CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC - NHỮNG HẠN CHẾ VÀ GIẢI PHÁPTHIẾT THỰC Thứ ba, Ngày 24 Tháng 08 Năm 2010 07:21Lập hồ sơ công việc là một trong những nội dung của hoạt động quản lý Nhànước.
- Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chấtlượng công tác của cơ quan, đơn vị và của bản thân cán bộ, công chức lập hồsơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng,nhanh chóng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.Tuy nhiên, qua quá trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nướcvề lập hồ sơ công việc ở phần lớn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chưa tốt, chưa đạtyêu cầu.
- Bài viết đề cập đến một số hạn chế và những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vàchất lượng của công tác này như sau: 1.
- Công tác văn thư lưu trữ nói chung và lập hồ sơ công việc nói riêng bị xem nhẹ từ nhiều phía.
- Phần lớn Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lãnh đạo,chỉ đạo thực hiện tốt công tác này.
- cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ có nhận thức chưađúng, chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc của từng cá nhân.
- Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc.
- Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm.
- Tuy nhiên, một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chứclập hồ sơ theo kinh nghiệm và thực tiễn công tác, tức là photo và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ,văn bản hình thành trong quá trình xử lý một hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm củacá nhân khi cần thiết, còn những văn bản gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ.
- Bởi vìxuất phát từ nhận thức rằng đây là nhiệm vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Đối với những cơ quan, đơn vị có quan tâm đến công tác này thì cũng gặp nhiều khó khăntrong việc xác định danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ …nên khi lập hồ sơ công việc còn lúng túng, chưa được khoa học, chặt chẽ.
- Các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ công việc với số lượng có hạn nên đa số các cơ quan,đơn vị chỉ cử cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ đi dự, trong khi đó nhiệm vụ này liên quanđến hầu hết cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ khác.
- Giải pháp: Để nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ công việc cần thực hiệnmột số giải pháp sau.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức cũng như tinh thần trách nhiệm của cán .
- bộ, công chức đối với công tác lập hồ sơ công việc.
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt cán bộ, công chứcthực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc.
- Thường xuyên mở các lớp tập huấn, tạo điều kiện để tất cả cán bộ, công chức đều có cơ hộitham gia học tập, bồi dưỡng những kiến thức, kỹ năng cơ bản trong việc lập hồ sơ công việc.
- Đưa nội dung này vào một trong những tiêu chí đánh giá xếp hạng cải cách hành chính củacơ quan, đơn vị cũng như đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại thi đua của cán bộ,công chức hàng năm.
- P han Thị Thanh Thực trạng và công tác lập hồ sơ công việc của cơ quan, tổchức, nguyên nhân và những giải pháp từ kinh nghiệmthực tế.
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo di,giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định theo khoản 8Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Côngtác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của micán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc.
- Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhânviên văn thư ...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm.
- Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mi người sắp xếpcông văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyếtcông việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nângcao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
- Đối với cơ quan, đơn vị, công táclập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ nhữnghồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưngkhông ai, không đơn vị nào lập..
- Phát biểu tham luận của Huyện An Lão tại hội nghị Qua hội nghị sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT - UBND của UBND tỉnh, vàkiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nước về lập hồ sơ công việc ở các cơ quan, đơn vị trên địa bàn chưa đạt yêu cầu.
- Một số cơ quan, đơn vị và một bộ phận khôngnhỏ công chức, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, vì vậyviệc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ của mi cán bộ công chức, viên chức.
- Cụ thể như văn bản đến lãnh đạo cho photo gửi cho bộ phận trực tiếp xửlý công việc, còn lại bản chính lưu tại văn thư, hoặc khi hoàn tất một hồ sơ công việc một số công chức, viên chức.
- phôtô và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình xử lýmột hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, còn những văn bản gốcthì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ.
- Tình trạng gây khó khăn cho công tác lưu trữ..
- Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến chấtlượng và thời gian giải quyết công việc cũng như công tác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trịđể phục vụ cho sự phát triển bền vững của mi cơ quan, tổ chức..
- Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phíađội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán bộ làm công tác văn thư vẫn còn khá “mỏng”, tìnhtrạng cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm vẫn còn nhiều.
- Các quy định về trách nhiệm trong lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữhiện hành của cơ quan chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác vănthư, lưu trữ của mi cơ quan, đơn vị.
- Công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị chưa đồng bộ, quyết liệt.
- Mặt khác,trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưatheo kịp yêu cầu công việc đề ra.
- Cán bộ công chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học,nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc

Xem thử không khả dụng, vui lòng xem tại trang nguồn
hoặc xem Tóm tắt