Báo Cáo Bài Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống !

Ngày 25 tháng 2 năm 2010!

Chương I :Mở Đầu !

I) Lời Mở Đầu :

: Hiện nay ở nước ta việc sử dụng rộng rãi máy tính không chỉ còn bó hẹp trong viện nghiên
cứu, các trung tâm máy tính mà còn mở rộng ra mọi cơ quan, xí nghiệp và nhà máy. Song song
với quá tình phát triển trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực là phổ biến.
Đặc biệt là cho các bài toán quản lý.Vậy để các bài toán quản lý đó có thể linh hoạt ứng dụng
rộng dãi và chính xác vào trong thức tế được chúng ta cần phải phân tích thiết kế ra một hệ
thống quản lý chặt chẽ giúp cho người lập trình dễ dàng trong việc tạo dựng phần mềm cũng
như người sử dụng không quá khó để sử dụng phần mềm.Do vậy nhóm em quyết định xây
dựng một hệ thống quản lý của hàng bán máy tình !

Giáo Viên Hướng Dẫn :

Nhóm Sinh Viên : -Vũ Quốc Hiệp(Nhóm Trưởng)

-Bùi Văn Khiên.

-Phạm Khánh Tùng.

-Phạm Văn Thắng.

-Cao Duy Tuyển.

-Nguyễn Kiêm Thương.

Hà Nội,ngày 27 tháng 2 năm 2010.

 II)Giới Thiệu Công Ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Tây.

1.1-Giới thiệu:

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Tây nằm tòa nhà Việt Long nằm ở km9+500 đường
Nguyễn Trãi.
Công ty được thành lập với mục tiêu kinh doanh các thiết bị máy tính,các thiết bị điện tử,công
ty có các phòng ban và trụ sở khác nhau để tập trung phục vụ cho nhu cầu khách hành hiện
nay.
-Các lĩnh vực hoạt động:

+ Phân phối máy tính xách tay(Latop - Notebook), Bán và cho thuê Laptop cũ (đã qua sử
dụng) của các Hãng danh tiếng trên thế giới như HP, SONY, IBM, Dell, Acer... nhập khẩu trực
tiếp từ Australia, Mỹ, Nhật, Singapore, Malaysia....

+ Phân phối máy tính để bàn, máy tính đồng bộ, máy tính nguyên chiếc, linh kiện lắp rời của
các Hãng sản xuất linh kiện thiết bị máy tính.

+ Phân phối linh kiện máy tính: Màn hình LCD (hoặc CTR), Thùng máy (Case), Mainboard,
CPU, CD ROM, Mouse (chuột), Keyboard (bàn phím), Cáp nối (Cable), Cáp mạng, Modem-
Hub- Switch, Ổ đĩa cứng, Nguồn…

+ Phân phối phụ kiện, thiết bị ngoại vi như: USB, Bộ lau chùi màn hình, Giá để máy laptop,
Tấm dán bàn phím, đầu đọc thẻ nhớ, Loa (speaker), tai nghe (headphone), webcam, thiết bị gọi
điện thoại qua mạng (Skype Talk), Túi đựng máy tính, Bộ sạc (adapter) ...

1.2-Sơ đồ tổ chức của công ty.

 Tên Công Ty

Ban Giám Đốc

Phòng Tài Chính Phòng Kinh Doanh Phòng Kỹ Thuật

1.3-Chức năng của các Bộ Phận trong công ty:

1.3.1-Ban giám đốc:
- Định hướng, chỉ đạo, giám sát quá trình hoạt động và làm việc của công ty các phòng ban,
nhằm đưa lợi nhuận của công ty phát triển.
1.3.2- Phòng tài chính:
- Kiểm soát về mặt tài chính của công ty trong mỗi lần nhập hàng xuất và thống kê sau mỗi
tháng mỗi quý , các tài liệu của công ty liên quan tới việc kinh doanh đặt hàng,chi trả lương
cho nhân viên của các phòng.
1.3.3-Phòng kinh doanh:
-Có trách nhiệm là nơi phụ trách nhập hàng,xuất hàng và gửi báo cáo mỗi khi có yêu cầu về
cho công ty.Là nơi trực tiếp mà khách hàng liên hệ để trao đổi mua bán.
1.3.4- Phòng kĩ thuật:
- Hỗ trợ phòng kinh doanh về mặt thỏa mãn thắ,giải đáp các mắc của khách hàng. Phân tích,
thiết kế, cài đặt, lắp ráp hệ thống theo yêu cầu của khách hàng.Tiến hành bảo trì,bảo hành các
thiết bị điện tử mà khách hàng mùa từ công ty.
1.4-Mối quan hệ giữa các phong trong công ty:
+Phòng giám đốc đưa ra nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động cho các phòng còn lại,đồng thời các
phòng còn lại cũng phải có báo cáo làm việc trong mỗi tháng mỗi quý,hoặc khi có yêu cầu.
+Phòng tài chính nắm vững tài chính của công ty mà thông qua đó giám đốc có thể đưa ra
hướng hoạt động đúng cho công ty.
+Phòng kinh doanh và kĩ thuật đều là hai nơi phục vụ cho khách hàng,cả hai phòng đều phải
có báo cáo hoạt động,tài chính gửi về công ty.Thông qua đây mà công ty có thể biết được xu
hướng hay nhu cầu của khách hành như thế nào để điều chỉnh cho chính xác,
1.5 Hạn chế của công ty
- Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn ... nhiều khi rất mất nhiều thời
gian , thiếu chính xác .
- Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính … phải sử
dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ .
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê.
Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương
lai.

III-Yêu cầu của hệ thống bán hành của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Tây.
1.1-Nhập đầy đủ các thông tin khi nhập hàng của thể là các linh kiện,thiết bị điện tử ,máy
tính.VD:bàn phím,màn hình LCD,Case,Ram,Mainboard….
1.2-Lưu trữ thông tin về các hóa đơn nhập,xuất,và thống kê số lượng thiết bị cũng như kinh
phí thu và chi hàng tháng hoặc khi có yêu cầu.
1.3-Đưa ra báo cáo chi tiết về hàng hóa,tổng hàng đã bán,hàng tồn kho,số mặt hàng bán
chạy,tổng tiền thu được……sau mỗi tháng hoặc mỗi quý.
1.4-Dễ sử dụng và thân thiện đối với người dùng.
1.5-Dễ dàng tìm kiếm hàng hóa xem còn hay không khi cần thiết một cách nhanh chóng.
1.6 Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng

1.7 Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận
tiên.

1.8 Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác .

1.9 Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một
cách nhanh chóng và chính xác .

1.10 Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài .

=> Kết quả đạt được
Làm tăng doanh thu, giảm tối đa chí phí nhờ có hệ thống hoạt đông tốt , nhanh chóng đỡ
rườm rà…
III-Giới thiệu về dự án phân tích hệ thống của của hàng bán máy tính.
1.1Tính khả thi của dự án:
1.1.1- Khả Thi Về Kĩ Thuật :
+ Với tốc độ phát triến như vũ bão của công nghệ hiện nay đặc biệt là ngành công nghệ thông
tin ở Việt Nam và xu hướng của thế giới.Thì việc tin học hóa áp dụng vào trong kinh doanh là
một điều thiết yếu và không thể thiếu để nâng cao hiệu quả công việc cũng như về mặt lợi
nhuận.
Ở đây trong một công ty máy tính người bán hàng cần không phải trực tiếp ghi hóa đơn hay
trực tiếp tính toán sau mỗi tháng mà thông qua các thiết bị hiện đại(máy tính,máy in,..)nó giúp
họ làm tất cả.Thậm chí với một chiếc laptop người phân tích có thể trao đổi với người trực tiếp
quản lý mà không mất nhiều thời gian.
Do vậy một hệ thống quản lý là rất cần thiết trong kinh doanh mà cụ thể là các công ty bán
hàng.
+ Hoạt động quản lý mua bán của công ty hầu như là thủ công . Vì vậy Công ty cải thiện hệ
thống quản lý mua bán là khái niệm hoàn toàn mới , nên nó có tính khả thi cao
+ Dưới sự bùng nổ về thông tin hiện nay, yêu cầu thông tin phải nhanh chóng, chính sác dẫn
đến sự tăng cao về số lượng người sử dụng hiện nay . Vì vậy với mô hình mua bán sản xuất
hiện nay của công ty cần phải đáp ứng được nhu cầu đó.

+ Hệ thống mới sẽ hoạt động tốt hơn dựa trên hệ thống cũ ( lưu trữ dữ liệu, truyền thông tin,
chi phí, tính ổn định của hệ thống mới cao….).

1.1.2-Khả Thi Về Kinh Tế:

+Về mặt thời gian:do thời gian cũng có phần hạn hẹp giữa hai bên-đội ngũ phân tích hệ thống
và người sẽ làm việc với ta trong khâu cung cấp các thông tin về hệ thống,Bởi vậy cần phải có
kế hoách thu xếp thời gian sao cho hớp lí đối với hai bên để đi tới mục tiêu của công việc.
+Về mặt chi phí:Chi phí cho việc hoàn thành công việc cũng không phải quá lớn,cần tận dụng
các khả năng sẵn có của các thành viên trong nhóm về mọi mặt.
+ Lợi nhuộn mà hệ thống mới đem lại: tiết kiêm thời gian, tăng doanh thu….
1.1.3-Khả thi về vận hành: Với công nghệ hiện nay cũng khả năng hiểu biết của con người
hiện nay đặc biết là những người làm kinh doanh,thì máy tính cũng không còn xa lạ gì.Chính
vì vậy việc cài đặt hay sử dụng máy tính,các công cụ quản lí thì không phải là điều quá khó,họ
hoàn toàn có thể làm được thêm vào đó là sự thiết kế đơn giản dễ hiều của những người phân
tích giúp người sự dụng có thể dễ dang tiếp cận và khởi động các tiện ích một cách nhanh
chóng.Không tốt thời gian và kinh phí cho việc đào tạo cho người sư dụng hệ thống quản lý.
1.2-Kế hoạch làm việc:
Thời Gian dự định làm việc cho 6 pha:
a. Nghiên cứu sơ bộ (1 tuần)

b. Phân tích hệ thống (4 tuần)

c. Thiết kế hệ thống (1tuần)

d. Phát triển hệ thống (2 tuần)

e. Triển khai và đánh giá hệ thống (1 tuần)

f. Bảo trì hệ thống (1 tuần)

1.3-Phạm Vi:
1.3.1-Phạm vi chức năng :

a.Nhập,sửa,xóa thông tin :

Cho phép người quản lý có thể thêm hàng vào khi nhập hàng về,sửa thông tin của hàng,nhóm
hàng khi cần thiết,hoạc xóa hàng khi đã xuất hàng.

b.Tìm kiếm:

Với hệ thống quản lý cửa hàng bán máy tính,nó giúp người quản lý có thể tìm kiếm các sản
phẩm theo:

+Tên hàng hóa.(Ram 1G,CPU 2.0..)

+Đặc tính hàng hóa(512 MB Bus 800 (PC2-6400),Usb 2G Kington).

+Tên nhóm hàng hóa(Ram,Cpu,Monitor).

+Ngày nhập.

+Ngày xuất.

+Và một số từ khóa phụ…..

Tốc độ xử lý tìm kiếm của hệ thống phải nhanh và chính xác.Giúp cho người quản lý bớt
nhiều bước thực hiện.

c.Thống Kê:

Hệ thống tự động thống kê ra các mặt hàng bán chạy,các mặt hàng bán kém,rồi hàng tồn
kho,tổng hàng nhập và xuất trong một tháng hoặc khi có yêu cầu của người quản lý.Đồng thời
phải thông kê thu nhập mà trong tháng đó hoặc ngay tại thời gian yêu cầu của cửa hàng máy
tính.

d.Lập báo cáo:

Lập báo cáo cho người quản lý về các thông tin cần thiết do người quản lý yêu cầu:

- Hóa đơn nhận hàng.

- Hóa đơn xuất hàng.

- Hóa đơn thống kê.

- Yêu cầu là phải dễ hiểu cho người sử dụng.

1.3.2-Phạm vi dữ liệu :

Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lưu trữ các thông tin của cửa hàng bán máy
tính:tên hàng(ram 512,ổ đĩa cứng 160Gb…),nhóm hàng(Ram,Flash memory,CPU,ROM…),giá
thành,ngày nhập hàng,ngày xuất hàng,

1.3.3-Phạm vi phần cứng:

+Yêu cầu đối với người sự dụng có một hoặc nhiều máy tính PC (hoặc laptop)có cài đặt phẩn
mềm trên máy và nếu có thể nới với máy in để in các báo cáo thống kê cho người quản lý.

1.3.4-Phạm vi phần mềm:

Sử dụng Visual basic hoặc visual C# cùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc
SQL Server để xây đựng phần mềm quản lý.

1.3.5-Phạm vi về nhân lực:

+Đối với người phân tích phải nắm bắt rõ tình hình và cách thức hoạt động của công ty.Đặc
biệt là bộ phân kinh doanh của công ty.Thường xuyên tìm hiểu về quá trình bán hàng thông
qua người đại diện của công ty hoặc phòng kinh doanh để nắm bắt tình hình.

+Đối với người sử dụng phần mềm:

• Sử dụng thành thạo window XP hoặc các hệ điều hành khác tương tự.

• Sử dụng tốt phần mềm và thành thạo với các thiết bị như máy in văn bán.