Thực Trạng Kiểm Soát Thu Tiền

- TH Ự C TR Ạ NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI Ề N T Ạ I CÔNG TY C Ổ PH Ầ N B Ắ C ÂU 1.
- GI Ớ I THI Ệ U KHÁI QUÁT V Ề CÔNG TY C Ổ PH Ầ N B Ắ C ÂU 1.1.
- Quá trình hình thành và phát tri ể n Công ty 1.2.
- Ch ức năng và nhiệ m v ụ c ủ a Công ty Công ty có nhi ệ m v ụ ch ủ y ế u là kinh doanh các s ả n ph ẩ m v ề thu ố c ph ụ c v ụ cho nhu c ầu điề u tr ị cho m ọ i ngườ i.
- TH Ự C TR Ạ NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI Ề N T Ạ I CÔNG TY C Ổ PH Ầ N B Ắ C ÂU 3.1.
- Đặc điể m chu trình bán hàng và thu ti ề n t ạ i Công ty Ho ạ t độ ng mang l ạ i doanh thu ch ủ y ế u cho công ty là ho ạt độ ng bán buôn và bán l ẻ thu ốc tân dượ c.
- Th ủ t ụ c ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng và thu ti ề n t ạ i Công ty C ổ Ph ầ n B ắ c Âu a.
- Các quy định và chính sách liên quan đế n chu trình bán hàng và thu ti ề n  Quy đị nh v ề bán hàng, qu ả n lý giá và chi ế t kh ấ u T ạ i Công ty, khách hàng đượ c phân lo ại thành các nhóm như sau: nhóm khách hàng thu ộ c đấ u th ầ u (ch ủ y ế u là b ệ nh vi ệ n, trung tâm y t ế qu ậ n huy ệ n), nhóm khách hàng đạ i lý bán đ úng g iá hưở ng hoa h ồng (là các công ty dược Nhà nướ c), nhóm khách hàng bán buôn (là các công ty dược tư nhân.
- nhóm khách hàng bán l ẻ (là các nhà thu ố c, hi ệ u thu ố c).
- Đố i v ớ i m ỗ i nhóm khách hàng, Công ty có các ch ế độ giá bán và chính sách tín d ụ ng khác nhau.
- Giá bán cho nhóm khách hàng đạ i lý bán đúng giá hưở ng hoa h ồ ng được căn cứ trên b ả ng giá quy đị nh niêm y ế t c ủ a Công ty và t ỷ l ệ hoa h ồ ng.
- T ỷ l ệ hoa h ồ ng có th ể là 4%, 5% ho ặ c 7% tùy thu ộ c vào đị a bàn bán hàng c ủ a các Công ty.
- đố i v ớ i các nhóm khách hàng này t ố i đ a là 60 ngày đố i v ớ i t ừ ng đơn hàng k ể t ừ ngày giao hàng.
- Quy đị nh v ề ký k ế t h ợp đồ ng kinh t ế và trách nhi ệ m th ẩ m đị nh khách hàng H ợ p đồ ng kinh t ế t ạ i công ty đượ c Giám đố c Công ty là ngườ i tr ự c ti ế p ký k ế t, còn đố i v ớ i các đơn vị tr ự c thu ộ c thì Giám đố c ủ y quy ền cho trưở ng các đơn vị tr ự c thu ộ c tr ự c ti ế p ký k ế t .
- Hi ệ n t ạ i công tác th ẩ m đị nh khách hàng cũng chỉ mang tính hình th ứ c, không đ ánh giá đượ c chính xác năng lự c khách hàng.
- Th ủ t ụ c ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng và thu ti ề n  Ki ể m soát ho ạt độ ng bán hàng.
- T ại văn phòng Công ty T ạ i Công ty th ự c hi ệ n hai hình th ứ c bán hàng: bán hàng thu ti ền trướ c và bán hàng theo hình th ứ c g ố i đầ u.
- Ki ể m soát vi ệ c nh ậ n và x ử.
- lý đơn hàng củ a khách hàng Khi đơn đặ t hàng g ử i đế n qua mail, fax phòng kinh doanh nh ận và lưu.
- Trưở ng phòng kinh doanh ký yêu c ầ u xu ấ t hàng và chuy ể n phòng k ế toán xác nh ậ n công n ợ c ủ a khách hàng đế n th ờ i đ i ể m mua hàng để trình Giám đố c duy ệ t yêu c ầ u xu ấ t hàng.
- Ki ể m soát vi ệ c giao hàng Yêu c ầ u xu ấ t hàng đ ã đượ c ch ấ p nh ậ n, phòng k ế toán l ậ p phi ế u xu ấ t kho giao cho th ủ kho để xu ấ t hàng và nhân viên bán hàng phòng kinh doanh l ậ p phi ế u giao hàng.
- Ki ể m soát l ập hóa đơn bán hàng.
- Nhân viên vi ế t hóa đơn thuộ c phòng kinh doanh l ậ p hóa đơn GTGT đ i kèm để giao hàng cho khách hàng.
- Hóa đơn GTGT đượ c l ậ p thành 3 liên đượ c ghi đầ y đủ thông tin trên m ẫ u hóa đơn và có chữ ký đầ y đủ c ủa ngườ i l ậ p hóa đơn, thủ trưở ng đơn vịvà người mua (trườ ng h ợ p bán hàng qua đ i ệ n tho ạ i thì không có ch ữ ký c ủa ngườ i mua hàng).
- Ki ể m soát vi ệ c ghi nh ậ n doanh thu Hóa đơn GTGT đượ c l ập và lưu trên phầ n m ề m Weekend s ẽđượ c ph ầ n m ề m t ự độ ng x ử lý và ghi vào s ổ chi ti ế t và s ổ t ổ ng h ợ p các tài kho ả n liên quan: TK và các báo cáo.
- Đị nh k ỳ vào cu ố i quý, cu ối năm kế toán bán hàng in các s ổ k ế toán liên quan để lưu trữ theo quy đị nh và in b ả ng đố i chi ế u công n ợ ph ả i thu khách hàng và g ử i xác nh ậ n n ợ b ằng văn bả n ở th ờ i đ i ể m cu ố i quý, cu ố i năm.
- Ki ể m soát doanh thu b ị tr ả l ạ i và chi ế t kh ấ u, gi ả m giá hàng bán Đố i v ớ i hàng bán không đủ tiêu chu ẩ n ch ất lượ ng, ho ặ c bán không đượ c khách hàng có yêu c ầ u tr ả l ạ i Công ty ti ế n hành nh ậ n, ki ể m tra và ghi gi ả m doanh thu.
- T ạ i Công ty, chi ế t kh ấu thương mại thườ ng đ ã đượ c th ỏ a thu ậ n t ừ ban đầ u theo h ợ p đồ ng, vi ệ c gi ả m giá ít x ả y ra để đả m b ả o giá tr ị cho hàng hóa và t ạ o lòng tin s ử d ụng nơi khách hàng.
- T ại các đơn vị tr ự c thu ộ c Ki ể m soát vi ệ c nh ậ n và x ử lý đơn hàng củ a khách hàng: Các đơn vị tr ự c thu ộ c th ự c hi ệ n nhi ệ m v ụ bán l ẻ hàng hóa theo k ế ho ạch do Công ty giao.
- Trưở ng đơn vị tr ự c thu ộc là ngườ i tr ự c ti ế p nh ậ n và x ử lý ngay ĐĐH củ a khách hàng sau khi nhân viên báo cáo hàng có trong kho.
- Ki ể m soát giao hàng cho khách hàng : ĐĐH của khách hàng đ ã đượ c duy ệ t, nhân viên bán hàng liên h ệ v ớ i b ộ ph ậ n kho để ti ế n hành xu ất hàng theo ĐĐH để giao để giao cho khách hàng.
- Ki ể m soát l ập hóa đơn bán hàng : Sau khi hoàn t ấ t các th ủ t ụ c giao nh ậ n hàng.
- N ế u khách hàng có nhu c ầ u nh ậ n hóa đơn GTGT thì ph ụ trách k ế toán t ạ i đơn vị tr ự c thu ộ c xu ấ t hóa đơn cho k hách hàng.
- N ế u khách hàng không có nhu c ầ u nh ậ n hóa đơn thì kế toán các đơn vị tr ự c thu ộ c ghi phi ế u tính ti ề n giao cho khách hàng thay vì xu ấ t hóa đơn GTGT.
- Cuố i m ỗ i ngày k ế toán các đơn vị tr ự c thu ộ c l ậ p b ả ng kê bán l ẻ trong ngày và l ậ p hóa đơn GTGT đố i v ớ i lượ ng hàng này.
- Ki ể m soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng t ại các đơn vị tr ự c thu ộ c là r ấ t quan tr ọ ng vì doanh s ố bán hàng chi ế m 45% doanh thu c ủ a Công ty.
- Ki ể m soát n ợ ph ả i thu khách hàng T ạ i Công ty, Các kho ả n n ợ.
- Đị nh k ỳ , h ằ ng quý k ế toán Công n ợ l ậ p biên b ả n đố i chi ế u Công n ợ v ớ i khách hàng trình k ếtoán trưở ng và Giám đố c ký duy ệ t sau đ ó đượ c g ử i t ớ i t ấ t c ả khách hàng còn n ợ .
