Những điều cần lưu ý
1. Trong cuộc sống có rất nhiều tình huống cần thông báo. Đó là tình huống cơ quan lãnh đạo cấp trên cần phải truyền đạt công việc cho cấp dưới hoặc các cơ quan nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội muốn phổ biến tình hình, chủ trương chính sách mới để đông đảo nhân dân, hội viên biết và thực hiện. Cần phân biệt giữa thông báo và chỉ thị :
– Cả thông báo lẫn thông cáo, chỉ thị đều là văn bản của cấp trên, của các cơ quan nhà nước và đoàn thể gửi xuống cấp dưới hoặc đông đảo nhân dân và hội viên.
– Thông cáo có tầm cỡ vĩ mô lớn hơn, thường là các văn bản của Nhà nước ở cấp cao với nội dung vê một vấn đề cố tầm quan trọng nhất định.
– Chỉ thị có tính chất pháp lệnh cao hơn, nặng về tác động hành động.
– Thông báo có thể có cả nội dung thông tin lẫn nội dung tác động hành động, song cũng có thông báo chỉ đơn thuần là thông tin để mọi người được biết.
2. Văn bản thông báo thuộc loại văn bản hành chính nên có dụng cấu tạo ổn định. Viết thông báo cần trang trọng, rõ ràng và phải có các nội dung sau : Thông báo của ai ? Thông báo cho ai ? Thông báo về việc gì và những nội dung cụ thể nào ?
1. Ghi nhớ
* Thông báo là loại văn bản để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới.
* Thông báo cần được trình bày trang trọng, rõ ràng và sáng sủa theo một số mục quy định sẵn. Nội dung không nhất thiết phải trình bày đầy đủ tất cả, nhưng không thể thiếu những mục. sau : Thông báo của ai ? Thông báo cho ai ? Thông báo về việc gì ? Những nội dung cụ thể như thế nào ?
* Một văn bản thông báo cần có các mục sau đây :
a. Thể thức mở đầu thông báo
– Quốc hiệu, tiêu ngữ :
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
– Nơi và ngày tháng làm thông báo
– Tên văn bản : Thông báo của …
Về…
b. Nội dung thông báo
c. Thể thức kết thúc thông báo : – Nơi gửi
– Kí tên
Lưu ý :
– Tên văn bản cần viết chữ in hoa, khổ chữ to.
– Trình bày cần sáng sủa, gãy gọn : các phần quốc hiệu, tên văn bản và nội dung thông báo, mỗi phần cách nhau 2, 3 dòng ; không viết sát lề giấy, không để phần trên và phần dưới trang giấy có khoảng trống quá lớn.
– Tên người (tổ chức) thông báo, người nhận thông báo và nội dung thông báo là những phần không thể thiếu trong loại văn bản này.
– Nội dung thông báo (ngày, giờ, địa điểm, nội dung và yêu cầu thực hiện công việc) cần phải cụ thể, chính xác, tránh tình trạng viết chung chung.
2. Bài tập
Bài tập 8. Để các cơ sở đào tạo đại học tại chức thực hiện nghiêm túc việc đào tạo sinh viên, ông Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ có ra một thông báo như sau :
|
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ —0O0— Số : 69… /TBTC |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng 4 năm 2004
|
THÔNG BÁO
Kính gửi: Các cơ sở đào tạo đại học tại chức
Thực hiện chủ trương nâng cao trách nhiệm quản lí nhằm nâng cao chất lượng các hệ đào tạo, kể từ nay, nhà trường sẽ .thường xuyên kiểm tra, theo dõi các cơ sở đào tạo ngoại ngữ hệ tại chức theo các nội dung sau :
1. Danh sách sinh viên các khoá, bài thi các môn chung, các môn kiến thức ngôn ngữ, văn hoá, hồ sơ tuyển sinh, nguồn gốc các loại bằng tốt nghiệp, phiếu quản lí sinh viên đã và đang học tại Khoa Tại chức.
2. Sổ đầu bài, sổ theo dõi chuyên cần của sinh viên, danh sách bảng điểm thi các học phần.
3. Nền nếp dạy và học của giảng viên, sinh viên theo đúng quy chế hiện hành.
4. Chương trình, lịch trình, thời khoá biểu, kế hoạch thi học phần, thi hết môn của tất cả các môn học theo các khoá đào tạo tại cơ sở.
Yêu cầu Khoa Tại chức và Ban Thanh tra giáo dục tăng cường kiểm tra, đôn đốc các cơ sở đào tạo thực hiện tốt các hoạt động trên.
| Nơi nhận
– Như trên – Lưu KTC, HCTH |
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Văn Lợi (Đã kí và đóng dấu) |
1. Với vấn đề đã nêu trong văn bản, ông hiệu trưởng đã chọn văn bản thông báo có hợp lí hay không ? Vì sao ?
2. Cách trình bày cùng với nội dung đã đạt yêu cầu chưa ? Tại sao ?
3. Viết thông báo này, ông Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ (Đại học Quốc gia Hà Nội) mong muốn điều gì ?
Bài tập 9. Lựa chọn loại văn bản cần dùng trong các trường hợp sau :
1. Vì hôm sau, toàn bộ cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong nhà trường đều tham gia Hội nghị cán bộ, giáo viên đầu năm học, Ban Giám hiệu cần viết và chuyển đến toàn trường :
A. Báo cáo B. Kiến nghị C. Thông báo
2. Hằng tháng, cô giáo chủ nhiệm cần nắm tình hình thi đua về các mặt : học tập, kỉ luật, nền nếp của các tổ trong lớp. Vậy lớp trưởng cần hội ý với các tổ trưởng, rồi viết và gửi tới cô giáo chủ nhiệm :
A. Báo cáo B. Tường trình C. Thông báo D. Kiến nghị
3. Để chuẩn bị cho khối lớp 6 của trường đi tham quan học tập Viện Bảo tàng Dân tộc học, nhà trường cần viết và chuyển đến học sinh các lớp 6 :
A. Thông báo B. Tường trình C. Báo cáo D. Kiến nghị
Bài tập 10. Chọn một trường hợp cần viết thông báo ở Bài tập 8, tập viết văn bản thông báo.
Comments mới nhất