CÔNG TY C PH N MISA GIÁO TRÌNH K TOÁN MÁY K TOÁN DOANH NGHI P (Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh t , K toán t i các tr ng ĐH, CĐ, THCN) NHÀ XU T B N VĔN HÓA - THÔNG TIN HÀ N I - 2009 M CL C L IM Đ U............................................................................................................. 4 QUY C V KÝ HI U S D NG TRONG CÁC S Đ MÔ HÌNH HÓA HO T Đ NG K TOÁN ......................................................................................... 6 DANH M C CÁC T CH VI T T T........................................................................... 7 NG 1: T NG QUAN V PH N M M K TOÁN .................................... 9 1. Khái niệm phần mềm kế toán ............................................................................ 10 2. Mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán ........................................................ 10 3. Tính u việt c a phần mềm kế toán so với kế toán th công............................. 12 4. Lợi ích c a việc ng d ng phần mềm kế toán ................................................... 13 5. Phân loại phần mềm kế toán .............................................................................. 14 6. Các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán ................................... 17 7. Quy định c a Bộ Tài chính về hình th c kế toán máy....................................... 19 8. Làm thế nào để đ a phần mềm kế toán vào ng d ng?..................................... 20 9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................. 21 10. u, nh ợc điểm c a phần mềm trong n ớc và phần mềm n ớc ngoài ........... 27 11. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 31 CH NG 2: M S K TOÁN C A DOANH NGHI P B NG PH N M M K TOÁN ................................................................................................................. 33 1. Các b ớc tiến hành m sổ kế toán ..................................................................... 34 2. Nhập số d ban đầu............................................................................................ 39 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán ................................... 40 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ..................................................................................... 41 5. L u trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính ............................................... 42 6. Trao đổi ch ng từ kế toán giữa các bộ phận ...................................................... 44 7. Cập nhật phần mềm theo thông báo c a nhà cung cấp ...................................... 46 8. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 46 9. Bài tập thực hành ............................................................................................... 47 CH NG 3: K TOÁN V N B NG TI N ........................................................ 53 Bản quyền của MISA JSC 1 1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 54 2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt ............................................................ 54 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền .............................................................. 57 4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 59 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 71 6. Bài tập thực hành ............................................................................................... 72 CH NG 4: K TOÁN V T T ......................................................................... 77 1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 78 2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho.............................................................. 78 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật t ........................................................................... 79 4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 80 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 89 6. Bài tập thực hành ............................................................................................... 89 CH NG 5: K TOÁN TÀI S N C Đ NH ...................................................... 93 1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 94 2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định ............................................ 94 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định ............................................................. 95 4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 97 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 110 6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 111 CH NG 6: K TOÁN TI N L NG............................................................. 113 1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 114 2. Mô hình hóa hoạt động tiền l ơng ................................................................... 114 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền l ơng.................................................................. 114 4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 115 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 124 6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 125 CH NG 7: K TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG N PH I TR ................. 127 1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 128 2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả.................................... 128 2 Bản quyền của MISA JSC 3. Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng................................................................... 129 4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 129 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 138 6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 139 CH NG 8: K TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG N PH I THU.................. 143 1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 144 2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu .................................... 145 3. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng.................................................................... 145 4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 146 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 155 6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 156 CH NG 9: K TOÁN THU ........................................................................... 161 1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 162 2. Mô hình hóa hoạt động thuế ............................................................................ 163 3. Sơ đồ hạch toán kế toán thuế ........................................................................... 163 4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 165 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 172 6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 172 CH NG 10: K TOÁN T NG H P VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............. 175 1. Nhiệm v kế toán tổng hợp.............................................................................. 176 2. Mô hình hóa hoạt động kế toán tổng hợp ........................................................ 176 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp .................................................................... 177 4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 177 5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 185 6. Bài tập thực hành - Bài tập tổng hợp ............................................................... 185 TÀI LI U THAM KH O ..................................................................................... 206 Bản quyền của MISA JSC 3 Lời mở đầu L IM Đ U Trong hoạt động th ơng mại, chất l ợng hệ thống thông tin kế toán có ảnh h ng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp th i thông tin, làm cơ s cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng và ph c tạp c a các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập c a Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang tr thành công c hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp th i, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện ích c a các phần mềm kế toán đòi hỏi ng i sử d ng, bên cạnh nghiệp v kế toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử d ng phần mềm, phải hiểu biết và sử d ng một cách thành th c. Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy đã ra đ i. Giáo trình này đ ợc biên soạn nhằm ph c v các đối t ợng sinh viên đã và đang theo học tại các tr ng đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng nh các chuyên ngành khác về kinh tế, đã có kiến th c sơ đẳng về nguyên lý kế toán. M c tiêu chính c a giáo trình là: • Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm kế toán, quy trình xử lý chung c a phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp ra tr ng tiếp cận nhanh nhất và có thể sử d ng ngay đ ợc bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại doanh nghiệp. • Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm đ ợc các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng nh có hiểu biết cơ bản về các loại phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị tr ng. Từ đó, họ có thể tự lựa chọn hoặc t vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình. 4 Bản quyền của MISA JSC Lời mở đầu Giáo trình gồm 09 ch ơng và 01 ph l c. Ch ơng 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với ch ơng này, ng i học sẽ đ ợc trang bị những kiến th c cơ bản về phần mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị tr ng và cách lựa chọn phần mềm phù hợp. Ch ơng 2: H ớng dẫn cách m sổ kế toán c a doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán, các b ớc cần thực hiện khi ng d ng phần mềm kế toán trong hoạt động c a doanh nghiệp. Từ ch ơng 3 đến ch ơng 9: mỗi ch ơng là một phần hành kế toán c thể, h ớng dẫn ng i học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình hóa hoạt động c a phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi ch ơng đều có câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành giúp ng i học hoàn thiện kiến th c c a mình. Ph l c: Giải đáp câu hỏi ôn tập cuối các ch ơng, giúp ng i học một lần nữa c ng cố lại kiến th c c a mình để có thể thực hiện tốt các m c tiêu đã đề ra. Giáo trình đ ợc biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận đ ợc nhiều ý kiến đóng góp chân thành c a các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: bizdev@misa.com.vn Bản quyền của MISA JSC 5 Quy ước về ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán QUY CÁC S C V KÝ HI U S D NG TRONG Đ MÔ HÌNH HÓA HO T Đ NG K TOÁN Ký hi u Ý nghƿa Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra hoặc không có Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt động sau một hoạt động đã hoàn thành => giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên quan đến đối t ợng c thể Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và các luồng đồng th i xảy ra Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và các đầu vào xảy ra đồng th i Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào và nhiều đầu ra. Sử d ng cho chọn lựa kiểu đúng, sai Note - Ghi chú 6 Bản quyền của MISA JSC Danh mục các từ viết tắt DANH M C CÁC T Vi t t t VI T T T Ý nghƿa BCĐKT Bảng cân đối kế toán BHXH Bảo hiểm xã hội CCDC Công c d ng c CĐKT Cân đối kế toán CĐTK Cân đối tài khoản CNTT Công nghệ Thông tin GTGT Giá trị gia tăng HMLK Hao mòn lũy kế KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh NH Ngân hàng NVL Nguyên vật liệu QĐ Quyết định QLDN Quản lý doanh nghiệp SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản Bản quyền của MISA JSC 7 Tổng quan về phần mềm kế toán C H N G T NG QUAN V Sau khi hoàn thành ch 1 PH N M M K ng này, b n có th n m đ  Khái niệm phần mềm kế toán TOÁN c:  Mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán  Tính u việt c a phần mềm kế toán so với kế toán th công  Lợi ích c a việc ng d ng phần mềm kế toán  Phân loại phần mềm kế toán  Các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán  Quy định c a Bộ Tài chính về hình th c kế toán máy  Làm thế nào để đ a phần mềm kế toán vào ng d ng  Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất  u, nh ợc điểm c a phần mềm trong n ớc và phần mềm n ớc ngoài Bản quyền của MISA JSC 9 Tổng quan về phần mềm kế toán 1. Khái ni m ph n m m k toán Phần mềm kế toán: Là hệ thống các ch ơng trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập ch ng từ gốc, phân loại ch ng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các ch ng từ, sổ sách theo quy trình c a chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại: • Phần mềm kế toán đơn thuần là một công c ghi chép, l u trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ s các dữ liệu đầu vào là các ch ng từ gốc. • Quá trình xử lý phải tuân th các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. • Độ chính xác c a đầu ra báo cáo ph thuộc vào yếu tố con ng toán th công. i nh kế 2. Mô hình ho t đ ng c a ph n m m k toán 10 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán Thông th đoạn: ng hoạt động c a một phần mềm kế toán đ ợc chia làm 3 công a. Công đo n 1: Nh n d li u đ u vào • Trong công đoạn này ng i sử d ng phải tự phân loại các ch ng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm c a từng phần mềm c thể. • Các ch ng từ sau khi đ ợc nhập vào phần mềm sẽ đ ợc l u trữ vào trong máy tính d ới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. b. Công đo n 2: X lý • Công đoạn này thực hiện việc l u trữ, tổ ch c thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin c a các ch ng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn c kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. • Trong công đoạn này sau khi ng i sử d ng quyết định ghi thông tin ch ng từ đã nhập vào nhật ký (đ a ch ng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên ch ng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng th i ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, l u giữ kết quả cân đối c a từng tài khoản. c. Công đo n 3: K t xu t d li u đ u ra • Căn c trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,... Từ đó, ng i sử d ng có thể xem, l u trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để ph c v cho các m c đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. • Tùy theo nhu cầu c a ng i sử d ng thực tế cũng nh khả năng c a từng phần mềm kế toán, ng i sử d ng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ng đ ợc yêu cầu quản trị c a đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các ch ng từ mặc dù có thể đ ợc nhập vào hệ thống nh ng có đ ợc đ a vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con ng i quyết định. Điều này d ng nh đã mô phỏng lại đ ợc khá sát với quy trình ghi chép c a kế toán th công. Bản quyền của MISA JSC 11 Tổng quan về phần mềm kế toán 3. Tính u vi t c a ph n m m k toán so v i k toán th công 3.1. Tính chính xác Nếu nh tr ớc đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải đ ợc lập lại từ đầu và th i gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ c a phần mềm, ng i sử d ng có thể giảm tối đa th i gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn c vào một nguồn duy nhất là các ch ng từ gốc đ ợc nhập vào nên dữ liệu đ ợc cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán th công, thông tin trên một ch ng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp v mà mình ph trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. 3.2. Tính hi u qu Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là s c mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì ng i đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho ch doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán th công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, l u trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm đ ợc nhân sự và th i gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 3.3. Tính chuyên nghi p Bằng việc sử d ng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách c a doanh nghiệp đ ợc in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện đ ợc tính chuyên nghiệp c a mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, 12 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán kiểm toán và đầu t . Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một th ơng hiệu cho riêng mình. 3.4. Tính c ng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới l ơng, tài sản cố định và cho phép nhiều ng i làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Nh vậy, trong môi tr ng làm việc này số liệu đầu ra c a ng i này có thể là số liệu đầu vào c a ng i khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi tr ng làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc c a doanh nghiệp theo chiều h ớng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 4. L i ích c a vi c ng d ng ph n m m k toán a. Đ i v i doanh nghi p  Đ i v i k toán viên • Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. • Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp v chi tiết mà chỉ cần nắm vững đ ợc quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra đ ợc báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra tr ng ch a có kinh nghiệm về nghiệp v .  Đ i v i k toán tr ng • Tiết kiệm th i gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. • Cung cấp t c thì đ ợc bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ th i điểm nào cho ng i quản lý khi đ ợc yêu cầu.  Đ i v i giám đ c tài chính • Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính c a doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng. • Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính c a doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Bản quyền của MISA JSC 13 Tổng quan về phần mềm kế toán  Đ i v i giám đ c đi u hành • Có đ ợc đầy đ thông tin tài chính kế toán c a doanh nghiệp khi cần thiết để ph c v cho việc ra quyết định đầu t , điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp th i, nhanh chóng và hiệu quả. • Tiết kiệm đ ợc nhân lực, chi phí và tăng c ng đ ợc tính chuyên nghiệp c a đội ngũ, làm gia tăng giá trị th ơng hiệu trong con mắt c a đối tác, khách hàng và nhà đầu t . b. Đ i v i c quan thu và ki m toán • Dễ dàng trong công tác kiểm tra ch ng từ kế toán tại các doanh nghiệp. 5. Phân lo i ph n m m k toán 5.1. Phân lo i theo b n ch t nghi p v kinh t phát sinh 5.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm c thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này ch yếu ph c v cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra c a phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị. Trong môn học này không đề cập sâu tới các phần mềm kế toán loại này. 5.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các ch ng từ kế toán, l u trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính. Môn học kế toán máy ch yếu đề cập tới loại phần mềm này. 14 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán 5.2. Phân lo i theo hình th c s n phẩm 5.2.1. Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm đ ợc nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đ tài liệu h ớng dẫn cài đặt, sử d ng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này th ng đ ợc bán rộng rãi và phổ biến trên thị tr ng.  u đi m - Giá thành rẻ: Do đ ợc bán và sử d ng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển đ ợc chia đều cho số l ợng ng i dùng. Vì vậy giá thành c a loại phần mềm này th ng rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì c a sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu t ban đầu. - Tính n đ nh c a ph n m m cao: Do đ ợc nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử d ng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) c a phần mềm sẽ đ ợc ng i dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc ph c và sửa chữa kịp th i. - Nâng c p, c p nh t nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi c a chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử d ng tại một th i điểm. - Chi phí tri n khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao gi cũng có đầy đ tài liệu h ớng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp ng i dùng có thể tự cài đặt và đ a vào sử d ng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu đ ợc chi phí triển khai cho ng i sử d ng. - Th i gian tri n khai ng n và d dàng: Khi có nhu cầu sử d ng phần mềm đóng gói, ng i sử d ng chỉ việc mua và đ a vào triển khai ngay lập t c mà không cần phải ch đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu. Bản quyền của MISA JSC 15 Tổng quan về phần mềm kế toán  Nh c đi m Do đ ợc phát triển với m c đích sử d ng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm đ ợc tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử d ng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù c a doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm. 5.2.2. Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm đ ợc nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong tr ng hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch v phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu c thể. Đặc điểm chung c a loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.  u đi m Đáp ng đ ợc yêu cầu đặc thù, c thể c a doanh nghiệp.  Nh c đi m - Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu t và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành c a phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn đầu t ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác nh chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu t ban đầu. - Khó c p nh t và nâng c p: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần l ợt, nên doanh nghiệp đầu t sử d ng phần mềm đặt hàng phải ch đợi rất lâu mới tới l ợt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi. - Tính n đ nh c a ph n m m kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ đ ợc đ a vào sử d ng một hoặc vài doanh nghiệp, cộng với áp lực về th i gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này th ng phát sinh rất nhiều lỗi kể cả tr ớc, trong và sau khi đã ng d ng một th i gian dài. 16 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán - Tính r i ro cao: Không thể kiểm ch ng đ ợc lịch sử về uy tín chất l ợng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên doanh nghiệp sử d ng rất dễ gặp r i ro là có đ ợc phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp phần mềm không nh ý, không thể đ a vào sử d ng hoặc đ a vào sử d ng nh ng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu không thỏa thuận đ ợc về giá với nhà cung cấp, các doanh nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi. 6. Các tiêu chuẩn và đi u ki n c a m t ph n m m k toán Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi c a Thông t 103/2005/TT-BTC c a Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "H ớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện c a phần mềm kế toán". 6.1. Tiêu chuẩn c a ph n m m k toán • Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho ng i sử d ng tuân th các quy định c a Nhà n ớc về kế toán. Khi sử d ng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và ph ơng pháp kế toán đ ợc quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. • Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định c a chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh h ng đến dữ liệu đã có. • Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. • Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 6.2. Đi u ki n c a ph n m m k toán • Phần mềm kế toán tr ớc khi đ a vào sử d ng phải đ ợc đặt tên, thuyết minh rõ xuất x , tính năng kỹ thuật, m c độ đạt các tiêu chuẩn h ớng dẫn tại Thông t 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán. • Phần mềm kế toán khi đ a vào sử d ng phải có tài liệu h ớng dẫn c thể kèm theo để giúp ng i sử d ng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. Bản quyền của MISA JSC 17 Tổng quan về phần mềm kế toán • Phần mềm kế toán do tổ ch c, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải đ ợc bảo hành trong th i hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán c a một năm tài chính. 6.3. Đi u ki n cho vi c áp d ng ph n m m k toán a. Đ m b o đi u ki n k thu t • Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất c a doanh nghiệp. • Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học c a cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. • Sử d ng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ng đ ợc tiêu chuẩn c a phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán c a đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp d ng chính th c. • Xây dựng quy chế sử d ng phần mềm kế toán trên máy vi tính nh : quản lý máy ch (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đ a thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao l u dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… • Tổ ch c trang bị và sử d ng các thiết bị l u trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. b. Đ m b o đi u ki n v con ng i và t ch c b máy k toán • Lựa chọn hoặc tổ ch c đào tạo cán bộ kế toán có đ trình độ chuyên môn, nghiệp v về kế toán và tin học. • Lập kế hoạch và tổ ch c thực hiện các khâu công việc: lập ch ng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu c a phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. • Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; ch c năng, nhiệm v c a từng ng i sử d ng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định ch c năng, quyền hạn c a từng nhân viên; quy định danh m c thông tin không đ ợc phép l u chuyển. 18 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán c. Đ m b o tính th ng nh t trong công tác k toán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử d ng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 7. Quy đ nh c a B Tài chính v hình th c k toán máy 7.1. Đ c tr ng c b n c a hình th c k toán máy Đặc tr ng cơ bản c a Hình th c kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đ ợc thực hiện theo một ch ơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đ ợc thiết kế theo nguyên tắc c a một trong bốn hình th c kế toán theo quy định c a Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình th c kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đ quy trình ghi sổ kế toán, nh ng phải in đ ợc đầy đ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ c a Hình th c kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đ ợc thiết kế theo hình th c kế toán nào sẽ có các loại sổ c a hình th c kế toán đó nh ng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 7.2. Trình tự ghi s theo hình th c k toán máy (a) Hằng ngày, kế toán căn c vào ch ng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp ch ng từ kế toán cùng loại đã đ ợc kiểm tra, đ ợc dùng làm căn c ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đ ợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình c a phần mềm kế toán, các thông tin đ ợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào th i điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đ ợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đ ợc nhập trong kỳ. Ng i làm kế Bản quyền của MISA JSC 19 Tổng quan về phần mềm kế toán toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đ ợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các th t c pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 8. Làm th nào đ đ a ph n m m k toán vào ng d ng? ƒ B ƒ B ƒ B c 1: Đ t mua ph n m m c 2: Cài đ t ph n m m vào h th ng máy tính c 3: Ti n hành kh i t o h th ng - Thiết lập một số thông tin ban đầu nh : chế độ sổ, hình th c ghi sổ, ph ơng pháp tính giá xuất kho,… - Lập danh m c khách hàng, nhà cung cấp, vật t hàng hóa, tài sản,... - Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo ng i dùng phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho ng i dùng hoặc nhóm ng i dùng,... 20 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán ƒ B ƒ B ƒ B - Nhập số d đầu năm cho các tài khoản, các danh m c nh khách hàng, nhà cung cấp, vật t hàng hóa, tài sản... cho hệ thống. c 4: Thực hi n vi c h ch toán k toán trên ph n m m c 5: An toàn và an ninh d li u Thực hiện chế độ sao l u dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu c a nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu c a đơn vị. c 6: B o trì h th ng 9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn ph n m m k toán t t nh t 9.1. Ngu n g c xu t x Hiện nay trên thị tr ng có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể đ ợc viết ra b i một nhóm lập trình viên trong n ớc, một công ty trong n ớc hay một công ty n ớc ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất x từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, ng i sử d ng nên h ớng tới những sản phẩm đã có th ơng hiệu với xuất x rõ ràng, điều này rất có ích cho ng i sử d ng trong suốt quá trình sử d ng, cũng nh nâng cấp và bảo trì sản phẩm. 9.2. Các v n đ liên quan t i quá trình s d ng a. Các kho n chi phí đ u t liên quan Chi phí cho gi y phép s d ng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền đ ợc sử d ng phần mềm. Chi phí này th ng đ ợc tính dựa trên căn c c a số mô đun sử d ng trong phần mềm, hoặc số l ợng ng i sử d ng phần mềm đồng th i tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói th ng có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ. Thông th ng, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, b i vì chi phí phát triển phần mềm có thể đ ợc san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn ng i sử d ng. Chi phí tri n khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch v , nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo h ớng dẫn sử Bản quyền của MISA JSC 21 Tổng quan về phần mềm kế toán d ng. Đối với các dự án ph c tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử d ng. Việt Nam có một số công ty phần mềm th ng gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nh ng một số các công ty khác nh MISA thì chi phí đào tạo và triển khai đ ợc tách riêng ra để ng i sử d ng có thể tự nghiên c u và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí. Chi phí t v n: Trong quá trình sử d ng phần mềm, ng i sử d ng không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch v t vấn c a các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc ph c và phòng tránh trong quá trình sử d ng. Khi chọn mua phần mềm n ớc ngoài, chi phí t vấn th ng chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử d ng. Chi phí b o trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm th ng nằm trong khoảng từ 8% đến 20% c a chi phí giấy phép sử d ng, m c tiêu biểu là 20%. Chi phí nâng c p c s h t ng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ s hạ tầng công nghệ thông tin c a công ty nh : nâng cấp phần c ng, cấu hình máy, máy trạm, máy ch ,... Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu c a công ty và tình trạng hạ tầng hiện có. b. Tính d s d ng Các phần mềm kế toán th ng cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp v hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm th ng đ ợc mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những ng i làm kế toán mà cả những ng i quản lý cũng có thể dễ dàng biết đ ợc rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu đâu và kết thúc đâu. Vì vậy việc học và sử d ng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều th i gian. c. Kh nĕng c nh báo Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo ng i dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai nh : - Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp v phát sinh. - Đ a ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nh ng m c dự trữ trong kho đã xuống d ới m c an toàn. 22 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán - Thông báo công nợ c a từng đối t ợng khách hàng, nhà cung cấp. d. Tài li u dành cho ng i s d ng Chất l ợng và sự đầy đ c a các tài liệu hỗ trợ là một công c rất quan trọng đối với ng i sử d ng, nó giúp họ có thể sử d ng ch ơng trình một cách hiệu quả. Hầu nh các phần mềm thiết kế sẵn c a n ớc ngoài và một số ít các phần mềm đóng gói trong n ớc đều có các tài liệu dành cho ng i sử d ng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm: - H ớng dẫn cài đặt phần mềm. - H ớng dẫn sử d ng phần mềm. - H ớng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành. - Tài liệu trợ giúp trực tuyến. - Phim h ớng dẫn sử d ng dùng để tự học cài đặt, tự học sử d ng. e. B n đ a hóa Một số ch ơng trình n ớc ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty. Một thuận lợi c a các phần mềm kế toán trong n ớc nằm chỗ các phần mềm này đ ợc thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt Nam và có thể sử d ng bằng tiếng Việt. Các ch ơng trình này có thể đ ợc cập nhật th ng xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. 9.3. Các ch c nĕng liên quan t i ho t đ ng kinh doanh a. Kh nĕng thích ng v i quy trình kinh doanh c a ph n m m Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một phần mềm kế toán thông th ng chỉ đáp ng đ ợc một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn nh một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất d ợc phẩm hơn,… Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, ng i sử d ng có thể căn c vào khả năng đáp ng c a phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử d ng phần mềm và nói chuyện với nhân viên c a các đơn vị đó về m c độ hài lòng c a họ khi sử d ng các phần mềm này. Bản quyền của MISA JSC 23 Tổng quan về phần mềm kế toán b. Kh nĕng phân tích tài chính và báo cáo Thông th ng các phần mềm kế toán th ng đ ợc xây dựng dựa trên các hoạt động kế toán nh : kế toán tiền mặt, tiền gửi, vật t hàng hóa, mua hàng, bán hàng, tiền l ơng, tài sản cố định,… Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho ng i sử d ng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát ch ng từ đầu vào cũng nh việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho ng i sử d ng, nó giúp giảm thiểu th i gian cho công tác kế toán cũng nh hoạt động quản trị c a các nhà quản trị doanh nghiệp. Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ ng i sử d ng có thể nắm bắt đ ợc tình hình hoạt động kinh doanh c a doanh nghiệp trong kỳ nh : doanh thu, lợi nhuận đạt đ ợc,… 9.4. Nh ng v n đ c n quan tâm trong công tác tri n khai và k thu t a. Th i gian và sự d dàng trong tri n khai Ng i mua cần xem xét phần mềm có thể đ ợc cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng nh thế nào. Thông th ng các phần mềm có thể sử d ng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử d ng đ ợc ngay hoặc không dùng đ ợc. Việc triển khai các phần mềm đóng gói th ng diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng. Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều th i gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động c a đơn vị đặt hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói th ng thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều th i gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Mặt khác, so với các phần mềm n ớc ngoài thì phần mềm trong n ớc có th i giản triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm đ ợc cung cấp từ n ớc ngoài th ng ph c tạp hơn. b. Kh nĕng tùy bi n theo yêu c u c a khách hàng Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầu c a các phần mềm có thể dễ dàng đ ợc đáp ng hay không. Khả năng tùy biến cho phép ng i sử d ng có thể tùy chỉnh phần mềm với 24 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những tr ng hợp nh sau: - Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu. - Triển khai những thay đổi cho một ng hoặc cho tất cả ng i sử d ng. i hay một nhóm ng i sử d ng - Di chuyển một số tr ng nhằm tạo chỗ trống cho các tr ng mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu. - Thêm một số tr ng vào màn hình nhập dữ liệu. - Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số tr ng trong hệ thống. - Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những m c nh số điện thoại, mã số thuế. - Chỉ cho phép một số ng i có quyền bảo mật thích hợp đ ợc phép sử d ng ch c năng tuỳ biến này. c. Thi t k và c u trúc c a ph n m m Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích đ ợc quy trình hoạt động kinh doanh c a doanh nghiệp không, cũng nh hỗ trợ đ ợc quy trình đó theo cách th c dễ dàng nhất thông qua thiết kế và ch c năng c a phần mềm hay không. Mặt khác, cấu trúc c a một phần mềm th ng là khung s n cho việc tổ ch c một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ s dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ s dữ liệu,... Để có đ ợc một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ng tốt nhu cầu sử d ng c a ng i dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất ph c v cho quá trình lập trình c a mình. d. L i l p trình Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất c lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nh ng ng i sử d ng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc ph c sửa chữa lỗi một cách kịp th i, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều ng i sử d ng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Bản quyền của MISA JSC 25 Tổng quan về phần mềm kế toán Thông th ng các nhà cung cấp phần mềm n ớc ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm tr ớc khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong n ớc. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm n ớc ngoài có khả năng phát hiện lỗi tr ớc khi đ a sản phẩm ra thị tr ng, và có khả năng có một quy trình đ ợc tổ ch c tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo. 9.5. Kh nĕng h tr thích h p cho các c i ti n trong t ng lai a. Kh nĕng phát tri n Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể đ ợc phát triển một cách dễ dàng, cả về số l ợng dữ liệu và số ng i sử d ng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều ng i sử d ng cùng lúc th ng dễ m rộng hơn các phần mềm khác. b. Thi t k và kh nĕng nâng c p Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng th ng gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. B i vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không đ ợc l u giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên tr ớc đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng th ng gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. c. Kh nĕng k t n i v i các ph n m m khác Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không. Ví d nh nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác nh Crystal Reports hoặc FRX,... 9.6. Các y u t v b o m t Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng nên chú ý đến tính bảo mật c a sản phẩm. Có thể căn c vào vào các tiêu th c sau: 26 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán - Kh nĕng phân quy n s d ng cho ng i dùng: Phần mềm nên có ch c năng cho phép những ng i sử d ng khác nhau chỉ đ ợc truy cập những ch c năng c thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc c a mình. - Nh t ký s d ng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi đ ợc các hoạt động c a ng i sử d ng một cách chi tiết. Có thể biết đ ợc hoạt động chỉnh sửa số liệu c a ng i sử d ng tại đâu, tại th i điểm nào. Ngoài ng i quản lý hệ thống ra, ng i sử d ng không đ ợc phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này. - Mã hóa d li u s d ng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể đ ợc l u giữ d ới dạng mã hóa để các ch ơng trình khác không thể truy cập đ ợc những dữ liệu đó. - Ngĕn ch n truy c p t bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ s dữ liệu trong phần mềm. B i việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật. - B n sao dự phòng: Nên có một hệ thống l u trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa c ng dự phòng hoặc những cách th c l u trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do h ổ c ng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không l ng tr ớc đ ợc nh lũ l t hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng một nơi khác văn phòng công ty. 10. u, nh ngoài c đi m c a ph n m m trong n 10.1. Ph n m m n  u đi m  Nh c và ph n m m n c c ngoài Chất l ợng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại. c đi m - Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa. - Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm n ớc ngoài không có tr s tại Việt Nam. - Vấn đề địa ph ơng hóa: Bản quyền của MISA JSC 27 Tổng quan về phần mềm kế toán + Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu h ớng dẫn bằng tiếng n ớc ngoài (phần lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho ng i Việt Nam ch a thông thạo ngoại ngữ sử d ng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu gặp nhiều khó khăn. + Hệ thống kế toán Việt Nam: Ch a theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế, trong khi các phần mềm n ớc ngoài đ ợc xây dựng trên các chuẩn quốc tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn cho ng i sử d ng là những ng i đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam. + Hệ thống máy tính: Phần mềm n ớc ngoài th ng đòi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ch a thể đáp ng.  M t s ph n m m n c ngoài MYOB (website: http://myob.com): là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch v , hỗ trợ các giải pháp kế toán - tài chính - quản trị doanh nghiệp. Đối t ợng MYOB ch yếu nhắm đến là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. QuickBooks (website: http://quickbooks.intuit.com): là phần mềm kế toán c a Tập đoàn Intuit c a Mỹ. Phần mềm này có nhiều gói khác nhau phù hợp với quy mô doanh nghiệp theo giai đoạn phát triển c a doanh nghiệp (giá từ khoảng 100$ - 1000$). 9 PeachTree (website: http://www.peachtree.com): là dòng sản phẩm phần mềm kế toán c a tập đoàn phần mềm Sage – Anh. PeachTree có các sản phẩm phù hợp với từng quy mô c a doanh nghiệp từ lúc kh i nghiệp cho đến khi doanh nghiệp lớn mạnh: Basic, Standard, Advanced, Premium. 9 Sage AccPac (website: www.sageaccpac.com): là một trong các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp c a tập đoàn phần mềm Sage dành cho đối t ợng các doanh nghiệp lớn. 9 10.2. Ph n m m trong n  u đi m c - Giá thành thấp. 28 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán - Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp th i. - Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do đ ợc xây dựng theo hệ thống  Nh kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với ng và yêu cầu cấu hình c a hệ thống máy tính không cao. i Việt Nam; c đi m Cấu trúc và công nghệ th  M t s ph n m m trong n ng lạc hậu hơn so với các phần mềm n ớc ngoài. c Theo cuộc khảo sát BITCup 2007, giải pháp phần mềm kế toán đ ợc doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn nhiều nhất là: ACSoft, Bravo, Effect, ESoft, Fast, MISA, Vacom, Vic,... Trong đó, MISA-SME c a MISA đ ợc ng i dùng đặc biệt đánh giá cao tiện ích sử d ng: thân thiện, thao tác đơn giản, có cảnh báo khi nhập sai số liệu nằm ngoài phạm vi cho phép. MISA-SME cũng đ ợc đánh giá cao về giải pháp kỹ thuật (dễ nâng cấp, thích ng với hệ điều hành hiện tại,...), MISA tr thành nhà vô địch BITCup 4 năm liên tiếp, khẳng định đ ợc vai trò nghiệp v kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. (Theo nguồn: PC World) Bi u đ đánh giá c a b n đọc PC World cho các nhà cung c p ph n m m k toán Bản quyền của MISA JSC 29 Tổng quan về phần mềm kế toán “BITCup - Giải pháp Công nghệ Thông tin hay nhất” là giải thưởng dành cho các sản phẩm - giải pháp phần mềm Việt Nam do tạp chí Thế giới Vi tính - PC World Vietnam tổ chức thực hiện. Giải được khảo sát ý kiến đánh giá của người sử dụng - nhà lãnh đạo, quản lý, chuyên gia của các tổ chức, doanh nghiệp, viện, trường không hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và các công ty tư vấn công nghệ thông tin độc lập. Công ty C ph n MISA (website: http://www.misa.com.vn): Đ ợc thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những th ơng hiệu mạnh nhất trên thị tr ng phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đã có đến 20.000 khách hàng. Các dòng sản phẩm c a MISA đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phí thấp. u điểm c a các dòng sản phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, dễ học, dể sử d ng, hình ảnh giao diện thân thiện. MISA-SME có nhiều gói sản phẩm khác nhau, đáp ng tối đa nhu cầu c a các doanh nghiệp mà vẫn tiết kiệm đ ợc chi phí. Đặc biệt, MISA-SME có gói Express miễn phí giúp cho các doanh nghiệp mới thành lập tiết kiệm chi phí ban đầu. Hơn nữa, gói sản phẩm này cũng rất phù hợp với các bạn sinh viên hoặc bất c ai muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán nhà. Các bạn sinh viên có thể download miễn phí phần mềm MISA-SME Express cùng các tài liệu tự học tại website: http://www.misa.com.vn Ph n m m EFFECT (website: http://www.effectvn.com): Là một trong những nhà cung cấp có th ơng hiệu tại Việt Nam về giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp với các sản phẩm về Phần mềm kế toán và Hệ thống quản lý tổng thể EffectERP. Các sản phẩm c a công ty đ ợc viết theo đơn đặt hàng nên có m c giá khá cao so với những phần mềm kế toán khác ph thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp d ng và độ ph c tạp trong quản lý. Công ty C ph n 1 Ph n m m k toán BRAVO (website: http://www.bravo.com.vn): Đ ợc thành lập từ năm 1999, chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm và cung cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị - Tài chính - Kế toán. Hiện BRAVO có sản phẩm Phần mềm quản Công ty C ph n 1 30 Bản quyền của MISA JSC Tổng quan về phần mềm kế toán trị tài chính BRAVO. Đây là phần mềm thuộc nhóm phần mềm "may đo" theo đặt hàng (customize). Từ phần mềm cơ bản c a BRAVO, tùy theo nhu cầu c a doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ xây dựng ch ơng trình riêng. Do đây là phần mềm viết riêng cho từng doanh nghiệp nên chi phí cao hơn rất nhiều so với việc mua sản phẩm đóng gói. Hiện tại giá phần mềm này có thể dao động từ vài ngàn đến vài ch c ngàn đô la Mỹ. Công ty C ph n Ph n m m Qu n lý Doanh nghi p FAST (website: http://fast.com.vn): Thành lập từ năm 1997, là một trong những th ơng hiệu mạnh trên thị tr ng Việt Nam. Phần mềm kế toán c a Fast đ ợc xây dựng trên cơ s Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói. 1 Tin học L c Vi t (website: http://www.lacviet.com.vn): Thành lập từ năm 1994, là một trong những th ơng hiệu mạnh trên thị tr ng Việt Nam. AccNet là phần mềm kế toán quản trị tài chính doanh nghiệp thuộc nhóm phần mềm đóng gói, nhắm đến đối t ợng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty C ph n 1 Công ty C ph n SIS Vi t Nam (website: http://sisvn.com): SIS Việt Nam là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp kế toán, tài chính, quản trị doanh nghiệp. Các phần mềm c a SIS thuộc nhóm phần mềm đóng gói. Hiện này SIS có 2 phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp là SAS INNOVA và SAS ERP. 1 Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 11. Câu h i ôn t p 1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán? 2. Trình bày tính u việt c a phần mềm kế toán? 3. Trình bày lợi ích c a việc ng d ng phần mềm kế toán? 4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ u nh ợc điểm c a phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng? 5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán? 6. Trình bày quy định c a Bộ Tài chính về hình th c kế toán máy? Bản quyền của MISA JSC 31 Tổng quan về phần mềm kế toán 7. Quy trình ng d ng một phần mềm kế toán? 8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán? 9. Trình bày u nh ợc điểm c a các phần mềm kế toán trong n ớc và phần mềm kế toán n ớc ngoài? 32 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán C H M S N G 2 K TOÁN C A DOANH NGHI P B NG PH N M M K TOÁN Sau khi hoàn thành ch ng này, b n có th n m đ  Các b ớc tiến hành m sổ kế toán c:  Cách nhập số d ban đầu  Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán  Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ  Việc l u trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính  Ph ơng th c trao đổi ch ng từ kế toán giữa các bộ phận  Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo c a nhà cung cấp Bản quyền của MISA JSC 33 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 1. Các b c ti n hành m s k toán 1.1. M s Thông th ng một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm nh ng bắt đầu một năm tài chính mới thì th ng phải tiến hành m sổ kế toán mới t ơng ng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc m sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) đ ợc thực hiện ngay lần đầu tiên khi ng i sử d ng bắt đầu sử d ng phần mềm. Quá trình m sổ đ ợc thực hiện qua một số b ớc trong đó cho phép ng i sử d ng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi l u sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu m sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn ph ơng pháp tính giá,... 34 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán, ng i sử d ng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp v kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví d : 1.2. Khai báo danh m c Sau khi tiến hành m sổ kế toán xong, để có thể hạch toán đ ợc các nghiệp v kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì ng i sử d ng phải tiến hành khai báo một số danh m c ban đầu. Bản quyền của MISA JSC 35 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán a. Danh m c H th ng tài kho n Danh m c Hệ thống tài khoản đ ợc sử d ng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều đ ợc phản ánh trên tài khoản. Thông th ng các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định c a Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh đ ợc hoạt động sản xuất kinh doanh c a từng doanh nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép ng i sử d ng m thêm các tiết khoản trên cơ s hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ đ ợc sử d ng trong các bút toán hạch toán các nghiệp v kinh tế phát sinh trong kỳ. b. Danh m c Khách hàng, Nhà cung c p Trong các phần mềm kế toán danh m c này đ ợc ng i sử d ng khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ đ ợc nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông th ng sẽ do ng i sử d ng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý c a doanh nghiệp. Có rất nhiều ph ơng pháp đặt mã hiệu khác nhau, các ph ơng pháp này ph thuộc vào yêu cầu tổ ch c quản lý đối t ợng và ph thuộc vào tính chất c a từng đối t ợng c thể. Ví d : 36 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán - Dùng ph ơng pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. - Dùng ph ơng pháp đánh số lần l ợt tăng dần theo phát sinh c a đối t ợng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm l u ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải đ ợc đặt một mã khác nhau. - Không nên đ a ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là c a một mã khác. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ. Vì vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp ng i sử d ng có thể xem đ ợc các báo cáo công nợ không chỉ liên quan đến một tài khoản công nợ mà liên quan đến mọi tài khoản công nợ c a khách hàng, nhà cung cấp đó. Phần mềm sẽ tự động cộng gộp theo danh m c khách hàng, nhà cung cấp các phát sinh, số d tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số d các tài khoản công nợ theo từng đối t ợng. c. Danh m c V t t hàng hóa Danh m c Vật t hàng hóa dùng để theo dõi các vật t , hàng hóa. Nó đ ợc sử d ng khi thực hiện nhập, xuất các vật t , hàng hóa đó. Bản quyền của MISA JSC 37 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Mỗi vật t , hàng hóa sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật t , hàng hóa cũng giống nh đặt mã hiệu cho đối t ợng khách hàng, nhà cung cấp, nó do ng i sử d ng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật t , hàng hóa tại doanh nghiệp. Thông th ng các doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên c a vật t , hàng hóa. Trong tr ng hợp cùng một vật t nh ng có nhiều loại khác nhau thì ng i sử d ng có thể bổ sung thêm đặc tr ng c a vật t , hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật t , hàng hóa trong bảng mã vật t , hàng hóa t ơng ng với việc m thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp v kinh tế phát sinh liên quan đến vật t , hàng hóa, thành phẩm trong kế toán th công. d. Danh m c Tài s n c đ nh Danh m c Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định đ ợc mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản nh : tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều phải đ ợc cập nhật tr ớc khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do ng i sử d ng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định t ơng ng với việc m thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp v kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán th công. 38 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Một nguyên tắc chung của việc đánh mã đối tượng là: được phép dùng các ký tự chữ (A-Z) hoặc ký tự số (0-9), có thể dùng một số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_), gạch chéo(/,\) hoặc dấu chấm (.); nếu dùng ký tự chữ nên dùng chữ hoa. Tuy nhiên không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?). 2. Nh p s d ban đ u Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh m c ban đầu nh khách hàng, nhà cung cấp, vật t , hàng hóa, tài sản cố định,… ng i sử d ng sẽ tiến hành nhập số d ban đầu cho các tài khoản. Số d đây có thể là d Nợ hoặc d Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số d ban đầu gồm có: - Số d đầu kỳ c a tài khoản: là số d đầu c a tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01). - Số d đầu năm: là số d Nợ hoặc d Có ngày 01 tháng 01. Việc nhập số d trên các phần mềm th ng đ ợc thực hiện sau khi khai báo xong các danh m c ban đầu và tr ớc khi hạch toán các nghiệp v kinh tế phát sinh trong kỳ. Bản quyền của MISA JSC 39 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 3. Phân công công vi c và quy n h n trong phòng k toán Trong một doanh nghiệp có quy mô th ng có ít nhất từ 2 kế toán tr lên và mỗi ng i ph trách một phần hành kế toán riêng nh bán hàng, kho, thuế, tổng hợp,... Mỗi kế toán sẽ quản lý các ch ng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và th ng không nắm đ ợc sổ sách c a phần hành kế toán khác. Chỉ có Kế toán tổng hợp hoặc Kế toán tr ng là ng i có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ ch ng từ sổ sách. Các phần mềm kế toán th ng đặt ch c năng phân quyền sử d ng cho ng i dùng với m c đích giúp kế toán tr ng phân công công việc cũng nh quyền hạn c a từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán. 40 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu c a mình tránh sự truy nhập và chỉnh sửa c a các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán. Sau khi đổi mật khẩu xong, khi ng i sử d ng đăng nhập vào dữ liệu kế toán, ch ơng trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập. 4. Khóa s k toán cu i kỳ Thông th ng vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan thuế, đầu t … kế toán tr ng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp vào dữ liệu đã hoàn chỉnh. Trong các phần mềm kế toán, tính năng này đ ợc đ a vào, cho phép khóa sổ toàn bộ ch ng từ đã nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán Bản quyền của MISA JSC 41 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán trong khoảng th i gian do ng i dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác khóa sổ, toàn bộ ch ng từ kể từ ngày khóa sổ tr về tr ớc sẽ không sửa lại đ ợc để đảm báo tính nhất quán c a số liệu báo cáo. Trong một số tr ng hợp đặc biệt cần sửa lại ch ng từ đã khóa sổ thì các phần mềm kế toán cung cấp ch c năng Bỏ khóa sổ để ng i sử d ng có thể thực hiện thao tác sửa ch ng từ. 5. L u tr và b o qu n s k toán trên máy vi tính  L p b n sao s sách đ phòng sự c , thiên tai đ ch họa Kế toán th ng phải lập các bản sao l u, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các ch ng từ, sổ sách, báo cáo trong tr ng hợp gặp sự cố bất th ng xảy ra do nhiều nguyên nhân khác 42 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ tùy thuộc vào thiết lập ban đầu c a ng i sử d ng. Trong phần mềm kế toán, thao tác sao l u sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các ch ng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, cho phép làm giảm tối đa hậu quả khi có sự cố. Các bản sao l u này nên đ ợc cất giữ vị trí an toán nh : ổ c ng, băng từ...  Ph c h i s sách k toán sau sự c Trong quá trình hạch toán, sử d ng các phần mềm kế toán, ng i sử d ng có thể bị mất các ch ng từ, sổ sách, báo cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đó nếu ng i sử d ng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thể tiến hành ph c hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất. Bản quyền của MISA JSC 43 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán  Ki m tra tính nh t quán c a s sách gi a các b ph n h ch toán Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót nh nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản c a khách hàng trên một hóa đơn bán hàng,… và để tìm ra các sai sót đó th ng mất rất nhiều th i gian. Vì vậy, các phần mềm th ng có ch c năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình rà soát lại các nghiệp v kinh tế đã phát sinh đ ợc hạch toán, để kiểm tra tính chính xác và đầy đ c a giai đoạn nhập liệu. Ch c năng này rất quan trọng, vì trong hệ thống kế toán th công, các kế toán viên có thể phát hiện ra các nghiệp v không hợp lệ hay nghiệp v sai và tiến hành sửa chữa luôn tr ớc khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử d ng máy tính để xử lý dữ liệu thì có thể xảy ra tr ng hợp các nghiệp v không hợp lệ nh ng vẫn đ ợc xử lý, và chỉ đ ợc phát hiện sau khi thực hiện ch c năng bảo trì. 6. Trao đ i ch ng t k toán gi a các b ph n Hiện nay nhiều doanh nghiệp không chỉ có một tr s kinh doanh duy nhất mà có thể có 2 hoặc 3 tr s ngoài tr s chính. Trong tr ng hợp các tr s 44 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán khác nhau hạch toán độc lập với tr s chính, thì cuối kỳ kế toán các tr s khác chỉ cần gửi các báo cáo tài chính cho tr s chính. Còn tr ng hợp các tr s khác hạch toán ph thuộc, các kế toán hạch toán th công phải mang toàn bộ ch ng từ, sổ sách từ tr s con về tr s chính để hạch toán. Để giúp cho công tác này c a kế toán đ ợc đơn giản, các phần mềm th ng có tính năng cho phép xuất khẩu các nghiệp v phát sinh đã đ ợc hạch toán các tr s khác, sau đó chuyển cho tr s chính để nhập khẩu các ch ng từ, sổ sách này vào chung một dữ liệu kế toán; từ đó cho ra một hệ thống sổ sách, báo cáo thống nhất và hoàn chỉnh.  Xu t khẩu ch ng t , s sách, báo cáo Cho phép xuất khẩu các danh m c đã khai báo và các ch ng từ phát sinh trong kỳ cần kết xuất, đồng th i cho phép xuất khẩu cả số d ban đầu.  Nh p khẩu ch ng t , s sách, báo cáo Cho phép nhập khẩu lại vào phần mềm các ch ng từ, sổ sách, báo cáo đã xuất khẩu. Bản quyền của MISA JSC 45 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 7. C p nh t ph n m m theo thông báo c a nhà cung c p Khi có sự thay đổi thông t , chế độ kế toán theo quy định c a Bộ Tài chính, hay nâng cấp các tính năng mới trong hệ thống phần mềm, nhà cung cấp phần mềm sẽ thông báo với những doanh nghiệp đang sử d ng sản phẩm để các doanh nghiệp có thể ch động cập nhật các thông t , chế độ mới đó. Các phần mềm kế toán hiện nay th ng có ch c năng tự động cập nhật qua Internet, giúp cho ng i sử d ng có thể cập nhật các phiên bản mới khi có đ ợc sự thông báo từ nhà cung cấp phần mềm. Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 2 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 8. Câu h i ôn t p 1. Trình bày các b ớc tiến hành m sổ kế toán? 2. Tác d ng c a việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán? 3. Tại sao phải thực hiện khóa, m sổ kế toán? 4. Tác d ng c a việc l u trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính? 5. Tác d ng c a việc trao đổi ch ng từ kế toán giữa các bộ phận? 46 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 9. Bài t p thực hành Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví d , không phải là số liệu c thể c a bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử d ng từ ngày 01/01/2009 có các thông tin sau: Ch đ k toán Áp d ng theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày b t đ u 01/01/2009 Ngày khóa s 31/12/2008 Hi u lực báo cáo 31/12/2009 Tháng đ u tiên c a nĕm tài chính Tháng 01 Đ ng ti n h ch toán VNĐ Ch đ ghi s T c th i V t t , hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Ph ng pháp tính giá tr t n kho Bình quân cuối kỳ  Danh m c V t t , hàng hóa Kho TK ng m ng m đ nh đ nh Mã v t t 1 TV_LGPHANG19 Tivi LG 19 inches HH 10 156 1561 2 TV_LGPHANG21 Tivi LG 21 inches HH 10 156 1561 3 TV_LGPHANG29 Tivi LG 29 inches HH 10 156 1561 4 TL_TOSHIBA110 T lạnh TOSHIBA 110 lít HH 10 156 1561 5 TL_TOSHIBA60 T lạnh TOSHIBA 60 lít HH 10 156 1561 6 DD_NOKIAN6 Điện thoại NOKIA N6 HH 10 156 1561 7 DD_NOKIAN7 Điện thoại NOKIA N7 HH 10 156 1561 8 DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 HH 10 156 1561 9 DD_SAMSUNGD9 Điện thoại SAMSUNG D9 HH 10 156 1561 10 DH_SHIMAZU12 HH 10 156 1561 11 DH_SHMAZU24 HH 10 156 1561 Bản quyền của MISA JSC Tên v t t Nhóm Thu su t v tt (%) STT Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU 47 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán  Danh m c Khách hàng STT Mã KH 1 CT_TIENDAT 2 CT_TANHOA 3 CT_TRAANH 4 CT_PHUTHE 5 CT_HOAANH 6 CT_HUEHOA 7 CT_HOANAM 8 CT_THAILAN Tên đ n v Công ty TNHH Tiến Đạt Công ty TNHH Tân Hòa Công ty TNHH Trà Anh Công ty TNHH Phú Thế Công ty Cổ phần Hòa Anh Công ty Cổ phần Huệ Hoa Công ty Cổ phần Hoa Nam Công ty Cổ phần Thái Lan Đ a ch Mã s thu Số 1756 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. Số 2689 Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội Số 7533 Cầu Giấy, Hà Nội. Số 5211 Cầu Đuống, Hà Nội. Số 1798 Ngọc Lân, Long Biên, Hà Nội. Số 1399 Lê Lai, Thanh Xuân, Hà Nội. 0100102478 0100165432 0100013354 0101331022 0100106955 0100784238-1 0100782209 Số 831 Hà An, Hà Nội 0100230328-1 Số 599 Tùng Lân, Hà Nội  Danh m c Nhà cung c p STT Mã NCC 1 CT_LANTAN 2 CT_HALIEN 3 CT_HONGHA 4 CT_HATHANH 5 CT_TANVAN 6 CT_PHUTHAI Tên nhà cung c p Công ty TNHH Lan Tân Công ty TNHH Hà Liên Công ty TNHH Hồng Hà Công ty Cổ phần Hà Thành Công ty Cổ phần Tân Văn Công ty Cổ phần Phú Thái 0100422887-1 0100234567-1 0100231467-1 0100311767 0100835877 0100698711-1  Danh m c Tài s n c đ nh Mã TSCĐ NHA 1 48 Tên TSCĐ Nhà A1 Ngày s d ng 01/01/2003 Nĕm s d ng (nĕm) 10 Đ a ch Mã s thu Nguyên giá 150.000.000 Số 1633 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội. Số 513 Gò Vấp, Hà Nội. Số 9241 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội. Số 7212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội. Số 9556 Ngọc Hoa, Ba Đình, Hà Nội. Số 8935 Hoàng Long, Hà Nội. Hao mòn lǜy Giá tr còn k l i 90.000.000 60.000.000 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Xe TOYOTA OTO12 12 chỗ ngồi 01/01/2002 10 850.000.000 595.000.000 255.000.000 MVT1 Máy vi tính Intel 01 01/01/2007 3 12.000.000 8.000.000 4.000.000 MVT2 Máy vi tính Intel 02 01/01/2007 3 10.000.000 6.700.000 3.300.000 1.022.000.000 699.700.000 322.300.000 T ng c ng  Danh sách Cán b nhân viên ST T Mã nhân viên 1 PMQUANG 2 TNPHUONG Tạ Nguyệt Ph ơng 3 NVNAM 4 Phòng ban L ng c b n Ph c p Giám đốc 4.500.000 500.000 L ơng cơ bản cố định P.Giám đốc 4.000.000 500.000 L ơng cơ bản cố định Nguyễn Văn Nam Hành chính 2.000.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) NVBINH Nguyễn Văn Bình Hành chính 1.500.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 5 TDCHI Trần Đ c Chi Kinh doanh 2.100.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 6 LMDUYEN Lê Mỹ Duyên Kinh doanh 2.500.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 7 NTLAN Nguyễn Thị Lan Kinh doanh 1.900.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 8 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 2.300.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) Họ và tên Phạm Minh Quang  Khai báo s d đ u nĕm S hi u Tài kho n Cấp 1 111 ng Đ u kỳ Tên Tài kho n Cấp 2 Kho n l Nợ Có Ti n m t 1111 112 Tiền Việt Nam 1.003.425.687 Ti n g i NH 1121 Tiền Việt Nam 1121.01 Tại Ngân hàng Nông nghiệp 100.220.000 1121.02 Tại Ngân hàng BIDV 150.437.052 Bản quyền của MISA JSC 49 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 131 Ph i thu c a khách hàng Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 30.510.000 Công ty Cổ phần Huệ Hoa 50.486.250 142 Chi phí tr tr 156 Hàng hóa Chi tiết c ng n h n 6.303.331 Điện thoại SAMSUNG E8; số l ợng: 20 78.200.000 Tivi LG 19 inches; số l ợng: 10 24.400.000 211 Tài s n c đ nh (*) 214 Hao mòn TSCĐ 699.700.000 311 Vay ng n h n 200.000.000 331 Ph i tr cho ng Chi tiết 333 1.022.000.000 i bán Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000 Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000 Thu và các kho n ph i n p NN 33311 411 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 12.834.091 Ngu n v n kinh doanh 4111 Vốn đầu t c a CSH 1.372.348.229 * Chi tiết theo từng TSCĐ  Yêu c u: • Tạo cơ s dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có. • Khai báo danh m c khách hàng, nhà cung cấp, vật t hàng hóa, danh sách cán bộ công nhân viên. • Nhập số d ban đầu. • In Bảng cân đối tài khoản. 50 Bản quyền của MISA JSC Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội B NG CÂN Đ I TÀI KHO N Năm 2009 S tài kho n Đ u kỳ Tên tàikho n N Phát sinh Có N Có N Cu i kỳ Có N Có Tài kho n trong b ng 111 Ti n m t 1.003.425.687 1.003.425.687 1111 Tiền Việt nam 1.003.425.687 1.003.425.687 112 Ti n g i ngân hàng 250.657.052 250.657.052 1121 Tiền Việt Nam 250.657.052 250.657.052 1121.01 Tiền Việt Nam tại NH Nông nghiệp 100.220.000 100.220.000 1121.02 Tiền Việt Nam tại NH BIDV 150.437.052 150.437.052 80.996.250 80.996.250 6.303.331 6.303.331 131 Ph i thu c a khách hàng 142 Chi phí tr tr 156 Hàng hóa 102.600.000 102.600.000 1561 Giá mua hàng hóa 102.600.000 102.600.000 211 Tài s n c đ nh h u hình 1.022.000.000 1.022.000.000 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 150.000.000 150.000.000 2113 Ph ơng tiện vận tải, truyền dẫn 850.000.000 850.000.000 2114 Thiết bị, d ng c quản lý 22.000.000 22.000.000 214 Hao mòn tài s n c đ nh 699.700.000 699.700.000 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 699.700.000 699.700.000 c ng n h n Bản quyền của MISA JSC 51 Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 311 Vay ng n h n 331 Ph i tr cho ng 333 Thu và các kho n ph i n p Nhà n 3331 200.000.000 200.000.000 181.100.000 181.100.000 12.834.091 12.834.091 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 12.834.091 12.834.091 33311 Thuế GTGT đầu ra 12.834.091 12.834.091 411 Ngu n v n c a ch s h u 1.372.348.229 1.372.348.229 4111 Vốn đầu t c a ch s hữu 1.372.348.229 1.372.348.229 2.465.982.320 2.465.982.320 2.465.982.320 2.465.982.320 i bán C ng c Ngày ....... tháng ....... năm 200... Ng il p (Ký, ghi rõ họ tên) 52 K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền C H K N G 3 TOÁN V N B NG TI N Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi  Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 53 Kế toán vốn bằng tiền 1. Nguyên t c h ch toán • Doanh nghiệp phải sử d ng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Muốn sử d ng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải đ ợc sự đồng ý bằng văn bản c a Bộ Tài chính. • Nếu sử d ng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n ớc Việt Nam công bố tại th i điểm phát sinh nghiệp v . • Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá thực tế và không áp d ng cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 2. Mô hình hóa ho t đ ng thu chi ti n m t Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. Thu ti n m t 54 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền 2.2. Chi ti n m t 2.3. Thu ti n g i Bản quyền của MISA JSC 55 Kế toán vốn bằng tiền 2.4. Chi ti n g i 56 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền 3. S đ h ch toán k toán v n b ng ti n 3.1. Ti n m t t i qu 1111 112 Rút tiền gửi NH về quỹ tiền mặt 635 121, 221, 515 Lỗ 112 Gửi tiền mặt vào NH 152, 153, 156 Mua vật t , d ng c , hàng hóa 133 Thu hồi các khoản đầu t tài chính 515 Thuế GTGT 154, 635, 642, 811 Lãi 131, 135, 141 Chi phí phát sinh bằng tiền mặt Thu hồi các khoản nợ 133 Thuế GTGT 311, 3411 211, 217 Vay ngắn hạn, dài hạn Mua TSCĐ, bất động sản đầu t 133 411 Thuế GTGT Nhận vốn góp, phát hành cổ phiếu 311, 331, 334, 338 511, 515, 711 Thanh toán các khoản nợ phải trả Doanh thu và thu nhập khác bằng tiền mặt 33311 1381 Thuế GTGT Tiền mặt phát hiện thiếu ch a xác định đ ợc nguyên nhân Bản quyền của MISA JSC 57 Kế toán vốn bằng tiền 3.2. Ti n g i ngân hàng 1121 111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng 111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ 635 131, 138, 121, 221 Lỗ Đầu t tài chính, góp liên doanh, ký c ợc, ký quỹ Thu hồi các khoản nợ, ký quỹ, ký c ợc, đầu t 515 ngắn hạn, dài hạn Lãi 344 121, 221, 138 152, 153, 155, 156 Mua vật t , d ng c , hàng hóa 133 Thuế GTGT Nhận ký quỹ, ký c ợc ngắn hạn, dài hạn 211, 217 Mua TSCĐ, bất động sản đầu t 411 133 Nhận vốn góp Thuế GTGT 311, 331, 334, 338 511, 515, 711 Doanh thu và thu nhập khác 33311 Thuế GTGT Thanh toán các khoản nợ phải trả 154, 627, 642, 635, 811,... Chi phí phát sinh 58 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. K toán ti n m t t i qu 4.1.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.1.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền mặt Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến quản lý tiền mặt trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh : a. Danh m c Khách hàng Danh m c khách hàng cho phép ng i sử d ng theo dõi chi tiết hoạt động bán hàng hóa, vật t và các khoản phải thu, cho từng khách hàng. Khi khai báo một khách hàng mới, ng i sử d ng cần nhập các thông tin nh : Mã khách hàng, tên khách hàng (tên công ty), địa chỉ, mã số thuế, ng i liên hệ,… Bản quyền của MISA JSC 59 Kế toán vốn bằng tiền b. Danh m c Nhà cung c p Danh m c Nhà cung cấp cho phép ng i sử d ng theo dõi chi tiết hoạt động mua hàng hóa, vật t và các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp. Khi khai báo một nhà cung cấp mới, ng i sử d ng cần nhập các thông tin nh : mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp (hoặc tên công ty), địa chỉ, mã số thuế, ng i liên hệ, … 60 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền c. Danh m c Nhân viên Danh m c Nhân viên cho phép ng i sử d ng theo dõi chi tiết hoạt động tạm ng, thanh toán tạm ng,.. c a từng nhân viên trong công ty. Khi khai báo một nhân viên, ng i sử d ng cần nhập các thông tin nh : mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin về l ơng,… 4.1.3. Các chứng từ đầu vào liên quan - Các ch ng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập;... - Các ch ng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kiểm kê quỹ; Giấy thanh toán tiền tạm ng; Giấy đề nghị tạm ng; y nhiệm chi; .... Một số mẫu ch ng từ điển hình:  M u phi u thu Bản quyền của MISA JSC 61 Kế toán vốn bằng tiền  M u phi u chi 62 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền Trên các chứng từ thu, chi trên, người sử dụng cần phải điền các thông tin như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền,… 4.1.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp v tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v Tiền mặt tại quỹ. • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cần cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu c a ch ng từ đó. Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu ch ng từ c a phần hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin: Ph n thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối t ợng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi. - Diễn giải: Mô tả nội dung c a nghiệp v phát sinh. - Ngày ch ng từ: Là ngày phát sinh c a ch ng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện th i và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán tr ớc. Khi thêm mới một ch ng từ, nếu ngày ch ng từ xảy ra tr ớc ngày làm việc hiện th i, các phần mềm kế toán vẫn cho phép ng i sử d ng thay đổi lại ngày ch ng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong ch ng từ sẽ đ ợc tự động chèn vào khoảng th i gian tr ớc đó. Điều này khác với kế toán th công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thì không thể chèn thêm ch ng từ vào một khoảng th i gian tr ớc đó. i sử d ng tự đặt, thông th ng số ch ng từ th ng gắn với loại ch ng từ (Ví d : Phiếu thu - PT000…, Phiếu nhập kho PNK000…). Trong phần mềm số ch ng từ th ng đ ợc lấy tăng dần lên căn c vào số ch ng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, ng i sử d ng vẫn có thể sửa lại số ch ng từ c a các ch ng từ đã hạch toán nếu muốn. Điều này khác với kế toán th công, kế toán sẽ phải nhớ số ch ng từ đã hạch toán tr ớc đó và ch ng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa. - Số ch ng từ: Do ng Bản quyền của MISA JSC 63 Kế toán vốn bằng tiền Ph n thông tin chi ti t: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, thông tin khai báo về thuế,... - Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ng trong nghiệp v liên quan. - Diễn giải: Mô tả lại nội dung c a nghiệp v phát sinh. - Hạch toán bút toán và khai báo các thông tin liên quan đến thuế (Nếu có).  Nh p Phi u thu  Nh p Phi u chi 64 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền 4.1.5. Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết tr ớc khi xem.  S qu ti n m t - Chọn các tham số báo cáo: nh khoảng th i gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 65 Kế toán vốn bằng tiền  S k toán chi ti t qu ti n m t - Chọn các tham số báo cáo: nh khoảng th i gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: 66 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền 4.2. K toán ti n g i ngân hàng 4.2.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.2.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền gửi ngân hàng Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến quản lý tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh : - Danh m c Khách hàng. - Danh m c Nhà cung cấp. - Danh m c Nhân viên. Thông tin chi tiết có thể tham khảo phần Thiết lập danh mục của Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 59. Bản quyền của MISA JSC 67 Kế toán vốn bằng tiền 4.2.3. Các chứng từ đầu vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: Giấy báo Có; Giấy báo Nợ; Bản sao kê c a ngân hàng; y nhiệm thu; y nhiệm chi; Séc chuyển khoản; Séc bảo chi;.. Một số mẫu ch ng từ điển hình:  Gi y báo N  Gi y báo Có 68 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền Trên các chứng từ báo Nợ, báo Có cần phải có đầy đủ các thông tin như: tên ngân hàng, địa chỉ, ngày phát sinh chứng từ, mã khách hàng, đơn vị nhận chứng từ, mã số thuế, diễn giải của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), số tài khoản ngân hàng, số tiền, nội dung của giấy báo Nợ (hoặc báo Có),… 4.2.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp v tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp v Tiền gửi ngân hàng. • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu ch ng từ c a phần hành quản lý tiền gửi cũng bao gồm các thông tin giống nh trong phân hệ quản lý tiền mặt. Thông tin chi tiết có thể tham khảo mục Nhập chứng từ của Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 63.  Nh p Gi y báo Có Bản quyền của MISA JSC 69 Kế toán vốn bằng tiền  Nh p Gi y báo N 4.2.5. Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo tiền gửi ngân hàng. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  S ti n g i ngân hàng: - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: 70 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 3 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân th theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ c a Nhà n ớc nh thế nào? 2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp v liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng? 3. Hãy trình bày mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi? 4. Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi? 5. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến tiền mặt, tiền gửi? Bản quyền của MISA JSC 71 Kế toán vốn bằng tiền 6. Bài t p thực hành 6.1. K toán ti n m t t i qu Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến tiền mặt nh sau: 1. Ngày 10/01/2009 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà sau khi đã trừ đi tiền hàng trả lại. Số tiền: 102.872.000 (đ). 2. Ngày 15/01/2009, chi tiền tạm ng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Thị Lan, số tiền: 1.500.000 (đ). 3. Ngày 19/01/2009, thu tiền c a Công ty TNHH Tiến Đạt về số tiền hàng mua ngày 05/01/2009, số tiền: 86.680.000 (đ). 4. Ngày 24/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền điện tháng 01/2009 tổng tiền thanh toán (đã có thuế): 1.650.000 (đ) (VAT 10%). Hóa đơn tiền điện số 0051245, ký hiệu TD/2009, ngày 22/01/2009. 5. Ngày 30/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền phí vận chuyển mua hàng c a Công ty TNHH Lan Tân ngày 15/01, số tiền: 990.000 (đ). 6. Ngày 02/02/2009 Lê Mỹ Duyên nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu cho t khai hải quan hàng nhập khẩu số 2567 ngày 26/01/2009, số tiền: 2.600.000 (đ). 7. Ngày 25/02/2009 Phạm Văn Minh rút tiền gửi ngân hàng BIDV về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 3.000.000 (đ). 8. Ngày 06/03/2009, chi tiếp khách tại Nhà hàng Ana, số tiền: 2.100.000 (đ).  Yêu c u: • Khai báo danh m c Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • In Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.  Báo cáo: 72 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền Công ty TNHH ABC M u s : S07-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội S QU TI N M T Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Tài kho n: 111 Ngày, tháng ghi s Ngày, tháng ch ng t A B Lo i ti n: VND S hi u ch ng t S ti n Thu Chi Di n gi i Thu Chi T n Ghi chú C D E 1 2 2 G S d đ u kỳ (Balance forward) 31/12/2008 31/12/2008 10/01/2009 10/01/2009 PC00001 Thanh toán tiền mua hàng 15/01/2009 15/01/2009 PC00002 Chi tiền tạm ng công tác phí 19/01/2009 19/01/2009 PT00002 Thu tiền hàng 24/01/2009 24/01/2009 PC00003 Thanh toán tiền điện tháng 01/2009 30/01/2009 30/01/2009 PC00004 Thanh toán tiền phí vận chuyển 02/02/2009 02/02/2009 Nộp tiền thuế GTGT PC00005 hàng nhập khẩu theo t khai 2567 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 25/02/2009 25/02/2009 PT00004 06/03/2009 06/03/2009 PC00006 Chi tiếp khách tại nhà hàng Ana T ng c ng 1.003.425.687 102.872.000 900.553.687 1.500.000 899.053.687 86.680.000 985.733.687 1.650.000 984.083.687 990.000 983.093.687 2.600.000 980.493.687 983.493.687 3.000.000 2.100.000 981.393.687 89.680.000 111.712.000 981.393.687 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày m sổ: Ngày ....... tháng ....... năm 200... Th qu (Ký, ghi rõ họ tên) K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 6.2. K toán ti n g i ngân hàng Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến tiền gửi nh sau: 1. Ngày 14/01/2009 Công ty Cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng, số tiền: Bản quyền của MISA JSC 73 Kế toán vốn bằng tiền 132.594.000 (đ) theo giấy báo Có c a ngân hàng Nông nghiệp. 2. Ngày 20/01/2009 chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/08, số tiền: 12.834.091 (đ), thuế môn bài năm 2009, số tiền: 1.000.000, theo giấy báo Nợ c a Ngân hàng Nông nghiệp. 3. Ngày 28/01/2009 chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua hàng cho Công ty FUJI theo t khai hải quan số 2567 ngày 24/01/2009, số tiền: 20.000.000 (đ) theo Giấy báo Nợ c a Ngân hàng BIDV. 4. Ngày 16/02/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng mua văn phòng phẩm c a Cửa hàng Văn Phong, số tiền: 2.000.000 (đ) tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đã nhận đ ợc giấy báo Nợ c a Ngân hàng Nông nghiệp. 5. Ngày 28/02/2009, Công ty cổ phần Thái Lan trả tiền, số tiền 39.204.000 (đ) (đã trừ chiết khấu thanh toán 1% t c 396.000 (đ)) theo Giấy báo Có c a ngân hàng BIDV. 6. Ngày 02/03/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp trả tiền vay ngắn hạn Vietcombank, số tiền: 60.000.000 (đ). Đã nhận đ ợc giấy báo Nợ c a ngân hàng.  Yêu c u: • Khai báo danh m c Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • In Sổ tiền gửi ngân hàng.  Báo cáo: 74 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vốn bằng tiền Công ty TNHH ABC M u s : S08-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội S TI N G I NGÂN HÀNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Tài kho n: 112 Ch ng t Ngày, tháng ghi s S hi u Ngày, tháng A B 31/12/2008 Di n gi i C 31/12/2008 S ti n TK đ i ng Thu Chi Còn l i Ghi chú E 1 2 2 F D S d đ u kỳ (Balance forward) 14/01/2009 NT00001 14/01/2009 Thu tiền bán hàng 250.657.052 131 132.594.000 383.251.052 20/01/2009 S00001 20/01/2009 Tiền thuế GTGT T12/08 33311 12.834.091 370.416.961 20/01/2009 S00001 20/01/2009 Thuế môn bài năm 2009 3338 1.000.000 369.416.961 28/01/2009 S00002 Chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền hàng 28/01/2009 nhập khẩu theo t khai 2567 331 20.000.000 349.416.961 16/02/2009 S00003 16/02/2009 Chuyển tiền gửi ngân hàng mua VPP 6423 2.000.000 347.416.961 28/02/2009 NT00002 28/02/2009 Công ty Thái Lan trả tiền hàng 131 02/03/2009 S00004 39.204.000 Chuyển tiền gửi ngân 02/03/2009 hàng trả tiền vay ngắn 311 hạn Vietcombank C ng s phát sinh 60.000.000 326.620.961 171.798.000 S d cu i kỳ 386.620.961 95.834.091 326.620.961 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày m sổ: Ngày ....... tháng ....... năm 200... Ng i ghi s (Ký, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 75 Kế toán vật tư C H K Sau khi hoàn thành ch N G 4 TOÁN V T T  Nguyên tắc hạch toán ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động nhập, xuất kho  Sơ đồ hạch toán kế toán vật t  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 77 Kế toán vật tư 1. Nguyên t c h ch toán • Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công c d ng c trên tài khoản 152, 153 phải đ ợc thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. • Việc tính giá trị c a vật t xuất kho đ ợc thực hiện theo một trong bốn ph ơng pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”: + Ph ơng pháp giá đích danh. + Ph ơng pháp bình quân gia quyền. + Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc. + Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc. • Kế toán chi tiết vật t phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm. 2. Mô hình hóa ho t đ ng nh p, xu t kho Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. Nh p kho 78 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư 2.2. Xu t kho 3. S đ h ch toán k toán v t t  Theo ph ng pháp ki m kê đ nh kỳ Trị giá hàng đã mua đang đi đ ng, trị giá hàng tồn kho và gửi bán cuối kỳ TK 151, 152, 153, TK 611 156, 157, 158 TK 111, 112, 331 ... Trị giá hàng mua đang đi đ ng và - Giảm giá hàng bán trị giá hàng tồn kho đầu kỳ - Hàng mua trả lại TK 111, 112, 331 ... - Chiết khấu th ơng mại Mua vật t , hàng hóa về nhập kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu mua, bốc xếp vận chuyển...) TK 133 Thuế GTGT TK 3333 TK 3332 Thuế nhập khẩu phải nộp Thuế tiêu th đặc biệt TK 33312 Thuế GTGT c a hàng nhập khẩu phải nộp Bản quyền của MISA JSC (nếu không đ ợc khấu trừ) TK 133 Nếu đ ợc khấu trừ TK 133 (nếu có) TK 241, 142, 242, 621, 623, 627, 641, 642 Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, CCDC xuất kho sử d ng cho SXKD TK 632 Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá háng hóa xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ 79 Kế toán vật tư  Theo ph ng pháp kê khai th ng xuyên TK 111, 112, 331 TK 152, 153 TK 154, 621, 642, 241 Nhập kho NVL, Công c Xuất dùng cho SXKD, XDCB mua về TK 133 TK 142, 242 Thuế GTGT Xuất CCDC có giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp TK 3332 Thuế tiêu th đặc biệt TK 111, 112, 331 Chiết khấu th ơng mại, giảm giá, trả lại hàng mua TK 133 Thuế GTGT TK 632 NVL xuất bán 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo 80 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong qu n lý v t t Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến quản lý vật t trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh : a. Danh m c Kho v t t Danh m c kho vật t dùng để theo dõi các kho vật t và thành phẩm. Khi thiết lập một kho mới, ng i sử d ng cần phải nhập đầy đ các thông tin về: mã kho, tên kho và tài khoản kho. b. Danh m c V t t , hàng hóa Danh m c vật t dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho c a từng vật t , hàng hóa nhập kho. Khi khai báo một vật t , hàng hóa ng i sử d ng cần nhập các thông tin về: mã vật t , tên vật t , nhóm, đơn vị tính, kho ngầm định, tài khoản kho,… Bản quyền của MISA JSC 81 Kế toán vật tư 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán vật t bao gồm: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. Một số mẫu ch ng từ điển hình:  Phi u nh p kho 82 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư  Phi u xu t kho Bản quyền của MISA JSC 83 Kế toán vật tư Trên các phiếu nhập, xuất kho, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị, bộ phận xuất, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, họ tên người giao hàng (hoặc người nhận hàng), kho nhập (hoặc xuất), tên vật tư, hàng hóa nhập (hoặc xuất), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền,… 4.4. Nh p ch ng t vào ph n m m k toán Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến vật t trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v Vật t . • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. 84 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu ch ng từ c a phần hành quản lý vật t , hàng hóa bao gồm các thông tin: Ph n thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối t ợng: Có thể là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nhân viên,... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho. - Diễn giải: Mô tả nội dung c a nghiệp v phát sinh. - Ngày ch ng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho. ng đ ợc tự động đánh số tăng i sử d ng vẫn có thể sửa lại số ch ng từ nếu muốn. - Số ch ng từ: Trong các phần mềm th dần, tuy nhiên ng Ph n thông tin chi ti t: Bao gồm các thông tin về mã vật t , tên vật t , kho, tài khoản kho, tài khoản đối ng, số l ợng, đơn giá, thành tiền,... - Mã vật t : Dùng để nhận diện duy nhất một vật t , hàng hóa. - Tên vật t : Là tên đầy đ c a vật t , hàng hóa. - Kho: Là mã c a kho liên quan đến nghiệp v c a ch ng từ đ ợc chọn từ danh m c kho đã khai báo. Đó có thể là kho xuất, kho nhập, có thể là kho công ty hoặc kho đại lý,… - TK kho: Ch ơng trình sẽ lấy căn c vào các thông tin khai báo ban đầu c a vật t , hàng hóa (có thể là TK 152, 153, 156). - Tài khoản đối ng: Là tài khoản đối ng khi hạch toán nghiệp v nhập, xuất kho (có thể là TK 111, 112, 131, 331, 632,…). - Số l ợng: Là số l ợng mặt hàng đ ợc ghi trên ch ng từ nhập, xuất kho. - Đơn giá: Là số tiền cho một vật t , hàng hóa. - Thành tiền = Số l ợng x Đơn giá - … Trong các phần mềm, giá vốn xuất kho thường được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo dữ liệu kế toán mới hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa. Bản quyền của MISA JSC 85 Kế toán vật tư Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ được tính sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” (luôn có trong các phần mềm). Khi sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở các thời điểm đều được tính bình quân như nhau. Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất kho sẽ được tính ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại. Sử dụng phương pháp này giá xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong cùng một kỳ có thể khác nhau. Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho theo đúng giá nhập của vật tư đó trên chứng từ nhập kho được chọn. Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống sẽ tự động tính giá xuất theo đúng phương pháp ngay sau khi cất giữ thông tin của phiếu xuất kho.  Nh p Phi u nh p kho  Nh p Phi u xu t kho 86 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư 4.5. Xem và in báo cáo v t t Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  Báo cáo T ng h p t n kho: - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, kho vật t (một kho, một số kho hoặc tất cả các kho). - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 87 Kế toán vật tư  S chi ti t v t t hàng hóa - Chọn tham số báo cáo: nh khoảng th i gian, vật t , hàng hóa cần in (có thể chọn một, một số hoặc tất cả vật t , hàng hóa). - Xem báo cáo: 88 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 4 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán vật t , hàng hóa? 2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp v ch yếu liên quan đến kế toán vật t ? 3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho? 4. Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến vật t , hàng hóa? 5. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến vật t , hàng hóa? 6. Bài t p thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến kho vật t , hàng hóa nh sau: 1. Ngày 12/01/2009 mua hàng nhập kho c a Công ty TNHH Lan Tân (hàng về tr ớc hóa đơn về sau). Bản quyền của MISA JSC 89 Kế toán vật tư ¾ ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 3.700.000 (đ/cái) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 14 ĐG: 6.900.000 (đ/cái) 2. Ngày 20/01/2009 xuất hàng cho nhân viên kinh doanh sử d ng tính vào chi phí bán hàng. ¾ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 01 3. Ngày 25/01/2009 xuất kho hàng gửi bán đại lý Thanh Xuân. ¾ ¾ Ti vi TV_LGPHANG19 SL: 5 Điện thoại SAMSUNG D8 SL: 8 4. Ngày 29/01/2009 mua hàng về nhập kho c a Công ty cổ phần Tân Văn (hàng về tr ớc hóa đơn về sau). ¾ Quạt điện cơ 91 SL: 05 ĐG: 300.000 (đ/cái) 5. Ngày 12/02/2009 xuất Quạt điện cơ 91 sử d ng cho phòng kế toán, số l ợng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.  Yêu c u: • Khai báo danh m c Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật t hàng hóa (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động). • In Báo cáo tổng hợp tồn kho; Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, d ng c , sản phẩm, hàng hóa; Sổ chi tiết vật liệu, d ng c , sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho, …  Báo cáo: 90 Bản quyền của MISA JSC Kế toán vật tư Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội BÁO CÁO T NG H P T N KHO Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Mã kho: 156 STT Tên kho: Mã hàng Kho hàng hóa Đ u kỳ Đ n v Tên hàng S l Mã nhóm v t t HH Tên nhóm v t t ng Nh p kho Giá tr S l ng Giá tr DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 2 QDIEN Quạt điện cơ 91 5 1.500.000 3 TL_TOSHIBA110 T lạnh TOSHIBA 110 lít 14 4 TL_TOSHIBA60 T lạnh TOSHIBA 60 lít 12 5 TV_LGPHANG19 Tivi LG 18 inches 20 78.200.000 10 24.400.000 C ng (Mã nhóm v t t ) 30 102.600.000 31 C NG: KHO HÀNG HÓA 30 102.600.000 T NG C NG 30 102.600.000 il p (Ký, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC S l ng Cu i kỳ Giá tr S l ng Giá tr Hàng hóa 1 Ng Xu t kho K toán tr 9 35.190.000 11 43.010.000 1 300.000 4 1.200.000 96.600.000 14 96.600.000 44.400.000 12 44.400.000 5 12.200.000 5 12.200.000 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 31 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 31 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 ng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 91 Kế toán tài sản cố định C H K N G 5 TOÁN TÀI S N C Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán Đ NH ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động tăng, giảm tài sản cố định  Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 93 Kế toán tài sản cố định 1. Nguyên t c h ch toán • Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành TSCĐ và giá trị còn lại c a TSCĐ. • Kế toán TSCĐ phải phản ánh đ ợc 3 chỉ tiêu giá trị c a TSCĐ: Nguyên giá, giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại c a TSCĐ. Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị khấu hao lũy kế c a TSCĐ • TSCĐ phải đ ợc phân loại theo các ph ơng pháp đ ợc quy định trong Hệ thống báo cáo tài chính và h ớng dẫn c a cơ quan thống kê, ph c v cho yêu cầu quản lý c a Nhà n ớc. 2. Mô hình hóa ho t đ ng tĕng, gi m tài s n c đ nh Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. K toán tĕng tài s n c đ nh 94 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định 2.2. K toán gi m tài s n c đ nh 3. S đ h ch toán k toán tài s n c đ nh 3.1. Tĕng TSCĐ do mua ngoài 111, 112, 331 211, 213 2411 Qua lắp đặt, Đ a TSCĐ vào chạy thử sử d ng Giá mua, chi phí liên quan trực tiếp 111, 112, 331 Chiết khấu th ơng mại, giảm giá TSCĐ mua vào Mua về sử d ng ngay 133 333 (33312) Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không đ ợc khấu trừ) Thuế nhập khẩu, thuế tiêu th đặc biệt hàng nhập khẩu Lệ phí tr ớc bạ (nếu có) 441 411 Đồng th i ghi tăng nguồn Mua TSCĐ bằng nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản 414 Mua TSCĐ bằng quỹ đầu t phúc lợi Bản quyền của MISA JSC 95 Kế toán tài sản cố định 3.2. Thanh lý, nh 111, 112, 331 ng bán TSCĐ 811 133 Chi phí thanh lý, nh ợng bán TSCĐ 211, 213 911 Kết chuyển chi phí thanh lý, nh ợng bán TSCĐ 111, 112, 131 711 Kết chuyển thu thanh lý, nh ợng bán TSCĐ Thu thanh lý, nh ợng bán TSCĐ 33311 Giá trị còn lại TSCĐ 214 Giá trị hao mòn 421 Thu > Chi Chi > Thu 3.3. Kh u hao TSCĐ 211, 213 2141, 2143 Thanh lý, nh ợng bán TSCĐ 811 Giá trị còn lại 627 Khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh, dịch v 641, 642 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp 623, 627, 641, 642 Điều chỉnh giảm khấu hao 466 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp 4313 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi Điều chỉnh tăng khấu hao 96 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong qu n lý tài s n c đ nh Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến quản lý tài sản cố định trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh danh m c đối t ợng nhà cung cấp (tham khảo cách khai báo danh m c trong ch ơng 2). Ngoài ra còn cần phải khai báo một số danh m c sau: a. Lo i tài s n c đ nh Danh m c loại TSCĐ dùng để theo dõi các tài sản cố định theo từng loại trên các báo cáo liên quan đến TSCĐ. Khi thiết lập một loại TSCĐ mới, ng i sử d ng cần phải nhập đầy đ các thông tin về: Mã loại, Tài khoản nguyên giá, TK hao mòn và Diễn giải (nếu có). Bản quyền của MISA JSC 97 Kế toán tài sản cố định b. Danh sách tài s n c đ nh Khai báo danh m c TSCĐ nhằm m c đích quản lý chi tiết từng TSCĐ, theo dõi toàn bộ quá trình sử d ng c a TSCĐ từ khi bắt đầu mua về cho đến khi thanh lý. Trong một số phần mềm khi khai báo TSCĐ có phần khai báo tình trạng sử d ng c a TSCĐ, việc này giúp cho ng i sử d ng theo dõi đ ợc tình trạng c a TSCĐ: Mua về ch a khấu hao, đang tính khấu hao, ngừng khấu hao hoặc chuyển thành công c , d ng c ,… Khi thiết lập một TSCĐ mới, ng i sử d ng cần phải nhập đầy đ các thông tin về: Mã TSCĐ, tên TSCĐ, phòng ban sử d ng, loại tài sản, ngày mua, ngày bắt đầu khấu hao, nguyên giá, hao mòn lũy kế đầu kỳ, th i gian sử d ng, TK nguyên giá, TK hao mòn (thông th ng các m c này th ng đ ợc lấy căn c từ loại TSCĐ đã chọn),… 98 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán vật t bao gồm: - Các ch ng từ gốc liên quan đến TSCĐ nh : Phiếu chi, phiếu thu c a hoạt động mua, bán, thanh lý TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Ch ng từ ghi giảm tài sản cố định. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Một số mẫu điển hình: Bản quyền của MISA JSC 99 Kế toán tài sản cố định  Biên b n giao nh n TSCĐ  Biên b n thanh lý TSCĐ 100 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định 4.4. Nh p ch ng t vào ph n m m k toán Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến tài sản cố định trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v tài sản cố định. Bản quyền của MISA JSC 101 Kế toán tài sản cố định • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó.  Khai báo tài s n c đ nh Khai báo Thông tin chung: cho phép ng chung, tổng quan về TSCĐ nh : i sử d ng nhập các thông tin Mã TSCĐ: Dùng để nhận diện một TSCĐ. Tên TSCĐ: Là tên đầy đ c a tài sản cố định. Loại TSCĐ: Xem TSCĐ này thuộc loại nào? máy móc thiết bị, ph ơng tiện vận tải,… Tình trạng hiện nay: Là tình trạng sử d ng c a TSCĐ nh đang dùng, mua mới, thanh lý,… Ngoài ra ng i sử d ng có thể khai báo thêm các thông tin khác nh : Mô tả TSCĐ, năm sản xuất, nhà cung cấp, địa chỉ, số hóa đơn,… Khai báo Thông tin kh u hao: cho phép nhập các thông tin chi tiết về TSCĐ, giúp cho ng i sử d ng thuận tiện trong việc quản lý TSCĐ nh : - Ngày mua: Là ngày phát sinh hoạt động mua TSCĐ. - Ngày khấu hao: Là ngày bắt đầu khấu hao (trong một số tr ng hợp, ngày khấu hao có thể phát sinh sau ngày mua. VD: Mua TSCĐ vào ngày 25/01 nh ng đến 01/03 mới bắt đầu tính khấu hao cho TSCĐ đó). 102 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định - Nguyên giá: Là giá trị ban đầu c a TSCĐ. - Th i gian sử d ng: Là số năm sử d ng c a TSCĐ. - Ngoài ra ng i sử d ng có thể nhập một số thông tin khác t ơng ng trong các phần mềm Khai báo Thông tin ghi tĕng: Trong một số phần mềm kế toán, khi ng i sử d ng khai báo xong một TSCĐ mua mới trong năm, thì ch ơng trình sẽ tự động sinh ch ng từ ghi tăng TSCĐ, và thông tin trên ch ng từ đó sẽ đ ợc lấy căn c vào các thông tin đã đ ợc khai báo c a TSCĐ. Bản quyền của MISA JSC 103 Kế toán tài sản cố định  Sinh ch ng t ghi tĕng tài s n c đ nh Phần Thông tin chung Phần Định khoản 104 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định Phần Thuế  Kh u hao tài s n c đ nh Trên các phần mềm kế toán, việc khấu hao TSCĐ sẽ đ ợc thực hiện vào th i điểm cuối tháng tr ớc khi thực hiện việc kết chuyển số d để xác định kết quả kinh doanh c a từng tháng. Bản quyền của MISA JSC 105 Kế toán tài sản cố định Nhấn “Đ ng ý” hệ thống phần mềm sẽ căn c vào các thông tin đã khai báo c a từng TSCĐ nh : Nguyên giá, ngày khấu hao, số năm sử d ng,… để tự động tính khấu hao.  Ghi gi m tài s n c đ nh Khi thanh lý, nh ợng bán TSCĐ… ng i sử d ng thực hiện ghi giảm bằng cách chọn TSCĐ đó để lập ch ng từ ghi giảm. Phần Thông tin chung 106 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định Phần Định khoản 4.5. Xem và in báo cáo tài s n c đ nh Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo về tài sản cố định. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  Danh sách tài s n c đ nh - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, loại tài sản. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 107 Kế toán tài sản cố định  S tài s n c đ nh - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, loại tài sản. - Xem báo cáo: 108 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định  Thẻ tài s n c đ nh - Chọn tham số báo cáo nh : th i gian, tên tài sản. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 109 Kế toán tài sản cố định Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 5 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Hãy nêu các tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là một tài sản cố định hữu hình? 2. Nêu quy trình kế toán tr ng hợp ghi tăng TSCĐ do mua ngoài? 3. Nêu quy trình kế toán trong tr ng hợp thanh lý, nh ợng bán TSCĐ? 4. Các danh muc phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến TSCĐ? 5. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến TSCĐ? 110 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tài sản cố định 6. Bài t p thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến tài sản cố định nh sau: 1. Ngày 12/01/2009 mua mới một máy tính Intel c a Công ty Trần Anh cho phòng kế toán (ch a thanh toán tiền) theo hóa đơn số 0045612, ký hiệu: AB/2009T. Số tiền: 10.000.000 (đ). VAT: 10%. Th i gian sử d ng 3 năm. Ngày bắt đầu sử d ng: 24/01/2009. 2. Ngày 16/01/2009, công ty cổ phần Tân Văn bàn giao xe TOYOTA 12 chỗ ngồi do sửa chữa hoàn thành, nguyên giá mới là: 870.000.000 (tăng 20.000.000 so với nguyên giá cũ), th i gian sử d ng mới 12 năm. Thanh toán tiền cho công ty cổ phần Tân Văn bằng tiền mặt. 3. Ngày 22/01/2009 mua mới một máy phát điện c a công ty Hữu Toàn đã thanh toán bằng tiền mặt theo hóa đơn số 007852, ký hiệu: KY/2009. Số tiền: 50.000.000. VAT: 10%. Th i gian sử d ng 5 năm. Ngày bắt đầu sử d ng: 25/01/2009. 4. Ngày 25/02/2009, nh ợng bán máy vi tính 02 cho công ty cổ phần Thái Lan thu bằng tiền mặt: 4.000.000, VAT: 10% Theo hóa đơn GTGT số: 0075495; ký hiệu: AB/2009T  Yêu c u: • Khai báo danh m c Khách hàng, Nhà cung cấp, Tài sản cố định (thông tin danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • Tính khấu hao TSCĐ từng tháng (bút toán tự động). • In Danh sách TSCĐ tại nơi sử d ng; Sổ tài sản cố định; Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử d ng; Thẻ tài sản cố định,…  Báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 111 Kế toán tài sản cố định Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội DANH SÁCH TSCĐ T I N I S D NG Ngày 31/03/2009 Mã phòng ban Mã TSCĐ Tên phòng ban Tên TSCĐ Tên lo i TSCĐ S hi u Ngày s d ng N c Nĕm S tháng s n xu t s n xu t còn l i Múc kh u hao nĕm Nguyên giá Hao mòn lǜy k Giá tr còn l i OTO12 Xe TOYOTA 12 chỗ Ph ơng tiện vận tải ngồi 01/01/2002 141 870.000.000 MVT1 Máy vi tính Intel 01 Máy móc thiết bị 01/01/2007 9 12.000.000 4.000.000 8.999.999 3.000.001 MVT3 Máy vi tính Intel 03 Máy móc thiết bị 24/01/2009 33 10.000.000 3.333.333 833.334 9.166.666 MPDIEN Máy phát điện Máy móc thiết bị 25/01/2009 57 50.000.000 10.000.000 2.499.999 47.500.001 NHA1 Nhà cửa, vật kiến trúc 01/01/2003 45 150.000.000 15.000.000 93.750.000 56.250.000 Nhà A1 C ng 1.092.000.000 55.250.000 706.812.498 385.187.502 T ng c ng 1.092.000.000 55.250.000 706.812.498 385.187.502 Ng il p (Ký, ghi rõ họ tên) 112 22.916.667 600.729.166 269.270.834 K toán tr ng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương C H K N G TOÁN TI N L Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán 6 NG ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động tiền l ơng  Sơ đồ hạch toán kế toán tiền l ơng  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 113 Kế toán tiền lương 1. Nguyên t c h ch toán • Kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng phải hạch toán chi tiết số l ợng lao động, th i gian lao động và kết quả lao động. • Căn c vào Bảng chấm công, Phiếu làm thêm gi , Phiếu giao nộp sản phẩm, Hợp đồng giao khoán, Phiếu nghỉ h ng BHXH,... để lập bảng tính và thanh toán l ơng và BHXH cho ng i lao động. • Căn c vào vào Bảng tính l ơng kế toán lập Bảng tính và phân bổ chi phí tiền l ơng cùng các khoản trích theo l ơng vào chi phí c a từng phân x ng, bộ phận sử d ng lao động. 2. Mô hình hóa ho t đ ng ti n l ng Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 3. S đ h ch toán k toán ti n l 114 ng Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương 334 111,112 ng và thanh toán tiền l ơng và các khoản khác cho ng i lao động 154, 241, 622, 641, 642 Tiền l ơng phải trả cho ng i lao động 338(3383) 138,141,333,338 Các khoản phải khấu trừ vào l ơng Bảo hiểm xã hội phải trả và thu nhập c a ng i lao động cho ng i lao động 431 511 Trả l ơng, th ng và các khoản Tiền th khác cho ng i lao động bằng sản phẩm , hàng hóa ng phải trả cho ng động từ quỹ khen th i lao ng, phúc lợi 335 Phải trả tiền l ơng nghỉ phép cho 33311 Thuế GTGT công nhân sản xuất (nếu trích tr ớc) (nếu có) 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo Bản quyền của MISA JSC 115 Kế toán tiền lương 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong qu n lý ti n l ng Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến quản lý tiền l ơng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh : a. Phòng ban Khai báo danh sách phòng ban sẽ giúp ng i sử d ng quản lý l ơng c a nhân viên các phòng ban khác nhau. Khi thiết lập thêm một phòng ban mới, ng i sử d ng cần phải nhập đầy đ các thông tin về: Mã phòng ban, Tên phòng ban. b. Thi t l p các kho n l ng Trong một số phần mềm, các nhà cung cấp đã thiết lập sẵn công th c tính cho một số khoản l ơng phổ biển th ng sử d ng giúp cho ng i sử d ng thuận tiện trong việc lựa chọn ph ơng th c tính l ơng nh : L ơng cơ bản, th ng, ph cấp làm đêm, thêm gi ... Và phần mềm cũng đặt hệ thống m cho các khoản l ơng này để cho phép ng i sử d ng có thể thay đổi công th c hoặc cập nhật lại danh m c khoản l ơng cho phù hợp với hoạt động c a doanh nghiệp. 116 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương c. Nhân viên Danh m c nhân viên cho phép ng i sử d ng theo dõi chi tiết đến từng khoản l ơng đ ợc h ng, số tiền l ơng đã nhận, số tiền bảo hiểm phải nộp,… c a từng nhân viên trong công ty. Khi khai báo một nhân viên, ng i sử d ng cần nhập các thông tin nh : mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin về l ơng,… Bản quyền của MISA JSC 117 Kế toán tiền lương 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán tiền l ơng bao gồm: - Bảng chấm công. - Bảng chấm công làm thêm gi . - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. - Hợp đồng giao khoán. - Bảng thanh toán tiền l ơng. - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. - Bảng kê trích nộp các khoản theo l ơng. - Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán. Một số mẫu ch ng từ điển hình:  B ng ch m công 118 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương  B ng thanh toán ti n l ng 4.4. Nh p ch ng t vào ph n m m k toán Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến tiền l ơng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v tiền l ơng. • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó. Thông th ng các phần mềm khác nhau th ng xây dựng một quy trình tính l ơng khác nhau. Trong sách này sẽ h ớng dẫn ng i sử d ng cách tính l ơng theo th i gian có chấm công.  Ch m công Cho phép chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng nhân viên, cán bộ với các khoản l ơng đã đ ợc thiết lập. Bản quyền của MISA JSC 119 Kế toán tiền lương  Tính l ng Cho phép tính l ơng cho từng cán bộ hoặc tính l ơng cho tất cả các cán bộ trong đơn vị.  Tr l ng Thực hiện việc trả l ơng sau khi đã tính l ơng và kiểm tra bảng l ơng c a doanh nghiệp. 120 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương 4.5. Xem và in báo cáo ti n l ng Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến tiền l ơng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo tiền l ơng. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  B ng t ng h p l ng cán b - Chọn tham số báo cáo nh : th i gian in. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 121 Kế toán tiền lương  B ng thanh toán l ng và ph c p: - Chọn tham số báo cáo nh : th i gian in. 122 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương - Xem báo cáo:  S nh t ký ti n l ng - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian in. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 123 Kế toán tiền lương Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 6 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Hãy nêu các ch ng từ ban đầu làm căn c để lập bảng thanh toán l ơng, thanh toán bảo hiểm xã hội? 124 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tiền lương 2. Hãy nêu trình tự kế toán các nghiệp v liên quan đến tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng? 3. Hãy nêu quy trình kế toán tiền l ơng trong thực tế? 4. Các danh m c phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến tiền l ơng. 5. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến tiền l ơng? 6. Bài t p thực hành Tại Công ty TNHH ABC có danh sách các cán bộ nh sau:  Yêu c u: • Ngày 31/01/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng tháng 01 cho công nhân viên trong công ty và trả l ơng qua ngân hàng BIDV. • Ngày 28/02/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng tháng 02 cho công nhân viên trong công ty và trả l ơng qua ngân hàng BIDV. • Ngày 31/03/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng tháng 03 cho công nhân viên trong công ty và trả l ơng qua ngân hàng BIDV. • In Báo cáo tổng hợp l ơng cán bộ; Bảng thanh toán tiền l ơng,…  Báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 125 Kế toán tiền lương Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội BÁO CÁO T NG H P L NG CÁN B Tháng 3 Năm 2009 PHÒNG GIÁM Đ C PHÒNG BAN: Mã nhân viên PMQUANG Tên nhân viên L Phạm Minh Quang C ng PHÒNG BAN: Mã nhân viên ng CB Thu nh p tr c thu Thu nh p sau thu 4.500.000 5.000.000 4.700.000 4.500.000 5.000.000 4.700.000 PHÒNG HÀNH CHÍNH Tên nhân viên L ng CB Thu nh p tr c thu Thu nh p sau thu NVBINH Nguyễn Văn Bình 1.600.000 1.504.000 NVNAM Nguyễn Văn Nam 2.100.000 1.974.000 3.700.000 3.478.000 C ng PHÒNG BAN: Mã nhân viên PHÒNG KINH DOANH Tên nhân viên L ng CB Thu nh p tr c thu Thu nh p sau thu LMDUYEN Lê Mỹ Duyên 2.700.000 2.538.000 NTLAN Nguyễn Thị Lan 2.100.000 1.974.000 TDCHI Trần Đ c Chi 2.300.000 2.162.000 7.100.000 6.674.000 C ng PHÒNG BAN: Mã nhân viên PVMINH PHÒNG TÀI V Tên nhân viên L ng CB Thu nh p tr Phạm Văn Minh C ng TNPHUONG Thu nh p sau thu 2.400.000 2.256.000 2.400.000 2.256.000 PHÒNG PHÓ GIÁM Đ C PHÒNG BAN: Mã nhân viên c thu Tên nhân viên Tạ Nguyệt Ph ơng L ng CB Thu nh p tr c thu Thu nh p sau thu 4.000.000 4.500.000 4.230.000 C ng 4.000.000 4.500.000 4.230.000 T ng c ng 8.500.000 22.700.000 21.338.000 Ng il p (Ký, ghi rõ họ tên) 126 K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả C H K N G 7 TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG N PH I TR Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động mua hàng  Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 127 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 1. Nguyên t c h ch toán • Giá gốc c a hàng hóa mua vào đ ợc tính theo nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa. • Việc tính giá trị c a hàng hóa xuất kho đ ợc thực hiện theo một trong bốn ph ơng pháp: - Ph ơng pháp giá đích danh. - Ph ơng pháp bình quân cuối kỳ. - Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc. - Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc. • Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ đ ợc tính cho hàng hóa tiêu th trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu th c phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình c thể c a từng doanh nghiệp nh ng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán. • Kế toán chi tiết hàng hóa phải đ ợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa. 2. Mô hình hóa ho t đ ng mua hàng và công n ph i tr Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 128 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 3. S đ h ch toán k toán mua hàng TK 111, 112, 141, 331,... TK 156 Nhập kho hàng hóa mua ngoài, chi phí thu mua TK 133 Thuế GTGT TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp TK 33312 TK3332 Thuế GTGT hàng hóa nhập khẩu phải nộp (nếu không đ ợc khấu trừ) Thuế tiêu th đặc biệt hàng hóa nhập khẩu phải nộp TK 154 Nhập kho hàng hóa giao gia công, chế biến hoàn thành 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo Bản quyền của MISA JSC 129 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong mua hàng Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến mua hàng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số danh m c ban đầu nh : - Danh m c Nhà cung cấp (tham khảo m c Thiết lập danh m c sử d ng trong phần Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 59). - Danh m c Vật t , hàng hóa (tham khảo m c Thiết lập danh m c sử d ng trong phần Kế toán vật t trang 81). 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm: - Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập - Bảng kê mua hàng do nhân viên lập - Phiếu nhập kho - Các ch ng từ phản ánh thanh toán công nợ Một số mẫu ch ng từ điển hình:  B ng kê mua hàng 130 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Trên bảng kê mua hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị, bộ phận mua, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, họ tên người mua hàng, thuộc phòng ban, tên của vật tư hàng hóa, địa chỉ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng số tiền mua hàng,…  Hóa đ n GTGT do nhà cung c p l p Trên hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và gửi cho doanh nghiệp cần phải điền các thông tin sau: • Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các thông tin của nhà cung cấp. Bản quyền của MISA JSC 131 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả • Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của doanh nghiệp mua hàng. • Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua về. 4.4. Nh p ch ng t vào ph n m m k toán Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến mua hàng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v mua hàng. • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu ch ng từ c a phần hành quản lý mua hàng cũng bao gồm các thông tin: Ph n thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối t ợng: là các thông tin về nhà cung cấp có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động mua hàng, trả lại hàng hoặc thanh toán công nợ. - Địa chỉ: Là địa chỉ c a nhà cung cấp. - Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký c a nhà cung cấp với tổng c c thuế và đ ợc nhập vào các hóa đơn GTGT. - Ngày ch ng từ: Là ngày nhập nghiệp v mua hàng (ngày ch ng từ có thể trùng hoặc muộn hơn ngày hóa đơn). ng đ ợc tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên ng i sử d ng vẫn có thể sửa lại số ch ng từ c a các ch ng từ đã hạch toán nếu muốn. - Số ch ng từ: Trong các phần mềm th Ph n thông tin chi ti t: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản kho, diễn giải, số l ợng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải trả, thông tin 132 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả khai báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn),... - Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật t , hàng hóa, th ng đ ợc chọn từ danh m c vật t , hàng hóa đã đ ợc khai báo. - Diễn giải: Mô tả lại nội dung c a nghiệp v phát sinh. - Kho: Là mã c a kho liên quan đến nghiệp v c a ch ng từ đ ợc chọn từ danh m c kho đã khai báo. - TK kho: Ch ơng trình sẽ lấy căn c vào các thông tin khai báo ban đầu c a vật t , hàng hóa. - Tài khoản phải trả: Là tài khoản đối ng khi hạch toán nghiệp v mua hàng (có thể là TK 111, 112, 331…). - Số l ợng: Là số l ợng mặt hàng đ ợc ghi trên Hóa đơn GTGT. - Đơn giá: Là số tiền cho một vật t , hàng hóa. - Thành tiền = Số l ợng x Đơn giá - Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331). - Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT c a mặt hàng. - …. Trong mỗi phần mềm có một quy trình mua hàng khác nhau. Trong tài liệu này sẽ giới thiệu với ng i sử d ng một số tr ng hợp nhập các ch ng từ liên quan đến hoạt động mua hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập Đơn mua hàng đến khi phát sinh thanh toán mua hàng.  L p đ n mua hàng Khi phát sinh hoạt động mua hàng, một số doanh nghiệp sẽ tiến hành lập Đơn mua hàng, sau đó mới tiến hành lập Hóa đơn mua hàng căn c vào Đơn hàng đó. Thao tác này không nhất thiết phải thực hiện, một số doanh nghiệp sẽ thực hiện lập Hóa đơn mua hàng luôn mà không cần lập Đơn hàng. Bản quyền của MISA JSC 133 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả  L p hóa đ n mua hàng  L p ch ng t hàng mua tr l i, gi m giá Trong quá trình mua hàng, sản phẩm hàng hóa mà kém phẩm chất hay không đúng quy cách, ch ng loại trong hợp đồng kinh tế hoặc vi phạm cam kết thì sẽ thực hiện trả lại ng i cung cấp hoặc đ ợc ng i cung cấp giảm giá. Khi đó ng i sử d ng phải hạch toán các bút toán giảm giá hoặc trả lại hàng. Màn hình d ới thể hiện tr ng hợp phát sinh hàng mua trả lại. 134 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả  L p ch ng t thanh toán công n ph i tr Khi mua hàng, nếu ch a thanh toán ngay thì giá trị c a lô hàng sẽ đ ợc ghi trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp v trả tiền cho nhà cung cấp, ng i sử d ng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.  Đ i tr ch ng t công n Trong một số phần mềm kế toán có tính năng đối trừ công nợ cho các ch ng từ mua hàng và ch ng từ thanh toán. Tính năng này rất hữu ích cho ng i sử d ng trong việc theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp theo từng hóa đơn. Ng i sử d ng sẽ biết hóa đơn mua hàng nào ch a đ ợc thanh toán hoặc đã đ ợc thanh toán và thanh toán đ ợc bao nhiêu. Bản quyền của MISA JSC 135 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 4.5. Xem và in báo cáo liên quan đ n mua hàng Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến mua hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo mua hàng. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  B ng kê mua hàng - Chọn tham số báo cáo: nh khoảng th i gian, đối t ợng. - Xem báo cáo: 136 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả  Nh t ký mua hàng - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 137 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả  T ng h p công n ph i tr - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, đối t ợng nhà cung cấp (một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ. - Xem báo cáo: Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 7 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Nêu nguyên tắc hạch toán? 2. Nêu quy trình phát sinh nhu cầu mua hàng? 3. Các danh m c phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến hoạt động mua hàng? 138 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 4. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến hoạt động mua hàng? 6. Bài t p thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến hoạt động mua hàng nh sau: 1. Ngày 03/01/2009, mua hàng c a Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; ch a thanh toán tiền) ¾ ¾ Tivi LG 21 inches SL: 10 ĐG: 2.700.000 (đ/chiếc) Tivi LG 29 inches SL: 08 ĐG: 8.990.000 (đ/chiếc) Theo hóa đơn GTGT số 0012745, ký hiệu NK/2009, ngày hóa đơn 02/01/2009. 2. Ngày 04/01/2009, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà ¾ Tivi LG 21inches SL: 02 3. Ngày 08/01/2009, mua hàng c a Công ty Cổ phần Việt Hà, Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%, ch a thanh toán tiền. ¾ ¾ Điện thoại NOKIA N6 SL: 20 ĐG: 4.100.000 (đ/chiếc) Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 15 ĐG: 3.910.000 (đ/chiếc) Theo hóa đơn GTGT số 0052346, ký hiệu AC/2009 ngày 03/01/2009. 4. Ngày 15/01/2009, mua hàng c a Công ty TNHH Lan Tân, VAT: 10%; ch a thanh toán tiền. ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU (đ/chiếc) ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 08 ĐG: 9.900.000 SL: 04 ĐG: 14.000.000 Theo hóa đơn GTGT số 0025857, ký hiệu AF/2009, ngày 13/01/2009. Tổng phí vận chuyển: 990.000đ (Đã bao gồm 10% thuế GTGT) phân bổ phí vận chuyển theo số l ợng . 5. Ngày 24/01/2009, Nhập khẩu 02 máy vi tính c a Công ty FUJI, Đơn giá: 10.000.000 (đ/chiếc), ch a thanh toán tiền hàng. Thuế nhập khẩu: 30%; Thuế GTGT: 10%; Bản quyền của MISA JSC 139 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả T khai hải quan số 2567, ch a thanh toán tiền 6. Ngày 05/02/2009, chi mua hàng c a Công ty Cổ phần Phú Thái, tiền hàng ch a thanh toán gồm: ¾ ¾ Tivi LG 19 inches SL: 10 ĐG: 2.400.000 (đ/chiếc) Tivi LG 21 inches SL: 02 ĐG: 2.800.000 (đ/chiếc) VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0085126, ký hiệu NT/2009, ngày 05/02/2009. 7. Ngày 16/02/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng BIDV mua hàng c a Công ty TNHH Hà Liên ¾ ¾ Điện thoại NIKIA N7 SL: 05 ĐG: 4.200.000 (đ/chiếc) Điện thoại NOKIA D9 SL: 06 ĐG: 4.000.000 (đ/chiếc) VAT 10% theo hóa đơn GTGT 0052185, ký hiệu DK/2009, ngày 16/02/2009 8. Ngày 06/03/2009, mua hàng c a Công ty cổ phần Hà Thành ch a trả tiền, gồm: ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 08 ĐG: 13.500.000 VAT 10%, theo hóa đơn GTGT số 0053162, ký hiệu NT/2009, ngày 06/03/2009.  Yêu c u: • Khai báo danh m c Nhà cung cấp, Vật t hàng hóa (thông tin danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • In Bảng kê mua hàng; Nhật ký mua hàng; Tổng hợp công nợ nhân viên,…  Báo cáo: 140 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Công ty TNHH ABC M u s : S03A3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội NH T KÝ MUA HÀNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Ngày, tháng ghi s Ch ng t Di n gi i Tài kho n Tài kho n N Có S ti n S hi u Ngày, tháng A B C 03/01/2009 MHĐ00001 03/01/2009 Tivi LG 21 inches 1561 331 27.000.000 03/01/2009 MHĐ00001 03/01/2009 Tivi LG 29 inches 1561 331 71.920.000 03/01/2009 MHĐ00001 03/01/2009 Tivi LG 21 inches 1331 331 2.700.000 03/01/2009 MHĐ00001 03/01/2009 Tivi LG 29 inches 1331 331 7.192.000 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại SAMSUNG E8 1331 331 5.747.700 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại NOKIA N6 1331 331 8.036.000 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại SAMSUNG E8 1561 331 58.650.000 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại NOKIA N6 1561 331 82.000.000 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại SAMSUNG E8 331 1561 1.173.000 08/01/2009 MHĐ00002 08/01/2009 Điện thoại NOKIA N6 331 1561 1.640.000 15/01/2009 MHĐ00003 15/01/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1561 12000BTU 331 79.200.000 15/01/2009 MHĐ00003 15/01/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1561 24000BTU 331 56.000.000 15/01/2009 MHĐ00003 15/01/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1331 12000BTU 331 7.920.000 15/01/2009 MHĐ00003 15/01/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1331 24000BTU 331 5.600.000 24/01/2009 MHĐ00004 24/01/2009 Máy vi tính Fuji 1331 331 20.000.000 05/02/2009 MHĐ00005 05/02/2009 Tivi LG 19 inches 1561 1111 24.000.000 05/02/2009 MHĐ00005 05/02/2009 Tivi LG 21 inches 1561 1111 5.600.000 05/02/2009 MHĐ00005 05/02/2009 Tivi LG 19 inches 1331 1111 2.400.000 05/02/2009 MHĐ00005 05/02/2009 Tivi LG 21 inches 1331 1111 560.000 16/02/2009 MHĐ00006 16/02/2009 Điện thoại NOKIA N7 1331 1121.02 Bản quyền của MISA JSC D E F 1 2.100.000 141 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 16/02/2009 MHĐ00006 16/02/2009 Điện thoại SAMSUNG D9 131 1121.02 2.400.000 16/02/2009 MHĐ00006 16/02/2009 Điện thoại NOKIA N7 1561 1131.02 21.000.000 16/02/2009 MHĐ00006 16/02/2009 Điện thoại SAMSUNG D9 1561 1121.02 24.000.000 06/03/2009 MHĐ00007 06/03/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1561 24000BTU 331 108.000.000 06/03/2009 MHĐ00007 06/03/2009 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1331 24000BTU 331 10.800.000 T ng c ng 635.638.700 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày m sổ: Ngày ....... tháng ....... năm 200... Ng i ghi s (Ký, ghi rõ họ tên) 142 K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu C H K N G 8 TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG N PH I THU Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hoạt động bán hàng  Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 143 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 1. Nguyên t c h ch toán • Việc ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí t ơng ng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. • Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa khi thỏa mãn đồng th i năm điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã trao một phần lớn r i ro và lợi ích gắn liền với quyền s hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ng i mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ng hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. is - Doanh thu đ ợc xác định t ơng đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu đ ợc lợi ích kinh tế từ việc bán hàng. - Xác định đ ợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. • Tr ng hợp hàng hóa hoặc dịch v trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch v t ơng tự về bản chất thì không đ ợc ghi nhận doanh thu. • Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, ngành hàng, từng sản phẩm,... theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần c a từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm,... để ph c v cho cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính. 144 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 2. Mô hình hóa ho t đ ng bán hàng và công n ph i thu Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 3. S đ h ch toán k toán bán hàng TK 511 TK 333 Thuế xuất khẩu, thuế tiêu th đặc biệt, thuế GTGT phải nộp (đơn vị áp d ng ph ơng pháp trực tiếp) TK 521 Cuối kỳ, kết chuyển chiết khấu th ơng mại, doanh thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ TK 911 Doanh thu phát sinh TK 111, 112, 131 Đơn vị thực hiện tính nộp thuế GTGT theo ph ơng pháp trực tiếp (Tổng giá thanh toán) Đơn vị thực hiện tính nộp thuế GTGT theo ph ơng pháp khấu trừ (Giá ch a có thuế) TK 3331 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần Thuế Chiết khấu th ơng mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh Bản quyền của MISA JSC 145 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong bán hàng Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến hoạt động bán hàng trong phần mềm kế toán, ng i sử d ng cần phải khai báo một số thông tin, danh m c ban đầu nh : - Danh m c Khách hàng (tham khảo m c Thiết lập danh m c sử d ng trong phần Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 59). - Danh m c Vật t , hàng hóa (tham khảo m c Thiết lập danh m c sử d ng trong phần Kế toán vật t trang 81). 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng bao gồm: 146 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng. - Hóa đơn bán hàng. - Phiếu nhập hàng bán trả lại. - Ch ng từ phải thu công nợ. Một số mẫu ch ng từ điển hình:  Hóa đ n GTGT l p cho ng i mua Trên hóa đơn GTGT lập cho người mua cần phải điền các thông tin sau: • Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các thông tin của doanh nghiệp. Bản quyền của MISA JSC 147 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu • Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của người mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ. • Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua về.  Phi u giao hàng Trên phiếu giao hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị, bộ phận giao, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ngày chứng từ, số chứng từ, loại tiền, mã hàng, diễn giải, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời hạn bảo hành thuế GTGT, tổng số tiền và các điều kiện bảo hành,… 148 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 4.4. Nh p ch ng t vào ph n m m k toán Để hạch toán các nghiệp v liên quan đến bán hàng trong một phần mềm kế toán, ng i sử d ng thực hiện theo các b ớc sau: • B ớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp v bán hàng. • B ớc 2: Chọn loại ch ng từ cập nhật. • B ớc 3: Nhập ch ng từ trên màn hình nhập liệu dành cho ch ng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu ch ng từ c a phần hành quản lý bán hàng cũng bao gồm các thông tin: Ph n thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối t ợng: Là các thông tin về khách hàng có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, trả lại, giảm giá, chiết khấu th ơng mại hoặc thanh toán công nợ. - Địa chỉ: Là địa chỉ c a khách hàng. - Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký c a khách hàng với tổng c c thuế và đ ợc nhập vào các hóa đơn GTGT. - Ngày ch ng từ: Là ngày nhập nghiệp v bán hàng. ng đ ợc tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên ng i sử d ng vẫn có thể sửa lại số ch ng từ c a các ch ng từ đã hạch toán nếu muốn. - Số ch ng từ: Trong các phần mềm th Ph n thông tin chi ti t: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản kho, diễn giải, số l ợng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải thu, thông tin khai báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn),... - Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật t , hàng hóa, th ng đ ợc chọn từ danh m c vật t , hàng hóa đã đ ợc khai báo. - Diễn giải: Mô tả lại nội dung c a nghiệp v bán hàng phát sinh. - Kho: Là mã c a kho liên quan đến nghiệp v c a ch ng từ đ ợc chọn từ danh m c kho đã khai báo. - TK kho: Ch ơng trình sẽ lấy căn c vào các thông tin khai báo ban đầu c a vật t , hàng hóa. Bản quyền của MISA JSC 149 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ng khi hạch toán nghiệp bán hàng (có thể là 111, 112, 131…). - Tài khoản doanh thu: Là tài khoản hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng (TK 511…). - Số l ợng: Là số l ợng hàng bán đ ợc ghi trên Hóa đơn GTGT. - Đơn giá: Là đơn giá bán cho một vật t , hàng hóa. - Thành tiền = Số l ợng x Đơn giá - Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331). - Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT c a mặt hàng. Trong mỗi phần mềm có một quy trình bán hàng khác nhau. Trong tài liệu này sẽ giới thiệu với ng i sử d ng một số tr ng hợp nhập các ch ng từ liên quan đến hoạt động bán hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập Đơn đặt hàng đến khi phát sinh thanh toán bán hàng.  L p đ n đ t hàng Khi phát sinh hoạt động bán hàng, một số doanh nghiệp có thể lập trực tiếp Hóa đơn bán hàng, nh ng một số doanh nghiệp có thể căn c vào Đơn đặt hàng từ phía ng i mua. Với những doanh nghiệp này họ sẽ tiến hành lập Đơn đặt hàng tr ớc sau đó sẽ lập Hóa đơn bán hàng. Các thông tin trên Hóa đơn bán hàng sẽ đ ợc lấy từ Đơn đặt hàng. 150 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu  L p hóa đ n bán hàng  L p ch ng t hàng tr l i, gi m giá Trong quá trình bán hàng, sản phẩm, hàng hóa có thể bị khách hàng trả lại hoặc giảm giá cho khách hàng do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng ch ng loại, quy cách theo quy định trong hợp đồng. Khi đó phải hạch toán các bút toán giảm giá, hoặc trả lại hàng. Màn hình d ới thể hiện tr ng hợp phát sinh hàng bán trả lại. Bản quyền của MISA JSC 151 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu  L p ch ng t thanh toán công n ph i thu Khi bán hàng, nếu ch a đ ợc thanh toán ngay thì giá trị c a lô hàng bán sẽ đ ợc ghi trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp v trả tiền từ khách hàng, ng i sử d ng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.  Đ i tr ch ng t công n Trong một số phần mềm kế toán có tính năng đối trừ công nợ cho các ch ng từ bán hàng và ch ng từ thanh toán công nợ. Tính năng này rất hữu ích cho ng i sử d ng trong việc theo dõi cộng nợ c a khách hàng theo từng hóa đơn. Ng i sử d ng sẽ biết hóa đơn bán hàng nào ch a đ ợc thanh toán hoặc đã đ ợc thanh toán và thanh toán đ ợc bao nhiêu. 152 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 4.5. Xem và in báo cáo liên quan đ n bán hàng Sau khi cập nhật các ch ng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo bán hàng. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  Nh t ký bán hàng - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian in. - Xem báo cáo Bản quyền của MISA JSC 153 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu  S chi ti t bán hàng - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian in. - Xem báo cáo: 154 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu  T ng h p công n ph i thu - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, đối t ợng khách hàng, tài khoản công nợ. - Xem báo cáo: Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 8 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Nêu các nghiệp v ch yếu liên quan đến kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v ? 2. Hãy nêu các khoản giảm trừ doanh thu? 3. Trình bày nguyên tắc hạch toán? Bản quyền của MISA JSC 155 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 4. Nêu quy trình phát sinh nhu cầu bán hàng? 5. Các danh m c phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến bán hàng? 6. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến hoạt động bán hàng? 6. Bài t p thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp v kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng nh sau: 1. Ngày 05/01/2009, bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt (VAT: 10%; ch a thu tiền). ¾ ¾ Tivi LG 21inches SL: 05 ĐG: 4.000.000 (đ/chiếc) Tivi LG 29 inches SL: 06 ĐG: 9.800.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075491; ký hiệu: AB/2009T 2. Ngày 10/01/2009, bán hàng thu tiền mặt c a Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%) ¾ ¾ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 5.800.000 (đ/chiếc) Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 5.410.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075492; ký hiệu: AB/2009T. 3. Ngày 15/01/2009, Công ty cổ phần Hoa Nam đặt hàng gồm (VAT 10%). ¾ ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 5.500.000 (đ/chiếc) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 08 ĐG: 8.500.000 (đ/chiếc) 4. Ngày 18/01/2009, chuyển hàng cho Công ty cổ phần Hoa Nam theo đơn hàng ngày 15/01/2009, ch a thu tiền (Tỷ lệ chiết khấu 2% với mỗi mặt hàng). ¾ ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 5.500.000 (đ/chiếc) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 08 ĐG: 8.500.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075493; ký hiệu: AB/2009T. 5. Ngày 19/01/2009, Công ty Cổ phần Hoa Nam trả lại hàng. ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 02 6. Ngày 17/01/2009, bán hàng cho Công ty TNHH Tân Hòa, thu bằng tiền gửi tại ngân hàng BIDV, VAT 10%. 156 Bản quyền của MISA.JSC ¾ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Điện thoại NOKIA N7 ĐG: 6.500.000 (đ/chiếc) SL: 05 ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU SL: 02 (đ/chiếc) ĐG: 16.500.000 Theo hóa đơn GTGT số 0075494, ký hiệu: AB/2009T 7. Ngày 25/02/2009, bán hàng cho Công ty cổ phần Thái Lan ch a thu tiền. ¾ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 6.000.000 (đ/chiếc) VAT 10%, theo hóa đơn GTGT số 0075495, ký hiệu AB/2009T 8. Ngày 06/03/2009, bán hàng cho khách lẻ thu tiền mặt, VAT 10%. ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 03 ĐG: 16.600.000  Yêu c u: • Khai báo danh m c Nhà cung cấp, Vật t hàng hóa (thông tin danh sách lấy phần Bài tập thực hành ch ơng 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm (Phải nhập tr ớc các nghiệp v trong phần bài tập ch ơng Vật t hàng hóa trang 89 và ch ơng Mua hàng trang 139). • In Sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký bán hàng, Tổng hợp công nợ phải thu,…  Báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 157 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Công ty TNHH ABC M u s : S35-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội S CHI TI T BÁN HÀNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Quy n s : ………………. Ch ng t Ngày, tháng ghi s A Di n gi i S hi u Ngày, tháng B C D TK đ i ng E Doanh thu S l ng 1 Đ n giá Thành ti n 2 3=1x2 Thu 4 05/01/2009 BHĐ00001 05/01/2009 Tivi LG 21 inches 5111 5 4.000.000 20.000.000 05/01/2009 BHĐ00001 05/01/2009 Tivi LG 29 inches 5111 6 9.800.000 58.800.000 05/01/2009 BHĐ00001 05/01/2009 Tivi LG 21 inches 33311 2.000.000 05/01/2009 BHĐ00001 05/01/2009 Tivi LG 29 inches 33311 5.880.000 10/01/2009 PT00001 10/01/2009 Điện thoại NOKIA N6 33311 5.800.000 10/01/2009 PT00001 10/01/2009 Điện thoại SAMSUNG E8 33311 4.328.000 10/01/2009 PT00001 10/01/2009 Điện thoại NOKIA N6 5111 10 5.800.000 58.000.000 10/01/2009 PT00001 10/01/2009 Điện thoại SAMSUNG E8 5111 8 5.410.000 43.280.000 18/01/2009 BHĐ00002 T lạnh TOSHIBA 60 lít 5111 12 5.500.000 66.000.000 18/01/2009 BHĐ00002 T lạnh TOSHIBA 110 lít 5111 8 8.500.000 68.000.000 18/01/2009 BHĐ00002 T lạnh TOSHIBA 60 lít 33311 6.468.000 18/01/2009 BHĐ00002 T lạnh TOSHIBA 110 lít 33311 6.664.000 Điện thoại NOKIA N7 5111 5 6.500.000 32.500.000 5111 4 16.500.000 66.000.000 17/01/2009 PT00003 15/01/2009 17/01/2009 PT00003 Điều hòa nhiệt độ 15/01/2009 SHIMAZU 24000BTU 17/01/2009 PT00003 15/01/2009 17/01/2009 PT00003 Điều hòa nhiệt độ 15/01/2009 SHIMAZU 24000BTU 25/02/2009 BHĐ00003 158 Điện thoại NOKIA N7 Điện thoại SAMSUNG D9 33311 3.250.000 33311 6.600.000 5111 6 6.000.000 36.000.000 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Điện thoại SAMSUNG D9 25/02/2009 BHĐ00003 06/03/2009 PT00004 06/03/2009 PT00004 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000 BTU Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000 BTU 3.600.000 33311 5111 3 16.600.000 49.800.000 4.980.000 33311 C ng phát sinh 498.380.000 49.570.000 S d cu i kỳ 498.380.000 49.570.000 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày m sổ: Ngày ....... tháng ....... năm 200... Ng i ghi s (Ký, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) 159 Kế toán thuế C H K Sau khi hoàn thành ch  Nguyên tắc hạch toán N G 9 TOÁN THU ng này, b n có th n m đ c:  Mô hình hóa hoạt động thuế  Sơ đồ hạch toán kế toán thuế  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 161 Kế toán thuế 1. Nguyên t c h ch toán Thuế GTGT tại một doanh nghiệp bao gồm thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp. • Thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ: là thuế GTGT c a hàng hóa, dịch v dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch v thuộc đối t ợng chịu thuế GTGT. • Thuế GTGT đầu ra phải nộp: là các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp và còn phải nộp c a Ngân sách Nhà n ớc trong kỳ kế toán năm. Khi hạch toán thuế GTGT cần tuân theo một số quy định sau:  V i thu GTGT đ u vào đ c kh u tr : • Chỉ áp d ng đối với doanh nghiệp thuộc đối t ợng nộp thuế GTGT tính theo ph ơng pháp khấu trừ. • Phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ hoặc không đ ợc khấu trừ đối với những hàng hóa, dịch v mua vào dùng đồng th i cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối t ợng chịu thuế và không chịu thuế. • Số thuế GTGT sẽ đ ợc cộng vào giá trị c a vật t , hàng hóa, dịch v mua vào đối với những vật t , hàng hóa dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh không thuộc đối t ợng chịu thuế hoặc chịu thuế GTGT theo ph ơng pháp trực tiếp. • Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì phải đ ợc kê khai trong tháng đó. Nếu trong tháng, số thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế GTGT đầu ra, thì sau khi thực hiện khấu trừ số thuế GTGT đầu vào còn lại sẽ đ ợc chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp hoặc xét hoàn thuế theo quy định c a Luật thuế GTGT • …  V i thu GTGT đ u ra ph i n p • Doanh nghiệp phải ch động xác định số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp cho Nhà n ớc; kịp th i phản ánh vào sổ kế toán số thuế phải nộp. 162 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế • Doanh nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh việc nộp đầy đ , kịp th i các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà n ớc. Không đ ợc vì bất c lý do gì để trì hoãn việc nộp thuế. • Kế toán phải m sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp, còn phải nộp. • Doanh nghiệp nộp thuế bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán (nếu ghi sổ bằng Đồng Việt Nam). 2. Mô hình hóa ho t đ ng thu Xem lại bảng quy ớc về các ký hiệu sử d ng trong sơ đồ tại trang 6. 3. S đ h ch toán k toán thu 3.1. Thu GTGT đ u vào Theo ph ng pháp kh u tr Bản quyền của MISA JSC 163 Kế toán thuế 152, 153, 156, 211, 217, 627, 641, 642... 133 333 Thuế GTGT đã đ ợc khấu trừ 111, 112, 331... 142, 242, 627, 632, 641, 642... Khi mua vật t , hàng hóa, tài sản, Thuế GTGT đầu vào không đ ợc khấu trừ dịch v , TSCĐ 33312 111, 112 Thuế GTGT đã đ ợc hoàn Thuế GTGT c a hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách Nhà n ớc nếu đ ợc khấu trừ 152, 153, 156, 211... Hàng mua trả lại ng i bán hoặc giảm giá Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hoặc có hóa đơn GTGT nhưng không đúng quy định của pháp luật thì không được khấu trừ. 3.2. Thu GTGT đ u ra Theo ph ng pháp kh u tr 333 133 Khấu trừ thuế GTGT 111, 112, 131 Thuế GTGT c a hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu th ơng mại 521 711 Một số khoản thuế đ ợc ngân sách Nhà n ớc hoàn lại ghi tăng thu nhập khác 111, 112 Nộp thuế và các khoản khác vào ngân sách Nhà n ớc 112 Thuế GTGT đầu ra Phát sinh doanh thu và thu nhập khác 511, 515, 711 Tổng giá thanh toán 511 Thuế xuất khẩu, thuế tiêu th đặc biệt phải nộp 152, 153, 156, 511,... Thuế nhập khẩu, thuế tiêu th đặc biệt c a hàng nhập khẩu phải nộp Nếu không đ ợc khấu trừ Thuế GTGT c a hàng 133 nhập khẩu phải nộp Nếu đ ợc khấu trừ 154, 627 Thuế tài nguyên, thuế sử d ng đất nông nghiệp phải nộp 821 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 334, 154, 642,... Thuế thu nhập cá nhân 164 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Quy trình x lý trên ph n m m đ ra báo cáo 4.2. Thi t l p các danh m c s d ng trong qu n lý thu Các danh m c sử d ng trong phân hệ đ ợc lấy theo danh m c đ ợc khai báo trên các phân hệ vật t , hàng hóa; mua hàng; bán hàng. Ngoài ra các phần mềm cũng thiết lập sẵn một số danh m c khác thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc quản lý các hoạt động liên quan đến thuế nh : danh m c các khoản thuế hoặc bảng thuế suất. Bản quyền của MISA JSC 165 Kế toán thuế 4.3. Các ch ng t đ u vào liên quan Các ch ng từ dùng cho việc hạch toán thuế bao gồm: - Hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp lập bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn thông th ng,… - Hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn thông th ng,… 4.4. Nh p ch ng t đ u vào liên quan Trong các phần mềm kế toán, các nghiệp v thuế th ng đ ợc hạch toán cùng các hóa đơn GTGT đầu vào hoặc hóa đơn GTGT đầu ra.  Các hóa đ n GTGT đ u vào 166 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế  Các hóa đ n GTGT đ u ra Bản quyền của MISA JSC 167 Kế toán thuế 4.5. Xem và in các báo cáo liên quan đ n ho t đ ng qu n lý thu Sau khi cập nhật các ch ng từ mua hàng, bán hàng có phát sinh thuế GTGT, phần mềm sẽ tự động xử lý và đ a ra các báo cáo thuế. Khi xem các báo cáo, ng i sử d ng phải chọn các tham số cần thiết.  B ng kê hóa đ n, ch ng t hàng hóa, d ch v mua vào - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, đối t ợng - Xem báo cáo 168 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế  B ng kê hóa đ n, ch ng t hàng hóa, d ch v bán ra - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian, đối t ơng - Xem báo cáo Bản quyền của MISA JSC 169 Kế toán thuế  T khai thu GTGT - Chọn tham số báo cáo nh : khoảng th i gian in - Xem báo cáo 170 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế Bản quyền của MISA JSC 171 Kế toán thuế Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 9 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Thế nào là thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp? 2. Nêu các quy định khi hạch toán thuế GTGT đầu vào đ ợc khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp 3. Nêu quy trình kế toán thuế GTGT? 4. Các danh m c phải khai báo khi hạch toán các ch ng từ liên quan đến bán hàng? 5. Liệt kê một số ch ng từ đ ợc sử d ng cho việc hạch toán các nghiệp v liên quan đến hoạt động bán hàng? 6. Bài t p thực hành  Yêu c u: • Hạch toán các nghiệp v kế toán phát sinh trong kỳ vào phần mềm. • Hàng tháng, căn c vào các ch ng từ đã nhập, thực hiện khấu trừ thuế GTGT (bút toán tự động). • In Bảng kê hóa đơn, ch ng từ hàng hóa, dịch v mua vào; Bảng kê hóa đơn, ch ng từ hàng hóa dịch v bán ra; T khai thuế GTGT,…  Báo cáo: 172 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán thuế C NG HÒA Xà H I CH NGHƾA VI T NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc T Mẫu số: 01/GTGT (Ban hành kèm theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của Bộ Tài chính) KHAI THU GIÁ TR GIA TĔNG (GTGT) [01] Kỳ tính thuế: tháng 03 năm 2009 [02] Ng i nộp thuế: Công ty TNHH ABC [03] Mã số thuế: ………………………………….. [04] Địa chỉ: 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội [05] Quận/Huyện: 0 [06] Tỉnh/Thành phố 0 [08] [09] E-mail: [07] Điện thoại Fax: Đơn vị tiền: VNĐ STT A B C I 1 Ch tiêu Không phát sinh ho t đ ng mua bán trong kỳ (đánh d u "X") Giá tr HHDV (ch a có thuế GTGT) [10] Thu GTGT còn đ c kh u tr kỳ tr c chuy n sang Kê khai thu GTGT ph i n p Ngân sách nhà n c Hàng hóa, d ch v (HHDV) mua vào Hàng hóa, d ch v mua vào trong kỳ ([12]=[14]+[16]; [13]=[15]+[17]) Thu GTGT [11] 9.0493.700 [12] 108,000,000 [13] 10,800,000 a Hàng hóa, dịch v mua vào trong n ớc [14] [15] b Hàng hóa, dịch v nhập khẩu [16] [17] 2 Đi u ch nh thu GTGT c a HHDV mua vào các kỳ tr c a Điều chỉnh tăng [18] [19] b Điều chỉnh giảm [20] [21] 3 T ng s thu GTGT c a HHDV mua vào ([22]=[13]+[19]-[21]) [22] 10,800,000 4 T ng s thu GTGT đ [23] 10,800,000 II Hàng hóa, d ch v bán ra 1 Hàng hóa, d ch v bán ra trong kỳ ([24]=[26]+[27]; [25]=[28]) c kh u tr kỳ này [24] 49.800.000 [25] 4.980.000 49.800.000 [28] 4.980.000 1.1 Hàng hóa, d ch v bán ra không ch u thu GTGT [26] 1.2 Hàng hóa, d ch v bán ra ch u thu GTGT ([27]=[29]+[30]+[32]; [28]=[31]+[33]) [27] a Hàng hóa, dịch v bán ra chịu thuế 0% [29] Bản quyền của MISA JSC 173 Kế toán thuế b Hàng hóa, dịch v bán ra chịu thuế 5% [30] c Hàng hóa, dịch v bán ra chịu thuế 10% [32] 2 [31] 49.800.000 [33] Đi u ch nh thu GTGT c a HHDV bán ra các kỳ tr c a Điều chỉnh tăng [34] [35] b Điều chỉnh giảm [36] [37] 3 III 4.980.000 T ng doanh thu và thu GTGT c a HHDV bán ra ([38]=[24]+[34]-[36], [39]=[25]+[35]-[37]) [38] 49.800.000 [39] 4.980.000 Xác đ nh nghƿa v thu GTGT ph i n p trong kỳ 1 Thu GTGT ph i n p trong kỳ ([40]=[39]-[23][11]) [40] 2 Thu GTGT ch a kh u tr h t kỳ này ([41]=[39][23]-[11]) [41] 14.863.700 2.1 Thu GTGT đ ngh hoàn kỳ này 2.2 Thu GTGT còn đ ([43]=[41]-[42]) [42] c kh u tr chuy n kỳ sau [43] 14.863.700 Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm tr ớc pháp luật về những số liệu đã khai./. Ngày......... tháng........... năm.......... NG I N P THU ho c Đ I DI N H P PHÁP C A NG IN P THU Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và ch c v ) 174 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính C H K N G 1 0 TOÁN T NG H P VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sau khi hoàn thành ch ng này, b n có th n m đ  Nhiệm v c a kế toán tổng hợp c:  Mô hình hoạt động kế toán tổng hợp  Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 175 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 1. Nhi m v k toán t ng h p • Quản lý và rà soát các nghiệp v kinh tế phát sinh. • Kiểm tra và thực hiện yêu cầu kế toán chi tiết. • Tổng hợp và làm công tác kế toán cuối kỳ: Tính khấu hao TSCĐ, khấu trừ thuế, bút toán phân bổ định kỳ, kết chuyển tự động để xác định kết quả kinh doanh. • Thực hiện công tác sổ sách hàng tháng, báo cáo thuế và báo cáo tài chính quý, năm. • .... 2. Mô hình hóa ho t đ ng k toán t ng h p 176 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 3. S đ h ch toán k toán t ng h p TK 911 TK 632 Kết chuyển giá vốn TK 511, 512 Kết chuyển doanh thu bán hàng TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 642 TK 515 Kết chuyển doanh thu tài chính Kết chuyển chi phí QLDN TK 711 TK 635 Kết chuyển thu nhập khác Kết chuyển chi phí tài chính TK 811 Kết chuyển chi phí khác TK 821 Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh TK 421 Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ 4. Thực hành trên ph n m m k toán 4.1. Thi t l p liên quan Thiết lập danh m c tài khoản kết chuyển xác định kết quả kinh doanh: Thông th ng kế toán máy đã thiết lập sẵn danh m c kết chuyển theo hệ thống tài khoản và theo quy định c a chế độ kế toán. Bản quyền của MISA JSC 177 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Tuy nhiên trong quá trình hoạt động c a đơn vị có thể phát sinh những bút toán kết chuyển tự động khác. Vì vậy đơn vị có thể thực hiện khai báo thêm cho phù hợp. Ví d : Cuối kỳ kết chuyển hết từ TK 154 sang TK 632, kết chuyển d Nợ, d Có hay kết chuyển toàn bộ (Kết chuyển số d cả hai bên). 4.2. K t chuy n lãi l xác đ nh k t qu kinh doanh Sau khi thiết lập thêm những bút toán kết chuyển tự động. Kế toán vào kết chuyển lãi lỗ, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu và đ a ra các bút toán kết chuyển: 4.3. Báo cáo k toán 4.3.1. Hệ thống sổ sách kế toán  Các hình th c s k toán - Hình th c Nhật ký chung. - Hình th c Ch ng từ ghi sổ. - Hình th c Nhật ký ch ng từ. - Hình th c Nhật ký - Sổ cái. - Hình th c kế toán máy. 178 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính  Báo cáo k toán b ng hình th c k toán máy - Phần mềm kế toán ngoài các báo cáo theo chế độ, theo chuẩn mực, theo quy định còn có báo cáo quản trị. - Phần mềm kế toán th ng nhóm các báo cáo theo từng phần hành kế toán, mảng kế toán, chẳng hạn nh : Báo cáo tài chính, báo cáo tiền mặt, tiền gửi.... đáp ng đ ợc các báo cáo tại đơn vị, đồng th i tiện lợi cho công tác kế toán tại doanh nghiệp. - Hệ thống báo cáo còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau phù hợp với xu thế hiện nay. 4.3.2. Thiết lập báo cáo tài chính  B ng cân đ i k toán N i dung: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó c a doanh nghiệp tại 1 th i điểm nhất định. Nguyên t c l p: - Phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán, tính số d cuối kỳ. - Kiểm tra lại số liệu ghi trên cột "Số cuối kỳ" c a Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm tr ớc. - Không đ ợc bù trừ số d giữa hai bên Nợ và Có c a các tài khoản thanh toán. C s s li u: Bản quyền của MISA JSC 179 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính • Căn c vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. • Căn c vào bảng cân đối kế toán kỳ tr ớc (quý tr ớc, năm tr ớc). Thi t l p công th c báo cáo trên máy: Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công th c c a từng chỉ tiêu trên báo cáo. Hơn thế nữa, một số phần mềm có thêm phần thiết lập công th c linh động cho phép kế toán có thể sửa đổi 1 số chỉ tiêu trong tr ng hợp cần thiết. Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các b ớc sau: - Vào hệ thống báo cáo. - Chọn Bảng cân đối kế toán. - Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo. - Xem báo cáo.  Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh N i dung: - Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh c a doanh nghiệp. C s s li u: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ tr ớc. - Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp trong kỳ c a các tài khoản từ loại 5 đến loại 9. Thi t l p công th c báo cáo: Phần mềm kế toán đã đ ợc thiết lập sẵn công th c lên báo cáo. Tuy nhiên, một số phần mềm kế toán cho phép khách hàng có thể tự thiết lập công th c 180 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính phù hợp, linh hoạt đối với những doanh nghiệp có m tài khoản theo dõi doanh thu, chi phí. Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các b ớc sau: - Vào hệ thống báo cáo. - Chọn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh . - Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo. - Xem báo cáo.  Báo cáo l u chuy n ti n t N i dung: Phản ánh các luồng tiền trong doanh nghiệp theo hoạt động: - L u chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh. - L u chuyển tiền từ hoạt động đầu t . - L u chuyển tiền từ hoạt động tài chính. C s s li u: • Theo ph ơng pháp gián tiếp: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo l u chuyển tiền tệ kỳ tr ớc. - Các tài liệu khác. • Theo ph ơng pháp trực tiếp: - Bảng cân đối kế toán. Bản quyền của MISA JSC 181 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính - Báo cáo l u chuyển tiền tệ kỳ tr ớc. - Sổ kế toán thu chi vốn bằng tiền. - Sổ kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải trả. Các ph ng pháp l p: - Báo cáo l u chuyển tiền tệ theo ph ơng pháp trực tiếp. - Báo cáo l u chuyển tiền tệ ph ơng pháp gián tiếp. Thi t l p công th c báo cáo trên máy: Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công th c lên báo cáo. Tuy nhiên, một số phần mềm cho phép sửa đ ợc công th c thiết lập giúp cho báo cáo lập phù hợp với dòng tiền l u chuyển đa dạng tại đơn vị, đảm bảo đúng tính chất báo cáo theo dòng tiền. Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các b ớc sau: - Vào hệ thống báo cáo. - Chọn Báo cáo l u chuyển tiền tệ. - Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo. cho từng hoạt động: Hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu t , hoạt động tài chính. - Lựa chọn các nghiệp v - Xem báo cáo. 182 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính  Thuy t minh báo cáo tài chính N i dung: • Phần I. Đặc điểm hoạt động c a doanh nghiệp. • Phần II. Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử d ng trong kế toán. • Phần III. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp d ng. • Phần IV. Các chính sách kế toán áp d ng. • Phần V. Thông tin bổ sung cho các khoản m c trình bày trong Bảng cân đối kế toán. • Phần VI. Thông tin bổ sung cho các khoản m c trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. • Phần VII. Thông tin bổ sung cho các khoản m c trình bày trong Báo cáo l u chuyển tiền tệ. • Phần VIII. Những thông tin khác. C s s li u: - Các sổ kế toán kỳ báo cáo. - Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo. - Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo. - Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ tr ớc, năm tr ớc. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Bản quyền của MISA JSC 183 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Thi t l p công th c báo cáo: Thông th ng khi xem báo cáo trên phần mềm sẽ có phần nhập số liệu về đặc điểm doanh nghiệp, chính sách chế độ kế toán đơn vị áp d ng. Phần thông tin bổ sung cho các báo cáo khác phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu theo quy định. Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các b ớc sau: - Vào hệ thống báo cáo. - Chọn Thuyết minh báo cáo tài chính. - Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo. - Nhập liệu những thông tin chung về doanh nghiệp, chuẩn mực, chế độ, chính sách kế toán áp d ng... - In báo cáo. 184 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 10 tại liên kết sau: http://download1.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_dn.htm 5. Câu h i ôn t p 1. Nhiệm v kế toán tổng hợp là gì? 2. Trình bày lại các bút toán cuối kỳ và xác định kết quả kinh doanh 3. Báo cáo tài chính năm bao gồm những báo cáo nào? 6. Bài t p thực hành – Bài t p t ng h p Hạch toán các bút toán tự động cuối kỳ (kế toán tổng hợp): 6.1. Thông tin chung Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví d , không phải là số liệu c thể c a bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử d ng MISA-SME 7.9 từ ngày 01/01/2009 có các thông tin sau: Ch đ k toán Áp d ng theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày b t đ u 01/01/2009 Ngày khóa s 31/12/2008 Hi u lực báo cáo 31/12/2009 Bản quyền của MISA JSC 185 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Tháng đ u tiên c a nĕm tài chính Tháng 01 Đ ng ti n h ch toán VNĐ Ch đ ghi s T c th i V t t , hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Ph Bình quân cuối kỳ ng pháp tính giá tr t n kho 6.2. Khai báo danh m c 6.2.1. Danh mục Vật tư, hàng hóa Nhóm Thu su t v tt (%) Tên v t t Kho TK ng m ng m đ nh đ nh STT Mã v t t 1 TV_LGPHANG19 Tivi LG 19 inches HH 10 156 1561 2 TV_LGPHANG21 Tivi LG 21 inches HH 10 156 1561 3 TV_LGPHANG29 Tivi LG 29 inches HH 10 156 1561 4 TL_TOSHIBA110 T lạnh TOSHIBA 110 lít HH 10 156 1561 5 TL_TOSHIBA60 T lạnh TOSHIBA 60 lít HH 10 156 1561 6 DD_NOKIAN6 Điện thoại NOKIA N6 HH 10 156 1561 7 DD_NOKIAN7 Điện thoại NOKIA N7 HH 10 156 1561 8 DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 HH 10 156 1561 9 DD_SAMSUNGD9 Điện thoại SAMSUNG D9 HH 10 156 1561 10 DH_SHIMAZU12 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU HH 10 156 1561 11 DH_SHMAZU24 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU HH 10 156 1561 6.2.2. Danh mục Khách hàng STT Mã KH 1 CT_TIENDAT 2 CT_TANHOA 3 CT_TRAANH 186 Tên đ n v Công ty TNHH Tiến Đạt Công ty TNHH Tân Hòa Công ty TNHH Trà Anh Mã s thu 0100102478 0100165432 0100013354 Đ a ch Số 1756 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Số 2689, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội Số 7533, Cầu Giấy, Hà Nội Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 4 CT_PHUTHE 5 CT_HOAANH 6 CT_HUEHOA 7 CT_HOANAM 8 CT_THAILAN Công ty TNHH Phú Thế Công ty Cổ phần Hòa Anh Công ty Cổ phần Huệ Hoa Công ty Cổ phần Hoa Nam Công ty Cổ phần Thái Lan 0101331022 0100106955 0100784238-1 Số 5211 Cầu Đuống, Hà Nội Số 1798 Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội Số 1399 Lê Lai, Thanh Xuân, Hà Nội 0100782209 Số 831 Hà An, Hà Nội 0100230328-1 Số 599 Tùng Lân, Hà Nội 6.2.3. Danh mục Nhà cung cấp STT Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p 1 CT_LANTAN 2 CT_HALIEN 3 CT_HONGHA 4 CT_HATHANH 5 CT_TANVAN 6 CT_PHUTHAI Công ty TNHH Lan Tân Công ty TNHH Hà Liên Công ty TNHH Hồng Hà Công ty Cổ phần Hà Thành Công ty Cổ phần Tân Văn Công ty Cổ phần Phú Thái Đ a ch Mã s thu 0100422887-1 0100234567-1 0100231467-1 0100311767 0100835877 0100698711-1 Số 1633 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội. Số 513 Gò Vấp, Hà Nội. Số 9241 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội. Số 7212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội. Số 9556 Ngọc Hoa, Ba Đình, Hà Nội Số 8935 Hoàng Long, Hà Nội. 6.2.4. Danh mục Tài sản cố định Mã TSCĐ Tên TSCĐ Ngày s d ng Nĕm s d ng (nĕm) Nguyên giá HMLK Giá tr còn l i NHA1 Nhà A1 01/01/2003 10 150.000.000 70.000.000 80.000.000 OTO12 Xe TOYOTA 12 chỗ ngồi 01/01/2002 10 850.000.000 400.200.000 449.800.000 MVT1 Máy vi tính Intel 01 01/01/2007 3 12.000.000 4.000.000 8.000.000 MVT2 Máy vi tính Intel 02 01/01/2007 3 10.000.000 3.300.000 6.700.000 1.022.000.000 477.500.000 544.500.000 T ng c ng Bản quyền của MISA JSC 187 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 6.2.5. Danh sách Cán bộ nhân viên ST T Mã nhân viên Họ và tên Phòng ban L ng c b n Ph c p 1 PMQUANG Phạm Minh Quang Giám đốc 4.500.000 500.000 L ơng cơ bản cố định 2 TNPHUONG Tạ Nguyệt Ph ơng P.Giám đốc 4.000.000 500.000 L ơng cơ bản cố định 3 NVNAM Nguyễn Văn Nam Hành chính 2.000.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 4 NVBINH Nguyễn Văn Bình Hành chính 1.500.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 5 TDCHI Trần Đ c Chi Kinh doanh 2.100.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 6 LMDUYEN Lê Mỹ Duyên Kinh doanh 2.500.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 7 NTLAN Nguyễn Thị Lan Kinh doanh 1.900.000 200.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) 8 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 2.300.000 100.000 L ơng cơ bản th i gian (ngày) Kho n l ng 6.3. Khai báo s d đ u nĕm S hi u TK Cấp 1 Cấp 2 111 Nợ Có Ti n m t 1111 112 Tiền Việt Nam 1.003.425.687 Ti n g i NH 1121 Tiền Việt Nam 1121.01 Tại Ngân hàng Nông nghiệp 100.220.000 1121.02 Tại Ngân hàng BIDV 150.437.052 131 Ph i thu c a khách hàng Chi tiết 188 Đ u kỳ Tên TK Công ty TNHH Tân Hòa 30.510.000 Công ty Cổ phần Huệ Hoa 50.486.250 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 142 Chi phí tr tr 156 Hàng hóa Chi tiết c ng n h n 6.303.331 Điện thoại SAMSUNG E8; số l ợng: 20 78.200.000 Tivi LG 19 inches; số l ợng: 10 24.400.000 211 Tài s n c đ nh (*) 214 Hao mòn TSCĐ 699.700.000 311 Vay ng n h n 200.000.000 331 Ph i tr cho ng Chi tiết 333 1.022.000.000 i bán Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000 Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000 Thu và các kho n ph i n p NN 33311 411 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 12.834.091 Ngu n v n kinh doanh 4111 Vốn đầu t c a CSH 1.372.348.229 * Chi tiết theo từng TSCĐ 6.4. S li u phát sinh Trong tháng 01/2009 có những nghiệp v phát sinh nh sau: 6.4.1. Hóa đơn mua hàng 1. Ngày 03/01/2009, mua hàng c a Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; ch a thanh toán tiền) ¾ ¾ Tivi LG 21 inches SL: 10 ĐG: 2.700.000 (đ/chiếc) Tivi LG 29 inches SL: 08 ĐG: 8.990.000 (đ/chiếc) Theo hóa đơn GTGT số 0012745, ký hiệu NK/2009, ngày hóa đơn 02/01/2009. 2. Ngày 04/01/2009, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà ¾ Tivi LG 21inches SL: 02 3. Ngày 08/01/2009, mua hàng c a Công ty Cổ phần Việt Hà (Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%, ch a thanh toán tiền ) ¾ Điện thoại NOKIA N6 Bản quyền của MISA JSC SL: 20 ĐG: 4.100.000 (đ/chiếc) 189 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính ¾ Điện thoại SAMSUNG E8 ĐG: 3.910.000 (đ/chiếc) SL: 15 Theo hóa đơn GTGT số 0052346, ký hiệu AC/2009 ngày 03/01/2009. 4. Ngày 15/01/2009, mua hàng c a Công ty TNHH Lan Tân. (VAT: 10%; ch a thanh toán tiền). ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU (đ/chiếc) ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 08 ĐG: 9.900.000 SL: 04 ĐG: 14.000.000 Theo hóa đơn GTGT số 0025857, ký hiệu AF/2009, ngày 13/01/2009. Tổng phí vận chuyển: 990.000đ (Đã bao gồm 10% thuế GTGT) phân bổ phí vận chuyển theo số l ợng . 5. Ngày 24/01/2009, Nhập khẩu 02 máy vi tính c a Công ty FUJI, Đơn giá: 10.000.000 (đ/chiếc). Thuế nhập khẩu: 30%; Thuế GTGT: 10%; T khai hải quan số 2567, ch a thanh toán tiền 6. Ngày 05/02/2009, chi mua hàng c a Công ty Cổ phần Phú Thái gồm ¾ ¾ Tivi LG 19 inches SL: 10 ĐG: 2.400.000 (đ/chiếc) Tivi LG 21 inches SL: 02 ĐG: 2.800.000 (đ/chiếc) 7. Ngày 16/02/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng BIDV mua hàng c a Công ty TNHH Hà Liên ¾ ¾ Điện thoại NIKIA N7 SL: 05 ĐG: 4.200.000 (đ/chiếc) Điện thoại NOKIA D9 SL: 06 ĐG: 4.000.000 (đ/chiếc) 8. Ngày 06/03/2009, mua hàng c a Công ty cổ phần Hà Thành ch a trả tiền, gồm: ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 08 ĐG: 13.500.000 VAT 10%, theo hóa đơn GTGT số 0053162, ký hiệu NT/2009. 6.4.2. Quản lý kho. 1. Ngày 12/01/2009 mua hàng nhập kho c a Công ty TNHH Lan Tân (hàng về tr ớc hóa đơn về sau), tiền hàng ch a thanh toán. 190 Bản quyền của MISA.JSC ¾ ¾ Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 3.700.000 (đ/chiếc) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 14 ĐG: 6.900.000 (đ/chiếc) 2. Ngày 20/01/2009 xuất hàng cho nhân viên kinh doanh sử d ng tính vào chi phí bán hàng. ¾ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 01 3. Ngày 25/01/2009 xuất kho hàng gửi bán đại lý Thanh Xuân ¾ ¾ Ti vi TV_LGPHANG19 SL: 5 Điện thoại SAMSUNG D8 SL: 8 4. Ngày 29/01/2009 mua hàng về nhập kho c a Công ty cổ phần Tân Văn (hàng về tr ớc hóa đơn về sau), tiền hàng ch a thanh toán. ¾ Quạt điện cơ 91 ĐG: 300.000 (đ/chiếc) SL: 05 5. Ngày 12/02/2009 xuất Quạt điện cơ 91 sử d ng cho phòng kế toán, số l ợng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 6.4.3. Hóa đơn bán hàng 1. Ngày 05/01/2009, bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt, VAT: 10%, ch a thanh toán. ¾ ¾ Tivi LG 21inches SL: 05 ĐG: 4.000.000 (đ/chiếc) Tivi LG 29 inches SL: 06 ĐG: 9.800.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075491; ký hiệu: AB/2009T 2. Ngày 10/01/2009, bán hàng thu tiền mặt cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%) ¾ ¾ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 5.800.000 (đ/chiếc) Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 5.410.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075492; ký hiệu: AB/2009T. 3. Ngày 15/01/2009, Công ty cổ phần Hoa Nam đặt hàng gồm 2 mặt hàng, VAT 10%. ¾ ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 5.500.000 (đ/chiếc) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 08 ĐG: 8.500.000 (đ/chiếc) Bản quyền của MISA JSC 191 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 4. Ngày 18/01/2009, chuyển hàng cho Công ty cổ phần Hoa Nam theo đơn hàng ngày 15/01/2009, ch a thu tiền (Tỷ lệ chiết khấu 2% với mỗi mặt hàng). ¾ ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 5.500.000 (đ/chiếc) T lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 08 ĐG: 8.500.000 (đ/chiếc) Theo hoá đơn GTGT số: 0075493; ký hiệu: AB/2009T 5. Ngày 19/01/2009, Công ty Cổ phần Hoa Nam trả lại hàng. ¾ T lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 02 6. Ngày 17/01/2009, bán hàng cho Công ty TNHH Tân Hòa, thu bằng tiền gửi tại ngân hàng BIDV, VAT 10%. ¾ Điện thoại NOKIA N7 SL: 05 ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) ĐG: 6.500.000 (đ/chiếc) SL: 04 ĐG: 16.500.000 Theo hóa đơn GTGT số 0075494, ký hiệu: AB/2009T 7. Ngày 25/02/2009, bán hàng cho Công ty cổ phần Thái Lan ch a thu tiền, VAT 10%. ¾ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 6.000.000 (đ/chiếc) Theo hóa đơn GTGT số 0075495, ký hiệu AB/2009T 8. Ngày 06/03/2009, bán hàng cho khách lẻ thu tiền mặt, VAT 10%. ¾ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU (đ/chiếc) SL: 01 ĐG: 15.000.000 6.4.4. Quản lý quỹ 1. Ngày 10/01/2009 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà sau khi đã trừ đi tiền hàng trả lại. Số tiền: 102.872.000 (đ) 2. Ngày 15/01/2009, chi tiền tạm ng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Thị Lan, số tiền: 1.500.000 (đ) 3. Ngày 19/01/2009, thu tiền c a Công ty TNHH Tiến Đạt về số tiền hàng mua ngày 05/01/2009, số tiền: 86.680.000 (đ) 4. Ngày 24/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền điện tháng 01/09 tổng tiền thanh toán (đã có thuế): 1.650.000 (đ) (VAT 10%) 192 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Hóa đơn tiền điện số 0051245, ký hiệu TD/2007, ngày 22/01/2009 5. Ngày 30/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền phí vận chuyển mua hàng c a Công ty TNHH Lan Tân ngày 15/01, số tiền: 990.000 (đ) 6. Ngày 02/02/2009 Lê Mỹ Duyên nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu cho t khai hải quan hàng nhập khẩu số 2567 ngày 26/01/2009, số tiền: 2.600.000 (đ) 7. Ngày 25/02/2009 Phạm Văn Minh rút tiền gửi ngân hàng BIDV về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 3.000.000 (đ) 8. Ngày 06/03/2009, chi tiếp khách tại Nhà hàng Ana, số tiền: 2.100.000 (đ) 6.4.5. Ngân hàng 1. Ngày 14/01/2009 Công ty Cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng, số tiền: 132.594.000 (đ) theo giấy báo Có c a ngân hàng Nông nghiệp. 2. Ngày 20/01/2009 chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/08, số tiền: 12.834.091 (đ), thuế môn bài năm 2009, số tiền: 1.000.000, theo giấy báo Nợ c a Ngân hàng Nông nghiệp. 3. Ngày 28/01/2009 chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua hàng cho Công ty FUJI theo t khai hải quan số 2567 ngày 24/01/2009, số tiền: 20.000.000 (đ) theo Giấy báo Nợ c a Ngân hàng BIDV. 4. Ngày 16/02/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng mua văn phòng phẩm c a Cửa hàng Văn Phong, số tiền: 2.000.000 (đ) tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đã nhận đ ợc giấy báo Nợ c a Ngân hàng Nông nghiệp. 5. Ngày 28/02/2009, Công ty cổ phần Thái Lan trả tiền, số tiền 39.204.000 (đ) (đã trừ chiết khấu thanh toán 1% t c 396.000 (đ)) theo Giấy báo Có c a ngân hàng BIDV. 6. Ngày 02/03/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp trả tiền vay ngắn hạn, số tiền: 60.000.000 (đ). Đã nhận đ ợc giấy báo Nợ c a ngân hàng Nông nghiệp. 6.4.6. Tài sản cố định 1. Ngày 12/01/2009mua mới một máy tính Intel c a Công ty Trần Anh cho phòng kế toán (ch a thanh toán tiền) theo hóa đơn số 0045612, ký hiệu: AB/2009T. Số tiền: 10.000.000 (đ). VAT: 10%. Th i gian sử d ng 3 năm. Ngày bắt đầu sử d ng: 24/01/2009. Bản quyền của MISA JSC 193 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 2. Ngày 16/01/2009, công ty cổ phần Tân Văn bàn giao xe TOYOTA 12 chỗ ngồi do sửa chữa hoàn thành, nguyên giá mới là: 870.000.000 (tăng 20.000.000 so với nguyên giá cũ), th i gian sử d ng mới 12 năm (tăng 2 năm so với th i gian cũ). Thanh toán tiền cho công ty cổ phần Tân Văn bằng tiền mặt. 3. Ngày 22/01/2009 mua mới một máy phát điện c a công ty Hữu Toàn đã thanh toán bằng tiền mặt theo hóa đơn số 007852, ký hiệu: KY/2009. Số tiền: 50.000.000. VAT: 10%. Th i gian sử d ng 5 năm. Ngày bắt đầu sử d ng: 25/01/2009. 4. Ngày 25/02/2009, nh ợng bán máy vi tính 02 cho công ty cổ phần Thái Lan thu bằng tiền mặt: 4.000.000, VAT: 10% Theo hóa đơn GTGT số: 0075495; ký hiệu: AB/2009T 6.4.7. Tiền lương 1. Ngày 31/01/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng và trả l ơng tháng 01 cho công nhân viên trong công ty bằng chuyển khoản ngân hàng BIDV. 2. Ngày 28/02/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng và trả l ơng tháng 02 cho công nhân viên trong công ty bằng chuyển khoản ngân hàng BIDV. 3. Ngày 31/03/2009 tính l ơng, các khoản trích theo l ơng và trả l ơng tháng 03 cho công nhân viên trong công ty bằng chuyển khoản ngân hàng BIDV. 6.4.8. Chứng từ nghiệp vụ khác 1. Ngày 01/01/2009, hạch toán thuế môn bài vào chi phí quản lý doanh nghiệp, số tiền: 1.000.000 (đ). 2. Ngày 28/03/2009, xác định thuế TNDN tạm nộp quý I/2009, số tiền: 3.000.000 (đ). 3. Ngày 31/03/2009, phân bổ chi phí trả tr ớc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, số tiền: 1.575.832 (đ). 6.5. Yêu c u 1. Tạo cơ s dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có. 2. Khai báo danh m c khách hàng, nhà cung cấp, vật t hàng hóa, danh sách cán bộ công nhân viên. 194 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 3. Nhập số d ban đầu. 4. Hạch toán các nghiệp v phát sinh trên các phân hệ. 5. Các bút toán cuối kỳ (kế toán tổng hợp). • • Cập nhật giá xuất kho. • Tính khấu hao TSCĐ từng tháng • Khấu trừ thuế GTGT từng tháng. Kết chuyển lãi lỗ quý I/2009. 6. In các báo cáo liên quan đến các phần hành trong quý I. 7. In các báo cáo tài chính. • • • • Bảng cân đối tài khoản. Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo l u chuyển tiền tệ (ph ơng pháp trực tiếp). Bản quyền của MISA JSC 195 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội B NG CÂN Đ I TÀI KHO N Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 S tài kho n Tên tài kho n Đ u kỳ N Phát sinh Có N Có Cu i kỳ N Có N Có Tài kho n trong b ng 111 Ti n m t 1.003.425.687 260.268.000 186.712.000 260.268.000 186.712.000 1.076.981.687 1111 Tiền Việt Nam 1.003.425.687 260.268.000 186.712.000 260.268.000 186.712.000 1.076.981.687 112 Ti n g i ngân hàng 250.657.052 280.148.000 212.348.091 280.148.000 212.348.091 318.456.961 1121 Tiền Việt Nam 250.657.052 280.148.000 212.348.091 280.148.000 212.348.091 394.328.961 75.834.091 24.385.909 1121.01 Tiền Việt Nam tại NH Nông nghiệp 100.220.000 1121.02 Tiền Việt Nam tại NH BIDV 150.437.052 280.148.000 136.514.000 280.148.000 136.514.000 294.071.052 80.996.250 273.632.000 273.632.000 273.632.000 273.632.000 80.996.250 64.295.700 49.432.000 64.295.700 49.432.000 14.863.700 58.295.700 49.432.000 58.295.700 49.432.000 8.773.700 75.834.091 131 Ph i thu c a khách hàng 133 Thu GTGT đ 1331 Thuế GTGT đ ợc khấu trừ c a hàng hóa dịch v 1332 Thuế GTGT đ ợc khấu trừ c a TSCĐ 6.000.000 6.000.000 6.000.000 141 T m ng 1.500.000 1.500.000 1.500.000 142 Chi phí tr tr 156 Hàng hóa 102.600.000 731.357.000 432.820.262 1561 Giá mua hàng hóa 102.600.000 731.357.000 432.820.262 157 Hàng g i bán đ i lý 211 Tài s n c đ nh h u hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 196 c kh u tr c ng n h n 6.303.331 1.575.832 43.211.888 1.022.000.000 80.000.000 1.575.832 4.727.499 731.357.000 432.820.262 401.136.738 731.357.000 432.820.262 401.136.738 43.211.888 10.000.000 80.000.000 150.000.000 43.211.888 10.000.000 1.092.000.000 150.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 2113 Ph ơng tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, d ng c quản lỳ 214 Hao mòn tài s n c đ nh 2141 850.000.000 20.000.000 22.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 699.700.000 6.977.778 14.090.276 6.977.778 14.090.276 706.812.498 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 699.700.000 6.977.778 14.090.276 6.977.778 14.090.276 706.812.498 311 Vay ng n h n 200.000.000 60.000.000 331 Ph i tr cho ng 181.100.000 129.802.000 735.002.700 129.802.000 735.002.700 796.300.700 333 Thu và các kho n ph i n p Nhà n c 12.834.091 66.404.091 62.570.000 66.404.091 62.570.000 9.000.000 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 12.834.091 65.404.091 52.570.000 65.404.091 52.570.000 33311 Thuế GTGT đầu ra 12.834.091 62.804.091 49.970.000 62.804.091 49.970.000 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 2.600.000 2.600.000 2.600.000 2.600.000 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6.000.000 6.000.000 6.000.000 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3.000.000 3.000.000 3.000.000 3338 Các loại thuế khác 334 Ph i tr ng 338 Ph i tr , ph i n p khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 411 Ngu n v n c a ch s h u 1.372.348.229 1.372.348.229 4111 Vốn đầu t c a ch s hữu 1.372.348.229 1.372.348.229 421 L i nhu n ch a phân ph i 2.502.296 2.502.296 2.502.296 4212 Lợi nhuận năm nay 2.502.296 2.502.296 2.502.296 511 Doanh thu bán hàng và cung c p d ch v 498.380.000 498.380.000 498.380.000 498.380.000 5111 Doanh thu bán hàng hóa 498.380.000 498.380.000 498.380.000 498.380.000 i bán i lao đ ng Bản quyền của MISA.JSC 20.000.000 870.000.000 60.000.000 22.000.000 140.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 68.100.000 68.100.000 68.100.000 68.100.000 16.911.000 16.911.000 16.911.000 1.248.000 1.248.000 1.248.000 13.620.000 13.620.000 13.620.000 2.043.000 2.043.000 2.043.000 197 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 521 Chi t kh u th ng m i 531 Hàng bán tr l i 632 Giá v n bán hàng 635 2.680.000 2.680.000 2.680.000 2.680.000 11.000.000 11.000.000 11.000.000 11.000.000 380.031.888 380.031.888 380.031.888 380.031.888 Chi phí tài chính 396.000 396.000 396.000 396.000 641 Chi phí bán hàng 3.876.486 3.876.486 3.876.486 3.876.486 6413 Chi phí d ng c , đồ dùng 3.876.486 3.876.486 3.876.486 3.876.486 642 Chi phí qu n lý doanh nghi p 103.491.108 103.491.108 103.491.108 103.491.108 6421 Chi phí nhân viên quản lý 80.925.000 80.925.000 80.925.000 80.925.000 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 2.300.000 2.300.000 2.300.000 2.300.000 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 14.090.276 14.090.276 14.090.276 14.090.276 6425 Thuế, phí và lệ phí 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 6427 Chi phí dịch v mua ngoài 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 6428 Chi phí bằng tiền khác 3.675.832 3.675.832 3.675.832 3.675.832 711 Thu nh p khác 4.000.000 4.000.000 4.000.000 4.000.000 811 3.022.222 3.022.222 3.022.222 3.022.222 3.000.000 3.000.000 3.000.000 3.000.000 8211 Chi phí khác Chi phí thu thu nh p doanh nghi p Chi phí thuế TNDN hiện hành 3.000.000 3.000.000 3.000.000 3.000.000 911 Xác đ nh k t qu kinh doanh 488.920.000 488.920.000 488.920.000 488.920.000 821 C ng Ng i l p (Ký, ghi rõ họ tên) 198 2.465.982.320 2.465.982.320 3.564.494.161 3.564.494.161 3.564.494.161 3.564.494.161 K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) 3.033.874.723 3.033.874.723 Ngày ....... tháng ....... năm 200... Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA.JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Công ty TNHH ABC M u s : B01-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội B NG CÂN Đ I K TOÁN Tại ngày 31/03/2009 TÀI S N 1 Mã Thuy t S cu i nĕm s minh 2 3 A - TÀI S N NG N H N (100=110+120+130+140+150) 100 I. Ti n và các kho n t ng đ ng ti n 110 4 5 1.941.874.723 1.443.982.320 1.395.438.648 1.254.082.739 1.395.438.648 1.254.082.739 1. Tiền 111 2. Các khoản t ơng đ ơng tiền 112 II. Các ko n đ u t tài chính ng n h n 120 1. Đầu t ngắn hạn 121 2. Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn 129 III. Các kho n ph i thu ng n h n 130 80.996.250 80.996.250 1. Phải thu c a khách hàng 131 80.996.250 80.996.250 2. Trả tr ớc cho ng i bán 132 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 133 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 134 5. Các khoản phải thu khác 135 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) 139 IV. Hàng t n kho 140 444.348.626 102.600.000 1. Hàng tồn kho 141 444.348.626 102.600.000 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 V. Tài s n ng n h n khác 150 21.091.199 6.303.331 1. Chi phí trả tr ớc ngắn hạn 151 4.727.499 6.303.331 2. Thuế GTGT đ ợc khấu trừ 152 14.863.700 3. Thuế và các khoản phải thu nhà n ớc 154 5. Tài sản ngắn hạn khác 158 1.500.000 200 385.187.502 B - TÀI S N DÀI H N (200=210+220+240+250+260) I. Các kho n ph i thu dài h n 210 1. Phải thu dài hạn c a khách hàng 211 2. Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc Bản quyền của MISA JSC V.01 S đ u nĕm V.02 V.03 V.04 V.05 322.300.000 212 199 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 3. Phải thu dài hạn nội bộ 213 V.06 4. Phải thu dài hạn khác 218 V.07 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đồi (*) 219 II. Tài s n c đ nh 220 1. Tài sản cố định hữu hình 221 - Nguyên giá 385.187.502 322.300.000 385.187.502 322.300.000 222 1.092.000.000 1.022.000.000 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 223 (706.812.498) (699.700.000) 2. Tài sản cố định thuê tài chính 224 - Nguyên giá 225 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 226 3. Tài sản cố định vô hình 227 - Nguyên giá 228 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 229 4. Chi phí xây dựng cơ bản d dang 230 V.11 III. B t đ ng s n đ u t 240 V.12 - Nguyên giá 241 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 242 IV. Các kho n đ u t tài chính dài h n 250 1. Đầu t vào công ty con 251 2. Đầu t vào công ty liên kết, liên doanh 252 3. Đầu t dài hạn khác 258 4. Dự phòng giảm giá đầu t tài chính dài hạn (*) 259 V. Tài s n dài h n khác 260 1. Chi phí trả tr ớc dài hạn 261 V.14 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V.21 3. Tài sản dài hạn khác 268 270 2.327.062.225 1.766.282.320 300 952.211.700 393.934.091 I. N ng n h n 310 952.211.700 393.934.091 1. Vay và nợ ngắn hạn 311 140.000.000 200.000.000 2. Phải trả cho ng 312 786.300.700 181.100.000 T NG C NG TÀI S N (270=100+200) V.08 V.09 V.10 V.13 NGU N V N A–N 200 PH I TR (300=310+330) i bán V.15 Bản quyền của MISA JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 3. Ng i mua trả tiền tr ớc 313 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà n ớc 314 i lao động 315 5. Phải trả ng 6. Chi phí phải trả 316 7. Phải trả nội bộ 317 8. Phải trả theo tiến độ hợp đồng 318 9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 319 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 II. N dài h n 330 1. Phải trả dài hạn ng i bán V.16 V.18 16.911.000 331 332 3. Phải trả dài hạn khác 333 4. Vay và nợ dài hạn 334 V.20 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 7. Dự phòng phải trả dài hạn 337 H U (400=410+430) V.19 400 I. V n ch s h u 410 1. Vốn đầu t c a ch s hữu 411 2. Thặng d vốn cổ phần 412 3. Vốn khác c a ch s hữu 413 4. Cổ phiếu quỹ (*) 414 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416 7. Quỹ đầu t phát triển 417 8. Quỹ dự phòng tài chính 418 9. Quỹ khác thuộc vốn ch s hữu 419 10. Lợi nhuận sau thuế ch a phân phối 420 11. Nguồn vốn đầu t XDCB 421 II. Ngu n kinh phí và qu khác 430 Bản quyền của MISA JSC 12.834.091 V.17 2. Phải trả dài hạn nội bộ B - NGU N V N CH S 9.000.000 V.22 1.374.850.525 1.372.348.229 1.374.850.525 1.372.348.229 1.372.348.229 1.372.348.229 2.502.296 201 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 1. Quỹ khen th ng, phúc lợi 431 2. Nguồn kinh phí 432 3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433 T NG C NG NGU N V N (440=300+400) 1. Tài sản thuê ngoài V.23 2.327.062.225 440 1.766.282.320 24 2. Vật t , hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công 3. Hành hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký c ợc 4. Nợ khó đòi đã xử lý 5. Ngoại tệ các loại 6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án Ng i l p bi u (Ký, ghi rõ họ tên) 202 Kê toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày ....... tháng ....... năm 200... Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Công ty TNHH ABC M u s : B02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội BÁO CÁO K T QU HO T Đ NG KINH DOANH Từ ngày 01/01/2009 đến ngày31/03/2009 Đơn vị tính: VNĐ Mã s Thuy t minh 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch v 01 VI.25 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 13.460.000 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch v (10 = 01 - 01) 10 484.920.000 4. Giá vốn hàng bán 11 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch v (20 = 10 - 11) 20 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 7. Chi phí tài chính 22 VI.28 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 396.000 8. Chi phí bán hàng 24 3.876.486 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 103.491.108 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + (21 -22) - (24+25)) 30 4.524.518 11. Thu nhập khác 31 4.000.000 12. Chi phí khác 32 3.022.222 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 977.778 14. Tổng lợi nhuận kế toán tr ớc thuế (50 = 30 + 40) 50 5.502.296 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 -51 - 52) 60 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70 Ch tiêu VI.27 Kỳ này Kỳ tr c 498.380.000 372.631.888 112.288.112 396.000 3.000.000 2.502.296 Ghi chú: (*) Chỉ tiêu này chỉ áp dụng đối với công ty cổ phần Ng i l p bi u (Ký, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày ....... tháng ....... năm 200... Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 203 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Công ty TNHH ABC 100 Hùng V ơng, Q.Tây Hồ, Hà Nội M u s : B03-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO L U CHUY N TI N T (Theo phương pháp trực tiếp) Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ch tiêu I - L u chuy n ti n t ho t đ ng s n xu t kinh doanh 1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch v và doanh thu khác 2. Tiền chi trả cho ng i cung cấp hàng hóa, dịch v 3. Tiền chi trả cho ng i lao động Mã Thuy t s minh Nĕm nay 01 508.058.000 02 (123.862.000) 03 (64.014.000) 4. Tiền chi trả lãi vay 04 5. Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 05 6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06 29.358.000 7. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07 (78.184.091) 20 271.355.909 21 (70.000.000) Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh II. L u chuy n ti n t ho t đ ng đ u t 1. Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 2. Tiền thu thanh lý, nh ợng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 3. Tiền chi cho vay, bán lại công c nợ c a đơn vị khác 4. Tiền thu hồi cho vay, bán lại công c nợ c a đơn vị khác 5. Tiền chi đầu t vốn vào đơn vị khác c 22 23 24 25 6. Tiền thu hồi đầu t vốn vào đơn vị khác 26 7. Tiền thu lãi cho vay, cổ t c và lợi nhuận đ ợc chia 27 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30 III. L u chuy n ti n t ho t đ ng tài chính 1. Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận góp vốn c a ch s hữu 31 2. Tiền chi trả vốn góp cho cá ch s hữu, mua lại cổ phiếu c a doanh nghiệp đã phát hành 32 3. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đ ợc 33 4. Tiền chi trả nợ gốc vay 34 204 Nĕm tr (70.000.000) (60.000.000) Bản quyền của MISA JSC Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 5. Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35 6. Cổ t c lợi nhuận đã trả cho vốn ch s hữu 36 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40 (60.000.000) L u chuy n ti n thu n trong kỳ (50=20+30+40) 50 141.355.909 60 1.254.082.739 Ti n và t ảnh h Ti n và t ng đ ng ti n đ u kỳ ng thay đổi tý giá hối đoái quy đổi ngoại tệ ng đ ng ti n cu i kỳ (50+60+61) Ng i l p bi u (Ký, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC K toán tr ng (Ký, ghi rõ họ tên) 61 70 VII.34 1.395.438.648 Ngày ....... tháng ....... năm 200... Giám đ c (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 205 Tài liệu tham khảo TÀI LI U THAM KH O 1. Quyết định 15/2006/TT-BTC ngày 20/03/2006 c a Bộ Tài chính về Ch đ k toán doanh nghi p và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 c a Bộ Tài chính về Ch đ k toán doanh nghi p nh và v a. 2. Thông t 103/2005/TT-BTC c a Bộ Tài chính ký ngày 24/11/2005 về việc “H ng d n tiêu chuẩn và đi u ki n c a ph n m m k toán”. 3. “Nh ng v n đ Quan trọng khi đánh giá Ph n m m K toán và ERP t i Vi t Nam” c a Mekong Capital Ltd, soạn thảo từ ngày 24/02/2004. 4. Website: http://www.pcworld.com.vn c a Tạp chí Thế giới Vi tính. 5. Website: http://www.webketoan.vn 6. Website c a các công ty phần mềm kế toán nh : - http://www.myob.com - http://www.quickbooks.intuit.com - http://www.peachtree.com - http://www.sageaccpac.com - http://www.misa.com.vn - http://www.effectvn.com - http://www.bravo.com.vn - http://www.fast.com.vn - http://www.lacviet.com.vn - http://www.sisvn.com 206 Bản quyền của MISA JSC GIÁO TRÌNH K TOÁN MÁY – K TOÁN DOANH NGHI P Ch u trách nhi m xu t b n NGUY N VĔN KH Biên t p: Trình bày: Bìa: NG TI N C NG VǛ TH XUY N TH HANH Liên k t v i Công ty C ph n MISA Đ a ch : 218 Đ i C n, Ba Đình, Hà N i Website: http://www.misa.com.vn In 500 cuốn, khổ 18 x 24 cm, tại Công ty Cổ phần Nhà in Khoa học Công nghệ. Giấy phép xuất bản số 48-2009/CXB/84/09-190/VHTT ngày 29/4/2009. In xong và nộp l u chiểu tháng 5 năm 2009.