- CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE). - Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng.. - Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) của CSDL.. - Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. - Sắp xếp dữ liệu:. - Chọn phạm vi cần sắp xếp (xem ví dụ. - Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí chính để sắp xếp.. - Chọn kiểu sắp xếp:. - ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.. - ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần.. - Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ (Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí phụ này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng).. - Lệnh dùng để nhóm dữ liệu theo từng nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng con - Subtotals) và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal). - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm khoá). - At each change in: Chọn trường làm khoá để sắp xếp + Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê. - Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm dữ liệu.. - Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía dưới các nhóm dữ liệu.. - Lọc dữ liệu (Filter). - Chức năng này giúp trích ra những bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn những yêu cầu đặt ra. - Có 2 cách lọc: Lọc tự động và lọc theo bảng điều kiện tạo trước.. - Là cách lọc làm cho bảng dữ liệu chỉ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện đưa ra, còn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn. - Muốn lọc theo điều kiện ở cột nào thì kích chuột vào biểu tượng lọc của cột đó để chọn một trong các mục có sẵn. - Mục này chỉ có giá trị đối với dữ liệu kiểu số.. - Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại ü Chọn phép toán so sánh cần dùng trong hộp danh sách bên trái:. - ü Gõ hoặc chọn giá trị làm điều kiện trong hộp danh sách bên phải. - Có thể kết hợp thêm một điều kiện lọc nữa bằng cách chọn tương tự trong hai hộp danh sách phía dưới nhưng phải thông qua hai phép toán And (và) hoặc Or (hoặc). - Lọc theo bảng điều kiện tạo trước (Advanced Filter):. - Dùng để lọc dữ liệu có điều kiện hoặc trích dữ liệu đến nơi khác. - Với cách lọc này, ta phải nhập vào một bảng điều kiện riêng trước khi gọi lệnh lọc. - Cách tạo bảng điều kiện(Criteria). - Để tạo bảng điều kiện, nhất thiết trên bảng điều kiện phải có ít nhất 2 ô, một ô chứa tên trường (Field) làm điều kiện lọc, một ô chứa điều kiện lọc.. - Tên trường làm điều kiện lọc thường được sao chép từ CSDL ra để tránh sai sót và được chính xác. - Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên thuộc phòng Kế toán thì tạo bảng điều kiện như sau:. - Điều kiện đơn chính xác:. - Dữ liệu chuỗi: Ghi chính xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên. - Dữ liệu số: Ghi chính xác số làm điều kiện.. - Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB là 1.100.000. - Điều kiện đơn không chính xác:. - Dữ liệu số: Sử dụng các toán tử so sánh để ghi điều kiện. - Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên Phòng ban. - Lương CB 1.100.000. - Dữ liệu chuỗi: Sử dụng các dấu đại diện. - Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có tên phòng bắt đầu là chữ K. - Điều kiện kết hợp:. - VÀ: gõ các điều kiện trên cùng một hàng. - Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kinh doanh và có Lương CB dưới 1.000.000 thì tạo bảng điều kiện như sau:. - HOẶC: gõ các điều kiện trên các hàng khác nhau. - Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kế toán hoặc Kinh doanh thì tạo bảng điều kiện như sau:. - Tạo bảng điều kiện (cách tạo đã trình bày ở trên). - Xuất hiện hộp thoại:. - Các dòng không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn.. - List range: Địa chỉ của bảng dữ liệu cần lọc.. - Criteria range: Địa chỉ bảng điều kiện đã tạo trước đó (cách xác định tương tự List range). - >=1.000.000. - <1.000.000. - Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate):. - Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều tập tin bảng tính khác nhau). - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các bản ghi trong các CSDL chi tiết.. - Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường đầu tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá. - Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc:. - Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp. - Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp - Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại:. - Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp. - Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và ấn nút Add lần lượt toạ độ các bảng chi tiết cần tổng hợp.. - Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp.. - Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp.. - Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo.. - CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU:. - Đặc điểm chung của các hàm trong cơ sở dữ liệu:. - Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính toán. - Vùng điều kiện phải được tạo trước (cách tạo tương tự như chức năng lọc Advanced Filter).. - Dùng để tính tổng các ô trong cột <Field>. - có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria>. - Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột <Field>. - Dùng để tìm giá trị lớn nhất của các ô trong cột <Field>. - Dùng để tính trung bình cộng của các ô trong cột <Field>. - Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria>. - Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria>
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt