- Trộn tài liệu trong Microsoft Word 2013- Mail MergeCác Khái niệm:Trộn thư:Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thưmời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rấtdễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cáchnhanh chóng.Tập tin data sourceMột file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table,sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.Tập tin main documentMột file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha. - Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excelbạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp. - Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard. - Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọnnhững tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thìnhấn vào Previous.Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. - Chọn Sheet1, OKỞ hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. - Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếumuốn xem trước các thư mời trong văn bản.Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trongdanh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người. - EnvelopesTạo những bì thư bằng cách Mail Merge. - LabelsTạo nhãn bằng cách Mail Merge. - CatologesTạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. - Thực hiện tương tự phần From letternhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với cácbước trong trình Wizard. - Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiềutính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn.Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện cácthao tác hoặc tính toán trong tài liệu. - Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn,tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. - Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules đểthể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. - Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năngkiểm tra lỗi một cách tự động
Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn hoặc xem
Tóm tắt