Ch2- kỹ thuật tài liệu hóa hệ thống

AIS- 13th Marshall B.
Romney & Paul John

Company Steinbart : chapter 3
LOGO
Kỹ thuật tài liệu hóa hệ

thống–
Systems Documentation
techniques
Nguyễn Bích Liên
Mục tiêu
Kỹ thuật tài liệu hóa hệ thống
Lập và sử dụng DFD để hiểu, đánh giá, và lập tài

liệu hệ thống thông tin
Lập và sử dụng lưu đồ (FC) để hiểu, đánh giá, và

lập tài liệu hệ thống thông tin
2 Nguyễn Bích Liên

Nội dung
Giới thiệu về tài liệu hệ thống (documentation)
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
Lưu đồ (Flowchart)

Thuật ngữ
Thuật ngữ Trang tham Dịch

chiếu
Documentation: p49 tài liệu hệ thống
Data flow p50 sơ đồ dòng dữ liệu

diagram:
Data source: p51 nguồn dữ liệu
Data p51 điểm đến dữ liệu

destination:
Data flow: p51 dòng dữ liệu
Data store: p52 lưu trữ

Thuật ngữ
Thuật ngữ Trang tham Dịch

chiếu
Context diagram: p52 sơ đồ khái quát
Flowchart: p56 lưu đồ

Document p57 lưu đồ chứng từ
flowchart:
System flowchart: p60 lưu đồ hệ thống
Program p60 lưu đồ chương
flowchart: trình
Narrative description: p49 mô tả chi tiết
Process: p52 xử lý

Tài liệu hệ thống (documentation)
 Thế nào là tài liệu hệ thống?

 Tầm quan trọng của tài liệu hệ thống?
 Những công cụ lập tài liệu hệ thống được sử
dụng trong AIS?

Tài liệu hệ thống (documentation)
Giải thích cách thức hệ thống hoạt động

gồm: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và
cách để nhập dữ liệu, xử lý, lưu trữ dữ
liệu, tạo thông tin và kiểm soát hệ thống.
Cách thức phổ biến mô tả hệ thống:

• Sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu, hình vẽ khác
• Mô tả chi tiết (narrative description)

Tầm quan trọng của công cụ
(documentation tools)
1 2 3
Đọc hiểu hồ Lập tài liệu • Đánh giá

sơ tài liệu hệ hệ thống KSNB
thống • Đề xuất cải
tiến giúp hệ
thống đạt
nhu cầu của
DN

Công cụ lập tài liệu hệ thống
Trong chương này tập trung
 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

 Lưu đồ (Flowchart)
• Lưu đồ chứng từ
• Lưu đồ hệ thống
• Lưu đồ chương trình

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
DFD mô tả bằng hình ảnh dòng luân

chuyển dữ liệu trong tổ chức, bao gồm bốn
thành phần:
• Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data
sources and destinations)
• Dòng dữ liệu (Data flows)
• Các quá trình xử lý (Transformation
processes)
• Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

Ví dụng DFD cấp 0

Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu
Quan sát hình vẽ ví dụ DFD cấp 0 (slide 11) và figure 3-1. Hãy điền nội dung bảng
Ký hiệu Nội dung theo Ví dụ DFD cấp 0
Nguồn (cung cấp dữ liệu cho hệ thống)
Đích (nhận thông tin từ hệ thống)
Xử lý 1
• Dữ liệu đi vào xử lý 1? Đi đâu?
• Thông tin đi ra xử lý 1? Đi đâu
Xử lý 2
• Dữ liệu đi vào xử lý 2? Đi đâu
• Thông tin đi ra xử lý 2? Đi đâu
Có bao nhiêu dữ liệu lưu trữ? Là dữ liệu
gì?
Kết hợp hình 3-2 & 3-3, tóm tắt các nguyên tắc mô tả luân chuyển dữ liệu cơ bản
DFD được trình bày theo nhiều cấp độ tùy

mục tiêu
• Cấp khái quát (context diagram)
• Cấp 0
• Câp1
• Cấp 2
• V.v..

Sơ đồ dòng dữ liệu- DFD
DFD cấp cao nhất gọi là DFD khái quát

(context diagram), cung cấp cách nhìn tóm tắt
về hệ thống.
• Mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu
• Các thực thể bên ngoài (external
parties/external entities/data sources/data
destinations) gồm:
o Nguồn dữ liệu đầu vào
o Điểm đến dữ liệu
Ví dụ DFD khát quát
• Hệ thống xử lý gì?
• HT xử lý nhận những DL nào? Từ đâu? Tạo ra
những TT gì? Gửi tới đâu?
• Có những thực thể bên ngoài nào?
• HT mô tả vấn đề gì?
• Có bao nhiêu loại ký hiệu DFD xuất hiện trong
DFD khái quát? 16 Nguyễn Bích Liên
Sơ đồ cấp 0- 0 level
 Là DFD mô tả chi tiết cấp đầu tiên sau cấp
tổng quát. Nó gồm các xử lý chi tiết và các lưu
trữ
 Nhận xét: Hình thức và nội dung

DFD cấp 0
• Xử lý: (số lượng, nội dung, cách đánh số xử lý)
• Đầu vào/đầu ra (số lượng/nội dung)- so sánh
với cấp khái quát
• Dòng dữ liệu/thông tin đi vào/ra 1 xử lý
• Cách mô tả dòng dữ liệu/thông tin đi vào/ra 1
lưu trữ 17 Nguyễn Bích Liên
Ví dụ DFD cấp 0

Sơ đồ cấp 1- 1 level
 Là DFD mô tả chi tiết cho 1 hoạt động xử lý
cấp 0 nào đó. Nó gồm các xử lý chi tiết và các
lưu trữ (nếu có)
 Nhận xét: Hình thức và nội dung

DFD cấp 1
• Xử lý: (số lượng, nội dung)
• Đầu vào/đầu ra (số lượng/nội dung)- so sánh với
cấp 0
• Dòng dữ liệu/thông tin đi vào/ra 1 xử lý
• Nhận xét quan hệ của DFD cấp 1 với DFD cấp 0
Ví dụ DFD cấp 1

Hướng dẫn vẽ DFD
Câu hỏi
• Quan sát DFD các cấp và đưa ra nhận xét sự
giống và khác nhau các cấp
• Muốn vẽ DFD thì cần có được những thông
tin gì về 1 hệ thống?
• Đọc focus 3-1, P55

Hướng dẫn vẽ DFD
B1. Hiểu hệ thống: phân tích hệ thống:

 Phạm vi hệ thống: Đối tượng bên trong, bên
ngoài, dữ liệu vào ra 1 hệ thống
 Xác định các xử lý (transformation processes)
 Xác định các luân chuyển dữ liệu
 Xác định các lưu trữ liên quan xử lý
B2. Vẽ DFD theo các cấp phù hợp
B3. Hoàn tất DFD

DFD - hướng dẫn phân tích hệ thống
 C1. phân tích trực tiếp trên bài mô tả các nội dung cần
xác định ở B1 phần hướng dẫn vẽ lưu đồ.
 C2. dùng bảng phân tích mô tả hệ thống/ph.tích sự kiện
Người/ bộ Đoạn văn Hoạt động

phận/hệ
thống
(1) (2) (3) (4)
• Cột 1 liệt kê tất cả các bộ phận, cá nhân, hệ thống được trình bày trong
mô tả hệ thống
• Cột 2. Các thông tin trên được trích từ đoạn văn nào
• Cột 3. liệt kê chi tiết tất cả các hành động của từng bộ phận, cá nhân, hệ
thống mô tả ở cột 1 (tất cả các hoạt động kể cà xử lý thông tin, xử lý hoạt
động)
• Dựa vào bảng phân tích, xác định các nội dung cần mô tả như B1 phần
hướng dẫn vẽ lưu đồ
Ví dụ mô tả hệ thống
Hãy vẽ DFD/lưu đồ trình bày các nội dung sau:

Sau khi nhận phiếu xuất hàng do thủ kho chuyển sang,
bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng”
3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2
gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán.
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn
căn cứ vào các thông tin này lập “Hoá đơn bán hàng” 2
liên và lưu giấy gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn. Liên 1
hoá đơn bán hàng gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế
toán.
Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn
bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các
chứng từ trên theo tên khách hàng.
. 24 Nguyễn Bích Liên
DFD- hướng dẫn vẽ Cấp khái quát
(Context)
Sơ đồ cấp khái quát (context).
 B1. Vẽ xử lý . Toàn bộ xử lý gộp chung thành

1 hệ thống (vẽ 1 xử lý duy nhất). Đặt tên xử lý
 B2. Vẽ các đối tượng bên ngoài hệ thống
 B3. Vẽ luân chuyển thông tin giữa xử lý với đối

tượng bên ngoài hệ thống
 Lưu ý. Không vẽ lưu trữ

DFD- hướng dẫn vẽ cấp 0
Sơ đồ logic cấp 0
Là DFD mô tả chi tiết cấp đầu tiên sau cấp tổng quát. Nó
gồm các xử lý chi tiết và các lưu trữ
 B1. Vẽ các xử lý chi tiết (lưu ý không nên quá 5-
7 xử lý trong hình vẽ- gộp các xử lý ). Đánh số
xử lý. Nguyên tắc gộp xử lý: theo cùng mục tiêu
logic; cùng thời gian và nơi xẩy ra
 B2. Vẽ đối tượng bên ngoài
 B3. Vẽ các lưu trữ
 B4. Vẽ các luân chuyển thông tin phù hợp.

 Lưu ý. Xem các cách phân tích mô tả hệ thống ở phần lưu đồ
Hướng dẫn cách vẽ DFD cấp 1
B1. Vẽ các xử lý chi tiết. Đánh số

B2. Vẽ các lưu trữ liên quan
B3. Vẽ các đối tượng bên ngoài liên quan
B4. Vẽ dòng thông tin luân chuyển phù
hợp

Lưu đồ
Lưu đồ (flowchart). Là 1 kỹ thuật phân

tích, sử dụng một bộ các ký hiệu chuẩn
hóa để mô tả bằng hình vẽ 1 hệ thống
theo cách rõ ràng, súc tích và logic
Lưu đồ mô tả cách thức qui trình kinh

doanh thực hiện và luân chuyển chứng từ
trong hệ thống

Lưu đồ
• Lưu đồ có 3 loại:
• Lưu đồ chứng từ (Document flowchart): mô tả
dòng lưu chuyển của chứng từ và dữ liệu giữa
các bộ phận.
• Lưu đồ hệ thống (System flowchart): mô tả mối
quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và đầu ra
của hệ thống.
• Lưu đồ chương trình (Program flowchart): mô tả
chuỗi các hoạt động hợp lý được thực hiện trong
chương trình máy tính

Ví dụ lưu đồ chứng từ

Ví dụ lưu đồ hệ thống

Ví dụ lưu đồ chương trình & mối
quan hệ với lưu đồ hệ thống

Ký hiệu lưu đồ
 Có 4 nhóm ký hiệu của lưu đồ

 Ký hiệu đầu vào/ đầu ra (Input/output): Thể hiện
đầu vào, đầu ra từ hệ thống
 Ký hiệu xử lý: Thể hiện xử lý dữ liệu bằng máy hoặc
bằng tay
 Ký hiệu lưu trữ: Thể hiện dữ liệu được lưu trữ ở
đâu
 Ký hiệu dòng dữ liệu và ký hiệu khác: Dòng dữ
liệu, bắt đầu và kết thúc của lưu đồ, điều kiện lựa
chọn quyết định, ghi chú




Lưu đồ- Nguyên tắc vẽ
 1 Lưu đồ cần mô tả
 Bộ phận tham gia xử lý (đối tượng bên trong
hệ thống); đối tượng bên ngoài HT
 Các hoạt động xử lý của các bộ phận tham gia

xử lý:
o Một hoạt động xử lý cần mô tả được đầu
vào và đầu ra của xử lý
 Mô tả luân chuyển thông tin giữa các đối

tượng bên trong, đối tượng bên ngoài hệ
thống.

Lưu đồ - Hướng dẫn vẽ
 B1. Phân tích hệ thống, xác định:

o Đối tượng bên ngoài hệ thống,
o Đối bên trong hệ thống, các hoạt động xử lý (kinh doanh
và thông tin) của từng đối tượng bên trong, đầu vào, đầu
ra của mỗi xử lý, lưu trữ thông tin
o Luân chuyển thông tin giữa các xử lý, các đối tượng bên
ngoài và bên trong hệ thống
 B2. Vẽ trang giấy thành các cột, ghi tiêu đề cột
 B3. Vẽ nội dung đã phân tích
 B4. Hoàn tất lưu đồ: Thêm ký hiệu giải thích, ghi
chú, tên hình vẽ, ngày tháng vẽ…
Lưu ý 1 số cách mô tả xử lý bằng máy

Tình huống Thực hành: Qui trình
thu tiền bán chịu
 Khách hàng (KH)trả tiền cho nhân viên (NV) bán hàng kèm
theo thông báo trả nợ của công ty. NV bán hàng nhận tiền,
lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu
vào thông báo trả tiền. NV bán hàng chuyển phiếu thu và
tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán (KT)
phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu
và đóng dấu xác nhận. Sau đó, chuyển 1liên phiếu thu cho
KTphải thu, liên còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo
số thứ tự.
KT phải thu nhận giấy báo trả nợ do NVbán hàng chuyển đến,
lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ,
KT kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào
chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã
khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần
mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm
nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm
sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho KT tổng
hợp.
So sánh lưu đồ và DFD và cách sử dụng
Sinh viên tự rút ra kết luận so sánh sự giống và khác nhau

giữa lưu đồ và DFD về những vấn đề sau:
Mô tả phương thức luân Người/ bộ phận

chuyển thông tin & xử lý thực hiện xử lý
thông tin?
Mô tả xử lý hoạt động Khác Số lượng

hay không?
nhau ký hiệu sử
dụng
Cách sử dụng lưu đồ và DFD: Add Your Text

(1) mô tả hệ thống hiện hành
(2) phân tích hệ thống;
(3) Thiết kế tạo hệ thống mới
Phần mềm vẽ DFD, FC
SV cần tìm hiểu phần mềm VISIO hoặc Edraw

Company
LOGO
www.themegallery.com

Ch2- kỹ thuật tài liệu hóa hệ thống

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ch2- kỹ thuật tài liệu hóa hệ thống

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AIS- 13th Marshall B.

Romney & Paul John

Kỹ thuật tài liệu hóa hệ

Lập và sử dụng DFD để hiểu, đánh giá, và lập tài

Lập và sử dụng lưu đồ (FC) để hiểu, đánh giá, và

2 Nguyễn Bích Liên

Giới thiệu về tài liệu hệ thống (documentation)

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

3 Nguyễn Bích Liên

Thuật ngữ Trang tham Dịch

Data flow p50 sơ đồ dòng dữ liệu

Data p51 điểm đến dữ liệu

4 Nguyễn Bích Liên

Thuật ngữ Trang tham Dịch

Flowchart: p56 lưu đồ

5 Nguyễn Bích Liên

 Thế nào là tài liệu hệ thống?

6 Nguyễn Bích Liên

Giải thích cách thức hệ thống hoạt động

Cách thức phổ biến mô tả hệ thống:

7 Nguyễn Bích Liên

Đọc hiểu hồ Lập tài liệu • Đánh giá

8 Nguyễn Bích Liên

Trong chương này tập trung

 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

9 Nguyễn Bích Liên

DFD mô tả bằng hình ảnh dòng luân

10 Nguyễn Bích Liên

11 Nguyễn Bích Liên

12 Nguyễn Bích Liên

DFD được trình bày theo nhiều cấp độ tùy

14 Nguyễn Bích Liên

DFD cấp cao nhất gọi là DFD khái quát

 Nhận xét: Hình thức và nội dung

18 Nguyễn Bích Liên

 Nhận xét: Hình thức và nội dung

20 Nguyễn Bích Liên

21 Nguyễn Bích Liên

B1. Hiểu hệ thống: phân tích hệ thống:

22 Nguyễn Bích Liên

Người/ bộ Đoạn văn Hoạt động

Hãy vẽ DFD/lưu đồ trình bày các nội dung sau:

Sơ đồ cấp khái quát (context).

 B1. Vẽ xử lý . Toàn bộ xử lý gộp chung thành

 B2. Vẽ các đối tượng bên ngoài hệ thống

 B3. Vẽ luân chuyển thông tin giữa xử lý với đối

 Lưu ý. Không vẽ lưu trữ

25 Nguyễn Bích Liên

 B3. Vẽ các lưu trữ

 B4. Vẽ các luân chuyển thông tin phù hợp.

B1. Vẽ các xử lý chi tiết. Đánh số

27 Nguyễn Bích Liên

Lưu đồ (flowchart). Là 1 kỹ thuật phân

Lưu đồ mô tả cách thức qui trình kinh

28 Nguyễn Bích Liên

29 Nguyễn Bích Liên

30 Nguyễn Bích Liên

31 Nguyễn Bích Liên

32 Nguyễn Bích Liên

 Có 4 nhóm ký hiệu của lưu đồ

33 Nguyễn Bích Liên

34 Nguyễn Bích Liên

35 Nguyễn Bích Liên

36 Nguyễn Bích Liên