- K ế toán t ạ i các đơn vị tr ự c thu ộc cũng l ậ p biên b ả n đố i chi ế u công n ợ v ớ i khách hàng và đề ngh ị khách hàng ký xác nh ậ n sau đ ó chuy ể n v ề Công ty.
- Ch ữ ký trong biên b ả n đố i chi ế u Công n ợ t ạ i các đơn vị tr ự c thu ộ c là do th ủtrưở ng và k ế toán các đơn vị tr ự c thu ộ c xác nh ậ n.
- Ch ữ ký c ủ a khách hàng ph ả i là ch ữ ký và con d ấ u c ủa ngườ i mua trong h ợ p đồ ng kinh t ế đ ã ký k ế t.
- Ki ể m soát nghi ệ p v ụ thu ti ề n Nghi ệ p v ụ thu ti ề n m ặ t T ại văn phòng Công ty : T ạ i Công ty v ấ n đề ki ể m soát ti ề n m ặ t đượ c qu ả n lý r ấ t ch ặ t ch ẽ .
- T ấ t c ả các kho ả n ti ề n m ặ t đượ c thu t ừ khách hàng đề u đượ c phòng tài chính k ế toán thu, phi ế u thu đượ c l ậ p thành 2 liên và đượ c l ậ p tr ự c ti ế p t ừ ph ầ n m ề m Weekend accounting, ghi nh ậ n vào s ổ k ế toán TK 111, TK 131.
- T ại các đơn vị tr ự c thu ộ c: Vi ệ c ghi nh ậ n ti ề n m ặ t đượ c th ự c hi ện nhưtại văn phòng Công ty.
- Các đơn v ị tr ự c thu ộ c đ a ph ầ n bán hàng thu ti ề n m ặ t là ch ủ y ế u.
- Công ty quy đị nh vào th ứ 6 h ằ ng tu ầ n, các đơn vị tr ự c thu ộ c chuy ể n ti ề n bán hàng đượ c vào tài kho ả n c ủa Công ty.
- Mà có chưa có quy đị nh c ụ th ể v ề vi ệ c ki ể m soát vi ệc bán hàng cũng nhưvấ n đề thu ti ề n.
- Nghi ệ p v ụ thu ti ề n qua ngân hàng Các nghi ệ p v ụ thu ti ề n qua tài kho ả n do Công ty m ở ngân hàng.
- Đơn vị tr ự c thu ộ c không đượ c phép m ở.
- Đơn vị tr ự c thu ộ c khi thu ti ề n bán hàng c ủa khách hàng cũng bằ ng tài kho ả n c ủ a Công ty m ở t ạ i ngân hàng.
- Căn cứ vào gi ấ y báo có c ủ a ngân hàng thông báo v ề vi ệ c s ố ti ề n thanh toán c ủ a khách hàng.
- K ế toán ngân hàng c ậ p nh ậ t vào ph ầ n m ề m.
- N ế u sai sót ti ến hành đ i ề u ch ỉnh, Đồ ng th ờ i k ế toán ngân hàng đố i chi ế u v ớ i k ếtoán các đơn vị tr ự c thu ộ c v ề s ố ti ề n khách hàng chuy ể n tr ả để ghi gi ả m n ợ khách hàng.
- Đánh giá thự c tr ạ ng ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng và thu ti ề n t ạ i Công ty C ổ Ph ầ n B ắ c Âu a.
- Nh ữ ng k ế t qu ả đạt đượ c trong công tác ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng và thu ti ề n Môi trườ ng ki ể m soát: Lãnh đạ o Công ty nh ậ n th ứ c đượ c t ầ m quan tr ọ ng c ủ a KSNB Công tác l ậ p k ế ho ạ ch đượ c th ự c hi ệ n và đưa ra mứ c khoán doanh thu l ợ i nhu ậ n, thu nh ậ p, doanh s ố bán hàng cho các đơn vị tr ự c thu ộ c c ủ a Công ty.
- Cơcấ u t ổ ch ứ c g ọ n nh ẹ , công tác đ ào t ạ o, tuy ể n d ụ ng nhân l ự c có trình độ đ áp ứ ng đượ c yêu c ầ u công vi ệ c H ệ th ố ng thông tin k ế toán: Công tác l ậ p, luân chuy ể n và ghi chép ch ứ ng t ừ đượ c th ự c hi ện tương đố i t ố t, H ệ th ố ng ch ứ ng t ừ , báo cáo, s ổ k ế toán đượ c l ậ p đầ y đủ theo quy ế t đị nh s ố 48/2006-BTC c ủ a B ộ Tài Chính Đã ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin vào ho ạ t độ ng ki ể m tra, ki ể m soát.
