Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ

- =hu6n -7(: là tha+ chiu tr" đD $h.ng c8nch[ +Ac1 >ưZng như đâ6 là +,t cách là.
- >àng đ= lưu trữ hồ sơ1.
- hi=u1 !àcD th= nhanh chDng $i=+ s"át 35+ cD b9t $o tài liệu nà" bQ lưu trữ sai ha6$h.ng) 89c t -7( củ" 2hương 2h92 n*@ "o gồm: nu cD những tên th.ng >Ang1cD th= tr@ng nhau)\hân l"i th5" thR t< chữ cái đưc >A như b/" hi=+ h"'c b9t đ,ng s/n) Tr"ng nhD+ chF 6u sk cD những phân l"i nhD+nhỏ hơn) =hu6n -7(: \hương pháp phân l"i th5" chF đG.
- >àng !à tiện li ch" !iệc +O r,ng) DcMng +ang li +,t phương pháp hữu Lch $hi các chF đG đưc 3ác đQnh r ràng!à $hi ngưZi ta đB qu5n thu,c !Ki nD th# !iệc tru6 cNp sk.
- CD th= cD !9n đG ph/i thit lNp đF những phân l"i thLch hp1 thưZng đ^ihỏi r9t nhiGu tha+ chiu qua li !à đ.i $hi c8n cD +,t ch[ +Ac phRc tp.
- ThưZng $hi $i=u phân l"i nà6 đưc >@ng th# sk h#nh thành +,t hồ sơ lKn chRa các +Ac linh tinh !Ki r9t nhiGu đG tài tr"ng đD1 tr"ng $hi tr"ng+,t hệ thng lưu trữ tt th# +,t hồ sơ ch[ chRa đưZng như.
- s< +i?n cưng +O +,t hồ sơ riêng biệt ch" t7ng chF đG tr"ng hồ sơ linh tinh) F.
- S2 3+2 hồ sơ theo đ!" -G • hi >@ng phương pháp đQa l41 các hồ sơ đưc s2p 3p th5" các đQa đi=+như quNn1 thành phd ch" phân l"i chF 6u) Iau đD cD th= sE >Ang các phân l"i nhỏ hơn th5" +;u tAng những hồ sơ c@ng +,t ljc +à$h.ng gâ6 c/n trO ch" nhaum nD.
- gưZi sE >Ang c8n ph/i cD +,t hi=u bit nà" đD !G $hu !Ang r,ng rBi !iệc lưu trữ bYng +á6 tLnh1 đ'c biệt là lưu trữ bYng đ_acRng nY+ tr"ng +á6) ChRc nPng thR U đang ngà6 càng đưc sE >Angr,ng rBi $hi +à +á6 tLnh ngà6 càng trO nên rJ hơn !à nhỏ hơn) S2 3+2 ch( t(+t:8hQn tủ hồ sơ: 7ng ba" giZ đ@ng tF hồ sơ tr5" trên tưZng) v"i tF hồ sơ tr5" gn nh% cD th= gi/i qu6t đưc +,t lưng lKn hồ sơ) IE >Ang những +]u gi96 ghi chj:`@ng +]u gi96 ghi n,i >ung cFa t7ng l"i hồ sơ đ= >án trên tưZng thành cFa t7ng $ệ riêng biệt) eL >A trên +]u gi96 ghi chj là w*á" cá"w1 ngh_a là $ệ đD chRa hồ sơ !G bá" cá") 'hn -oP( hồ sơ: eiệc phân l"i hồ sơ r9t quan trng1 nu phân l"i cD hệ thng th# sk.
- >àng ch" !iệc $i=+ tra1 s2p 3p) ên phân l"i th5" cách như sau: \hân l"i th5" chF đG:Tr"ng c@ng +,t l"i hồ sơ nên chia nhỏ th5" t7ng chF đG !L >A như: bá" cá"1.
- t"án1 hp đồng1 qu/ng cá"1 tip thQd  \hân l"i th5" cA+:Tr"ng c@ng +,t l"i chF đG nên chia nhỏ hồ sơ th5" t7ng cA+ !L >A như: cA+ qu4 x1 cA+ qu4 U1 cA+ qu4 W1 cA+ y.
- \hân l"i th5" nhD+:Tr"ng c@ng +,t cA+ hồ sơ nên chia nhỏ ra th5" t7ng nhD+ !L >A như: nhD+ qu4 x1 nhD+ qu4 U1 nhD+ qu4 W1 nhD+ qu4 y) S2 3+2 hồ sơ: Iau $hi phân l"i hồ sơ 3"ng1 chjng ta c8n s2p 3p hồ sơ +,t cách $h"a hc) ên s2p 3p th5" cách như sau: I2p 3p th5" thZi gian.
- >àng) I2p 3p th5" +;u tanh +Ac nà6 +à chjng ta cD th= s2p 3p1 qu/n l4 !à tra cRu hồ sơ nhanh chDng) T" +,t >anh +Ac cA th=1 chLnh 3ác:Iau $hi đB chn cách s2p 3p1 chjng ta t" >anh +Ac hồ sơ chi tit) ên đưa !à" +á6 !i tLnh1 t" câ6 thư +Ac1 !Ki thư +Ac c9p x là >anh +Ac hồ sơ1 thư +Ac c9p U là chF đG hồ sơd hư !N61 ljc c8n tra cRu chjng ta cD th= 35+ nhanh nhZ câ6 thư +Ac trên +á6 !i tLnh  `anh +Ac hồ sơ ph/i đưc cNp nhNt thưZng 3u6ên)hi đB đưa >anh +Ac hồ sơ !à" +á6 !i tLnh1 chjng ta nên lưu li câ6 thư +Ac cM trưKc $hi cNp nhNt) hư !N61 ljc c8n 35+ 3St li1 chjng ta bit đưc t7ng thZi đi=+ bf sung hồ sơ +Ki) Lưu t/ hồ sơ: Hồ sơ ph/i đưc lưu trữ !à" +,t !Q trL nh9t đQnh đ= $hi c8n tru6 cNp sk nhanh chDng) và+ b/n liệt $ê +,t cách hệ thng hồ sơ cFa đơn !Q) hZ !à" >anh +Ac nà6 +à chjng ta cD th= s2p 3p1 qu/n l4 !à tra cRu hồ sơ nhanh chDng) `@ng bjt ch# đánh s O gDc ph/i các hồ sơ lưu trữ) *ên ng"ài tNp lưu trữ cD nhBn in hồ sơ t7 sd đn sd đ.
- ên >@ng +á6 quSt &scann5r( đ= quSt hồ sơ !à" +á6 !i tLnh O >ng tNp tin |)}pg1 đánh s đ= lưu trữ hồ sơ) eà" b/ng tLnh ~3c5l đ= lNp s lưu trữ hồ sơ1 cD chj thLch bên cnh1 >@ng chRc nPng siêu liên $t &H6p5rlin$( đ= liên $t !Ki tNp tin h#nh /nh c8n lưu.
- hư !N6 $hi c8n 35+ li hồ sơ chjng ta ch[ c8n nh9p !à" s lưu trữ hồ sơ cD đ't chRc nPng siêu liên $t) ên lưu tNp hồ sơ !à" đ_a C.
- u +á6 !i tLnh tr"ng !Pn ph^ng cD đưc +,t f C`-5a> an> •rit5 th# tt)

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt