Quy+định+Thể+thức+và+Kỹ+thuật+trình+bày

- TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMMOBIFONE Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-MOBIFONE Hà Nội, ngày tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Tổng công ty Viễn thông MobiFone TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG MOBIFONE Căn cứ Quyết định số 1798/QĐ-BTTTT ngày của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc thành lập Tổng công ty Viễn thông MobiFone trên cơ sở tổ chức lại Công ty TNHH một thành viên Thông tin di động.
- Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
- Vĩnh Tuấn BảoTỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM MOBIFONE Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Tổng công ty Viễn thông MobiFone (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-MOBIFONE ngày tháng năm 2021 của Tổng giám đốc Tổng công ty Viễn thông MobiFone) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1.
- Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng Văn bản này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sửdụng phổ biến của Tổng công ty Viễn thông MobiFone (sau đây gọi tắt là Tổng côngty) và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty.
- Thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Tổng công ty Viễnthông MobiFone và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty.
- Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúngquy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Tổng công ty.
- Lãnh đạo đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng công ty vàtrước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản do đơn vị soạn thảo.
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản trướckhi ban hành và được từ chối ban hành văn bản trong các trường hợp sau: a) Văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức quy định, sai lỗichính tả.
- b) Văn bản không tuân thủ đúng quy định về danh mục văn bản không áp dụngchữ ký số.
- văn bản được gửi, nhận dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy và văn bản chỉgửi, nhận dưới dạng điện tử (theo Quy chế về công tác văn thư của Tổng công ty).
- vănbản ký không đúng theo thành phần được xác định trên văn bản.
- c) Văn bản nằm trong danh mục bí mật của Tổng công ty nhưng người soạn thảovà trình ký không xác định độ mật hoặc xác định độ mật không đúng.
- Thể thức văn bản 1.
- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm nhữngthành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sungtrong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- c) Số, ký hiệu của văn bản.
- d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- f) Nội dung văn bản.
- Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sungcác thành phần khác a) Phụ lục.
- c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo Chương II Quy định này.
- Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang,phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo Chương II Quy định này.
- Trường hợp nội dung văn bản cócác bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đượctrình bày theo chiều rộng.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,không hiển thị số trang thứ nhất.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bàybằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phảitrang đầu tiên của văn bản.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan,tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức, ví dụ: TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG MOBIFONE TRUNG TÂM 4 TÍNH CƯỚC VÀ THANH KHOẢN MOBIFONE b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiềungang, ở phía trên, bên trái.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ nhưcỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổchức chủ quản.
- Các dòng chữ tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn.
- Số, ký hiệu của văn bản a) Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Sốcủa văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúcvào ngày 31/12 hàng năm.
- giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo.
- giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản a) Địa danh ghi trên văn bản của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc là tên tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở.
- b) Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
- Thờigian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ.
- c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng vớisố, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Khiban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
- b) Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánhkhái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- 6 c) Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trìnhbày như sau: tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và cácloại văn bản khác) được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản bằng chữ in hoa, cỡ chữtừ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngaydưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài củadòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc … Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡchữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
- Nội dung văn bản a) Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơsở để ban hành văn bản.
- Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số,ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung vănbản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
- Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14;sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy.
- Đối với các văn bản hành chính khác: căn cứ banhành văn bản được trình bày bằng kiểu chữ đứng.
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theokhoản, điểm.
- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,chương, mục, điều phải có tiêu đề.
- c) Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau.
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
- Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõnội dung thì phải được giải thích trong văn bản.
- Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thểviết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơnngay sau từ, cụm từ đó.
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệuvăn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,trích yếu nội dung văn bản, ví dụ.
- Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghitên loại và số, ký hiệu của văn bản đó, ví dụ Nghị định số 46/2016/NĐ-CP.
- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: 8 - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trìnhbày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm.
- Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểmthì trình bày như sau.
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương,mục, điều, khoản, điểm.
- TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ b) Chức vụ của người ký - Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bảntrong cơ quan, tổ chức.
- không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các vănbản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.
- việc ký thừa lệnh, kýthừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
- 10 - Đối với các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơquan thì ghi chức vụ của người ký văn bản trong Hội đồng hoặc Ban và chức vụ trongcơ quan, tổ chức.
- Đối với các Hội đồng hoặc Ban không được phép sử dụng con dấu củacơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản trong Hội đồng hoặc Ban,không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
- Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban của Tổngcông ty/đơn vị trực thuộc ban hành mà lãnh đạo Tổng công ty/đơn vị trực thuộc làmTrưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi nhưsau, ví dụ: TM.
- HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của đơn vị trực thuộc) GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn A - Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban của Tổngcông ty/đơn vị trực thuộc ban hành mà Phó Tổng Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng hoặcTrưởng ban, lãnh đạo các phòng, ban thuộc Tổng công ty/đơn vị trực thuộc làm Phó Chủtịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ: TM.
- TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Tổng công ty) (Chữ ký, dấu của Tổng công ty) PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C 11 c) Họ và tên người ký: bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị vàcác danh hiệu danh dự khác.
- Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của ngườiký.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản được thực hiện theo Quy chế vềcông tác văn thư của Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
- Nơi nhận a) Nơi nhận văn bản gồm: nơi nhận để thực hiện.
- nơi nhận để lưu văn bản.
- Ngoài những cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, phần nơi nhậnphải có tên và chức danh của người ký văn bản.
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo làtên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
- c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kêcác cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
- d) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản.
- căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác;căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bảntrình người ký văn bản quyết định.
- e) Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơquan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
- đối với văn bản được gửi cho một hoặc một sốnhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
- 12 f) Trường hợp các đơn vị trực thuộc gửi văn bản đến Hội đồng thành viên/TổngGiám đốc Tổng công ty, tại phần Kính gửi, đơn vị ghi là: “Kính gửi: Hội đồng thànhviên Tổng công ty Viễn thông MobiFone/Tổng Giám đốc Tổng công ty Viễn thôngMobiFone”, không gửi đích danh tên Lãnh đạo.
- Đối với các văn bản gửi đến Người đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, tạiphần Kính gửi, đơn vị ghi là: “Kính gửi: Tổng Giám đốc Tổng công ty Viễn thôngMobiFone”.
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
- nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chứchoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trìnhbày trên cùng một dòng.
- Trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cánhân trở lên thì xuống dòng.
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
- Tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vịvà cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trênmột dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy;riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt“VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy.
- chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm.
- Phụ lục 13 a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn vềPhụ lục đó.
- Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tựbằng chữ số La Mã.
- b) Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng.
- c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm:số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành vănbản.
- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục,chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dungvăn bản, màu đen.
- Đối với văn bản giấy: thông tin chỉ dẫn bao gồm dòng chữ “Kèm theo văn bản số.
- trong đó ghi đầy đủ thông tin tại các vị trísố, ngày, tháng, năm, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Đối với văn bản điện tử: thông tin chỉ dẫn bao gồm dòng chữ “Kèm theo văn bảnsố.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành a) Dấu chỉ độ mật - Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồiđối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của phápluật và quy định của Tổng công ty về bảo vệ bí mật.
- b) Dấu chỉ mức độ khẩn - Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩntheo các mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc.
- Khi soạn thảo văn bản có tính chấtkhẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký vănbản quyết định.
- c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế,sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘINGHỊ.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phảicó ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành, ký hiệu bằng chữ in hoa, sốlượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
- Các thành phần này được trình bày ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hếtchiều ngang của vùng trình bày văn bản

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt