Chương 07 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN BUILDING INFORMATION SYSTEMS Nhóm 07: 1. Phan Thuỳ Dung 2. Lê Thị Hạnh 3. Trần Gia Hân 4. Phan Thị Hoài Khánh 5. Nguyễn Thị Hồng Thắm 1 Bốn cấp độ thay đổi cấu trúc tổ chức bởi IT Tự động hóa (Automation) Chuẩn hóa/Hợp lý hóa các thủ tục (Rationalization of procedures) Tái cấu trúc/tái thiết kế quy trình kinh doanh (Business process redesign) Thay đổi mô hình (Paradigm shifts) 2 Mối liên hệ giữa rủi ro và lợi nhuận do thay đổi tổ chức  Tự động hóa và hợp lí hóa. Sự thay đổi luôn chậm thì lợi nhuận ít, ít rủi ro  Tái cấu trúc/ tái thiết kế và thay đổi mô hình:sự thay đổi nhanh chóng hơn, toàn diện hơn, kì vọng lợi nhuận cao nhưng dễ thất bại, rủi ro lớn 3 Quản lí quy trình nghiệp vụ /kinh doanh: (BPM)  BPM được thiết kế để cải thiện các quy trình nghiệp vụ thông qua sự kết hợp của công nghệ và nghiệp vụ  BPM gồm các công cụ, phương pháp để phân tích, thiết kế, tối ưu hóa các quy trình. 4 Các bước trong BPM Xác định các quy trình cần thay đổi Phân tích các quy trình hiện có Thiết kế quy trình mới; Thực thi các quy trình mới; Đo lường liên tục. 5 Quy trình phát triển hệ thống The Systems Development Process. Phân tích hệ thống (Systems analysis) Thiết kế hệ thống (Systems design) Lập trình (Programming) Vận hành và bảo trì (Production and maintenance) Chuyển đổi (Conversion) Kiểm thử (Testing) 6 Các phương pháp mô hình hóa và thiết kế hệ thống  Phương pháp hướng cấu trúc (Structured methodologies)  Phát triển hướng đối tượng (Object-oriented development) 7 Phương pháp hướng cấu trúc  Sử dụng kĩ thuật là từng bước, với mỗi bước xây dựng dựa trên bước trước đó.  Định hướng theo quy trình, tập trung chủ yếu vào việc mô hình hóa các quy trình hoặc các hành động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối dữ liệu dưới dạng dòng dữ liệu (DFD) trong hệ thống.  Tách dữ liệu khỏi các quy trình 8 Lưu đồ công việc (Workflow):  Mô tả tiến trình xử lí, lưu trữ dữ liệu ở các bộ phận cũng như sự phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong tổ chức hay giữa tổ chức với bên ngoài tổ chức.  Các kí pháp cơ bản: Tiến trình, điều kiện, xử lí thủ công, tài liệu một tờ, tài liệu nhiều tờ, kho dữ liệu. Tiến trình Tài liệu một tờ Điều kiện Tài liệu nhiều tờ Xử lý thủ công Kho dữ liệu 9 Sơ đồ dòng dữ liệu/ luồng dữ liệu (DFD: Data flow diagram) Ký pháp  DFD dùng để mô tả dữ liệu được xử lí, phân phối, lưu trữ như thế nào trong hệ thống thông tin.  Kí pháp dùng cho biểu đồ dòng dữ liệu, gồm 4 kí pháp cơ bản: • Nguồn/Đích • Tiến trình • Kho dữ liệu • Dòng dữ liệu Tiến trình Kho dữ liệu Nguồn/Đích Dòng dữ liệu DeMarco & Yourdon Gane & Sarson 10 Các biểu đồ dòng dữ liệu 1. Biểu đồ ngữ cảnh 2. Biểu đồ dòng dữ liệu vật lí hiện tại 3. Biểu đồ dòng dữ liệu logic hiện tại 4. Biểu đồ dòng dữ liệu logic mới 5. Biểu đồ dòng dữ liệu vật lí mới 11 Phát triển hướng đối tượng Object-oriented development  Đối tượng là đơn vị cơ bản của phân tích và thiết kế hệ thống: • Mô hình hướng đối tượng dựa trên các khái niệm lớp và kế thừa: • Giảm thời gian và chi phí phát triển. 12 Vòng đời hệ thống truyền thống Traditional systems life cycle Phân tích hệ thống (Systems analysis) Thiết kế hệ thống (Systems design) Lập trình (Programming) Vận hành và bảo trì (Production and maintenance) Chuyển đổi (Conversion) Kiểm thử (Testing) 13 Vòng đời hệ thống truyền thống Traditional systems life cycle  Là phương pháp lâu đời nhất cho việc xây dựng hệ thống thông tin.  Cách tiếp cận theo giai đoạn  Phân chia lao động chính thức giữa người dùng cuối và các chuyên gia hệ thống thông tin.  Nhấn mạnh các thông số kỹ thuật chính thức và giấy tờ.  Vẫn được sử dụng để xây dựng các hệ thống phức tạp.  Chủ yếu là cách tiếp cận “thác nước”  Nhược điểm: • Có thể tốn kém, mất thời gian và không linh hoạt. • Không phù hợp với nhiều hệ thống máy tính để bàn nhỏ 14 Phương pháp làm bản mẫu Prototyping Sử dụng nguyên mẫu (là một mô hình sơ bộ) để nhận đánh giá và phản hồi của người tiêu dùng từ đó dần hoàn thiện và phù hợp hơn với yêu cầu của người dùng. 15 Phát triển người dùng cuối End-user development Cho phép người dùng cuối phát triển các hệ thống thông tin không có (hoặc có ít) sự giúp đỡ từ các chuyên gia Ưu điểm: • Giảm thời gian và các bước cần thiết • được hoàn thành nhanh chóng • Cho phép người dùng chỉ định nhu cầu kinh doanh của riêng họ Nhược điểm: • Kiểm soát dữ liệu có thể bị mất • Không dành cho các ứng dụng xử lý chuyên sâu • Quản lý và kiểm soát không đầy đủ, thử nghiệm, tài liệu 16 Gói phần mềm ứng dụng Application software packages 17 Gia công phần mềm Outsourcing  Công ty có thể thuê một tổ chức bên ngoài để xây dựng hoặc vận hành hệ thống thông tin cho công ty mình.  Một số loại gia công phần mềm: các nhà cung cấp điện toán đám mây, SaaS, các nhà cung cấp bên ngoài. 18 Phương pháp tiếp cận mới để xây dựng hệ thống (New approaches for system building) Phát triển ứng dụng nhanh (RAD: rapid application development) Thiết kế ứng dụng chung (JAD: joint application design) Phát triển linh hoạt (Agile development) Phát triển dựa trên thành phần Phát triển ứng dụng di động 19 Chương 07 QUẢN TRỊ DỰ ÁN MANAGING PROJECTS 20 Sự quan trọng của quản trị dự án The Importance of Project Management.  Dự án: một chuỗi các hoạt động liên quan được lên kế hoạch để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể.  Quản lí dự án: Đề cập đến việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đạt được các mục tiêu cụ thể trong phạm vi hạn chế về ngân sách và thời gian quy định. 21 Năm biến số chính ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng Rủi ro 22 Hậu quả của việc quản lý dự án kém Consequences of poor project management  Thất bại cao  Mất nhiều thời gian và tiền bạc hoặc các hệ thống hoàn thành không hoạt động đúng yêu cầu  Hệ thống yếu kém về kỹ thuật sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất  Không đạt được lợi ích như dự kiến 23 Kiểm soát quản trị của hệ thống dự án Management control of systems projects 24 Kế hoạch hệ thống thông tin Information systems plan  Kế hoạch hệ thống thông tin hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh tổng thể của họ và trong đó các hệ thống chiến lược được đưa vào kế hoạch cấp cao nhất.  Kế hoạch hệ thống thông tin gồm những nội dung chính: Mục đích của kế hoạch Cơ sở chiến lược kinh doanh Hệ thống hiện tại Phát triển mới Chiến lược quản lý Kế hoạch thực hiện Yêu cầu về ngân sách 25 Kế hoạch hệ thống thông tin Information systems plan 1. Mục đích của kế hoạch • Tổng quan về nội dung kế hoạch • Tổ chức kinh doanh hiện tại và tương lai • Các quy trình kinh doanh chính • Chiến lược quản lý 2. Cơ sở chiến lược kinh doanh • Tình hình hiện tại • Tổ chức kinh doanh hiện tại • Thay đổi môi trường • Mục tiêu chính của kế hoạch kinh doanh • Kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp 26 3. Hệ thống hiện tại • Các hệ thống chính hỗ trợ các chức năng và quy trình kinh doanh • Khả năng cơ sở hạ tầng hiện tại • Phần cứng • Phần mềm • Cơ sở dữ liệu • Viễn thông và Internet • Khó khăn đáp ứng yêu cầu kinh doanh • Dự đoán nhu cầu trong tương lai 4. Phát triển mới • Dự án hệ thống mới • Mô tả dự án • Lý do kinh doanh • Ứng dụng vai trò trong chiến lược • Yêu cầu khả năng cơ sở hạ tầng mới • Phần cứng • Phần mềm • Cơ sở dữ liệu • Viễn thông và Internet 27 5. Chiến lược quản lý • Kế hoạch mua lại • Các mốc thời gian và thời gian • Tổ chức lại • Tổ chức lại nội bộ • Kiểm soát quản lý • Các sáng kiến đào tạo chính • Chiến lược nhân sự 6. Kế hoạch thực hiện • Khó khăn dự kiến trong việc thực hiện • Báo cáo tiến độ 7. Yêu cầu về ngân sách • Yêu cầu • Tiết kiệm tiềm năng • Tài chính • Chu kỳ mua lại 28 Yêu cầu thông tin và KPIs 29 Chi phí của hệ thống thông tin Phần cứng Viễn thông Nhân viên Dịch vụ Phần mềm 30 Lợi ích của hệ thống thông tin Lợi ích hữu hình Tăng năng suất Chi phí Chi phí Giảm tốc Giảm lực Chi phí Chi phí Giảm chi hoạt bên độ tăng lượng máy tính văn thư phí cơ động ngoài trưởng lao động thấp hơn thấp hơn sở thấp hơn thấp hơn chi phí 31 Lợi ích của hệ thống thông tin  Lợi ích vô hình: • Cải thiện việc sử dụng tài sản • Kiểm soát tài nguyên được cải thiện • Cải thiện kế hoạch tổ chức • Tăng tính linh hoạt của tổ chức • Thông tin tăng và kịp thời 32 Quản trị rủi ro dự án  Mức độ rủi ro dự án bị ảnh hưởng bởi: • Quy mô dự án • Cấu trúc dự án  Trình độ chuyên môn kỹ thuật của nhân viên hệ thống thông tin và nhóm dự án 33 Kiểm soát các nhân tố rủi ro  Quản lý kỹ thuật phức tạp  Công cụ lập kế hoạch và kiểm soát chính thức  Tăng sự tham gia của người dùng và vượt qua sự phản kháng của người dùng 34 Quản trị sự thay đổi  Việc giới thiệu hoặc thay đổi hệ thống thông tin có tác động mạnh mẽ đến hành vi và tổ chức.  Sự thay đổi tổ chức nội bộ này tạo ra sự kháng cự và chống đối và có thể dẫn đến sự sụp đổ của một hệ thống tốt. 35 36