- CẨM NANG NGHIỆP VỤ. - TÀI LIỆU NGHIỆP VỤ DÀNH CHO NHÂN VIÊN MỚI Version : 1.0 Thực hiện : Nghiệp vụ Time : 12.2013 Code : NV01 Tài liệu lưu hành nội bộ 1 Phiên bản tài liệu Date Version Description Change Maker Checker Xây dựng quy trình A A: Add new - M: Modify – D: Deleted Phê duyệt Position Name Date Signature Người thực hiện Nghiệp vụ Người kiểm tra Trịnh Thị Mỹ Hạnh Giám đốc khối Lê Phương Hạnh BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT CMT : Chứng minh thư CTK : Chủ tài khoản GD : Giao dịch DS : Phòng Dịch vụ cơ bản KH : Khách hàng NĐT : Nhà đầu tư TK : Tài khoản GDV : Giao dịch viên KTGD : Kế toán giao dịch NV : Nhân viên 2 MỤC LỤC I. - Cơ chế giao dịch chứng khoán 7 5. - Các nghiệp vụ cơ bản của công ty chứng khoán (vốn pháp định) 8 7. - Sơ đồ tổ chức khối Nghiệp Vụ 11 3. - CÁC NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO DỊCH CỦA KHÁCH HÀNG 17 1. - Nghiệp vụ giao dịch tiền 19 3. - Nghiệp vụ giao dịch lệnh 22 4. - Nghiệp vụ lưu ký chứng khoán 24 5. - Nghiệp vụ Quản lý Môi giới 27 6. - Nghiệp vụ Quản lý sản phẩm tài chính 30 7. - Nghiệp vụ Đấu giá 31 8. - Nghiệp vụ kiểm soát giao dịch 32 9. - Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ 33 3 I. - Mục đích tài liệu Tài liệu này được xây dựng trong bộ Tài liệu quy trình của khối Nghiệp vụ. - Là tài liệu giúp nhân viên mới của bộ phận Nghiệp Vụ nắm bắt được những kiến thức tổng quan về TTCK & các nguyên tắc giao dịch trên thị trường. - Là tài liệu giúp nhân viên mới hiểu được cơ cấu tổ chức của Công ty cũng như hiểu rõ chức năng nhiệm vụ bộ phận Nghiệp vụ. - Là tài liệu mô tả tổng quan các nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận. - Phạm vi sử dụng Tài liệu áp dụng trong phạm vi khối Nghiệp vụ 3. - Trung tâm lưu ký chứng khoán: Thực hiện đăng ký, lưu ký, bù trừ, thanh toán chứng khoán và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ việc giao dịch mua, bán chứng khoán. - Các nhà môi giới thực hiện giao dịch theo lệnh của khách hàng và huởng hoa hồng. - Sở giao dịch chứng khoán công bố các thông tin về giao dịch chứng khoán trên thị trường. - Các nghiệp vụ cơ bản của công ty chứng khoán (vốn pháp định. - Về nghiệp vụ lưu ký chứng khoán: Khi các công ty chứng khoán có thực hiên nghiệp vụ Môi giới hoặc Tự doanh thì sẽ đăng ký làm thành viên của Trung tâm lưu ký. - Đào Lê Minh Truy cập vào các website: Nhân viên tự tìm kiếm & tham Ủy ban chứng khoán nhà nước khảo thông tin Sở giao dịch chứng khoán HCM 4 Sở giao dịch chứng khoán HN. - Sơ đồ tổ chức khối Nghiệp Vụ 11 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Chức năng, nhiệm vụ của khối Nghiệp vụ: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng: giao dịch tiền, chứng khoán, sử dụng sản phẩm, dịch vụ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Quản lý Môi giới: cấp user và phân quyền hệ thống, cài đặt nhân viên QLTK, kiểm soát phiếu lệnh, tính lương kinh doanh … Luân chuyển và lưu trữ hồ sơ, bao gồm Hồ sơ khách hàng và Hồ sơ Công ty (Công văn, Hợp đồng. - Nguyên tắc hoạt động: Tuân thủ quy trình phối hợp giữa các bộ phận, quy trình Nghiệp vụ. - Thực hiện giao dịch nhanh chóng, chính xác. - 12 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Các gói dịch vụ của VNDIRECT Dịch vụ DIRECT PRIME SPECIAL PM@DIRECT Sản phẩm ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT 1. - Sản phẩm giao dịch - Giao dịch tiền. - Giao dịch chứng khoán. - Giao dịch lưu ký. - VNDirect, 2014 Page 13 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 3. - Mô tả chi tiết sản phẩm Sản phẩm giao dịch: a. - Giao dịch tiền: b. - Giao dịch chứng khoán: c. - Sản phẩm hỗ trợ vốn: Nhóm sản SẢN PHẨM TÍN DỤNG phẩm TÍN DỤNG KỲ HẠN LINH HOẠT TÍN DỤNG KỲ HẠN CỐ ĐỊNH VNDirect, 2014 Page 14 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Sản Phẩm MR THƯỜNG DF HIGH MR FIX DF FIX REPO OTC UTTB THƯỜNG MARGIN 1. - Chứng khoán giảm giá * Điều chỉnh giảm tỷ lệ cho vay * Giá cổ phiếu bị điều chỉnh giảm do các sự kiện quyền liên quan Khi đó tỷ lệ an toàn của tài khoản không đảm bảo, nếu KH không bổ sung tài sản để đảm bảo tỷ lệ an toàn thì sẽ bị bán chứng khoán để thu hồi nợ VNDirect, 2014 Page 15 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Danh mục đầu tư - Dễ cháy tài Tại ngày giải hạn chế: TK ký khoản. - Các tài liệu có liên quan: TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ 1 Website Công ty Chứng khoán VNDIRECT Nhân viên tự tìm kiếm & tham khảo thông tin VNDirect, 2014 Page 16 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 IV. - CÁC NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO DỊCH CỦA KHÁCH HÀNG 1. - Các kênh tiếp nhận yêu cầu mở tài khoản của khách hàng Sơ đồ tổng quan mở tài khoản cho khách hàng VNDirect, 2014 Page 17 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Nghiệp vụ mở tài khoản và quản lý thông tin khách hàng bao gồm. - Cài đặt các thông tin khách hàng để mở tài khoản giao dịch chứng khoán trên hệ thống CRM, BO@, CMS. - Cài đặt các sản phẩm giao dịch mà khách hàng đăng ký. - Những yêu cầu đối với nhân viên nghiệp vụ mở tài khoản. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 trình nghiệp vụ/ Dịch vụ khách hàng/ DVKH.Quy trình FO DVKH02 Quy trình mở tài khoản cho KH có iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 2 TK tại ngân hàng lưu ký trình nghiệp vụ/ Dịch vụ khách hàng/ DVKH.Quy trình 3 BO DVKH03 Quy trình thay đổi thông tin iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy trình nghiệp vụ/ Dịch vụ khách VNDirect, 2014 Page 18 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 hàng/ DVKH.Quy trình 2. - Nghiệp vụ giao dịch tiền Giới thiệu về nghiệp vụ Giao dịch tiền: Giao dịch tiền là các nghiệp vụ hạch toán làm tăng hoặc giảm tiền trong tài khoản chứng khoán của khách hàng dựa trên cơ sở. - VNDirect, 2014 Page 19 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Mục tiêu của nghiệp vụ giao dịch tiền - Đảm bảo yêu cầu của khách hàng được thực hiện chính xác & nhanh nhất - Đảm bảo tuân thủ quy định về chứng từ, quy định về nghiệp vụ - Có thể xử lý linh hoạt theo tình huống phát sinh nhưng vẫn phải đảm bảo quản trị rủi ro cho khách hàng, cho công ty VNDirect, 2014 Page 20 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Rủi ro của nghiệp vụ giao dịch tiền Các rủi ro có thể xảy ra Hướng khắc phục 1. - Đối với giao dịch nhập tiền. - Các quy trình và tài liệu liên quan gồm: TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ 1 BO KTGD01 Quy trình giao dịch tiền iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy trình nghiệp vụ/ Kế toán giao dịch/ KTGD.Quy trình VNDirect, 2014 Page 21 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 3. - Nghiệp vụ giao dịch lệnh Giới thiệu về nghiệp vụ Giao dịch lệnh - Là nghiệp vụ thực hiện đặt lệnh giao dịch chứng khoán cho khách hàng. - Phân loại lệnh theo phiên giao dịch của thị trường. - Nếu có nhiều mức giá đáp ứng tiêu chí trên, thì mức giá nào gần mức giá VNDirect, 2014 Page 22 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 tham chiếu nhất sẽ được ưu tiên Nếu có nhiều mức giá đáp ứng cùng lúc 2 tiêu chí trên, thì mức giá nào cao hơn sẽ được ưu tiên. - Lệnh thỏa người mua, người bán, mã cổ phiếu, số lượng, giá khớp lệnh đã được xác định thuận Mục tiêu của nghiệp vụ Giao dịch lệnh: o Đảm bảo yêu cầu lệnh đặt của khách hàng được thực hiện chính xác & nhanh nhất o Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc giao dịch lệnh, nguyên tắc hủy sửa o Đảm bảo kiểm soát lệnh đặt đế sớm phát hiện ra lỗi và xử lý lỗi kịp thời o Đảm bảo kiểm soát TTBT cân khớp hàng ngày Các rủi ro có thể xảy ra: STT Các rủi ro có thể xảy ra Cách phòng tránh rủi ro 1 Không tuân thủ quy trình kiểm tra Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên đặt lệnh. - chữ ký, CMND của khách hàng 2 Đặt lệnh không đúng yêu cầu: sai Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên đặt lệnh. - giá, sai khối lượng, sai loại lệnh 3 Đặt lệnh không kịp giờ Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên đặt lệnh. - Tư vấn cho khách hàng và môi giới, gửi yêu cầu lệnh đủ sớm để hoàn thiện các bước đặt lệnh VNDirect, 2014 Page 23 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 4 Sự cố hệ thống, mạng Thông báo ngay với IT và phối kết hợp với IT để giải quyết Các quy trình và tài liệu có liên quan: TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ 1 BO DGL01 Quy trình giao dịch lệnh iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy trình nghiệp vụ/ Giao dịch lệnh/ GDL.Quy trình 2 Quy chế giao dịch của Sở Giao Dịch Chứng Khoán Nhân viên tự tìm kiếm & tham TP HCM – HOSE khảo thông tin 3 Quy chế giao dịch của Sở Giao Dịch Chứng Khoán Nhân viên tự tìm kiếm & tham Hà Nội – HNX khảo thông tin 4. - Nghiệp vụ lưu ký chứng khoán Giới thiệu về nghiệp vụ lưu ký: Nghiệp vụ lưu ký bao gồm các mảng nghiệp vụ khác nhau liên quan đến việc lưu ký và quản lý chứng khoán, thực hiện quyền, khai báo và theo dõi mã chứng khoán. - Đồng thời thực hiện việc tăng giảm chứng khoán trên tài khoản lưu ký qua các hoạt động như chuyển khoản chứng khoán, chuyển quyền sở hữu, giao dịch lô lẻ. - Mục tiêu của nghiệp vụ lưu ký. - Lưu ký chứng khoán. - Đảm bảo tuân thủ quy trình lưu ký chứng khoán, thực hiện nhanh, chính xác nghiệp vụ lưu ký theo yêu cầu khách hàng. - Tuân thủ quy trình nghiệp vụ để tránh sai sót đến mức thấp nhất. - VNDirect, 2014 Page 24 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 - Đảm bảo trùng khớp thông tin giữa VNDIRECT và VSD qua việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ trong việc khai báo và theo dõi mã chứng khoán. - Đảm bảo quá trình giao dịch của khách hàng được thông suốt qua việc cập nhật thông tin hàng ngày về mã chứng khoán mới/ngừng giao dịch/giao dịch trở lại. - VNDirect, 2014 Page 25 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Các rủi ro có thể xảy ra: STT Nô ôi dung Biê ôn pháp phòng tránh Sổ giả, sổ sai thông tin, sai mẫu, Yêu cầu KH ký trên sổ 1 TTLK trả về - Không theo dõi ngày nhâ ôn LK của TTLK, dẫn đến lưu ký châ ôm Kiểm tra thông tin trên website và các file theo 2 - Thất lạc sổ cổ đông, thất lạc chứng dõi định kỳ từ Nhập 02 lần bút toán Chỉ make bút toán trên chứng từ gốc, kiểm soát . - Không thực hiện giao dịch 7 loại 2 nhưng quên phong tỏa hoặc trong giờ giao dịch. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 trình nghiệp vụ/ Lưu ký – Quản lý cổ đông/ LKQLCĐ.Quy trình O LK02 Quy trinh chao mua cong khai iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 2 trình nghiệp vụ/ Lưu ký – Quản lý cổ đông/ LKQLCĐ.Quy trình Quy chế lưu ký 01062012 Nguồn: www.vsd.vn 3 4 Quy chế đăng ký chứng khoán 01062012 Nguồn: www.vsd.vn 5 Quy chế TTBT 01062012 Nguồn: www.vsd.vn Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng Nguồn: www.vsd.vn 6 khoán VNDirect, 2014 Page 26 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 5. - Nghiệp vụ Quản lý Môi giới Giới thiệu về nghiệp vụ Quản lý Môi giới: Quản lý môi giới: là nghiệp vụ thực hiện các các giao dịch và công việc hỗ trợ để môi giới có thế đặt lệnh, chăm sóc tài khoản khách hàng. - VNDirect, 2014 Page 27 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 - Phân bổ và rút hạn mức Margin/T0: Phân bổ hạn mức Margin/TO: là nhân viên nghiệp vụ bằng giao dịch cấp hạn mức Margin/TO vào user của Môi giới để Môi giới có thể cấp hạn mức cho khách hàng. - Rút hạn mức Margin: là nhân viên nghiệp vụ bằng giao dịch rút hạn mức Margin/T0 ra khỏi user của Môi giới. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 trình nghiệp vụ/ Quản lý Môi giới/ QLMG.Quy trình BO QLMG02 Quy trình cài đặt và quản lý khách iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 2 hàng đăng ký Dịch vụ QLTK trình nghiệp vụ/ Quản lý Môi giới/ QLMG.Quy trình 3 Cơ chế Môi giới 4 Cơ chế sale DA 5 Cơ chế Khách hàng tổ chức 6 Bảng phân quyền duyệt hạn mức 7 Quy chế TO 8 Quy trình Phối hợp công việc khi MG nghỉ việc VNDirect, 2014 Page 28 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 VNDirect, 2014 Page 29 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 6. - Nghiệp vụ Quản lý sản phẩm tài chính Giới thiệu về nghiệp vụ Quản lý sản phẩm Tài chính Là nghiệp vụ thực hiện cài đặt vào hệ thống các yêu cầu của khách hàng về việc đăng ký hoặc ngừng sử dụng các sản phẩm tài chính trên cơ sở chứng từ hợp lý. - Mục tiêu của nghiệp vụ Quản lý sản phẩm Tài chính. - Bán xử lý: Nghiệp vụ thực hiện b án chứng khoán trên ( nhóm) tài khoản khách hàng khi tỷ lệ thực tế của ( nhóm) tài khoản < Tỷ lệ xử lý (85. - Cần có bước make và check giao dịch. - Cài đặt khi có yêu cầu của các cấp Chỉ thực hiện giao dịch khi có chứng từ đầy đủ lãnh đạo không liên quan khi chưa có và hợp lệ. - VNDirect, 2014 Page 30 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 Về quản lý nợ của Tài khoản: STT Các rủi ro có thể xảy ra Hướng khắc phục Không thu hồi nợ đến hạn DF Phát hiện trong ngày: Thực hiện đảo nợ 1 Phát hiện ngày hôm sau: Call nộp tiền hoặc bán CK từ đầu giờ sáng Không xử lý call tỷ lệ trong ngày, mã Thực hiện bán từ sáng sớm hôm sau hoặc call 2 CK có thể giảm sàn và không bán Kh nộp tiền sớm được Bán quá số tiền cần nộp của TK Thỏa thuận với KH về lệnh bán thừa, nếu KH 3 không đồng ý nhận lệnh bán thừa này mua hoàn trả lại CK cho KH Call thiếu hoặc SMS thiếu đến Thông báo ngay cho KH và NVQLTK tại thời 4 NVQLTK và KH điểm phát hiện Các quy trình và tài liệu có liên quan: TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ BO QLSP01 Quy trình quản lý sản phẩm GDKQ iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 và HĐTD trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình BO QLSP02 Quy trình quản lý sản phẩm liên iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 2 thông trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình BO QLSP03 Quy trình quản lý sản phẩm high iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 3 margin trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình BO QLSP QLMG Hướng dẫn sử dụng Mfile tại bộ iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 4 phận QLSP QLMG trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình BO QLSP Hứơng dẫn chấm chứng từ QLSP - iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 5 QLMG trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình 7. - Nghiệp vụ Đấu giá Giới thiệu về nghiệp vụ Đấu giá Là nghiệp vụ trong đó VNDIRECT đóng vai trò đại lý cho các đợt đấu giá tại 2 Sở Giao Dịch HNX và HOSE. - Mục tiêu của nghiệp vụ Đấu giá. - Thực hiện / và Hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng Quy chế đấu giá của 2 Sở VNDirect, 2014 Page 31 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 - Thực hiện nhanh, chính xác các thao tác theo yêu cầu. - Các rủi ro có thể xảy ra: STT Các rủi ro có thể xảy ra Cách phòng tránh rủi ro Hướng dẫn KH không đầy đủ, dẫn Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình Quy chế đấu giá Sở GD sẽ quy định Quy chế đấu 2 giá riêng cho từng đợt đấu giá 8. - Nghiệp vụ kiểm soát giao dịch Giới thiệu về nghiệp vụ kiểm soát giao dịch: Kiểm soát giao dịch là nghiệp vụ kiểm soát, chấm lại giao dịch so với chứng từ gốc tất cả các giao dịch đã thực hiện trong ngày của bộ phận Nghiệp Vụ. - Các nghiệp vụ hiện tại đang kiểm soát bao gồm: STT Các nghiệp vụ cần kiểm soát Bộ phận kiểm soát 1 Các giao dịch của bộ phận DVKH Kiểm soát giao dịch Các giao dịch của nghiệp vụ quản lý Kiểm soát giao dịch 2 Môi giới Các giao dịch của nghiệp vụ quản lý Kiểm soát giao dịch 3 Sản phẩm 4 Các giao dịch của nghiệp vụ lưu ký Kế toán kiểm soát Các giao dịch của nghiệp vụ kế toán Kế toán kiểm soát 5 giao dịch Nguyên tắc chấm chứng từ. - Các quy trình và tài liệu có liên quan: TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ VNDirect, 2014 Page 32 Cẩm nang nghiệp vụ – NV01 Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0 BO KSGD01 Quy trình kiểm soát giao dịch DVKH iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 1 trình nghiệp vụ/ Kiểm soát giao dịch/KSGD.Quy trình BO KSGD01 Quy trình hướng dẫn chấm chứng từ iVND/ 08. - Nghiệp vụ/ Tài liệu quy 2 QLSP QLMG trình nghiệp vụ/ Kiểm soát giao dịch/KSGD.Quy trình 9. - Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ Giới thiệu về hệ thống quản lý hồ sơ Mfile: Hệ thống Mfile là hệ thống dùng để lưu trữ, tìm kiếm, quản lý, luân chuyển và kiểm soát các chứng từ, hồ sơ, tài liệu tại VNDIRECT. - Tiếp nhận Phát hồ sơ sinh Scan/save Mfiles Nghiệp vụ* Kiểm Lưu trữ soát Kết thúc