Làm thế nào để thuyết trình hiệu quả?

- Ngoài n i dung và ch t l ổ ế ộ ấ ượ ng c a công vi c đã th c ủ ệ ự hi n, m t y u t r t quan tr ng nh h ệ ộ ế ố ấ ọ ả ưở ng đ n k t qu chính là hình th c trình ế ế ả ứ bày c a bu i báo cáo, thuy t trình đó.
- M t d ng hình th c khác c a ng ự ộ ạ ứ ủ ườ i trình bày đ ượ c ng ườ i nghe l u ý y ngay t đ u chính là gi ng nói.
- Tuy nhiên, m t gi ng nói v i t c đ v a ph i, phát âm rõ ch và đ l n đ ph ộ ọ ớ ố ộ ừ ả ữ ộ ớ ủ ủ r ng không gian n i trình bày s d cu n hút s quan tâm c a m i ng ộ ơ ẽ ễ ố ự ủ ọ ườ ơ i h n..
- Hình th c c a bài báo cáo (slide) là ph n k ti p gây n t ứ ủ ầ ế ế ấ ượ ng cho ng ườ i theo dõi.
- M i trang trình bày c n có tiêu đ và ch ủ ứ ắ ộ ấ ỗ ầ ề ỉ nên có kho ng 4 – 5 dòng n i dung d ng tóm t t.
- Bên c nh đó, vi c s d ng quá nhi u các hi u ng đ ng (animation) s làm cho ạ ệ ử ụ ề ệ ứ ộ ẽ b n thân ng ả ườ i trình bày m t t p trung vào n i dung chính cũng nh làm loãng ấ ậ ộ ư s chú ý c a ng ự ủ ườ i nghe..
- Do ể ể ậ ầ ể ơ v y, ph n gi i thi u và t ng k t nên đ ậ ầ ớ ệ ổ ế ượ c trình bày m t cách d hi u nh t và ộ ễ ể ấ giúp ng ườ i nghe có cái nhìn t ng quát v nh ng gì đang đ ổ ề ữ ượ c gi i thi u trong ớ ệ bu i báo cáo.
- ơ ự Trong ph n gi i thi u, ng ầ ớ ệ ườ i trình bày ph i nêu đ ả ượ c đ ng l c (motivation) c a ộ ự ủ đ tài đang báo cáo, nh ng ràng bu c và k t qu mong mu n thông qua vi c ề ữ ộ ế ả ố ệ th c hi n đ tài.
- Ph n phát tri n nh ng n i dung chuyên môn c th s là ph n khó trình bày ầ ể ữ ộ ụ ể ẽ ầ nh t b i nó ch a m t kh i l ấ ở ứ ộ ố ượ ng l n nh ng n i dung đ c tr ng c a công vi c.
- ớ ữ ộ ặ ư ủ ệ Ng ườ i trình bày c n ph i hi u rõ n i dung công vi c c a mình đã làm đ có th ầ ả ể ộ ệ ủ ể ể phân lo i ra thành nhi u ph n nh theo mô hình quan h d ng s đ cây (tree).
- Khi trình bày, báo cáo viên nên gi i thi u cho ng ầ ớ ớ ệ ườ i nghe bi t ế mình s trình bày nh ng ph n nào cũng nh v trí t ẽ ữ ầ ư ị ươ ng đ i c a ph n đang ố ủ ầ đ ượ c gi i thi u v i các ph n khác (plan).
- M c dù là ph n trình bày nh ng chi ti t c th c a công vi c, báo cáo viên cũng ặ ầ ữ ế ụ ể ủ ệ không nên quá sa đà vào nh ng chi ti t chuyên môn quá r c r i mà ch nên trình ữ ế ắ ố ỉ bày m t cách t ng quát, d hi u nh t.
- Sau m i ph n nh , ng ộ ổ ễ ể ấ ỗ ầ ỏ ườ i trình bày nên có m t s k t hay nh n xét cho ph n đ y đ cô đ ng l i v n đ .
- Tóm l i, đ m t bu i báo cáo thuy t trình th t s có hi u qu , ng ạ ể ộ ổ ế ậ ự ệ ả ườ i trình bày c n có s chu n b h p lý v hình th c ngo i hình và gi ng nói c a mình, hình ầ ự ẩ ị ợ ề ứ ạ ọ ủ th c và c u trúc bài gi i thi u.
- Ph n III: Cách trình bày n i dung.
- Ai là khán gi (ng ạ ắ ầ ỏ ạ ầ ả ờ ả ườ i tham d ) bài trình bày c a b n? ự ủ ạ.
- N u b n hi u ng ế ủ ọ ề ủ ề ủ ạ ế ạ ể ườ i tham d , b n có ự ạ th ch n phong cách nói và t ng thích h p.
- B n cũng s quy t đ nh cách trình ể ọ ừ ữ ợ ạ ẽ ế ị bày báo cáo và cách th c trình bày m đ u liên quan và thú v đ n v i ngu i ứ ở ầ ị ế ớ ờ tham d .
- T i sao b n ph i trình bày báo cáo đó? ạ ạ ả.
- Th i gian bài trình bày c a b n là bao nhiêu? ờ ủ ạ.
- B n c n ph i bi t rõ bao nhiêu thông tin s đu c trình bày và ti t ki m th i gian ạ ầ ả ế ẽ ợ ế ệ ờ cho ph n câu h i và tr l i cu i th i gian báo cáo.
- Thông th ầ ỏ ả ờ ố ờ ườ ng, bài trình bày không nên kéo dài quá 30 phút.
- N u b n trình bày kéo dài h n, có kh năng cao ế ạ ơ ả là ng ườ i tham d s c m th y bu n ng .
- B n s trình bày đâu? ạ ẽ ở.
- Hãy ch c ch n là b n s trình bày căn phòng đ l n có trang b các thi t b ắ ắ ạ ẽ ở ủ ớ ị ế ị nghe nhìn c n thi t.
- Ngày nào b n s trình bày? ạ ẽ.
- Hãy t o s khác bi t đ tăng s h p ự ư ờ ạ ự ệ ể ự ấ d n và tính thông tin cao c a bài nói n u b n s p trình bày 1 đi m th i gian ẫ ủ ế ạ ắ ở ể ờ không ti n cho l m.
- N u b n hi u rõ b n s trình bày bài nói và t i sao b n l i ph i trình bày cho ế ạ ể ạ ẽ ạ ạ ạ ả ng ườ i tham d , b n có th đ t v trí c a mình vào vai trò c a ng ự ạ ể ặ ị ủ ủ ườ i nghe.
- B n ạ có th nghĩ v thông tin gì s c n có trong bài trình bày và th t n i dung trình ể ề ẽ ầ ứ ự ộ bày.
- B n cũng có th nghĩ v l i gi i thi u sao cho gây c m h ng ng ạ ể ề ờ ớ ệ ả ứ ở ườ i nghe..
- Bài trình bày c a b n nên chia thành 5 n i dung (ph n) chính nh sau: ủ ạ ộ ầ ư.
- Gi i thi uT ng quanN i dung chính c a bài trình bàyTóm l ớ ệ ổ ộ ủ ượ cPh n câu h i và ầ ỏ tr l iHãy t o và vi t 1 ghi chú s l ả ờ ạ ế ơ ượ c v t t c các đi m (n i dung) b n mu n ề ấ ả ể ộ ạ ố trình bày trong bài nói và lên k ho ch.
- R t có giá tr n u b n ghi các đi m (n i ế ạ ấ ị ế ạ ể ộ dung) vào các th ch m c đ h tr b n trong quá trình trình bày.
- Hãy đ ng ể ườ i khác gi i thi u b n v i ng ớ ệ ạ ớ ườ i nghe.
- Sau khi đ ạ ạ ở ượ c gi i thi u v i khán gi , b n có th b t ớ ệ ớ ả ạ ể ắ đ u bài trình bày.
- Nh ng gì b n nói ban đ u r t quy t đ nh - n u b n không làm ầ ữ ạ ầ ấ ế ị ế ạ khán gi quan tâm ngay t đ u, r t khó có th gi h nghe b n trình bày.
- Hãy ả ừ ầ ấ ể ữ ọ ạ nghĩ v nh ng gì quan tr ng s nói nghĩa là trình bày nh ng đi m quan tr ng ề ữ ọ ẽ ữ ể ọ đ n khán gi .
- Ví d , bài thuy t trình c a nhân viên bán hàng n n b t đ u th này: ụ ế ủ ế ắ ầ ế Welcome"Chào m ng quý v .".
- "Hôm nay, tôi s trình bày v i các b n v cách chúng ta th c hi n m c tiêu trên.
- Tr ế ồ ầ ướ c tiên tôi s trình bày v th tr ẽ ề ị ườ ng và hi n ệ tr ng.
- Ti p theo, tôi s trình bày v s n ph m m i và bi n pháp xúc ti n s n ạ ế ẽ ề ả ẩ ớ ệ ế ả ph m.
- Cu i cùng, tôi s th m tra m t s chi n l ẩ ố ẽ ẩ ộ ố ế ượ c bán hàng mà s giúp chúng ẽ ta gia tăng s n l ả ượ ng bán lên 20%.".
- Tôi s đ dành th i gian th o lu n cu i bài thuy t trình.".
- Ngôn ng h u ích cho ph n tóm l ữ ữ ầ ượ c - overviews "Có b n ph n trong bài thuy t ố ầ ế trình c a tôi.".
- "Bài thuy t trình đ ủ ế ượ c chia làm 3 ph n chính.".
- "Đ u tiên, th hai, ầ ầ ứ th 3, cu i cùng ...".
- "B n có th tho i mái ng t l i tôi n u b n có câu h i ho c đi m nào ch a rõ.".
- "S có th i gian cho ph n th o lu n cu i bài thuy t trình.".
- "Tôi s bi t n n u ẽ ờ ầ ả ậ ố ế ẽ ế ơ ế b n đ a ra câu h i vào cu i bài thuy t trình.".
- Ví d , n u b n trình bày cho nhân ầ ợ ạ ạ ọ ắ ạ ụ ế ạ viên bán hàng (nh ví d trên), g i l i m t cách th ư ở ụ ợ ạ ộ ườ ng xuyên các l i ích mà ợ b n đang nói.
- Các m u câu h u ích đ tham chi u - Useful expressions for referring back"Nh ẫ ữ ể ế ư tôi đã nói t đ u ...".
- "Đi u này, dĩ nhiên, s giúp b n (đ t đ ừ ầ ề ẽ ạ ạ ượ c gia tăng bán hàng 20%).".
- "Nh b n bi t, chúng ta s t p trung vào ...".
- "Đi u này ràng bu c ư ạ ế ẽ ậ ề ộ v i l i phát bi u ban đ u c a tôi...".
- "Đi u này liên quan tr c ti p đ n câu h i tôi ớ ờ ể ầ ủ ề ự ế ế ỏ đã đ t ra tr ặ ướ c đây...".
- "Tôi mu n chuy n sang ...".
- "Tôi mu n quay sang ...".
- "Đó là nh ng gì t i mu n ố ể ố ữ ố ố nói v ...".
- "Bây gi tôi mu n các b n nhìn v ...".
- "Đi u này d n tôi đ n đi m ti p ề ờ ố ạ ề ề ẫ ế ể ế theo ...".
- B n có d đ nh s d ng bi u đ d ng cánh qu t, đ th d ng ễ ạ ự ị ử ụ ể ồ ạ ạ ồ ị ạ c t hay các đ th thông th ộ ồ ị ườ ng? Cách ghi nhãn (label) cho hình nh th ả ế nào? Càng đ n gi n bao nhiêu, bài trình bày s t t b y nhiêu.
- "Đ th này cho (b n) th y...".
- "N u b n đ ý vào (bi u đ , đ th , b ng) này, b n s (nh n) th y...".
- "Bi u đ này minh h a các hình ...".
- "Đ th đem l i cho b n đi m suy gi m c a...".
- "Nh b n th y...".
- "Đi u này rõ ràng cho th y ...".
- "T đây, chúng ta có th hi u t i sao/b ng cách nào ...".
- "Ph n này có t m quan tr ng th c t v ...".
- "Vùng này c a bi u đ là thú v ...".
- (t m d ng) Các kh o sát v khách hàng (t m d ng) cũng nh ố ạ ừ ả ề ạ ừ ư đào t o nhân viên (t m d ng) s giúp chúng ta th c hi n đi u đó.".
- H u h t ng ầ ế ườ i trình bày th ườ ng là đ ng thay vì ng i trong su t bu i báo cáo.
- B n có các bi u hi n kích thích không? Đ trang s c bình th ạ ể ệ ồ ứ ườ ng ho c đ u ặ ầ tóc c a b n có th làm tr n i ng ủ ạ ể ễ ả ườ i nghe.
- N u có th , nhìn t t c ữ ắ ủ ạ ệ ớ ả ế ể ấ ả m i ng ọ ườ ố ơ i t t h n là nhìn ch m ch m vào m t ng ằ ằ ộ ườ i.
- "Ph n này đã đ a b n đ n cu i bài trình bày.
- Tôi đã trình nói v ...".
- Chúng ta đã trao đ i v ...".
- Tóm l ế ị ủ ượ ạ c l i, chúng ta ...".
- "Đ t ng k t, Tôi...".
- liên quan đ n ph n k t bài trình bày c a b n là phát bi u m đ u c a b n ế ầ ế ủ ạ ể ở ầ ủ ạ.
- Ph n IVNgôn ng ch s quan h "Vì v y Tôi mong r ng b n s th y rõ ràng ầ ữ ỉ ự ệ ậ ằ ạ ẽ ấ h n chút v cách làm th nào chúng ta có th đ t đ ơ ề ế ể ặ ượ c m c đ tăng hàng bán ứ ộ ra kho ng 20%.".
- "Tr l i v i câu h i ban đ u, chúng ta có th đ t đ ả ở ạ ớ ỏ ầ ể ạ ượ c/thu đ ượ c...".
- "Nh chúng ta v a đi qua nh ng gì tôi nói, Tôi mu n đi tr l i ban đ u ư ừ ữ ố ở ạ ầ khi tôi đ t câu h i v i các b n...".
- "Tôi hy v ng, bài thuy t trình hôm nay s h ặ ỏ ớ ạ ọ ế ẽ ỗ tr b n nh ng thông tin tôi đã nói lúc b t đ u...".
- Chúng ta có th đ t đ ầ ủ ể ạ ượ c m c đ bán hàng kho ng ...".
- "C m n s có m t c a quý v /th y cô ngày hôm nay - và bây gi là ph n th o ả ơ ự ặ ủ ị ầ ờ ầ ả lu n, tôi r t vui lòng đ ậ ấ ượ c trao đ i.".
- "C m n s tham d c a quý v - và bây gi tôi xin l ng nghe các câu h i trao ả ơ ự ự ủ ị ờ ắ ỏ đ i c a quý v .".
- Tôi r t vui lòng tr l i và trao đ i sâu thêm các câu h i c a quý ệ ủ ị ấ ả ờ ổ ỏ ủ v .".
- "Tôi mong gi i thích này th a mãn câu h i c a b n.".
- B n có th nói nh sau: ờ ạ ể ư.
- Th c s là câu h i này v ả ỏ ị ự ự ỏ ượ t qúa s hi u bi t c a tôi, ự ể ế ủ nh ng tôi s c g ng g i câu tr l i cho b n qua th .".
- Tôi s có ph n h i cho ằ ư ể ả ờ ỏ ủ ạ ẽ ả ồ b n sau này.".
- ỏ ự ự ế ạ ỏ ấ Tuy vây, chúng tôi không có các hình nh/đ th v v n đ này, vì th tôi không ả ồ ị ề ấ ề ế th tr l i chính xác cho b n.".
- "Th t không may, Tôi không ph i là ng ậ ả ườ i am hi u sâu đ tr l i câu h i đó.".
- B n th y r ng mình đã l c m t khán gi ? Hãy g i l i nh ng gì b n nói.
- "Hãy đ tôi trình bày theo m t cách khác.".
- "Có l Tôi s nh c l i v n đ đó.".
- "Đ t theo m t cách khác, đi u này có nghĩa ...".
- "Đi u tôi mu n trình bày là...".
- "V c b n..."

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt