Trộn tài liệu trong Microsoft Word 2013- Mail Merge

Các Khái niệm:

Trộn thư:
Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư
mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…
Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất
dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách
nhanh chóng.

Tập tin data source

Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table,
sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document

Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh
a.  Form letter
Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột
không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). 
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel
bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word

Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge
Wizard. 
 
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột
 đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn
những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì
nhấn vào Previous.
Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

 
Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next
qua bước 3
  
Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

 
Chọn Sheet1, OK
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn
tạo thư mời.
Nhấn OK.
 Nhấn Next qua bước 4.

Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn
các field vào trong main document như sau:
Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời tiếp theo

Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

  

Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu
muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong
danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

 b.  Envelopes
Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn
Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

  c.  Labels
Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels
thay vì chọn From letter ở bước1.

  d. Catologes
Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter
nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các
bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều
tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn.
Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các
thao tác hoặc tính toán trong tài liệu. 
 

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:   
- Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn,
tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.   
- Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để
thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.  
- Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng
kiểm tra lỗi một cách tự động.  
- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện,
hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.