Làm quen với Microsoft Word 2016 Tài liệu giới thiệu các nội dung: 1. Cửa sổ làm việc của MS Word 2016 2. Thiết lậpà ôiàtrường làm việc trong Word Options 3. Các thao tác làm việc với tệp tin 4. Thayàđổi cách xem (hiển thị)àvă à ản 5. Một số chứ à ă gàhỗ trợ Nhóm Tin họ àvă àphò gà– BM Tin ĐẠI HỌCàTHĂNGàLONG 1. Cửa sổ làm việc MS Word 2016 Title Bar Tha hàtiêuàđề Quick Access Toolbar Thanh truy cập nhanh Ribbon Display Options Tha àđổi hiển thị thanh Ribbon Ruler Thanh Tha hàthước thước Control button Nútàđiều khiển Scroll Bar Thanh cuộn Document views Các kiểu hiển thị VB Status Bar Thanh trạng thái Zoom Slider Phóng to/Thu nhỏ 1.1.1. Quick Access Toolbar – Thanh truy cập nhanh Chứa các chức năng sử dụng thường xuyên nhất ví dụ Save, Undo và Redo/Repeat là các nút mặc định. Có thể thêm/bớt các chức năng này bằng cách: Chọn Customize Quick Access Toolbar 1 Chứ à ă gàhayàsử dụng trên thanh truy cập nhanh Tích/Bỏ tích chứ à ă gà cần thêm/Bớt 2 Undo Hủy thao tác vừa thực hiện Ctrl + Z Save Lưuàt iàliệu Ctrl + S Trang 1 Redo Lặp lại thảo tác vừa thực hiện Ctrl + Y 1.1.2. Title bar – Thanh tiêu đề Hiển thị tên tập tin của tài liệu hiện hành. Title Bar - Tha hàtiêuàđề Hiển thị tê àvă à ản 1.1.3. Ribbon Display Options – Thay đổi hiển thị thanh Ribbon Thanh công cụ cho phép ẩn hoặc hiển thị thanh Ribbon, cách thực hiện: Chọn Ribbon Display Options 1 Chọn kiểu Ẩn/Hiện thanh Ribbon 2 Kiểu Show Tabs & Commands Luôn hiển thị các Tab và chức năng Kiểu Show Tabs Chỉ hiện tên Tab, chọn vào tên Tab sẽ hiện chức năng Kiểu Auto-Hide Ribbon n thanh Ribbon chỉ hiện khi chọn vào ph n trên cùng Trang 2 1.1.4. Control buttons – Nút điều khiển cửa sổ Là các nút để đóng (Close) cửa sổ làm việc, thu nhỏ (Minimize) cửa sổ làm việc xuống thanh Task bar, mở to hết cỡ (Maximize) cửa sổ làm việc. Minimize Thu cửa sổ Maximize Mở rộng cửa sổ Close Đó g cửa sổ 1.1.5. Scroll bar – Thanh cuộn Scroll bar là thanh cuộn giúp người dùng di chuyển đến các vùng trong tài liệu. Có 2 kiểu thanh cuộn: Vertical scroll bar – Thanh cuộn dọc: giúp di chuyển lên, xuống trong tài liệu Horizontal scroll bar – Thanh cuộn ngang: giúp di chuyển sang trái, phải trong tài liệu Vă à ản CÓ hiển thị thanh cuộn Vă à ản KHÔNG hiển thị thanh cuộn Vertical scrollbar Thanh cuộn dọc Horizontal scrollbar Thanh cuộn ngang Chú ý: Nên hiển thị thanh cuộn để dễ di chuyển lên/xuống, ngang/dọc trong tài liệu; Để bật/tắt thanh cuộn xem phần Scroll bar – Bật/Tắt thanh cuộn. 1.1.6. Ruler – Thanh thước Ruler là thanh thước báo cho người dùng biết đơn vị đo và chiều dài/rộng của tài liệu. Có 2 kiểu thanh thước: Horizontal Ruler - thanh thước ngang; Vertical Ruler - thanh thước dọc. Vă à ản CÓ hiển thị tha hàthước Vă à ản KHÔNG hiển thị tha hàthước Vertical Ruler Tha hàthước dọc Trang 3 Horizontal Ruler Tha hàthước ngang Để ẩn/hiện thanh thước, thực hiện theo các bước sau: Chọn Tab View 1 2 Tích chọn Ruler Hiệ àtha hàthước Mặc định, khi mới cài đặt đơn vị đo của Word là Inch (“), nên đổi lại đơn vị về centimet (cm) để làm việc với văn bản Tiếng Việt được dễ dàng hơn. Độ rộng 6 inch Độ rộng 16 cm Tha Tha hàthướ hàthướ àđơ àđơ àà vịvịđoàl h đoàl àIInch hàthướ àđơ àđơ àvị à Tha hàthướ vị đoàl đoàl Centimet àCentimet Chú ý: Khi nhìn trên thanh thước có thể biết đơn vị đo đang sử dụng; Cách đổi đơn vị đo trên MS Word 2016 xem phần Measurement Unit - Thay đổi đơn vị đo. 1.1.7. Status Bar – Thanh trạng thái Status Bar cung cấp thông tin về tài liệu. Mặc định, thanh Status Bar gồm các thông tin sau: Section Phầ àđa g làm việc View Layout Kiểu xem tài liệu Number of Word Số từ Current Page Number Trang hiện tại Language Ngôn ngữ Zoom percent Tỷ lệ zoom Zoom Slider Thanh chỉnh Zoom Trang 4 Có thể thêm/bớt các thông tin trên Status Bar bằng cách: Phải chuột vào Status Bar Chọn/Bỏ chọn thông tin hiện trên Status Bar 1 2 1.1.8. Zoom Slider – Phóng to/Thu nhỏ vùng làm việc Ví dụ về tỷ lệ Zoom: Tỷ lệ Zoom 150% Tỷ lệ Zoom 60% Khi cần xem rõ các chi tiết nhỏ  Zoom to lên, xem văn bản dạng tổng quát chung  Zoom nhỏ lại. Trang 5 Cách thực hiện Zoom bằng Zoom Slider: Di chuyển Slider sang trái/phải để thu nhỏ/phóng to vùng làm việc Nhấn Hoặc chọn -/+ để-/+thuđểnhỏ/phóng thu nhỏ/phóng to vùng to vùng làmlàm việcviệc Hoặc giữ CTRL + cuộn phím giữa chuột xuống/lên để thu nhỏ/phóng to vùng làm việc 1.2.1. Ribbon Thanh Ribbon chứa các lệnh làm việc với văn bản và được tổ chức theo tiến trình làm việc. Một số tab cơ bản trong MS Word 2016: Chức năng chính Tab File Chứa các chức năng làm việc với tệp tin Home gồm các chức năng soạn thảo và định dạng văn bản Insert để thêm các đối tượng minh họa và trang trí Design thay đổi các thiết lập liên quan đến cấu trúc tổng thể của trang văn bản Layout định dạng trang in References hoàn thiện văn bản như mục lục tự động, ghi chú, trích dẫn, quản lý tài liệu tham khảo… Mailings hỗ trợ trộn thư Review hỗ trợ theo dõi chỉnh sửa, bảo mật tài liệu… View Thay đổi các chế độ xem văn bản, phóng to/thu nhỏ vùng làm việc Trang 6 Thanh Ribbon tổ chức các command thành từng Group, mỗi Group thuộc một Tab Ribbon Tab Home Group Font Command Font Tab Insert ... Group Style ... ... Tab View ... ... ...  Command (Chức năng hay nút lệnh): Mỗi chức năng hay nút lệnh được thể hiện bằng một biểu tượng, khi nhấp chuột vào biểu tượng sẽ thực hiện lệnh tương ứng. Những nút lệnh có mũi tên nhỏ bên phải: Khi chọn vào nút lệnh: áp dụng luôn định dạng đang hiển thị ở biểu tượng. Khi chọn vào mũi tên: hiển thị danh sách lệnh để bạn lựa chọn.  Ví dụ: Mở danh sách màu để chọn màu khác l Command àđậm chữ Command thayàđổi màu chữ Áp dụng màu hiệ à óà( uàđỏ) 1.2.2. Contextual tab - Tab ngữ cảnh Contextual tab - Tab ngữ cảnh hay còn gọi là Tab phụ xuất hiện khi chọn đối tượng (bảng biểu, tranh ảnh, đồ thị…), tab này chứa các lệnh liên quan đến việc định dạng đối tượng đang chọn. Mỗi đối tượng có thể có một hoặc nhiều tab phụ. Khi chọn ra ngoài đối tượng các tab phụ này sẽ tự động biến mất. Ví dụ tab phụ làm việc với bảng biểu - Table Contextual tab Tab phụ khi chọn bảng l àđậm chữ TabTab phụphụ xuất địnhhiện dạng bảng l àđậm chữ Trang 7 Ví dụ tab phụ làm việc với ảnh - Picture Contextual tab Tab phụ khi chọn ảnh l àđậm chữ Tab phụ Tab xuất phụ hiện định khi chọn dạngảnh ảnh l àđậm chữ 1.2.3. Dialog box Launcher – Nút mở hộp thoại Ngoài cách định dạng văn bản thông qua các nút lệnh trên Group, ta có thể định dạng bằng hộp thoại (Dialog box) tương ứng trong mỗi Group. Ví dụ mở hộp thoại Font: Chọn Tab Home Dialog box Launcher Nút mở hộp thoại Font  Group Font  Chọn Dialog box launcher Hộp thoại Font 1.2.4. ScreenTips – Gợi ý sử dụng chức năng Mỗi khi di chuột qua một nút lệnh thì ScreenTips sẽ cho biết chức năng của nút lệnh và phím tắt để thực hiện nút lệnh đó. Ví dụ: nếu di chuột qua biểu tượng chữ B thì ScreenTips sẽ hiện thị như hình: ScreenTips Gợi ý sử dụng chứ à ă gàl Trang 8 àđậm chữ 1.2.5. Mini Toolbar - Thanh công cụ nhỏ Mini Toolbar là thanh công cụ nhỏ xuất hiện khi chọn một đoạn văn bản hoặc một từ. Thanh công cụ này chứa các chức năng định dạng văn bản hay dùng. Ví dụ: Mini Toolbar Thanh công cụ nhỏ Mini Toolbar là thanh công cụ nhỏ xuất hiện khi chọn một đoạn văn bản hoặc một từ 1.2.6. Key Tips - Phím tắt trên thanh Ribbon Ngoài việc dùng chuột để chọn các chức năng trên Ribbon bạn có thể sử dụng bàn phím (các phím tắt Key Tips) Cách sử dụng Key Tips: Nhấn phím Alt để hiển thị các phím tắt cho các Tab và Quick Access Toolbar Nhấn phím ký tự tương ứng với Tab cần sử dụng sẽ xuất hiện các phím tắt cho mỗi chức năng trong Tab đã chọn. Ví dụ nhấn phím H sẽ hiển thị các ký tự truy cập vào chức năng trong tab Home như sau: Để chọn các lệnh cần sử dụng, nhấn các phím ký tự tương ứng. Ví dụ: 1  định dạng chữ đậm. Chú ý: Key Tips có thể là 1 hoặc 2 ký tự. Tắt Key Tips bằng cách nhấn phím ESC. Trang 9 2. Thiết lập môi trường làm việc Word Options Thiết lập môi trường làm việc là thay đổi các chế độ làm việc trong Word giúp thực hiện các công việc soạn thảo được thuận lợi hơn như: 1. Tuỳ chỉnh hiệu đính – Proofing: hỗ trợ các chức năng kiểm tra và sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu; 2. Tuỳ chọn lưu trữ tài liệu – Save: Giúp người dùng kiểm soát thời gian tự động lưu tệp tin, thư mục mặc định lưu tệp tin…; 3. Thay đổi đơn vị đo – Measurement: giúp người dùng thay đổi lại đơn vị đo của Word để phù hợp hơn với công việc. Cách mở cửa sổ Word Options: Chọn menu File 1 File Home Cứa sổ Word Options 2 Chọn Options 2.1.1. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp cho văn bản Một số thiết lập kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp hay sử dụng ví dụ: Lỗi chính tả - Spelling Lỗi gõ sai chính tả Lỗi ngữ pháp - Grammar Từ đầu câu không viết hoa Trang 10 Cách thiết lập kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp Proofing: Home File Chọn/Bỏ chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp 3 2 Chọn Proofing 1 Chọn Options Ý nghĩa các lựa chọn: Lựa chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp Ý nghĩa Check spelling as you type Kiểm tra lỗi chính tả khi soạn thảo, nếu có lỗi sẽ có gạch chân màu đỏ Mark grammar errors as you type đánh dấu lỗi ngữ pháp khi soạn thảo nếu có lỗi sẽ có gạch chân màu xanh nước biển Check grammar with spelling Tự động kiểm tra ngữ pháp và chính tả trong văn bản 2.1.2. Thiết lập tự động sửa lỗi – Auto Correct AutoCorrect là một chức năng tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi nhập từ đại diện. Chức năng này thường dùng để thiết lập từ viết tắt (tốc ký) và sửa những lỗi chính tả. Ví dụ: đại VN allwyas THăng Sửa lỗi chữ cái viếtàhoaàđầu câu Capitalize first letter of sentences Viết hoa chữ iàđầu câu Tự động sửa thành từ mới Replace Thiết lập từ viết tắt Tự động sửa lỗi chính tả Replace Thay thế từ gõ sai chính tả Tự động sửa lỗi chính tả always Thăng Để Word tự động sửa lỗi, cần thiết lập trong cửa sổ AutoCorrect. Trang 11 Correct Two Initial CApitals Sửa lỗi viết hoa 2 ký tự đầu a. Cách mở cửa sổ AutoCorrect File Home 3 Mở cửa sổ AutoCorrect 2 Chọn Proofing 1 Chọn Options Sửa lỗi viết hoa 2 ký tự đầu từ Viết hoa ký tự đầu câu Viết hoa ký tự đầu ô trong bảng Viết hoa tên của ngày Sửa lỗi bật Caps Lock khi soạn thảo Thay thế các từ khi gõ b. Cách thêm từ gõ tắt Ví dụ: khi gõ từ VN sẽ tự động thay bằng cụm từ Việt Nam. Cách thực hiện: 1. File >> Option >> Proofing >> AutoCorrect Options… 2. Trong cửa sổ AutoCorrect: Replace: Nhập từ viết tắt (hoặc từ hay gõ lỗi, ví dụ VN) With: Nhập từ/cụm từ thay thế cho từ gõ tắt (hoặc từ đúng, ví dụ: Việt Nam) 3. Nhấn Add để thêm từ vào từ điển 4. Quay lại bước 2 để thêm từ thay thế khác hoặc bấm OK để kết thúc. VN 1 Replace: Nhập từ gõ tắt 2 With: Nhập từ/cụm từ thay thế cho từ gõ tắt Việt Nam Từ được thêm vào từ điển sửa lỗi VN Việt Nam Add Thêm từ thay thế vào từ điển Trang 12 3 c. Loại bỏ từ gõ tắt 1. Chọn từ thay thế trong danh sách từ điển sửa lỗi 2. Chọn Delete d. Sử dụng từ gõ tắt VN Tự động sửa thành từ mới Nhập từ gõ tắt + dấu cách (Space) Home File 3 Thayàđổi hàlưuàtệp tin Save file in this format Tha àđổi kiểu tệpàti àkhiàlưu Save Auto Recover information every Tha àđổi thời gian tự độ gàlưuàbản sao 2 Default local file location Tha Tha àđổiàthư àđổiàthưàà ục ụcmặ mặ àđị àđị hàlưuàtệp hàlưuàtệptin tin Chọn Save 1 Chọn Options Cách đổi đơn vị đo trên MS Word 2016 File Home Show measurements in unit of Chon đơ àvị đo 3 2 Chọn Advanced 1 Chọn Options Trang 13 File Home 2 Show horizontal scroll bar Hiệ àtha hàthước ngang Chon đơ àvị đo Chọn Advanced 3 1 Show vertical scroll bar Hiệ àtha hàthước dọc Chon đơ àvị đo Chọn Options Trang 14 3. File Backstage view – Các thao tác làm việc với tệp tin File Backstage view gồm các chức năng làm việc với tệp tin như: Tạo mới, Mở, Lưu, In ấn… Một số chức năng chính trong menu file: Info Xem thông tin file Ư New Tạoàvă à ản mới Ư Open Mở mộtàvă à ản Ư Save Lưuàvă à ản Ư Save As Tạo bả àsaoàvă à ản Ư Print I àvă à ản Ư Export Chuyể àđổi kiểuàvă bản File Home Cho biết thông tin về file hiện hành. Thường dùng tính năng này để xem đường dẫn của file hiện hành. File Home LamquenMSWord2016.docx - Word Tê àvă à ản Thưà ụ àlưuàvă à ản file mới tạoà( hưaàlưuàlần nào) sẽ không có LamquenMSWord2016 D: >>KNSTVB Các thuộc tính củaàvă à ản Du gàlượ g Tổ gàsốàtra g Các bản sao tự độ gàlưu Thờiàgia àsửaà gầ à hất Ng yàgiờàtạo T àgiả Trang 15 Tạo văn bản mới (trắng/trống – Blank Document). File Home Tạoàvă à ản trắng Vă à ản trố gàđược tạo ra với tên mặ àđịnh là Document1 Chú ý: Phím tắt tạo file mới: CTRL + N File mới được tạo ra bằng MS Word 2016 sẽ có phần mở rộng là .docx Mở văn bản đã có. Có 3 cách mở văn bản đã có: Mở văn bản sử dụng gần đây - Recent Mở văn bản được lưu trữ trực tuyến - OneDrive… Mở văn bản được lưu trên máy tính - This PC, Browse Chú ý khi mở văn bản: Có thể dùng MS Word để mở file .odt (ứng dụng soạn thảo văn bản Writer), tuy nhiên một số đối tượng sẽ không được hiển thị như mở bằng Writer. Dùng ứng dụng MS Word phiên bản trước (VD: MS Word 2003, 2007…) có thể không mở được hoặc nếu mở được thì hiển thị không chính xác những file văn bản được tạo bởi phiên bản sau (MS Word 2016). Ví dụ:  Word 2003 không mở được các file .docx (file được tạo từ Word 2007, 2010, 2016);  Word 2007 hiển thị không chính xác các file được tạo từ Word 2016;  Word 2016 mở được file .odt nhưng hiển thị nội dung không chính xác như khi mở bằng Writer. Trang 16 3.3.1. Mở văn bản sử dụng gần đây - Recent File Home Các file sử dụng gầ àđ y Chọn file cần mở 1 2 3.3.2. Mở văn bản được lưu trữ trực tuyến - OneDrive File Home 1 Chọn cách mở àfileàđược lưuàtrữ trực tuyến 2 Trang 17 Đă gà hập và tìm file cần mở 3.3.3. Mở văn bản được lưu trên máy - This PC, Browse File Home Tìm và chọn file cần mở 2 1 3 Phím tắt mở file: CTRL + O. 3.4.1. Save – Lưu văn bản Sử dụng Save để lưu tệp tin hiện hành vào thiết bị lưu trữ (VD: USB, ổ đĩa, lưu trữ trực tuyến…). Cách thực hiện Save: File Home Save Lưuàtệp tin Chú ý: Phím tắt lưu tài liệu: CTRL + S; Khi tệp tin được lưu lần đầu tiên sẽ gọi chức năng Save As (xem phần sau). 3.4.2. Save As – Lưu văn bản và tạo ra bản sao Sử dụng Save As khi muốn lưu văn bản và đồng thời tạo ra bản sao của văn bản hiện hành, bản sao có thể: Được đặt tên mới; hoặc đặt ở một thư mục khác; Cách thực hiện Save As: Trang 18 File Home Lưuàfileàtrê à yà Tìm và chọ à ơiàlưuàfile 1 2 Đặt tên file 3 Chọ à hàlưuàfileà trực tuyến 4 Văn bản được lưu lần đầu tiên (Save) sẽ gọi chức năng Save As; Nếu máy tính không có kết nối Internet và không có tài khoản OneDrive nên chọn lưu file trên thư mục của máy tính (chọn Browse hoặc This PC). File Home Chọn máy in Số bản in Xe àtrước trang in In ra máy in Thiết lập in ấn Phím tắt In: Ctrl + P Chức năng này cho phép tạo ra một bản sao của văn bản hiện hành nhưng chuyển sang kiểu file khác để xuất bản thành các ấn phẩm điện tử, có các kiểu file như: PDF/XPS: là dạng file mà việc hiển thị văn bản không phụ thuộc vào môi trường làm việc của người sử dụng. Trong hầu hết các trường hợp, file sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Các kiểu file khác – Change File Type:  .doc: file lưu với định dạng của phiên bản Word 97-2003;  .txt: file chỉ chứa dữ liệu kiểu ký tự (text);  .odt: file lưu với định dạng của phần mềm nguồn mở Writer. Trang 19 3.6.1. Xuất bản file dạng PDF/XPS File Home Tạo file PDF/XPS 1 2 3 Tìm và chọ à ơiàlưuàfileà File name: Đặt tên file 4 Save as Type: đổi kiểu file (nếu cần) 5 3.6.2. Xuất bản dạng file khác – Change file Type File Home Thayàđổi kiểu file khác Chọn kiểu file 1 2 3 4 Tìm và chọ à ơiàlưuàfile 5 Đặt tên file 6 Trang 20 4. Tab View – Thay đổi cách xem (hiển thị) văn bản Tab View bao gồm các chức năng hỗ trợ người dùng thay đổi cách xem (hay hiển thị) văn bản. Các chức năng này được chia thành các nhóm – Group: Group Views C à hà e àvă à ản Print Layout Dạng trang in Read Mode Chế độ đọc Group Views Ẩn/Hiện các công cụ trợ giúpà e àvă à ản bản Group Zoom Tha àđổi kích cỡ xem vă à ản Group Windows Sắp xếp, tổ chức các cửa sổ vă à ản Draft Dạng nháp Web Layout Dạng Web Outline Dạ gàđề ươ g Muốn thay đổi cách xem văn bản chọn vào các kiểu xem trên, văn bản sẽ tự động chuyển thành chế độ xem tương ứng. Ý nghĩa các chế độ xem: Dạng trang in - Print Layout: Chế độ mặc định khi bắt đầu mở Word; Thường được sử dụng để soạn thảo văn bản; Trong chế độ này nội dung văn bản sẽ hiển thị dạng các trang giống như khi in ra giấy hoặc xuất bản thành các ấn phẩm điện tử khác. Print Layout Dạng trang in Trang 21 Chế độ đọc – Read Mode  Chế độ sẽ ẩn các công cụ soạn thảo; Dạng Web - Web Layout  Người dùng sử dụng được các công cụ như đọc tài liệu eBook. Hiển thị nội dung văn bản giống như một trang Web Dạng đề cương – Outline Chế độ nháp – Draft  Hiển thị tài liệu với các mức (Level) giúp  Chỉ hiển thị dữ liệu dạng ký tự (text); người sử dụng dễ dàng kiểm soát bố cục của  Hiển thị các ngắt và phân trang trong tài liệu, tài liệu, có thể thu nhỏ hoặc xem chi tiết nội giúp người dùng dễ dàng quản lý (thêm, xóa) dung trong mỗi Level; các ngắt.  Chỉ hiển thị các dữ liệu ký tự (text);  Hiển thị các ngắt (Break) đã sử dụng. Trang 22 Ruler Tha hàthước Thanh thước Navigation Pane Cửa sổ duyệt tài liệu Gridlines Đườ gàlưới Nên: Hiển thị thanh thước – Ruler: để dễ căn chỉnh nội dung văn bản; Hiển thị cửa sổ duyệt tài liệu – Navigation Pane: để dễ kiểm soát được bố cục trong văn bản; Chỉ hiện đường lưới – Gridlines: khi cần căn chỉnh chính xác ảnh, hình vẽ … vì đường lưới hay làm rối mắt trong quá trình soạn thảo. 4.2.1. Ruler - Thanh thước Ruler – Thanh thước dùng để căn chỉnh ký tự, hình ảnh, bảng biểu trên trang giấy. Thanh thước có thể hiển thị theo các đơn vị đo khác nhau như: Inches; Centimeters; Millimeters; Points; Picas. Xem thêm phần Ruler – Thanh thước để đổi đơn vị đo hiển thị trên thanh thước. Trang 23 4.2.2. Navigation Pane – Cửa sổ duyệt tài liệu Cửa sổ duyệt tài liệu có 3 kiểu khác nhau: Kiểu đề mục - Headings Kiểu trang - Pages Kiểu cửa sổ tìm kiếm – Result  Hiển thị nội dung các đề mục Hiển thị ảnh thu nhỏ của các Hiển thị kết quả cần tìm kiếm trong văn bản có áp dụng Style dạng Heading trang văn bản  Navigation pane không hiển thị các tiêu đề trong bảng, hộp chữ, tiêu đề đầu cuối trang – Header & Footer Cách bật/tắt cửa sổ duyệt tài liệu Navigation Pane: Chọn Tab View 1 2 Tích chọn Navigation Pane Hiện cửa sổ duyệt tài liệu 4.2.3. Window – Sắp xếp các cửa sổ làm việc Arrange All Xếp tất cả các cửa sổ nằm ngang New Window Tạo thêm cửa sổ mới chứa vă à ản hiện hành View Side by Side Xếp 2 cửa sổ song song theo chiều dọc Split Chia cửa sổ hiện hành thành 2 phầ àđộc lập Switch Windows Chuyển cửa sổ làm việc Khi có nhiều cửa sổ MS Word cùng mở, có thể sắp xếp lại để dễ thao tác hơn bằng các chức năng trong tab View như trên. Trang 24 Ví dụ: đang mở 2 tệp tin A01234_KTTuan1.docx và Yeucau_KTTuan1.docx A01234_KTTuan1.docx - Word Arrange All Xếp tất cả các cửa sổ nằm ngang Yeucau_KTTuan1.docx - Word View Side by Side Xếp 2 cửa sổ song song theo chiều dọc Yeucau_KTTuan1.docx - Word A01234_KTTuan1.docx - Word a. View Arrange All - Xem nhiều văn bản đồng thời theo chiều ngang 1 Mở các file cần xem đồng thời 2 Chọn Arrange All A01234_KTTuan1.docx - Word Kết quả Arrange All 2 file A01234_KTTuan1 và Yeucau_KTTuan1 Yeucau_KTTuan1.docx - Word SV nên xem theo cách này để vừa xem được file yêu cầu của bài kiểm tra vừa định dạng được bài làm của mình. Trang 25 b. View Side by Side - Xem 2 văn bản song song theo chiều dọc 1 Mở 2 file Kết quả View Side by Side 2 file A01234_KTTuan1 và Yeucau_KTTuan1 cần xem song song 2 Chọn View Side by Side Yeucau_KTTuan1.docx - Word A01234_KTTuan1.docx - Word View Side by Side thường dùng để so sánh 2 văn bản có điểm gì giống và khác nhau, nên sau khi chọn View Side by Side thì tính năng Synchronous Scrolling tự động được bật: Tính năng cuộn đồng thời - Synchronous Scrolling: cho phép người dùng luôn xem 2 văn bản song song, khi cuộn chuột trên 1 văn bản thì văn bản còn lại cũng cuộn theo. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách bấm vào Synchronous Scrolling. Khi mở nhiều hơn 2 cửa sổ, muốn xem song song 2 văn bản nên thực hiện theo các bước sau (VD xem song song 2 file A01234_KTTuan1.docx và Yeucau_KTTuan1.docx): 1. Chuyển file hiện hành về 1 văn bản (VD chuyển cửa sổ làm việc file A01234_KTTuan1.docx) 2. View  Chọn View Side by Side 3. Xuất hiện cửa sổ Compare Side by Side with (do có nhiều hơn 2 cửa sổ đang mở) BTTuan1.docx Yeucau_KTTuan1.docx YCTuan2.docx 4. Chọn file cần xem song song (VD file Yeucau_KTTuan1.docx) 5. Kết quả file A01234_KTTuan1.docx sẽ ở cửa sổ trái và Yeucau_KTTuan1.docx ở cửa sổ phải Trang 26 4.2.4. Zoom – Phóng to/Thu nhỏ vùng làm việc Zoom về k hàthước 100% Mở cửa sổ Zoom Xem dạng 1 trang Xem vừa màn hình Xem dạng nhiều trang Cửa sổ Zoom Ngoài cách Zoom bằng Zoom Slider, người dùng có thể sử dụng phóng to/thu nhỏ vùng làm việc với nhiều lựa chọn hơn trong Tab View/ Group Zoom như hình trên. Trang 27 5. Một số chức năng hỗ trợ Word cung cấp một số chức năng hỗ trợ như: Find – Tìm kiếm: giúp người dùng tìm đến nội dung mong muốn một cách nhanh và chính xác nhất. Copy – Sao chép, Cut – Cắt, Paste – Dán: Thao tác cắt, dán hay được sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản, giúp nâng cao tốc độ soạn thảo và định dạng văn bản. Cách thực hiện tìm kiếm: 1. Chọn Home  nhóm Editing  chọn Find (Hoặc Nhấn CTRL + F) 2. Xuất hiện cửa sổ Navigation: Nhập cụm từ cần tìm trong mục Search Document  Nhấn enter để tìm 3. Chọn kết quả tìm được Chọn Find 1 Nhập cụm từ cần tìm VD: Word 2016 2 Số kết quả phù hợp Danh sách kết quả Nộiàdu gàt àđược sẽ có màu nền vàng 3 Chọn kết quả tì àđược Thao tác sao chép, cắt, dán, sao chép định dạng nằm trên nhóm Clipboard của tab Home Cut Cắt Paste Dán Copy Sao chép Format Painter Sao chép định dạng Các thao tác Cut và Copy là thao tác đưa nội dung vào Clipboard, sau đó thao tác Paste sẽ lấy nội dung có từ Clipboard ra để đưa vào vị trí được yêu cầu. Do đó, thao tác Paste bao giờ cũng đi sau Cut /Copy. Trang 28 5.2.1. Clipboard Clipboard, còn gọi là vùng đệm, là nơi chứa dữ liệu của lệnh Copy/Cut để Paste đến một vị trí khác. Clipboard thực hiện theo nguyên tắc ngăn xếp, nghĩa là:  Những nội dung nào vừa được Copy/Cut sẽ được đặt lên đầu tiên.  Khi thực hiện thao tác Paste máy tính sẽ mặc định lấy nội dung đầu tiên trong Clipboard. Nội dung có thể Copy, Cut, Paste trong văn bản dạng ký tự ảnh, biểu đồ, bảng biểu... Nguyên tắc làm việc của Clipboard: 1 Copy/ Cut Đẩyvào Clipboard 2 Paste Lấy ra 5.2.2. Copy & Paste – Sao chép và dán Sao chép nội dung đã chọn, đưa nội dung đó vào Clipboard. COPY: 12 2 Chọn nội dung Chọn Copy (hoặc Ctrl + C) 1 là loài hoa được nhiều người yêu thích Clipboard Kết quả Copy được mệnh danh là chúa tể của tình yêu Nộiàdu gàsaoà hépàđược đưaàv oàClip oard PASTE: 34 là loài hoa được nhiều người yêu thích Chọn vị trí cần dán 3 Chọn Paste (Ctrl + V) 4 Kết quả Paste Nội dung từ Clip oardàđược lấy ra dán vào vị trí được mệnh danh là chúa tể của tình yêu là loài hoa được nhiều người yêu thích được mệnh danh là chúa tể của tình yêu Có thể sử dụng Paste nhiều lần sau khi Copy/Cut Trang 29 Paste Options – Tùy chọn nội dung dán: Nội dung Copy Keep text only Chỉ dán nội dung chữ Microsoft Microsoft Word 2016 Merge Formatting Dán nội dung với định dạng theo vị trí mới Keep Source Formatting Dán cả nộiàdu gàv àđịnh dạng Microsoft Word 2016 Microsoft a. Cut - Cắt Cắt đi nội dung đã chọn, đưa nội dung đó vào Clipboard. Chọn nội dung cần cắt 1 2 Chọn Cut (hoặc Ctrl + X) Kết quả Nội dung bị cắt sẽ mất trê àvă à ả àv àđược đưaàv oàClip oard Trường Đại học Thăng Long – Nghiêm Xuân Yêm – Hoàng Mai - Hà Nội Trường Đại học Thăng Long Sau khi Cut, muốn sử dụng nội dung đã Cut phải kết hợp thêm chức năng Paste (Xem Copy & Paste). Trang 30