- BÀI 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH I. - “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. - Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. - Dù bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người). - Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình. - Chuẩn bị thuyết trình Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. - Để thuyết trình thành công, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. - Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác. - Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm. - Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta sẽ thuyết trình. - Điều này sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của thính giả khi thuyết trình. - Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả. - Phân tích diễn giả và thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình kỹ năng học tâp a. - Phân tích thính giả Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. - Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất và kinh nghiệm làm việc Qui mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. - Phân tích diễn giả Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. - Xác định mục đích, mục tiêu Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. - Một bài thuyết trình được coi là tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau. - Cấu trúc bài thuyết trình tốt. - Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. - Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. - Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu sau. - Tập luyện Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình. - Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình. - Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động. - Cầu trúc bài thuyết trình Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. - Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó. - Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình. - Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường. - Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. - Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc. - Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. - Phần kết luận giúp cho thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình. - Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình. - Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm. - Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả. - Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính: Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. - Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công. - Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình. - Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống. - Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu. - Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty. - Phần thân bài * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. - Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì. - Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng. - Chia thành các phần dễ tiếp thu Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. - Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung. - Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. - Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. - Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình. - Tóm tắt điểm chính Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. - Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. - Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh. - Thách thức và kêu gọi Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình. - Vì vậy phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. - Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ. - Yếu tố thành công của bài thuyết trình Thuyết trình trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống, bạn cần đặt các câu hỏi. - Thuyết trình cái gì. - Thuyết trình như thế nào. - Chuẩn bị thật kỹ bài thuyết trình và địa điểm sẽ thuyết trình Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi thuyết trình. - Khi đã nắm vững những thông tin sẽ trình bày, chứng tỏ bạn đã có sự chuẩn bị rất tốt cho bài thuyết trình mà bạn sắp trình bày. - Sự lô gic của bài thuyết trình sẽ lôi kéo người nghe cần phải cố gắng hơn để có được những thông tin mà họ cần nghe. - Hãy LÀM cho bài THUYẾT TRÌNH lôi cuốn ĐỂ ĐÁNG với thời gian và sự chú ý của thính giả. - Tập bài thuyết trình trước TẬP bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái: tập trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp. - Trang phục phù hợp với nhịp điệu Khi thuyết trình hay nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. - Nếu trang phục làm cho bạn gò bó và khi bạn cố tỏ vẻ thoải mái sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng bài thuyết trình của bạn mặc dù bạn có thể nắm rất chắc về nội dung. - Ngôn từ thích hợp Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình. - Trình bày bài thuyết trình ấn tượng và hay như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. - Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công. - Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. - Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. - Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. - Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. - Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là Projector (máy chiếu) dùng để chiếu các slide (chuẩn bị bằng phần mềm Power Point), Video hoặc các file sử dụng phần mềm khác. - Điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp tốt giữa nói và các thiết bị hỗ trợ. - NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 1. - Tính toán thời gian hợp lý Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. - Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe. - Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần. - Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình. - Dẹp bỏ sự lo lắng Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. - Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. - Sôi nổi và nồng nhiệt Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi thuyết trình sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. - Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình. - Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T VI. - Phần lớn mọi người xem việc phải nói trước đám đông là rất khó khăn nên họ thưởng rất ngại khi phải thuyết trình. - Sau đây là 5 bí quyết để thuyết trình thành công: 1. - Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những điểm này. - Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài thuyết trình của mình. - Quay lưng về phía người nghe: Đừng bao giờ quay lưng về phía người nghe quá 2 giây trong lúc thuyết trình. - Kết thúc không tốt: Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không phải là một việc dễ làm. - Kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và nói lời cảm ơn. - Người nghe không phù hợp Nếu không tìm hiểu trước về đối tượng người nghe, bạn sẽ không có một bài thuyết trình phù hợp do vậy không thuyết phục. - Nếu bạn thuyết trình về vấn đề phần mềm thì bài thuyết trình của bạn sẽ không có tác dụng với những nhà đầu tư quan tâm đến lĩnh vực năng lượng. - KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH 1. - Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình - Đặt câu hỏi để thính giả cùng chia sẻ kinh nghiệm. - Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình - Loại bỏ bớt các hoạt động ít quan trọng. - Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình - Đảm bảo tất cả thính giả đều nhìn thấy được. - Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có) trước khi thuyết trình. - Lưu ý tắt và bật máy khi gián đoạn giữa 2 lần thuyết trình dài