CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành
văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

(Trích giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư”)

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và
các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi
hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy,
công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động
được các nhà nước quan tâm.

(Trích giáo trình “Lưu trữ” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nôi – Nhà xuất bản Giao thông Vận
tải Hà Nội – 2009)

1.1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

1.1.2.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư:

* Nội dung: Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây

- Soạn thảo văn bản: Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường trải qua những công
việc như sau:

+ Thảo văn bản

+ Duyệt văn bản

+ Đánh máy, sao in văn bản

+ Ký văn bản để ban hành

- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:

+ Tiếp nhận, vào sổ ( đăng ký ) và chuyển giao văn bản đến.

+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Tính chất và đặc điểm

- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật

- Công tác văn thư mang tính chính trị cao

- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức.

- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước
hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan
đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức

* Mục đích, ý nghĩa

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lơi cho công tác lưu trữ.

1.1.2.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ

* Nội dung

- Hoạt động quản lý

+ Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Đảng, Nhà nước ban hành

+ Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện, các quy định của Đảng, Nhà nước về công tác lưu
trữ

+ Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ

+ Quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhà nước

- Hoạt động nghiệp vụ

+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

+ Phân loại tài liệu

+ Chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại ra tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy

+ Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

* Tính chất, đặc điểm

- Tính chất khoa học:

+ Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện
các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu,
xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài
liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

+ Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều đề được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học.
Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục
tiêu hủy tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu; quy
trình khử mốc tài liệu,… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu,… Đối với mỗi loại hình tài
liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đăc thù khác nhau . Khoa học lưu trữ phải
nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ
chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả
nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành
tựu của các ngành như toán học, vật lý học, hóa học học, sinh học, tin học, thông tin học,… đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ
chức khai thá, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

+ Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ
cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an
toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá
đựng tài liệu, cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ; tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ,
… đang là vấn đề đặt ra cho các tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.

- Tính chất cơ mật:

+ Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong tài liệu lưu
trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu
nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc
làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.

+ Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để
phục vụ cho nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ
chức và cá nhân. Như vậy. tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ .

+ Có những tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật
của cơ quan và bí mật của cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các
bí mật trong tài liệu lưu trữ.

+ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng hạn chế sử dụng
với những đối tượng độc giả khác… vì vậy phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo
vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ

+ Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công
tác lưu trữ.
+ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho
những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia,
lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác.

+ Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu
trữ và độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu.

+ Cán bộ lưu trữ phải có đặc điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, dân
tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm
mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành
nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia.

- Tính chất xã hội:

+ TLLT ngoài việc phục vụ nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cần khác của đời sống
xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động
truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra
những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu
đó của xã hội.

+ Nội dung của TLLT còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của
con người. Thông qua TLLT có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử
của đất nước hoặc của một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng
lớp xã hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số
ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.

* Mục đích, ý nghĩa

- Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của
đời sống xã hội hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ.

- Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ
và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện
công việc.

- Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình
phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các
thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong
quản lý, sản xuất, kinh doanh.

Những thông tin dưới đây là những thông tin tôi khảo sát thực tế tại Sở TN & MT Thanh Hóa.
Tôi chủ yếu khảo sát về thực trạng công tác Văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa, có khảo sát về công tác Lưu trữ tuy nhiên chỉ sơ lược.
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI
TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA

2.2. Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa,
tỉnh Thanh Hóa

2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh
Thanh Hóa

Phòng Văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một đơn vị trực thuộc Văn phòng
Sở, chuyên phụ trách các công việc văn thư của cơ quan. Tại đây các văn bản được tập trung và
được phát hành. Văn thư Sở TN & MT thực hiện các công việc được giao.

Phòng Văn thư Sở TN & MT Thanh Hóa không thực hiện việc soạn thảo văn bản, mà chỉ thực
hiện những công việc sau: Quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

2.2.1.1. Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa

a) Văn bản đến

- Văn bản đến do Thiều Thị Hương –Chuyên viên VP Sở đảm nhận thực hiện công việc. Tất cả
văn bản đến (gồm rất nhiều thể loại như: công văn, tờ trình, quyết định, báo cáo, hồ sơ giấy tờ
nhà đất,… ) của các cá nhân và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ( trong và ngoài tỉnh ) được
gửi đến cơ quan từ rất nhiều nguồn ( qua phần mềm TD OFFICE, qua fax, qua bưu điện, chuyển
trực tiếp,… ) đều được văn thư Sở đảm nhận. Những phong bì đến có ghi gửi cho các lãnh đạo
như Phó Giám đốc Sở, CVP, Phó CVP, các cán bộ, công chức của Sở đều được văn thư Sở nhận
( tuy nhiên có một số trường hợp không thuộc thẩm quyền của văn thư, một số văn bản đến sẽ
chuyển trực tiếp các đơn vị, không qua văn thư ). Khi tiếp nhận văn bản, văn thư trực tiếp tiếp
nhận, sau đó kiểm tra văn bản, tài liệu về số lượng, tình trạng bì, nơi gửi ( tuy nhiên văn thư sẽ
xem có đúng nơi gửi không, nếu không đúng gửi cho Sở thì văn thư sẽ trả lại). Nếu văn bản gửi
đến hết giờ làm việc thì bảo vệ cơ quan sẽ nhận thay và đầu giờ làm việc ngày tiếp theo bảo vệ
sẽ có trách nhiệm giao lại cho văn thư và văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản.

- Sau khi nhận và kiểm tra, Văn thư cơ quan sẽ phân loại phong bì tài liệu, hồ sơ; những phong
bì gửi cho Sở, văn thư sẽ tiến hành phân loại phong bì để riêng, những phong bì của lãnh đạo Sở,
của cá nhân sẽ được để riêng và chuyển cho họ, những phong bì được chuyên tới các phòng
chuyên môn thì sẽ được chuyển lên kệ đựng hồ sơ của các phòng chuyên môn tại văn thư. Còn
những phong bì, văn bản được chuyển đến Sở, văn thư sẽ làm thủ tục đăng ký đến.

- Khi phân loại xong, các văn bản, hồ sơ gửi đến Sở sẽ được bóc và đính con – tét ( đối với
những văn bản được gửi đến bằng bản giấy ) và sau đó tiến hành đăng ký trên phần mềm quản lý
hồ sơ công việc ( TP OFFICE ). Đối với những văn bản được chuyển đến qua phần mềm điện tử,
văn thư sẽ chờ văn bản giấy đến và vào phần mền quản lý làm thủ tục đăng ký văn bản ( những
văn bản này chủ yếu của UBND tỉnh Thanh Hóa, một số Sở trên địa bàn tỉnh và một số UBND
huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có sử dụng phần mềm ). Đối với các văn bản không gửi qua
phần mềm ( bản giấy của một số doanh nghiệp, UBND và Sở ) sẽ vào phần mềm quản lý hồ sơ
công việc vào phần văn bản đến năm 2016 ( đối với năm 2016) và năm 2017 ( đối với năm 2017
) và nhập số văn bản đến lên văn bản giấy ( số sẽ dựa vào số văn bản đến tự động trong hệ thống
quản lý văn bản đến ), số văn bản được ghi bằng số Ả rập ( số văn bản được đánh theo từng loại
văn bản và số bắt đầu được đánh từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm đó ). Đối với các
văn bản đến là giấy mời sẽ được đăng ký tại một phần mềm khác ( phần mềm Excel ). Sau khi
đăng ký, văn bản sẽ được trình cho lãnh đạo Giám đốc ( Do hiện tại, tại Sở chưa có Giám đốc
nên sẽ được chuyển cho Phó Giám đốc được giao Quyền Giám đốc). Lãnh đạo sau khi xem xét
nội dung sẽ chuyển giao cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết thông qua phần mềm
hoặc trên văn bản giấy. Sau khi lãnh đạo chuyển giao ( ghi trên con - tét ) sẽ chuyển lại cho Văn
thư, Văn thư sẽ có trách nhiệm chuyển đến cho các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm để xử lý.
Những văn bản đến phải lập hồ sơ công việc, Văn thư sẽ chuyển tệp hồ sơ hóa và chuyển cả văn
bản giấy cho cá nhân, đơn vị trực tiếp xử lý để lưu. Các văn bản đến cần luân chuyển từ đơn vị
này sang đơn vị khác, từ cá nhân này sang cá nhân khác đều phải báo cho văn thư để văn thư làm
thủ tục chuyển tiếp.

- Sau khi chuyển giao, văn thư có trách nhiệm giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các đơn vị nhanh
chóng giải quyết công việc để kịp thời gian ghi trên văn bản đến. Hằng ngày, cán bộ văn thư sẽ
vào phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ công việc để quản lý tiến độ công việc. Khi công việc kết
thúc, sẽ kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến. Các đơn vị có trách nhiệm giải quyết công
việc sẽ phải kiểm tra lại việc giải quyết văn bản ở đơn vị mình. Ngoài ra, văn thư sẽ lập sổ theo
dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải
quyết. Đối với những Giấy mời, Văn thư sẽ căn cứ vào đó và lên lịch cho lãnh đạo.

- Đối với những văn có dấu “Khẩn”, “Hỏa tốc” thì văn thư sẽ ưu tiên bóc bì văn bản và làm thủ
tục đăng ký trước. đối với những văn bản “ Mật”, “ Tuyệt mật” thì văn thư sẽ vào phần mềm sau
đó chọn mục văn bản mật sau đó lấy số và đăng ký văn bản trên phần mềm.

- Đối với những văn bản của UBND có chữ ký số trong văn bản gửi qua phần mềm thì văn thư sẽ
tiến hành in văn bản, sau đó đóng dấu văn bản đến và tiến hành vào sổ đăng ký văn bản đến ( với
trường hợp này sẽ không có văn bản giấy được gửi đến)

- Tính từ ngày 01/01/2016 đến hết ngày 31/12/2016, văn thư Sở Tài nguyên và Môi trường
Thanh Hóa đã thống kê được số lượng văn bản đến là 18054

b) Văn bản đi

- Văn bản đi tại Sở sẽ do Lê Thị Nhung – Chuyên viên Trung tâm công nghệ thông tin – bộ phận
Lưu trữ ( do hiện tại đang thiếu nhân sự nên được điều về làm văn thư tạm thời một thời gian)
đảm nhận. Các đơn vị, các nhân sau khi soạn thảo sẽ gửi văn bản đến văn thư cơ quan để lấy số
và phát hành văn bản. Văn bản được chuyển qua phần mềm TD OFFICE trước sau đó các nhân,
đơn vị sẽ trực tiếp mang văn bản giấy đến văn thư và làm thủ tục phát hành văn bản. Khi văn bản
được mang xuống văn thư, văn thư sẽ lấy số văn bản đi thông qua phần mềm ( khi văn bản được
gửi đến văn thư qua phần mềm TD OFFICE, phần mềm sẽ tự động lấy số cho văn bản đi), khi đã
có số, văn thư sẽ ghi số cho văn bản ( những văn bản không gửi qua phần mềm, văn thư sẽ
không lấy số cho văn bản đó), số văn bản được ghi bằng số Ả rập ( số văn bản được đánh theo
từng loại văn bản và số bắt đầu được đánh từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm đó ). Sau
đó văn thư sẽ căn cứ vào nội dung của văn bản sẽ nhân bản. Sau khi nhân bản, sẽ tiến hành đóng
dấu văn bản. Căn cứ vào loại văn bản văn thư sẽ chọn con dấu phù hợp ( dấu Sở, dấu Đảng ủy,..
). Sau khi đóng dấu, văn thư sẽ căn cứ vào nơi gửi để ghi vào phong bì và đưa văn bản vào
phong bì, sau đó chuyển đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức ( Giữ lại bản gốc, gửi bản photo). Đối
với các văn bản gửi tới UBND tỉnh Thanh Hóa sẽ không được bỏ vào phong bì mà sẽ phải trực
tiếp mang đến cho UBND tỉnh Thanh Hóa.

- Những văn bản cần đến các dấu “ Khẩn”, “Hỏa tốc”, “ Mật”, “ Tuyệt Mật” thì cán bộ, chuyên
viên phải báo với văn thư để văn thư tiến hành đóng dấu văn bản và gửi văn bản sao cho đúng
quy trình đã quy định.

- Sau khi đưa văn bản vào phong bì văn thư sẽ đăng ký vào Sổ Bưu điện. Việc đăng ký văn bản
đi vào Sổ bưu điện, photo văn bản và chuyển văn bản trực tiếp đến UBND tỉnh, phụ trách phong
bì và giấy photo do cô Phạm Thị Hằng – Chuyên viên VP Sở thực hiện. Các văn bản sau khi
được đóng phong bì ( tùy theo khối lượng văn bản sẽ có những phong bì phù hợp ) sẽ được vào
sổ ( Sổ đăng ký văn bản đi thông qua bưu điện nếu gửi đi các đơn vị ngoài Sở ). Văn bản sau khi
được đăng ký vào sổ sẽ được tập hợp để Bưu điện đến lấy ( khoảng 16h chiều hằng ngày Bưu
điện sẽ đến lấy văn bản ). Với những văn bản gửi đến các đơn vị sẽ được để tại các ô của đơn vị
tại văn thư cơ quan, sau đó các đơn vị sẽ tự cử cán bộ xuống lấy. Một số văn bản của các đơn vị
tự gửi văn bản thì không cần đăng ký vào Sổ Bưu điện. Một số văn bản các đơn vị gửi quan bưu
điện nhưng gửi qua văn thư ( đã có tem thì văn thư không cần đăng ký vào Sổ Bưu điện )

- Văn bản sau khi được phát hành, văn thư cơ quan sẽ lưu tệp toàn văn bản vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên phần mềm ngay sau khi văn bản được phát hành. Những văn bản có dấu
“ mật”, “ tuyệt mật”, sẽ được cho vào phong bì để lưu và quản lý theo chế độ bảo mật. Những
văn bản đi sẽ được lập hồ sơ theo tên gọi. Khi các cá nhân đến mượn sẽ phải thực hiện theo các
quy định văn thư đưa ra. Đối với những văn bản mật, tuyệt mật văn thư chỉ cho các cá nhân, đơn
vị khai thác khi có sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan

- Văn thư sau khi phát hành văn bản sẽ theo dõi và kiểm tra việc giao nhận văn bản giúp lãnh
đạo. Đối với những văn cần thu hồi thì sẽ thu hồi đầy đủ và đúng thời hạn.

- Tính từ ngày 01/01/2016 đến hết ngày 31/12/2016, văn thư Sở Tài nguyên và Môi trường đã
ban hành 15011 văn bản..

2.2.1.2. Thực trạng Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa

a) Các loại con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

- Dấu của Sở

- Dấu của Đảng ủy

- Dấu văn phòng

- Dấu chức danh

- Dấu tên

- Dấu Công đoàn

b) Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

* Những quy định của Sở về quản lý và sử dụng con dấu:

- Con dấu được giao cho Cán bộ văn thư tại Sở có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và phải chịu
trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.

- Không được tự tiện mang dấu theo người.

- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. Nếu vi
phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.

- Khi hết giờ làm việc thì cán bộ văn thư phải cất dấu vào trong tủ và khóa tủ cẩn thận.

- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền

- Không được đóng dấu khống chỉ

- Khi đóng dấu văn bản sẽ phải thực hiện đúng theo quy định đã ban hành

* Bảo quản con dấu

- Con dấu tại Sở được bảo quản tại trụ sở và giao cho cán bộ văn thư giữ và bảo quản. Con dấu
được cất trong hộp dấu và được đưa vào tủ và khóa tủ cẩn thận.

2.2.1.3. Thực trạng Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Tài nguyên và
Môi trường Thanh Hóa

a) Các loại hồ sơ hình thành tại Sở

- Hồ sơ của Sở

- Hồ sơ của Lãnh đạo Sở

- Hồ sơ của các Đơn vị

- Hồ sơ của Đảng ủy khối

b) Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa đã ban hành Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ nhằm
thống nhất trong việc thực hiện và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ

Cán bộ văn thư sẽ căn cứ vào một số khía cạnh để xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ như
sau:

- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của Sở và công việc của các đơn vị, bộ phận và
của từng cán bộ, công chức

- Lề lối làm việc, chế độ họi họp, báo cáo và tổ chức văn thư của Sở

- Các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở hoặc danh mục hồ sơ của năm
trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Sở
- Các đặc trưng lập hồ sơ

* Các bước xây dựng danh mục hồ sơ

Bước 1: Xây dựng bố cục bảng kê danh mục hồ sơ

Bước 2: Dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm
lập hồ sơ

* Cách xây dựng danh mục hồ sơ có 2 cách:

Cách thứ 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị trong Sở, sau đó xin
ý kiến của cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng
hợp ý kiến đóng góp, bổ sung và sửa chữa và hoàn thiện danh mục hồ của Sở trình lãnh đạo xét
duyệt và ký ban hành

Cách thứ 2: Từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác
của đơn vị trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách
đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong
đơn vị thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp VP
tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của Sở và trình lãnh đạo cơ quan xét duyệt và ký ban hành.

• Phương pháp lập hồ sơ

- Đầu tiên, phải xác định việc mở hồ sơ. Sở đã có danh mục hồ sơ thì cần dựa vào đó đề hình
thành hồ sơ và đưa tài liệu vào hồ sơ.

- Sau khi mở hồ sơ, văn thư thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: đây là nội dung quan trọng
trong công tác lập hồ sơ. Trong quá trình thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh công việc của
Sở, Văn thư thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về công việc đưa vào hồ sơ

- Tiếp theo, văn thư phân chia đơn vị bảo quản. Tùy theo khối lượng công việc và một số vần đề
mà văn thư sẽ phân chia đơn vị bảo quản sao cho phù hợp nhất và tiện cho việc tra cứu và bảo
quản

- Sau khi phân chia đơn vị bảo quản, văn thư sẽ sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Sau đó, văn
thư cơ quan sẽ dự kiến tiêu đề hồ sơ. Dựa vào những thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ
mà văn thư sẽ dự kiến tiêu đề cho hồ sơ. Tiêu đề đảm bảo phán ánh đầy đủ các yếu tố tên loại,
tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ

- Và cuối cùng là biên mục hồ sơ. Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong
hồ sơ nhằm cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ. Viết mục lục tài liệu nhằm thống kê và cố định
thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, được đặt ở đầu hồ sơ, ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng.
Viết tờ chứng từ kết thúc để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài
liệu trong hồ sơ , được đặt ở cuối hồ sơ. Và cuối cùng là viết bìa hồ sơ: bìa hồ sơ được viết đầy
đủ chính xác tiêu đề hồ sơ và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lí và tra tìm
mẫu bìa được in sẵn theo mẫu thông nhất của cục lưu trữ Văn phòng Trung ương

- Theo quy định của Sở, các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ và
được giữ lại ở đơn vị có liên quan một năm đề nghiên cứu, tra tìm khi cần thiết, sau đó phải nộp
vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ, tài liệu được đưa vào lưu trữ là những tài liệu có giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử. Đối với những hồ sơ đã đến thời hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại để tiếp
tục theo dõi, nghiên cứu thì cần làm thủ tục mượn lại với lưu trữ. Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
thì kèm theo bản mục lục hồ sơ đề làm căn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp. Khi hồ sơ
được nộp lưu thì lưu trữ phải đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem đã giao nộp đầy
đủ hay chưa. Sau khi ký nhận vào các bản mục lục. Mục lục hồ sơ nộp lưu được thành lập thành
3 bản, 1 bản do đơn vị do đơn vị giao nộp hồ sơ giữ, 1 bản lưu ở văn thư và 1 bản ở lưu trữ cơ
quan.

2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh
Hóa

Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa trực thuộc Trung tâm công nghệ thông tin, toạ
lạc tại tầng 8 của Toà nhà trung tâm của Sở. Lưu trữ có 6 chuyên viên thực hiện công việc.
Phông lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các Cá nhân, Phòng và đơn vị của Sở Tài nguyên và Môi
trường Thanh Hóa.

2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ nộp vào cơ quan tại Sở bao gồm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
đã giải quyết xong trong năm ( tính bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm ). Những
cán bộ lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong của các cá nhân, đơn vị
trong Sở. Cán bộ lưu trữ căn cứ vào danh mục hồ sơ và thực tế của các tài liệu để lựa chọn và
đưa các tài liệu vào lưu trữ. Các tài liệu nộp vào lưu trữ phải là những tài liệu đã giải quyết xong
và được lập hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật. Với những hồ sơ đã đến thời hạn nộp tuy
nhiên các cá nhân, đơn vị cần để lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn phải làm thủ tục
giao nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó thủ tục cho mượn.

- Đối với những hồ sơ còn thiếu tài liệu, cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu
để hoàn chỉnh hồ sơ, tránh trường hợp thất lạc mất tài liệu gây khó khăn cho sau này.

- Định kỳ cán bộ lưu trữ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ

- Sau khi thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ sẽ
phân loại xem đó là tài liệu để lưu trữ cơ quan hay lưu trữ lịch sử để tiện cho đưa vào lưu trữ

- Đối với các tài liệu, hồ sơ lưu trữ vào cơ quan, cán bộ lưu trữ phân chia theo Phòng, Lãnh đạo
để tiện cho vào lưu trữ và sau này tiện tìm tài liệu, hồ sơ.

2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nội dung ( những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông), tác giả của tài liệu, ý nghĩa của cơ quan hình
thành phông, sự trung lặp thông tin trong tài liệu, thời gian hình thành tài liệu, mức độ hoàn
chỉnh và chất lượng của Phông lưu trữ và hiệu lực pháp lý để làm tiêu chuẩn để xác định giá trị
tài liệu của tài liệu. Sau khi có các tiêu chuẩn, cán bộ lưu trữ sẽ xây dựng bảng thời hạn bảo quản
tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu được xây dựng dựa theo đúng quy định. Có hai mức thời
gian bảo quản là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Đa số các văn bản trong lưu trữ
chủ yếu là bảo quản vĩnh viễn vì nó liên quan đến giấy tờ nhà đất và môi trường. Khi xác định
giá trị tài liệu, lưu trữ sẽ tiến hành thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng sẽ xem
xét và quyết định thời hạn bảo quản của những tài liệu có ghi trong danh mục hồ sơ; kiểm tra
định kỳ thời hạn bảo quản của TLLT và tiến hành xét tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị và giám sát
việc tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy hồ sơ, cán bộ lập biên bản tiêu hủy tài liệu.

2.2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở là một hoạt động thương niên của cơ quan. Việc chỉnh lý TLLT
nhằm phát hiện những tài liệu còn thiếu để lưu trữ nắm bắt và có kế hoạch thu thập. Khi chuẩn bị
chỉnh lý, đầu tiên cán bộ sẽ tập trung tài liệu lại sau đó khảo sát sơ lược về tài liệu và lên kế
hoạch chỉnh lý rõ ràng. Sau khi có kế hoạch chỉnh lý, cán bộ lưu trữ sẽ dựa vào kế hoạch thực
hiện việc chỉnh lý. Cán bộ lưu trữ Sở sẽ phân loại tài liệu và tiến hành xác định luôn giá trị tài
liệu, sau đó lập hồ sơ , hệ thống hóa hồ sơ, lập mục lục hồ sơ , lập bảng thống kê tài liệu bị trùng
lặp thông tin, bị thừa và hết giá trị cần tiêu hủy. Sau khi đánh số hồ sơ thì sắp xếp các hồ sơ vào
cặp và hộp trên giá. Khi đưa hồ sơ vào hộp trê giá, cán bộ lưu trữ Sở sẽ tiến hành viết báo cáo
chỉnh lý trình lên cho lãnh đạo. Lãnh đạo xem xét và thành lập hội đồng kiểm tra, đánh giá kết
quả chỉnh lý. Hội đồng sau khi xem xét sẽ đưa ra kết quả. Cán bộ lưu trữ sẽ dựa vào đây và hoàn
chỉnh hồ sơ phông và tiến hành bàn giao hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.

2.2.2.5. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ: Định kỳ hằng năm, cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành thống kê tài liệu lưu
trữ cho cơ quan. Cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành thống kê về hồ sơ lưu trữ và các phương tiện bảo
quản. Việc thống kế nhằm giúp cơ quan, đơn vị có thể kiểm soát được số lượng, chất lượng, nội
dung, thể loại, tình trạng của các hồ sơ và phương tiện bảo quản hồ sơ và giúp cho việc tra tìm
được tốt hơn

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hồ sơ tài liệu được đóng trong các hộp đặt trên giá đựng. Các hồ sơ
trong kho Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường được bảo quản trong môi trường đạt chuẩn
về chất lượng. Sở đã trang bị phòng lưu trữ thoáng mát, độ chắc chắn cao; các thiết bị phục vụ
cho hoạt động bảo quản như máy điều hòa, máy hút ẩm, thiết bị chống cháy,.. được trang bị cẩn
thận. Nhiệt độ bảo quản hồ sơ đạt chuẩn theo quy định của pháp luật. Hồ sơ lưu trữ trong lưu trữ
tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa được bảo quản cẩn thận: không có nấm mốc, chuột
dán, côn trùng gây hại. Các giá được sắp xếp theo đúng khoảng cách tạo được khoảng cách thuận
tiện đi lại trong kho. Sở cũng đã có quy đinh về chế độ bảo quản trong kho lưu trữ. Khi các tài
liệu trong kho lưu trữ có dấu hiệu hư hỏng thì cán bộ lưu trữ sẽ xin ý kiến của lãnh đạo và tiến
hành phục chế tài liệu.

2.2.2.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Hồ sơ tài liệu lưu trữ khi được lưu trữ tại cơ quan. Khi có nhu cầu khai thác và sử dụng, cán bộ,
chuyên viên, cá nhân , đơn vị phải làm thủ tục mượn hồ sơ tại lưu trữ cơ quan ( tuy nhiên những
trường họp thật cần thiết mới được mượn ). Khi mượn hồ sơ thì cán bộ mượn cần hạn chế mang
ra khỏi phạm vi kho lưu trữ. Hiện nay, tại Sở đã xây dựng được hệ thống công cụ tra cứu. Khi có
nhu cầu, cá nhân, đơn vị sẽ đăng ký với cán bộ lưu trữ sau đó cán bộ lưu trữ sẽ tìm tiếp nhận
thông tin yêu cầu. Tiếp theo cán bộ sẽ tìm và chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu và trình lên lãnh đạo
xem xét. Nếu lãnh đạo đồng ý ( ký đồng ý vào tờ trình xin xét duyệt ) thì sẽ tiến hành cho mượn,
còn nếu từ chối thì sẽ không cho mượn đồng thời đưa hồ sơ tài liệu vào kho và báo lại với cá
nhân, đơn vị. Khi lãnh đạo đồng ý, cán bộ lưu trữ phải xuất tài liệu đưa cán bộ, đơn vị; cá nhận,
đơn vị mượn tài liệu phải đăng ký vào Sổ cho mượn tài liệu. Khi khai thác, sử dụng tài liệu xong
thì cá nhân, đơn vị phải trả ngay và đưa vào đúng vị trí kho lưu trữ.

TIỂU KẾT

Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa đã được tổ chức và
hoạt động tốt, đảm bảo được hiệu quả công việc. Mọi hoạt động và quy trình bảo đảm đúng theo
quy định quả pháp luật, của Sở. Các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động văn thư – lưu trữ
được đầu tư. Nhìn chung, công tác văn thư – lưu trữ đang được hiện đại hóa theo xu hướng. Các
điều kiện để đảm bảo cho kho lưu trữ được trang bị và chẩn bị chu đáo.

Để công tác văn thư – lưu trữ ngày càng phát triển theo xu hướng của xã hội, cán bộ văn thư, lưu
trữ Sở nói riêng, Sở Tài nguyên và Môi trường nói chung cần chú trọng hơn nữa và đấu tư mạnh
mẽ theo hướng hiện đại hóa phù hợp với nhịp xã hội
Chương 3:

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI
NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

3.1. Nhận xét, đánh giá

3.1.1. Ưu điểm

- Qua đợt thực tập, tôi nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ đã có một số ưu điểm sau:

- Công tác quản lý và thực hiện tốt: Lãnh đạo Sở và lãnh đạo đơn vị đã quản lý tốt những công
việc của văn thư – lưu trữ. Các cán bộ, chuyên viên thực hiện tốt các công việc được giao, hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ.

- Cơ sở vật chất - Trang thiết bị : Sở đã trang bị đầy đủ và tốt các trang thiết bị nhằm đảm bảo
việc thực hiện công việc. Các trang thiết bị gồm có máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax,
máy Scan, tủ đựng đồ, giấy trắng, hộp đựng tài liệu, giá đựng hồ sơ,….. đã được đầu tư đầy đủ.
Các phần mềm được cài đặt phục vụ cho hoạt động thực hiện công việc: Phần mềm hệ thống
quản lý hồ sơ công việc ( TD OFFICE ), phần mềm EXCEL, phần mềm Word,… Các thiết bị
như điều hòa, quạt trần, bóng điện, hệ thống thoáng khí đều được trang bị đầy đủ để đáp ứng
được nhu cầu nhằm nâng cao hiệu quả công việc

- Cán bộ, chuyện viên thực hiện công việc: Các cán bộ, chuyên viên thực hiện công việc được
trang bị đầy đủ các kiến thức và kỹ năng về văn thư – lưu trữ. Các chuyên viên được đào tạo về
lĩnh vực được giao. Tinh thần làm việc cao và có trách nhiệm đối với công việc được giao. Luôn
hoàn thành tốt nhiệm vụ.

- Cơ quan đã ban hành được Quy chế Văn thư – Lưu trữ

- Phòng lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu về bảo quản

3.1.2. Nhược điểm

Quan đợt thực tập, tôi nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường
Thanh Hóa đã có một số nhược điểm sau:

- Trang thiết bị: Tuy đã trang bị khá đầy đủ về trang thiết bị tuy nhiên trang thiết bị hoạt động
không được tốt. Hiện tại trong phòng có 3 máy photo nhưng có một cái bị hư không dùng được,
một cái gặp trục trặc chưa sửa nên cũng không dùng được và còn một cái hoạt động bình thường
tuy vậy nhiều lúc bị kẹt giấy liên tục làm ảnh hưởng đến công việc. Rất nhiều các phòng khác
đến xin photo nhờ làm ảnh hưởng đến công việc và hoạt động của máy

- Cán bộ, chuyên viên: Do thiếu nhân lực chưa bổ sung nên công việc cần giải quyết rất nhiều.
đôi khi cán bộ không thực hiện kịp tiến độ công việc (do Sở có rất nhiều nhiệm vụ nên khối
lượng công việc cao). Chuyên viên được đào tạo tuy nhiên đôi khi thái độ làm việc không được
tốt: đi trễ về sớm, đi đưa văn bản đến UBND tỉnh và lấy văn bản từ UBND tỉnh tốn rất nhiều thời
gian làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc. Trình độ chuyên viên chưa có bằng cấp
cao ( bằng đại học ). . Đôi khi, cán bộ, chuyên viên còn lạm dụng của chung.

- Công tác quản lý: Chưa sát sao trong việc quản lý dẫn đến tình trạng chuyên viên vi phạm lỗi
3.2. Nguyên nhân

- Do thiếu nhân lực nên chưa đáp ứng được nhu cầu công việc: Hiện tại tại Văn thư đang thiếu
chuyên viên phụ trách, chuẩn bị có thêm một chuyên viên về hưu điều này sẽ càng làm ảnh
hưởng đến công việc nếu không tuyển hoặc điều động chuyên viên hợp lý.

- Cán bộ chuyên viên chưa nhận thức được hết trách nhiệm của mình trong công việc: Cán bộ,
chuyên viên vẫn có thái độ không hài hòa với nhau, đôi khi gây khó khăn với nhau trong công
việc, điều này làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc. Sự quan tâm của lãnh đạo tới cán bộ,
công chức và các trang thiết bị chưa tốt: Vì sự quản lý lỏng lẻo nên một số cán bộ, công chức
vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ. Các trang thiết bị chưa được đầu tư nhiều và chu đáo làm ảnh
hưởng đến công việc

- Công tác quản lý: Lãnh đạo chưa quản lý chặt chẽ lề lối làm việc của cán bộ. Chưa kiểm soát
được thái độ và hoạt động của cán bộ, chuyên viên.

3.3. Các giải pháp

- Về Cán bộ, chuyên viên: Cần phải được bồi dưỡng nâng cao hơn nữa về thái độ và trách nhiệm
công việc.

- Cần có biện pháp kịp thời để đáp ứng được nhu cầu nhân sự cho phòng Văn thư: điều động
hoặc tuyển thêm nhân sự để hoạt động công việc được vận hành tốt

- Lãnh đạo cần ban hành thêm quy định để giám sát chặt chẽ công việc của cán bộ, chuyên viên.
Và cần tham vấn cho Thủ trưởng để đáp ứng trang thiết bị cho các Phòng, Ban, Bộ phận.

TIỂU KẾT

Xã hội đang phát triển, ngành văn thư – lưu trữ nói riêng và Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa nói chung cần phải nắm bắt và hòa nhập cùng phát triển. Để làm được điều này, Sở Tài
nguyên và Môi trường Thanh Hóa cần đầu tư và quan tâm hơn nữa tới ngành Văn thư – Lưu trữ
và xu hướng phát triển của xã hội; trang thiết bị được trang bị đầy đủ, cán bộ, nhân viên làm việc
có hiệu quả và hiện đại hóa. Sở Tài nguyên và Môi trường cần phát huy những ưu điểm đã có và
khắc phục những nhược điểm xuống mức thấp nhất