Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 8: Quản lý truyền thông dự án

- QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN.
- Tổng quan về truyền thông dự án.
- Qui trình quản lý truyền thông.
- Lập kế hoạch và phân phối thông tin..
- Báo cáo hiệu suất truyền thông.
- Xử lý xung đột truyền thông.
- Các phương pháp cải tiến truyền thông.
- Truyền thông là truyền đạt thông tin và được nghe từ mọi người, và là về sự hiểu biết đầy đủ, chính xác nội dung của thông điệp..
- Người quản lý dự án phải sử dụng, và chuẩn bị thật tốt các kỹ năng để giao tiếp với tất cả các bên liên quan ở các cấp trong dự án, có ý thức Nghe! và lắng nghe chi tiết!.
- 1.Tổng quan về truyền thông dự án.
- Báo cáo định kỳ về tiến độ và tình trạng của dự án là rất quan trọng cho sự thành công của dự án..
- Truyền đạt báo cáo này cho tất cả các bên liên quan một cách rõ ràng và chính xác là rất quan trọng, do đó trong các báo cáo, các công cụ giúp truyền đạt thông điệp một các rõ ràng bao gồm: Các sơ đồ, các biểu đồ, các đồ thị và các bảng..
- Quản lý truyền thông dự án là các quy trình nhằm đảm bảo thông tin dự án được truyền thông chính xác đến đúng người và đúng thời điểm, và đảm bảo lập kế hoạch, thu thập, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, giám sát và xử lý thông tin dự án kịp thời và phù hợp..
- 90% công việc của người quản lý dự án là giao tiếp: giao tiếp với các thành viên trong nhóm dự án, các bên liên quan, các thành viên ngoài dự án..
- Các hình thức truyền đạt thông tin thông dụng: Điện thoại, Fax, Email, Phần mềm nhắn tin, Cuộc họp, Skype, Facebook, Twitter, Blogger,.
- Nếu Truyền thông không hiệu quả sẽ gây ra sự hiểu lầm giữa các bên tham gia dự án và các thành viên trong nhóm dự án..
- 1.1Vai trò của quản lý truyền thông dự án.
- Các quy trình Quản lý Truyền thông giúp tránh các loại lỗi phổ biến này, thông qua lập kế hoạch và theo dõi các thông tin liên quan của các bên liên quan trong dự án..
- Thành công của dự án phụ thuộc vào hiệu quả của truyền thông.
- Quản lý truyền thông góp phần làm tối đa hóa thành công và giảm thiểu rủi ro..
- Đe dọa lớn nhất đến thành công của bất kỳ dự án nào chính là sự thất bại về mặt truyền thông, ở đó các thành viên dự án không giao tiếp được với nhau..
- Xác định các bên liên quan.
- Lập kế hoạch truyền thông.
- Phân phối thông tin.
- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.
- 2.Quy trình quản lý truyền thông.
- Xác định các bên liên quan là quá trình xác định tất cả những người hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án..
- Phân tích mức độ quan tâm, kỳ vọng, tầm quan trọng và ảnh hưởng của họ đối với thành công của dự án..
- 2.1 Xác định các bên liên quan.
- Phân tích các bên liên quan.
- Cần phỏng vấn tất cả các bên liên quan tìm ra giá trị mà dự án mang lại cho họ..
- Chia các bên liên quan thành các nhóm dựa trên mức độ tham gia và nhu cầu của họ..
- Project Charter: Điều lệ dự án cung cấp thông tin về nội bộ và bên ngoài bị ảnh hưởng bởi dự án:.
- Nhà tài trợ dự án.
- Các nhóm và các ban ngành tham gia dự án..
- Tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án.
- Tài liệu về các hợp đồng mua sắm: Nếu một dự án là kết quả của một hoạt động mua sắm..
- Các yếu tố môi trường: Biết cách thức hoạt động của công ty sẽ giúp nhóm dự án tìm ra những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
- Phân tích các bên liên quan là một quy trình thu thập và phân tích thông tin định tính và định lượng để xác định lợi ích của các bên tham gia.
- Xác định tất cả các bên tham gia dự án tiềm năng và các thông tin liên quan, chẳng hạn như vai trò, phòng ban của họ, lợi ích, mức độ kiến thức, kỳ vọng, và mức độ ảnh hưởng.
- Xác định các tác động tiềm năng hoặc sự hỗ trợ mà các bên liên quan có thể tạo ra, và phân loại chúng để xác định một chiến lược tiếp cận..
- Đánh giá các bên liên, để có kế hoạch tăng cường hỗ trợ của họ và giảm.
- Đăng ký các bên liên quan.
- Xác định thông tin: Tên tổ chức, vị trí, vai trò trong dự án, thông tin liên lạc..
- Đánh giá thông tin: tiềm năng ảnh hưởng trong dự án..
- Phân loại các bên liên quan : nội bộ / bên ngoài….
- Chiến lược quản lý các bên liên quan.
- Kế hoạch quản lý truyền thông xác định các nhu cầu thông tin của các bên liên quan của dự án và phương pháp truyền thông..
- Mỗi dự án đều cần có kế hoạch quản lý truyền thông, đây là tài liệu hướng dẫn truyền thông trong dự án..
