- Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. - Yêu cầu về nội dung văn bản - Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. - Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. - Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì. - Văn bản phải có tính khoa học. - Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. - Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo. - Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước. - Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. - Văn bản phải có tính đại chúng. - Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. - Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. - Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước. - Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). - Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. - Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. - Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. - Văn bản phải có tính khả thi. - Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau. - Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. - Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. - Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. - Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian. - Yêu cầu về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. - Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) đảm bảo các tiêu chí. - Khổ giấy * Định lề trang văn bản * Kiểu trình bày * Phông chữ Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây. - Quốc hiệu và tiêu ngữ - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. - Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ. - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. - Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ. - Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. - Phụ lục văn bản phải có tiêu đề. - văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. - Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản. - số, ký hiệu văn bản. - ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh). - trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. - Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện. - Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố. - Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành. - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo. - Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. - Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. - Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. - Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. - Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa. - Hoàn thiện văn bản. - Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể. - Các yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính Yêu cầu về nội dung: cần chú ý văn bản ban hành phải có tính mục đích, đảm bảo chính xác, văn bản cần được trình bày phải rõ ràng, dễ hiểu và ngăn gọn, ban hành phải đảm bảo tính lập hiến và hợp pháp. - Yêu cầu về thẩm quyền: Thẩm quyền về hình thức là chủ thể quản lí được phép sử dụng thể loại văn bản mà pháp luật quy đinh cho mình về thẩm quyền ban hành văn bản. - Ví dụ: theo quy định hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì Chính phủ được ban hành Nghị quyết, Nghị định. - Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị, Quyết định. - Yêu cầu về thể thức: Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của cơ quan. - Thẻ thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu vè tiêu chuẩn hóa văn bản. - Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lí hành chính bao gồm những yếu tố sau: 1. - Tên loại, trích yếu nội dung 6. - Nội dung 7. - Nơi nhận Tóm lại thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lí của văn bản. - Yêu cầu bố cục văn bản: Phần mở đầu của các văn bản mang tính chất quy định quyết định:như Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Quyết định thì phần mở đầu nêu căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế cho việc ban hành văn bản đó. - Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết thực hiện văn bản + Chọn tên văn bản, việc chọn tên văn bản + Thu thập và xử lý thông tin, nội dung thông tin cần được thu thập thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành. - +Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo, đề cương văn bản + Duyệt bản thảo, sau khi văn bản đã xong theo nguyên tắc trình cấp có thẩm quyền + Ký văn bản, tất cả văn bản do cơ quan ban hành phải có chữ ký của người có thầm quyền để đảm bảo tính pháp lý, hiệu lực thi hành, mức độ tin cậy của văn bản.