn bản ra
trướcc có cùng nội dung. Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên,
không trái với văn bản pháp lý cao hơn.
Nhà quản lý khi ban hành văn bản nếu khoong tuân thủ các nguyên tắc trên(
những yếu tố có tính quy luật khách quan hình thành từ thực tiễn) se dẫn đến văn
bản mất đi tính thực thi, thậm chí vô hiệu.
3.2. Quy tắc trong soạn thảo văn bản
3.2.1. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản
Khi soạn thảo văn bản, ngoài thẩm quyền còn phải tính đến các điều kiện sau:
* Phạm vi điều chỉnh:
- Phạm vi rộng dùng loại văn bản có hiệu lực pháp lý cao.
- Những quan hệ có tính chất toàn quốc, liên ngành thì phải dùng văn bản của
cơ quan trung ương.
* Những quy định
- Quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt: do cơ quan cấp cao trung ương ban
hành.
- Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ công dân: dùng văn bản Luật.
- Quy định có tính chất quản lý: do cơ quan quản lý ngành, địa phương ban
hành.
* Cách thức thể hiện từng loại văn bản
- Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư là loại văn xuôi pháp luật
- Luật, Nghị định, Quyết định là “văn điều khoản”
* Mức độ chín muồi của các quan hệ xã hội mà văn bản điều chỉnh
- Đối với các quan hệ xã hội mới hình thành cần phải khuyến khích, bảo vệ,
hướng dẫn: Dùng văn bản dưới Luật, thậm chí dùng cả văn bản phụ như “điều lệ tạm
thời”.
- Đối với các quan hệ xã hội đã ổn định, chín muồi: dùng văn bản có hiệu lực
pháp lý cao hơn.
3.2.2. Quy tắc diễn đạt
Để văn bản thỏa mãn được các yêu cầu như tính hệ thống, logic dễ hiểu, người
biên soạn phải nắm được các quy tắc diễn đạt.
Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách nhất quán
và có quy tắc rõ ràng.
 Nếu là sự kiện, nên trình bày:
- Từ gần đến xa
- Từ nhỏ đến lớn
- Phổ biến trước, cá biệt sau
- Chung trước, riêng sau
Nếu là số liệu, nên trình bày:
- Tổng hợp trước, chi tiết au.
Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì:
- Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau
Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ cần
chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và
đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn.
3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản
Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể về cơ
cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau:
* Phần “ Căn cứ ban hành văn bản”
Căn cứ đầu tien là văn abnr quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Tiếp
theo là văn bản quy định những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập.
* Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản”
Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi khách
quan) hoặc là với mục đích “Để chấn chỉnh”, “Nhằm tăng cường”)
* Phần “Thủ tục ban hành văn bản”
Thủ tục ban hành văn bản trên cơ sở đề nghị của cấp dưới. Ở đây thể hiện rõ
sự phân cấp và chức năng trong hệ thống tổ chức. Ngoài ra thủ tục ban hành văn bản
còn trên cơ sở: “ Theo nội dung biên bản của Hội nghị”.
* Phần “Nội dung”
Cơ bản có hai cách trình bày:
 - Dạng văn xuôi, văn chương, mục.
- Dạng văn “điều, khoản”.
Nếu áp dụng dạng văn xuôi theo chương, mục thì nêu đủ các sự kiện, ý tưởng,
số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo đúng ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Ngược
lại, nếu văn bản gồm nhiều quy phạm pháp luật, có thể trình bày dưới dạng “điều
khoản” được thì nên thực hiện việc điều khoản hóa văn bản. Dạng này có tác dụng
dễ nhớ, rất tiện cho viêc trích dẫn trong quá trình áp dụng và thi hành.
Điều khoản hóa văn bản được chia thành:
+ Phần (viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề)
+ Chương(viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề)
+ Mục (viết chữ số Ả rập 1, 2, 3… hoặc A,B,C và có tiêu đề)
+ Điều(viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…)
+ Khoản( viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…)
+ Điểm, đoạn(viết chữ a, b, c.. trong đoạn dùng gạch đầu dòng).
Trên thực tế, những quy định này chưa được áp dụng thống nhất, không ít văn
bản trình bày:
Chương 1, 2, 3…
Mục I, II, III …
Điều I, II, III…
Nếu áp dụng một hệ thống nhất trên cơ sở tiện và lợi
* Phần “Chủ thể thi hành”
Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp. Nêu đích danh đối
tượng thi hành.
* Phần “Hiệu lực văn bản”
Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký. Điều này thường
gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin. Như vậy,trước ngày
văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền thông trên các hệ thống
phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ chức, các cơ quan chức năng.
Việc xử lý văn bản cũ cũng cần chú ý: Nếu theo công thức “Những quy đinh
trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ”, sẽ bất tiện vì khó xác định được văn bản
nào, phần nào trái với văn bản hiện tại. Phương pháp tốt nhất là nên cụ thể: điều nào,
văn bản nào(tên văn bản, số văn bản, thời gian ban hành văn bản). Và như vậy, cần
trình bày: “Văn bản mới này sẽ thay thế văn bản cũ có tên … số… ngày… tháng ban
hành…”; cách làm này tiện cho tra cứu và thi hành pháp luật.
3.3 . Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản
3.3.1.Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ văn bản
Khi soạn thảo van bản, người soạn thảo cần nắm được một số quy định sau:
• Hủy văn bản
Hủy đối với văn bản trái pháp luật, sai quy định, không đúng thẩm quyền.
• Bãi bỏ
Bãi bỏ đối với các văn bản có nội dung không phù hợp (quá cũ, lạc hậu…) và
đối với văn bản đã sửa đổi toàn bộ.

• Bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh

Khi đã thay đổi một hay một số nội dung văn bản trước đó.
• Đính chính
Đính chính khi có lỗi.
Chú ý:
Riêng Quyết định dù có lỗi gì thì cũng phải ban hành Quyết định khác điều
chỉnh, sửa đổi, khong được đính chính Quyết định.
Không nên dùng hình thức thu hồi văn bản vì thực tế rất khó thu hồi hết.
Nguyên tắc: Phải dùng hình thức văn bản cao hơn để hủy, bãi bỏ, sửa đổi văn
bản.
 Khi phát hiện ra sai, chính cơ quan ra văn bản phải soạn văn bản mới điều
chỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền cao hơn sẽ ra văn bản.
Những quy định cụ thể về giám sát, xử lý văn bản trái pháp luật:
Điều 81 Luật ban hành VB QPPL
“Theo đề nghị của UBTVQH, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, các ủy ban
của QH, CP,TANDTC,VKSNDTC,MTTQVN và các tổ chức thành viên, đại biểu
QH, QH xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Luật, Nghị quyết của
Quốc hội trái Hiến pháp; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản
QPPL của UBTVQH, Chủ tịch nước, CP,TANDTC,VKSNDTC trái Hiến pháp,
Luật, Nghị quyết của QH”.
Điều 82 Luật ban hành VB QPPL
“UBTVQH xem xét, Quyết định đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ
văn bản QPPL của Chính phủ, TTCP, TANDTC, VKSNDTC trái Hiến pháp, Luật,
Nghị quyết của QH và trình Quốc hội Quyết định việc hủy bỏ một phần hoặc toàn
bộ văn bản đó; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ van bản QPPL
của CP, TT, CP, TANDTC, VKSNDTC trái Pháp lện, Nghị quyết của UBTVQH;
xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Nghị quyết sai của HĐND cấp
tỉnh ”.
Điều 83 Luật ban hành VbQPPL
“Thủ tướng xem xét, Quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần
hoặc toàn bộ VBQPPL của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ
quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VB QPPL của
cơ quan Nhà nước cấp trên; xem xét Quyết định đình chỉ thi hành một phần hay toàn
bộ Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VBQPPL của cơ quan
Nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị UBTVQH bãi bỏ”.
Điều 84 Luật ban hành VBQPPL
 “Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ rưởng cơ quan thuộc cơ quan
quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc CP đã ban hành văn bản đã ban hành văn bản
trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi
hành một phần hay toàn bộ văn bản đó. Nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì
trình Thủ trướng Chính phủ Quyết định: kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình
chỉ việc thi hành Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với VB QPPL của QH,
UBTVQH, Chủ tịch nước, CP, TT CP hoặc Bộ… lĩnh vực do Bộ phụ trách chỉ việc
thi hành và đề nghị TTCP bãi bỏ Quyết định, Chỉ thị của UBND cấp tỉnh trái với VB
QPPL về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách”.
Chủ tịch UBND cấp tỉnh có quyền đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của
HĐND cấp dưới sai trái và đề nghị HĐND cùng cấp bãi bỏ.
3.3.2. Thủ tục sao văn bản
Trong quá trình quản lý, xuất phát từ yêu cầu thực tế mà đòi hỏi phải có thủ
tục sao văn bản.
- Ý nghĩa của việc sao văn bản:
Một cơ quan, tổ chức khi nhận văn bản cấp trên hay tự ban hành, thông thường
chỉ có một văn bản. Để triển khai đến cơ sở, văn bản cần được nhân ra nhiều bản.
Trong quản lý, về nguyên tắc các văn bản gửi xuống cơ sở cần phải bảp đảm chính
xác, bảo đảm tính pháp lý.
- Loại sao văn bản:
Có ba loại sao văn bản:
+ Sao y văn bản
+ Sao lục văn bản
+ Trích sao văn bản
- Quy trình sao văn bản:
 Sao y và sao lục là sao nguyên văn bản. Sao trích là chỉ sao đoạn văn bản nào
cần thiết.
Quy trình sao như sau:
+ Phần trên là phần sao
+ Ngăn cách phần sao và phần thủ tục bằng một gạch ngang đậm
+ Phần dưới có đầy đủ thể thức của một văn bản.
Cụ thể có các nội dung sau:
+ Tên cơ quan
+ Số sao, ký hiệu
+ Ngày, tháng
+ Chức vụ, họ tên người ký
+ Dấu của cơ quan.
Phân biệt sao lục với sao y:
Sao lục: là sao văn bản không phải do cơ quan mình ban hành.
Sao y: là sao lại văn bản do chính cơ quan mình ban hành.
Sao y khác với chứng thực bản sao mang tính chất công chứng.
 Mẫu
SAO VĂN BẢN
Phần bản SAO (Phô tô)

Cơ quan
Số:…/SL-VP Ngày ….tháng …. năm…
(SY-TS) (HCTH)

SAO LỤC
(SAO Y, TRÍCH SAO)

Kính gửi…

Nơi nhận Thẩm quyền chức danh ký

-Như trên (Ký tên –đóng dấu)
-Lưu VP
3.3.3.Thủ tục chuyển sao văn bản
Văn bản trước khi phát hành phải được đánh số , ghi ngày tháng, đầy đủ chữ
ký, con dấu; phải vào sổ theo dõi.
Khi chuyển văn bản phải gửi đúng tuyến, không gửi vượt cấp.
Không được ghi ý kiến của mình vào văn bản của cấp dưới để chuyển lên cấp
trên, mà phải dùng Công văn hoặc Tờ trình để ghi ý của mình. Đối với văn bản
chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới (nội bộ), có thể ghi ý kiến vào văn bản (bút phê)
nhưng phải ghi rõ ngày tháng, chức vụ, họ tên.
Thủ tục chuyển văn bản áp dụng các ký hiệu sau:
+ Dấu khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc
+ Dấu mật: mật. tối mật, tuyệt mật
Dấu chỉ mức độ được đóng dưới phần trích yếu của văn bản.
Dấu mật, khi chuyển đóng 2 bì thư.
Ngoài bì thứ hai ghi ký hiệu A - B - C
A (nghĩa là tuyệt mật): Chỉ có cá nhân người có trách nhiệm được biết.
B (nghĩa là tối mật): Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết.
C (nghĩa là mật): Cá nhân, đơn vị có quan hệ công tác được biết.
3.3.4. Thủ tục quản lý văn bản
Công tác Công văn giấy tờ đóng một văn trò không nhỏ vào hoạt động quản
lý ở một tổ chức, cơ quan.
Công văn, giấy tờ sau đây gọi tắt là “Công văn” được chia thành hai loại cơ
bản sau:
+ Công văn, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi
tắt là “Công văn đến”
+ Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là “Công văn đi”.
 Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại Công văn, những tài liệu
dùng trong nội bộ cơ quan gọi tắt là “giấy tờ của cơ quan”.
Việc quản lý Công văn rong cơ quan được phân định như sau:
- Thủ trưởng chịu trách nhiệm giải quyết kịp thời các “Công văn đến” của các
cơ quan.
-Thủ trưởng có thể ủy nhiệm cho cán bộ cấp dưới giải quyết một số loại Công
văn.
- Mỗi cơ quan nói chung phải có một cán bộ phụ trách quản lý “ Công văn
đi”, “Công văn đên” nhằm giúp thủ trưởng.
Quản lý “Công văn đi”, “Công văn đên” được quy định cụ thể như sau:
- Đối với “Công văn đi”: kể từ lúc người có trách nhiệm đã ký, phải được gửi đi
ngay trong ngày Công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.
- Đối với “Công văn đến” : kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận Công văn của
cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối tới tay người có trách nhiệm nghiên cứu
hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.
Điều 11 trong điệu lệ công tác Công văn giấy tờ và lưu trữ đã đề rõ nguyên
tắc: “Tất cả “ Công văn đi” do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký, đều phải được
chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ
tục, thể thức trước khi đưa ký và gửi đi”.
Những công việc chính của công tác Công văn là:
-Nhận và vào sổ “Công văn đến”
- Xem và phân phối “Công văn đến”
- Theo dõi việc giải quyết Công văn
- Nghiên cứu Công văn
- Khởi thảo Công văn
- Sửa chữa, dự thảo, duyệt bản thảo
- Đánh máy Công văn, xem lại bản đánh máy
 - Ký Công văn
- Vào sổ và gửi “Công văn đi”
- Làm sổ ghi chép tài liệu
- Làm các loại biên bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Trên đây là những yêu cầu, quy định và nguyên tắc chung nhất cho công tác
quản lý Công văn. Song thực tiễn cho thấy rằng, công tác quản lý Công văn đòi hỏi
một sự cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý Công văn
không đơn giản chỉ làm đầy đủ thủ tục tiếp nhận Công văn mà còn phải:
- Phân loại Công văn (Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo…) để tiện
cho việc tra cứu.
- Giao Công văn đúng đối tượng (đơn vị, Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên…)
để tránh thất lạc.
- Nắm mức độ khẩn về thời gian (Công văn cần triển khai, thực hiện ngay hay
dài ngày).
- Biết nội dung công tác mà Công văn yêu cầu (Công văn yêu cầu triển khai thực
hiện chủ trương, Công văn yêu cầu báo cáo hay yêu cầu phối hợp…)
Số lượng Công văn mỗi một cơ quan tiếp nhận là rất lớn. Về nguyên tắc, thủ
trưởng phải chịu trách nhiệm về việc xử lý các loại Công văn. Song hiện tượng thủ
trưởng bị “quá tải” trong công việc là rất phổ biến, và như vậy, hiện tượng “chậm”
thậm chí “sót” là có thể xảy ra. Để đảm bảo công tác Công văn có hiệu quả, cán bộ
quản lý Công văn phải nắm chắc số lượng “Công văn đến”, phải phân loại tỉ mỉ và
có ghi chú rõ ràng cho từng loại Công văn như:
- Công văn phải triển khai thực hiện
- Công văn yêu cầu trả lời
- Công văn yêu cầu báo cáo
- Thời gian thực hiện, trả lời, báo cáo…
 Để giải quyết kịp thời Công văn, cán bộ quản lý Công văn ở địa vị cơ sở nên
lên kế hoạch cụ thể (kế hoạch tuần, kế hoạch tháng) cho việc giải quyết hệ thống
Công văn. Thông qua kế hoach này, cán bộ quản lý văn bản gián tiếp “nhắc ” cán bộ
lãnh đạo có trách nhiệm “giải quyết” đúng hạn các loại Công văn theo thẩm quyền
của mình.
Trong thực tế công tác, do tác phong qua loa tùy tiện mà không ít văn bản
nhiều từ dùng sai, thậm chí có sự nhầm lẫn về thời gian thực hiện chương trình kế
hoạch mà không được phát hiện. Một số văn bản còn sai cả ký hiệu chức danh thẩm
quyền ký gây ra hiểu lầm. Chẳng hạn phó giám đốc khi ký không ký hiệu K/T (ký
thay); phó hiệu trưởng khi ký văn bản lại soạn là : T/L Hiệu trưởng…
3.4. Ngôn ngữ soạn thảo văn bản
3.4.1. Ngôn ngữ và văn phong
Để soạn văn bản, trước hết người viết văn bản phải nắm được các kỹ năng sử
dụng ngôn ngữ nói chung, hiểu rõ đặc điểm của từng loại văn bản trên các phương
diện như văn phong, câu cú và cách sử dụng từ. Khi soạn văn bản cần phân biệt loại
văn phong khác nhau:
-Văn viết khác với văn nói (khẩu ngữ)
-Văn chương khác với văn chính luận
-Văn hành chính khác với văn phong khoa học
Chẳng hạn đặc điểm ngôn ngữ hành chính:
Ngôn ngữ hành chính là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh, truyền tải các
quyết định quản lý và đặc biệt ở đây nó mang tính quyền lực đơn phương. Xuất phát
từ đặc điểm trên mà ngôn ngữ hành chính đòi hỏi:
+ Tính chính xác cao
Dùng từ đơn nghĩa, tránh hiểu nước đôi, không dùng từ địa phương, không
dùng từ mang tính biểu cảm, biểu tượng, hình ảnh. Câu văn ngắn gọn, không tùy
tiện dùng chữ vân vân (hay ba chấm)…
 + Tính khuôn mẫu
Văn bản hành chính đòi hỏi có một sự thống nhất từ trung ương đến địa
phương. Một số phần hay lọai văn bản được tạo Mẫu bởi cơ quan chức năng có thẩm
quyền và thống nhất áp dụng. Tránh sáng tạo riêng, thêm bớt theo chủ quan cảu
người soạn thảo văn bản.
+ Tính đại chún
Văn bản hành chính được soạn ra phải mang tính phổ cập để người dân bình
thường cũng có khả năng hiểu. Tránh lạm dụng tiếng nước ngoài, đặc biẹt là lạm
dụng từ Hán – Việt. Cách đặt câu đơn giản, tránh diễn đạt theo kiểu rắc rối.
+ Tính đại diện quyền lực.
Văn bản do một cá nhân biên soạn. Công văn do một thủ trưởng trả lời công
dân; song ý tưởng, quan điểm, thái độ là xuất phát từ công vụ, có nghĩa là cá nhân
thay mặt cơ quan, Nhà nước giải quyết công việc.Văn bản soạn thảo phải mang đầy
đủ tinh thần đó.
3.4.2. Dấu câu trong soạn thảo văn bản
Để văn bản soạn thảo ra khỏi mắc các sai lầm như tối nghĩa, khó hiểu, hiểu
nước đôi, thậm chí hiểu sai tinh thần của câu văn, người soạn thảo văn bản phải chú
ý đến việc sử dụng hệ thống các dấu câu.
1.Dấu chấm (.)
. Đặt ở cuối câu trần thuật báo hiệu hết câu.
. Sau dấu chấm chữ cái đầu tiên phải viết hoa.
2. Dấu phẩy (.)
. Dùng để tách các thành phần, cụm từ, các vế trong câu.
. Ngăn cách bộ phận chú thích với các bộ phận được chú thích.
. Thay thế chữ là trong câu luận.
. Sau dấu phẩy không viết hoa.
3. Dấu chấm phẩy (;)
 . Dùng để phân biệt các thành phần tương đối độc lập trong câu
. Để chỉ ranh giới giữa các vế trong câu ghép song song, khi các vế có sự đối
xứng về nghĩa và hình thức, có tác dụng bổ sung cho nhau.
. Sau dấu chấm phẩy không viết hoa.
4. Dấu hai chấm (:)
. Báo hiệu điều trình bày tiếp theo có tác dụng thuyết minh, giải thích điều
trình bày trước.
. Đó có thể là điều bổ sung, giải thích một từ hay một vế ở trước, có thể là
một lời thuật, lại có thể là sự liệt kê sự kiện hoặc diễn đạt lại ý mà không trích nguyên
văn.
. Sau dấu hai chấm chữ cái đầu tiên thường viết hoa.
5. Dấu ngoặc đơn ()
. Dùng để chỉ ranh giới của các thành phần chú thích để ngăn cách bộ phận
chú thích với bộ phận được chú thích và các bộ phận khác trong câu.
. Bộ phận trong dấu ngoặc đơn giúp người đọc hiểu thêm đặc điểm của bộ phận
nêu ở trước đó như: Nêu một tên gọi khác, nêu chức vụ, nghề nghiệp…
. Chữ cái đầu tiên trong ngoặc đơn không viết hoa.
6. Dấu ngoặc kép… (“…”)
. Dùng để trích dẫn nguyên văn lời nói của một người, một nhân vật hay một
phần, một câu của một tác phẩm.
. Để xác định ranh giới một tên tác phẩm, một danh hiệu.
. Đánh dấu từ mới lạ hay dùng theo nghĩa đặc biệt( châm biếm, mỉa mai).
. Chữ cái đầu tiên trong ngoặc kép phải viết hoa.
7. Dấu gạch ngang (- )
. Dùng để chỉ rang giới giữa các thành phần chú thích, bộ phận được chú thích
và bộ phận khác trong câu, ngăn cách các bộ phận giải thích với bộ phận được giải
thích.
 . Đặt giữa tên riêng hay con số để chỉ sự liên kết.
. Để trích dẫn các câu thoại.
. Đặt ở đầu các bộ phận liệt kê, khi mỗi bộ phận trình bày riêng thành một
dòng.
. Sau dấu gạch ngang không viết hoa, trừ ở đầu dòng.
3.4.3. Từ Hán- Việt trong soạn thảo văn bản.
Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, đặc biệt một số văn bản sử dụng lượng
từ Hán- Việt là khá phổ biến. Phương châm là sử dụng từ thuần Việt nhằm góp phần
làm trong sáng tiếng Việt. Song một thực tại là, nếu trong một số trường hợp không
sử dụng từ Hán- Việt sẽ dẫn đến:
-Giảm đi phần trang trọng
-Giảm uy lực câu văn
-Diễn đạt thô thiển, thiếu tính tôn trọng.
Người soạn văn bản phải nắm chắc các từ gốc Hán, các từ Hán- Việt, bởi sẽ
nguy hiểm khi dùng không đúng chỗ, đúng nghĩa của nó.
Sẽ trở nên nôm na khi nói:
-“Giấy lấy nhau” trong khi phải là “Giấy kết hôn”
-“Thủ tướng cùng với vợ ra sân bay” ( Phu nhân )
- “Nghĩa chết là nghĩa cuối cùng” ( Nghĩa tử, nghĩa tận )
Sẽ là thất thố khi dùng “chết ”, lẽ ra phải dùng “từ trần, tạ thế” trong trường
hợp trang trọng.
Sẽ mất đi tính thâm thúy khi ta nói “ Một chữ cũng là thầy, nửa chữ cũng là
thầy” (Nhất tự vi sư, bán tự vi sư).
Sẽ thiếu tế nhị nếu ta dùng các từ thuần Việt để chỉ “Nhà vệ sinh”, “Nhà hộ
sinh” .
Sẽ mất đi tính trang trọng khi trong bài diễn văn viết “ lúc đi lên, lúc đi xuống”
thay cho “lúc thăng, lúc trầm”.
 Một số từ sẽ rất khó tìm ra từ thuần Việt để thay thế như:
-Phi nước đại, nước kiệu
-Nghệ nhân
-Bánh phu thê
-Đại hội.
Sử dụng từ Hán- Việt là rất có “giá”, song cũng rất khó. Nếu không cẩn thận
sẽ bị nhầm. Chẳng hạn các từ sử dụng dễ bị sai:
-Hoa hồng- hỏa hồng
-Thương nghiệp- thương mại
-Khuyến mại- khuyến mãi
-Tri thức- trí thức
-Khẩu(mồm)<khẩu ngữ>- khẩu(người)<nhân khẩu>.
3.4.4. Từ khóa trong soạn thảo văn bản
Nhìn chung, ngôn ngữ nào cũng tồn tại một bộ từ khóa. Đó là một hệ thống
các cụm từ cố định dùng trong các tình huống cụ thể. Về mặt nào đó, đây là cách
diễn đạt theo thói quen, có tính cố định, để biểu đạt các trạng thái của lời nói. Người
soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý cần nắm vững hệ thống từ khóa,
tạo thuận lợi cho việc soạn văn bản. Chúng ta xem xét một số trạng thái sau:
• Để mở đầu đoạn văn:
Để: - thực hiện tốt…
-bảo đảm chất lượng…
-kỷ niệm…
-phục vụ cho công tác biên soạn…
Theo: -phản ánh của …
-công văn số…
-quy chế…
-yêu cầu…
 -thỏa thuận…
Trên: -cơ sở quy chế…
-cơ sở tập hợp danh sách…
Hoặc: + căn cứ vào…
+ phúc đáp Công văn…
• Để liên kết các phần văn bản:
+ Dưới đây là…
+ Về vấn đề trên…
+ Như trên đã trình bày…
+ Do vậy… tuy nhiên…
• Để trình bày quan điểm:
+ Chúng tôi cho rằng…
+ Chúng tôi nhận thấy rằng…
+ Với tư cách là… tôi đề nghị
Hoặc:
Theo: -tính toán của tôi …
-kinh nghiệm của tôi …
-nhận định của tôi …
-xu thế hiện nay thì…
-phán đoán, dự định…
-Phương án đã được duyệt…
-kết quả điều tra…
Đặc biệt trong văn phong khoa học kinh tế, trong những tình huống đòi hỏi
thể hiện khiêm tốn, tinh tế thì từ khóa có vai trò đặc biệt
Chẳng hạn:
-Chúng tôi nghĩ rằng…(mềm dẻo)
-Chúng tôi nhấn mạnh là …(gây chú ý)
 -Kinh nghiệm này cho thấy…(chứng minh thực tế)
-Bảng thống kê này chứng minh là…(nêu căn cứ)
-Có giải thích theo cách này mới có thể…(dẫn dắt)
-Có thể mượn lời của…để kết luận rằng…(khách quan)
-Thoạt nhìn có thể tưởng là…nhưng xem kỹ mới thấy là…(dẫn dụ)
-Trong đa số trường hợp, có thể xảy ra…nhưng không thể quên rằng…(biện
luận)
-Vì…ta có thể nói…càng không thể nói…,mà phải nói …(nêu chính kiến)
-Sự tìm tòi này chưa đủ để khẳng định…song chúng ta thấy rằng …(gây chú
ý)
-Có lẽ là…
-Hình như là…
-Lẽ nào là…
-Dường như chúng ta chưa hiểu hết (chưa chắc chắn)
* Để kết thúc văn bản
Xin trân trọng cảm ơn
Vậy xin báo cáo… được biết và cho ý kiến chỉ đạo./.
========***========