- Kế hoạch quản lý truyền thông dự án đưa ra các hướng dẫn rõ ràng về cách thông tin sẽ được chia sẻ, người chịu trách nhiệm trong truyền thông dự án..
- 2.2 Lập kế hoạch quản lý truyền thông dự án.
- Phân tích yêu cầu truyền thông.
- Những yêu cầu được xác định bằng cách kết hợp các loại thông tin cần thiết với việc phân tích giá trị của thông tin..
- Các phương pháp được sử dụng để truyền thông tin giữa các bên liên quan của dự án.
- Các hình thức thông tin được gửi và nhận.
- Thông tin được sử dụng để xác định các yêu cầu truyền thông:.
- Tổ chức dự án và mối quan hệ trách nhiệm của các bên liên quan,.
- Nhu cầu thông tin nội bộ (ví dụ, giao tiếp giữa các tổ chức).
- Nhu cầu thông tin bên ngoài (ví dụ, liên lạc với các phương tiện truyền thông, công cộng, hoặc nhà thầu).
- Thông tin đăng ký và chíến lược quản lý các bên liên quan.
- Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng..
- Nó được thực hiện trong suốt toàn bộ vòng đời dự án và trong tất cả các quy trình quản lý..
- Tập trung chủ yếu là trong quá trình thực hiện, trong đó bao gồm việc thực hiện kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
- 2.3 Phân phối thông tin dự án.
- Kỹ thuật phân phối thông tin.
- Kỹ thuật quản lý cuộc họp.
- Electronic tools: giao diện web để lập kế hoạch và phần mềm quản lý dự án, phần mềm hỗ trợ văn phòng ảo, cổng thông tin..
- Báo cáo hiệu suất là quá trình thu thập và phân phối thông tin hiệu suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng, đo lường sự tiến độ, và dự báo..
- Quá trình báo cáo hiệu suất liên quan đến việc thu thập định kỳ và phân tích cơ bản so với các dữ liệu thực tế để biết tiến độ dự án và hiệu suất cũng như để dự báo kết quả của dự án..
- Kế hoạch quản lý dự án: cung cấp thông tin về đường cơ sở dự án, là một kế hoạch đã được phê duyệt cho công tác dự án..
- Thông tin về quá trình thực hiện công việc dự án: thông tin từ các hoạt động của dự án được thu thập trên kết quả thực hiện, bao gồm:.
- Thông tin hiệu suất làm việc được sử dụng để tạo ra các số liệu hoạt động dự án để đánh giá tiến độ thực tế so với kế hoạch.
- Dự báo ngân sách cung cấp thông tin về các khoản tiền bổ sung dự kiến ​​sẽ được yêu cầu cho công việc còn lại và ước tính cho việc hoàn thành dự án.
- Kiểm tra chất lượng của các thông tin thu thập được để đảm bảo rằng nó là hoàn chỉnh, phù hợp với dữ liệu quá khứ, và đáng tin cậy.
- Xác định chênh lệch, so sánh các thông tin thực tế với các đường cơ sở dự án và ghi nhận tất cả các sự khác biệt có cả thuận lợi và không thuận lợi cho kết quả dự án..
- Xác định tác động của sự chênh lệch trong chi phí và tiến độ dự án và các lĩnh vực khác của dự án.
- Sử dụng phân tích giá trị thu được (Using Earned Value Analysis) EV=%kế hoạch hoàn thành*BAC.
- Chênh lệch: khi kết thúc dự án thì độ lệch về ngân sách VAR= BAC-AC luôn có sự chênh lệnh giữa kế hoạch và thực tế..
- Một dự án với kinh phí $ 200.000 dự kiến trong hai năm..
- Cuối của một năm, nhóm dự án đã lên kế hoạch dự án sẽ được hoàn thành 60%.
- Giá trị theo kế hoạch PV= $120,000..
- Tuy nhiên, vào cuối năm thứ nhất, dự án chỉ hoàn thành 40%, vào cuối năm thứ nhất, EV=$80.000..
- Chỉ số CPI: số lượng công việc của dự án được hoàn thành trên số kinh phí dành cho dự án..
- Ví dụ: Dự án có EV=$20.000 và AC=$25.000..
- Schedule Performance Index –SPI: cho biết dự án có đúng tiến độ hay không.
- Estimate at Completion -EC: là một dự báo chi phí cuối cùng của dự án..
- Dự án có BAC=$200.000, Chỉ số CPI=0,80EAC = 250.000 USD..
- EAC: là một dự báo chi phí cuối cùng của dự án..
- Báo cáo cần cung cấp các thông tin trạng thái và tiến độ, ở mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau, như tài liệu trong kế hoạch quản lý thông tin liên lạc..
- Dự án đòi hỏi phải có giai đoạn kết thúc..
- Tài liệu lưu trữ về dự án..
- Quản lý xung đột hiệu quả: Giải quyết vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột.
- 2.6 Cải tiến truyền thông.
- Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn.
- Khi công ty ngày càng mang tính toàn cầu, họ ý thức rằng cần phải đầu tư để cải tiến truyền thông với những người có ngôn ngữ và văn hóa khác nhau..
- Để cải tiến truyền thông cần có sự lãnh đạo..
- Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả..
- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu của họ và giải quyết các vấn đề nếu có.
- Quản lý kỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công của dự án bằng cách đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rõ những lợi ích và rủi ro của dự án.
- 2.7 Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt