Xây dựng niềm tin và gắn bó nhân viên bẳng truyền thông nội bộ

Chia sẻ: Tuan Tran Tuan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

557
lượt xem 163
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Truyền thông nội bộ, một công cụ chiến lược quan trọng của truyền thông tổ chức giúp lôi cuốn, dẫn dắt thái độ & hành vi nhân viên, gia tăng năng suất

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Xây dựng niềm tin và gắn bó nhân viên bẳng truyền thông nội bộ

XÂY D NG NI M TIN & G N BÓ NHÂN VIÊN B NG TRUY N THÔNG N I B Truy n thông n i b , m t công c chi n lư c quan tr ng c a truy n thông t ch c giúp lôi cu n, d n d t thái & hành vi nhân viên, gia tăng năng su t, tính sáng t o và mang n k t qu kinh doanh cao hơn. Bài vi t sau chia s ki n th c và kinh nghi m v phương th c xây d ng thương hi u n i b & văn hóa t ch c d a trên n n t ng giao ti p và truy n thông n i b nh m chia s chi n lư c & giá tr thương hi u, qua ó gia tăng ni m tin và trung thành c a nhân viên i v i t ch c. ây cũng chính là phương th c m i chia s ư c mơ c a lãnh o t ch c và ưa thương hi u vào cu c s ng thông qua ho t ng hàng ngày c a m i nhân viên … Vì sao nhân viên suy gi m ni m tin i v i doanh nghi p Theo s li u nghiên c u nhân s c a công ty tư v n dg&a (M ), hi n ch có 37% nhân viên hi u rõ m c ích mà t ch c ang theo u i và lý do t i sao; 20% nhân viên hi u ư c vai trò & công vi c c a b n thân có ý nghĩa như th nào i v i m c ích c a t ch c; kho ng 1/3 nhân viên mong mu n óng góp cho t ch c. Ngư c l i, có 20% nhân viên không nhi t tình tham gia và 50% nhân viên không có ý ki n hay né tránh trách nhi m. Nghiên c u còn cho th y các t ch c có giao ti p và truy n thông n i b hi u qu có kh năng duy trì nhân viên cao g p 4 l n các t ch c giao ti p kém hi u qu , ng th i mang l i nhi u hơn 19.4 % giá tr th trư ng tương ng. Các cu c nghiên c u v m c hài lòng nhân s các doanh nghi p trong nư c cũng minh ch ng các lý do ch y u vì sao nhân viên c p qu n lý trung gian thư ng r i b công ty sau 2 -3 năm công tác. Trư ng h p tiêu bi u là m t công ty ki n trúc & trang trí n i th t hàng u c a Vi t Nam g n ây ã thuê tư v n nhân s t bên ngoài tìm hi u lý do & gi i quy t tình tr ng nhân viên & c p qu n lý r i b công ty vì nh ng lý do phi tài chính như trên m c dù ơn v này thu c nhóm 25% các công ty có m c lương cao nh t t i th trư ng Vi t Nam. Bên c nh lý do chưa hài lòng v thu nh p hay ư c mong tìm ki m cơ h i vi c làm h p d n hơn, m t s lý do “phi tài chánh” khác th hi n c m nh n & ni m tin c a ngư i lao ng i v i doanh nghi p. Sau m t th i gian ph c v công ty, nhân viên thư ng hay rơi vào tâm tr ng “hoang mang” và thi u nh hư ng vì nhi u lý do phi tài chánh khác nhau như không hi u rõ m c tiêu và công ty s i v âu trong tương lai do không c m nh n ư c s chia s c a ban lãnh o; c m nh n không rõ vai trò & ý nghĩa c a b n thân i v i công ty ho c li u chúng có phù h p v i m c tiêu công ty hay không; b n thân h nên hành x & ra quy t nh hàng ngày như th nào phù h p v i tinh th n thương hi u hay yêu c u c a ban lãnh o trong i u ki n chính sách công ty chưa quy nh rõ ràng; k c phương th c ánh giá, công nh n & khen thư ng chưa h p lý v hi u qu và thành tích cá nhân vì h u h t các tiêu chí & tiêu chuNn ánh giá hi u qu nhân viên còn mang tính c m tính và l thu c vào “thi n chí” c a lãnh o hay c p qu n lý. M t khác, c u trúc t ch c và cơ ch phân quy n – giao quy n c a các công ty trong nư c làm h n ch quy n ch ng trong qu n lý & th c thi công vi c. Như v y, nhân viên ngoài mong mu n tho mãn nhu c u “ch c năng” v m c thu nh p h p lý, h còn quan tâm nhi u n vi c tho mãn nhu c u “c m xúc” như ch ng t vai trò & năng l c b n thân, v th trong xã h i, nhu c u truy n thông và giao ti p xã h i, ni m vui trong công vi c, s c ng và khuy n khích làm vi c nh vi c công nh n và khen thư ng t lãnh o, ng nghi p và xã h i… N u m c ích & hành vi c a cá nhân phù h p v i m c ích & văn hóa doanh nghi p, nhân viên d b lôi cu n và phát huy t t nh t năng l c cá nhân óng góp cho doanh nghi p. B n quy n 2009© the Pathfinder 1
N u doanh nghi p không áp ng t t nhu c u trên c a nhân viên, c bi t i v i c p qu n lý, h d b suy gi m nhi t tình, ng cơ & hi u qu công vi c. i u này có th xu t phát t lý do các doanh nghi p chưa có chi n lư c công ty rõ ràng; ban lãnh o không bi t cách ho c không c i m trong vi c chia s m c tiêu, chi n lư c hay văn hóa công ty cho nhân viên. Thi u ni m tin v ng vàng vào lãnh o và tương lai doanh nghi p có th d n n vi c suy gi m lòng tin vào chính b n thân & công vi c hi n t i và t t y u d n n tình tr ng nhân viên “nói l i chia tay” doanh nghi p. Th i kỳ kh ng ho ng kinh t hi n nay có tác ng tiêu c c nhi u n tinh th n & t tin c a nhân viên l i càng òi h i các doanh nghi p quan tâm hơn n vi c duy trì & c ng c ngu n l c nhân s này. Theo quan i m qu n tr m i, nhân viên chính là m t lo i khách hàng quan tr ng mà doanh nghi p c n làm hài lòng trư c tiên m b o “ i tác n i b ” này tích c c tham gia óng góp cho công ty, g n bó lâu dài & n l c ph c v khách hàng t t nh t. Các cu c kh o sát nh kỳ hàng năm v m c hài lòng nhân viên s giúp doanh nghi p ánh giá th c tr ng tình hình nhân s t ó i u ch nh k ho ch phát tri n ngu n nhân l c phù h p hơn. Truy n thông n i b d n d t hành vi nhân viên & thành công cho doanh nghi p Xây d ng thương hi u n i b nh m m c tiêu giúp nhân viên chia s h th ng tôn ch (t m nhìn, s m nh, giá tr ), c t lõi thương hi u, nh ng chuNn m c v văn hóa & hành vi ng x phù h p v i c t lõi và hình nh thương hi u; m i ngư i hi u rõ các chính sách & th t c làm vi c; th u hi u & bi t cách v n d ng c t lõi thương hi u vào th c ti n i tho i & phát tri n hình nh thương hi u thành công; m i ngư i cùng h p tác v i cùng m c ích chung và h tr nhau làm vi c hi u qu . Các ho t ng xây d ng i nhóm Như v y, truy n thông n i b xu t s c không ch nh m n vi c thông báo hay truy n t ư c thông i p mà còn nh m n m c tiêu cao hơn là k t n i chi n lư c kinh doanh v i vai trò & hi u qu c a t ng nhân viên. Doanh nghi p truy n thông n i b t t s t o s khác bi t, gia tăng năng su t và & s d ng hi u qu ngu n l c t t hơn. C i thi n các ho t ng giao ti p n i b s giúp nhân viên tăng cư ng hi u bi t, cam k t g n bó ch t ch v i nhau trên tinh th n h p tác ng i và luôn n l c t n t m nhìn & s m nh công ty th hi n qua công vi c hàng ngày. Vi c truy n thông nói chung hay truy n thông n i b nói riêng c n th hi n tính tương tác hai chi u. M i doanh nghi p u mong mu n lôi cu n nhân viên tham gia tích c c, ngư c l i m i nhân viên c n nhi u hơn là thông tin thu n túy, nghĩa là h c n s tương tác & i tho i 2 chi u có cơ h i ph n bi n & óng góp ý ki n cho doanh nghi p. Làm th a mãn và lôi cu n nhân viên tham gia nên t 2 góc : giúp h hi u rõ v doanh nghi p, m i quan h gi a nhân viên & doanh nghi p th hi n qua s hi u bi t v vai trò hay ý nghĩa c a cá nhân & i nhóm i v i m c tiêu c a doanh nghi p (góc lý trí); gia tăng hài lòng c a cá nhân & lòng say mê v i tư cách là m t thành viên tích c c (góc c m xúc). Bư c k ti p là hư ng d n nhân viên chuy n hóa c t lõi thương hi u thành nh ng m c tiêu và hành ng c th cho t ng b ph n ch c năng và t ng cá nhân – i u mà các công ty qu c t hay g i là làm th B n quy n 2009© the Pathfinder 2
nào ưa thương hi u vào cu c s ng. Vi c th u hi u sâu s c ý nghĩa & cách ng d ng vào th c ti n s giúp h tr nhân viên ra quy t nh m t cách linh ng, phù h p v i m c ích và l i h a thương hi u; h n ch mâu thu n phát sinh trong công vi c hàng ngày. Truy n thông và giao ti p chính là y u t n n t ng giúp xây d ng & phát tri n văn hóa doanh nghi p, m t môi trư ng ư c xây d ng d a trên h th ng tôn ch , thương hi u, quy trình & môi trư ng làm vi c. Truy n thông n u kém hi u qu t t y u d n n tình tr ng doanh nghi p không có b n s c và văn hóa v ng vàng, làm gi m tác ng lôi cu n & t p h p nhân viên g n bó trung thành v i doanh nghi p. Truy n thông n i b t t góp ph n t o ra ni m c m h ng, lôi cu n và g n k t lâu dài nhân viên v i doanh nghi p, ng th i m b o t c p lãnh o cao nh t n nhân viên c p th p nh t u truy n thông nh t quán chi n lư c và hình nh thương hi u. Truy n thông thương hi u nh t quán giúp gia tăng tr i nghi m tích c c cho thương hi u t i m i i m ti p xúc v i khách hàng, t ó c i ti n hi u qu c a doanh nghi p & d n d t thành công cho kinh doanh. M t i m chung c a “100 công ty t t nh t” do t p chí Fortune (M ) bình ch n là nh ng ngư i lãnh o u chú tr ng n các chương trình xây d ng thương hi u n i b . H hi u rõ r ng l i nhu n c a công ty có liên quan tr c ti p n nhân viên là nh ng ngư i hi n th c hóa t m nhìn & s m nh c a công ty qua công vi c hàng ngày. Nói cách khác, ban lãnh o các doanh nghi p nên tăng cư ng i tho i, lôi cu n & quan tâm chăm sóc nhân viên nhi u hơn. Nhân viên vui v & hài lòng s d n n vi c th a mãn khách hàng và kinh doanh s có nhi u cơ h i thành công. Doanh nghi p trong nư c truy n thông n i b như th nào? H u h t các doanh nghi p trong nư c hi n chưa chú tr ng và u tư úng m c xây d ng h th ng truy n thông t ch c (corporate communication) toàn di n cho c n i b và bên ngoài, trong ó truy n thông n i b gi vai trò quan tr ng. Truy n thông t ch c bao quát t t c các ho t ng truy n thông n i b , truy n thông c ng ng, truy n thông môi trư ng và quan h v i các nhà u tư. Hai v n thách th c cơ b n c a doanh nghi p trong nư c là nh n th c và cam k t phù h p c a ban lãnh o i v i công tác xây d ng thương hi u n i b và làm th nào truy n thông n i b hi u qu . Thông thư ng nói n truy n thông, các doanh nghi p trong nư c thư ng t p trung cho truy n thông ti p th nh m n vi c xây d ng thương hi u cho i tư ng bên ngoài (bao g m khách hàng, i tác, nhà u tư hay các phương ti n truy n thông) mà r t ít quan tâm n truy n thông nhân viên n i b . Rõ ràng, n u ch chú tr ng n các ho t ng truy n thông ti p th bên ngoài mà b qua vi c truy n thông thương hi u cho nhân viên, thì hi u qu truy n thông chung s h n ch . i u này th hi n rõ nh t i v i các ngành d ch v ki u “may o” theo nhu c u riêng c a t ng khách hàng, trong ó nhân viên n i b chính là nh ng “ i s thương hi u” sáng giá nh t & truy n thông n i b chính là n n t ng cho m i ho t ng xây d ng thương hi u. Hơn th n a, vi c truy n thông n i b c a nhi u doanh nghi p trong nư c chưa ư c t ch c và qu n tr m t cách chính th ng và chuyên nghi p, th hi n b ng vi c chính th c hóa qua k ho ch truy n thông và các tài li u văn b n như các tài li u cNm nang hư ng d n truy n thông do chưa xây d ng hoàn ch nh quy trình, chính sách, th t c & công c truy n thông, k c i v i nhân viên bên trong, và khách hàng hay i tác bên ngoài. H u h t vi c giao ti p & truy n thông t ch c ch y u d a trên “b n lĩnh” c a ban lãnh o hay ngư i qu n lý. Nhân viên tương tác & ra quy t nh ho c theo s áp t m t chi u t lãnh o ho c l thu c nhi u vào “thi n chí” & năng B n quy n 2009© the Pathfinder 3
l c cá nhân khác nhau trong khi h chưa ư c hu n luy n & hư ng d n y . H u qu là vi c truy n thông n i b & bên ngoài chưa liên k t ch t ch v i nhau; thông i p truy n thông không nh t quán & kém hi u qu ; các y u t n n t ng chi n lư c & m c ích doanh nghi p không ư c hi n th c hóa vào th c ti n công vi c. Vư ng m c khác c a doanh nghi p trong nư c là phương pháp và k năng truy n thông n i b lôi cu n m i nhân viên tham gia truy n thông nh t quán t c tính & l i ích s n phNm n thông i p, hình nh, giá tr , l i h a thương hi u hay các khái ni m chi n lư c “tr u tư ng” như s m nh, t m nhìn… Doanh nghi p cũng g p nhi u khó khăn trong vi c t ch c & qu n lý quan h giao ti p h tương gi a các i tư ng cá nhân, phòng ban, i nhóm và doanh nghi p. Kinh nghi m th c ti n cho th y truy n thông n i b hi u qu chính là m i quan tâm l n c a nhi u doanh nghi p trong nư c hi n nay trong i u ki n chưa n m b t các phương pháp và công c truy n thông tiên ti n h tr th c hi n nhi m v thách th c này, c bi t trong vi c duy trì & phát tri n i ngũ nhân s . Làm th nào truy n thông hi u qu & ưa thương hi u vào cu c s ng Ho t ng truy n thông t ch c và xây d ng thương hi u n i b ư c nhi u công ty a qu c gia c a qu c t thư ng xuyên th c hi n v i nh ng kho n u tư r t áng k và mang l i hi u qu cao. H chăm sóc “k lư ng” cho nhân viên m i b t u vào làm vi c b ng nh ng chương trình ào t o nhân viên m i (induction), cung c p nh ng cNm nang truy n thông nh m gi i thi u và hư ng d n chi ti t cho nhân viên v chính sách, cách th c giao ti p & truy n thông chi ti t; thư ng xuyên c p nh t & nâng cao ki n th c c a doanh nghi p b ng nhi u ho t ng phong phú như h i th o, s ki n c ng ng, hu n luy n, ho t ng xây d ng tinh th n i nhóm (team building) k t h p v i các công c truy n thông & h th ng thông tin hi n i. Vi c truy n thông cũng ư c phân quy n & y quy n rõ ràng phù h p theo v trí và trách nhi m. Hơn th n a, h th ng o lư ng & ánh giá hi u qu , công nh n & khen thư ng thành tích nhân viên cũng góp ph n c ng & khuy n khích tinh th n nhân viên và duy trì môi trư ng làm vi c mang tính c nh tranh, công b ng & h p lý hơn trong doanh nghi p. Các y u t chính ư c truy n thông n i b bao g m h th ng tôn ch & nh v thương hi u, trong ó t p trung nh n m nh y u t c t lõi & thu c tính thương hi u ( ư c g i là y u t di truy n ADN thương hi u), quy trình, chính sách & th t c truy n thông bên trong và bên ngoài. M c tiêu c a các chương trình xây d ng thương hi u n i b là t p trung hu n luy n nhân viên nh n th c, th u hi u & ng d ng các khái ni m trên vào th c ti n công vi c. Các trò chơi thương hi u k t h p v i h i th o Công ty tư v n thương hi u the Pathfinder g n ây ã ng d ng phương pháp tương t h tr các doanh nghi p trong nư c như công ty May Phương ông, May Vi t Ti n, công ty xây d ng AQA xây d ng chương trình thương hi u n i b , c bi t s d ng các ho t ng xây d ng i nhóm (team building) & h i th o thương hi u truy n t h th ng tôn ch & c t lõi ADN, t ó chuy n hóa thành các hành vi h p chuNn hay xây d ng chính sách truy n thông n i b . Ch ng B n quy n 2009© the Pathfinder 4
h n, giúp nhân viên hi u bi t & ng d ng tri n khai ADN thương hi u vào công vi c th c ti n, the Pathfinder ã s d ng nhi u phương th c & công c truy n thông hi n i khác nhau mang tính tương tác a chi u, ho t ng theo i nhóm (team building), trò chơi thương hi u (brand game), trò chơi v n ng (energizer), th meta plan d a theo phương pháp hu n luy n hi n i C3 (Creation of Competence for Competition) c a Châu Âu. Nh các công c này, các khái ni m tr u tư ng như ADN/thu c tính thương hi u ư c minh h a chi ti t, ơn gi n & d hi u thông qua công c hình nh, h a và t ng minh h a c th trong các bài t p hay trò chơi tương tác h p d n nh m t o s liên tư ng d dàng & sâu s c i v i thương hi u. Các trò chơi thương hi u ư c thi t k theo các c p khác nhau t ơn gi n, c th n tr u tư ng hơn; t th ng sang ch ng; t h c h i, khám phá, th u hi u n ng d ng truy n thông và hành ng th c ti n. Ch ng h n, bài t p th c hành chuy n i s m nh công ty thành s m nh & khNu hi u hành ng c a các b ph n ch c năng hay chu i các trò chơi thương hi u giúp hi u rõ các nh nghĩa phù h p và chưa phù h p v ADN; làm th nào ra quy t nh hàng ngày phù h p v i ADN; cách th c i tho i phù h p v i khách hàng & i tác; xác nh các hành vi h p chuNn & không h p chuNn v i thương hi u, thi t k s ki n hay áp phích qu ng cáo phù h p v i ADN… Qua chương trình, ngư i tham gia s có cơ h i th hi n s hi u bi t, khám phá & ng d ng c t lõi thương hi u m t cách nh t quán t ó i u ch nh l i nói, thái & hành vi c a cá nhân và i nhóm trong công vi c hàng ngày sao cho phù h p v i ADN thương hi u. H cũng hi u rõ hơn làm th nào ra nh ng quy t nh & hành ng phù h p khi làm vi c v i khách hàng hay i tác hay th m chí trong n i b ngay c khi công ty chưa có chính sách quy nh c th v cách ng x trong m i tình hu ng. i u này giúp h có th ch ng và linh ng trong ng x các tình hu ng th c t hàng ngày mà v n m b o tôn tr ng các giá tr thương hi u. Các ho t ng kích ho t thương hi u n i b này ã áp ng t t m c tiêu chính c a công ty là xây d ng thương hi u thông qua nhân viên n i b cũng như t i ưu hóa các i m ti p xúc v i khách hàng, ng th i có tác ng r t tích c c n tinh th n, thái & hi u su t làm vi c c a nhân viên. i u lý thú khác là thông qua các ho t ng, ban lãnh o doanh nghi p cũng có d p nhìn rõ & ánh giá l i ngu n l c và kh năng nhân viên, c bi t phát hi n các nhân viên t t hay sáng t o tái b trí vào v trí phù h p hơn. Hi u qu c a các chương trình ư c o lư ng & kh o sát nh kỳ d a theo nh ng tiêu chí và m c tiêu o lư ng c th ư c xác nh trong k ho ch truy n thông n i b ã ư c ho ch nh trư c. Kích ho t thương hi u n i b và ưa thương hi u vào cu c s ng thông qua truy n thông n i b hi n còn là v n còn khá m i i v i các doanh nghi p trong nư c. i u quan tr ng nh t i v i thương hi u là làm sao m b o truy n thông m t cách ch ng và có ki m soát t t các y u t có nh hư ng n hình nh doanh nghi p thông qua s tương tác gi a thương hi u & khách hàng t i m i i m ti p xúc mà nhân viên là i tư ng c n ư c quan tâm nhi u nh t. Th i kỳ kinh t suy thoái hi n nay cũng mang n cơ h i cho các doanh nghi p trong nư c ti n hành các ho t ng truy n thông chia s giá tr thương hi u, th c hi n tái c u trúc và c i t b máy, c ng c tinh th n nhân viên nh m chuNn b ngu n l c m nh m và s n sàng ón ch nh ng cơ h i kinh doanh m i trong tương lai. Tr n Anh Tu n i tác i u hành, the Pathfinder www.thepathfinder.com.vn B n quy n 2009© the Pathfinder 5
Gi i thi u nhóm công ty tư v n FT-Pathfinder Consuting Group, bao g m hai công ty tư v n the Pathfinder (Vietnam) & FT Consulting (Singapore). Công ty tư v n the Pathfinder (www.thepathfinder.com.vn)  Là công ty chuyên tư v n chi n lư c thương hi u, thi t k h th ng b n s c thương hi u & k ho ch ti p th truy n thông thương hi u, xây d ng chi n lư c công ty, tư v n chi n lư c & k ho ch phát tri n h th ng bán hàng…  Các thành viên c a công ty ã ư c m i và tham gia v i vai trò C v n trong Chương trình “20 thương hi u h t gi ng” c a y Ban Nhân Dân TP H Chí Minh do Trung tâm Xúc Ti n Thương M i TPHCM (ITPC) t ch c th c hi n 2005-2006. Công ty tư v n như ng quy n FT Consulting, Singapore (www.consultft.com)  Là m t trong nh ng công ty tư v n l n nh t t i Châu Á, chuyên v như ng quy n kinh doanh, c p phép kinh doanh và chi n lư c phát tri n kinh doanh.  Công ty tư v n v như ng quy n duy nh t t i Singapore v i kinh nghi m th c ti n trong i u hành ho t ng như ng quy n. Hi n ang i u hành chu i c a hàng cà phê v i g n 50 c a hàng t i 9 qu c gia Á Châu.  FT Consulting tham gia tư v n cho nhi u công ty l n nh , t nh ng doanh nghi p a phương nh và trung, n các công ty a qu c gia như HP, Siemens, Ascendas, NTUC, Comfort- Delgro, Telekom Malaysia, KPMG và Singapore Press Holdings.  Giám c i u hành c a FT Consulting là thành viên y Ban i u hành c a H i Như ng quy n và C p phép Singapore.  i ngũ nhân viên hoàn ch nh – v lu t pháp, tài chính, xây d ng thương hi u, và kinh doanh.  16 năm ho t ng trong ngành  10 chuyên gia tư v n  Tư v n hơn 40 ngành ngh khác nhau  80 năm t ng h p kinh nghi m v tư v n như ng quy n  10 qu c gia – chi nhánh ho c i tác  T i Vi t Nam FT Consulting ã ch n the Pathfinder làm i tác ph i h p và cung c p d ch v Nh ng thành qu c a FT Consulting  150 h th ng như ng quy n ã ư c thi t l p và kinh doanh  30% th ph n c a th trư ng tư v n như ng quy n t i Singapore  Là ơn v ào t o chính th c và hàng u cho H i Như ng quy n và C p phép Singapore  ã ào t o và c p b ng v như ng quy n kinh doanh cho hơn 200 ngư i qu n lý và nhân viên trong khu v c Châu Á B n quy n 2009© the Pathfinder 6