- Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn bản là công việc đ−ợc sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng nh− nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay.
- Từ thủa xa x−a con ng−ời đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõ chữ).
- Gõ đến đâu, văn bản đ−ợc in ra ngay đến đó trên giấy.
- Các công việc dịch chuyển trên văn bản, cũng nh− các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn giản.
- Để tạo ra đ−ợc một văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có những kỹ năng sử dụng máy gõ rất tốt (không nh− máy tính bây giờ, hầu nh− ai cũng có thể học và soạn thảo đ−ợc một cách rõ ràng).
- Soạn thảo là nh− vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó khăn.
- Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con ng−ời đang dần dần đ−ợc máy tính hoá, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình th−ờng cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính.
- Một trong những phần mềm máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword.
- Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt đ−ợc tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng nh− trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung.
- Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này nh− sau.
- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng.
- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn đ−ợc nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v.
- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu d−ới nhiều loại định dạng khác nhau.
- Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng nh− mạng Internet.
- Cách khởi động Có rất nhiều cách có thể khởi động đ−ợc phần mềm Word.
- Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t−ợng của phần mềm Word nếu nh− nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo.
- Email:
[email protected] 2 Windows, vv..
- Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở.
- Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định.
- Môi tr−ờng làm việc Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word th−ờng có dạng nh− sau: Hệ thống bảng Hệ thống thanh Th−ớc kẻ chọn công cụ Cửa sổ soạn thảo tài liệu Thanh trạng thái Th−ờng thì môi tr−ờng làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính.
- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu.
- Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây.
- Nội dung trên cửa sổ này sẽ đ−ợc in ra máy in khi sử dụng lệnh in.
- Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc.
- Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.
- Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating.
- hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc.
- Th−ớc kẻ: gồm 2 th−ớc (ruler) bao viền trang văn bản.
- Sử dụng th−ớc này bạn có thể điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, cũng nh− thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan.
- Thanh trạng thái: giúp bạn biết đ−ợc một vài trạng thái cần thiết khi làm việc.
- Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, .v.v.
- Tạo một tài liệu mới Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents).
- Mỗi tài liệu phải đ−ợc cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .DOC.
- Th−ờng thì các tệp tài liệu của bạn sẽ đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents trên đĩa cứng.
- Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word.
- Thông th−ờng sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện.
- Email:
[email protected] 3 tài liệu mới mà Word tự động tạo ra.
- Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau.
- Mở mục chọn File | New.
- hoặc - Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard.
- hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
- Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau.
- Mở mục chọn File | Save.
- hoặc - Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard.
- hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
- Sẽ có hai khả năng xảy ra: Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới: Gõ tên tệp tin vào đây! Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu.
- Nếu tài liệu của bạn đã đ−ợc ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ đ−ợc ghi lại lên đĩa.
- Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi th−ờng xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
- Email:
[email protected] 4 6.
- Mở tài liệu đ∙ tồn tại trên đĩa Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word đ−ợc l−u trên đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng là .DOC.
- Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đâu.
- Mở mục chọn File | Open.
- hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
- Hộp thoại Open xuất hiện: Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút lệnh để tiếp tục.
- Tệp tài liệu sẽ đ−ợc mở ra trên màn hình Word.
- Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File nh− sau: Nhấn chuột lên tệp tài liệu cần mở ! Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở.
- Thoát khỏi môi tr−ờng làm việc Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau.
- Mở mục chọn File | Exit hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
- Email:
[email protected] 5 Ch−ơng 1: soạn thảo cơ bản 1.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 1.1.1 Nhập văn bản Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu.
- Thông th−ờng l−ợng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận đ−ợc càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu.
- Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính ch−a có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã chuẩn ASCCI.
- Để có thể đ−a đ−ợc tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm.
- Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang đ−ợc sử dụng nh−: VNI- đ−ợc sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- đ−ợc sử dụng nhiều ở miền Trung và ABC, Vietkey thì đ−ợc sử dụng rộng rãi ngoài Bắc.
- Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn.
- Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode.
- Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính t−ơng thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy tính không cao.
- Tất nhiên, Unicode sẽ là giải pháp tiếng Việt trong t−ơng lai.
- Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là ABC hoặc Vietkey với kiểu gõ Telex.
- Máy tính của bạn phải đ−ợc gài đặt phần mềm này để có đ−ợc bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm.
- Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu t−ợng: hoặc là khi bạn có thể gõ đ−ợc tiếng Việt.
- Nếu biểu t−ợng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu t−ợng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt.
- Qui tắc gõ tiếng Việt nh− sau: Gõ Đ−ợc chữ Gõ Đ−ợc dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô r hỏi ow ơ x ngã w − j nặng Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo.
- Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu nh− sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam.
- Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu.
- Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông th−ờng để soạn thảo tài liệu nh− là