- Tìm hiểu phần mềm đọc File word và tiện tích bổ sung trong Word. - Hiện có nhiều phần mềm đọc được file .doc cũng như .docx như Microsoft office Openoffice, Kingsoft office…Tuy nhiên phần mềm Microsoft office được dùng rộng rãi nhất.. - Các bộ Office từ 2007 trở lên thì có nhiều ưu điểm hơn, đặc biệt là lưu lại File dạng docx có dung lượng ít hơn, thậm chí có cả chức năng chụp ảnh để đưa vào màn hình làm việc và còn nhiều tính năng khác nữa, nhưng không cần thiết cho việc word hóa tài liệu. - Riêng Office 2013 đã tích hợp trình chuyển pdf sang Word nhưng khi mở lên thì bị lỗi nhiều hơn so với việc dùng phần mềm. - Cá nhân tôi vẫn dùng Office 2003 vì nó quá quen thuộc và có những phần mềm chỉ tương thích với Office 2003, như chương trình MyEqtext (phần mềm gõ công thức toán bằng việc đánh chữ), hoặc phần mềm Uconvert (Giúp chuyển đổi định dạng các Font chữ. - Nên cài bộ có sẵn bộ gõ công thức toán, không nên cài thêm phần mềm hổ trợ công thức toán như Mathtype. - Có những trường hợp khi chuyển từ PDF sang WORD thì định dạng trang in (thường là A4) trong Word không chấp nhận, thì ta dùng Kingsoft Office để định dạng trang in. - Sau đó quay về Word để định dạng lại, lúc này WORD lại chấp nhận. - Giới thiệu phần mềm MyEqtext. - Để gõ công thức toán học thay vì bấm chuột vào biểu tượng chèn công thức toán học thì ta chỉ cần đánh số sau đó nhấn Atl + Shift + Enter. - Ví dụ: Chèn thì ta gõ: 1 2 ps Sau đó ấn Atl + Shift + Enter. - Chèn thì ta gõ: 5 cb2 Sau đó ấn Atl + Shift + Enter. - Khi cài đặt xong thì phần mềm có file hướng dẫn. - Để các tiện ích này hoạt động tốt thì trong Word phải tùy chỉnh các Macro ở mức thấp ta làm như sau: Chọn Tool/Option thì màn hình hiện ra như hình dưới. - Sau đó chọn/Security, bấm vào Macro security thì màn hình Security hiện tiếp như hình dưới và ta chọn như hình vẽ và OK. - Để chuyển đổi phần Font chữ bị sai thì ta tô đen phần văn bản đó sau đó chọn Uconvert/Chuyen doi Ma/Font van ban như hình dưới. - Sau đó màn hình Uoffice: Uword hiện ra như hình bên phải. - Để biết đoạn văn bản sai Font, thuộc bộ Font nào thì ta tô đen vài chữ sau đó Click phải và chọn Font và di chuyển các font chữ đến khi nào màn hình Preview hiển thị đúng tiếng Việt.. - Sau đó ta click phải vào biểu tượng Unikey ở góc dưới bên phải màn hình và chọn “công cụ CS F6. - Khi đó màn hình Unikey tookit hiện ra:. - Sau đó ta chọn mã nguồn và mã đích cho phù hợp và chọn Chuyển mã. - Khi chuyển mã thành công thì máy tự động lưu vào bộ nhớ tạm và ta quay sang màn hình làm việc của Word, chỉ cần Paste vào là xong.. - Tôi xin nêu lên tính năng tạo phím nóng dùng để chèn các ký tự. - Để chèn các ký tự. - thay vì ta vào Insert/Symbol sau đó lựa chọn từng ký tự và bấm Insert. - Như vậy mất nhiều thời gian vì vật lý 12 có rất nhiều ký tự cần chèn như. - Tôi làm như sau (phần đầu tương tự như chèn ký tự): Insert/Symbol, chọn ký tự cần định nghĩa phím nóng (như ( chẳng hạn) và chọn tiếp Shortcut key như hình. - Khi chọn Short Key xong thì màn hình Customze Keyboard hiện ra. - Ký tự cần định nghĩa. - Xác nhận tổ hợp phím trên là ký tự ( Tương tự cho các ký khác như ( (Alt + Shift + B. - Kéo công cụ toán học ra thanh công cụ (nhằm rút ngắn thời gian khi chèn biểu thức toán học) Để kéo công cụ toán học ra thanh công cụ ta làm như sau: Chọn Tool/Custome thì màn hình Customize hiện ra và ta chọn như bên dưới và chọn. - Tính năng này có hiệu quả rất cao khi tìm ký tự bị lỗi và thay thế vào đó là ký tự. - 2.4 Định dạng Paragaph và Font (để khoảng cách các đoạn, các ký tự cách không bị lỗi) 3. - Phần mềm biên soạn, chỉnh sửa và chuyển file PDF. - Hiện có rất nhiều phần mềm, nhưng tôi sử dụng các phần mềm sau:. - Phần mềm PDFill PDF. - Phần mềm này có 12 công cụ miễn phí như tách, ghép file PDF. - 3.2 Phần mềm Foxit Reader. - Phần mềm nhẹ cho máy, đặc biệt có tính năng Snapshot (Chụp một vùng màn hình để dán vào Word), tính năng tự động cuộn trang Autoscroll (Dùng để ghi lại các đáp án vào table trong word) và có thể tô đen văn bản, copy và paste sang word. - Phần mềm Foxit Phantom PDF hoặc Foxit Editor Phần mềm này cũng có thể cắt, ghép…tôi dùng để xóa các chi tiết thừa trên ảnh trước khi dán nó sang word.. - Phần mềm Solid converter 6. - Phần mềm này đặc biệt dùng để chuyển pdf sang word hiệu quả, và cũng có tính năng cắt, ghép các file pdf, tuy nhiên phần mềm này nặng cho máy.. - Sau đây tôi xin hướng dẫn chuyển từ PDF sang Word bằng Solid Convert. - Vào Tool/Option và màn hình Option hiện ra và chọn như hình sau:. - Sau đó chọn tiếp:. - Có trường hợp tên File được ghi dưới dạng tiếng Việt có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf) thì phần mềm không hiểu vì vậy phải đổi sang tiếng Việt không có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf ( Chuong 1.pdf). - Trường hợp File PDF có pass không cho chuyển sang Word thì dùng phần mềm phá Pass trước khi chuyển. - xóa những phần định dạng đó.. - Sau đây là các bước tôi chỉnh khi được xuất sang Word. - Khi chuyển sang Word lên đến 174 trang, dung lượng 3787 KB). - đây là một phần trang bìa sau khi chuyển sang Word. - Bước 1: Xóa các Section: Để xóa các Section ta nhấn phím Ctrl + H thì màn hình Find and Replace hiện ra và ta đánh vào các ô như hình:. - Phần Replace with thì bỏ trống, sau đó nhấn Repalce All. - Sau khi hoàn thành thì nhìn lại góc dưới trái của màn hình thì Sec chỉ còn 1. - Nhấn Ctrl + H và làm như hình:. - Sau đó bấm Replace All nhiều lần đến khi nào kết quả của thông báo hiện ra là 0. - Bước 3 xóa các ký tự trắng thừa (2 ký tự trắng liền nhau trở lên). - Ta cũng ấn Ctrl H và điền như hình:. - Chổ Find what: là 2 ký tự trắng (nhấn 2 lần phím Space). - Chổ Replace with: là 1 ký tự trắng (nhấn 1 lần phím Space). - Sau đó bấm Replace All đến khi nào thông báo hiện lên có chữ số 0 như ở trên (Cách làm hay hơn là chổ Find what là thay thế 6 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng rồi giảm từ từ xuống còn 2 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng). - Bước 4: Định dạng lại Paragraph. - Để định dạng văn bản thì phải tô đen. - Ấn Ctrl A để tô toàn bộ văn bản và chọn Format/Paragraph và chọn như hình sau đó bấm OK. - *Bước 5: Định dạng Font:. - Cũng tô đen toàn bộ văn bản và chọn Format/Font và chọn như hình sau đó OK. - Bước 6: Định dạng trang. - Vào File/Page setup, sau đó canh lề. - Theo tôi thì tôi chọn các thông số như hình. - Sau đó tô đen toàn bộ văn bản và kéo các theo Left Indent, First line indent và Right Indet trên thanh thước ra sát lề. - Ta cũng tô toàn bộ văn bản và chọn Format/tabs thì màn hình hiện ra, sau đó ta gõ vào các số ở ô Tab stop possition, mỗi lần nhập số và đơn vị ta bấm Set, xong hết ta chọn OK. - Bước 8: Dùng lệnh Find And Replace Lệnh này có chức năng tìm các ký tự bị lỗi và thay thế cho đúng (thường là các ký tự. - Ta làm với ký tự. - Ta bôi đen ký tự đó, nhớ xem nó thuộc Font chữ gì. - Trong trường hợp này là Font “Vni 13 Annabelle” và thay thế vào đó là ký tự ( (thuộc Font Symbol). - Khi bôi đen xong ta copy nó và bấm Ctrl + H thì màn hình hiện ra và ta dán vào hai hàng Find what và Replace withchọn, đồng thời chọn các thông số như hình. - Để chọn được các Font như hình vẽ thì ta bấm vào nút More (Ở chổ nút Less) thì màn hình hiện rộng ra như hình trên. - Sau đó ta bấm chuột vào ô Find what rồi di chuyển chuột và bấm nút Format và chọn Font (lúc này ta chọn Font Vni 13 Annabelle và chọn OK). - Sau đó ta bấm Ctrl + H (nhớ xóa bỏ các thông số cũ - tức lệnh trước đó mình làm) và đánh số 2 vào hai ô Find what và Replace with. - Tiếp tục bấm chuột vào ô Find what và di chuyển chuột và bấm vào Format thì màn hình Find và chọn các thông số như hình Find Font hiện ra và chọn đúng thông số như hình (gõ 7 vào ô Size) và bấm OK. - Sau đó bấm chuột vào ô Replace with và di chuyển chuột để bấm vào ô Format và chọn thông số như hình (Chổ Font size, chọn 12 không cần thiết). - Khi chọn đầy đủ các thông số thì màn hình như sau. - Sau đó ta chọn Replace All. - Tương tự cho việc làm màu cho các ký tự A. - Ta làm như sau: Nhấn Ctrl H khi đó màn hình hiện ra và chọn như hình vẽ. - “^tA.” đồng nghĩa với ấn phím TAB rồi đến ký tự “A.”. - Có thể dùng phần mềm “Office tab” để tạo các thẻ tab cho word. - Đối với tài liệu được chia làm nhiều cột thì khi chuyển từ pdf sang word, phần mềm không hiểu như word là hết cột bên trái trước trước rồi tới cột bên phải (thứ tự cột trái trước, cột phải sau và cũng theo thứ tự từ trên xuống) của cùng trang mà phần mềm chỉ hiểu chuyển theo dòng (thứ tự từ trên xuống. - Khắc phục lỗi này tôi làm như sau: (không dùng phần mềm chuyển đổi) mà dùng ngay phần mềm Foxit Reader. - Cách 1: Tô đen từng trang rồi Copy, sau đó Paste sang Word. - Cách 2: Tô đen toàn bộ rồi Copy, sau đó Paste sang Word ( Cách 1 ít bị lỗi hơn nhưng mất nhiều thời gian vì phải làm từng trang, còn cách 2 thì mất ít thời gian, vì chỉ chọn 1 lần nhưng như vậy lại bị lỗi chữ (xuất hiện những khoảng trắng thừa trong 1 từ. - Tuy 2 cách trên đều bị lỗi nhưng khắc phục dễ dàng hơn rất nhiều so với dùng phần mềm. - Nên chia đôi màn hình máy tính làm 2 khi chỉnh sửa. - Đó là chỉnh 50% cho Word và 50% còn lại cho phần mềm đọc PDF, nên chia theo chiều ngang ( có thể làm việc trên Word và có thể xem File gốc cùng lúc. - Không phải mất công cho việc chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ của 2 phần mềm.. - Đối với tài liệu PDF trong đó có dạng ảnh chụp từ phần mềm (chức năng Snapshot) hoặc được Scan thì không thể chuyển sang word được. - Nếu được thì phần mềm nhận dạng đó là 1 file hình ảnh khi chèn, chứ không nhận dạng được ký tự nằm trong đó. - tìm ký tự bất kỳ - ^t : tìm các TAB. - Trên đây là những cách làm để chuyển từ PDF sang WORD. - Không thể chuyển đổi hoàn hảo 100% từ File PDF sang WORD giống như File gốc được (nếu có biểu thức toán trong tài liệu)