Bài 6: kỹ thuật ra quyết định mức dự trữ vật tư và sản phẩm A. Tóm tắt lý thuyết 1. Phạm vi áp dụng Trong thực tế việc ra quyết định cần dự trữ bao nhiêu vật tư cho sản xuất hay dự trữ bao nhiêu hàng háo sản phẩm để bán ra là một vấn đề hết sức quan trọng, bởi vì nếu dự trữ quá nhiều doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn vì giá trị hàng tồn kho lớn, nhưng nếu dự trữ quá ít sẽ không đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất và khách hàng. Mặt khác cần xác định được thời điểm đi đặt hàng lại hợp lý nhất, nếu đi đặt hàng lại quá sớm sẽ dẫn đến giá trị hàng tồn kho tăng, nhưng ngược lại đặt hàng quá trễ sẽ không đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất và cho nhu cầu khách hàng. Do đó vấn đề cần ra quyết định là: - Cần mua số lượng hàng bao nhiêu? - Khi nào đi mua hàng lại là hợp lý nhất? Để ra quyết định cho hai vấn đề nêu trên nhằm đảm bảo chi phí tồn kho thấp nhất chúng ta có thể áp dụng các mô hình tồn kho rất tiện lợi để ra các quyết định một cách chính xác. 2. Quan điểm tính toán Để xác định mức dự trữ vật tư hàng hóa tối ưu nhất và thời điểm đặt hàng lại hợp lý nhất, trước tiên chúng ta cần nắm vững những chi phí liên quan đến mức dự trữ (còn gọi là các chi phí trong quản trị tồn kho). Các chi phí trong quản trị tồn kho: a. Chi phí mua hàng (Cmh) = Khối lượng hàng x Đơn giá b. Chi phí đặt hàng (Cđh) - Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu. - Chi phí hành chính để thực hiện một đơn đặt hàng. - Chi phí chuẩn bị phương tiện để thực hiện một đơn đặt hàng. - Chi phí khác. S – chi phí cho 1 lần đặt hàng Trong đó Cđh – chi phí đặt hàng trong năm D – nhu cầu vật tư trong năm Q – số lượng hàng của một đơn hàng c. Chi phí tồn trữ (Ctt) - Chi phí thuê kho (khấu hao kho) - Chi phí sử dụng máy móc thiết bị trang bị trong kho - Chi phí lao động - Thuế, bảo hiểm - Chi phí mất mát, hao hụt, hư hỏng H – chi phí tồn trữ một đơn vị hàng trong một đơn vị thời gian Trong đó Ctt – chi phí trữ trong năm H – chi phí tồn trữ một đơn vị hàng trong một năm TC = Cđh + Ctt + Cmh Tổng chi phí của hàng tồn kho, áp dụng trong trường hợp nhà cung ứng bán với giá khác nhau theo số lượng hàng khác nhau. TC = Cđh + Ctt Tổng chi phí của hàng tồn kho, áp dụng trong trường hợp nhà cung ứng bán với giá cố định (không giảm giá khi mua số lượng lớn). Với các chi phí đã nêu trên, chúng ta cần xác định mức dự trữ và thời điểm đặt hàng lại tối ưu nhất để đảm bảo tổng chi phí phải chi ra là thấp nhất. Các mô hình tồn kho sẽ giúp chúng ta ra các quyết định đó. 3. Các trường hợp dự trữ vật tư, hàng hóa, sản phẩm và các mô hình áp dụng cho từng trường hợp 3.1 Trường hợp số lượng hàng của một đơn hàng được vận chuyển 1 chuyến và mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ) (The Basic Economic Order Quantity Model) do Ford W. Harris đề xuất 1915) 3.1.1 Điều kiện áp dụng 1. Nhu cầu vật tư trong năm biết trước và ổn định 2. Thời gian vận chuyển không thay đổi 3. Số lượng của một đơn hàng được vận chuyển một chuyến 4. Không có việc khấu trừ theo sản lượng 5. Không có việc thiếu hàng trong kho Qtb 0 A B C Q*: Sản lượng của đơn hàng (lượng hàng tồn kho tối đa) 0: Lượng hàng tồn kho tối thiểu 0A = AB = BC: khoảng cách từ khi đặt hàng đế khi nhận hàng 3.1.2 Các công thức sử dụng Hoặc Nhận xét: Tại Q* có Cđh = OA có Ctt = OA Vậy muốn có Q* để Q* cho TC = Cđh + Ctt -> min phải có điều kiện: Cđh = Ctt Hoặc D = 1000 đơn vị S = 100.000đ H = 5000 đ/1 đơn vị/ năm đơn vị Thời điểm đặt hàng lại (ROP) là thời điểm mà sản lượng hàng trong kho = L x d Trong đó: L – thời gian vận chuyển d – lượng vật tư cần dùng trong 1 ngày đêm Nếu L = 3 ngày d = 10 đơn vị/ ngày Thì ROP = 3 x 10 = 30 đơn vị 3.2 Trường hợp số lượng hàng của một đơn hàng được vận chuyển nhiều chuyến và mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (POQ) (Production Order Quantily Model) 3.2.1 Điều kiện áp dụng mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (POQ) Các điều kiện giống điều kiện mô hình EOQ, nhưng lượng hàng của một đơn vị hàng vận chuyển nhiều chuyến. t – thời gian cung ứng T – chu kỳ cung ứng P – lượng hàng cung ứng mỗi ngày (mức độ sản xuất hàng ngày) d – lượng hàng sử dụng mỗi ngày (lượng hàng tiêu thụ hàng ngày) 3.2.2 Các công thức sử dụng Qmax = Tổng lượng hàng cung ứng trong - thời gian t Tổng lượng hàng sử dụng trong thời gian t Qmax = P.t – d.t Muốn có Q* để Q* cho TC = Cđh + Ctt -> min có điều kiện Cđh = Ctt Hoặc Từ đó suy ra: Nếu D = 1000đv S = 100.000đ H = 500đ/đv/năm P = 8đv/ngày d = 6 đv/ngày đơn vị 3.3 Trường hợp nhà cung ứng bán giảm giá khi số lượng đặt hàng lớn và mô hình khấu trừ theo sản lượng 3.3.1 Điều kiện áp dụng Mô hình khấu trừ theo sản lượng được áp dụng khi nhà cung ứng giảm giá mua số lượng lớn Ví dụ: Sản lượng Đơn giá 1  999 5 USD 1000  1999 4.8 USD  2000 4.75 USD Nếu D = 5000 đơn vị/ năm S = 49 USD H = I.P I = 20% (tỷ lệ chi phí tồn kho tính theo giá mua) Q*? 3.3.2 Các bước tính toán Bước 1: Xác định các mức sản lượng tối ưu theo các mức giá khác nhau đơn vị đơn vị đơn vị Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng khấu trừ đơn vị (phù hợp với giá 5 USD) đơn vị điều chỉnh lên 1000 đơn vị (phù hợp với giá 4.8 USD) đơn vị điều chỉnh 2000 đơn vị (phù hợp với giá 4.75 USD) Như vậy, sau khi điều chỉnh ta có: đơn vị đơn vị đơn vị Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh, theo công thức: TC2 < TC3 < TC1 do đó chúng ta chọn Q* = 1000 đơn vị 3.4 Trường hợp nhu cầu vật tư trong năm (D) không xác định và mô hình xác suất 3.4.1 Điều kiện áp dụng Nhu cầu vật tư trong năm không xác định, xác suất thiếu hụt có thể xảy ra. Do đó cần dự trữ an toàn để giải quyết sự thiếu hụt đó. Dự trữ an toàn tối ưu là mức dự trữ có: TC = chi phí tồn trữ + chi phí thiệt hại do thiếu hàng -> min 3.4.2 Các thông tin cần nắm vững và các bước cần tính toán Để xác định mức dự trữ an toàn tối ưu cần căn cứ vào các thông tin như sau: 1. Xác suất tính cho các mức nhu cầu trong thời kỳ đặt hàng Số đơn vị hàng Xác suất xảy ra 30 0.2 40 0.2 ROP -> 50 0.3 60 0.2 70 0.1 2. Thời điểm đặt hàng lại (ROP) = 50 đơn vị 3. Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng: 5 USD/1 đơn vị/năm 4. Chi phí thiệt hại do thiếu hàng: 40 USD/1 đơn vị 5. Số lần đặt hàng tối ưu trong năm: 6 lần (ĐVT: USD) Mức dự trữ an toàn Chi phí tồn trữ tăng thêm Phí tổn kho do thiếu hụt gây ra Tổng chi phí 20 20 x 5 = 1000 0 100 10 10 x 5 = 50 10 x 0.1 x 6 = 240 290 0 0 10 x 0.2 x 40 x 6 + 20 x 0.1 x 40 x 6 = 960 Vậy mức dự trữ an toàn tối ưu là: 20 đơn vị Vì TC 20 = 100 USD là min Ngoài việc quyết định nêu dự trữ bao nhiêu vật tư hàng hóa sản phẩm để cho ta chi phí chi ra là thấp nhất. Một vấn đề khác cũng cần quyết định là khi nào cần tăng mức dự trữ, nội dung phần tiếp theo sẽ trả lời chúng ta điều đó 3.5 Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế để quyết định trong điều kiện nào mới tăng mức dự trữ vật tư hàng hóa và sản phẩm 3.5.1 Điều kiện áp dụng Chỉ tăng thêm hàng khi MP > ML (theo quan điểm trước đây) (MP lợi nhuận biên tế: Marginal Profit) (ML thiệt hại biên tế: Marginal Loss) Quan điểm hiện nay: Nếu ta gọi P là xác suất tính cho các trường hợp nhu cầu  khả năng Và (1 – P) là xác suất tính cho các trường hợp nhu cầu < khả năng Thì nguyên tắc trên có thể biểu thị dưới dạng biểu thức sau: P.MP  (1 – P). ML P.MP  ML – P.ML P.MP + P.ML  ML P(MP + ML)  ML Điều kiện để tăng thêm hàng: 3.5.2 Ứng dụng Ví dụ: Một cửa hiệu bánh bánh bông lan, giá mua 1500đ / cái và bán ra với giá 2500đ / cái. Nếu trong ngày không bán được thì phải loại ra để giữ uy tín với khách hàng. Để xác định khi nào cần tăng thêm bánh bông lan, cần tính điều kiện để tăng thêm hàng Như vậy cửa hàng chỉ tăng thêm hàng khi khả năng bán hết phải > 0.6. Muốn đánh giá khả năng bán hết theo từng mức nhập hàng, chúng ta xem xét số liệu thống kê bán ra trong thời gian qua như sau: Mức bánh nhập Nhu cầu Xác suất P tổng xác suất tính cho các trường hợp Nhu cầu  khả năng Nếu nhập 160 cái Nếu nhập 161 cái Nếu nhập 162 cái Nếu nhập 163 cái 160 161 162 163 0.06 0.14 0.16 0.20 P = 1 > 0.6 P = 0.94 > 0.6 P = 0.8 > 0.6 P = 0.64 > 0.6 Nếu nhập 164 cái Nếu nhập 165 cái Nếu nhập 166 cái 164 165 166 0.24 0.16 0.04 P = 0.44 > 0.6 P = 0.20 > 0.6 P = 0.04 > 0.6 BÀI TOÁN TỒN KHO 1 ). MÔ HÌNH ĐẶT HÀNG GIẢN ĐƠN - EOQ Nhu cầu một loại bóng đèn trong khu vực kinh doanh của một công ty là 160.000 hộp một năm. Giá mỗi hộp là 36.000 đ. Chi phí cho mỗi lần giao dịch mua bán với nơi sản xuất là 1.000.000 đ. Hệ số chi phí bảo quản là 0.1. Thời gian từ lúc làm hợp đồng đến khi có hàng về kho là 45 ngày. Cường độ tiêu thụ là đều và thời gian nhập hàng không đáng kể. Xác định cỡ lô hàng của mỗi hợp đồng sao cho tổng chi phí là nhỏ nhất. 2 ). MÔ HÌNH DỰ TRỮ CÓ NHIỀU GIÁ – QUANTITY DISCOUNT Một cửa hàng xăng dầu có nhu cầu hàng năm là 120.000 tấn xăng. Chi phí cho mỗi lần mua hàng là 250 USD. Hệ số chi phí bảo quản là 0.15. Thời gian từ lúc ký hợp đồng đến khi xăng về kho là 30 ngày. Giá xăng được quy định như sau: Nếu mua số lượng < 1.000 tấn thì giá 300 USD/tấn. Nếu mua số lượng từ 1.000 tấn đến 20.000 tấn thì giá 295 USD/tấn. Nếu mua số lượng từ 20.000 tấn trở lên thì giá 290 USD/tấn. Xác định khối lượng mua mỗi lần sao cho tổng chi phí là nhỏ nhất. Annual demand – nhu cầu trong năm Business day – số ngày trong năm ( mặc định 365 ngày ) Lead time – thời gian từ khi hợp đồng đặt hàng được ký cho đến khi hàng về kho Ordering cost – chi phí cho mỗi lần đặt hàng Holding cost – chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong một năm. Chi phí này bằng giá một đơn vị hàng dự trữ nhân với hệ số chi phí bảo quản. Holding cost as a fraction – hệ số chi phí bảo quản Optimal order quantity – lượng hàng đặt mua tối ưu mỗi lần Number of order – số lần đặt hàng tối ưu trong năm Inventory cycle – số ngày của một chu kỳ ứng với lượng hàng đặt mua tối ưu Maximun inventory level – lượng dự trữ cực đại có ở trong kho Average inventory level – lượng dự trữ trung bình có ở trong kho Recoder point – lượng dự trữ cần tiêu thụ trong khoảng thời gian từ khi hợp đồng đặt hàng được ký cho đến khi hàng về kho Demand rate – lượng dự trữ tiêu thụ trong một ngày Total holding cost – chi phí bảo quản trong năm Total ordering cost – chi phí đặt hàng trong năm Total inventory cost – tổng chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản trong năm ( chưa tính chi phí mua hàng ) HOẠCH ĐỊNH TỔNG HỢP NGUỒN LỰC PHỐI HỢP MÔ HÌNH DỰ TRỮ CÓ NHIỀU GIÁ Nhu cầu SP A được dự báo: tháng 1 2 3 4 5 6 nhu cầu 420 600 720 840 1,200 900 TKĐK= 120 SỐ CN= 20 ĐMỨC/CN= 30 sp/tháng CP ĐÀO TẠO= 800,000 người CP SA THẢI= 600,000 người CP VƯỢT GiỜ TĂNG 50% CP TỒN KHO = 20,000 sp/tháng Đ MỨC VLIỆU= 3 kg/sp S= 500,000 I= 0.2 giá mua VL A chính sách giá TT SL KHẤU TRỪ GIÁ KHẤU TRỪ   (đơn vị) Đ/kg 1 1 - 3,999 14,000 2 4,000 - 5,999 13,000 3 ≥ 6,000 12,000 1). Hoạch định và tính chi phí cho 3 phương án sx có thể có. 2). Xác định sản lượng đặt hàng tối ưu cho SP A. Giả sử phương án SX là 14,040 SP/năm. PAGE 8