QUY TRÌNH

MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

Ban hành ngày 8 tháng 6 năm 2015

Công ty Cổ phần cho thuê thiết bị

xây dựng Kanamoto Fecon Hassyu
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

LỊCH SỬ BAN HÀNH

Tiêu đề: Quy trình mua hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài Mã số: 03/2015/KFH/QT-MS
sản

Phê duyệt
Soạn thảo bởi Soát xét bởi Phê duyệt bởi Phê duyệt bởi
Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám Đốc

Hoàng Mai Thu Nguyễn T. K. Hương Tahara Akihiko Nguyễn Quang Hải

Lịch sử cập nhật

Phiên bản Thay đổi trong tài liệu Ngày Lập Soát xét Phê duyệt

V01 Ban hành lần đầu 8/6/2015 8/6/2015

1
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG

1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này được soạn thảo áp dụng và duy trì nhằm:
- Quy định trình tự mua hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản của doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định
hiện hành;
- Giúp các bộ phận lập kế hoạch chi phí, mua hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản cố định, tài sản cho thuê,
tài sản khác một cách thống nhất;
- Đảm bảo việc mua hàng hoá, dịch vụ và sửa chữa tài sản xuất phát từ nhu cầu thực tế, đáp ứng được chính
xác, kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp;
- Quy định những mẫu biểu, báo cáo đồng nhất hỗ trợ tốt cho công tác tổng hợp thông tin và báo cáo.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho tất cả các hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ và sửa chữa tài sản cho mục đích hoạt
động, kinh doanh của doanh nghiệp.
3. TÀI LIỆU THAM CHIẾU
- Điều lệ Công ty cổ phần cho thuê thiết bị xây dựng Kanamoto Fecon Hassyu
- Quy chế Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty
- Quy định thẩm quyền

2
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

PHẦN II: QUY TRÌNH THỰC HIỆN

1. LƯU ĐỒ
STT Thực hiện Lưu đồ Chứng từ liên quan

Lập Đề nghị duyệt mua

CBNV - Đề nghị duyệt mua
(bảng tổng hợp tài sản,
1 (các bộ phận) dịch vụ mua, sửa chữa) - Báo giá

- Như mục 1
2 NV mua hàng - Hợp đồng (kèm Mẫu 08
Lấy báo giá.
Chọn nhà cung cấp đăng ký tài khoản Ngân
hàng với Cục thuế)

Trưởng phòng ban.

3 Cấp trên theo thẩm - Như mục 1
quyền phê duyệt Phê duyệt

NV mua hàng - Đề nghị tạm ứng

Trưởng phòng ban - Biên bản sửa chữa
4 mua hàng Mua hàng. - Thanh lý hợp đồng/ Biên bản
(NV kỹ thuật Giao nhận & giao nhận,...
Giám đốc kỹ thuật) Kiểm tra

NV mua hàng
5 Trưởng phòng ban - Đề nghị thanh toán
mua hàng Lập Đề nghị thanh toán - Như mục 1
(NV kỹ thuật - Như mục 3
Giám đốc kỹ thuật)

3
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

2. MÔ TẢ

TRÁCH
STT CÔNG VIỆC MÔ TẢ QUÁ TRÌNH NHIỆM BIỂU MẪU
- Khi phòng ban chuyên môn có yêu cầu - Đề nghị
mua hàng hóa/ dịch vụ / sửa chữa tài sản, duyệt mua
1 Lập Đề nghị CBNV lập Đề nghị duyệt mua, xin xét CBNV
duyệt mua duyệt của cấp trên có thẩm quyền.
- Sau đó, chuyển Đề nghị duyệt mua sang
bộ phận phụ trách mua hàng.

- CBNV phụ trách mua hàng tìm nhà cung - Báo giá/
Lấy báo giá. cấp phù hợp và lập các chứng từ, tài liệu Bảng đánh
2 Chọn nhà cung theo yêu cầu tại mục 3.1 đến 3.5 tùy theo giá, lựa chọn
cấp từng loại hình mua. nhà cung cấp

- Tùy theo giá trị, loại hình mua hàng hóa/ Trưởng - Như mục 1
dịch vụ căn cứ theo Quy định thẩm quyền, phòng ban. - Hợp đồng
CBNV chuyển Đề nghị duyệt mua kèm Cấp trên (kèm Mẫu 08
3 Kiểm tra. các chứng từ liên quan lên cấp trên có theo thẩm đăng ký tài
Phê duyệt thẩm quyền để phê duyệt và lựa chọn báo quyền phê khoản Ngân
giá, nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí duyệt hàng với Cục
mua và ngân sách Công ty. thuế)
- Ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp.
- Sau khi được duyệt mua hàng hóa/dịch vụ, NV mua - Đề nghị tạm
CBNV phụ trách mua hàng dựa vào Đề hàng ứng
Mua và nhận nghị duyệt mua và báo giá đã được duyệt Trưởng - Biên bản sửa
hàng/ dịch vụ. để đặt hàng. phòng ban chữa
4 Kiểm tra hàng - Khi nhận hàng hóa / thanh lý dịch vụ, mua hàng - Thanh lý hợp
hóa/dịch vụ/ tài CBNV phụ trách mua hàng kết hợp với (NV kỹ đồng/ Biên
sản sửa chữa phòng ban chuyên môn có trách nhiệm thuật bản giao
kiểm tra kỹ thuật, chất lượng hàng hóa/ Giám đốc kỹ nhận,...
dịch vụ và hoàn tất các chứng từ giao thuật)
nhận.

4
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

- CBNV phụ trách mua hàng lập Đề nghị NV mua - Đề nghị

thanh toán. hàng thanh toán
- Trưởng phòng phụ trách mua hàng kiểm Trưởng - Như mục 1,
5 Lập Đề nghị tra việc mua hàng có được thực hiện đúng phòng ban 2, 3, 4
thanh toán với Đề nghị duyệt mua không, nếu đúng mua hàng
thì duyệt Đề nghị thanh toán rồi chuyển (NV kỹ
toàn bộ hồ sơ mua hàng sang bộ phận Kế thuật
toán để thực hiện thanh toán cho nhà cung Giám đốc kỹ
cấp. thuật)

4. QUY ĐỊNH

3.1. Mua hàng hóa, dịch vụ

a. Mua sắm hàng hóa - dịch vụ, sửa chữa tài sản nhỏ, lẻ có tính chất thường xuyên và có giá trị thực hiện
dưới 20 (hai mươi) triệu đồng
- Đề nghị duyệt mua (mua hàng/ dịch vụ/ sửa chữa tài sản) hoặc bảng tổng hợp danh mục tài sản, dịch vụ
đề nghị mua sắm, sửa chữa (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế hoạch có ý kiến chấp
thuận của cấp có thẩm quyền (căn cứ vào Quy định thẩm quyền).
- Báo giá của nhà cung cấp, sửa chữa (báo giá trực tiếp, bằng fax, email hoặc qua đường bưu điện) để làm
cơ sở thanh toán;
- Biên bản sửa chữa tài sản hoặc biên bản bàn giao tài sản có xác nhận của 3 bên: (1) Trưởng phòng Hành
chính – Nhân sự/ Giám đốc xưởng, (2) đại diện đơn vị sửa chữa/cung cấp tài sản và (3) Cán bộ quản lý
tài sản;
- Hóa đơn tài chính theo quy định của pháp luật;
- Giấy Đề nghị thanh toán.
b. Mua sắm hàng hóa, dịch vụ, tài sản có giá trị thực hiện từ 20 (hai mươi) triệu đồng trở lên.
- Đề nghị duyệt mua (mua hàng/ dịch vụ/ sửa chữa tài sản) hoặc bảng tổng hợp danh mục tài sản, dịch vụ
đề nghị mua sắm, sửa chữa (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế hoạch) có ý kiến chấp
thuận của cấp có thẩm quyền (căn cứ vào Quy định thẩm quyền).
- Dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế hoạch).
- Báo giá của ít nhất 03 (ba) đơn vị khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax, email hoặc qua đường bưu
điện) làm cơ sở để lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ tốt nhất;

5
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

- Quyết định phê duyệt kết quả chọn/chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, sửa chữa, dịch vụ của cấp có
thẩm quyền (căn cứ vào Quy định thẩm quyền);
- Hợp đồng kinh tế và Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; Biên bản giao/nhận tài sản, dịch vụ có
xác nhận của đơn vị sử dụng ; Biên bản sửa chữa tài sản hoặc biên bản bàn giao tài sản có xác nhận của
3 bên: (1) Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự/ Giám đốc xưởng, (2) đại diện đơn vị sửa chữa/cung
cấp tài sản và (3) Cán bộ quản lý tài sản;
- Hóa đơn tài chính theo quy định của pháp luật;
- Giấy Đề nghị thanh toán.
c. Sửa chữa tài sản cho thuê và tài sản cố định
- Đề nghị duyệt mua (mua hàng/ dịch vụ/ sửa chữa tài sản) hoặc bảng tổng hợp danh mục tài sản, dịch vụ
đề nghị mua sắm/ sửa chữa (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế hoạch) có ý kiến chấp
thuận của cấp có thẩm quyền (căn cứ vào Quy định thẩm quyền);
- Dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế hoạch) .
- Báo giá của ít nhất 03 (ba) đơn vị khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax, email hoặc qua đường bưu
điện) làm cơ sở để lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ tốt nhất;
- Biên bản xét chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ; Quyết định phê duyệt kết quả chọn/chỉ định đơn
vị cung cấp hàng hóa, sửa chữa, dịch vụ của cấp có thẩm quyền (căn cứ vào Quy định thẩm quyền).;
- Hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;
- Biên bản giao/nhận tài sản, có xác nhận của đơn vị/cá nhân sử dụng;
- Hóa đơn tài chính theo quy định của pháp luật.
- Giấy Đề nghị thanh toán.

3.2. Chuyển nhượng, hủy bỏ, thanh lý tài sản cố định và tài sản khác

- Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản, quá trình theo dõi sử dụng, nếu có tài sản bị hư hỏng, mất mát thì đơn
vị được giao quản lý, sử dụng thông báo cho bộ phận quản lý tài sản. Bộ phận quản lý tài sản lập Báo
cáo về tài sản để cấp trên có thẩm quyền xem xét chuyển nhượng, hủy bỏ hay thanh lý tài sản.

- Trưởng bộ phận đề xuất và xin ý kiến Ban giám đốc về việc chuyển nhượng, hủy bỏ hay thanh lý tài
sản.

- Thành lập Hội đồng thanh lý, kiểm kê, đánh giá lại tài sản. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

+ Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc công ty: Chủ tịch Hội đồng.

+ Kế toán trưởng, kế toán tài sản.

+ Trưởng bộ phận quản lý tài sản, hoặc CBNV phụ trách quản lý.

6
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

+ CBNV có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản cần xử lý.

- Hội đồng thanh lý trình Tổng giám đốc quyết định hình thức xử lý tài sản:

+ Bán tài sản (quyết định giá bán, các thủ tục khi bán, …)

+ Hủy tài sản

- Hội đồng thanh lý lập Biên bản thanh lý tài sản cố định (lập 2 bản, 1 bản chuyển cho bộ phận Kế toán
để theo dõi ghi sổ 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý tài sản), tập hợp hồ sơ liên quan đến kết quả xử lý
tài sản.

- Bộ phận Kế toán ghi giảm tài sản và giá trị tài sản theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Việc hủy, thanh lý công cụ dụng cụ làm việc: khi có tài sản bị hư hỏng, mất mát phòng ban được giao
quản lý, sử dụng thông báo cho Phòng Hành chính – Nhân sự (bằng Báo cáo về tài sản), Phòng Hành
chính – Nhân sự lập biên bản và thực hiện các thủ tục, xử lý tài sản theo quy định. Phòng Hành chính –
Nhân sự kết hợp với phòng ban có chuyên môn tổ chức thanh lý tài sản theo thủ tục được Công ty quy
định.

3.3. Chi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo

a. Hồ sơ tạm ứng kinh phí :

- Đơn vị chủ trì phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự lập kế hoạch chi tiết và dự toán kinh phí trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt (chi phí thực hiện phải theo quy định Công ty). Kế hoạch cần làm rõ các
nội dung:

- Dự toán tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, sự kiện được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Danh sách khách mời, số lượng đại biểu trong và ngoài nước; Nội dung và chương trình làm việc;

- Nhu cầu sử dụng xe: Số lượng, chủng loại, thời gian dự kiến sử dụng xe ô tô đưa, đón khách (nếu có
thuê ngoài thì phải lập Đề nghị duyệt mua, báo giá chi phí thực hiện theo quy định Công ty);

- Công tác lễ tân, khánh tiết:

+ Thời gian, địa điểm đón, tiếp khách hoặc tổ chức hội nghị, hội thảo.

+ Yêu cầu về hội trường, phòng họp, bao gồm cả băng rôn, khẩu hiệu, maket (nếu phải thuê địa
điểm tổ chức thì lập Đề nghị duyệt mua, báo giá chi phí thực hiện theo quy định Công ty).

+ Tổ chức tiệc chiêu đãi, quà tặng (nếu có thì phải lập Đề nghị duyệt mua, báo giá chi phí thực
hiện theo quy định Công ty).

7
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

- Hồ sơ tạm ứng phải được chuyển đến Phòng Kế toán trước ngày sự kiện ít nhất 2 (hai) ngày làm việc để
làm thủ tục tạm ứng. Trường hợp đột xuất, đơn vị chủ trì chủ động phối hợp với Phòng Kế toán để được
hướng dẫn, giải quyết.

b. Thanh toán tạm ứng và quyết toán chi phí:

- Thanh toán cụ thể theo từng hạng mục công việc trong kế hoạch được phê duyệt;

- Trong thời hạn 20 (hai mươi) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện đơn
vị chủ trì thực hiện nhiệm vụ phải làm thủ tục thanh quyết toán với Phòng Kế toán..

- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu có); hóa đơn tài chính thực hiện việc thuê mướn
các dịch vụ phục vụ tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo. Trình tự, thủ tục để ký kết các hợp đồng được
thực hiện theo quy định tại Điều 3.1, Quy định này;
- Các chứng từ có liên quan khác;
- Đề nghị thanh toán hoặc chuyển khoản của đơn vị, cá nhân có liên quan.

3.4. Chi in ấn tài liệu, biểu mẫu và ấn phẩm, quà tặng khác

- Trình tự, thủ tục thực hiện việc in ấn tài liệu, biểu mẫu thực hiện theo quy định tại Mục 3.1, mục này bổ
sung một số quy định sau đây:

- Nội dung tài liệu và thiết kế mẫu được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Mẫu ấn phẩm, quà tặng lưu tại Phòng Hành chính – Nhân sự.

- Nhập kho sản phẩm (đối với trường hợp chưa sử dụng ngay);
- Trường hợp tài liệu, biểu mẫu sau khi in được chuyển tới các cơ sở kinh doanh, văn phòng chi nhánh
khác phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt và có chữ ký xác nhận của người đại diện đơn vị nhận
hoặc hoá đơn gửi bưu kiện theo quy định.

3.5. Mua hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu

- Việc mua hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu chỉ được thực hiện khi:
+ Không có hàng hóa, dịch vụ tương tự được bán trong nội địa.
+ Hàng hóa, dịch vụ bán trong nội địa không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, số lượng hoặc giá
mua.
+ Việc mua hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu phải được HĐQT/ Ban giám đốc thông qua, bất kể giá trị
hàng hóa.
- Các thủ tục tiến hành mua hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu:

8
 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ, SỬA CHỮA TÀI SẢN

+ Đề nghị duyệt mua (mua hàng/ dịch vụ) hoặc bảng tổng hợp danh mục tài sản, dịch vụ đề nghị
mua sắm, sửa chữa (đối với việc mua sắm theo kế hoạch) có ý kiến chấp thuận của HĐQT/ Ban
Giám đốc.
+ Dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với việc mua sắm, sửa chữa tập trung theo kế
hoạch).
+ Báo giá của ít nhất 03 (ba) đơn vị khác nhau trong nước (báo giá trực tiếp, bằng fax, email hoặc
qua đường bưu điện) làm cơ sở kết luận là không thể mua hàng trong nước;
+ Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn thương mại, thư tín dụng.
- Bộ phận phụ trách đặt hàng thông báo cho Bộ phận phụ trách thông quan hàng hóa thực hiện bằng các
tài liệu nói trên.
- Bộ phận phụ trách thông quan hàng hóa sau khi hoàn thành công việc, chuyển toàn bộ hồ sơ bản gốc
sang Phòng kế toán, kèm các biên lai, hóa đơn nộp thuế, tờ khai Hải quan để thanh quyết toán.

PHẦN 3: BIỂU MẪU

1. Đề nghị duyệt mua: kèm theo quy trình này.

2. Biên bản thanh lý tài sản:
Mẫu số 02-TSCĐ (ban hành theo Thông tư 200/2015/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
3. Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng: xem quy trình liên quan.

9
 KANAMOTO FECON HASSYU JSC
19F CEO Tower, Pham Hung Street, Nam Tu Liem District, Ha Noi, Viet Nam
Tel: +844 6265 9168 Fax: +844 6265 9196 www.kfh.com.vn

ĐỀ NGHỊ DUYỆT MUA

(Purchase requisition)
Hàng hóa, dịch vụ / Purchasing
Sửa chữa thuê ngoài/ Outsource repair service
Khác/ Other

Người đề xuất (Request Initiator) Ngày (Date)

Phòng ban (Department) P.O #

Phân bổ chi phí cho (Cost center) Phân bổ doanh thu (Profit center)

Mô tả chung (Description)

Ngày nhận
Tên thiết bị Miêu tả thiết bị Số Đơn giá dự tính Thành tiền
thiết bị
(Item) (Description) lượng (Estimated Unit (có VAT)
(Needed by
(Q'ty) Price) (Total after VAT)
date)

Grand Total

Đề xuất (Initiator)

Phê duyệt (Approved by)

Phê duyệt (Approved by)

Phê duyệt (Approved by)

Form sửa ngày 30/10/2015 theo Quy trình mua hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản