Hệ thống quy trình mua hàng

- Bài tập nhóm Hệ thống thông tin kế toánI.
- Bài toán thực tế đặt raQuá trình mua hàng trong doanh nghiệpCông ty TNHH Sơn Hà là công ty chuyên về sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu đượcquản lý theo định mức tại kho.
- Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ và số tồn khothực tế báo về cần mua nguyên vật liệu để cho kỳ sản xuất tiếp theo bằng cách lập giấy đềxuất mua nguyên vật liệu.
- Giấy này lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2chuyển cho phòng cung ứng.Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng thành5 liên: liên 1 giao người bán để ký hợp đồng, liên 2 giao bộ phận nhận hàng, liên 3 giaobộ phận kho hàng, liên 4 giao kế toán để theo dõi nợ phải trả, liên 5 lưu tại phòng cungứng.Báo cáo này sẽ thiết kế lưu đồ xử lý đặt hàng của công ty TNHH Sơn Hà bằng cách xử lýthủ công.
- Các hoạt động cơ bản • Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ trong nội bộ (từ các bộ phận hay hệ thống có nhu cầu), tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng.
- Nhận hàng từ người cung cấp.
- Thanh toán với người bán.
- Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và các đối tượng bên ngoài hệ thống.
- Các quan hệ thông tin được thể hiện qua 2 sơ đồ dòng dữ liệu.III.
- Sơ đồ luồng dữ liệu 1a) Sơ đồ luồng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng Hình 3.1: Sơ đồ luồng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng 2 b) Sơ đồ luồng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng Hình 3.2.
- Sơ đồ luồng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàngIV.
- Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng 1.
- Đặt hàng với nhà cung cấp 1.1.
- Nhận yêu cầu mua hàng • Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ.
- Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất là nhu cầu nguyên vật liệu.
- doanh nghiệp thương mại là nhu cầu về hàng hóa.
- nhu cầu giống nhau các doanh nghiệp về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
- 3• Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định là những nhu cầuphát sinh ít không thường xuyên.
- Các nhu cầu này thường được đề xuất từ các bộ phậnhoặc phòng ban trực tiếp.• Nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường đượcđề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.• Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trongkho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:o Phương pháp tính theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order quantity)là phương pháp truyền thống được sử dụng để quản lý hàng tồn kho.
- Mục tiêu: duy trìmột lượng hàng tồn kho đủ cho quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.Theo phương pháp này, một mức hàng tồn kho lý tưởng là số tối thiểu tổng các yếu tố.
- Chi phí hao hụt (do thiếu hụt hàng).Phương pháp này áp dụng phụ thuộc vào loại hàng.
- Hàng có giá trị nhỏ, yếu tố được quan tâm là giá trị của đơn hàng.o Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning.
- Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho bằng việc lập kế hoạch chính xác để có kế hoạch mua hàng thoả mãn nhu cầu sản xuất.
- Việc lập kế hoạch cho từng yếu tố trong thời gian dài.o Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system.
- Cố gắng tối thiểu hóa, gần như giảm hoàn toàn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho thông qua việc mua và sản xuất các loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ, không phải dự toán hoặc kế hoạch.
- Đặc trưng bởi sự vận chuyển thường xuyên một lượng nhỏ các loại vật tư, phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay vì dự trữ trong các kho trung tâm.
- Doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng.
- Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng• Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán và lậpcác thủ tục đặt hàng.• Lựa chọn người bán: o Giá cả hợp lý.
- o Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu.
- o Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT.
- Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả, giaohàng và thanh toán.
- o Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người báncung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra.
- o Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó.
- Nhà cung cấp  Bộ phận cung ứng  Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển  Nơi vận chuyển  Phương thức vận chuyển  Thông tin chi tiết về hàng mua 5 Hình 3.3.
- Sơ đồ luồng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động đặt hàng o Chứng từ Yêu cầu mua hàng (đề nghị bổ sung hàng, đề xuất mua hàng): là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng.
- Các thông tin cơ bản của yêu cầu mua hàng.
- Số lượng hàng.
- Yêu cầu giao hàng về thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng.
- Ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu.
- Đơn đặt hàng: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán.
- Các thông tin cơ bản của đơn đặt hàng.
- Yêu cầu mặt hàng.
- Giao hàng.
- 6 Đơn đặt hàng lập thành nhiều liên gửi thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Đơn đặt hàng được người bán chấp nhận hai bên lập hợp đồng mua bán.
- Hợp đồng đã ký là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa 2 bên.o Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ:Luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểmsoát và phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, bằng máy) và được thể hiện trên sơ đồdòng dữ liệu hoặc lưu đồ.
- Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ côngPhương pháp xử lý thông tin.
- Xử lý bằng tay, bộ phận mua hàng: Kiểm tra tính hợp lý các yêu cầu mua hàng (đối chiếu yêu cầu với các báo cáo dự trữ hàng, chính sách chi tiêu nội bộ).
- Các đơn hàng được lập bằng tay và bắt buộc phải ký xét duyệt cụ thể đặt hàng để kiểm soát tìm kiếm người bán và thỏa thuận đặt hàng.
- 8  Xử lý bằng máy: Giả thuyết là doanh nghiệp có phần mềm tích hợp hoạt động mua hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động thanh toán, hoạt động kế toán.
- Các dữ liệu của hệ thống sử dụng và lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu chung toàn doanh nghiệp.
- Các bộ phận chức năng luân chuyển thông tin với nhau chủ yếu qua việc truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
- Riêng bộ phận nhận hàng cần chứng từ đặt hàng được chấp nhận bằng giấy (phục vụ cho hoạt động đối chiếu hàng và phiếu gửi hàng của người bán khi thực hiện nhận hàng).
- o Dữ liệu lưu trữ: các dữ liệu được thu thập và xử lý sẽ lưu trữ trong các tập tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống.
- Số lượng các tập tin sẽ phụ thuộc mô hình tổ chức dữ liệu và các yêu cầu thông tin cụ thể.
- Các dữ liệu cơ bản về đặt hàng cần lưu trữ bao gồm.
- Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán.
- Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành.
- Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…).2.
- Nhận và bảo quản hàng hóa o Nội dung gồm 2 công việc cơ bản: o Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng.
- o Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
- o Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp: o Hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho (nếu nhập kho) hoặc bộ phận sử dụng hàng như yêu cầu ban đầu (nếu không nhập kho).
- o Hàng nhận không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo cho người bán.
- Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng để thực hiện: người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, nhận lại hàng đã giao (bên mua trả lại hàng).
- o Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận có liên quan.
- Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau: 9 Hình 3.5.
- Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàngo Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động nhận và bảo quản hàng o Chứng từ Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng.
- Do bộ phận nhận hàng lập ghi nhận thông tin hàng thực tế: số lượng, chất lượng hàng, thời gian, địa điểm nhận hàng.
- Ký nhận của người nhận hàng hoặc thủ kho.
- Nếu hàng không nhập kho chuyển ngay cho bộ phận sử dụng lập Biên bản (báo cáo) nhận hàng có ký nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận sử dụng.
- Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng cần lập thành nhiều liên để thông báo cho các bộ phận có liên quan.
- Nếu không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập Biên bản kiểm tra và từ chối nhận hàng.
- Biên bản này lập thành nhiều liên: Một liên gửi cho người bán kèm hàng hóa không được chấp nhận.
- Các liên còn lại luân 10 chuyển trong nội bộ doanh nghiệp để thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán phải trả.
- Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng là chứng từ do người bán hoặc đơn vị vận tải lập.
- Phiếu này có các thông tin cơ bản về hàng đóng gói và giao hàng, gồm.
- Số lượng quy cách đóng gói và vận chuyển.
- Thời gian, địa điểm giao hàng.o Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ: tùy theo phương pháp xử lý thông tin bằng tay hoặc bằng máy 11 Hình 3.6.
- Lưu đồ xử lý nhận hàng - Xử lý thủ côngo Dữ liệu lưu trữ.
- 12 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…).Ba thông tin trên giống như dữ liệu lưu trữ của hoạt động đặt hàng. Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt