Văn bản hành chính
I – ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có thẩm quyền để giải quyết.
Ví dụ : Cần bày tỏ nguyện vọng, hay báo cáo với cấp trên, người ta viết văn bản Đề nghị, Báo cáo (Ngữ văn 7). cần trình bày diễn biến sự việc, hậu quả và trách nhiệm của người tham gia (người liên quan) với cá nhân hay tổ chức có thẩm quyền xem xét, giải quyết, người ta viết văn bản Tường trình. Cần thông báo một chủ trương của tập thể, cấp trên, người ta ra văn bản Thông báo.
Văn bản hành chính thường được trình bày theo một quy ước nhất định, trong đó phải ghi rõ :
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Ngày, tháng, năm, địa điểm làm văn bản.
- Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản.
- Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản.
- Nội dung đề nghị, báo cáo, tường trình, thông báo.
- Kí tên người gửi văn bản.
II – CÁC KIỂU VẢN BẢN HÀNH CHÍNH
- Văn bản tường trình
Tường trình là văn bản của cá nhân hay đại diện tập thể trình bày diễn biến sự việc, hậu quả, trách nhiệm của những người liên quan gửi đến cá nhân hay tổ chức có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
Văn bản tường trình được trình bày theo thể thức quy định. Điều quan trọng không thể thiếu là sự việc, thời gian, địa điểm, họ tên những người liên quan, mức độ trách nhiệm đối với sự việc.
2. Văn bản thông báo
Văn bản thông báo là văn bản của tổ chức hay cá nhân đại diện cho tổ chức, truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống để cá nhân hay tổ chức cấp dưới nắm được tình hình, thực hiện nhiệm vụ được giao.
Văn bản thông báo được trình bày theo một số mục quy định. Điều không thể thiếu là các mục : Ai ra thông báo ? Thông báo cho ai (cá nhân, tổ chức nào) ? Thông báo điều gì ?
III – CÁCH LÀM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
- Văn bản tường trình
Văn bản tường trình yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức, nội dung tường trình : sự việc xảy ra ở đâu, thời gian nào, hậu quả ra sao, những người liên quan hải chịu trách nhiệm.
Các mục của một văn bẳn tường trình :
| a) Quốc hiệu và tiêu ngữ | Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| b) Địa điểm, thời gian | Hà Nội, ngày 10 – 3 – 2004 |
| c) Tên văn bản | BẢN TƯỜNG TRÌNH Về việc mất xe đạp |
| d) Nơi nhận tường trình | Kính gửi : Thầy Hiệu trưởng Trường THCS Hoà Bình |
| e) Người (tổ chức) tường trình | Vũ Ngọc Kí |
| g) Sự việc, hậu quả | Mất xe đạp ngày 10 – 3 – 2004, tại lán xe của trường |
| h) Người (tổ chức) tường trình kí | Họ tên, chữ kí của Vũ Ngọc Kí |
2. Văn bản thông báo
Văn bản thông báo yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức, nội dung thông báo : Thông báo cho ai (cá nhân, cơ quan, tổ chức nào) ? Thông báo về điều gì ?
Các mục của một văn bản thông báo:
| a) Quốc hiệu và tiêu ngữ | Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| b) Địa điểm, thời gian | Hà Nội, ngày 4 – 11 – 2004 |
| c) Tên văn bản | THÔNG BÁO Kế hoạch duyệt tiết mục văn nghệ |
| d) Nơi nhận | Kính gửi : Các giáo viên chủ nhiệm lớp và các lớp trưởng |
| e) Người (tổ chức) thông báo | Hiệu trưởng Trường THCS… |
| g) Nội dung thông báo | Lịch duyệt các tiết mục văn nghệ |
| h) Người (tổ chức) thông báo kí | Họ tên, chữ kí của Phó hiệu trưởng kí thay cho Hiệu trưởng |
Nắm vững các nội dung trên, chúng ta sẽ viết được các văn bẳn hành chính đúng yêu cầu. Văn bản hành chính chủ yếu là viết theo các mục quy định, càng ngắn gọn, rõ ràng càng tốt. Nó không đòi hỏi sáng tạo hay viết văn có hình ảnh, nhịp điệu, dùng các biện pháp tu từ,… Với lí do trên, chúng tôi không đưa mẫu cho các loại văn bản này.
Xem thêm
Comments mới nhất