- Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 1 MỤC LỤC Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN 10 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ 10 1.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát 10 1.1.2 Các chức năng chính của kiểm soát 10 1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo COSO 12 1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ 13 1.3 Ngân hàng thƣơng mại và các chức năng chính 21 1.3.1 Khái niệm về ngân hàng thƣơng mại 21 1.3.2 Chức năng của ngân hàng thƣơng mại 22 1.3.3 Các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thƣơng mại 25 1.3.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thƣơng mại 26 1.4 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thƣơng mại 27 1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng thƣơng mại 27 1.4.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng 28 1.4.3 Những điểm đặc biệt trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng 30 1.4.4 Hệ thống các nguyên tắc về giám sát ngân hàng của ủy ban Basle 30 KẾT LUẬN CHƢƠNG I 35 Chƣơng 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG HÀNG HẢI QUẢNG NINH – PHÒNG GIAO DỊCH BÃI CHÁY 36 2.1 Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của ngân hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 2 dịch Bãi cháy 36 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 36 2.1.2 Giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ tại chi nhánh Ngân hàng Hàng Hải Quảng Ninh – PGD Bãi Cháy 39 2.1.3 Kết quả kinh doanh của Ngân hàng TMCP Hàng hải PGD Bãi Cháy những năm gần đây 41 2.2 Phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch Bãi cháy 44 2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ hội sở và các vị trí tại Phòng giao dịch Bãi Cháy Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ hội sở và chi nhánh chính Chức năng nhiệm vụ của các vị trí tại Phòng giao dịch Bãi Cháy 45 2.2.2 Những nội dung kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi Cháy Môi trƣờng kiểm soát chung Kiểm soát theo các quy trình, quy định của Maritime Bank Kiểm soát công việc hàng ngày của CBNV 61 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 74 Chƣơng 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI QUẢNG NINH-PGD BÃI CHÁY 75 3.1 Định hƣớng phát triển trong thời gian tới của ngân hàng TMCP Hàng hải Quảng Ninh-PGD Bãi Cháy 75 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Hàng hải Quảng Ninh-PGD Bãi Cháy 75 3.2.1 Giải pháp số 1:Điều chỉnh lại quy trình giao dịch một cửa, thu chi tiền có kiểm soát lại 75 3.2.2 Giải pháp số 2:Cần cải tiến quy trình phê duyệt tín dụng ngắn Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 3 gọn, nâng cao kỹ năng thẩm định để hạn chế rủi ro từ các hồ sơ vay thông qua môi giới tín dụng 77 3.2.3 Giải pháp số 3: Tăng tỷ lệ điểm trừ kiểm soát tuân thủ với các nhân viên bị tỷ lệ lỗi cao 79 3.2.4 Giải pháp số 4: Hoàn thiện các yếu tố của KSNB tại Maritime Bank 80 3.2.5 Giải pháp số 5: Nâng cao chất lƣợng và kỹ năng giao dịch của dịch vụ khách hàng nhằm giảm thiểu sai sót trong giao dịch 82 3.3 Các kiến nghị nhằm nâng cao chất lƣợng kiểm soát kế hoạch kinh doanh 84 3.3.1 Kiến nghị với ngân hàng TMCP hàng hải Việt Nam 84 3.3.2 Kiến nghị với ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam 85 KẾT LUẬN 88 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 4 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức, mô hình quản lý Maritime Bank 37 Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức của Maritime Bank Bãi Cháy 38 Bảng 2.1 Tình hình huy động vốn của MSB Bãi Cháy 39 Biểu 2.1 Tốc độ tăng trƣởng huy động vốn 40 Bảng 2.2 Tốc độ tăng trƣởng tín dụng 40 Bảng 2.3 Báo cáo hoàn thành kế hoạch doanh thu chi phí 42 Bảng 2.4 Bảng tổng hợp lỗi tháng 3 năm 2014 56 Hình 2.1 Phần mềm RCCservicedesk 58 Bảng 2.5 Xếp loại KPI cuối năm tƣơng ứng theo tổng điểm KPI 60 Hình 2.2 Phần mềm Branch Delevery System 63 Hình 2.3 Phần mềm quản lý rủi ro hoạt động 65 Hình 2.4 Phần mềm Dash Board On Line 67 Hình 2.5 Phần mềm RCCservicedesk 68 Phụ lục 1 Bảng tổng hợp lỗi tháng 91 Phụ lục 2 Chỉ tiêu cá nhân 91 Phụ lục 3 Quy đổi điểm KPI các sản phẩm dịch vụ 92 Phụ lục 4 Báo cáo công việc hàng ngày 93 Phụ lục 5 Gắn mã CIF mới 93 Phụ lục 6 Báo cáo liệt kê giao dịch của giao dịch viên (tại HO) 93 Phụ lục 7 Báo cáo liệt kê giao dịch của giao dịch viên(tại chi nhánh) 94 Phụ lục 8 Báo cáo liệt kê giao dịch Chi nhánh 95 Phụ lục 9 Phiếu khảo sát chất lƣợng giao dịch 96 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 5 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BM Giám đốc trung tâm khách hàng cá nhân CBNV Cán bộ nhân viên CS Chuyên viên tƣ vấn DB Dash Board On Line GDV Giao dịch viên KSNB Kiểm soát nội bộ KSV Kiểm soát viên KPI Key Performance Indicators Maritime Bank Bãi Cháy Ngân hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch Bãi Cháy NHNN Ngân hàng Nhà nƣớc NH Ngân hàng Sales Chuyên viên bán hàng TMCP Thƣơng mại cổ phần Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 6 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Bản luận văn tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, đƣợc thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế và dƣới sự dẫn dắt khoa học của Tiến sĩ Trần Thị Bích Ngọc. - Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng, các giải pháp đƣa ra xuất phát từ thực tiễn và kinh nghiệm công tác. - Các kết quả nghiên cứu trong luận văn chƣa từng đƣợc tác giả công bố dƣới bất kỳ hình thức nào. - Tác giả luận văn Nguyễn Thị Liên Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 7 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội, đặc biệt là các thầy, cô Viện Kinh tế và quản lý của trƣờng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập ở trƣờng. - Và em cũng xin chân thành cảm ơn PGS.TS Trần Thị Bích Ngọc đã nhiệt tình hƣớng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. - Xin chân thành cảm ơn cô! Trong quá trình làm luận văn, do trình độ lý luận cũng nhƣ kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bản luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các thầy, cô để em học thêm đƣợc nhiều kinh nghiệm và kiến thức của em trong lĩnh vực này đƣợc hoàn thiện hơn. - Em xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn Nguyễn Thị Liên Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 8 LỜI MỞ ĐẦU 1. - Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài Ngân hàng là một trong những lĩnh vực đƣợc mở cửa mạnh nhất sau khi Việt Nam gia nhập WTO, thách thức lớn nhất của ngành ngân hàng là đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt mạnh mẽ hơn nhƣng vẫn phải đảm bảo an toàn hoạt động kinh doanh. - Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và ngân hàng nói riêng luôn ẩn chứa nhiều rủi ro tiềm tàng có thể dẫn đến kết quả kinh doanh yếu kém. - Để hạn chế rủi ro trong giới hạn cho phép có thể kiểm soát đƣợc thì cần nhất là một cơ chế kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm giảm thiểu và kiểm soát rủi ro. - Vì vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ là rất quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và nghành ngân hàng nói riêng. - Các ngân hàng thƣơng mại luôn phải đối mặt với những rủi ro về mất vốn, thanh khoản. - trong khi cơ chế quản lý của các ngân hàng nói chung chƣa hoàn thiện, nhất là về thanh tra, giám sát nguyên nhân chủ yếu là do quản trị điều hành của ngân hàng thƣơng mại và hoạt động giám sát của cơ quan giám sát ngân hàng chƣa sát sao, vẫn còn những khe hở tạo điều kiện cho kẻ gian gây nên hàng loạt những tổn thất kinh tế nghiêm trọng. - Để đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng cần phải có những biện pháp tổ chức để giám sát hoạt động kinh doanh của hệ thống ngân hàng nói chung và từng ngân hàng nói riêng. - Nhằm giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng, hạn chế tổn thất đồng thời tăng cƣờng sức khỏe cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng thì một trong những biện pháp hữu hiệu nhất chính là nâng cao chất lƣợng kiểm soát nội bộ. - Công tác kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Quảng Ninh-PGD Bãi Cháy (Maritime Bank Bãi Cháy) vẫn còn nhiều hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc mong muốn của hoạt động kinh doanh đang ngày một mở rộng. - Với chiến lƣợc phát triển mạnh mẽ của hội sở Maritime Bank nhƣ hiện nay thì nhu cầu nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi Cháy theo tôi là một trong những biện pháp có thể hạn chế đƣợc những rủi ro nói trên đồng thời định hƣớng đúng đắn để phát triển trong những năm tiếp theo. - Vì vậy tôi đã Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 9 mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch Bãi Cháy” nhằm đƣa ra những giải pháp phù hợp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ. - Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM cổ phần Hàng Hải Quảng Ninh- PGD Bãi Cháy trong giai đoạn 2012-2014. - 3.Mục tiêu của đề tài Đề tài đƣợc nghiên cứu với các mục đích : Xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của NHTM cổ phần Hàng Hải Quảng Ninh- PGD Bãi Cháy 4. - Phƣơng pháp luận nghiên cứu Luận văn đƣợc nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử để phân tích, đánh giá đối tƣợng, kết hợp phân tích lý luận và phân tích thực tiễn. - Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phƣơng pháp cụ thể nhƣ phƣơng pháp so sánh, tổng hợp, phân tích để đánh giá đối tƣợng nghiên cứu. - Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, các bảng, biểu đồ, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo nội dung chính của luận văn đƣợc trình bày trong 3 chƣơng sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng Chương 2: Phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi cháy Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại Maritime bank Bãi Cháy Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát Kiểm soát là một khái niệm quen thuộc đối với các doanh nghiệp. - Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát : “kiểm soát là quá trình đo lƣờng kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định. - Chí Hiếu, 2009) Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phƣơng pháp nhằm đảm bảo các hoạt động và kết quả đạt đƣợc phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức. - (Jonh Dunn, 2000) Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dƣới . - Kiểm soát là quá trình đo lƣờng kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định . - 1.1.2 Các chức năng chính của kiểm soát -Thống kê tác nghiệp: Nhiệm vụ quan trọng của thống kê tác nghiệp trong kiểm soát là: phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động của đối tƣợng cần kiểm soát, thu đƣợc các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch đã xây dựng cho các đối tƣợng cần kiểm soát, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để thực hiện kịp thời các kế hoạch đó và đƣa vào những điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo thực hiện kế hoạch và nâng cao chất lƣợng thực hiện các kế hoạch đã đề ra. - Vai trò của thống kê tác nghiệp: Thống kê tác nghiệp có vai trò thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của đơn vị kinh doanh nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 11 đảm bảo tất cả các nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. - Là phƣơng tiện kiểm soát hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực hiện các kế hoạch kinh doanh và thực hiện kịp thời các điều chỉnh cần thiết. - Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh và dự báo về phát triển kinh doanh. - -Kiểm tra và phân tích: Khi đã có các số liệu (thông tin) thống kê ở trên, bộ máy kiểm soát cần tiến hành thực hiện các công việc kiểm tra và phân tích (thông qua hồ sơ lƣu). - So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với các giá trị kế hoạch: Các thông tin phục vụ cho kiểm tra và phân tích: thông tin thống kê tác nghiệp (hay đơn giản là các thông tin kiểm soát), các số liệu thực tế về quá trình kinh doanh, các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu. - sẽ cho thấy độ sai lệch so với kế hoạch thực tế. - Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch: so sánh các số liệu thực tế về quá trình kinh doanh đã thu đƣợc trong bƣớc thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định những sai lệch tuyệt đối, tƣơng đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tƣơng ứng. - Xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà không làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch. - Trong trƣờng hợp phát sinh một loạt các sai lệch trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đƣa ra các dự báo về quá trình kinh doanh hoặc kết quả thực hiện các chƣơng trình kinh doanh, đánh giá phƣơng án thực hiện kế hoạch kinh doanh khi không có sự can thiệp vào quá trình kinh doanh(phƣơng án không có can thiệp điều chỉnh). - Phân tích tìm nguyên nhân của các sai lệch: Cần thiết phải xác định đƣợc các nguyên nhân và các đối tƣợng chịu trách nhiệm (chịu lỗi) gây sai lệch giữa các số liệu thực tế với các số liệu mong muốn(kế hoạch, định mức, mục tiêu. - Đối tƣợng chịu lỗi, là ngƣời chịu trách nhiệm về những tổn thất cho quá trình kinh doanh. - Phân tích lỗi cần tránh hiện tƣợng bao che lỗi hoặc đổ lỗi cho nhau, đổ lỗi tập thể và không có cá nhân nào đứng Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 12 ra chịu trách nhiệm...để từ đó khắc phục đƣợc lỗi và tránh tái phạm. - Phân tích ngoài việc truy tìm các sai lệch và nguyên nhân trong khâu thực hiện, còn có nhiệm vụ quan trọng: đánh giá mức độ phù hợp của các chỉ tiêu kế hoạch, các mục tiêu đƣa ra, các định mức đƣa vào áp dụng trong khâu: lập kế hoạch (đơn giản: chất lƣợng kế hoạch đã tốt chƣa thể hiện mức độ phù hợp và chính xác với tình hình thực tiễn của hệ thống kinh doanh). - Đây là việc cần làm nhƣng nhậy cảm vì đối tƣợng chịu lỗi ở đây là các nhà quản lý. - -Ra quyết định điều chỉnh: Chuẩn bị thông tin để ra quyết định: quan sát xem những hoạt động này có đƣợc làm một cách bài bản nhƣ sau không: ghi lại ngắn gọn các căn cứ ra quyết định điều chỉnh (mức độ sai lệch của các tham số kiểm soát vƣợt quá mức cho phép), các kết quả dự báo trong phân tích với trƣờng hợp cứ để nguyên trạng hoạt động kinh doanh và không đƣa vào bất cứ hiệu chỉnh nào. - Ra quyết định và thông qua quyết định: cần xây dựng các phƣơng án điều chỉnh dự kiến khác nhau. - Trong các phƣơng án đó đặc biết chú trọng xem những ngƣời tham gia xây dựng đã chú trọng về những điều kiện đảm bảo thực hiện, mức độ khả thi và tính hiệu quả của các phƣơng án chƣa? Trên cơ sở các phƣơng án điều chỉnh đƣa ra lựa chọn phƣơng án khả thi nhất có thể. - Thực hiện quyết định và kiểm soát thực hiện: Thực hiện cần xây dựng phƣơng án triển khai rõ ràng, chú ý đảm bảo đầy đủ các nguồn lực vật tƣ, kỹ thuật, thông tin đến các vị trí thực hiện kế hoạch và đảm bảo việc kiểm soát liên tục tiến trình thực hiện điều chỉnh. - Trong kiểm soát thực hiện các quyết định, phƣơng án điều chỉnh cần làm rõ mức độ trách nhiệm của những ngƣời tham xây dựng các phƣơng án và ngƣời lựa chọn phƣơng án đƣa vào thực hiện khi các phƣơng án đó không những không giải quyết đƣợc những vấn đề mà phát sinh thêm rối loạn hoạt động của hệ thống. - Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lƣợng hoạt động kiểm soát, đảm bảo lợi ích thiết thực cho hệ thống sản xuất kinh doanh, đúc rút các kinh nghiệm cho những lần sau. - Có những hoạt động tổng kết lại và rút kinh nghiệm về công tác này trong Bộ máy kiểm soát sản xuất kinh doanh. - Định nghĩa về kiểm soát nội bộ: Theo báo cáo COSO 1992, KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 13 đốc nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, đƣợc thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau:sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định. - Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. - Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trƣởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. - Ngoài ra, thiết lập đƣợc một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty. - 1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin, truyền thông và giám sát. - (Kinh Can, 2009) -Môi trƣờng kiểm soát: Môi trƣờng kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hƣởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. - Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cƣơng, đạo đức và cơ cấu tổ chức. - Trách nhiệm: Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức. - Nhà quản lý sẽ nâng cao đƣợc môi trƣờng kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cƣ xử. - Ngoài ra, họ cũng nâng cao đƣợc môi trƣờng kiểm soát khi họ cƣ xử đúng mực để nhân viên làm gƣơng và yêu cầu mọi ngƣời trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đƣa ra. - Các nhân tố trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 14 viên xác định thái độ cƣ xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nƣớc. - Đồng thời, phải cho công chúng thấy đƣợc tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức. - Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng nhƣ có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ để hiểu đƣợc việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. - Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. - Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. - Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. - Đào tạo là một phƣơng thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. - Một trong những nội dung đào tạo là hƣớng dẫn về mục tiêu KSNB, phƣơng pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. - Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. - Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. - Ví dụ nhƣ việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB. - Ngƣợc lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức đến KSNB. - Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt đƣợc nhƣ mong muốn. - Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 15 Cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. - Cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa đƣợc sự vi phạm các quy chế KSNB và loại đƣợc những hoạt động không phù hợp. - Hoạt động đƣợc xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận. - Cơ cấu tổ chức bao gồm. - Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo - Hệ thống báo cáo phù hợp. - Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra đƣợc tổ chức độc lập với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan. - Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát đƣợc hữu hiệu. - Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát. - Nhân viên đƣợc tuyển dụng phải bảo đảm đƣợc về tƣ cách đạo đức cũng nhƣ kinh nghiệm để thực hiện công việc đƣợc giao. - Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chƣơng trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thƣởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. - -Đánh giá rủi ro: KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. - Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. - Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. - Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách khoa Hà Nội 16 mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. - Trách nhiệm:để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp nhận. - Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. - Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt đƣợc. - Các yếu tố đánh giá rủi ro: Nhận diện rủi ro sau khi xác đinh các mục tiêu Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt đƣợc một mục tiêu nào đó. - Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên đƣợc nhận diện. - Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong vả rủi ro bên ngoài. - Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ nhƣ: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết đƣợc chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không? Phân tích rủi ro Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó. - Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trƣớc hết cần xem xét đến mức độ thƣờng xuyên xảy ra của các rủi ro. - Sau đó tiến hành định tính và định lƣợng tổn thất khi rủi ro xảy ra. - Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro. - Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi ro có ảnh hƣởng đáng kể. - Thông tin và truyền thông: Thông tin trong một tổ chức đƣợc nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. - Nhƣ vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu: -Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. - -Tính kịp thời: thông tin đƣợc cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt