Xy dng v s dng danh mc h s 1.

Khi nim: Danh mc h s l bng k c h thng cc h s d kin lp trong nmvn th ca mt c quan, mt n v, km theo k hiu v thi hn bo qun ca mi hs v c xy dng theo mt ch quy nh. 2. Tc dng: - To iu kin cho vic lp h s trong c quan c ch ng, hp l, chnh xc v ccht lng.- Gip cn b lnh o nm c ton b cng vic, ca c quan, n v v cng vicca tng cn b nhn vin.- Nng cao tinh thn trch nhim ca cn b, nhn vin trong c quan i vi vic lp hs.- Qun l cht ch ti liu v l cn c giao np h s vo lu tr c quan. 3. C s xy dng danh mc h s xy dng c danh mc h s ng, ph hp vi ni dung hot ng ca c quancng ty cn cn c vo:- Chc nng, nhim v, chng trnh cng tc ca c quan, n v v cng vic ca tngcn b.- L li lm vic, ch hi ngh, bo co, t chc vn th ca c quan cng ty...- Cc loi ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, n v hoc danhmc h s ca nm trc v bng thi hn bo qun ti liu ca c quan.- Cc c trng lp h s: tn gi, vn , tc gi, a d, c quan giao dch, thi gian (xem phn phng php lp h s). 4. Cch lm danh mc h s: c hai cch * Cch 1: Cn b vn th, lu tr c quan cng ty d kin danh mc h s cho tng nv t chc trong c quan, sau gi cc n v tham gia kin. Cn b vn th, lu trgip vn phng c quan tp hp danh mc h s cc n v, b sung, hon chnh thnhdanh mc h s ca c quan, trnh th trng xt duyt v ban hnh.Cch lm ny c th tin hnh tng i nhanh nhng kh khn trong vic d kin cch s c th v n i hi cn b vn th, lu tr phi nm vng chc nng, nhim v cth ca tng cn b, nm c yu cu nghin cu ca tng cn b mi d kin cdanh mc h s st hp.* Cch 2: Tng cn b nghin cu cn c vo nhim v, chng trnh, k hoch cng tctrong nm v kinh nghim ca cc nm trc, d kin nhng h s mnh cn lp trongnm, a cho cn b ph trch n v gp kin. Cn b ph trch n v tp hp cc bn d kin danh mc h s ca cc cn b trong n v (b sung nhng h s cn thiu, b nhng h s trng lp hoc khng cn thit) thnh bn danh mc h s ca n v .Cn b vn th, lu tr c trch nhim gip vn phng c quan tp hp danh mc h s ca cc n v (b sung nhng h s cn thiu, b nhng h s trng lp...) thnh bndanh mc h s chung ca c quan, trnh th trng xt duyt v ban hnh.Cch lm ny c u im: danh mc h s lp c s y , chnh xc hn nhng bo m hon thnh ng thi gian v c cht lng,

cn b vn th, lu tr cn chng hng dn nghip v, phng php lp danh mc h s. Vn phng c quan cn ck hoch c th kim tra, n c thng xuyn cc n v.Danh mc h s mi nm lm mt ln vo cui nm trc. Nhng c quan c t chc bmy, chc nng, nhim v t thay i, cn u t thi gian lm danh mc h s ln u, 1 nhng nm sau ch iu chnh, b sung mt s h s c th cho ph hp vi nhim v,chng trnh cng tc nm v tip tc s dng.(Mu danh mc h s - xem ph lc s 1). 5. Cch s dng danh mc h s Danh mc h s c th trng ph duyt cn sao thnh nhiu bn: Trng phng tchc hnh chnh gi 1 bn theo di, kim tra, n c vic lp h s.Cn b vn th gi mt bn theo di lp nhng h s thuc phn mnh ph trch ngthi theo di ghi vo mc lu h s trong du n (khi ng vo cng vn n) v ctlu h s trong s ng k cng vn i, n.Cn b lu tr gi mt bn nm c s lng h s cn lp trong nm m chun b ba h s pht cho cc n v ng thi lm c s theo di, hng dn cn b trong c quan lp h s v thu h s v lu tr.Phng T chc hnh chnh sao (hoc trch sao) gi mi phng trong cng ty mt bn thc hin.C n b n g h i p v c n c v o d a n h m c h s , x e m m n h ph i l p n h n g h s g, chun b y ba, ghi tn h s, s v k hiu h s ( n h t r o n g d a n h m c h s ) . Trong qu trnh gii quyt cng vic ti liu thuc h s no a vo t ba ghi tn h s y, h s s kt thc khi cng vic c gii quyt xong (hoc ht nm vn th i vi cc tp lu cng vn i).* Mt s im cn lu - Danh mc h s l bn d kin trc nn c th c trng hp cha st vi thc t, vvy trong qu trnh gii quyt cng vic nu c nhng vn mi ny sinh cn b sung ngay vo danh mc (trong danh mc cn mt s h s trng d phng).- C u i n m n u c t r n g h p h s d k i n t r o n g d a n h m c n h n g t r o n g t h c t khng thc hin cng vic, khng lp c h s th ghi vo ct ghi ch trong danh mch s: khng hnh thnh h s.- Nu ht nm cng vic cha gii quyt xong, cha kt thc h s th ghi vo ct ghi chtrong danh mc h s: chuyn sang nm sau.Tm li: Danh mc h s ng vai tr rt quan trng v thit thc trong cng tc lp hs. V vy, danh mc h s pht huy tc dng, to iu kin thun li cho cn b trongc quan thc hin c d dng, khi xy dng cn nghin cu k, lm dn tng bc,trnh lm qua loa, i khi, hnh thc. Qua tng nm u c rt kinh nghim iu chnh,

b sung danh mc h s ngy cng hon chnh hn.TS. Nguyn L Nhung www.vanthuluutru.com Lp h s trong trng hp khng c danh mc h s Lp h s theo s hng dn ca bn danh mc h s tuy c nhiu thun li cho cn bc quan, nhng trong thc t, hu ht cc c quan Nh nc khng lp c bn danhmc ny, vn bn hnh thnh trong hot ng ca c quan khng c ch phn loikhoa hc ngay t khi cc vn , s vic va c gii quyt xong. Do cc vn bnthng b phn tn, ln ln gia vn ny vi vn khc. Trong trng hp ny, viclp h s s tr nn kh khn hn v c tin hnh theo trnh t sau :- Phn nh h s.- Sp xp vn bn trong h s.- nh s t. 2 - Vit mc lc vn bn.- Vit chng t kt thc.- Vit ba h s. 1. Phn nh h s Phn nh h s l cn c vo ni dung v cc c trng khc ca vn bn (nhng imging nhau ca vn bn) chia chng thnh cc h s c th, ph hp vi khi nim hs v m bo cc yu cu v lp h s y l khu quan trng c ngha quyt nh i vi cht lng h s c lp. H s c phn nh hp l th v c bn m bo c bn trong nm yu cu lp h s.Lp h s l mt khi nim v phn loi nn khi phn nh h s phi cn c vo cc ctrng ph bin ca vn bn, nh cc c trng vn , tn gi, tc gi, c quan giao dch,thi gian, a d. Trong phi ly mt c trng lm cn c ch yu. Sau y l cchvn dng cc c trng ca vn bn lp h s. a. c trng vn Khi phn nh h s, ch yu phi ly vn m ni dung vn bn cp lm c s su tm v tp hp vn bn. Tt c nhng vn bn c ni dung lin quan vi nhau v mtvn (mt s vic, mt cng vic, mt i tng) s c tp hp thnh mt h s.H s lp theo c trng ny s ph hp vi khi nim v h s v m bo y nhtcc yu cu v lp h s. Trong thc t, ngi ta thng nghin cu vn bn theo tngvn , s vic, do , nu h s lp theo c trng vn s gip cho ngi nghin cutra tm vn bn c nhanh chng, nghin cu vn c hon chnh. iu quan trngnht khi phn nh h s theo c trng ny l phi xc nh phm vi vn (s vic)cho hp l. Ni chung, vn bn trong mt h s phi cng phn nh mt vn c th.Phm vi vn rng hay hp ch yu l tu thuc vo chc nng, nhim v ca c quan,n v t chc hnh thnh nn vn bn. Chc nng, nhim v ca c quan quy nh thnh p h n , n i d u n g v k h i l n g v n b n

h n h t h n h . i v i n h n g c q u a n n h , m t nhim v c th c th phn thnh mt h s nhng i vi nhng c quan ln, mt vn c th phn nh thnh nhiu h s.V d : y b a n n h n d n x h n g n m c t h h n h t h n h c c h s v s n x u t n n g nghip, cng tc an ninh, trt t, cng tc vn ha ... y l nhng nhim v c th my ban nhn dn x phi qun l, khi lng ti liu hnh thnh v tng mt cng tckhng nhiu, do ti liu phn nh v mi nhim v cng tc ni trn c th xem l mtv n v l p t h n h m t h s . Ng c l i , i v i n h n g c q u a n l n , c c h c n n g , nhim v, phm vi hot ng v quyn hn ln, vn bn phn nh v mt nhim v cngtc nhiu th c th lp thnh nhiu h s, mi h s l mt s vic c th.V d: Vn bn v sn xut nng nghip y ban nhn dn tnh khng th ch lp mt hs nh y ban nhn dn x, m phi phn nh thnh hng chc h s, gm cc vn c th nh:- K hoch sn xut nng nghip ton nm.- Ch o sn xut nng nghip.- Kt qu thc hin k hoch sn xut nng nghip ton nm.- K hoch sn xut nng nghip tng v.- Phng tr su bnh.- Cc bin php k thut - sn xut nng nghip.- Chn nui gia cm...Khi lp h s, ta phi ly c trng ny lm c trng ch yu, Khi cc vn bn cn li lnhng vn bn cp n nhng ni dung khc nhau, ta s vn dng cc c trng khc. 3