Kiểm soát:

Theo dõi, đo lường, hiệu chỉnh => đạt kết quả

Vai trò:

Hoạch địch: thiết lập định hướng và phân bổ nguồn lực

Tổ chức: Tập hợp nguồn lực, con người để kết hợp thực hiện công việc

Lãnh đạo: Dẫn hướng thúc đẩy và tạo cảm hứng cho con người sử dụng tốt nhất nguồn lực.

Kiểm soát: Xem xét liệu rằng những điều đúng, đang xảy ra theo cách làm đúng, đúng thời điểm. Đảm
bảo mọi người tuân theo chính sách, quy trình của tổ chức. => Đảm bảo kế hoạch, hỗ trợ cho tổ chức,
lãnh đạo đạt mục tiêu đề ra.

Phân loại

Theo thời gian: Đầu vào -> quá trình -> đầu ra

+ kiểm soát trước (đầu vào): Dự báo vấn đề trước khi diễn ra bằng cách đưa ra các câu hỏi

Ví dụ: Coop mart cử người kiểm tra rau sạch đến các nhà cung cấp, hướng dẫn họ trồng rau sách => đảm
bảo đầu vào có rau sạch

+ kiểm soát trong (quá trình): Sửa chữa khi có vấn đề phát sinh bằng cách giám sát trực tiếp.

Ví dụ: phần mềm sửa lỗi chính tả hiện ngay trong quá trình gõ văn bản => sửa chửa ngay lập tức các lỗi.

Theo không gian (đầu ra): sửa chữa sau khi vấn đề xảy ra. Kiểm tra sai lệch so với tiêu chuẩn. Bây h mọi
thứ đã hoàn tất. vậy mức độ hoàn tất đang ở mức nào? Nếu chênh lệch thì vì sao? => đưa ra cách khắc
phục.

Theo không gian: KS Bên trong >< KS bên ngoài

+ KS bên trong: tham gia, trao quyền, gắn bó. => tự kiểm soát. Nhân viên tự quản lý bản thân => thúc
đẩy sự tham gia của nhân viên.

Theo thuyeets Y => tiềm năng tự ks tăng lên khi nhân viên cảm nhận đc sứ mạng mục
tiêu của tổ chức

+ KS bên ngoài: Nhằm sắp xếp yếu tố bên ngoài để đảm bảo mọi việc xảy ra theo đúng hoạch định

ks hành chính: Dùng thẩm quyền, chính sách, mô tả công việc để đảm bảo.

ks chuẩn tắc: Tác động đến hành vi thông qua chuẩn mực, hy vọng được thiết lập bởi văn hóa
của tổ chức. => Hướng tới giá trị chung của doanh nghiệp.

ks thị trường: Thể hiện sự tác động của cạnh tranh thị trường đến doanh nghiệp.

Khía cảnh bất ổn của ks:

Tính 2 mặt:

Nếu ks quá chặt chẽ => thiếu linh hoạt, ít xem xét yếu tố con người
 Nếu ks quá lỏng lẽo => không đạt kết quả

Quyền riêng tư:

Xâm phạm đời sống cá nhân.

Bảo vệ bí mật công ty.

Quy trình kiểm soát

B1: THiết lập các mục tiêu, tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn đầu ra: Đo lường kết quả thực tế hay kq công việc (lợi nhuận, cổ phiếu, tăng trưởng doanh
thu, số lượng, chất lượng sp).

Tiêu chuẩn đầu vào: Đo lường nỗ lực thực hiện công việc.

B2: Đo lường kq

Thu thập thông tin qua 4 cách:

+ quan sát cá nhân: Quan sát kết quả ngay khi hđộng diễn ra

+ Báo cáo thống kê: Sử dụng đồ thị biểu đồ.

+ Họp nhóm (báo cáo miệng).

+ văn bản báo cáo: tương tự bctk.

B3: so sánh kết quả

[Kq mong muốn] – [kq thực tế] = [Nhu cầu hành động]

 Thu hẹp khoảng cách

B4: Điều chỉnh

Khi nguồn gốc của sự sai lệch là từ kết quả => hiểu chỉnh kết quả thực tế

Khi sai lệch là do tiêu chuẩn không thực tế => Sửa đổi tiêu chuẩn
Các công cụ đo lường:

Phiếu kiểm soát

Biểu đồ Pareto (Ngly 80-20)

Biểu đồ nguyên nhân kết quả dạng xương cá

Biểu đồ phân bố

Biểu đồ phân tán

Biểu đồ kiểm soát

Hệ thống kiểm soát:

+ Xác lập tiêu chuẩn

+ Đo lường đánh giá

+ Thông tin phản hồi

 Nguyên tắc thiết kế hệ thống kiểm soát:

- Chính xác
 - Kịp thời
- Kinh tế
- Linh hoạt
- Đơn giản

Yêu cầu của hệ thống kiểm soát:

- Tiểu chuẩn hợp lý

- Nhiều tiêu chuẩn
- Có trọng điểm
- Có ngoại lệ
- Có thể điều chỉnh

Yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

- Quy mô
- Vị trí quản trị (càng cao thì cần nhiều tiêu chuẩn)
- Mức độ phân cấp (càng cao -> cần tăng cường số lượng, mức độ các hoạt động kiểm soát)
- Văn hóa tổ chức
- Tầm quan trọng của hoạt động => quyết định mức độ kiểm soát của hoạt động.

Thành lập công ty công nghệ - phần mềm:

1. Phòng kế toán – tài chính

Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước

Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo
về các vấn đề liên quan.

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt
động kinh doanh.

Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…

Công việc của phòng kiểm toán là kiểm tra, xác minh tính trung thực của những báo cáo tài chính.

Từ đó cung cấp những thông tin chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Hay nói cách khác, kiểm toán là quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng liên quan đến những thông
tin tài chính (cung cấp bởi kế toán) nhằm xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa thông tin đó với các
chuẩn mực đã thiết lập.

Ngoài ra còn tư vấn cho các nhà quản lý thông qua việc chỉ ra những sai sót và gợi mở ra những biện
pháp để khắc phục, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

2. Phòng hành chính

Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.

Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tới

Tổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty

Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp
lý.

Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động

Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động

3. Phòng chăm sóc khách hàng

Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình cấp trên xin ý kiến và
thảo luận tại cuộc họp giao ban.

Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương trình khuyến mãi, phân tích những lợi ích của
khách hàng nhận được, nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch marketing.

Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát,
điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến doanh nghiệp.

Lập kế hoạch tặng quà cho khách trong dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày sinh nhật của công ty.

Theo dõi bảo hành sản phẩm, kiểm tra hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm được
mức hài lòng của khách hàng.

Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá
không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.

Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm và đề xuất BGĐ thông qua.

5. Phòng nhân sự

Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Tiếp cận các kênh truyền thông để đưa thông tin tuyển dụng đến gần hơn với ứng viên tiềm năng.

Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề…

Trực tiếp đề xuất với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên.

Tính toán tiền lương và các chế độ chính sách phúc lợi cho nhân viên.

Tính toán, quyết toán mức thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định pháp luật.

Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính
sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…

Phụ trách quản lý hợp đồng lao động của nhân viên.

Hướng dẫn nhân viên mới nắm rõ về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại
công ty.

Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
Phụ trách việc đăng ký và trích nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên.

Giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên.

Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng
yêu cầu công việc.

Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho các nhân viên mới.

Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.

5. Phòng Công nghệ thông tin

Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động CNTT và đề ra hướng giải quyết sự cố liên quan đến hệ thống
CNTT.

Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động CNTT.

Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong doanh nghiệp.

Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho doanh nghiệp;

Thiết kế và dự toán kinh phí xây dựng các hệ thống CNTT, triển khai các hệ thống ứng dụng.

Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

6. Phòng Quan hệ quốc tế

Tổ chức đàm phán, ký kết các văn bản hợp tác với các đối tác quốc tế.

Chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu và các điều kiện khác để làm việc với các đối tác nước ngoài.

Thực hiện đúng hồ sơ, thủ tục để ký kết các văn bản hợp tác với những tổ chức ngoài nước.

Báo cáo thống kê, tổng hợp định kỳ và đột xuất kết quả hoạt động hợp tác quốc tế.

Xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế trung và dài hạn.

7. Phòng Marketing

Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Thiết kế chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm cho khách hàng

Tham gia tài trợ các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu.

Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến hoặc phát triển sản phẩm
mới.

Xây dựng chiến lược để mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Xây dựng chiến lược marketing cho doanh nghiệp; điều hành triển khai chiến lược marketing;

Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, điều chỉnh và đánh giá, báo cáo kết quả chiến lược marketing.

Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân
phối.

Xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện
các kế hoạch marketing.

8. Phòng Nghiên cứu và phát triển Sản phẩm

Nghiên cứu định hướng và phát triển sản phẩm.

Cải tiến công nghệ sản xuất.

Nghiên cứu và thay thế dần các vật liệu và công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.

Nghiên cứu nội địa hóa một số nguyên liệu nhằm tăng giá trị và chủ động trong sản xuất với chi phí hợp
lý hơn.

9. Phòng kinh doanh

Nghiên cứu và thực hiện các công việc tiếp cận thị trường

Đưa ra các chiến lược giới thiệu sản phẩm và việc mở rộng phát triển thị trường

Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán báo cáo về giá thành để
tạo hợp đồng với khách.

Thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các chiến lược kinh doanh của các phòng ban trong
công ty, để đảm bảo được thực hiện đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm với các hợp đồng của
khách hàng.

Đưa ra chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong
thời điểm cụ thể.

Chịu trách nhiệm trước các giám đốc về hoạt động phát triển của doanh nghiệp theo thẩm quyền và
nhiệm vụ đã được giao.

Phân công:
+ Vũ: Phòng Tài chính- Kế Toán, Phòng Hành Chính, Phòng Chăm sóc khách hang

+ Đức: Phòng nhân sự, phòng công nghệ - thông tin, phòng quan hệ quốc tế

+ Phương: Phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phòng kinh doanh.

Nhiệm vụ: Ứng dụng 4 bước trong quy trình kiểm soát áp dụng vào từng phòng ban để đưa ra bộ quy
trình hoàn chỉnh.

Sau đó kết hợp giữa các phòng ban bằng một quy trình thống nhất.

Deadline: 10h - 9/12

Giả định thành lập => áp dụng vào doanh nghiệp

Doanh nghiệp kinh doanh gì => Bộ phần phòng ban => Chương: Chức năng tổ chức => tìm hiểu công ty
chuyên môn => Có bộ phận => Tiêu chuẩn

Tập trung chuyên môn => tiêu chuẩn chuyên môn

Ví dụ phòng viết code => app về kế toán => bộ phận tiếp nhận nhu cầu kết hợp với bộ phận viết code =>
Lấy đc nhu cầu => phát triển app mà người dùng có thể tối ưu => Fee.