CHU TRÌNH MUA HÀNG

Nhóm 2: Võ Ngô Kiều Tiên

Tạ Ngọc Ánh
Trần Thị Thanh Thảo
Dương Tiểu Nhi
 INDEX

I. Khái quát chung về chu trình bán hàng

1/ Khái niệm chu trình mua hàng
2/ Các hoạt động cơ bản
II. Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng
1/ Đặt hàng với nhà cung cấp
2/ Nhận và bảo quản hàng hóa
3/ Chấp nhận hóa đơn và theo dỗi công nợ
4/ Thanh toán cho hàng hóa công nợ đã mua
5/ Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
III. Các rủi ro tiền tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng
1/ Các rủi ro tiềm năng
2/ Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng
I. Khái niệm chung về chu trình mua hàng
1/ Khái niệm và mục tiêu của chu trình mua hàng
• Khái niệm: Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh
doanh phát sinh và các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu và
cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa,
dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua.
• Mục tiêu:
 Mua hàng từ những người bán tin cậy;
 Mua hàng với chất lượng cao;
 Mua hàng với giá cả tốt nhất;
 Mua những khoản mục được yêu cầu;
 Có được các nguồn lực khi cần;
 Nhận được những mặt hàng đã đặt mua;
 Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị mất cắp.
 2/ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN

• Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ trong nội bộ,

tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng.
• Nhận hàng từ người cung cấp.
• Ghi nhận nợ phải trả.
• Thanh toán với người bán.
• Các quan hệ thông tin trên được thể hiện qua 2
sơ đồ dòng dữ liệu:
Dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng;
Dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng.
Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng
II. QUY TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH MUA HÀNG
1/ Đặt hàng với nhà cung cấp

A/ Nhận yêu cầu mua hàng

• Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng
tồn kho hoặc bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể:
 Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, TSCĐ: phát sinh ít không
thường xuyên đề xuất từ các bộ phận hoặc phòng ban.
 Nhu cầu về nguyên vật liệu, hànghóa: phát sinh nhiều, thường xuyên =>
đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.

• Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp
hàng trong kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:
 Phương pháp tính theo số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ: economic
order quantity).
 Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials
requirements planning).
 Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system).
B/ Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng

• Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu,
tìm kiếm người bán và lập các thủ tục đặt hàng.
• Lựa chọn người bán:
 Giá cả hợp lý;
 Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;
 Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);
 Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống
JIT).
 B/ Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng
• Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về
hàng, giá cả, giao hàng và thanh toán.
 Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu
người bán
 Cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra.
 Đơn hàng cũng thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng.
 Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó.
 Đơn hàng bao gồm:
 Nhà cung cấp;
 Bộ phận cung ứng;
 Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển;
 Nơi vận chuyển;
 Phương thức vận chuyển;
 Thông tin chi tiết về hàng mua;
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
B/ Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng

• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động đặt

hàng
 Chứng từ:
 Phiếu yêu cầu mua hàng;
 Đơn đặt hàng;
 Hợp đồng mua bán.

 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ:

 Luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu
kiểm soát và phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, bằng máy) và được
thể hiện trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặc lưu đồ.
 Phương pháp xử lý thông tin: Xử lý bằng tay; Xử lý bằng máy
Lưu đồ xử lí đặt hàng - xử lý thủ công
 B/ Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng

Dữ liệu lưu trữ, bao gồm:

• Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời
gian lao động, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán,...)
• Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số
dư hiện hành,...)
• Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính
định mức dự trữ, số lượng tồn,...)
 2/ Nhận và bảo quản hàng hóa
Gồm 2 công việc cơ bản:
• Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng
• Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng

Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:

• Hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ
được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý
hàng trong kho (nếu nhập kho) hoặc bộ phận sử dụng hàng như yêu cầu
ban đầu (nếu không nhập kho).
• Hàng nhận không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng
so với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo cho
người bán. Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng để
thực hiện: người bán giảmgiá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng
hoặc giá cả, nhận lại hàng đã giao (bên mua trả lại hàng).
 2/ Nhận và bảo quản
hàng hóa
• Bộ phận nhận hàng và
nơi bảo quản có nhiệm vụ
ghi nhận và thông báo tất
cả thông tin nhận hàng
này cho các bộ phận có
liên quan

• Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1

xử lý nhận và bảo quản
hàng
2/ Nhận và bảo quản hàng hóa
Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động nhận và bảo quản hàng
• Chứng từ, bao gồm:
 Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng;
 Phiếu giao hàng.

• Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ. Tùy theo phương
pháp xử lý thông tin: tay, máy

• Dữ liệu lưu trữ:

 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…).
 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…).
 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ,
số
lượng tồn…).
(Ba thông tin trên giống như dữ liệu lưu trữ của hoạt động đặt hàng).
 Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số
lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…).
Lưu đồ nhận hàng xử lý thủ công
3/ Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

• Quy trình này gồm 2 nội dung:

 Chấp thuận hóa đơn mua hàng;
 Ghi chép, theo dõi công nợ.

• Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả:

 Hệ thống dùng sổ chi tiết;
 Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõ công nợ phải trả
 3/ Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động chấp nhận hóa
đơn và theo dõi công nợ

Chứng từ, bao gồm:

 Hóa đơn mua hàng;
 Chứng từ trả tiền cho người bán (phiếu chi, séc).

 Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ, tùy theo có hoặc
không sử dụng mô hình hệ thống Voucher: tay, máy
Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ -
Không sử dụng hệ thống Voucher - Xử lý bằng tay
3/ Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Dữ liệu lưu trữ là các thông tin về hóa

đơn mua hàng, gồm:
 Số hóa đơn;
 Số đặt hàng;
 Mã mặt hàng;
 Số lượng;
 Đơn giá;
 Mã người bán…
4. THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA
• Đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng
cùng đề nghị thanh toán (phiếu chi, hoặc chứng từ thanh toán) cho
ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm thủ
tục thanh toán tiền cho người bán.
 Doanh nghiệp có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ
tục lập phiếu chi và trình duyệt (ban giám đốc) thanh toán, chuyển bộ phận
tài vụ chi tiền.
 Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì không lập phiếu
chi. Trình tự như sau:
 Tới ngày thanh toán như kế hoạch trong bộ hồ sơ theo dõi công nợ, kế
toán phải trả
chuyển toàn bộ hồ sơ này cho phòng tài vụ để xét duyệt và thanh toán tiền.
 Phòng tài vụ căn cứ vào bộ chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành thanh
toán cho người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin thanh toán vào
bộ hồ sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược lại kế toán phải trả.
 Kế toán phải trả, dựa vào thông tin thanh toán tiền, định khoản cho
nghiệp vụ thanh
toán cho người bán:
Nợ TK “Phải trả người bán”
Có TK “Tiền”
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền
4. THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA
Tổ chức luân chuyển dòng dữ liệu hoạt động thanh toán công nợ

 Chứng từ, bao gồm:

 Phiếu chi;
 Séc thanh toán;
 Chứng từ thanh toán –Voucher.

 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Tùy theo phương pháp xử lý
thông tin: bằng tay, bằng máy

Dữ liệu lưu trữ, bao gồm:

 Số chứng từ thanh toán;
 Số đặt hàng;
 Số hóa đơn;
 Tên người bán;
 Số tiền thanh toán
Lưu đồ xử lý thanh toán
tiền- Xử lý bằng tay
 5. THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

• Có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán:
 Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán;
 Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
• Về bản chất các hệ thống này chỉ khác nhau ở việc phân loại và ghi chép
theo dõi chi tiết công nợ phải trả, theo từng thời hạn thanh toán của từng
hóa đơn hay theo từng người cung cấp.
III. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ KIỂM SOÁT
THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG
1/ Các rủi ro tiềm tàng
Các rủi ro tiềm tàng phát sinh trong chu trình mua hàng thể hiện qua các quá
trình sau:
• Đặt hàng (dự trữ quá nhiều hoặc quá ít; đặt hàng không cần thiết, mua
hàng giá cao chất lượng kém…).
• Nhận hàng và bảo quản (nhận hàng không yêu cầu, đếm sai hàng nhận,
chất lượng hàng không đúng, mất cắp…).
• Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ (chấp nhận hóa đơn khống, mất
ưu đãi do thanh toán không kịp thời…).
• Thanh toán (thanh toán nhiều lần cho 1 hóa đơn, trả tiền nhầm đối tượng
thanh toán, trả tiền thừa…)
2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG

A/ Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng

• Thiết kế bảng các hoạt động kiểm soát theo:
 Các mục tiêu kiểm soát;
 Các rủi ro;
 Các thủ tục kiểm soát của quá trình mua hàng.
• Lập Bảng kiểm soát hoạt động
 Bảng kiểm soát hoạt động mua hàng

Hoạt động Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

Đặt hàng thừa hoặc thiếu với nhu Sử dụng công cụ tính toán để xác định đúng nhu cầu
cầu Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra
Đặt hàng Mua hàng với chất lượng không Xây dựng và cập nhật mục giá cả thường xuyên
đảm bảo Tổ chức đấu thầu lực chọn nhà cung cấp cho những đơn đặt hàng lớn

Nhận và bảo Nhận những mặt hàng không đặt Phân chia trách nhiệm người mua hàng và nhận hàng, kho hàng
hàng Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đặt hàng, lập chứng từ nhập kho hàng
quản Bộ phận nhận hàng, kho hàng cùng tham gia đếm, kiểm hàng

Chấp nhận Chấp nhận hóa đơn khống đãn Kiểm tra hình thức và các tính toán trên hóa đơn
đến thanh toán những mặt hàng Lập kế hoạch thanh toán và ghi chép lưu trữ theo ngày cần thanh toán
hóa đơn và dịch vụ không nhận Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả và người mua hàng, thủ quỹ
theo dõi công Mất các khoản ưu đãi không kịp
thời
nợ
Thanh toán nhiều lần 1 hóa đơn Phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ hoặc người lập sec thanh toán với
hoặc 1 hoạt động mua hàng người đối chiếu ngân hàng
Thanh toán Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên toàn bộ chứng từ gốc mua
hàng, nhận hàng và đặt hàng
Tăng cường thanh tóa, đối chiếu thường xuyên với ngân hàng
2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG
B/ Kiểm soát hệ thống thông tin
• Kiểm soát chung
 Mục tiêu (Đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình xử lý;
Tránh các rủi ro bị mất, sửa đổi dữ liệu hoặc bị lộ các thông tin
quan trọng).
 Kiểm soát truy cập.
 Phân chia trách nhiệm.
 Lưu trữ và tạo các tập tin dự phòng.
• Kiểm soát nhập liệu
 Mục tiêu:
 Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu nhập vào;
 Kiểm soát hợp lệ dữ liệu nhập, kiểm soát số tổng.
 Thiết kế bảng các thủ tục kiểm soát.
 2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG
B/ Kiểm soát hệ thống thông tin
Xây dựng ma trận kiểm soát dữ liệu nhập, bao gồm các cột và các hàng
(dòng):
 Các cột là các vùng dữ liệu cần nhập;
 Các hàng là các liệt kê kiểm soát nhập liệu;
 Tại mỗi tọa độ giao điểm hàng và cột, các đánh dấu (√) sẽ xác định các kiểm
soát nào là cần thiết.
Ma trận kiểm soát nhập liệu phiếu mua hàng
2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG
B/ Kiểm soát hệ thống thông tin

• Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý:

 Mục tiêu: đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng trình tự.
 Các kiểm soát xử lý là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách,
mệnh lệnh.
 Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu lập các
báo cáo trình bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu
liên quan quá trình xử lý chu trình mua hàng