- Các th ủ t ụ c ki ể m soát chu trình bán hàng và thu ti ề n:Các th ủ t ụ c ki ể m soát đượ c th ự c hi ệ n theo quy trình Có chính sách bán hàng rõ ràng: chính sách giá, chính sách chi ế t kh ấ u và công tác th ẩ m đị nh khách hàng cũng như có chính sách bán ch ị u c ụ th ể đố i v ớ i khách hàng Th ủ qu ỹ đượ c phân công làm vi ệ c độ c l ậ p v ớ i b ộ ph ậ n k ế toán Hóa đơn đượ c l ậ p và ki ểm tra trướ c khi giao khách hàng N ợ khó đ òi đượ c x ử lý the o thông tư228/2009/TT -BTC ngày c ủ a B ộ tài chính b.
- Nh ữ ng h ạ n ch ế trong công tác ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng và thu ti ề n Môi trườ ng ki ể m soát T ấ t c ả các ho ạ t độ ng, quy ế t đị nh c ủ a Công ty đề u ph ụ thu ộ c vào Giám đố c Công ty.
- Nhân viên trong Công ty còn kiêm nhi ệ m nhi ề u vi ệ c Chưa có quy đị nh c ụ th ể v ề vi ệ c đ ánh giá nhân viên, quy ch ế ti ền lương Chưa quy đị nh m ứ c độ x ử ph ạ t khi nhân viên vi ph ạ m Công tác l ậ p k ế ho ạ ch đượ c th ự c hi ện, nhưng chưa chú trọ ng, ch ưa tìm giả i pháp cho k ế ho ạ ch vì sao không đạ t m ụ c tiêu Đánh giá rủ i ro : Chưa thự c hi ệ n đ ánh giá r ủ i ro và xác đị nh r ủ i ro đị nh k ỳ do đ ó khó có th ể đ ánh giá h ế t m ứ c độ ảnh hưở ng c ủ a r ủ i ro đến Công tác KSNB cũng nhưviệ c KSNB chu trình bán hàng và thu ti ề n Ki ể m soát n ộ i b ộ: Chưa có bộ ph ậ n KSNB độ c l ậ p th ự c hi ệ n công tác ki ể m soát, tuy là Công ty v ừ a và nh ỏnhưng hiệ n nay vi ệ c m ở r ộ ng th ịtrườ ng tiêu th ụ đ ang là v ấ n đề quan tâm hàng đầ u c ủ a lãnh đạ o do đ ó c ầ n có b ộ ph ậ n KSNB độ c l ậ p Th ủ t ụ c ki ể m soát chu trình bán hàng và thu ti ề n Công ty có nhi ề u lo ại ĐĐH khiế n cho vi ệ c x ử lý và ki ể m soát g ặ p nhi ều khó khăn.
- Quy trình bán hàng t ạ i các đơn vị tr ự c thu ộ c v ẫ n còn nhi ề u b ấ t c ậ p, v ấ n đề ghi nh ậ n doanh thu bán hàng không đả m b ả o nguyên t ắ c tính k ị p th ờ i.
- Vì v ậ y mu ố n doanh thu bán hàng đượ c ghi nh ậ n chính xác thì vi ệ c ghi chép c ủ a k ế toán ph ả i đượ c l ậ p ngay khi vi ế t phi ế u tính ti ề n.
- Công tác luân chuy ể n ch ứ ng t ừ còn ch ậ m gi ữ a các phòng ban và các chi nhánh.
- Công tác th ẩ m đị nh khách hàng còn mang tính hình th ứ c chưa chú trọ ng Hóa đơn bán hàng đượ c l ậ p ngay khi giao hàng trong khi đó khách hàng v ẫn chưa nhậ n đượ c hàng Công ngh ệ thông tin đ ã ứ ng d ụng nhưng phầ n m ề m ch ỉ s ử d ụ ng cho b ộ ph ậ n k ế toán mà các b ộ ph ậ n khác không dùng, ch ỉ dùng Excel để làm vi ệ c.
- Ph ầ n m ề m k ế toán không đượ c k ế t n ố i tr ự c tuy ế n v ớ i các đơn v ị tr ự c thu ộ c do đó chưa đ áp ứ ng đượ c công tác ki ể m soát gi ữ a Công ty v ớ i các đơn vị tr ự c thu ộ c.
- B.TH Ự C TR Ạ NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN T Ạ I CÔNG TY C Ổ PH Ầ N VINATEX ĐÀNẴ NG

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt