CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm
Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, chi nhánh...) có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể.
Nội dung công tác kế toán bao gồm các nội dung sau:
Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán;
Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán
Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp
Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị
Tổ chức kiểm kê tài sản
Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nên kinh tế thị trường...
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán
Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán
Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do nhà nước ban hành
Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tôt chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế dộ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp , hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau. Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tôt chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả
Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt cẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kê toán tài chính trong doanh nghiệp
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế
1.2.2. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần quan triệt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp
- Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp
- Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán của doanh nghiệp
- Qui định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp
- Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp
1.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:
a. Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán
* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng
Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định.
Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn. Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.
* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyển tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
b.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
c. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;
Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết,...;
Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,...
d.Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp
a. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra còn có thể lựa chọn hệ thống tài khoản của các doanh nghiệp đặt thù theo QĐ 214, QĐ19...
b. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị.
Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau:
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
1.3.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái
a. Đặc điểm
Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại sổ cũng như về trình tự hạch toán.
- Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có thể kiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái
b. Hệ thống sổ kế toán
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký - Sổ Cái;
- Sổ kế toán chi tiết : Thẻ kế toán chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, phải trả người bán ….
c. Ưu nhược điểm:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít.
- Nhược điểm: Không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản.., kết cấu số không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáo thường chậm trễ.
c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
“Phát sinh” ở phần
Nhật ký
Tổng số phát sinh
Nợ của tất cả các
Tài khoản
Tổng số phát sinh
Có của tất cả các
Tài khoản
=
=
Tổng số dư Nợ các Tài khoản
=
Tổng số dư Có các tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.1
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế toán.
Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi chép theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đính kèm theo chứng từ ghi sổ. Như vậy, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết là tách rời nhau.
Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái
b. Hệ thống sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp : + Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Cái;
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết.
+ Sổ chi tiết phải thu của khách hang, phải trả người bán …
c. Ưu nhược điểm:
Ưu điểm : Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân chia công việc. Phù hợp với nhiều loại hình, quy mô đơn vị.
Nhược điểm : Ghi chép bị trùng lặp, tăng khối lượng công việc, giảm năng suất và hiệu quả công tác kế toán.
d. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.2
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
1.3.3.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Như vậy, hình thức này cũng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổ nhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế toán để lập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt. Sau đó, căn cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái.
b. Hệ thống sổ
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm : Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy.
Nhược điểm : Một số nghiệp vụ bị trùng do vậy, cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới được ghi vào sổ cái
b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 1.3
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình độ, năng lực của các bộ kế toán tốt. Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên môn hóa và phân công lao động kế toán.
Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ. Kế toán lấy bên Có của Tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký – chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó. Khi ghi vào Nhật ký – chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản. Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký – chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái. Như vậy Nhật ký chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.
b. Hệ thống sổ
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp gồm
Nhật ký chứng từ;
Bảng kê;
Sổ Cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm
Sổ kế toán chi tiết vật tư
Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định
Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả…
c. Ưu nhược điểm
- Ưu điểm : Giảm ghi chép trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế toán. Tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán.
- Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với các đơn vị quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị có trình độ cán bộ kế toán còn yếu.
d. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.4.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Như vậy, mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa cá sổ kế toán. Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát lại như sau :
(1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ
(2) Ghi sổ kế toán chi tiết
(3) Ghi sổ kế toán tổng hợp
(4) Kiểm tra đối chiếu số liệu
(5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán nêu ra để ghi sổ kế toán. Từ hình thức kế toán đã lựa chọn doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thông tin tùy theo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp được cụ thể hoá hệ thống sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp.
1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán phải ghi rõ
- Tên doanh nghiệp,
- Tên sổ,
- Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ,
- Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Số trang, đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:
- Ngày tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế toán
Biểu số 1.1 : Mẫu sổ nhật ký chung
Đơn vị:..........
Địa chỉ:..........
Mẫu số S03a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm ----
Đơn vị tính..............
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi Sổ Cái
STT dòng
Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu
Ngày, tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
G
H
1
2
Số trang chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
x
x
x
- Sổ này có...... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.....
- Ngày mở sổ:.....
Ngày..... tháng.... năm .......
Người ghi sổ
Kế toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 1.2. Mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung
Đơn vị:............
Địa chỉ:.........
Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Năm:
Tên tài khoản
Số hiệu:
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Số hiệu
Ngày, tháng
Trang sổ
STT dòng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
G
H
1
2
- Số dư đầu năm
xxx
- Số phát sinh trong tháng
…………….
Công phát sinh
- Số dư cuối tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có...... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.....
- Ngày mở sổ:.....
Ngày..... tháng.... năm ......
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
a. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng. Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chình và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về sổ kế toán tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyến riêng cho từng thời kỳ kế toán năm.
b. Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên canh;
Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót.
Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính; Nếu phát hiện sai sót trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế toán bằng tay.
1.3.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính
1.3.5.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm :
Bảng cân đối kế toán,
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá : Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ...
1.3.5.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo cáo tài chinh phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệp có cá đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
1.3.5.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định.
Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chinh của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các công ty con.
Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.
Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán.
Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau:
Phát hành ấn phẩm
Thông báo bằng văn bản
Niêm yết hoặc
Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật
1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường hợp sau:
Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính
Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.
Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp
Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác
Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chiẹu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán
Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp luật về kế toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán. Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật
Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công ty con.
1.3.8. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia tách, sáp nhập
1.3.7.1 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán
1.3.8.2. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán
Đơn vị bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thành toán của bộ phận bị tách, bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giào, bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới, đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định của luật kế toán.
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
1.3.8.3. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán
Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao toàn bộ tài liệu cho đơn vị kế toán hợp nhất.
Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây. Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán; tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán được hợp nhất thành báo cáo tài chính hợp nhất.
1.3.8.4. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới thành lập, phải căn cứ vào biên bản bàn giao để mở sổ kế toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
1.3.8.5. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu
Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới
Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
1.3.8.6. Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản
Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động; bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định.
Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì toà tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán theo quy định.
BÀI TẬP CHƯƠNG 1
Bài 1: Công Ty TNHH Ngọc Linh, 43 phố Hàng Gai Hà Nội, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tháng 9/N taị công ty có tình hình sau (Đơn vị tính: đồng)
I- Số dư đầu tháng 9/N
STT
Loại vật tư
Số lượng
Giá đơn vị
1
2
3
Vật liệu chính A
Vật liệu phụ B
Công cụ dụng cụ C
10.000 kg
4.000 kg
200 chiếc
5.000 đ/kg
2.000 đ/kg
60.000đ/c
II- Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 9/N:
Ngày 3/9 mua 30.000 kg vật liệu chính A của công ty Sao Mai, giá mua trên hóa đơn GTGT số 112 (chưa có thuế GTGT) là 5.200/kg, vật liệu đã nhập kho theo phiếu nhập số 91, công ty chưa trả tiền người bán. Chi phí bốc dỡ số vật liệu trên đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 21 ngày 3/9 là 520.000
Ngày 5/ 9 xuất kho 20.000 kg vật liệu chính A và 2.000 kg vật liệu phụ B theo phiếu xuất số 61, 62, dùng cho sản xuất sản phẩm
Ngày 7/9 mua 1 số vật tư theo giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT số 02378, thuế suất thuế GTGT 10% của công ty Nam Hùng chưa thanh toán tiền
30.000 kg vật liệu chính A, giá đơn vị 5.100/kg
3.500 kg vật liệu phụ B, giá đơn vị 1.800/kg
300 chiếc công cụ dụng cụ C, giá đơn vị 62.000/chiếc
Hàng đã nhập kho theo phiếu nhập kho số 92 ngày 7/9
Ngày 10/9 xuất kho vật tư theo phiếu xuất số 63,
- 35.000 kg vật liệu chính A cho sản xuất sản phẩm
- 4.500 kg vật liệu phụ B trong đó dùng cho sản xuất sản phẩm là 3.000 kg và 1.500 kg dùng cho quản lý DN
- 350 chiếc công cụ dụng cụ C dùng cho sản xuất, dự tính phân bổ 2 lần trong 1 năm tài chính
5. Ngày 12/9 xuất kho 50 chiếc công cụ dụng cụ C dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp thuộc loại phân bổ 1 lần theo phiếu xuất kho số 64 ngày 12/9;
6. Ngày 16/9 mua 10.000 kg vật liệu phụ B của Cty An Bình theo hóa đơn số 492 giá mua trên hóa đơn GTGT( chưa thuế ) 20.000.000, thuế suất thuế GTGT 10%, hàng đã nhập kho theo phiếu nhập số 93 ngày 16/9. Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã chi bằng TM theo phiếu chi số 32 ngày 16/9 số tiền 1.800.000. tiền mua vật liệu Cty đã trả bằng TGNH theo giấy báo Nợ số 39
7. Ngày 20/9 mua 400 kg vật liệu phụ B của Cty Hà Vi đã thanh toán bằng tiền tạm ứng, hàng đã nhập kho theo phiếu nhập số 94 ngày 20/9, giá mua ghi trên hóa đơn GTGT 494 (chưa có thuế GTGT) là 1.490.000 , thuế suất thuế GTGT 10%.
8. Ngày 28/9 xuất kho thành phẩm theo phiếu xuất số 87, giá vốn 60.000.000, giá bán 72.000000 đổi lấy 12.000 kg vật liệu chính A của công ty An Bình theo giá chưa có thuế GTGT là 5.610/kg, thuế suất thuế GTGT 10% . Thành phẩm đã giao cho công ty An Bình nhưng cuối tháng chưa nhận được vật liệu
III. Yêu cầu:
Ghi chép vào sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế trên
Ghi sổ cái TK 152, TK 153
Biết rằng :
- Trị giá vật tư xuất kho tính theo P.P bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
- Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung
Bài 2: Công ty sản xuất Hà Trang, địa chỉ 54 phố Lạc Long Quân - Hà Nội, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tháng 11/N tại Cty có tình hình sau:(ĐVT: 1.000 đ)
Số dư đầu tháng11/N
TK 211: 5.000.000
TK 214(1): 670.000
TK 411: 7.800.000
Trong tháng11/N có các nghiệp vụ phát sinh sau
1. Ngày 5/11 bộ phận XDCB bàn giao và đưa vào sử dụng 1 nhà làm văn phòng theo biên bản bàn giao số 125, TS được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB. Giá thành xây dựng thực tế của ngôi nhà là 180.000, thời gian sử dụng 10 năm (bộ phận XDCB ghi chung sổ với bộ phận SX KD)
2. Ngày 8/11 mua sắm và đưa vào sử dụng 1 máy phát điện ở phân xưởng sản xuất phụ, giá mua (cả thuế GTGT 10%) là 137.500 theo biên bản bàn giao TSCĐ số 5 ngày 10/11. Tiền hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 45. Được biết thời gian sử dụng của TS này là 5 năm và được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB.
3. Chi phí lắp đặt chạy thử: 2.200, vận chuyển: 1100 (bao gồm 10% thuế GTGT), đã thanh toán ngay bằng tiền mặt theo phiếu chi số 189 ngày 8/11.
4. Ngày 15/11 Công ty nhượng bán 1 thiết bị SX (của FX sản xuất chính), biên bản nhượng bán số 02 ngày 15/11, nguyên giá: 200.000., đã khấu hao: 80.000, thời gian sử dụng 6 năm. Giá bán thiết bị (cả thuế GTGT 10%) : 143.000, người mua đã thanh toán qua ngân hàng theo giấy báo có số 53 ngày 16/11
5. Ngày 19/11, Mua 1 dây chuyền SX dùng cho phân xưởng sản xuất chính của Công ty, chưa trả tiền người bán. Giá mua theo hóa đơn GTGT số 0428 ngày 19/11 là 300.000, thuế suất thuế GTGT 10%. Nguồn vốn bù đắp lấy từ quĩ đầu tư phát triển
6. Ngày 25/11 Công ty góp vốn liên kết với Công ty Thủ Đô một ô tô nhãn hiệu TOYOTA nguyên giá 800000, đã hao mòn 200000. Trị giá vốn góp do hội đồng thống nhất đánh giá là 650000
7. Ngày 28/11 Công ty thanh lý 1 máy photocoppy AEW 5200 dùng ở phòng Hành chính quản trị, nguyên giá: 56.000, đã khấu hao 45.000, số thu về thanh lý 1.500 tiền mặt theo phiếu thu số 189 ngày 29/11 ; Chi phi phí thanh lý: 1.000 bằng tiền mặt theo phiếu chi số 221 ngày 28/11
8. Theo quyết định của giám đốc, ban kiểm kê của Công ty đã tiến hành kiểm kê tài sản phát hiện thiếu 1 máy tính xách tay nhãn hiệu TOSHIBA (trang bị ở phòng kỹ thuật), theo biên bản kiểm kê số 01 ngày 30/ 11, máy tính có nguyên giá 18.000, đã khấu hao 10.000, chưa xác định được nguyên nhân
Yêu cầu:
Lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên
Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chép trên sổ cái tài khoản 211 TSCĐ hữu hình
Tài liệu bổ sung:- Giả định 10 ngày Công ty ghi sổ 1 lần
- Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
CHƯƠNG 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ
HÀNH NGHỀ KẾ TOÁN
2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán daonh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế toán, nhằm hoàn thành tổ chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế toán với chi phí thấp nhất
Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả
Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1 Ý nghĩa và căn cứ lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Trên thực tế có nhiều hình thức tổ chức bộ máy kế toán khác nhau. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và xu hướng sau này, với biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán hiện có, khả năng thuê dịch vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính với mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, sử dụng cho công tác kế toán, với chất lượng phần mềm kế toán đáng sử dụng hoặc khả năng xây dựng phần mềm kế toán.
Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều đó có ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Theo hình thức này, toán doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn vi phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp
Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế.
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Sơ đồ 2.1
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị kế toán cấp cơ sở. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:
Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp
Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp
Ưu nhược điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đảm bảo cho công tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, nó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị
Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng. Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phận công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chuwcngs từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp
Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn doanh nghiệp
Ưu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán.
Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán:
2.3.Kế toán viên và hành nghề kế toán viên
2.3.1. Kế toán viên
2.3.1.1 Bố trí người làm kế toán
Bố trí người làm kế toán là công việc đầu tiên, hết sức cần thiết để tổ chức công tác kế toán. Theo quy định của luật kế toán, khi thành lập, đơn vị kế toán có trách nhiệm bố trí người làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định. Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế toán thì phải thuê người làm kế toán
2.3.1.2 Tiêu chuẩn quyền và trách nhiệm của người làm kế toán
Theo quy định của luật kế toán, người làm kế toán phải có tiêu chuẩn, quyền hạn và trách nhiệm như sau:
Tiêu chuẩn của người làm kế toán:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật
+ Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán
Có quyền hạn của người làm kế toán: Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Trách nhiệm người làm kế toán:
+ Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới.
+ Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán
2.3.1.3.Thay đổi người làm kế toán:
- Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, người làm kế toán có thể bị thay đổi do các lý do sau:
+ Vi phạm các quy định về tiêu chuẩn của người làm kế toán, hoặc các quy định khác của pháp luật buộc bị thôi việc hoặc chuyển công tác.
+ Người làm kế toán có nhu cầu làm công việc khác và được chấp nhận
+ Không thực hiện đúng các yêu cầu trong hợp đồng cung cấp dịch vụ (trường hợp thuê người làm kế toán)
- Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải bàn giao đầy đủ công việc kế toán và tài liệu liên quan đến công việc do mình phụ trách cho người làm kế toán mới. Đồng thời phải lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng( hoặc người có trách nhiệm trong doanh nghiệp) và người kế toán cũ và mới
2.3.1.4.Những người không được làm kế toán
Luật kế toán quy định những đối tượng sau không được làm kế toán:
Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính
Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của tòa án, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích
Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã
Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã
2.3.1.5.Thuê làm kế toán
Đối với đơn vị kế toán không có điều kiện hoặc không bố trí người làm kế toán thì có thể thuê làm kế toán theo quy định sau:
Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán theo quy định của pháp luật
Việc thuê làm kế toán phải được lập thành hội đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật
Đơn vị kế toán thuê làm kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng
Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng
2.3.2. Hành nghề kế toán
2.3.2.1.Khái niệm hành nghề kế toán
Hành nghề kế toán là hoạt động cung cấp dịch vụ kế toán của doanh nghiệp hoặc cá nhân có đủ tiêu chuẩn điều kiện thực hiện dịch vụ kế toán
Theo điều 55 của luật kế toán thì:
Tổ chức cá nhân có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật có quyền hành nghề kế toán
Tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán phải thành lập doanh nghiệp dịch vụ kế toán theo quy định của pháp luật. Người quản lý doanh nghiệp dịch vụ kế toán phải có chứng chỉ hành nghề kế toán do cơ quan nhà nước có thêm quyền cấp
Cá nhân hành nghề kế toán phải có chứng chỉ hành nghề kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và phải có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán
2.3.2.2.Chứng chỉ hành nghề kế toán:
Theo điều 57 của luật kế toán thì:
Công dân Việt Nam được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật, không thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 và khoản 2 điều 51 của luật kế toán có chuyên môn, nghiệp vụ về tài chính, kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực hiện về tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên.
Người nước ngoài được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
Được phép cư trú tại Việt Nam
Có chứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kế toán do tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế về kế toán cấp được bộ tài chính Việt Nam thừa nhận
Định kỳ thi sát hạch về pháp luật kinh tế, tài chính, kế toán Việt Nam do cơ quan nhà nước có thẩm tổ chức.
Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải bàn giao đầy đủ công việc kế toán và tài liệu liên quan đến công việc do mình phụ trách cho người làm kế toán mới. Đồng thời phải lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận kế toán trưởng( hoặc người có trách nhiệm trong doanh nghiệp) và người kế toán cũ và mới.
2.4.Kế toán trưởng doanh nghiệp
Chức danh kế toán trưởng
Đứng đầu bộ máy kế toán của doanh nghiệp là kế toán trưởng, hoặc người phụ trách kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng)
Thu nhập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật
Kế toán trưởng của DNNN ngoài nhiệm vụ nêu trên còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giảm sát tài chính tại đơn vị kế toán
Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.
2.4.2 Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng doanh nghiệp
2.4.2.1 Tiêu chuẩn của kế toán trưởng doanh nghiêp
Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật
Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán từ bậc trung cấp trở lên và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp, cụ thể:
Kế toán trưởng của đơn vụ kế toán là DNNN, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 2 năm.
Trường hợp có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ cao đẳng thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm
Kế toán trưởng của đơn vị kế toán là công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hợp tác xã phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp hoặc cao đẳng và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm
Kế toán trưởng của đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán cấp cơ sở và kế toán trưởng
Tổng công ty nhà nước phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và có thời gian công tác thực tế về kế toán 5 năm trở lên
Điều kiện để được bố trí làm kế toán trưởng
Không thuộc các đối tượng sau:
Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vị dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính,
Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích
Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định tại Quyết định số 43/2004/QĐ- BTC ngày 26/04/2004 của Bộ tài chính
Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng doanh nghiệp
Trách nhiệm của kế toán trưởng
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán
- Lập báo cáo tài chính
Quyền hạn của kế toán trưởng
Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Kế toán trưởng của doanh nghiệp nhà nước, ngoài các quyền đã quy định trên còn có quyền:
+ Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ
+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng
+ Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định
+ Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó
Bổ nhiệm kế toán trưởng
Đơn vị kế toán trưởng phải bố trí người làm kế toán trưởng. Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải có người phụ trách kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng
Theo quy định tại Luật Kế toán việc bố trí, bãi miễn kế toán trưởng được thực hiện như sau:
- Tất cả các đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác không bắt buộc phải bố trí người làm kế toán trưởng mà được phép cử người phụ trách kế toán
- Khi thành lập đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng mới được hoạt động. Trường hợp khuyết kế toán trưởng thì cấp có thẩm quyền phải bố trí ngay kế toán trưởng mới. Trường hợp chưa có người có đủ tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng thì phải cứ người phụ trách kế toán hoặc thuê kế toán trưởng. Đối với DNNN, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và hợp tác xã chỉ được cử người phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa là một năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng
- Việc bổ nhiệm, bãi miễn kế toán trưởng được thực hiện theo quy định của pháp luật đối với từng loại hình doanh nghiệp
- Khi thay đổi kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng cũ và kế toán trưởng mới thông báo cho các bộ phận có liên quan trong đơn vị và cho ngân hàng nơi mở tài khoản giao dịch biết họ, tên và mẫu chữ ký của kế toán trưởng mới. Kế toán trưởng mới chịu trách nhiệm về công việc làm của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc. Kế toán trưởng cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, khách quan của thông tin, tài liệu kế toán trong thời gian mình phụ trách
2.4.5. Thuê kế toán trưởng
Để nhân viên kế toán có thể phát huy hết vai trò của mình thì vấn đề đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm đó là công tác kế toán tại đơn vị mình sao cho vừa tiết kiệm, gọn nhẹ lại đạt được hiệu quả cao. Đây chính là công việc của kế toán trưởng. Vì thế, tính chuyên nghiệp, độ tin cậy của kế toán trưởng phải đạt ở mức cao nhất.
Vấn đề khó khăn được đặt ra tiếp theo cho các chủ Doanh nghiệp là làm thế nào để tìm được một kế toán trưởng như thế?
Ngày 01/01/2004, Luật kế toán do Quốc hội ban hành quy định chặt chẽ về chức danh kế toán trưởng như sau:
+ Một cá nhân chỉ được phép hành nghề kế toán trưởng khi có chứng chỉ kế toán trưởng do Bộ tài chính cấp.
Mỗi người chỉ được đứng chức danh kế toán trưởng cho một tổ chức, một doanh nghiệp duy nhất.
Chính vì lượng cung ít cầu nhiều gây nên tình trạng khan hiếm kế toán trưởng trong giai đoạn hiện nay do đó để giải quyết vấn đề này là thuê kế toán trưởng.
Hiện nay, có 2 hình thức thuê kế toán trưởng chủ yếu đó là:
Thứ nhất : Đảm trách chức danh kế toán trưởng và chịu trách nhiệm xử lý tất cả công việc liên quan đến kế toán của đơn vị, bao gồm:
- Xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán và hạch toán tại đơn vị
- Thực hiện công tác cập nhật, xử lý, lưu trữ các hóa đơn chứng từ có liên quan đến công tác kế toán thuê.
- Khai báo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, nhập liệu, xử lý, in ấn sổ sách kế toán thuê theo quy định hiện hành.
- Thực hiện báo cáo quyết toán năm và giải trình quyết toán.
- Tư vấn về thuế, chính sách đầu tư, chính sách ưu đãi liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đưa ra các giải pháp chuyên môn để tránh các rủi ri cho doanh nghiệp.
Thứ 2: Chỉ đảm trách chức danh kế toán trưởng. Các công việc nhập liệu, xử lý đã có bộ phận chuyên trách riêng. Lúc này, kế toán trưởng có nhiệm vụ:
- Giám sát, kiểm tra bộ máy kế toán của đơn vị, ngăn ngừa những sai sót của bộ máy kế toán.
- Tư vấn cho doanh nghiệp những vấn đề liên quan.
Và dù đứng ở hình thức nào thì kế toán trưởng cũng là người dẫn dắt bộ máy kế toán vì thề kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm pháp lý chức danh của mình.
Theo quy định của Luật kế toán, việc thuê kế toán trưởng được thực hiện như sau:
2.4.5.1 Đối với đơn vị thuê kế toán trưởng
Đơn vị kế toán được thuê doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc người có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán trưởng. Việc thuê làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật
Đơn vị kế toán thuê làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về việc thuê làm kế toán trưởng
2.4.5.2 Đối với doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán trưởng
Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán và người được thuê làm kế toán phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng
Tiêu chuẩn, điều kiện, trách nhiệm và quyền của người được thuê làm kế toán trưởng
Người được thuê làm kế toán trưởng phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghề nghiệp quy định đối với kế toán trưởng
Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ các điều kiện
+ Có chứng chỉ hành nghề kế toán trưởng phải có đủ các điều kiện:
+ Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định tại Điều 57 của Luật kế toán BTC ngày 26/04/2004 của Bộ tài chính
+ Có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế to án hoặc đăng ký hành nghề kế toán trong doanh nghiệp dịch vụ kế toán, kiểm toán
- Người được thuê làm kế toán trưởng có trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng quy định tại Luật kế toán và Nghị định hướng dẫn Luật kế toán.
BÀI TẬP CHƯƠNG 2
Câu 1: Công ty dệt có quy mô vừa, có tổ chức sản xuất gồm 3 phân xưởng: PX sợi, PX dệt, PX tẩy nhuộm hoàn thành; hình thức tổ chức kế toán tập trung. Hãy tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức vận dụng các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành trong các trường hợp:
Phạm vi tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất.
Phạm vi tập hợp chi phí sản xuất là các phân xưởng sản xuất.
Câu 2: Công ty xây dựng quy mô vừa, có trụ sở ở Hà Nội, có 5 xí nghiệp trực thuộc: 3 xí nghiệp ở Hà Nội, 2 xí nghiệp ở Hải Phòng và Hải Dương. Hãy vận dụng kiến thức về tổ chức công tác kế toán để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung? Nhiệm vụ của bộ máy đó? Tại sao công ty lại áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung?
Chương 3
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
3.1.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp
- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.
- Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ thống thông tin.
Sơ đồ 3.1: Mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng (Sơ đồ 3.1). Để hiểu rõ thuật ngữ này cần xem xét trên khái niệm về hệ thống thông tin và kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại toàn cầu hóa.
Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Thứ nhất, Nhập dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu;
Thứ hai, Xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê ở công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản;
Thứ ba, Kết xuất dữ liệu đầu ra:
- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ liệu…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Sơ đồ 3.2: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán.
3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc .thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
3.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp
Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2001 đến nay đã được đổi mới căn bản, bước đầu đã tạo hành lang pháp lý về kế toán cho các doanh nghiệp theo hướng tin học hóa, hiện đại hóa công tác kế toán. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định:
Một là, Khi tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam.
Hai là, Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành chủ quản……
Ba là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
Bốn là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Năm là, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
3.1.4 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau:
Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán.
Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành.
Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu.
Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ.
- Các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.
- Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý.
Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết.
3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Một là, Nhân tố về ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phụ thuộc rất nhiều vào trình độ khoa học kỹ thuật và việc tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ thuật thông tin.
Hai là, Nhân tố môi trường pháp lý: Các nhân tố hoạt động sản xuất kinh doanh mong muốn có một môi trường pháp lý ổn định.
Ba là, Nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp như:
- Ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán: bộ máy kế toán tập trung, hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán;
- Ảnh hưởng tới việc tổ chức hạch toán nội bộ doanh nghiệp như việc tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, nhân viên hạch toán ban đầu, cũng như việc hạch toán ban đầu;
- Ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp, như Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức Cán bộ….
Bốn là, Nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Ở mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động riêng, kinh doanh riêng, có tổ chức công tác kế toán riêng, hình thức kế toán riêng, đặc điểm kế toán riêng….
3.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.1. Xác định yêu cầu thông tin
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.
- Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau:
- Thông tin kế toán tài chính;
- Thông tin kế toán quản trị.
Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp.
- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.
- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:
Bảng 3.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán
TT
Người sử dụng
Mục tiêu
Nội dung
thông tin
Bộ phận cung cấp
Phạm vi sử dụng
Trong DN
Ngoài DN
Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.
3.2.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
a) Yêu cầu xây dựng
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:
Một là, Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết
Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng A phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.
Hai là, Xác định các đối tượng quản lý có liên quan
Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.
Ba là, Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
Bốn là, Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.
b) Nội dung dữ liệu cần thu thập
Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, chúng ta sẽ phải trả lời 6 câu hỏi sau:
Câu hỏi 1, Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nào cần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra.
Câu hỏi 2, Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh.
Câu hỏi 3, Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tự thực hiện nghiệp vụ và thời gian phát sinh nghiệp vụ.
Câu hỏi 4, Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xét duyệt để nghiệp vụ xảy ra và những người trực tiếp thực hiện hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…). Những cá nhân hoặc các đối tượng liên quan đến hoạt động có thể là bên trong doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…).
Câu hỏi 5, Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi chốn, địa điểm phát sinh nghiệp vụ. Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu…
Câu hỏi 6, Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụng bao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực (gọi là tài sản) và nguồn gốc hình thành của nó (gọi là nguồn vốn). Dưới góc độ các nghiệp vụ kế toán nguồn lực chính là các đối tượng của kế toán (các loại tài sản, các nguồn hình thành (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà được thể hiện thông qua các tài khoản kế toán.
Như vậy nếu 1 nghiệp vụ cần phải phản ánh nội dung (câu hỏi 1 được trả lời) thì sẽ có 5 nội dung từ câu hỏi (2) đến (5) cần phải thu thập. Tuy nhiên, không phải lúc nào 5 nội dung trên cũng được phản ánh đầy đủ khi mô tả nội dung của 1 hoạt động. Phụ thuộc vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đối với từng hoạt động, từng chu trình kinh doanh sẽ tổ chức thu thập dữ liệu cho các nội dung liên quan đến các yêu cầu đó
3.2.3. Thu thập dữ liệu đầu vào
Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các bước thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết: Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: Phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh của doanh nghiệp theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất.
Đối với mỗi hoạt động căn cứ vào thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi theo từng chu trình:
- Chu trình doanh thu: Khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợp đồng, Ngân hàng …
- Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư, tài sản cố định, bộ phận sử dụng…
- Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng…
+ Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình.
Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.
+ Mã hóa các đối tượng chi tiết: Một mã hóa được xem là một biểu diễn ngắn gọn theo quy ước những thuộc tính và các thức quản lý của đối tượng mã hóa. Đối với các đối tượng chi tiết, bộ mã sẽ có tác dụng sau:
- Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối tượng quản lý;
- Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý;
- Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiêu thức quản lý, có thể trích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung yêu cầu của người sử dụng thông tin.
3.2.3.1. Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán
a) Xác định hệ thống các đối tượng cần quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán
Một trong những công việc quan trọng trong việc ứng dụng phần mềm kế toán trên máy là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý sẽ quyết định mức độ chi tiết thông tin cần cập nhật khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh và các thông tin này khi được cập nhật sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán. Việc xây dựng hệ thống các đối tượng cần quản lý trong các doanh nghiệp phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Phải phù hợp với chế độ tài chính kế toán quy định;
- Phải đáp ứng yêu cầu quản lý thuộc phạm vi ngành, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế….. quy định;
- Phải thống nhất và đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp;
- …
Trong chương trình kế toán máy được thiết kế một tệp tin "Danh mục" rất quan trọng liên quan đến các thuộc tính của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý các đối tượng kế toán, tệp tin này ít thay đổi, có thể bổ sung, sửa chữa và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán.
Mỗi danh mục quản lý một loại đối tượng kế toán cụ thể như: Danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ); danh mục các kho; … hoặc đại diện cho một yếu tố đặc trưng của công việc kế toán như danh mục tài khoản kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục…
Hệ thống danh mục các đối tượng cần quản lý thường được sử dụng trong các doanh nghiệp cụ thể như sau:
- Danh mục tài khoản;
- Danh mục khách hàng;
- Danh mục vật tư /hàng hóa;
- Danh mục kho vật tư/ kho hàng;
- Danh mục TSCĐ;
- Danh mục khoản mục chi phí (chi phí thu mua, kho bãi, phí kiểm định…)
- Danh mục đơn vị, bộ phận;
- Danh mục ngoại tệ;
- Danh mục chứng từ;
…………….
b) Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý
- Mã hóa là quá trình ký hiệu một tập hợp xuất phát của các đối tượng hay các bảng tin bằng bộ các ký hiệu của một bảng chữ đã cho trên cơ sở các quy tắc xác định. Yêu cầu cơ bản của việc mã hóa là ký hiệu đơn trị mỗi phần tử của tập hợp được mã hóa: Mỗi phần tử của tập hợp tương ứng với một ký mã duy nhất.
- Mã được đặc trưng bởi bảng chữ, tập hợp các quy tắc tổ hợp mã và dung tích. Dung tích là số cực đại các phần tử có thể ký hiệu đơn trị theo phương pháp mã hóa. Bảng chữ của mã là tập hợp các dấu hiệu dùng để ký hiệu các phần tử của tập hợp theo các quy tắc của hệ thống mã hóa đã cho.
Có hai loại phân loại cơ bản là phân loại “thứ bậc” và phân loại theo “pha”. Trong phân loại theo thứ bậc, tập hợp các phần tử xuất phát được chia liên tiếp thành các nhóm con của các mức phân chia tiếp theo và lập thành hệ thống thứ bậc hình cây.
Để mã hóa các tính chất của đối tượng có thể chia thành 2 mức độ: Mức đơn giản và mức phức tạp (kết hợp). Nhóm thứ nhất bao gồm các phương pháp mã hóa cơ bản, nhóm thứ hai là các phương pháp được xây dựng kết hợp từ các phương pháp của nhóm thứ nhất.
Hai phương pháp cơ bản là mã hóa song song và mã hóa liên tiếp thu được do kết quả phân loại sơ bộ tập hợp các tính chất của đối tượng.
Sơ đồ 3.3: Các phương pháp mã hóa tính chất
Tính chất của các đối tượng có thể phân chia theo các tiêu thức độc lập (pha) điều đó tương ứng với phân loại theo pha. Để ký hiệu mỗi tiêu thức riêng biệt chúng ta dùng một ngăn của mã. Nếu số lượng tính chất cho một tiêu thức riêng biệt vượt quá bảng mã của chữ để mã hóa tiêu thức đó cần dùng một số ngăn. Phương pháp mã hóa như vậy được gọi là song song.
Khi dùng phân loại thứ bậc, mỗi đối tượng được mô tả bằng một bộ các tính chất của mình. Giá trị của tính chất được ghi trên ngăn xác định bằng chữ số phụ thuộc vào giá trị chữ số trên các ngăn đi trước. Phương pháp mã hóa như vậy được gọi là mã hóa liên tiếp. Ví dụ như việc phân loại tài khoản vật tư, hàng hóa chi tiết cho từng đối tượng trong các doanh nghiệp.
Khi mã hóa đối tượng chúng ta có thể sử dụng phương pháp đăng ký thứ tự, đồng nhất trong phạm vi phân loại, đồng nhất và phân loại tách biệt.
Nếu mã hóa của đối tượng không chỉ chứa phần đồng nhất mà cả phần thông tin thì người ta phân thành phương pháp mã hóa:
Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt
Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt tách riêng phần đồng nhất và phần thông tin của mã. Có thể dùng tách biệt cũng như dùng phối hợp với nhau các phần đồng nhất và thông tin của mã.
Phương pháp đồng nhất các đối tượng trong phạm vi của nhóm con phân loại
Phương pháp này đăng ký thứ tự các đối tượng được thực hiện trong phạm vi của nhóm con phân loại. Khi đó phần đăng ký không có ý nghĩa độc lập, còn mã đồng nhất của đối tượng là tổ hợp mã đầy đủ. Biến thể của phương pháp này là đồng nhất đối tượng trong phạm vi mã đồng nhất của đối tượng mức cao hơn. Các phương pháp trên kết hợp với nhau tạo ra các phương pháp mã hóa hỗn hợp.
Sơ đồ 3.4: Các phương pháp mã hóa đối tượng
- Xác định các đối tượng quản lý cần mã hóa: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết là đối tượng cần mã hóa.
- Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa: Căn cứ vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được trong gian đoạn phân tích hệ thống kế toán.
- Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng và các nội dung quản lý của đối tượng.
- Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp: Bộ mã của các đối tượng quản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hóa. Phương pháp mã hóa thông thường được sử dụng trong trường hợp này là phương pháp mã hóa tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hóa bên trong bộ mã.
- Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầu tiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hóa. Ví dụ: bắt đầu bộ mã của khách hàng sẽ là KH, nhân viên bán hàng sẽ là NVBH….
- Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó.
- Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó.
- Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã.
- Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.
Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết thông qua nội dung của Bảng 3.2 sau:
Bảng 3.2: Mô tả các đối tượng mã hóa
Đối tượng chi tiết
Các nội dung mô tả
Các nội dung quản lý
Mã hóa
Khi thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thỏa mãn các yêu cầu sau:
- Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hóa xử lý thông tin;
- Cần lựa chọn hệ thống mã hóa, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết toàn bộ các bài toán của hệ thống;
- Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất;
- Không đưa vào hệ thống mã hóa các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng không liên quan đến tất cả các phần tử;
- Các thuộc tính của đối tượng đưa vào để tạo nên các lớp phân loại (mức cao) cần phải cố định;
- Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng mã hóa cho các phần tử mới của tệp.
c. Thiết kế bộ mã hóa thông tin kế toán
Thiết kế bộ mã hóa thông tin kế toán, một trong những công việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế khá phức tạp, nó chiếm một vị trí quan trọng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính, đó là công tác mã hóa thông tin trên máy. Mã hóa thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhầm lẫn do các đối tượng thông tin được quản lý giống nhau ….Yêu cầu đối với việc mã hóa thông tin kế toán như sau:
Thứ nhất, Không dư thừa: Yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.
Thứ hai, Gợi nhớ: Mã hóa là một loạt các ký hiệu viết tắt. Điều đó, sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Muốn vậy, dữ liệu được mã hóa đển đưa vào máy phải theo một lô gích và quy tắc nhất định theo yêu cầu của phần mềm.
Thứ ba, Dễ bổ sung: Khi thiết kế độ rộng của bộ mã, đòi hỏi bộ mã phải có đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Vấn đề này ngăn ngừa tình trạng “no mã”, tức là bộ mã không đủ chứa thông tin khi lượng hàng hóa nhập - xuất hoặc lượng khách hàng tăng lên ngoài sự kiến tăng lên ngoài dự kiến trong tương lai của các doanh nghiệp.
Thứ tư, Khi thiết kế kiểm soát nhập dữ liệu tên khách hàng, hoặc từng loại hàng hóa, tên tài khoản, ….yêu cầu cần được thống nhất một tên gọi, bởi vì một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu.
3.2.3.2 Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán
a) Xây dựng các chỉ tiêu nội dung chứng từ kế toán
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các doanh nghiệp cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tổ chức lập các chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
b) Xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần áp dụng
Hệ thống chứng từ kế toán được quy định theo chế độ kế toán hiện hành bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu do Nhà nước quy định nội dung, kết cấu, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán. Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, các chứng từ phải được phân loại và mã hóa theo từng nội dung công tác kế toán có liên quan.
Ngoài việc phân loại chứng từ theo tính pháp lý (bắt buộc hay hướng dẫn) thì việc phân loại chứng từ, trong kế toán máy cần phải quan tâm đến nguồn gốc và đơn vị, bộ phận lập chứng từ thành các loại sau:
Một là, Chứng từ kế toán do các bộ phận, đơn vị bên ngoài doanh nghiệp cung cấp: Hóa đơn GTGT do người bán phát hành, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng…
Hai là, Chứng từ do các kế toán viên hoặc do các bộ phận, phòng ban liên quan khác trong doanh nghiệp lập thủ công: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho..
Ba là, Chứng từ do các nhân viên kế toán lập trên máy: Để phát huy và tận dụng khả năng của máy tính, đối với một số loại chứng từ không thuộc diện quản lý phát hành như hóa đơn GTGT thì doanh nghiệp có thể lập trên máy như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho…
c) Xử lý sai sót
Trên thực tế khi phát hiện sai sót cần phải sửa chữa, các kế toán viên thường lọc chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai trên máy rồi thực hiện "Sửa/xóa" trên chứng từ đó. Với cách sửa như vậy, trên các sổ và báo cáo kế toán sửa chữa được in ra không còn dấu vết thông tin đã ghi sai.
Nguyên lý xử lý số liệu theo chương trình kế toán máy là:
Đối với trường hợp sai sót là "thiếu hoặc thừa" nhưng vẫn đúng mối quan hệ tài khoản
Trường hợp sai sót "thiếu": Các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định của Luật kế toán bằng cách lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
Trường hợp sai sót "thừa": Theo quy định của Luật kế toán tại điều 28, khoản 1b thì phải ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Nếu thực hiện theo quy định này thì kế toán phải nhập liệu 2 lần mới điều chỉnh xong cho 1 lần chữa sổ. Chúng ta không nên nhập dữ liệu "âm" để xóa dữ liệu đã nhập sai và nhập lại chứng từ gốc đúng số liệu ghi trên chứng từ đó. Trong trường hợp này kế toán chỉ cần lập một "Chứng từ ghi sổ bổ sung là chênh lệch âm". Mặt khác các chứng từ bổ sung này chỉ có ý nghĩa ghi nhận những nghiệp vụ nhập liệu sai chứ không điều chỉnh đến chứng từ gốc ban đầu.
Đối với trường hợp sai sót về mối quan hệ tài khoản đối ứng
Các doanh nghiệp cần hạn chế tối đa trường hợp sai sót này bằng cách mã hóa các danh mục chứng từ theo mối quan hệ thường xuyên phát sinh nghiệp vụ, khi đó trên giao diện màn hình nhập liệu sẽ mặc định các chứng từ Nợ/Có hoặc mặc định theo vế phát sinh Nợ hay phát sinh Có của tài khoản.
Đối với trường hợp sai sót nhưng chưa in sổ và báo cáo
Khi kiểm tra nội bộ công tác kế toán phát hiện các sai sót mà chưa in các sổ kế toán, chưa lập các báo cáo kế toán thì có thể cho phép sửa sai trực tiếp trên chứng từ ban đầu đã nhập liệu sai bằng cách lọc chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai trên máy rồi thực hiện sửa/xoá trên chứng từ đó.
d) Công tác khử trùng chứng từ kế toán
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có 02 chứng từ ban đầu, và nếu sử dụng từng chứng từ để ghi sổ kế toán thì sẽ dẫn đến trường hợp nhập dữ liệu vào máy Nợ/Có 2 lần trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:
- Nghiệp vụ mua hàng hóa trả bằng tiền mặt: Một chứng từ là phiếu chi tiền mặt và một chứng từ là phiếu nhập vật tư, hàng hóa;
- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: Một chứng từ là hóa đơn bán hàng và một chứng từ là phiếu thu tiền mặt;
- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: Một chứng từ là phiếu chi tiền mặt và một chứng từ là giấy báo có của ngân hàng;
- Nghiệp vụ dùng ngoại tệ để mở thư tín dụng: một chứng từ là giấy bảo lãnh của ngân hàng và một chứng từ là phiếu chi tiền mặt là ngoại tệ hoặc lệnh chuyển tiền;
- Nghiệp vụ rút tiền gửi từ ngân hàng nhập quỹ: Một chứng từ là giấy báo nợ của ngân hàng và một chứng từ là phiếu thu tiền mặt.
3.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp. Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009, hệ thống tài khoản bao gồm 88 tài khoản cấp I và 06 tài khoản ngoài bảng.
Trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán trên máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ quản lý của doanh nghiệp, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V… cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết.
Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp.
- Thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp: Thông tin cụ thể về chi phí kinh doanh, theo từng khoản mục chi phí, chi tiết về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, từng ngành hàng, nhóm hàng, hoặc mặt hàng kinh doanh…
- Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, vật tư, các khoản công nợ:
Quản lý từng đối tượng là TSCĐ theo nơi sử dụng, từng loại, nhóm TSCĐ cụ thể quản lý chi tiết theo từng loại, từng nhóm vật tư, thứ vật tư, theo từng kho… quản lý chi tiết từng khách hàng: người bán, người mua, chủ nợ, theo từng lần thanh toán…
- Thông tin phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế nội bộ: Yêu cầu thông tin về chi phí, thu nhập, kết quả theo từng đơn vị, địa điểm kinh doanh…
Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản sẽ được thực hiện thông qua các nội dung sau:
Một là, Phân loại các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu trình kinh doanh;
Hai là, Đối với mỗi nghiệp vụ, xác định các đối tượng kế toán liên quan;
Ba là, Đối với mỗi đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ, xác định các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng (tài khoản) đó;
Bốn là, Tổng hợp các đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan theo cho từng chu trình.
3.2.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Trong điều kiện DN ứng dụng phần mềm kế toán thì cách thức, phương pháp kiểm tra kế toán cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Do đặc thù của chương trình, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được sử dụng chứng từ gốc nhập liệu một lần duy nhất cho các đối tượng kế toán đã được mã hóa theo nguyên tắc "nhập liệu chi tiết nhất" và "chống trùng". Vì vậy, trước hết chúng ta cần xác định những rủi ro, gian lận và sai sót có thể xảy ra trong các doanh nghiệp.
a) Đánh giá rủi ro, sai sót trong môi trường xử lý bằng máy tính
Có rất nhiều rủi ro co thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các rủi ro thành các loại sau:
* Rủi ro trong kinh doanh, là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế như hàng bán không đúng giá quy định, bán hàng không có khả năng thu tiền… Những rủi ro này, cũng giống như trong môi trường xử lý kế toán thủ công;
* Rủi ro trong xử lý thông tin, là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp báo cáo.
- Đầu vào: Nhập dữ liệu sai, không chính xác, nhập trùng dữ liệu, nhập không đầy đủ và không hợp lệ.
- Xử lý: Dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do người lập chương trình xử lý không chính xác.
- Kết quả: Thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không xác định chính xác, báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận.
* Rủi ro liên quan tới hệ thống: Liên quan tới hệ thống bao gồm những rủi ro liên quan tới việc xây dựng, bảo dưỡng hệ thống, rủi ro liên quan tới việc sử dụng hệ thống… Các rủi ro đó bao gồm:
- Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống được phát triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu của kế toán của doanh nghiệp.
- Rủi ro liên quan tới con người;
- Rủi ro liên quan tới thiết bị;
- Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống: Dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật; hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hoại để sửa chương trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin;
- Dữ liệu dễ bị mất do máy hỏng, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu trữ.
b) Gian lận trong môi trường kế toán máy
Trong bất cứ môi trường nào (kế toán thủ công hay kế toán máy), gian lận nào cũng gồm ba thành phần:
- Biển thủ tài sản;
- Chuyển đổi các tài sản biển thủ thành tiền;
- Che dấu việc biển thủ bằng các ghi chép giả mạo trên sổ kế toán hoặc các báo cáo.
Trong môi trường xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thường xẩy ra như trong môi trường xử lý kế toán thủ công, người ta còn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận.
Các kiểu gian lận thường xẩy ra: Cố tính nhập sai dữ liệu; phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chương trình quan trọng; ăn cắp thông tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hoặc mạng máy tính; sử dụng máy tính như một công cụ để tạo ra một hệ thống sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính; và sử dụng máy tính để lừa dối ví dụ như tạo một trung tâm dữ liệu giả.
c) Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Một phần mềm kế toán ứng dụng thường được thực hiện thông qua 3 giai đoạn: Nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó, kiểm tra ứng dụng cũng bao gồm 3 nhóm thủ tục kiểm tra sau:
Một là, Kiểm soát nhập liệu
Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất nhập liệu vào hệ thống. Đây là công tác kiểm tra có tầm quan trọng bậc nhất đối với công tác kiểm tra kế toán, bao gồm các nội dung:
Kiểm soát nguồn dữ liệu: Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào hợp lệ, không bị trùng lặp khi nhập liệu.
Kiểm tra quá trình nhập liệu
Các đoạn mã chương trình kiểm tra trình tự nhập liệu cần được viết và tích hợp trong phần mềm kế toán nhằm đảm bảo cho việc nhập liệu chính xác và đầy đủ. Các thủ tục kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm: Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu (> 0 hay < 0); kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu; kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu; số tổng kiểm soát; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động…
Hai là, Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu. Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tệp tin dữ liệu nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin nào không nằm đúng thứ tự. Các mẫu tin trong hai tệp tin này phải được sắp xếp theo cùng một trình tự. Nếu các mẫu tin này có trình tự sắp xếp khác nhau thì chương trình cập nhật sẽ báo lỗi và không chuyển thông tin đến tệp tin chính. Trong quá trình thiết kế hệ thống, người lập trình sẽ lập trình các thủ tục kiểm soát xử lý do kế toán cung cấp để hệ thống có thể tự động kiểm tra các hoạt động xử lý.
Ba là, kiểm soát thông tin đầu ra
Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu. Việc kiểm soát có thể thực hiện thông qua các thủ tục sau:
- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin;
- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin;
- Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin;
- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp;
- Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo;
- Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên các bản in thử, bản nháp,…
- Tăng cường các giải pháp an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính.
Kiểm tra kế toán nội bộ đánh giá sự an toàn của dữ liệu trong khi xem xét hoạt động của các bộ phận, các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán và đưa ra những đề nghị cho kế toán viên và kế toán trưởng. Việc chỉnh sửa số liệu của chức năng kế toán tổng hợp phải độc lập với việc chỉnh sửa số liệu trên các phân hệ khác, kế toán tổng hợp không được quyền chỉnh sửa số liệu kế toán chi tiết của các phân hệ, điều này nằm đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
d) Các phương pháp kiểm tra qua thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát để xác định nhân viên có thực hiện các chính sách, các bước kiểm soát một cách đúng đắn không. Kế toán cũng gọi đây là kiểm tra chứng minh. Kiểm tra viên nội bộ phải sử dụng những kỹ thuật kiểm tra với sự giúp đỡ của máy vi tính để xem xét. Các phương pháp kiểm tra thường sử dụng:
Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra viên nội bộ tạo ra một tệp tin của những nghiệp vụ mô phỏng và vạch ra những nghiệp vụ này sẽ được xử lý như thế nào trong hệ thống thông tin. Tệp tin này được vận hành với dữ liệu mô phỏng và kế toán viên sẽ xem xét thông tin đầu ra.
Mô phỏng song song: Kiểm tra viên nội bộ sẽ viết hoặc đặt hàng một đơn vị cung cấp phần mềm độc lập với phần mềm kế toán của doanh nghiệp đang ứng dụng một chương trình mô phỏng có thể thực hiện các chức năng chính của các chương trình kế toán ứng dụng của doanh nghiệp.
Phương tiện kiểm tra tích hợp hệ thống: Kiểm tra viên nội bộ sẽ tạo ra một trung tâm chi phí và các nghiệp vụ giả. Bên cạnh đó họ sẽ lập những bảng tính thủ công bằng tay và so sánh kết quả với kết quả xử lý theo chương trình máy tính. Những nghiệp vụ kiểm tra được xử lý cùng với những nghiệp vụ thật, do đó kiểm tra viên phải ngăn chặn kết chuyển vào tệp tin chính hay phải làm các bút toán điều chỉnh để xóa đi các nghiệp vụ giả.
a) Vận dụng xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán.
Danh mục chứng từ thể hiện ở Bảng 3.3 sau:
Bảng 3.3: Bảng liệt kê chứng từ
STT
Tên chứng từ
Nơi lập
Nơi duyệt
Mục đích sử dụng
1
Lệnh bán hàng
Bộ phận xử lý đơn đặt hàng
Trưởng bộ
Phận BH
Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cơ sở lập hoá đơn, phiếu xuất kho
BP tín dụng
2
b) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập chứng từ.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan.
Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn. Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ thể nhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán.
* Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ
Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định.
Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính kế toán chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
Phòng Kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả phòng kinh doanh không quá 1 ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển về phòng tài chính kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày lập chứng từ.
* Thời hạn hiệu lực
Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký
Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, thay cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu liên quan. Bảng mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát quá trình nhập liệu theo nội dung các chỉ tiêu và mẫu ở Bảng 3.4.
Nghiệp vụ kinh tế;
Bộ phận nhập liệu;
Cơ sở nhập liệu;
Chứng từ tham chiếu;
Yêu cầu nhập liệu.
Bảng 3.4: Bảng mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát quá trình nhập liệu
STT
Tên dữ
liệu nhập
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Trường hợp doanh nghiệp có tham gia các hoạt động thương mại điện tử, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, cần xác định các chứng từ điện tử cần thiết và quy định các vấn đề có liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế từ những chứng từ này. Các chứng từ điện tử cần được lập theo đúng các quy định về chứng từ điện tử trong Nghị định 129/2004/NĐ-CP. Cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ là chứng từ điện tử.
Trong giao dịch thương mại điện tử này, nếu ghi nhận tại thời điểm hoàn tất nghiệp vụ thanh toán thì thông tin kế toán sẽ chính xác và trung thực, nhưng không có chứng từ bằng giấy làm cơ sở. Nếu đợi đến khi nhận được Giấy báo Nợ, sổ phụ hay bảng sao kê của Ngân hàng mới ghi nhận thì không đảm bảo tính trung thực và kịp thời của thông tin kế toán. Việc in sổ phụ hàng ngày cũng có thể được thực hiện nhưng chỉ có ý nghĩa lưu trữ dữ liệu.
3.2.6 Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin
3.2.6.1 Công tác quản trị người dùng
Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực:
- Phân chia trách nhiệm;
- Truy cập cơ sở dữ liệu;
- Xác lập quyền sở hữu dữ liệu.
Việc phân chia trách nhiệm hợp lý và đầy đủ đòi hỏi phải phân chia giữa các chức năng thiết kế, thực hiện và vận hành trong trung tâm dữ liệu kế toán của công ty. Đặc trưng của một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính là tính tích hợp cao, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu của các bộ phận khác và sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, cần phân chia trách nhiệm truy cập, sử dụng và cập nhật cơ sở dữ liệu. Mỗi kế toán viên chỉ được nhập dữ liệu, đọc và điều chỉnh dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn chuyên viên bộ phận công nghệ thông tin có chức năng truy cập và điều chỉnh chương trình phần mềm.
Mỗi một người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa các tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu.
Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đã, không được xem, xoá hay sửa. Tệp tin này độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán trưởng là người có quyền cao nhất trong hệ thống cũng chỉ được quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu của tệp tin này mà không được quyền xóa, sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa,…
3.2.6.2 Công tác an toàn thông tin trong các phần mềm kế toán
Số liệu đơn vị kế toán có nội dung thông tin là các số liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh tế của đơn vị, vì vậy vấn đề cần quan tâm trên hết là tính toàn vẹn và tính nhất quán của dữ liệu. Mục tiêu chính của công tác an toàn dữ liệu là đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao và phục hồi được trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật trong quá trình tiếp nhận, xử lý truyền tin đối với cấu trúc dữ liệu và nội dung dữ liệu.
Một số biện pháp an toàn dữ liệu chung cho việc xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán:
Thiết lập cơ chế
Đối với phòng máy tính của đơn vị kế toán, cần xây dựng nội quy chặt chẽ, quy định cụ thể các yêu cầu như sau:
Chế độ quản lý các nhà máy là chủ: Tất cả mọi thao tác trên máy đều nằm dưới sự kiểm soát của phụ trách thông qua các cán bộ kỹ thuật được giao nhiệm vụ cụ thể.
Chế độ quản lý dữ liệu: Mọi thao thác trên dữ liệu phải tuân thủ các quy trình kỹ thuật yêu cầu, chỉ cho phép đối với những cán bộ được giao nhiệm vụ cụ thể nhưng dưới sự giám sát của người phụ trách hoặc cán bộ quản lý máy chủ. Cán bộ kỹ thuật phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ sao lưu và kiểm tra dữ liệu định kỳ đã quy định trước.
Kiểm tra, kiểm soát và hạn chế mức cao nhất việc đưa thông tin từ bên ngoài hệ thống thông qua đĩa mềm để giảm tối thiểu khả năng lây nhiễm virus lên hệ thống. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tình trạng lây nhiễm virus của các máy tính do mình quản lý.
Kế toán trưởng phải giao trách nhiệm sao lưu và kiểm tra dữ liệu cục bộ định kỳ cho một cán bộ cụ thể. Cán bộ đó dưới sự hướng dẫn của kỹ thuật viên phải tạo và quản lý các đĩa phục hồi và sao lưu cục bộ, tiến hành công việc đó theo định kỳ quy định trước.
Thiết lập nội quy sử dụng chặt chẽ đối với các máy có nhiệm vụ nhập và xử lý số liệu. Phân định chức năng nhiệm vụ cụ thể đối với các cán bộ làm việc với hệ thống. Phân nhóm làm việc ứng với các CSDL cần thiết cho nhiệm vụ của mỗi nhóm. Thống nhất và tuân thủ nghiêm túc cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý số liệu được quy định chung của đơn vị.
3.3.6.3. Công tác bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán
Xét về mức độ bảo mật dữ liệu phần mềm kế toán, có thể chia làm hai loại chính là thông tin có tính chất nội bộ đơn vị và các thông tin có thể phổ biến công cộng. Tuy nhiên công tác bảo mật cần được xem xét với yêu cầu tất cả nội dung thông tin trong CSDL đều có khả năng được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước về bảo mật thông tin, cụ thể:
- Cần có các cơ sở pháp lý như: Những quy định thống nhất cho mức bảo mật của các số liệu kế toán.
- Các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và những người có liên quan hiểu biết đầy đủ có tinh thần trách nhiệm đối với công tác bảo mật.
- Có đầy đủ biện pháp và công cụ để thực hiện các yêu cầu bảo mật như hoàn toàn kiểm soát khả năng truy nhập hệ thống và phân phối thông tin theo các quy chế khai thác.
- Hệ thống được thiết kế với khả năng kết hợp nhiều biện pháp bảo mật khác nhau, sử dụng nhiều công cụ khác nhau và đặc biệt là có khả năng thay đổi một cách linh hoạt và kịp thời các biện pháp và công cụ bảo mật nếu cần thiết.
3.2.7. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán
Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán và phải phù hợp với đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Sơ đồ 3.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
3.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.3.1 Mô hình bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức công tác kế toán
Bộ máy kế toán ở đơn vị là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng cộng tác để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại doanh nghiệp.
Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán hợp lý, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Để xây dựng một mô hình bộ máy kế toán cho phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý trong các doanh nghiệp phải căn cứ vào:
- Đặc điểm và quy trình mua/bán hàng hóa;
- Quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;
- Tính hiệu quả của việc tổ chức mô hình bộ máy kế toán;
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế nội bộ;
- Trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán;
- Trình độ trang bị, phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin;
- Mức độ phức tạp và khối lượng của các nghiệp vụ kinh tế tài chính.
a) Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức công tác kế toán tập trung (xem lại chương 2 )
b) Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán (xem lại chương 2 )
c. Tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán (xem lại chương 2 )
3.3.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
Công việc tiếp theo là bố trí nhân sự trong bộ phận kế toán vào từng phần hành kế toán theo đúng các chức năng đã được xác định. Tuỳ theo số lượng nhân viên dự kiến mà mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hay nhiều phần hành kế toán. Mỗi chức năng hay cá nhân cần có một bảng mô tả công việc, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình.
Ví dụ: Bảng mô tả công việc của nhân viên kế toán phải thu như sau:
Trách nhiệm và công việc:
1. Các công việc thường xuyên:
1.1 Nhận và kiểm tra các hoá đơn bán chịu do Phòng Kinh doanh/ Bộ phận bán hàng chuyển về;
1.2 Đối chiếu Hóa đơn và các chứng từ liên quan (Lệnh bán hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng, Bảng kê chi tiết đóng gói,...) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác, việc xét duyệt bán chịu, ... trước khi ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu;
1.3 Nhận chứng từ thanh toán (Giấy báo Có, Phiếu thu, ...), đối chiếu với các chứng từ liên quan (hoá đơn và các chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý của nghiệp vụ thanh toán trước khi ghi sổ/ nhập liệu;
1.4 Ghi chép các nghiệp vụ bán chịu trên sổ Nhật ký bán hàng/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu. Theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng;
1.5 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng chứng từ nhận nợ và thanh toán;
1.6 Kiểm tra, theo dõi và ghi chép các khoản giảm nợ phải thu bao gồm chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại;
1.7 Đối chiếu số liệu với Kế toán thanh toán, với bộ phận bán hàng, ...
1.8 Kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ tính lương, thưởng cho nhân viên hay chiết khấu cho khách hàng;
1.9 Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty.
2. Công việc định kỳ
2.1 Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết các khoản phải thu nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác;
2.2 Lập/in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp;
2.3 Tổng hợp tình hình doanh số bán chịu cho khách hàng, các khoản giảm trừ đã chấp thuận cho khách hàng để đối chiếu với các phần hành khác có liên quan;
2.4 Gửi thư đối chiếu nợ phải thu;
2.5 Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính;
3. Báo cáo
3.1 Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu;
3.2 Báo cáo Nợ phải thu theo tuổi nợ;
3.3 Báo cáo các khoản nợ phải thu khó đòi cần xử lý xoá sổ hay cần lập dự phòng; .............
3.4 ...
4. Quan hệ cộng đồng
4.1 Quan hệ tốt với đồng nghiệp;
4.2 Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới;
4.3 Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng;
5. Tiêu chuẩn thực hiện: Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác- xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm những nội dung sau đây:
- Trên cơ sở xác định rõ bản chất chức năng, vai trò của kế toán, hệ thống thông tin kế toán để lựa chọn áp dụng của phần mêm kế toán phù hợp;
- Tổ chức xác định các yêu cầu thông tin, danh mục đối tượng kế toán;
- Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, mã hóa tài khoản, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, đảm bảo tính khoa học, đầy đủ phục vụ cho công tác điều hành quản trị trong doanh nghiệp;
- Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí nhân sự kế toán phù hợp;
- Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán.
PAGE 83
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ
Bảng kê
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Sổ Cái
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Phần cứng MVT
Con người
hông tin kế toán (Báo cáo KTTC, Báo cáo KTQT)
Cơ sở dữ liệu
Các thủ tục
Dữ liệu kế toán (chứng từ, số liệu)
Cơ sở dữ liệu
Xử lý dữ liệu
Dữ liệu đầu vào
Chứng từ kế toán:
Phiếu thu, chi
Phiếu nhập, xuất
Hóa đơn mua, bán hàng,
Hóa đơn GTGT,
v.v
Xử lý dữ liệu
Phần mềm KT
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán hoạt động tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp dưới
Đơn vị 1
Đơn vị 2
Đơn vị 3
Đơn vị 4
...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Bộ phận kiểm tra
kế toán
Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Bộ phận kế toán...
Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc
Nhật ký
Sổ Cái
Cân đối thử
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị
Kết xuất dữ liệu đầu ra
Các phương pháp
mã hóa tính chất
Đơn giản (1)
Phức tạp (Kết hợp) (2)
Mã hóa liên tiếp dùng phân loại thứ bậc
Mã hóa liên tiếp dùng phân loại thứ bậc
Mã hóa mô tả không dùng phân loại
Mã hóa liên tiếp theo khối, trong khối mã hóa liên tiếp
Mã hóa song song theo khối, trong khối mã hóa liên tiếp
Mã hóa s/song trong các nhóm con riêng biệt của phân loại trật tự
Mã hóa 1/tiếp trên các ngăn đầu của mã, song song trên các ngăn còn lại
Mã hóa liên tiếp trên các ngăn đầu và đăng kýthứ tự trên các ngăn
Các phương pháp mã hóa đối tượng
Đồng nhất trong phạm vi phân loại
Đồng nhất và phân loại tách biệt
Đăng ký thứ tự
Đăng ký thứ tự
theo lô
Các phương pháp mã hóa hỗn hợp
Chứng từ
kế toán
Phân loại chứng từ
kế toán
Nhập dữ liệu đúng
Nhập dữ liệu sai
Sổ kế toán; báo cáo chính xác
Sổ kế toán sai; báo cáo sai
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Thanh Vân